BANCO DE PREGUNTAS FRECUENTES

Base legal:

- Ley N 30204 Ley que regula la transferencia de la gestin administrativa de los gobiernos regionales y locales

- Directiva N 008-2014-CG/PCOR aprobada mediante Resolucin de Contralora N 008-2014-CG

GENERALES

Cundo se efecta una transferencia de gestin?

Este proceso de transferencia se efecta de manera obligatoria cuando las Autoridades salientes del

gobierno regional o local culminan sus mandatos o cesan en el cargo, en caso de revocatoria y son

sucedidos por una nueva Autoridad electa o designada conforme a Ley.

Por qu es necesario que las entidades pblicas se sujeten a un proceso de transferencia?

El proceso de transferencia de la gestin administrativa de los gobiernos regionales y locales

constituye una rendicin de cuentas de la gestin de la Autoridad saliente. Al respecto los Sistemas

administrativo de aplicacin nacional han determinado los aspectos necesarios e importantes

respecto a la documentacin e informacin materia de entrega.

A su turno la Autoridad electa podr tomar conocimiento del estado situacional de la entidad que le

permita programar y ejecutar su Planes institucionales.

Para la ciudadana es importante esta transferencia de la gestin administrativa, pues permite

asegurar la continuidad y fluidez del servicio pblico, conforme al principio de transparencia y

servicio al ciudadano.

CONVOCATORIA

El plazo a partir del cual se computan los cinco (5) das para la convocatoria de la Autoridad electa,

se inicia con la fecha de proclamacin o con la entrega de credenciales?

El plazo se computa en das hbiles y se calcula a partir del da siguiente a la proclamacin de la

Autoridad electa (artculo 4 de la Ley, artculo 7.1 de la Directiva).

Qu pasara si la Autoridad saliente no convoca a la Autoridad electa o no conforma la Comisin

de transferencia?

La Autoridad saliente que omite, rehse o retarde injustificadamente convocar para conformar e

instalar la Comisin de Transferencia de la Gestin incurre en responsabilidad conforme al artculo

10 de la Ley de Transferencia (artculo 7.2 de la Directiva).

Como buena prctica se recomienda que la Autoridad electa comunique a la Autoridad saliente, la

fecha de proclamacin, exhortndole a dar inicio al proceso de transferencia. As mismo se debe

comunicar al rgano de Control Institucional esta situacin.

Qu acciones deben tomarse en caso de entorpecimiento de la Comisin de Transferencia?

Es obligacin de la Autoridad saliente, los funcionarios y servidores de la entidad, proveer de manera

oportuna a la Autoridad electa como a sus representantes las facilidades para verificar y validar la

informacin y documentacin materia de entrega. Su incumplimiento acarrea responsabilidad

conforme al artculo 10 de la Ley de Transferencia (artculo 7.14 de la Directiva)

Qu pasa si la Autoridad electa y sus representantes no se presentan al acto de Conformacin e

Instalacin de la Comisin de Transferencia?

En caso la Autoridad electa y sus representantes no cumplan con presentarse a la convocatoria

realizada por la autoridad saliente, incurre en responsabilidad conforme al artculo 10 de la Ley de

Transferencia (punto 7.4 de la Directiva). El incumplimiento por parte de la autoridad electa no

influye en el cumplimiento de la presentacin del Informe de Rendicin de cuentas y transferencia de

gestin en los plazos establecidos.

CONFORMACIN E INSTALACIN DE LA COMISIN DE TRANSFERENCIA

Quin dirime en caso que no exista acuerdo en el Acto de Instalacin y conformacin de la

Comisin de Transferencia?

La Ley no prev esta situacin. Se exhorta a las Autoridades al cumplimiento de lo sealado en la Ley.

Quin asume los honorarios de los tcnicos que colaborarn en el proceso de transferencia de la

gestin con la Autoridad electa?

La Ley no ha previsto esta situacin, por lo que no existe posibilidad de cancelar honorarios a cargo

de fondos pblicos, a quienes participen en el proceso de trasferencia de la gestin.

