Universidad Mariano Gálvez de Guatemala

Facultad de Ciencias de la Administración

Maestría en Administración Financiera

Teoría General de Sistemas

Ensayo:

“Análisis del Sistema de Información Actual

En el Colegio Paraíso”

Por: Reyes de Jesús López Martínez

Carnet: 4029-99-5524

Huehuetenango, julio de 2,012

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INTRODUCCIÓN

El presente trabajo sirve como estudio y análisis del sistema de

información actual que esta implementado en el Colegio Paraíso, de la ciudad

de Huehuetenango; es de gran valor conocer el procedimiento y los medios de

información que se tienen en nuestro alrededor, para obtener una información

eficiente que sirva de apoyo para la toma de decisiones en los niveles

superiores de la administración.

En la práctica es necesario contar con un sistema tecnológico, para el

manejo eficiente y oportuno de la información, por lo que se requiere del equipo

adecuado y del personal idóneo para obtener buenos resultados y la

información esté disponible cuando los directivos deseen tomar decisiones en

una organización.

Es de gran importancia tener el conocimiento adecuado sobre los

conceptos relacionados a los sistemas de información, debido a lo anterior, al

inicio del documento se tiene un análisis de varios puntos de vista, de algunos

autores; seguidamente se tiene un análisis del sistema actual que utiliza el

Colegio Paraíso, de la ciudad de Huehuetenango; luego un análisis del

hardware y de las características del equipo tecnológico que se utiliza para el

manejo de la información, y para finalizar un análisis de las características que

debe tener la información útil que se presenta al usuario final del sistema, para

que realice las decisiones correctas y oportunas para el desarrollo y

conveniencia de la organización.

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SISTEMA DE INFORMACIÓN ACTUAL

EN EL COLEGIO PARAÍSO

Con la globalización1 y el desarrollo tecnológico, hoy en día las

organizaciones individuales y jurídicas, se ven en la necesidad de contar con

sistemas eficientes para el manejo de la información, razón por la cual, se debe

comprender el concepto de sistema de información, para ello, se detallan a

continuación algunas definiciones.

Un sistema de información se puede definir desde el punto de vista

técnico como un conjunto de componentes interrelacionados que recolectan (o

recuperan), procesan, almacenan y distribuyen información para apoyar la

toma de decisiones y el control en una organización (Laudon & Laudon, 2,008).

Los sistemas de información comprenden todos aquellos medios de

comunicación que ayudan a las personas a manejar la información que tiene

en una organización, para que los trabajadores, administradores o directivos

puedan llevar un control y tener una base al momento de tomar decisiones.

Por su parte, basándose en la Teoría General de Sistemas (TGS) o

enfoque sistémico, un sistema de información (SI) empresarial es un conjunto

de recursos técnicos, humanos y económicos, interrelacionados

dinámicamente, y organizados en torno al objetivo de satisfacer las

necesidades de información de una organización empresarial para la gestión y

la correcta adopción de decisiones (De Pablos Heredero, López Hermoso

Agius, Romo Romero, & Medina Salgado, 2,011).

En la anterior definición se tienen varios elementos fundamentales que

forman un sistema de información empresarial actual, los cuales se analizan a

continuación: la información, que abarca todo lo que el sistema recibe,

almacena, procesa y distribuye; las personas, son quienes introducen y

utilizan la información en el sistema; los equipos, que sirven para manejar la

1 Tendencia de los mercados y de las empresas a extenderse, alcanzando una dimensión mundial que

sobrepasa las fronteras nacionales.

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información y comunicarse con los usuarios, es decir el hardware, software y

las redes de comunicación; por último se tienen las normas o técnicas de

trabajo, que son necesarios para el desarrollo de las actividades.

Algunas empresas llevan un proceso por medio del cual generan un

sistema de información cada vez más capaz de satisfacer sus necesidades de

información, es por ello, que no existe un sistema específico para cada

empresa, sino que son cambiantes o dinámicos, pues cambian conforme a la

cantidad de información y al tamaño de la empresa.

