Alfresco 3

7/31/2019 Alfresco 3

1/37

__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________Centro de Servicios de Informtica y Redes de Comunicaciones * Edificio Mecenas * Campus Fuentenueva * 18071 Granada* Telf. 958 241010* Fax 958 244221* http://csirc.ugr.es

1

Manual de Usuario de

Alfresco

Manual para usuarios finales de Alfresco como Gestor Documental (CSIRC)

Versin del documento: 1.0

Noviembre 2010
http://csirc.ugr.es/http://csirc.ugr.es/


2/37


2

NDICE

1.- Introduccin 3

2.- Estructura del repositorio. 3

3.- Interfaz de usuario. Cliente web de Alfresco.. 43.1 Barra de herramientas.. 63.2 Panel lateral.. 63.3 rea de trabajo. 7

4.- Trabajando con Alfresco 8

4.1 Vista Detalles 84.2 Creacin y borrado de espacios y contenidos.. 94.3 Otras acciones sobre espacios y contenidos. 124.4 Usuarios y Grupos 184.5 Categoras. 22

4.6 Bsquedas 234.7 Reglas de contenido y acciones 264.8 Flujos de Trabajo (Workflows).... 304.9 Mi Alfresco.. 35

5.- Otras formas de trabajar con Alfresco.. 375.1 WebDAV. 37


3/37


3

1.- Introduccin

Un gestor documental o gestor de contenidos, es una herramienta que permite la gestinde grandes cantidades de informacin almacenadas en forma de documentos.La combinacin de este tipo de bibliotecas de documentos con ndices almacenados enuna base de datos permite el acceso rpido mediante diversos mtodos, a la informacincontenida en los documentos que generalmente se encuentran comprimidos y que,adems de texto, pueden contener cualquier otro tipo de documentos multimedia(imgenes, vdeos...).Un gestor documental permite compartir la informacin contenida en los documentosque son creados, editados y borrados por sus usuarios. Por tanto, debe proveer demecanismos que posibiliten esta colaboracin y todo lo que ello conlleva: organizacindel repositorio de documentos, gestin de los usuarios y sus permisos para el acceso a losdocumentos y para la modificacin de estos, control de versiones de documentos,bsquedas sobre los documentos, etc.Adems de estas caractersticas bsicas, puede ofrecer otras como notificaciones a losusuarios, reglas de publicacin de documentos, mecanismos avanzados de creacin de

documentos a partir de plantillas, etc.Alfresco es un gestor documental muy completo, creado por expertos en el rea de lagestin documental y que presenta todas las caractersticas citadas. En este documentose presenta el modo de funcionamiento de Alfresco para usuarios finales.

2.- Estructura del repositorio

El repositorio (almacn de documentos y archivos) se construye a partir de los conceptosbsicos de contenido y espacio, que se repiten a lo largo de este documento.

- Contenido: es cualquier archivo almacenado en Alfresco. Puede ser un documento oun archivo de cualquier extensin, como por ejemplo PDF, HTML, jpg, zip, doc, etc. Loscontenidos estn formados por dos elementos principales: el archivo en s mismo y suspropiedades (informacin acerca del contenido). Por defecto, los contenidos tienen laspropiedades de ttulo, descripcin y autor, junto con informacin para auditora comoquin lo cre y cuando fue creado.

-

Espacio: es equivalente al concepto de directorio o carpeta, pero con propiedadesadicionales como reglas de contenido y de seguridad. Puede contener otros espacios ycontenidos.


4/37


4

El repositorio se estructura en forma de rbol a partir del Espacio Raz, del que cuelgantodos los espacios y contenidos que se crean:

3.- Interfaz de usuario. Cliente web de Alfresco

Para acceder al cliente web de Alfresco desde cualquier navegador:

http://documenta.ugr.es

Inicialmente al cargar la pgina de Alfresco, se accede a la pgina para usuarios invitados,es decir, los usuarios que no se han identificado en el sistema y que por tanto no puedenrealizar ninguna accin, excepto consultar los documentos pblicos entrando en EspacioPersonal:
http://documenta.ugr.es/http://documenta.ugr.es/http://documenta.ugr.es/


5/37


5

Para conectar como usuario registrado, hay que pinchar en para acceder ala pgina de conexin que muestra el siguiente formulario para introducir el nombre deusuario y la contrasea:

Nuestro nombre de usuario es nuestro correo electrnico de la Universidad y lacontrasea , la misma que la del correo.

La interfaz de usuario se divide en tres zonas que se detallan a continuacin.