Por qu la conformacin e instalacin de la Comisin de Transferencia se realiza dentro de los 10

das hbiles de proclamada la Autoridad electa. Esto es una contradiccin entre la Ley y la

Directiva?

El artculo 4 de la Ley establece que dentro de los 5 das hbiles siguientes a la proclamacin de las

autoridades electas, la Autoridad saliente deber convocar al presidente regional o local para

conformar e instalar la comisin de transferencia. Sobre ello, la Directiva teniendo en consideracin

las distancias o medios de comunicacin en algunas zonas a nivel nacional, ha contemplado efectuar

una precisin respecto a la determinacin de la fecha prxima a llevarse a cabo el "Acto de

conformacin e instalacin de la Comisin de Transferencia de Gestin" el cual no podr exceder el

plazo mximo de 5 das hbiles contados desde que fuera notificada la Autoridad electa de la

convocatoria. No es correcto considerar una sumatoria de 10 das, pues ello depender de la fecha en

la cual se lo convoc despus de la proclamacin (que podra hacerlo hasta el 5to da de la

proclamacin de la Entidad)

Cul es el lmite en nmero de personas para conformar la Comisin de Transferencia?

Existe una nica comisin de transferencia y est conformada por: i) el presidente regional o alcalde

en ejercicio; ii) el presidente regional o alcalde electo; iii) dos representantes de la autoridad en

ejercicio, uno de los cuales es el gerente general regional o gerente municipal, o quien haga sus

veces; y iv) dos representantes de la autoridad electa. Este nmero podra ampliarse, de manera

justificada, en atencin a las necesidades que surjan en el proceso (Artculo 5 de la Ley y numeral 6.2

de la Directiva). Internamente, el personal del gobierno regional o municipalidad puede organizarse

en equipos de trabajo para acopiar y sistematizar la informacin solicitada como parte del Informe de

Rendicin de cuentas.

ELABORACIN DEL INFORME DE RENDICIN DE CUENTAS Y TRANSFERENCIA

Qu perodo comprende la informacin materia de entrega requerida en los anexos 4-14 de la

Directiva N 008-2014-CG/PCOR que forman parte del Informe de Rendicin de Cuentas y

Transferencia?

En principio el proceso de transferencia se refiere al periodo de gestin de la autoridad saliente

(2011-2014), sin embargo, en atencin a lo requerido por los Sistemas Administrativos, el periodo

informado se regir segn las disposiciones establecidas en cada tem de los anexos del Informe de

Rendicin de Cuentas y Transferencia, segn corresponda.

Si bien la Directiva contempla la fecha de corte al 30 de noviembre, slo en casos justificados podr

presentarse informacin que corresponda a una fecha anterior. Ejemplo: Reportes trimestrales o

Evaluaciones semestrales.

Qu se debe entender por fecha de corte?

La Directiva prev que el Informe de Rendicin de Cuentas y Transferencia comprender informacin

y documentacin al ltimo da del mes anterior al trmino de su mandato. Es decir, que la Autoridad

saliente se encuentra obligada a reportar informacin (anexos 4 al 14 de la Directiva N 008-2014-

CG/PCOR) de todas las actividades, operaciones, acciones entre otros, realizadas hasta el 30 de

noviembre de 2014. De ningn modo debe interpretarse que la fecha de corte implica una

paralizacin de la gestin en ejercicio la cual culmina el ltimo da del ao 2014.

Qu aspectos principales se debe informar en la transferencia de gestin?

El informe debe contener la sntesis de los aspectos ms importantes de la informacin registrada de

los anexos 4 al 14 del Informe de Rendicin de Cuentas y Transferencia clasificados en los

componentes siguientes:

- El acervo documentario de la entidad. Tambin se considera la informacin correspondiente al

Consejo Regional o Concejo Municipal y al Consejo de Coordinacin Regional o Local.

- El inventario fsico detallado de los bienes muebles e inmuebles.

- Los principales documentos de planeamiento estratgico y operativo: Plan de Desarrollo

Concertado, Plan Estratgico Institucional, Plan Operativo Institucional, entre otros, documentos

de planificacin estratgica y operativa, entre otros documentos de gestin administrativa.

