Analisis Del Contexto Organizativo (Modulo 2)

7/24/2019 Analisis Del Contexto Organizativo (Modulo 2)

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Gestin de

documentosen el contexto

de sistemas degestin ISO

Carlota Bustelo Ruesta

PID_00195858


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CC-BY-NC-ND PID_00195858 Gestin de documentos en el contexto de sistemas de gestin ISO

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CC-BY-NC-ND PID_00195858 Gestin de documentos en el contexto de sistemas de gestin ISO

ndice

Introduccin............................................................................................... 5

Objetivos....................................................................................................... 6

1. La metodologa de sistemas de gestin y su relacin con

los documentos................................................................................... 7

1.1. La normalizacin ISO ................................................................. 7

1.2. Las normas de sistemas de gestin y el valor de los procesos ..... 9

1.2.1. Certificacin de los sistemas de gestin ........................ 10

1.2.2. Estructura comn de los sistemas de gestin ................ 11

1.3. Los distintos sistemas de gestin ISO ......................................... 11

1.3.1. Caractersticas de las principales normas genricas

de sistemas de gestin ................................................... 11

1.3.2. OHSAS 18000: prevencin de riesgos laborales ............. 14

1.3.3. UNE 166000: Gestin de la I+D+i ................................. 15

1.4. Relacin con el modelo de gestin de documentos y

consideraciones terminolgicas .................................................. 15

1.4.1. Tipos de documentos de gestin ................................... 16

1.4.2. Consideraciones terminolgicas .................................... 161.4.3. Disposicin de un sistema de gestin en la

implantacin de un sistema de gestin ......................... 18

1.5. Normas relacionadas con los sistemas de gestin ...................... 18

2. La serie ISO 30300: Sistema de gestin para los documentos.. 21

2.1. Estructura de la serie ISO 30300 ................................................. 21

2.2. Concepto sistema e implicaciones en el contexto de la

gestin de documentos ............................................................... 23

2.3. Los requisitos de la Norma 30301 .............................................. 24

2.3.1. Contexto de la organizacin ......................................... 26

2.3.2. Liderazgo ........................................................................ 27

2.3.3. Planificacin .................................................................. 28

2.3.4. Soporte ........................................................................... 29

2.3.5. Operacin ....................................................................... 30

2.3.6. Evaluacin ...................................................................... 33

Actividades.................................................................................................. 37

Bibliografa................................................................................................. 38


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CC-BY-NC-ND PID_00195858 5 Gestin de documentos en el contexto de sistemas de gestin ISO

Introduccin

En este mdulo veremos lo importante que es analizar el contexto organizativo

cuando diseamos un modelo de gestin documental. Es importante porque

nos permite identificar si la organizacin ha implantado un sistema de gestin.

Introduciremos aspectos relacionados con la normalizacin. En primer lugar,

el concepto de normalizacin, su importancia y funcin en las organizacio-

nes. En segundo lugar presentamos una de las organizaciones de normaliza-

cin ms importantes, ISO. En tercer lugar, establecemos qu es un sistema de

gestin y presentaremos brevemente los ms utilizados, haciendo hincapi en

su estrechsima relacin con la gestin de documentos.

Por ltimo, analizaremos en mayor profundidad uno de estos sistemas de ges-

tin, la serie de normas ISO 30300, en la que la gestin de documentos es la

protagonista de los sistemas de gestin.


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Objetivos

1. Conocer el origen y valor de algunas de las normas existentes, vinculadas

con la gestin organizativa.

2. Entender la relacin entre la gestin de documentos y los sistemas ISO de

gestin similares.

3. Conocer la normativa ISO 30300, que incluye la gestin de documentos

en los sistemas de gestin ISO.


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1. La metodologa de sistemas de gestin y su relacincon los documentos

En esta unidad introducimos el concepto de normalizaciny presentamos

las normas ms destacadas y extendidas en las organizaciones.

En primer lugar presentamos una de las organizaciones ms prestigiosas en

su desarrollo, la International Organization for Standarization (ISO). En

segundo lugar explicamos qu son las normas de sistemas de gestin y sus im-

plicaciones en las organizaciones que la tienen implementada. En tercer lugar

presentamos brevemente los distintos sistemas de gestin. Por ltimo, apun-

tamos la relacin de los sistemas de gestin con la gestin de documentos.

1.1. La normalizacin ISO

La Organizacin Internacional de Normalizacin, ms conocida por su

acrnimo ISO, es la organizacin internacional ms prestigiosa en normaliza-

cin. La fuerza de las normas ISO se basa en unos estrictos procedimientos de

aprobacin de normas y el reconocimiento internacional de las mismas.

Las normas ISO son ampliamente aceptadas en los cinco continentes y adop-

tadas por muchos organismos nacionales de normalizacin como normas na-cionales. En el caso de Espaa el organismo normalizador es AENOR y las nor-

mas ISO adoptadas se publican como normas UNE).

Entre sus miembros solo se admite un organismo de normalizacin por pas,

contando actualmente con 163 miembros nacionales (pases) en sus diferentes

modalidades.

ISO est formada por comits tcnicos compuestos de expertos procedentes

de diferentes sectores que necesitan estndares. Su campo de actividad abarca

todos los mbitos de la actividad humana, que incluyen acuerdos con otros

organismos normalizadores en mbitos especficos. Uno de estos mbitos es la

gestin de las organizaciones, donde ISO ha publicado una buena cantidad de

normas. De todas ellas, la ms conocida en el mundo es la ISO 9000, Sistemas

de gestin de calidad, llegando al punto de que la mayora de las personas

identifican a esta organizacin con esta norma.

En sus inicios, en 1947, en el contexto de la guerra fra que sigui a la Segun-

da Guerra Mundial, ISO se centr en el desarrollo de normas para la elabora-

cin de productos como un medio para dinamizar la produccin industrial

y fomentar la exportacin de mercancas entre distintos pases. Sin embargo,

ISO

El acrnimo ISO viene del grie-go ISOS igual. Por ello, encualquier idioma el nombrede la organizacin es ISO. Susorgenes y catalogacin desus normas se localizan enwww.iso.org.
http://www.iso.org/http://www.iso.org/


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pasado el tiempo ISO incursion en otros terrenos llegando en el 2012 a estar

conformada por 3.335 comits tcnicos de otros tantos mbitos, y entre todos

cuentan con ms de 19.000 normas publicadas (figura I).

Figura 1. Actividad y composicin de ISO

Fuente: Informe del 2011.

Informes y publicaciones ISO

Para profundizar en conocimiento sobre ISO y cmo funciona existe muchsima infor-macin en su web institucional www.iso.org, por ejemplo, en sus publicaciones http://www.iso.org/iso/home/store/publications_and_e-products/free_publications.htm. Losinformes anuales son una primera aproximacin al conocimiento de la organizacin ysus actividades, que adems de estar muy bien hechos y facilitar la lectura de un temaque habitualmente es un tanto rido, nos da una informacin muy precisa y pertinen-te del alcance del trabajo de la organizacin. Estos informes se encuentran en http://www.iso.org/iso/home/about/annual_reports.htm. Un ejemplo es el del ao 2011 http://

annualreport.iso.org/ . en en su versin inglesa y http://annualreport.iso.org/fren su ver-sin francesa. Es recomendable detenerse en la seccin Reaching out to people/mana-gement standards, donde se trata especficamente de los sistemas de gestin que trata-mos en este punto.

La organizacin del trabajo tcnico se basa en los comits tcnicos (TC)y

subcomits (SC)siempre constituidos por delegaciones de los pases miem-

bros, cada uno de cuyos votos tiene el mismo valor. Los comits y subcomi-

ts crean grupos de trabajo (WG1)constituidos por expertos nominados por

los pases miembros, que son los que redactan las normas. El proceso de apro-

bacin de las normas ISO tiene varias etapas, en las que los distintos niveles

pueden hacer comentarios y propuestas de cambio para garantizar el ms am-plio consenso antes de que una norma sea publicada. Una media de 3 aos de

elaboracin es el tiempo medio que se calcula para publicar una norma ISO.

Los comits y subcomits son bastante independientes entre s, y aunque exis-

te una cierta coordinacin por el Technical Management Board(TMB), en

realidad puede haber yuxtaposicin de mbitos y una cierta competencia en-

tre normas. Las normas ISO se venden, por lo que las ms vendidas, best sellers,

son las que se consideran exitosas.