6/37


6

3.1 Barra de herramientas

Se encuentra en la parte superior de la pgina, y presenta los elementos que se describenen la siguiente tabla:

Acceso a una pgina de informacin sobre Alfresco, lastecnologas que emplea y sus autores.

Acceso a las opciones de usuario: cambio de los datos personales,la contrasea y el espacio de inicio (a elegir de entre los mostradosen la barra de arriba).

Esconde o muestra el Panel Lateral.

Acceso a la ayuda online de Alfresco.

Permite realizar una bsqueda rpida sobre los contenidos yespacios del repositorio, as como acceder a la pgina de bsquedaavanzada.

La barra contiene enlaces para el accesodirecto a los espacios interesantes para el usuario: el espacio raz de Alfresco , el espacioPersonal, el Espacio de Invitado y Mi Alfresco(panel personalizado por los usuarios pararealizar las tareas ms comunes).

3.2 Panel lateral

Se encuentra en la parte izquierda, bajo la barra deherramientas y puede ocultarse segn las necesidades delusuario. Se divide en 3 partes:

- El Portapapeles, donde se muestran los elementos (espacios o contenido) copiados ocortados.- Los Espacios recientes, con accesos directos a los espacios visitados recientemente.- Los Accesos directos creados por el usuario, para facilitar su tarea.


7/37


7

3.3 rea de trabajo

En ella se desarrollan todas las tareas posibles en Alfresco, y su contenido depende de latarea que se est llevando a cabo, ya sea relacionada con la gestin de espacios ycontenidos, gestin de usuarios del espacio, etc.

En la parte superior del rea de trabajo hay una barra de navegacin que muestrasiempre el camino del espacio en el que nos encontramos (espacio actual), permitiendoel acceso directo a cualquier espacio que se encuentre en el camino desde el espacio razal espacio actual. Si estamos navegando por los espacios, el rea de trabajo se divide entres partes. Arriba, bajo la barra de navegacin, se muestra en grande el nombre delespacio actual junto con su icono, y a su derecha todas las acciones posibles sobre el

espacio. Dependiendo de los permisos del usuario se podr aadir y crear contenidos yespacios, borrar, copiar y pegar espacios completos, etc.

El uso del botn Volver a la pgina anteriordel Navegador Web puede provocarerrores en el camino al espacio actual. Por lo tanto, se recomienda el uso de la barra denavegacin y del acceso a espacios recientes del Panel lateral para volver al espacioanteriormente visitado.


8/37


8

Debajo de esta barra de navegacin, en Examinar espacios se pueden ver los espacioscontenidos en el espacio actual representados por su nombre y un icono. Si se pinchasobre el nombre o el icono se accede a ese espacio, que pasa a ser el espacio actual.Junto a cada espacio aparecen distintos iconos que representan las acciones posiblessobre el espacio (Cortar, Copiar, Eliminar, Ver detalles,etc.).En Elementos de contenido se muestran los contenidos del espacio actual de igual formaque los espacios en Examinar espacios, pinchando sobre el icono o el nombre, ydependiendo del tipo de archivo que sea, se visualiza o se descarga el archivoseleccionado.

4.- Trabajando con Alfresco

4.1 Vista Detalles

Tanto los espacios como los contenidos tienen disponible la accin Ver Detalles,representada con el icono ,que permite ver toda la informacin referente al

elemento seleccionado:


9/37


9

En el centro de la pantalla podemos ver todas las propiedades del espacio o contenido,algunas de las cuales (como nombre, ttulo o descripcin) se podrn modificar mediante

.

En la parte de la derecha se encuentra el panel de Acciones, que presenta todas lasacciones que puede realizar el usuario sobre el elemento, y que dependen directamentede los permisos que tenga.

4.2 Creacin y borrado de espacios y contenidos

CREACIN DE ESPACIOS

Para crear un espacio, slo hay que situarse en el espacio donde queramos crearlo yseleccionar Crear> Crear espacio:

Despus Hay que introducir un Nombre para el espacio, el Ttulo y la Descripcin (estosdos son opcionales), tambin se puede seleccionar el icono que presentar el espaciocreado en el navegador.

Tambin es posible crear un espacio a partir de uno existente o de un modelo .Pararealizar esta accin hay que seleccionar , seleccionar la opcindeseada y seguir los pasos que se presentan.

CREACIN DE CONTENIDOS

En cuanto a los contenidos, tenemos la posibilidad de aadir contenido(desde unarchivo externo) o bien de crear un contenido directamente con la interfaz de Alfrescocon formato texto plano, HTML o XML.