- La situacin de los asuntos vinculados a cada uno de los Sistemas Administrativos de aplicacin

nacional.

- La situacin de las obras, proyectos, programas y actividades en ejecucin.

- La informacin sobre los asuntos urgentes de atencin y otros que la Comisin de Transferencia

considere necesarios.

Puede solicitarse mayor informacin que la precisada en los anexos y requerida por los rectores

de los Sistemas Administrativos?

Si, la Comisin de Transferencia puede solicitar mayor informacin y siempre que haya un acuerdo

entre las partes para la entrega de dicha informacin, lo que se dejar constancia en el Acta de

Transferencia.

Qu acciones puede tomar la Autoridad saliente en caso que la transferencia de gestin no pueda

ser documentada?

Deber informar a la Autoridad electa y dejar constancia en el Acta de Transferencia de Gestin sobre

las causas de fuerza mayor o caso fortuito debidamente comprobado de la no existencia de la

documentacin fsica y de las acciones efectuadas para el esclarecimiento del caso; sin perjuicio de la

posterior determinacin e identificacin de responsabilidades.

Teniendo en consideracin que las instituciones dependientes, rganos descentralizados y

empresas municipales no efectan transferencia de gestin propiamente dicha, pero si efectan

una Rendicin de Cuentas ante la Autoridad saliente de la cual dependen, que formatos como

mnimo deberan reportar a la misma?

En caso de los Gobiernos Locales y Regionales que cuenten con empresas, organismos dependientes;

estas ltimas debern organizarse internamente para efectuar el llenado de los anexos 4 al 14 de la

Directiva N 008-2014-CG/PCOR y remitirlos al gobierno regional o local del cual dependen, quien

centralizar la informacin de todos sus organismos dependientes. Dicha informacin debe ser

presentada anexa e independientemente al Informe de Rendicin de Cuentas y Transferencia del

gobierno regional o local.

Cmo harn las unidades ejecutoras para hacer llegar la informacin de la transferencia (forma

fsica, digital) o segn formato de la Directiva?

Como parte del pliego, las unidades ejecutoras deben preparar y presentar informacin a la

Autoridad saliente, la misma que es consolidada en el Informe de Rendicin de Cuentas y

Transferencia de la entidad regional para su entrega a la Comisin de Transferencia.

En tal sentido, la mxima autoridad administrativa de las unidades ejecutoras deben de registrar la

informacin sealada en los anexos 4 al 14 de la Directiva N 008-2014-CG/PCOR y remitirlo a la

Autoridad saliente siempre y cuando dicha informacin no se encuentre consolidada a nivel de

pliego.

Cmo se har la transferencia de los proyectos especiales?

Al igual que las direcciones regionales, como parte del pliego, debern preparar y presentar

informacin a la Autoridad saliente del gobierno regional o local de la cual dependan, segn

corresponda.

Las mancomunidades deben registrar informacin de manera independiente o deben hacerlo a

travs de las municipales que la conforman?

Para el caso de la entrega de informacin y documentacin de las mancomunidades, las Autoridades

salientes debern precisar a las Autoridades electas si las mancomunidades que han conformado

estn activas y han realizado operaciones en conjunto en este ltimo perodo de gestin. En este

ltimo caso, en aras del principio de transparencia, debern entregar un informe financiero del

aporte que como gobierno regional o local efectuaran en las operaciones ejecutadas y de los

compromisos asumidos por la mancomunidad, porcentaje que deber estar registrado en los

asientos contables de cada gobierno regional o local que participe.

Qu se entiende por validar?

El trmino validar establecido en la Ley y recogido en la Directiva est referido al acto de

verificacin que efecta la Comisin de Transferencia de la gestin sobre la existencia y entrega de la

documentacin e informacin que se consigna o registra en el Informe de Rendicin de Cuentas y

Transferencia de Gestin (anexos 2, 4 al 14) y que es recibida por la Autoridad electa.

La validacin no tiene como propsito expresarse sobre la legalidad y veracidad del contenido de

los documentos e informacin que son materia de entrega, lo que corresponde ser realizada en una

evaluacin posterior por la Autoridad entrante y por el Sistema Nacional de Control en el ejercicio del

control posterior.