(1)WG, Working Groups
http://www.iso.org/iso/home/store/publications_and_e-products/free_publications.htmhttp://www.iso.org/iso/home/store/publications_and_e-products/free_publications.htmhttp://www.iso.org/iso/home/about/annual_reports.htmhttp://www.iso.org/iso/home/about/annual_reports.htmhttp://annualreport.iso.org/frhttp://annualreport.iso.org/frhttp://www.iso.org/iso/home/about/annual_reports.htmhttp://www.iso.org/iso/home/about/annual_reports.htmhttp://www.iso.org/iso/home/store/publications_and_e-products/free_publications.htmhttp://www.iso.org/iso/home/store/publications_and_e-products/free_publications.htm


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1.2. Las normas de sistemas de gestin y el valor de los procesos

Las normas de sistemas de gestin de ISO, conocidas en la jerga ISO como

MSS (Management Systems Standards), son un tipo de normas orientadas

a gestionar las organizaciones. Estas son certificables, y tienen estructuras co-

munes, de modo que todas pueden ser integradas, en el caso de que ms de

una est implementada en una organizacin.

La normalizacin de la gestin se sustenta en que la aplicacin de buenas prc-

ticas redundar en enormes beneficios para las organizaciones, ya que les ayu-

dar a alcanzar sus objetivos teniendo en cuenta a todas las partes interesadas.

LosMSS(Management System Standard) proponen una metodologa concreta

para gestionar las organizaciones. Esta metodologa se basa en los ciclos de

mejora continua (figura 2), posible en base a la definicin de objetivos y la

elaboracin de procedimientos. Estos objetivos y procedimientos permiten la

medicin de los resultados y la aplicacin de medidas correctivas cuando se

producen desviaciones sobre lo previsto (no conformidades). Los MSSse en-

marcan, por lo tanto, en la disciplina del managemento gestin de las organi-

zaciones, como herramientas a aplicar por la alta direccin para conseguir sus

objetivos.

Figura 2. Modelo de un sistema de gestin de la calidad basado en procesos

Fuente: UNE-ISO 9001.


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Los ejemplos ms conocidos y exitosos de estas normas son la serie 9000 (Sis-

tema de gestin de calidad) la serie 14000 (Sistema de gestin medioambien-

tal) y la serie 27000 (Sistema de gestin de la seguridad de la informacin).

A partir del 2011, los MSS cuentan con otra serie de normas, la ISO 30300

(Sistema de gestin para los documentos) que alinean las tcnicas y procesos

documentales con la metodologa de los sistemas de gestin.

Serie 9000

La serie de normas 9000 es el inicio de las normas de sistemas de gestin. Cuando en1987 ISO public por primera vez la norma ISO 9000, era difcil prever el xito mundialque iba a tener. Sin embargo, los redactores deban confiar en el posible impacto porquehaban tardado casi 8 aos en hacerla y existan experiencias previas en el Reino Unidoy Canad, y decidieron darle un nmero redondo. Como entonces estaban cerca de las9000 normas ISO, ese fue el nmero elegido.

Dos aspectos destacables de la serie de normas son: su carcter certificable y

la estructura comn de estas normas.

1.2.1. Certificacin de los sistemas de gestin

Los sistemas de gestin son normas certificables. Esto quiere decir que estn

redactadas en forma de requisitos, de manera que una organizacin indepen-

diente puede verificar su cumplimiento. Estas organizaciones independientes,

llamadas en espaol entidades certificadoras, son empresas que tienen que

cumplir una serie de requisitos, pero que actan en el mercado compitiendo

libremente por captar clientes. Estos clientes pagan por el proceso de certifi-

carse, lo que supuestamente les ayuda en su reputacin, en cumplir determi-nados requisitos para la contratacin o en aumentar sus ventas como benefi-

cios aadidos de la propia implantacin del sistema de gestin.

Del xito de la ISO 9000 no podemos separar su carcter certificable. Aunque

no todas las organizaciones que implantan un sistema de gestin tienen que

certificarse obligatoriamente, muchas que han implantado la ISO 9000 lo ha-

cen.

El mercado nacido a la sombra de la ISO 9000 y su certificacin es imponente.

La ltima encuesta realizada en el 2010 (ISO, 2010) mostraba una cifra de msde un milln cien mil empresas certificadas en ISO 9001.

Encuesta de certificacin

Los principales resultados de la encuesta de certificacin ISO se pueden consultar en In-ternet. http://www.iso.org/iso/iso-survey2010.pdf. Podemos observar que en algunas re-giones las certificaciones 9000 tienen una tendencia a la baja, mientras que otras certifi-caciones en nmeros absolutos mucho menores estn creciendo ms rpidamente.

Ved tambin

Podis ver de manera msdetallada la ISO 30300 en elapartado La serie ISO 30300:Sistema de gestin para losdocumentos, el resto (9000,

14000, i 27000) las vemosbrevemente en el apartadoCaractersticas de las princi-pales normas genricas de sis-temas de gestin.
http://www.iso.org/iso/iso-survey2010.pdfhttp://www.iso.org/iso/iso-survey2010.pdf


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1.2.2. Estructura comn de los sistemas de gestin

En los ltimos aos se ha producido un movimiento de armonizacin e in-

tegracin de los MSS, para facilitar la implantacin integrada de los sistemas

de gestin.

En el ao 2012, ISO public sus nuevas Directivas2(ISO/IEC Directives, Part

1. Consolidated ISO Supplement - Procedures specific to ISO), en las que se

incluye por primera vez un anexo, numerado como SL y denominado Pro-

posals of management systems standards.

En este anexo se reiteran las reglas para la propuesta de un MSS, y se incluye

por primera vez la estructura, el texto y las definiciones comunes que todos

los MSS deben contener. Estas normas para redactar MSS se aplican no solo a

los nuevos productos, sino a los que ya existen en el mercado, que tendrnque adoptarlas en sus nuevas ediciones.

En los prximos aos veremos cmo todos los MSS comparten la misma es-

tructura, las mismas definiciones y el mismo texto para definir los requisitos

comunes a todos los MSS.

1.3. Los distintos sistemas de gestin ISO

Los sistemas de gestin ISO, o las normas de sistemas de gestin, pueden ser

de dos tipos segn su alcance o enfoque: genricas o especficas.

Los que se denominan sistemas de gestin genricospueden ser aplicados

a organizaciones de cualquier tipo, sector o tamao. Ejemplos de estas son

las ya mencionadas ISO 9000 (Sistemas de gestin de calidad), las IS0 14000

(Sistemas de gestin medioambiental), las ISO 27001 (Sistemas de gestin de

la informacin de la seguridad), y la ms reciente incorporacin que es la ISO

50001 (Sistemas de gestin de la energa).

Ejemplos de sistemas de gestin de aplicacin en sectores especficosson

las ISO 22000 (Sistema de gestin de la seguridad alimentaria), que se aplica

a cualquier organizacin que acte en la cadena alimentaria, las ISO 16949,

que se aplican a la industria del automvil, o las ISO 13485, que se aplican a

los equipos mdicos.

1.3.1. Caractersticas de las principales normas genricas de

sistemas de gestin

A continuacin veremos unas fichas que recogen las caractersticas de las prin-

cipales normas genricas de sistemas de gestin, el alcance de cada una de ellas

y su estado de implementacin a nivel mundial.