El Colegio Paraíso, es una institución que ofrece a la población de

Huehuetenango los servicios educativos de preprimaria y primaria, debido al

crecimiento de estudiantes y de la demanda de sus servicios, el colegio se ha

visto en la necesidad de hacer uso de los medios tecnológicos actuales para

llevar un control de la información. En donde, esta institución cuenta con un

equipo de computación portátil, el cual le sirve para introducir, procesar,

almacenar y distribuir información a los diferentes usuarios.

El sistema de cobros de colegiatura es por medio de uno de los bancos

del sistema, el cual se encarga de recibir el dinero de los clientes o estudiantes

y abonarlo a la cuenta monetaria del colegio; por lo que se hace necesario un

intercambio de información entre ambos, para llevar el control de los ingresos y

la disponibilidad de la cuenta; así también para el control de la información se

hace uso del correo electrónico, en donde el banco le traslada al colegio

información de los nombres de los estudiantes y la cantidad que pagan a diario,

en un archivo de Excel, el cual es revisado con los estados de cuenta y los

Boucher de los alumnos, para el manejo de la contabilidad.

Con respecto a los egresos se lleva el control en una hoja de Excel de los

pagos en efectivo y con cheques, para el pago de salarios por ejemplo, se

manejan también los libros auxiliares correspondientes, como lo son las

planillas de sueldos, y se realiza por medio de un Banco del sistema, al cual se

le indica el listado de maestros y la cantidad que se debe depositar en sus

respectivas cuentas, para evitar cualquier problema con el pago de cheques

por los salarios.

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Los sistemas de información producen información que se emplea en la

toma de decisiones, tal como se puede analizar en los párrafos anteriores, los

directivos o dueños del colegio pueden tomar sus decisiones para gastar o

invertir sus recursos en base a los ingresos, por ejemplo. Un sistema de

información gerencial también puede contribuir a unificar algunas de las

funciones de información computarizadas de una empresa, a pesar de que no

existe como una estructura individual en ninguna parte de está (E. Kendall & E.

Kendall, 2,005).

Aunque, no sólo en la información financiera se tiene un sistema, sino

también, un sistema para la información de los estudiantes; en este caso se

maneja también en hojas de Excel, la información correspondiente a los

listados de alumnos inscritos por grado, en la cual se recaba la información

básica de cada uno de ellos, así mismo, al momento de realizar la inscripción

se requieren ciertos documentos personales e información importante, tales

como: partida de nacimiento extendida por el Registro Nacional de las

Personas, identificación del encargado, dirección, teléfono, entre otras.

Como también, se cuenta con un libro de asistencia de los alumnos, y de

un control de las calificaciones que se lleva en los cuadros personales de los

maestros en donde recopilan las calificaciones de los cursos detalladamente,

para después trasladarlos a secretaria quienes la procesan y almacenan para

después trasladarla a los usuarios, que en este caso vienen a ser los

encargados y los alumnos, los maestros, y el Ministerio de Educación en su

caso.

Como se puede observar los sistemas de información se han vuelto

esenciales para ayudar a las organizaciones a enfrentar los cambios de la

globalización. Proveen a las empresas de herramientas de comunicación y

hacen posible que las empresas adopten estructuras más sencillas, más

descentralizadas y acuerdos más flexibles entre los empleados y la

administración para beneficiarse en el uso de la información en el momento

oportuno, lo cual se traduce en optimización y beneficios para la organización.

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También, es importante realizar un análisis del hardware que se utiliza en

la institución para el procesamiento de la información, en donde se mencionó

anteriormente que el colegio utiliza un equipo de computación portátil con las

siguientes características. Computadora Laptop, marca DELL, pantalla de 12

pulgadas, modelo Inspiron 1420, procesador Intel® Core™2 Duo CPU T5450,

memoria (RAM) de 1 gigabyte, tipo de sistema operativo de 32 bits.

La laptop cuenta con un disco duro de 160 gigabytes, el cual esta

particionado en dos partes: una en donde se encuentra instalado el sistema

operativo o software y otro de recovery o recuperación de la información en

caso de pérdida de ella por cualquier peligro se puede recuperar cierta

información del sistema. El sistema operativo instalado es Microsoft® Windows

Vista TM Home Basic, la versión del sistema es 6.0.6002 Service Pack 2

Compilación 6002. Así mismo, se cuenta con una impresora marca Canon

Pixma iP1800, y con un módem de internet.