EJEMPLO:

La Municipalidad distrital Inesita cuenta con 250 colaboradores entre funcionarios y servidores

pblicos de diferentes regmenes laborales.

En el desarrollo del proceso de transferencia de la gestin, le corresponde a la Autoridad saliente

entregar 250 legajos a la Autoridad entrante segn lo establece el anexo 4 tem 3 de la Directiva N

008-2014-CG/PCOR como informacin materia de entrega (Legajos del personal, que incluya

contratos, desplazamiento, sanciones entre otros) conforme a la normativa vigente).

La validacin que efecta la Comisin de Transferencia de la gestin se circunscribe slo a la

existencia y cantidad de legajos entregados y no a la legalidad y veracidad de cada documento que

conforma el legajo de cada funcionario o servidor pblico

Dada la coyuntura del proceso electoral de segunda vuelta Cul es el plazo a tener en cuenta para

la entrega del Informe de Rendicin de Cuentas y Transferencia?

En el caso de elecciones complementarias, la fecha de entrega del Informe de Rendicin de Cuentas

y Transferencia debe ser anterior a los 10 das hbiles de la instalacin de la nueva autoridad, es

decir el plazo vence el 17 de diciembre de 2014.

Es responsabilidad de la Autoridad saliente disponer oportunamente de las acciones necesarias a

efecto que la entidad pueda contar con la informacin y documentacin requerida en los anexos

correspondientes.

En el caso de las Beneficencias que no son propietarias de los inmuebles, cmo se llena los

formatos?

El anexo 7 Relacin de bienes inmuebles de la entidad precisa en la columna de titularidad las

opciones de propietario o administrador del inmueble, permitiendo en este caso registrar la

informacin segn corresponda.

Quin debe llenar los anexos 11, 12, 13 y 14? La entidad, la CGR o los OCIS

Es obligacin de la Autoridad saliente, el registro de la Informacin de los anexos 11, 12, 13 y 14 de la

Directiva N 008-2014-CG/PCOR; siendo los mismos parte constitutiva del Informe de Rendicin de

Cuentas.

Las mancomunidades deben registrar informacin de manera independiente o deben hacerlo a

travs de las municipales que la conforman?

Para el caso de la entrega de informacin y documentacin de las mancomunidades, corresponder a

la Autoridad saliente del gobierno regional o local, informar en el rubro de Contenido en el Informe

de Rendicin de Cuentas y Transferencia si la entidad forma parte de una mancomunidad y si esta

ltima se encuentra activa.

De ser este el caso, a la Autoridad saliente que tiene el cargo de presidente del Comit Ejecutivo de la

mancomunidad, le corresponde registrar y entregar los anexos del 4 al 14 de la Directiva N 008-

2014-CG/PCOR a la Autoridad electa que le suceda en la misma entidad regional o local.

Qu informacin y ante quien la presentan las direcciones regionales?

Como parte del pliego, las direcciones regionales deben preparar y presentar informacin a la

Autoridad saliente, la misma que es consolidada en el Informe de Rendicin de Cuentas y

Transferencia de la entidad regional para su entrega a la Comisin de Transferencia.

En tal sentido, la mxima autoridad administrativa de las direcciones regionales deben de registrar la

informacin sealada en los anexos del 4 al 14 de la Directiva N 008-2014-CG/PCOR y remitirlo a la

Autoridad saliente del gobierno regional siempre y cuando dicha informacin no se encuentre

consolidada a nivel de pliego.

En caso que por su naturaleza a algunas instituciones les resulte aplicable el marco contable y

presupuestal de la actividad privada, tienen la obligacin de reportarlo a la Autoridad electa?

Cmo?