(2)Las directivas se pueden con-sultar en http://www.iso.org/iso/home/standards_development/resources-for-technical-work/iso_iec_directives_and_iso_supplement.htm.
http://www.iso.org/iso/home/standards_development/resources-for-technical-work/iso_iec_directives_and_iso_supplement.htmhttp://www.iso.org/iso/home/standards_development/resources-for-technical-work/iso_iec_directives_and_iso_supplement.htmhttp://www.iso.org/iso/home/standards_development/resources-for-technical-work/iso_iec_directives_and_iso_supplement.htmhttp://www.iso.org/iso/home/standards_development/resources-for-technical-work/iso_iec_directives_and_iso_supplement.htmhttp://www.iso.org/iso/home/standards_development/resources-for-technical-work/iso_iec_directives_and_iso_supplement.htmhttp://www.iso.org/iso/home/standards_development/resources-for-technical-work/iso_iec_directives_and_iso_supplement.htmhttp://www.iso.org/iso/home/standards_development/resources-for-technical-work/iso_iec_directives_and_iso_supplement.htmhttp://www.iso.org/iso/home/standards_development/resources-for-technical-work/iso_iec_directives_and_iso_supplement.htmhttp://www.iso.org/iso/home/standards_development/resources-for-technical-work/iso_iec_directives_and_iso_supplement.htmhttp://www.iso.org/iso/home/standards_development/resources-for-technical-work/iso_iec_directives_and_iso_supplement.htm


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1) Serie ISO 9000: Calidad

Serie de normas: ISO 9000

TEMA: CalidadDefinicin: Grado en que un conjunto de caractersticas inherentes cumple con los requisitos

NORMA PRINCIPAL: ISO 9001:2008. Quality management systems-Require-ments

Equivalente UNE: UNE-EN ISO 9001:2008. Sistemas de gestin de la calidad.Requisitos

OTRAS NORMAS DE LA SERIE: ISO 9000:2005 Quality management systems-Fundamentalsand vocabularyISO 9004:2009 Managing for the sustained success of anorganization-A quality management approach

PRODUCTOR: ISO TC 176- Quality management and quality assurance

COMENTARIOS:Es el best seller de ISO, aunque recientemente su popularidad ha decado en algunos en-tornos, quizs debido a que se han realizado algunas implantaciones con el nico objetivode conseguir la certificacin. Si nos fijamos en los datos de la encuesta de certificaciones ISO2010, ISO 9000 slo ha perdido alguna cuota de mercado en Norteamrica, frica y Australia,pero su fortaleza en Europa, en los pases asiticos y latinoamericanos emergentes sigue cre-ciendo.En Europa existe el EFQM, modelo de Excelencia de Calidad, que a veces se presenta comouna alternativa a ISO 9000, participando del mismo modelo de calidad.

2) Serie ISO 14000: Medio ambiente


TEMA: Medio ambienteDefinicin: Entorno en el que una organizacin opera, incluidos el aire, el agua, el suelo, los re-cursos naturales, la flora, la fauna, los seres humanos y sus interrelaciones

NORMA PRINCIPAL: ISO 14001:2004. Environmental management systems-Re-quirements with guidance for use

Equivalente UNE: UNE-EN ISO 14001:2004. Sistemas de gestin ambiental.Requisitos con orientacin para su uso.

OTRAS NORMAS DE LA SERIE: ISO 14004:2004. Environmental management systems-Ge-neral guidelines on principles, systems and support techni-ques

ISO 14005:2010. Environmental management systems-Gui-delines for the phased implementation of an environmen-tal management system, including the use of environmentalperformance evaluationISO 14006:2011. Environmental management systems-Gui-delines for incorporating ecodesignISO 14050:2009. Environmental management-Vocabulary

PRODUCTOR: ISO TC 207- Environmental management

COMENTARIOS:Es la norma ISO que recoge la preocupacin creciente en el mundo por los temas medioam-bientales, especialmente en el mercado europeo. Es un valor en alza que cobra ms presti-gio entre las organizaciones, especialmente entre las de sectores muy relacionados con el me-dioambiente.

En Europa existe el Reglamento EMAS (EU Eco-Management and Audit Scheme), al que tam-bin puede implantarse de forma voluntaria y ser certificado, teniendo unos requisitos ms es-trictos que la ISO 14000.


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3) Serie ISO 27000: Seguridad de la informacin


TEMA: Seguridad de la informacinDefinicin: Preservacin de la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la informacin,

pudiendo, adems, abarcar otras propiedades, como la autenticidad, la responsabilidad, la fia-bilidad y el no repudio.

NORMA PRINCIPAL: ISO/IEC 27001:2005. Information technology-Security tech-niques-Information security management systems-Require-ments

Equivalente UNE: UNE-ISO/IEC 27001:2007. Tecnologa de la informacin.Tcnicas de seguridad. Sistemas de gestin de la seguridadde la informacin (SGSI). Requisitos

OTRAS NORMAS DE LA SERIE: ISO/IEC 27000:2009. Information technology-Security tech-niques-Information security management systems-Overviewand vocabularyISO/IEC 27002:2005. Information technology-Security tech-niques-Code of practice for information security manage-mentISO/IEC 27003:2010. Information technology-Security tech-niques-Information security management system implemen-tation guidanceISO/IEC 27004:2009. Information technology-Security tech-niques-Information security management-MeasurementISO/IEC 27005:2011. Information technology-Security tech-niques-Information security risk managementISO/IEC 27006:2011. Information technology-Security tech-niques-Requirements for bodies providing audit and certifi-cation of information security management systemsISO/IEC 27007:2011. Information technology-Security tech-niques-Guidelines for information security management sys-tems auditing

ISO/IEC TR 27008:2011 Information technology-Securitytechniques-Guidelines for auditors on information securitycontrolsISO/IEC 27011:2008. Information technology-Security tech-niques-Information security management guidelines for te-lecommunications organizations based on ISO/IEC 27002

PRODUCTOR: JTC 1/SC 27 - IT Security techniques

COMENTARIOS:El JTC1, es un Comit conjunto entre ISO y el IEC (International Electrotechnical Commission)que se ocupa de los temas informticos. La incursin de su Subcomit 27 en los sistemas degestin vino precedida de una serie de normas que en algunos pases se haban hecho certifi-cables.La norma ISO 27001 ha tenido un impacto considerable en los departamentos de informtica

de muchas organizaciones, si bien los procesos formales de certificacin no representan toda-va cifras muy importantes.

4) Norma 50001: Sistemas de gestin de energa

Serie de normas: 50001

TEMA: EnergaDefinicin: electricidad, combustibles, vapor, calor, aire comprimido y otros medios si-milares

NORMA PRINCIPAL: ISO 50001:2011. Energy management sys-

tems-Requirements with guidance for use

Ved tambin

En el mdulo Entorno demantenimiento y conservacin

de documentos electrnicos,se profundiza ms en esta nor-ma.


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Serie de normas: 50001

Equivalente UNE: UNE-EN ISO 50001:2011. Sistemas de ges-tin de la energa. Requisitos con orienta-cin para su uso

OTRAS NORMAS DE LA SERIE: No existen

PRODUCTOR: ISO TC 242. Energy Management

COMENTARIOS:Es la ltima apuesta de ISO, que en el 2008 cre especficamente un comit para eldesarrollo de esta norma. Su lanzamiento se ha hecho con muchsima fuerza desde supublicacin a mediados del ao 2011 con el mensaje de que aplicando esta norma sepuede ahorrar hasta el 60 % de la energa que necesita una regin o un pas. Ya existenalgunas experiencias de implementacin que arrojan muy buenos resultados en el aho-rro de costes.

1.3.2. OHSAS 18000: prevencin de riesgos laborales

Adems de las normas de gestin ISO, existe un caso extrao, que siempre se

menciona junto a las mismas, las normas OHSAS 18000 (Occupational health

and safety management system specification). Nosotros lo traduciramos por un

concepto similar a prevencin de riesgos laborales o directamente como sis-

temas de gestin de la seguridad y salud en el trabajo. Estas normas se han

redactado fuera del amparo de ISO, en un consorcio formado por distintos or-

ganismos de normalizacin y otras asociaciones especializadas, entre las que

se encuentra AENOR. Este consorcio se cre al constatar, despus de varios in-

tentos, que el consenso para una norma ISO de este tipo no era posible con

pases emergentes, especialmente asiticos. En cualquier caso, estas normas sehan redactado de forma que sean perfectamente compatibles con otros siste-

mas de gestin. De la misma manera, varios organismos certificadores ofrecen

servicios de certificacin sobre las mismas

Serie de normas: OHSAS 18000

TEMA: Seguridad y salud en el trabajoDefinicin: Nivel de bienestar fsico, mental y social de los trabajadores de la organizacin, yprevencin de todo dao a la salud causada por las condiciones de trabajo,

NORMA PRINCIPAL: OHSAS 18001:2007. Occupational health and safety mana-

gement systems. Requirements

Equivalente UNE: OHSAS 18001:2007. Sistemas de gestin de la seguridad ysalud en el trabajo (publicada en forma de libro, no normaUNE)

OTRAS NORMAS DE LA SERIE: OHSAS 18002:2008 Occupational health and safety mana-gement systems. Guidelines for the implementation of BSOHSAS 18001:2007

PRODUCTOR: Grupo proyecto OHSAS

COMENTARIOS:En Espaa se presenta como un sistema complementario a las obligaciones que tienen todas

las organizaciones por la Ley de Prevencin de Riesgos Laborales.

