ANALISIS DISEÑO DE SISTEMAS - Estilos

Comprensión de los estilos organizacionales y su impacto sobre los Sist. de Información

José Sulla TorresIngeniería de Sistemas

Agenda

Fundamentos organizacionalesOrganizaciones como sistemasRepresentación gráfica de sistemasNiveles de administraciónCultura organizacional

Fundamentos organizacionales

Para analizar y diseñar adecuadamente lossistemas de información, el analista desistemas necesita comprender lasorganizaciones en que trabaja comosistemas conformados por la interacción de3 fuerzas:

1. Los niveles de administración,2. el diseño de la organización, y3. la cultura organizacional.

Fundamentos organizacionales

Las organizaciones son sistemas grandescompuestos de subsistemas interrelacionados.Los subsistemas son relacionados por 3amplios niveles de administradores que tomandecisiones:

1. Operación,2. Administración media, y3. Administración estratégica.

Las organizaciones como sistemas

Las organizaciones son conceptualizadasen forma útil como sistemas diseñadospara lograr metas y objetivospredeterminados por medio de la gente yotros recursos que se emplean.

Las organizaciones como sistemas

Es de primordial importancia comprenderla organización como un todo para definirde manera adecuada los requerimientosde información y para diseñar sistemas deinformación adecuados.

La interrelación e interdependencia de los sistemas

Todos los sistemas y subsistemas estánrelacionados y son interdependientes.Cuando cualquier elemento de un sistema escambiado o eliminado, también sonimpactados el resto de los elementos ysubsistemas del sistema.Ejemplo: El administrador de unaorganización decide ya no contratar personalsecretarial y reemplazar sus funciones pormedio de uso de PC puestas en red.

La interrelación e interdependencia de los sistemas

Fronteras organizacionales

Las fronteras organizacionales existen enforma continua, yendo desde lasextremadamente permeables hasta las casiimpermeables.Para continuar adaptándose y sobrevivir, lasorganizaciones deben ser capaces deimportar: gente, materias primas einformación a través de sus fronteras(entradas), e intercambiar sus productosterminales, servicios o información, con elmundo externo (salidas).

Retroalimentación del sistema para planeación y control

La retroalimentación es una forma decontrol del sistema.Como sistemas todas lasorganizaciones usan planeación ycontrol para administrar sus recursos enforma efectiva.


Sistema

Objetivos

Entradas Salidas


Ejemplo: Una compañía manufacturera queproduce equipos de entrenamientos de pesasrojos, blancos y azules, así como de color grismetálico.La compañía se da cuenta de que un añodespués de los juegos olímpicos se compranmuy pocos juegos rojo, blanco y azul.Los administradores usan esta informacióncomo retroalimentación para tomar decisionessobre las cantidades de cada color a producir.


Sin embargo, el sistema ideal es aquélque se corrige o regula por sí mismo, enforma tal que no se requierendecisiones de sucesos típicos.Un ejemplo es un sistema deinformación computarizado para laplaneación de la producción que tomaen cuenta la demanda actualproyectada y formula una soluciónpropuesta como salida.

Ambientes para sistemas organizacionales

Cualquier cosa que esté fuera de las fronterasde una organización es considerada como unambiente.Varios ambientes con diversos grados deestabilidad, constituyen el medio ambiente endonde existe la organización.Entre estos se encuentran:

El ambiente de la comunidad.El ambiente económico.El ambiente político.

Apertura y restrictividad en las organizaciones

La apertura y restrictividad existen formacontinua, ya que no hay una cosa tal comouna organización absolutamente abierta ototalmente cerrada.La apertura se refiere al libre flujo deinformación dentro de una organización.Lo restrictivo esta limitado a numerosasreglas de acceso, como unidad deldepartamento de defensa.

Organizaciones Virtuales

Una organizacion virtual tiene partes de la organización en diferentes locaciones fisicas.Redes de computadoras y tecnologias de comunicaciones se usan para trabajar en proyectos.

Planeamiento de Recursos Empresariales (ERP)

Enterprise Resource Planning (ERP) describe un sistema de información organizacional integrada.El software ayuda al flujo de información entre las áreas funcionales con la organización.

Planeamiento de Recursos Empresariales (ERP)

Como tomar una perspectiva de sistemas

La toma de una perspectiva de sistemaspermite a los analistas de sistemas iniciar laclarificación y comprensión de los diversosnegocios con los que entrarán en contacto.Es importante que los miembros desubsistemas se den cuenta que su trabajoestá interrelacionado.Ningún subsistemas puede lograradecuadamente sus objetivos sin el otro.


Producción

Ventas

Las salidas de ventas se

convierten en las entradas

para producción

Las salidas de producción se convierten en las entradas para ventas


Suceden problemas cuando cadaadministrador tiene una imagen diferente de laimportancia de su propio subsistema funcional.