En el caso de organismos y empresas que dependan de los gobiernos regionales o locales y que les

resulte aplicable el marco contable y presupuestal de la actividad privada deben reportar la citada

informacin a su mxima autoridad en el anexo 4 de la Directiva N 008-2014-CG/PCOR en lo que

corresponda, para que sta a su vez la reporte a la Autoridad saliente del gobierno regional o local,

conjuntamente con los dems anexos en lo que le sea aplicable. La citada Autoridad saliente podr

solicitar a la institucin informacin adicional referida a aspectos especficos que por su naturaleza y

finalidad le sean exigidos a efecto de que dicha Autoridad informe de manera individual sobre cada

organismo o empresa dependiente del gobierno regional o local. Por lo expuesto, la informacin de

estos no podr consolidarse con la informacin del gobierno regional o local.

ELABORACIN Y SUSCRIPCIN DEL ACTA DE TRANSFERENCIA

Cul es el objetivo del Acta de Transferencia?

El Acta de Transferencia constituye un documento pblico con carcter de declaracin jurada en la

que se deja constancia de la inexistencia o faltante de bienes, recursos y documentos materia de

transferencia a travs de observaciones. Asimismo, debe consignarse aquellos asuntos pendientes de

atencin, previos a la culminacin del mandato de la Autoridad saliente. Su estructura queda

establecida en la presente Directiva. (Artculo 6.7 Directiva).

El Acta de Transferencia debe contener anexos?

El Acta de Transferencia no debiera contener anexos, sin embargo, de considerar necesario sustentar

los comentarios consignados en los rubros de: Observaciones y Asuntos pendientes respecto al

Informe de Rendicin de Cuentas y Transferencia podr adjuntar documentos como anexos.

Habra alguna forma de ampliar los plazos del proceso de transferencia?

La Ley ni la directiva han previsto la ampliacin del plazo del proceso de transferencia. Los plazos

establecidos son los siguientes:

Fecha de corte de la informacin a entregar 30 de Noviembre de 2014

Fecha de entrega del Informe de Rendicin de

Cuentas y Transferencia

10 de Diciembre de 2014

Fecha de entrega del Informe de Rendicin de Cuentas y Transferencia en caso de elecciones

17 de diciembre de 2014

complementarias

Fecha de firma de acta de transferencia 29 de Diciembre de 2014

Qu ocurre si existiendo voluntad, no se concluye con todo el proceso el 29 de diciembre de 2014?

La Ley ni la directiva han previsto este supuesto, razn por la cual la Autoridad saliente debe tomar

las medidas necesarias a efecto de cumplir con el proceso de transferencia en los plazos fijados.

En caso que no exista el cargo de Juez de Paz o Notario Pblico, quien podra dar fe del Acto de

Transferencia de Gestin?

La Ley slo contempla la actuacin del Juez de Paz o del Notario Pblico, no dispone otra alternativa

posible, sin embargo como una buena prctica, la Autoridad saliente de acuerdo con la Autoridad

entrante, si as lo consideran conveniente podran recurrir a la persona que sea reconocida como la

mayor autoridad de la zona, preferiblemente del sector pblico, y que cuente con legitimidad o al

ciudadano con mayor reconocimiento tico de la localidad.

Podra suscribir el Acta de transferencia, el Juez de Paz o Notario Pblico de otra jurisdiccin?

El Notario Pblico como el Juez de Paz tienen delimitada su jurisdiccin por mandato legal, de este

modo se estara infringiendo la competencia jurisdiccional, por lo que no resulta factible la

intervencin de un Notario Pblico como el Juez de Paz de otra jurisdiccin.

Si existieran observaciones reportadas en el Acta de Transferencia cul es el tiempo y quin es el

responsable de subsanarlas?

En el Acta de Transferencia se debe revelar o dejar constancia mediante observaciones sobre la

documentacin, bienes y recursos faltantes o inexistentes o aquellos asuntos pendientes de

prioritaria atencin. Estas observaciones son para conocimiento de la Autoridad electa quien deber

de dispones las acciones necesarias para la subsanacin de las deficiencias administrativas reveladas

y la determinacin de responsabilidades de ser el caso.

REMISIN Y PUBLICIDAD DEL INFORME DE RENDICIN DE CUENTAS Y TRANSFERENCIA

Cul es la fecha lmite para la remisin fsica del Informe de Rendicin de Cuentas y Acta de Transferencia a Contralora y a la Direccin General de Contabilidad Pblica del MEF? La fecha lmite para la remisin de la informacin documentalmente es el 20 de enero de 2015.