Lectura recomendada

Ms informacin en http://www.ohsas-18001-occupatio-nal-health-and-safety.com/.
http://www.ohsas-18001-occupational-health-and-safety.com/http://www.ohsas-18001-occupational-health-and-safety.com/http://www.ohsas-18001-occupational-health-and-safety.com/http://www.ohsas-18001-occupational-health-and-safety.com/http://www.ohsas-18001-occupational-health-and-safety.com/http://www.ohsas-18001-occupational-health-and-safety.com/


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1.3.3. UNE 166000: Gestin de la I+D+i

En Espaa existe una norma de gestin especfica (solo norma UNE, no ISO),

en investigacin y desarrollo, sobre la que tambin se provee certificacin. Se

trata de la UNE 166002:2006. Gestin de la I+D+i: Requisitos del sistema de

gestin de la I+D+i. Esta norma, que se complementa con otras de la misma

familia, se ha redactado de modo que sea compatible con el resto de normas

de sistemas de gestin. Est encaminada a organizaciones que tengan un rea

o departamento de I+D+i.

Implantacin integrada

La proliferacin de normas de gestin, y unos primeros sntomas de hasto en el mercadode las certificaciones, llevan a ISO a promover intensamente la implantacin integradade los distintos sistemas de gestin. Para el propsito que nos ocupa puede ser frecuenteencontrarnos con organizaciones que han implantado ms de un sistema de gestin.

1.4. Relacin con el modelo de gestin de documentos y

consideraciones terminolgicas

En el anlisis del contexto de la organizacin, para disear un modelo de ges-

tin documental es imprescindible que identifiquemos si la organizacin ha

implantado alguna vez o piensa implantar una norma de sistema de gestin.

Tenemos que partir de la idea de que todas las organizaciones tienen un sis-

tema de gestin (lo que equivale a decir que se gestionan de alguna forma),

aunque en algunas podramos llamarlo el de verlas venir o de ya iremosviendo. Algunas organizaciones, especialmente cuando crecen o cuando son

estructuras complejas, necesitan sistematizar su forma de gestin y la alta di-

reccin decide dotarse de determinados elementos que la ayuden a gestionar

la organizacin.

Dependiendo de las prioridades de esa alta direccin, los mtodos escogidos

para sistematizar la gestin pueden ser unos u otros y no necesariamente los

mismos mtodos son buenos para todas las organizaciones por igual. Identi-

ficar el sistema de gestin es importante para la gestin documental en cual-

quier caso, pero es de especial importancia cuando se han implantado normas

de gestin por su estrecha relacin con el componente documental.

En este apartado introducimos las relaciones de los sistemas de gestin con

la gestin de documentos, las confusiones que hay y algunas aclaraciones ter-

minolgicas.

Lectura recomendada

Para profundizar en este te-ma se recomienda la lec-

tura del manual ISO. Theintegrated use of manage-ment system standards(ISBN978-92-67-10473-7), Ginebra,ISO, 2008.


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1.4.1. Tipos de documentos de gestin

Las normas de sistemas de gestin identifican, como parte de la metodologa

en que se soportan, la creacin y control de documentos como un proceso

de soporte que permite la evaluacin y auditora de los sistemas. Tradicional-

mente, en todas las normas de gestin la documentacin que se maneja se

identifica en dos bloques:

1) La documentacin propia del sistema de gestin: poltica, planes, ma-

nuales, procedimientos que habitualmente se generan en la implantacin del

mismo, y que recogen todas las decisiones y las formas de operar de la orga-

nizacin. Esta parte de documentacin en las normas en idioma ingls se de-

nomina documentsy en espaol se ha traducido por documentos de calidad

o documentacin.

2) Los documentos o informacin que se generan en los procesos de nego-

cioidentificados, y que sirven para confirmar que las actividades se estn lle-

vando a cabo segn los procedimientos establecidos. Este tipo de documentos

en las normas en ingls se denominan recordsy en el espaol se ha traducido

tradicionalmente como registroso registros de calidad.

Por tanto, tenemos dos tipologas documentales:

los documentos propios del sistema de gestin, y

los documentos generados en los procesos de negocio.

Con relacin a la primera tipologa documental, estas normas proponen con-

troles para el versionado, distribucin y actualizacin de la documentacin.

En este sentido, los mismos documentos del sistema precisan de una sistem-

tica para ser gestionados de forma eficiente. Para la segunda tipologa docu-

mental, se limitan a establecer que se tienen que identificar y gestionar siste-

mticamente. De hecho, el origen de la norma ISO fundacional de la gestin

de documentos, la ISO 15489:2001, podemos encontrarlo en las propias ISO

9000. Su antecedente australiano publicado por primera vez en 1996, parta

de la frase de la ISO 9001 de entonces, que deca que para cumplir con la nor-

ma haba que tener agood management of records. Los colegas australianos

decidieron hacer una norma que explicara qu haba que hacer para tener una

buena gestin de documentos.

1.4.2. Consideraciones terminolgicas

La traduccin de la palabra recordcomo registro en espaol, de espaldas a las

traducciones de los expertos en gestin documental (records management), ha

causado y sigue causando no pocos problemas y malentendidos.

ISO 15489:2001

Information and documenta-tion. Records Management,y en su versin espaola UNEISO 15489:2006. Informaciny documentacin. Gestin dedocumentos.


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El ingls posee trminos distintos (documents, records, archives), para designar lo que encastellano, como en el resto de lenguas latinas, cuenta con una nica voz (documentos).As, documentes el equivalente a documentoen su significado genrico, como mera infor-macin registrada. Por el contrario, los trminos recordsy archivesdesignan de maneraespecfica a aquellos documentos producidos como prueba y reflejo de las actividades dela organizacin que los ha creado, reservndose el empleo de este ltimo a los documen-tos de carcter histrico

(UNE- ISO 30301:2011.Informacin y documentacin. Sistemas de gestin para los do-cumentos Requisitos. Nota Nacional Anexo B).

El significado de registro no se aproximan a la definicin de recorden las nor-

mas de sistemas de gestin en ninguna de las 24 acepciones del Diccionario

de la Real Academia de la Historia y sin embargo, su uso est tan extendido

que ser muy difcil cambiarlo en la jerga de los sistemas de gestin. En las

nuevas definiciones comunes para todos los MSS, se ha introducido el con-

cepto documented information, que abarca las dos tipologas documentales

anteriormente definidas como documentsy records. Esperemos que cuando este

cambio se introduzca, paulatinamente vaya desapareciendo el trmino regis-tros de calidad.

Es posible que el uso de un trmino tan diferente al usado en el lenguaje co-

mn haya llevado a que en las implementaciones de sistemas de gestin en

los pases latinos se haya acentuado la tendencia a considerar el archivo de

calidad que contiene los documentos y registros de calidad, como algo total-

mente aislado del archivo general de la organizacin. De momento es necesa-

rio entender que los registros de calidad no son ms que los documentos o

informacin que se produce en un determinado proceso.

Es frecuente que en algunas organizaciones, o por determinados individuos

dentro de las organizaciones, se identifica el sistema de gestin con la docu-

mentacin del sistema, al ser esta ltima la parte ms visible del mismo y, so-

bre todo, porque al recibir a los auditores del sistema de gestin lo primero

que examinan es la documentacin y los registros de calidad.

Tambin es frecuente or quejas sobre la implantacin de un sistema de ges-

tin y la burocratizacin que supone toda la documentacin que hay que ge-

nerar, custodiar y guardar. Seguramente los que as se expresan sienten la im-plantacin del sistema de gestin como algo ajeno que les hace trabajar ms

para generar la documentacin exigida. Sin duda, se trata de una desviacin

o efecto colateral de la implantacin de un sistema de gestin poco integrado

en la organizacin.


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1.4.3. Disposicin de un sistema de gestin en la implantacin de

un sistema de gestin

La existencia de un sistema de gestin puede tener ventajas e inconvenientes

a la hora de implantar un modelo o sistema de gestin documental. En el

siguiente cuadro analizamos tres situaciones reales a la hora de implantar un

modelo de gestin documental en organizaciones que ya tiene implantado un

sistema de gestin, y sus posibles ventajas e inconvenientes.

