Alfresco RM 2.1Agilizando el cumplimiento normativas y almacenamiento de documentos de archivo.

Jose CarrascoSkype: jcarraskojose.carrasco@alfresco.com

La plataforma abierta paragestión de contenidos críticos y la colaboración documental.

Alfresco en cifrasAlfresco en cifras

4.000 mill. archivos

7 millones usuarios

3.000 empresas

180 países

100,000,000+

documentos

Los 10 mayores despliegues tienen una media de más

de 60 millones de documentos, superando

algunos los 100 mil.

100,000+usuarios

Los 10 mayores despliegues tienen una

media de 72.000 usuarios, superando algunos los 100 mil.

10,000+docs/hora

Una agencia federal de USA carga en el sistema

+10,000 registros médicos por hora en Alfresco

Alfresco en el mundo real

El Ciclo de vida …

Auditoria y Seguimiento

(Del documento vivo al documento de archivo)

Agenda• Casos de uso• Estrategias de archivo• Servicios documentales de archivo• Novedades 2.1• Demo• Preguntas

La plataforma Alfresco

Plataforma Open Source

Web Content Services

IMAP Server

Colaboración

Flujos de Trabajo

Contenido social

Gestión de documentos

Gestión de Archivo

Gestión Activos Digitales

Gestión de Expedientes y negocio

Aplicaciones de movilidad

Alfresco Cloud

DAM

IMAP

ACTIVITI

OWD

Mobile

DM

RM

SHARE

SOCIAL

WCS

ContentPlatform

CLOUD

Cuáles son tus casos de uso?

Casos de uso

• Guardar documentos de archivo

• Cuadro de clasificación bien definido

• Calendario de conservación asociado

• Orientado a archiveros y auditores

Casos de uso

LEY 15/1999,LOPD, Protección de Datos de Carácter Personal

Real decreto 3/2010, ENSEsquema nacional de Seguridad

Orden Pre/2971/2007 Expedición de factura electrónica

LEY 11/2007 LAECSP, acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos

LEY 30/2007 Contratos del Sector Público

LEY 34/2002Servicios de la Sociedad de la Información

LEY 56/2007, LMISI Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información

Real decreto 4/2010, ENIEsquema nacional de InteroperabilidadNormativas

• ISO 15489• ISO 14721

• Moreq10• ….

Normativas locales

Exigencias de integración

Casos de uso

Crear, Preservar y Destruir documentos

Casos de uso

DepartamentoLegal

DepartamentoCompras

DepartamentoMantenimiento

Gestión de archivo

Revisión del pliego

Pliego

Adjudicación

Archivo

Qué tipo de archivos maneja RM ?

Estrategias de archivo

Casos de uso

Sistemas de Tramitación

ArchivoActivo

ArchivoSemi-activo

ArchivoHistórico

PreservaciónPreservación

AutomatizaciónAutomatización

TramitaciónTramitación

AuditoriaAuditoria

Cuadro de clasificación

Cuadro de clasificación

Calendario de conservación

Calendario de conservación

SeguridadSeguridad

ColaboraciónColaboración

CreaciónCreación

DestrucciónDestrucción

Casos de uso

Sistemas de Tramitación

ArchivoActivo

Único Repositorio

Estrategias de archivoArchivos dedicados

•Espacios dedicados• Eg. Archivo activo• Eg. Archivo semiactivo• Eg. Archivo longevo

•Cuadro de clasificación• Series y subseries

•Normativas • Eg 15.489:2001

In Place

•Un único espacio para la tramitación y el archivo electronico

•Simplificación y cuadro de clasificación dinámico

•Archivos públicos

Nuevo en RM

2.1

Nuevo en RM

2.1

Un único Repositorio

Casos de uso

Sistemas de Tramitación

Archivo

Nuevo en RM

2.1

Nuevo en RM

2.1

Qué hace el módulo de RM ?

Servicios documentales de archivo

1. El documento de archivo

Diferentes tipos documentalesDocumento

•Modelo documental flexible ( carpetas, tipos documentales)

•Documentos se pueden crear en cualquier momento y para cualquier uso

•El documento se puede cambiar según requerimientos de usuario

•Los documentos pueden ser borrados según requerimientos del usuario

DocumentoDe Archivo

•La organización define un cuadro de clasificación

•Los registros pertenecen siempre a un proceso legal o de negocio dentro de la organización

•Una vez que un registro esta declarado, no puede cambiarse sin un procedimiento definido

•Los registros son custodiados por un determinado tiempo

≠≠

≠≠

Tipos de Documentos

Documentos Electrónicos

– Registro escaneado , PDF o registro Web– Físicos– Definidos por la organización

Documentos físicos

– Carpeta– Almacén– Archivo

Referencias• Relaciones entre

documentos de archivo

• Pueden ser...– Padre / Hijo– Bidireccionales– Definidas por el usuario

• Extracciones de correo electrónico crean una referencia automáticamente

• Pueden actuar como eventos

• Padre / Hijo

– Obsoletas, obsoletas por– Representación,

representación por– Reemplazo, reemplazo por– Documentación de apoyo,

documentación complementaria

– Versiones, versiones por– Mensaje, documento adjunto

• Bidireccionales

– Referencia cruzada

2. La captura

Generación de Documentos• Alfresco soporta la generación de documentos por diferentes vías:

Automatización• Añadir metadatos• Tareas de descripción• Auto-catalogación

• Reglas en 3 pasos

Exp.