En qu formatos se publica el Informe de Rendicin de Cuentas y el Acta de Transferencia en el Portal institucional y cul es la fecha lmite? Se debe publicar el Acta de transferencia y el Informe de Rendicin de Cuentas y Transferencia incluyendo sus anexos (PDF y Excel), a travs del portal electrnico de la institucin o por otro medio adecuado para su localidad, dentro de los quince das hbiles posteriores a la firma del Acta de Transferencia. La fecha lmite es el 22 de enero de 2015.

AUTORIDADES REELECTAS

Qu obligaciones tienen las autoridades reelectas? La autoridad reelecta debe:

- Formular el Informe de Rendicin de Cuentas y Transferencia.

- Sustentar el Informe ante el Consejo Regional o Concejo Municipal, dentro de los diez das

hbiles de iniciado su nuevo mandato.

- Publicar en el Portal Institucional el Informe de Rendicin de Cuentas y Transferencia, de ser el

caso en los medios ms idneos y usuales (PDF y Excel).

- Enviar a la Contralora General de la Repblica y a la Direccin General de Contabilidad Pblica

del Ministerio de Economa y Finanzas copia del Informe de Rendicin de Cuentas y

Transferencia.

- Solicitar a la Contralora General de la Repblica se efecte una Auditoria Financiera

Gubernamental.

En el caso de la Autoridad reelecta, debe solicitar la Auditora Financiera?

La Autoridad electa de conformidad a lo establecido en el artculo 9 de la Ley concordante con el

numeral 7.17 literal e de la Directiva, debe solicitar a la Contralora una Auditora financiera.

APLICATIVO INFORMTICO

Cundo estar listo el aplicativo? Qu ocurre en aquellas zonas que no cuentan con internet?

La Contralora pondr en su portal institucional, a partir del 01 de diciembre del 2014 el aplicativo

Transferencia a efecto que la Autoridad saliente enve los anexos 1 al 14 sealados en la Directiva,

para lo cual se debe utilizar el usuario y clave del sistema del Programa Vaso de Leche (PVL). En caso

de no contar con acceso a este sistema, dicha Autoridad debe solicitarlo al correo electrnico

transferenciadegestion@contraloria.gob.pe indicando en el asunto: Nombre de la entidad-Solicito

acceso al aplicativo Transferencia.

ORGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL

Qu se entiende por impulsar el proceso de transferencia? Qu acciones deben de efectuar los

rgano de Control Institucional (OCI) en este proceso de transferencia?

El numeral 6.5 de la Directiva N 008-2014-CG/PCOR, precisa que el OCI debe instar a la Autoridad

Saliente a efectuar los actos necesarios para que se efecte el proceso de Transferencia de Gestin.

Su participacin no debe considerarse en calidad de veedor.

El rgano de Control Institucional debe impulsar el proceso de transferencia a efecto que se cumpla

oportunamente los siguientes actos:

- Convocatoria para conformar e instalar la Comisin de Transferencia de la gestin

- Suscripcin del Acta de conformacin de la Comisin de Transferencia de la gestin

- Entrega del Informe de Rendicin de Cuentas y Transferencia.

- Suscripcin del Acta de Transferencia

- Sustentacin por la Autoridad reelecta del Informe ante el Consejo Municipal y Concejo

Regional

- Publicacin del Informe de Rendicin de cuentas y transferencia.

El OCI suscribir el Acta de Transferencia adicionalmente a la firma del Notario Pblico o Juez de Paz

de la jurisdiccin, segn corresponda, dando fe de la realizacin del acto; sin perjuicio de las

posibilidades de revisin posterior.

Es de precisar que el OCI debe de remitir a la conclusin del proceso de transferencia el formato:

REPORTE FINAL, en el que informar a la Contralora General del cumplimiento de cada uno de los

actos necesarios para la culminacin del proceso de transferencia. Dicho formato se encuentra en el

comunicado interno que oportunamente les hicieran llegar.