Situacin Ventaja Inconveniente

El sistema de gestin se ha im-plantado slo para unos deter-minados procesos de la orga-nizacin. Por ejemplo, en unaempresa para los procesos derelacin con los clientes.

Los departamentos implica-dos pueden entender mejorlos beneficios y ventajas de unmodelo de gestin documen-tal.

La gestin documental en lasorganizaciones tiene un com-ponente holstico muy fuerte,lo que no encaja muy bien enuna implantacin fragmenta-da.

Los documentos y registros seencuentran gestionados poruna aplicacin informtica es-pecfica del sistema de ges-tin.

Se puede ofrecer ms funcio-nalidades o ms amigabilidadcon una solucin corporativaalternativa. Se pueden plan-tear tambin una reduccinde costes sobre todo cuandolas licencias del sistema tienencostes elevados.

Los departamentos respon-sables del sistema de gestinpueden tener resistencia alcambio y percibir el modelode gestin documental corpo-rativa como una intrusin ensus competencias.

Existen varios sistemas de ges-tin implantados en la orga-nizacin con alcances diferen-tes.

El modelo de gestin docu-mental o el sistema de gestinpara los documentos 30300 sepuede presentar como el inte-grador o pegamento de to-

dos los otros sistemas de ges-tin.

La organizacin ha pasado pordiferentes anlisis previos a laimplantacin de cualquier sis-tema de gestin, por lo queno es planteable un nuevo

anlisis slo para el compo-nente documental.

1.5. Normas relacionadas con los sistemas de gestin

En el universo ISO existen otras dos normas muy importantes, que siempre

aparecen mencionadas al lado de las normas de sistemas de gestin, aunque

realmente no lo son en estado puro. Son las normas ISO 31000 de Gestin del

riesgo e ISO 26000 de Responsabilidad social corporativa.

La diferencia es que estas normas no proponen que las organizaciones esta-

blezcan un sistema de gestin para cubrir estos aspectos, sino que pretenden

influir de una manera ms global en la filosofa de las organizaciones e im-

pregnar a todos los otros sistemas de gestin.

Por su importancia reflejamos en las siguientes fichas las caractersticas ms

importantes de las mismas.

1) Serie ISO 31000

Ved tambin

Sobre los documentos 30300,podis ver la unidad La serieISO 30300: Sistema de gestinpara los documentos.


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TEMA: RiesgoDefinicin: Efecto de incertidumbre sobre los objetivos

NORMA PRINCIPAL: ISO 31000:2009. Risk management-Principles and guidelines

Equivalente UNE: UNE-ISO 31000:2010. Gestin del riesgo. Principios y directri-ces.

OTRAS NORMAS DE LA SERIE: ISO/IEC 31010:2009. Risk management-Risk assessment tech-nique

PRODUCTOR: ISO TC 262 Risk Management (antes fue un Project Committehasta que se public la norma)

COMENTARIOS:Los sistemas de gestin son grandes sistemas de prevencin de riesgos, es decir, se sistematizala gestin con la finalidad de minimizar al mximo los riesgos de no alcanzar los objetivos de-finidos. La ISO 31000 pretende ser la referencia de todos los sistemas de gestin sobre cmoenfocar la gestin de los riesgos, que incluye la identificacin, la evaluacin y las acciones para

mitigarlos.La gestin de riesgos es en algunas organizaciones una fuerte funcin interna. Est relaciona-da con la gestin de documentos, pues todo el proceso que se propone para la gestin de losriesgos produce y se sustenta en documentos. Tambin existen riesgos importantes cuando lasorganizaciones no gestionan sus documentos.

2) Serie ISO 26000


TEMA: Responsabilidad socialDefinicin: Responsabilidad de una organizacin del impacto de sus decisiones y actividadesen la sociedad y el medio ambiente a travs de una conducta tica y trasparente que : contribuye al desarrollo sostenible, incluyendo la salud y el bienestar de la sociedad; tiene en cuenta las expectativas de las partes interesadas; cumple con la legislacin aplicables y es consistente con las normas internacionales de con-

ducta; est integrada en la organizacin; se practica en sus relaciones con otra partes.

NORMA PRINCIPAL: ISO 26000 : 2010- Guidance on social responsibil ity

Equivalente UNE: UNE-ISO 26000:2012 Gua de responsabilidad social.

OTRAS NORMAS DE LA SERIE: No existen

PRODUCTOR: ISO/WG SR (working Group on Social Responsibility

COMENTARIOS:La redaccin de esta norma en ISO ha supuesto la contribucin de miles de expertos de loscinco continentes que decidieron que la norma no fuese un sistema de gestin como tal (y porlo tanto, no fuera certificable). De la misma manera que la ISO 31000 pretende ser el expo-nente de una filosofa que apliquen todas las organizaciones voluntariamente.Es de destacar que en Espaa, compartiendo principios de la norma ISO 26000, se redactuna especificacin RS10 de AENOR, que posteriormente se convirti en IQNet SR10, que sir-ve para integrar la gestin de la responsabilidad social en la estrategia de las organizaciones ypara comunicar los logros alcanzados a travs de su certificacin. AENOR ofrece un servicio decertificacin sobre esta especificacin.

Reflexin

Podra llevarse a cabo la aplicacin de cualquiera de las normas de gestin sin una buenagestin de documentos?


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Podra ser parte de la responsabilidad social gestionar adecuadamente la informacin ylos documentos que reflejan las actividades realizadas y las decisiones tomadas?

Cmo podra justificarse?


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2. La serie ISO 30300: Sistema de gestin para losdocumentos

Los documentos o la gestin de documentos tienen su propio sistema de ges-

tin, cuyas normas componen la serie ISO 30300.

En esta unidad conocemos un nuevo sistema de gestin, cuyo objeto es esta-

blecer la sistemtica para gestionar los documentos que genera la organizacin

como consecuencia de su actividad diaria, al ejecutar sus procesos de negocio.

En primer lugar, hacemos una breve introduccin de la norma y presentamos

su estructura y su grado de desarrollo. En segundo lugar, explicamos las impli-

caciones del concepto sistema en el contexto de la gestin de documentos.

Por ltimo, analizaremos estas normas en mayor profundidad con una doble

intencin:

Conocer la metodologa de las normas de gestin. La metodologa de me-

jora continua es aplicable a todas las otras normas de gestin, por lo que

explicando esta entenderemos cmo funcionan las otras mencionadas; y

obtendremos la terminologa y conocimientos necesarios para poder com-

prender el entorno de organizaciones en los que se ha implantado una

norma de gestin.

Entender en qu organizaciones puede proponerse la implantacin de un

sistema de gestin ISO 30300, sobre el modelo de gestin documental ope-

rativo (que es el objeto de estudio en profundidad en este posgrado, tanto

en su parte funcional como tecnolgica).

2.1. Estructura de la serie ISO 30300

Los documentos o la gestin de documentos tienen sus propias normas en-

globadas en un sistema de gestin: la serie ISO 30300 Sistemas de gestin

para los documentos (SGD). Las dos primeras normas han sido, publicadas

por primera vez a finales del ao 2011. A fecha del ao 2013, est en proceso

de elaboracin la Gua de implementacin (ISO30302) previndose su finali-

zacin, de acuerdo a los procedimientos ISO, en torno al ao 2014.


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Figura 3. Normas integrantes del sistema de gestin ISO 30300

Fuente: ISO 30300.

Ms concretamente, los dos primeros productos de la familia de normas

ISO 30300, ya publicados, son la norma ISO 30300:2011 y la norma ISO

30301:2011.

ISO 30300:2011, Management systems for records Fundamentals and

vocabulary / UNE ISO 30300:2011, Sistemas de gestin para los documen-tos. fundamentos y vocabulario. Es la norma que explica el propsito de

un sistema de gestin para los documentos o SGD (acrnimo que se utiliza

en las propias normas). Adems, esta norma expone los principios para

una implantacin exitosa, y define la terminologa que se usar en toda

la serie. Esta terminologa es totalmente compatible con la utilizada en el

resto de las normas de sistemas de gestin.