Aadir Contenido:Para aadir contenido, es decir, guardar en el sistema cualquier tipo de archivo, hay quepinchar en y seguir los pasos que se presentan en el asistente. Primero,hay que seleccionar el archivo y enviarlo. Una vez enviado se permite cambiar el nombredel archivo y el tipo de contenido (si es un tipo de archivo conocido se establecerautomticamente).


10/37


10

Al pinchar enAceptar, el archivo se guardar en el espacio, aunque en un ltimo pasopodremos modificar de nuevo el nombre y el tipo de contenido, as como introducir suspropiedades opcionales: Ttulo, Descripcin y Autor.

Crear Contenido:Alfresco permite crear archivos de texto plano, HTML y XML desde la interfaz de usuario,a travs de unos editores de texto integrados. Para crear un archivo en el espacio actualhay que seleccionar Crear>Crear contenido:

Se inicia entonces el asistente de creacin de contenido que consta de 3 sencillos pasos.

En el primero hay que introducir el nombre del archivo a crear y seleccionar el tipo decontenido entre texto HTML , Texto Plano (plain text), o XML. En el siguiente paso semuestra el editor dependiendo del tipo de archivo seleccionado para que se escriba elcontenido del archivo y por ltimo, al pinchar en Finalizarse crea el documento y seaccede a la pgina donde se pueden modificar los datos referentes al archivo, tanto elNombre y el Tipo antes seleccionados, como las propiedades no obligatorias del archivo(Ttulo, Descripcin, Autor) y marcar o no la opcin de poder editarlo en lnea (es decir dela misma forma en que se ha creado).


11/37


11

BORRADO DE ESPACIOS

Cuando se borra un espacio , el sistema da a elegir entre 4 opciones:

- Borrar el espacio y todo su contenido (incluyendo las reglas de contenido).- Borrar los documentos.- Borrar los subespacios.- Borrar los documentos y los subespacios.

Al aceptar la operacin, los elementos elegidos se trasladarn a la papelera. El acceso a lapapelera se encuentra dentro del men Opciones de usuario :

Dentro de la pantalla de Opciones de usuario abajo del todo encontramos :

La pantallaAdministrar elementos eliminados muestra los elementos borrados de todolos espacios de Alfresco, pero presenta distinta funcionalidad si el usuario es elAdministrador. El Administrador puede ver los elementos borrados por cualquier usuarioy recuperarlos o eliminarlos definitivamente del sistema. El resto de usuarios slo puedever los que l mismo ha borrado:


12/37


12

Como se observa, se puede hacer una bsqueda por nombre o por contenido sobre loselementos eliminados o mostrar todos directamente. Se pueden restringir los resultadosde la bsqueda con los filtros disponibles sobre la fecha de borrado de los archivos ( hoy,desde hace 7 das o desde hace 30 das).En la lista de elementos eliminados se muestra la ubicacin original de los archivos y lafecha de borrado. Los elementos de la lista se pueden eliminar definitivamente mediante

o ser recuperados con . Esta ltima operacin solicita la confirmacin delusuario, y ofrece la posibilidad de elegir el espacio donde ubicar el elemento recuperado.Si no se indica ninguna ubicacin, se intentar recuperar en su ubicacin original (de laque fue eliminado). El xito de esta operacin depende de los permisos del usuario en la

ubicacin seleccionada y de que el espacio siga existiendo (en el caso de recuperarlo ensu ubicacin original).

BORRADO DE CONTENIDOS

Cuando se quiere borrar un contenido , el sistema pide la confirmacin y si se acepta laoperacin de borrado , el documento va a parar a la papelera, de donde se podrrecuperar posteriormente en caso de que el usuario se arrepienta, de la misma formaque hemos visto con los espacios.

4.3 Otras acciones sobre espacios y contenidos

CORTAR Y COPIAR

Tanto los espacios como los contenidos se pueden cortar y copiar si elusuario tiene permisos suficientes. Estas acciones, si se realizan sobre un espacio,

arrastran todo lo que cuelgue de l. Luego en el men Ms acciones, encontramos Pegartodo:


13/37


13

ACCESOS DIRECTOS A ESPACIOS Y CONTENIDOS

Para crear un acceso directo a un espacio o contenido para que aparezca en el bloque deAccesos directos del Panel Lateral, hay que acceder a su Vista Detalles y seleccionar la

accin correspondiente en el panel de acciones: El acceso directo secrea inmediatamente en el Panel lateral:

VERSIONES DE CONTENIDOS

Alfresco permite el control de versiones y almacena las distintas versiones de un archivoque se han ido creando. Las versiones anteriores del documento se pueden consultar y

descargar en la Vista Detalles del archivo, dentro del bloque Historial de Versiones. Cadaversin aparece junto con la informacin sobre el usuario que la cre, la nota de laversin y su fecha.