Producción

Ventas

Ventas

Producción

Distribución Distribución

Representación Gráfica de sistemas

Un sistema o subsistema, tal como existedentro de la organización corporativa,puede ser representado gráficamente envarias formas.Los diversos modelos gráficos muestranlas fronteras del sistema y la informaciónusada dentro del sistema.

Los sistemas y el diagrama de flujo

El primer modelo es el diagrama de flujode datos a nivel contexto.Los diagramas de flujos de datos seenfocan en los datos fluyendo haciaadentro y fuera del sistema y elprocesamiento de los datos.El diagrama a nivel de contexto empleasolamente 3 símbolos:


Proceso

Entidad

Flujo de datos


Proceso: Significa que se realizanalgunas acciones o grupo de acciones.Entidad: Es una persona, grupo,departamento o cualquier sistema querecibe u origina información o datos.Flujo de datos: Muestra que es pasadade información desde o hacia unproceso.


0

Sitema dereservaciónde la linea

aerea

PasajeroPasajero Agentede viajes

Agentede viajes

Lineaaerea

Lineaaerea

Solicitud de viaje Informaciónde boletos

Preferencias yvuelos disponibles

Reservación delpasajero

Los sistemas y el modo entidad-relación

Una manera en que un analista de sistemaspuede definir las fronteras adecuadas delsistema es usar el modelo entidad-relación.Una entidad puede ser una persona, un lugar ouna cosa, en forma alterna, puede ser unevento, tal como el fin de mes, un período deventas o la falla de una máquina.


Una relación es la asociación que describe lainteracción entre las entidades.El formato estándar para trazar un diagramaentidad-relación (E-R) usa solamente dossímbolos: un rectángulo y un rombo.El rectángulo es usado para mostrar unaentidad, y el rombo representa la relación entreesa entidad y otra entidad.


Entidad primaria

Entidad secundaria

Relaciones


Hay cuatro tipo diferentes de diagramas E-R:El primero es una relación uno a uno (1:1)El segundo es una relación muchos a uno (M:1)El tercero es una relación uno a muchos (1:M)El cuarto es una relación muchos a muchos(M:N)


Empleado

Extensión telefónica

Asignado a

1

1

Empleado

Departamento

Pertenece a

M

1


Destino de viaje

Pasajero

Puede ser registrado por

1

M

Vuelo

Pasajeros

Puede transportar

M

N


Para trazar algunos diagramas E-R básicos elanalista necesita:1. Listar las entidades de la organización para

obtener una mejor comprensión de laorganización.

2. Escoger entidades clave para estrechar elalcance del problema a dimensionesmanejables y significativas.

3. Identificar cual debe ser la entidad primaria.4. Confirmar los resultados de los pasos 1 a 3 de

otros métodos de recolección de datos.

Los sistemas y el modo entidad-relación - Ejemplo

El caso del Festival en el lago, unaorganización que produce teatro de verano.El papel como analista de sistemas esanalizar el sistema general actual y diseñarun sistema de reserva de boletos.

Los sistemas y el modo entidad-relación - Ejemplo

Cliente

Boleto

Reserva

Nombre del clienteDirección del clienteTeléfono del clienteTarjeta de crédito del cliente

Nombre del clienteNúmero de boleto

Número de boletoFecha TeatroHora PrecioFunción

Niveles de administración

La administración existe en lasorganizaciones en tres niveleshorizontales:

Control operacional.Planeación y control administrativo.Administración estratégica.

Niveles de administración

Administración de operaciones

Los administradores de operaciones tomandecisiones usando reglas predeterminadas quetienen resultados predecibles cuando sonimplementadas correctamente.Ellos toman decisiones que afectan laimplementación de la calendarización deltrabajo, control de inventario y producción.También supervisan los detalles de laorganización.

Administración media

La administración media realiza decisiones deplaneación y control a corto plazo sobre lamanera en que son mejor asignados losrecursos para satisfacer los objetivosorganizacionales.Ellos experimentan muy poca certeza en suambiente de toma de decisiones.Las decisiones tomadas por ellos pueden sercaracterizadas en forma útil como parteoperacional y estratégica.

Administración estratégica

Los administradores estratégicos ven fuera dela organización hacia el futuro, tomandodecisiones que guiarán a los administradoresmedios o de operación en los meses y añospor venir.Ellos trabajan en un ambiente de toma dedecisiones altamente incierto. Hay grandescontrastes entre los tomadores de decisionesen muchas dimensiones.

Cultura organizacional

Es un área naciente de investigación que hacrecido sustancialmente en la década pasada.En vez de pensar sobre la cultura como untodo, es mas útil pensar acerca de losdeterminantes investigables de las subculturas,tales como los simbolismos verbales y noverbales.


El simbolismo verbal incluye el lenguajecompartido usado para construir, conducir ypreservar mitos subculturales, metáforas,visiones y humor.

“just do it”

“imposible is nothing”


El simbolismo no verbal incluye artefactos, ritosy ceremonias compartidos, tales como lavestimenta, colocación y decoración deoficinas.

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