ISO 30301:2011, Management systems for records Requirements / UNE

ISO 30301:2011, Sistemas de gestin para los documentos. Requisitos. Es

la especificacin de los requisitos a cumplir para desarrollar una poltica

de gestin documental y unos objetivos documentales. Esta poltica y el

logro de los objetivos se consigue mediante la definicin de los roles y res-


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ponsabilidades, el diseo de los sistemas y procesos de gestin documen-

tal y la asignacin de los recursos necesarios. Todo ello en un contexto

de supervisin, medicin y evaluacin de los resultados para asegurar los

mecanismos que permiten la mejora continua.

2.2. Concepto sistema e implicaciones en el contexto de la

gestin de documentos

Para poder entender las normas 30300 hay que tener en cuenta que la palabra

sistemaen espaol, o systemen ingls, se ha convertido en un comodn que se

utiliza en diferentes contextos no siempre con el mismo significado. Aunque

se pueda discutir con muchos argumentos, las TIC (tecnologas de la informa-

cin y las comunicaciones) se han apropiado del trmino y la mayor parte de

las personas interpretan sistema como sistema de informacin o aplicacin

informtica. Cuando no es as nos vemos obligados, como en este caso, a dar

explicaciones y definiciones para entender a qu nos referimos.

Como hemos sealado antes, los sistemas de gestin se definen como el con-

junto de elementos interrelacionados o que interactan en una organizacin

con el fin de establecer polticas y objetivos, y los procesos para alcanzarlos.

La norma IS0 30301 propone un sistema muy concreto de gestin (sistema

para gestin de los documentos) basado en la mejora continua, cuya metodo-

loga ha sido implementada con xito en muchas organizaciones.

Sin embargo, tenemos que reconocer otros contextos en los que tambin se

utilizan expresiones similares para referirse a otras realidades. Es el caso de este

posgrado en el que por sistemas de gestin documental entendemos los pro-

cesos, controles y aplicaciones necesarias para la gestin de los documentos.

La figura 4 explica las denominaciones y el contexto de las Normas ISO 30300,

donde en la primera columna vemos tres acepciones de sistema; en la segunda

columna, qu acepcin est contemplada en la ISO 30301; y por ltimo, la

tercera columna recoge la denominacin contemplada en la serie ISO 30300,

equivalente a cada acepcin recogida en la primera columna.


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Figura 4. Significado del concepto de Sistema de gestin para los documentos

2.3. Los requisitos de la Norma 30301

Para una eficiente gestin de los documentos se deben seguir los requisitos de

la norma, en base a los cuales puede ser certificada, si as lo desea la organiza-

cin. Dichos requisitos deben ser desarrollados teniendo en cuenta las tareas

involucradas en la gestin.

En los sistemas de gestin, todos los requisitos, al ser certificables, son de obli-gado cumplimiento al implantar la norma y se reconocen por la utilizacin

del verbo debeen espaol o el verbo shallen ingls.

En el texto de la norma existen requisitos en cada una de las secciones y sub-

secciones. En la norma 30301 existe adems un anexo normativo, el anexo A,

que incluye todos los requisitos de los procesos y controles documentales.

El funcionamiento del sistema de gestin de la norma ISO 30301 se refleja en

la figura 5, que adems representa los captulos de la norma. En el esquema se

ve cmo el sistema de gestin se sustenta en los requisitos y expectativas de

los clientes y partes interesadas de la organizacin con respecto a la gestin de

los documentos. El sistema de gestin en el centro se compone de todos los

elementos interrelacionados, que se representan por las distintas secciones de

la norma. Estos elementos son capaces de producir documentos con la calidad

suficiente para permitir tomar las decisiones de gestin correctas, que condu-

cen al cumplimiento de la poltica y las expectativas de la organizacin.

Ved tambin

En las asignaturas Procesos yherramientas de gestin docu-mentaly Anlisis y diseo: mo-delo documental, veremos conms detenimiento los proce-sos propios de la gestin docu-

mental.

Ved tambin

En los siguientes subaparta-dos explicaremos los requi-sitos principales de la norma30301, que debern ser com-pletados con la lectura de lapropia norma, y algunos con-sejos de desarrollo.

Lectura recomendada

Se recomienda la lectura delfolleto publicado por SEDIC,que puede descargarse gratui-tamente de la web, Bustelo,Carlota, Serie ISO 30300, SE-DIC 2011. En este folleto secomplementa este texto conalgunos ejemplos y cuadros.
http://www.sedic.es/p_documentos_trabajo.asphttp://www.sedic.es/p_documentos_trabajo.asp


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Figura 5. Requisitos de la serie 30300

Fuente: UNE ISO 30300.

Concretamente, los elementos que integran los requisitos de la norma son:

1)Conocer el contexto de la organizacin para alinear el sistema de gestin a

los objetivos y necesidades organizativas.

2)Indicar quin o quines van a desempear el liderazgo, y planificar las ac-

tividades vinculadas al sistema de gestin para documentos.

3)Establecer los elementos que darn soporte al sistema para su correcto fun-

cionamiento.

4)Definir los procesos y procedimientos (operaciones) que van a contribuir a

gestionar documentos a nivel operativo.

5)Evaluar el sistema para detectar fallos del sistema y mejorarlos.

6)Disear las acciones que contribuyan a mejorar el sistema de acuerdo a la

orientacin a la mejora, propia de este tipo de normas.


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2.3.1. Contexto de la organizacin

Los primeros requisitos para establecer un SGD son de dos tipos. En primer

lugar, los que obligan a identificar los factores externos e internos y los requi-

sitos de negocio, legales o regulatorios y de cualquier otra ndole. En segundo

lugar, las organizaciones deben fijar el alcance del mismo. Esta tarea es espec-

fica para cada organizacin y los resultados pueden ser distintos, incluso si se

trata de organizaciones que compiten en un mismo sector y lugar geogrfico.

Este anlisis debe repetirse en el proceso de revisin del SGD, puesto que las

circunstancias pueden cambiar a lo largo del tiempo.

En resumen, los requisitos principales para esta seccin nos obligan a identi-

ficar:

Los factores internos y externos que afectan a la organizacin.

Los requisitos de negocio, legales y de otra ndole, que afectan a la creacin

de los documentos.

El alcance del SGD.

Este anlisis puede relacionarse con la sistemtica propia de la inteligencia

competitiva (IC), que incluye una auditora de la informacin. Este tipo de

auditoras permite establecer qu informacin se precisa del entorno interno

y externo, y qu fuentes de informacin se requieren, detectando las que ya

se tienen en la organizacin y las que es preciso incorporar. En este sentido,la UNE 166006:2011 de la serie 166000 para la gestin de la I+D+i, establece

una sistemtica para observar el entorno que es recomendable tomar como

punto de partida. Los procesos que tiene en cuenta son: definir necesidades

de informacin, seleccionar fuentes de informacin, planificar las bsquedas

mediante la definicin de palabras claves, obtener informacin, almacenarla,

analizarla, y generar productos de inteligencia (figura 6).


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Figura 6. Conocimiento del entorno requerido por la norma ISO 30301 a partir de la UNE 166006

Fuente: Garca, 2012.

Lecturas complementarias

M. Garca Alsina(2012). UNE 166006:2011 IN Gestin de la I+D+i: Sistema de vigilanciatecnolgica e inteligencia competitiva. Blog ISO 30300.

C. Soy i Aumatell(2011).Auditora de la informacin[Recurso electrnico] / Cristina Soyi Aumatell Publicaci. Barcelona: UOC.

E. Ortoll Espinet; M. Garcia Alsina(2008).La Intelligncia competitiva. Barcelona: UOC.

M. Garcia Alsina; E. Ortoll Espinet(2012).La inteligencia competitiva: evolucin histricay fundamentos tericos. Gijn: Trea.

2.3.2. Liderazgo

La implantacin de cualquier sistema de gestin requiere del compromiso dela alta direccin de la organizacin. Este compromiso no solo debe ser terico

sino efectivo y demostrable, quedando as explcito el liderazgo en la organi-

zacin respecto a la gestin de documentos, situando esta al nivel estratgico

de la organizacin.

Se agrupan aqu todos los requisitos que deben ser cumplidos por la alta di-

reccin para la correcta ejecucin de la gestin de documentos. Los aspectos

que deben ser tenidos en cuenta son: disear los ejes de la poltica de gestin

documental, establecer los recursos y definir los cargos responsables de SGD

(Sistemas de gestin para los documentos).