Inicialmente, cuando se crea un archivo, el control de versiones est deshabilitado. Paraactivarlo, hay que acceder a sus detalles, y en el bloque Historial de Versiones pinchar enPermitir versiones. En ese momento se crear la versin 1.0 del archivo que secorresponde con el archivo actual y se mostrar en el Historial.


14/37


14

EDICIN Y ACTUALIZACIN DE CONTENIDOS

La accin de Editar se encuentra junto al icono de cada documento y tambin en la Vistadetalles junto con la accin Actualizar. Alfresco permite la edicin en lnea de archivos detexto plano , HTML y XML.Editar un documento en lnea simplemente muestra el contenido del archivo en el editor,para que el usuario lo modifique y guarde los cambios realizados, de igual forma quecuando se crea contenido.Tambin aparece la opcin de editar Offline, es decir, en el programa en que fue creadoel documento y no en el editor de Alfresco. (Por ejemplo un documento de Word)Actualizar un contenido es mandar un nuevo documento a Alfresco para que sustituya al

actual. Si el archivo tiene habilitado el control de versiones, el archivo actual se guardarcomo una versin anterior, y el nuevo pasar a ser el actual. Realizar esto es tan sencillocomo pinchar enActualizar, elegir el archivo, enviarlo y aceptar la operacin (igual quecuando se aade contenido).

BLOQUEO Y DESBLOQUEO DE CONTENIDO

Para la colaboracin de los usuarios a la hora de modificar archivos, Alfresco proporcionaun mecanismo para evitar que varios usuarios puedan modificar el mismo archivo almismo tiempo. Este mecanismo se basa en bloquear el archivo cuando se va a modificar,permaneciendo en ese estado hasta que el usuario guarde los cambios. Los otrosusuarios con permisos, podrn visualizar el documento pero no modificarlo. El modo defuncionamiento sera el siguiente:


15/37


15

1. Se bloquea el archivo y se crea una copia de trabajo en el espacio que indique. Elarchivo original es bloqueado para que no pueda ser modificado por ningn otro usuario.Esto se hace con la opcin del menAcciones , o biendirectamente pinchando en Editar (tanto offline, como online) . A esta operacin debloqueo tambin se le conoce como hacer Check-out, o Desproteger.2. Se trabaja sobre la copia (editando en lnea o bajando el fichero y actualizando).3. Se desbloquea la copia de trabajo. Esto conlleva que la copia con los cambios sustituyeal archivo original y es eliminada. A esta operacin tambin se le llama hacer Check-in oProteger.

Esto es lo que veremos cuando un archivo est bloqueado y se crea una copia de trabajo:

Si se cancela la desproteccin: , se eliminar la copia de trabajo y el bloqueo sobre eloriginal, como si no se hubiese desprotegido y sin que haya ningn cambio.

El archivo original aparece con el icono , que significa que ha sido bloqueado por el

usuario. Si hubiera sido bloqueado por otro, aparecera el mismo icono pero sin la llave.

El icono , sirve para subir la copia de trabajo ya modificada, y con , desbloqueamosy actualizamos nuestro fichero original desde la copia de trabajo. Si tenemos activado elControl de versiones, el sistema nos preguntar entonces si el cambio ha sido o noimportante para poner un nmero de versin apropiado. Tambin podemos introducirnotas sobre la versin:

NOTA: Todos estos iconos tambin estn disponibles en el men Acciones de la VistaDetalles.


16/37


16

FOROS DE DISCUSIN

Se pueden definir espacios de foros que contengan los foros desde la opcin de crearespacio Desde cero del Asistente avanzado de espacios.Los foros tambin se pueden asociar a espacios y a contenidos usando la accin Abrirun foro de la Vista detalles, o desde las acciones directas sobre espacios y contenidos:

Un ejemplo de foro:

Los foros se mueven con el objeto y adems se permiten realizar bsquedas sobre foros ymensajes del foro.