Las organizaciones dependen de información de alta calidad para

desarrollar planes estratégicos, para identificar problemas y para interactuar

con otras organizaciones. La información es de alta calidad cuando reúne las

características que la hacen útil para estas tareas. Las características de la

información útil caen dentro de tres amplias categorías: tiempo, contenido, y

forma (L. Daft & Marcic, 2,006).

Para que la información que llega a los usuarios sea realmente útil y

eficiente debe ser información de alta calidad, como se indica en el párrafo

anterior, en donde se mencionan ciertas características que la información

debe tener para que sea clasificada como una información útil; las cuales se

aplican y desarrollan en el ejemplo del colegio. En los diferentes sistemas de

información, se tienen diferentes usuarios que hacen uso de ella en diferente

tiempo, unos tienen la información anual, otros por bimestre, mensual,

semanal, o diario.

Para analizar los cobros de colegiatura por ejemplo, se realizan reportes a

diario por medio de correo electrónico, estados del movimiento de cuenta

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mensual, para que el usuario final, en este caso el propietario o el

administrador, pueda tener la información a tiempo. En otro caso, en las

calificaciones, es importante que se tenga un detalle con claridad de las

calificaciones que integran cada curso del estudiante, en donde se mida el

desempeño y conocimiento en cada área, y poder entregar al usuario final, es

decir a los encargados y al Ministerio de Educación, cuando corresponda las

calificaciones a tiempo.

Como se puede observar, es importante que la información proporcionada

a los usuarios finales cumpla con los caracteres de la información de alta

calidad que se mencionaron anteriormente y que me permito ampliar.

El tiempo, se refiere a que la información debe proporcionarse a los

usuarios y estar disponible cuando sea necesaria, además, la información debe

ser actualizada o relacionada con el período de tiempo a que se requiera, como

puede ser pasada, presente o futura.

El contenido, se refiere a que la información para que sea catalogada útil

debe ser exacta, es decir, libre de errores; se debe adaptar a las necesidades

de los usuarios; debe ser completa, concisa y relevante, es decir, que no se

deben tomar en cuenta los datos innecesarios.

Y por último, la forma de la información se refiere a que debe

proporcionarse en términos sencillos de entender para el usuario, ser detallada,

en orden, y presentable, muchas veces las gráficas expresan mejor la

información que con una explicación en forma verbal o escrita, aunque es

mejor hacer una combinación de ambas.

Muchas veces se dan los casos en que se da información a un

compañero de trabajo u otra persona y no nos firman de enterado o de

recibido, entonces, por resguardo o respaldo de la entrega de la información,

es conveniente y recomendable entregar cualquier información con una

constancia de recibido o de enterado la que debe especificar el nombre y firma

de la persona que recibe, el cargo o sello, la fecha y la hora de recibido.

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CONCLUSIÓN

Los sistemas de información son un conjunto de componentes o medios

que utilizan las personas para ingresar o almacenar datos, los cuales se

procesan hasta convertirse en información terminada, o información útil y

significativa para la toma de decisiones de los usuarios finales; quienes deben

tener en cuenta las características de una información útil, tales como el

tiempo, el contenido y la forma de la información; al momento de analizar y

tomar decisiones que pueden afectar el desarrollo de la organización. Para

finalizar se concluye que en este mundo globalizado, los sistemas de

información son cambiantes y que se adaptan a las necesidades de la

organización, como también, abarcan los recursos o medios físicos, humanos,

y tecnológicos.

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REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

De Pablos Heredero, C., López Hermoso Agius, J. J., Romo Romero, S. M., &

Medina Salgado, S. (2,011). Organización y transformación de los

sistemas de información en la empresa. Madrid: ESIC.

E. Kendall, K., & E. Kendall, J. (2,005). Análisis y diseño de sistemas. México:

Pearson Educación.

L. Daft, R., & Marcic, D. (2,006). Introducción a la Administración. México:

Cengage Learning.

Laudon, K. C., & Laudon, J. P. (2,008). Sistemas de información gerencial:

Administración de la empresa digital. México: Pearson Educación.