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El mximo compromiso es el establecimiento de una poltica de gestin do-

cumental, que formalmente debe quedar recogida en un documento que se-

r el referente de todo el sistema. Por tanto, la poltica es un documento de

alto nivel que establece las estrategias de gestin documental, y acta como

un marco donde deben encuadrase los objetivos de gestin documental. Es

evidente que la alta direccin no redactar el documento de poltica, sino que

este documento ser preparado por los tcnicos correspondientes, pero la alta

direccin s que debe hacer suyos los principios y haber valorado las implica-

ciones de la misma. Adems, se requiere que la poltica sea formalmente apro-

bada, divulgada y defendida a todos los niveles de la organizacin.

Para elaborar dicha poltica el tcnico encargado de su redaccin debe tener

en cuenta que:

un documento de poltica debe ser corto (mejor una pgina que dos, dos

que tres...);

tiene que estar escrito en un lenguaje que entiendan todas las personas de

la organizacin;

debe marcar el camino estratgico, nunca detallar los procesos y controles

documentales.

Adems de establecer la poltica, la alta direccin debe asignar los recursos

necesarios para que se implante el SGD. Y no solo los recursos econmicos ymateriales, sino la asignacin de roles y responsabilidades.

La ISO 30301 exige que uno de los cargos de la alta direccin sea el responsable

del SGD. No se pretende una responsabilidad en exclusiva, pero s una asun-

cin de responsabilidades al ms alto nivel. Lo habitual es que la persona en la

que recaiga esta responsabilidad no tenga conocimientos tcnicos de gestin

documental, por lo que la ISO 30301 propone para las organizaciones lo su-

ficientemente complejas que pueda existir adems un responsable operativo

del SGD.

Los roles y responsabilidades deben asignarse adems a todos los niveles de la

organizacin. Cada uno debe conocer su responsabilidad con respecto al SGD

y adems debe conocer las de los dems.

2.3.3. Planificacin

Como ya hemos visto, todos los sistemas de gestin son al mismo tiempo un

sistema de prevencin de riesgos. Un SGD especialmente pretende evitar todos

los riesgos que conlleva no crear los documentos necesarios de cada actividad,

y un inadecuado control de los mismos.


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Cada organizacin debe identificar, basndose en el anlisis previo realizado,

cules son los riesgos y oportunidades que necesitan tratamiento al implantar

el SGD. Si se identifican acciones especficas para tratar estos riesgos, estas

acciones deben incluirse en los controles y procesos documentales.

Como hemos visto, la identificacin de riesgos est totalmente ligada a los

objetivos de gestin documental, de modo que, aunque en la norma se descri-

ben de forma separada y secuencial, en la implantacin real la identificacin

de riesgos es un proceso conjunto compuesto por la definicin de objetivos y

los planes para alcanzarlos.

Para cada objetivo de gestin documental, que parten obligatoriamente de

la poltica de gestin documental, la planificacin debe incluir el, quin?,

qu?, cunto?, cundo? y cmo? Los aspectos que se deben recoger en la

planificacin quedan descritos en la propia norma (ISO 30301, captulo 6.2)

de la siguiente manera:

Quin ser el responsable.

Lo que se har.

Qu recursos son necesarios.

Cundo se completarn.

Cmo se evaluarn los resultados.

La planificacin debe recogerse en un documento que se puede denominar

de distintas maneras en las organizaciones: plan estratgico, plan de implan-tacin, plan de desarrollo del SGD, etc. Tambin siguiendo la estela de la ISO

9000, puede plantearse la realizacin de un manual del SGD, en el que se in-

cluyan los objetivos definidos y los planes para llevarlos a cabo.

Esta planificacin nos permite escalonar y hacer viable la consecucin de ob-

jetivos cumpliendo con los requisitos de la norma.

2.3.4. Soporte

El SGD (Sistemas de gestin para los documentos), como cualquier otro siste-

ma de gestin, necesita de soporte para su implantacin. En este captulo la

norma 30301 identifica los siguientes apartados:

Los recursos asignados al SGD, que se entiende que son tanto humanos

como materiales; y que varan enormemente dependiendo del tamao y

tipo de organizacin.

La capacitacin de los recursos humanos para asumir la ejecucin y res-

ponsabilidad de los procesos que se les asignan.


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La concienciacin y formacin del personal en la importancia de cumplir

con los requisitos del sistema de gestin.

La comunicacin interna, y en su caso externa, de la poltica y objetivos

de la gestin documental.

La documentacin del SGD.

En el caso de un SGD, la propia documentacin del sistema se convierte en

el objeto de la poltica y objetivos de gestin documental, y es controlada

por los procesos y controles documentales. En cada una de las secciones y

captulos de la norma se indica cundo se debe documentar o incluir en la

informacin documentada una determinada accin, pero en el captulo de

documentacin se hace un resumen de estos requisitos indicando que debe

existir un procedimiento especfico para la aprobacin de la documentacin

del propio SGD.

Los requisitos agrupados bajo el epgrafe de soporte son probablemente los

ms fciles de auditar, por lo que en algunas implantaciones de otras normas

de gestin pasan a tener un papel protagonista, identificando el propio sistema

de gestin con los requisitos de soporte. Estos son totalmente necesarios para

la implantacin del sistema pero no son los objetivos del mismo.

2.3.5. Operacin

La norma 30301 determina que las organizaciones deben implementar los pro-

cesos de gestin documental que le permitan cumplir con los objetivos. Estos

procesos documentales se implementan en aplicaciones de gestin documen-

tal, que en un porcentaje cercano al 100% sern programas informticos que

sean capaces de implementar los controles3bien para la documentacin en

papel, bien para los documentos electrnicos.

Antes de la implementacin de los procesos de gestin documental, la meto-

dologa de sistemas de gestin requiere el diseo de los mismos, como una

profundizacin ms del proceso de planificacin (figura 7).

Figura 7. Proceso de planificacin de un SGD

Fuente: Elaboracin propia.

(3)Estos procesos y controles y lossistemas en los que se soportanson el objeto de estudio de esteposgrado y son tratados en pro-fundidad en sus distintos mdulos.


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Para el diseo de los procesos de gestin documental, la Norma ISO 30301

plantea en su texto principal cules son los propsitos generales de los proce-

sos a implantar. Para definir el requisito de cada uno de los procesos, la Nor-

ma remite al anexo A. Los requisitos aparecen bajo la columna Control. Este

anexo es un anexo normativo, lo que quiere decir que todos los requisitos son

obligatorios. Si la organizacin ha detectado en el proceso de planificacin que

alguno de los procesos no se aplica en su contexto debera justificar por qu

no aplica ese proceso y por lo tanto, no tendra que cumplir con el requisito

correspondiente. Esta justificacin debe documentarse y es parte del proceso

de diseo de los procesos y controles documentales.

La norma 30301 en su parte operativa est redactada de forma que es perfec-

tamente aplicable en un entorno totalmente digital, que en este momento es,

si no la realidad, el objetivo de una gran parte de las organizaciones. Por eso

existe un captulo especial que recoge los requisitos de las aplicaciones infor-

mticas que gestionan estos documentos. Son requisitos generales que no in-

ciden en las funcionalidades que deben tener estas aplicaciones.

Lecturas recomendadas

Para conocer ms sobre los requisitos de las aplicaciones resulta de inters consultar lossiguientes documentos:

UNE-ISO 16175-1:2012 Informacin y documentacin. Principios y requisitos funciona-les para documentos en entornos de oficina electrnica. Parte 1: Generalidades y decla-racin de principios.

UNE-ISO 16175-2:2012 Informacin y documentacin. Principios y requisitos funciona-

les para documentos en entornos de oficina electrnica. Parte 2: Directrices y requisitosfuncionales para sistemas que gestionan documentos electrnicos.

UNE-ISO 16175-3:2012 Informacin y documentacin. Principios y requisitos funciona-les para documentos en entornos de oficina electrnica. Parte 3: Directrices y requisitosfuncionales para documentos de la organizacin.

Model Requirements for the Management of Electronic Records (Mo Req). Disponible en http://www.dlmforum.eu/[Consulta: 15 de octubre del 2012].

Los procesos estn divididos en dos grandes apartados: Creacin y Control.