Contratos

HHRR

Archivo

Drag and Drop

Reglas crean documentos de archivo

Records Manager filesin File Plan

Acciones

3. Cuadro de clasificación

MultinivelPlan de archivo

Expedientes

Series

D O D Europa

FlexibilidadPermite implementar diferentes normativas en una única instalación. A diferencia de otras soluciones focalizadas únicamente en una normativa, Alfresco permite la implantación de diferentes normativas en único Alfresco gracias a ofrecer un framework universal.

Cuadro de clasif icación

Organización

•Jerarquías multinivel•Planificación de Procedimientos(series de registros, categorías de registros y carpetas de registros.•Agrupados por Categorías (Planificaciones de disposición)•Agrupados por expedientes(carpetas de registros)•Referencias (relaciones entre registros)

•Añadir series y subseries dinámicamente

Alfresco RM nos permite la agregación estructurada de expedientes de una manera flexible mediante elementos muy bien definidos.

Procedimiento

Expedientes

Planificación disposición

Nuevo en RM

2.1

Nuevo en RM

2.1

4. Calendario de conservación

Ciclo de vidaDisposición

•Relacionado a nivel de categorías•Permite políticas de:

– Retención– Disposición

•Planificación de distintos pasos dentro del ciclo de vida como Obsoleto, Transferido, Retenido, Custodiado o Destruido

Observación de Registros

•El sistema es capaz de identificar los registros que precisan ser revisados, avisando automáticamente al usuario al termino del periodo de revisión.

Eventos

•Definidos por el usuario•Definidos por el sistema•Permiten ser enlazados a las planificaciones de disposición•Gran conjunto de eventos predefinidos:

– Abolición– Caso terminado– Obsoleto– Reasignación– Preparado para disposición

Transferencia

•Capacidad de "transferir" registros al final del ciclo de disposición.

5. Seguridad y Auditoria

Seguridad y Auditoria

Seguridad

•Soporte para autenticación encadenada, SSO y directorios de usuarios y enfocado a ACLs,•Modelo extensible para necesidades propias•Diferentes permisos preconfigurados como la capacidad de cerrar expedientes, eliminar planificaciones, destrucción de archivos o periodos de cadencia.

Auditoria

•API de auditoria que permite una alta granularidad en la auditoria de los elementos tratados•Auditar acciones•Filtro por tipo de evento, usuario o fecha•Las mismas auditorias pueden ser declaradas como registros

Seguridad – Permisos especiales• Existen más de 50 permisos especiales (capabilities):

– Extender periodo de retención o bloqueo, cerrar carpetas, crear, modificar, destruir tipos de referencias, destruir registros programados para destrucción, etc.

• Cada una de ellas permite una tarea específica en el sistema

Extender periodo de retención o bloqueo– Permite al usuario que lo tiene bloquear registros y carpetas,

extendiendo así su periodo de retención.

Cerrar carpetas– El usuario que lo tiene puede cerrar carpetas para archivo posterior.– Nota: existe otra tarea que es lo contrario: volver a abrir carpetas.

6. Búsqueda

Búsqueda

• Graba / recupera búsquedas

• Genera informes

Busca en :

•En el registro y sus propiedades

•En las planificaciones de disposición

•En campos calculados ( como las fechas )

•En los estados

•En propiedades propias

Busca como si fuera un gestor documental, con la seguridad de un gestor de registros.

Easy Record Management

Novedades en la versión 2.1

Novedades RM 2.1

1. Aumentar la usabilidad

• Nueva Interfaz de Usuario• Record Management in Place• Consola de administración desde el espacio de RM

2. Automatización

• Automatizar la creación• Automatizar el archivado y la descripción• Cuadro de clasificación dinámico

1. In Place Record Management

File Plan ControlArchivoContratos

Facturas

ArchivoContratos

Facturas

File Plan Control

ArchivoContratos

Facturas

File Plan Control

✗✗

2. Descripción automatizada

Descripciones automatizadasAlfresco automaticamente puede:

• Cambiar atributos• Localizaciones

3. Cuadro de clasificación inteligente

Intelligent File Plan

Intelligent File Plan

ExpedientesDinámicos

A 2011

A 2012

A 2013

date.year = 2013date.month.short = Enedate.month.long = Enerodate.year.week = 31date.day.long = Domingonode.dm:XXX = XXX Atributo

Substituciones

/CORPORATE MANAGEMENT/Legal Support/Contractual Obligations/FY${date.year}/${node.dm:customername}

Expedientes dinámicos

Easy Record Management

Demostración

Demo

• Declarar un documento de archivo In Place

• Describir un documento de archivo• Crear una carpeta de Expediente• Crear el calendario de conservación• Manejar permisos de usuario

http://www.alfresco.com/RMassessment