Bajo cada uno de ellos se agrupan los procesos con la intencin o el propsito

de los mismos, de manera que en un lenguaje no tcnico pueda ser compren-

dido por la alta direccin de las organizaciones.

En la siguiente tabla vemos los procesos tal y como estn agrupados en la

norma ISO 30301.

Propsito Proceso

Determinar la necesidad de in-formacin.

Determinar los requisitos

Crear documentos fiables

Creacin Determinar qu documen-tos, cundo y cmo deben sercreados y capturados en cadaproceso de negocio

Determinar la conservacin

Ved tambin

Estos procesos los veris conms detenimiento en otrasasignaturas de este posgrado:Procesos y herramientas de ges-tin documentaly Anlisis y di-seo: modelo documental.
http://www.dlmforum.eu/http://www.dlmforum.eu/http://www.dlmforum.eu/http://www.dlmforum.eu/


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Propsito Proceso

Establecimiento de calendariosde conservacin

Determinar los mtodos decaptura

Identificar la informacin des-criptiva y de contexto

Determinar la informacin so-bre el contenido, contexto ycontrol (metadatos) que debeincluirse en los documentos Identificar el momento de la

incorporacin

Decidir en qu forma y estruc-tura se deben crear y capturarlos documentos

Identificar los requisitos espe-cficos

Determinar las tecnologasadecuadas para crear y captu-rar los documentos

Seleccionar la tecnologa

Registrar

Clasificar

Seleccionar la informacin decontrol (elementos de meta-datos)

Determinar el historial deeventos

Determinar la informacin decontrol (metadatos) que de-be crearse en los procesos degestin documental y cmose vincular y gestionar conlos documentos a lo largo deltiempo

Control de los documentosfuera de la organizacin

Desarrollar reglas de accesoEstablecer las reglas y condi-ciones para el uso de los docu-mentos a lo largo del tiempo Implementar reglas de acceso.

Mantener la integridad y laautenticidad

Mantener la usabilidad

Mantener la disponibilidad delos documentos a lo largo deltiempo

Limitar las restricciones

Implementar la disposicin

Autorizar la disposicin

Transferencia

Trasferir

Destruir

Establecer la eliminacin otraslado autorizados de los do-cumentos

Mantener informacin sobrelos documentos destruidos

Identificar las aplicaciones degestin de documentos

Documentar las decisiones im-plementadas

Control

Establecer las condiciones quedeben regir la administraciny mantenimiento de las aplica-ciones de gestin documental

Acceder a las aplicaciones degestin de documentos


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Propsito Proceso

Asegurar la disponibilidad

Garantizar la efectividad

Garantizar la integridad

Administrar los cambios

Para cada proceso se propone un requisito, o ms de uno en algunos casos,

que se agrupan en la columna de controles. Cada requisito est identificado

con un nmero o cdigo que haga ms fcil su implementacin (figura 8).

Figura 8. Ejemplo de un requisito en el anexo A de la Norma ISO 30301


2.3.6. Evaluacin

La formalizacin de la evaluacin es uno de los pilares de la metodologa de

gestin. El propio proceso de evaluacin se sustenta en unos requisitos de

obligado cumplimiento, formando parte ineludible del sistema de gestin. Por

ello, todos los sistemas de gestin contemplan este proceso.

En este apartado presentamos las auditoras internas, los procesos de evalua-

cin y las acciones derivadas de la evaluacin (la gestin de no conformida-

des, acciones correctivas y mejora continua), tomando como ejemplo la serie

ISO 30300.

Auditoras internas

La evaluacin se realiza mediante auditoras internas, siguiendo el sistema de

auditora previamente implantado. Para definir el sistema de auditora interna

y para realizar las auditoras internas se toma como base la norma ISO 19011:

2011, Guidelines for auditing management systems.


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Las auditoras internas pueden hacerse por una de las siguientes dos vas. Una

de ellas es el uso de recursos propios de la organizacin, cuando esta tiene el

suficiente tamao y capacidad para poder destinar personas a esta funcin. La

segunda va es la auditora a una empresa de servicios mediante una relacin

contractual.

Es importante destacar que este proceso de evaluacin no debe confundirse

con la certificacin por terceras partes independientes. La certificacin o au-

ditora externa no exime de la existencia de un proceso formal de auditora

interna y revisin por parte de la alta direccin.

Tanto en la auditora interna como en la auditora externa la metodologa se-

guida ser la misma y el propio proceso de auditora debe quedar documenta-

do. En el proceso de auditora se verificarn el cumplimiento de la poltica y

los objetivos documentales y la planificacin de los mismos. El mtodo y el

alcance de la auditora estarn definidos de antemano y al finalizar la misma

se emite un informe de auditora que ser parte de la informacin que se ma-

neje en la revisin por parte de la alta direccin.

Procesos de evaluacin

El proceso de revisin de un sistema de gestin, por ejemplo del SGD, por parte

de la alta direccin no es contratable externamente y es parte del compromiso

de la direccin.

La evaluacin se define en varios pasos o acciones que se van superponiendo:

En primer lugar, la organizacin debe definir lo que va a supervisar y me-

dir, estableciendo los procedimientos para hacerlo (cmo y cundo). Por

ejemplo, en el caso de un SGD, se determina si va a medir trimestralmente

el nmero de expedientes abiertos y documentos electrnicos producidos

por cada rea, haciendo una consulta a la aplicacin corporativa de ges-

tin documental.

Despus debe definir quin y cmo va a analizar y evaluar esa informacin.Por ejemplo, el responsable operativo de gestin documental comparar

resultados y analizar las causas de cambios significativos.

A intervalos planificados se debe realizar un proceso formal de auditora

interna. La prctica habitual en otros sistemas de gestin es una vez al ao.

Por ltimo, se debe realizar una revisin del sistema de gestin por parte

de la alta direccin. Esta revisin tambin tiene que realizarse a intervalos

planificados, lgicamente mucho mayores que los de la auditora interna

(tres o cuatro aos son parmetros habitualmente utilizados).


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En el siguiente esquema podemos ver los distintos pasos del proceso de eva-

luacin y sus resultados:

Figura 9. Procesos de evaluacin


Gestin de no conformidades, acciones correctivas y mejora con-tinua

En los sistemas de gestin el ciclo de mejora se basa en los hallazgos de la

auditora. Estos hallazgos pueden ser:

Conformidades - No conformidades

Puntos dbiles - Puntos fuertes

Riesgos - Oportunidades

Las no conformidades son bsicamente el no cumplimiento de uno de los re-

quisitos de la Norma 30301. Una vez detectadas requieren de una accin co-

rrectiva. Cada uno de los requisitos de la norma se identifica porque contiene

el verbo debe, y se encuentran tanto en el texto principal como en el anexo

A (anexo normativo).

Las no conformidades quedan reflejadas en el informe de auditora, que puede

sugerir cul es la accin correctiva requerida o dejarlo en manos de la orga-

nizacin. Cada no conformidad tiene obligatoriamente que dar lugar a una

accin correctiva, cuya ejecucin debe quedar documentada y puede requerir

de una auditora extraordinaria que confirme la efectividad de la misma.

Sin embargo, la organizacin no debera esperar a la auditora interna para ver

las no conformidades. Si en el anlisis y evaluacin de cmo funciona el SGD

se detectan tendencias adversas habra que actuar previamente y no esperar

a la no conformidad.

De la misma manera la mejora continua no solo se consigue con la puesta en

marcha de estas acciones, sino con la revisin y actualizacin de la poltica

y objetivos de gestin documental y de los planes para conseguir estos objeti-


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vos. Esta forma de actuacin tiene una de sus representaciones grficas ms

conocidas en la rueda de Deming o PDCA (figura 10), que avanza por una su-

perficie inclinada para simular la mejora continua.

Figura 10. Rueda de Deming

Fuente: Elaboracin propia partiendo del diagrama de www.12manage.com/methods_demingcycle_es.html.
http://www.12manage.com/methods_demingcycle_es.htmlhttp://www.12manage.com/methods_demingcycle_es.htmlhttp://www.12manage.com/methods_demingcycle_es.htmlhttp://www.12manage.com/methods_demingcycle_es.html


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Actividades

1.Leed al menos una de las normas de gestin. Buscad las relaciones con los documentosy la gestin de documentos

2.Leed la ISO 30301 y la ISO 30300


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Analisis Del Contexto Organizativo (Modulo 2)

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