APLICAR PLANTILLAS A ESPACIOS Y CONTENIDOS

Una plantilla es un documento que puede ser aplicado a uno o varios objetos (porejemplo documentos) para producir otro documento. Las plantillas se escriben en unlenguaje especfico cuyo modelo de datos consiste en los objetos que estn disponiblespara la plantilla, y que generalmente se reducirn al espacio actual (o el seleccionado), eldocumento seleccionado y el usuario actual.La administracin de plantillas es tarea del administrador, pero como usuarios, podemoshacer uso de las mismas:

Para aplicar una plantilla Modelo de contenido a un espacio o documento hay queseleccionar la accin de Previsualizar, que da paso a una pgina que permite elegir laplantilla a aplicar sobre el elemento seleccionado:


17/37


17

La plantilla elegida se aplica automticamente mostrando en pantalla los resultados.Adems la opcin elegida se almacena temporalmente (hasta que el usuario sedesconecte), y se aplica cada vez que se elige la accin Previsualizardel mismoelemento.Resultado de seleccionar la plantilla general_example.tfl:

Tambin se puede escoger un Modelo de contenido para que se aplique siempre que seacceda a la Vista detalles de un elemento. En el bloque Vista personalizada hay quepinchar enAplicar modelo o para poder seleccionar la plantilla a aplicar.La plantilla elegida se aplica al elemento siempre que se consultan sus detalles y sea cual

sea el usuario. Si se quiere quitar la plantilla hay que pinchar en (eliminar). Si se tratade un espacio, la Vista personaliza se muestra tambin al consultar su contenido,

entonces veremos la Vista Personalizada justo encima de sus espacios y sus contenidos.


18/37


18

SINDICACIN RSS

Puede elegirse la notificacin mediante sindicacin RSS sobre eventos que ocurran en unespacio. Para ello hay que aplicar la plantilla de importacin RSS en Vista detalles, yluego se copia (pulsando con el botn derecho) el enlace de alimentacin RSS para usarloen cualquier lector RSS:

4.4 Usuarios y Grupos

ROLES

La gestin de usuarios y grupos de usuarios son tareas restringidas al Administrador, porlo que en este apartado hablaremos solamente de los roles de los usuarios y que es loque el usuario puede hacer segn su rol.Un rol es el papel que juega un usuario en un determinado espacio, es decir, losprivilegios que posee para realizar acciones dentro de ese espacio. Inicialmente Alfrescopresenta 5 roles que se muestran en la siguiente tabla:ROL

Lector

Editor

Contribuyente

Colaborador

Coordinador

x x x x x Ve todos los espacios y contenidos

x x x Edita y Actualiza contenido

x x x Aade nuevo contenido

x x x Edita propiedades

x Invita a otros

x Tomar posesin


19/37


19

Un usuario puede tener varios roles en un espacio determinado, aunque como vemos enla tabla, el rol Coordinadorpermite todas las acciones posibles, y por tanto, engloba a losdems roles. El rol que juega un usuario en un determinado espacio se propaga a losespacios que cuelgan de l, a no ser que se indique lo contrario en la gestin de usuariosde los espacios descendientes.El control de los usuarios y roles sobre un determinado espacio slo pueden hacerlo elusuario Administrador, el dueo del espacio o un usuario que tenga el rol de Coordinadoren dicho espacio.Esto se lleva a cabo desde Gestionar Usuarios del Espacio, opcin disponible en el menMs accioneso desde la Vista de detalles de un espacio (ver apartado 4.1):

En la siguiente captura se puede observar la pantalla de gestin de usuarios del espacioDocumentos:

Como vemos, los roles se asignan de igual forma a usuarios y a grupos. En este ejemplo,el grupo CSIRC tiene el rol de Colaborador, y el usuario jefeuf2 el de Lector. El dueo delespacio es el usuario jefeuf1.Desde esta pantalla podemos Eliminar: y/o Modificar: un rol, e Invitar:

.En Invitar se puede asignar uno o varios roles a uno o varios usuarios/grupos.La asignacin se hace en 2 pasos, primero se elige el/los usuario(s)/grupo(s) y despus elrol que se quiere asignar.Seguidamente hay queAadir a la lista. Este proceso se puede repetir, para que de unavez se pueda asignar todos los roles que queramos sobre el espacio. Tambin se puedenborrar roles asignados a la lista. Una vez confeccionada la lista de usuarios/grupos consus roles, para que los cambios tengan efecto hay que pasa al siguiente paso delasistente. En este ltimo paso se da la posibilidad de notificar a los usuarios a travs del


20/37


20

correo electrnico que su rol sobre el espacio ha sido cambiado. Pinchando en el botnFinalizarse guardan los cambios y se sale del asistente.El proceso de cambiar roles es similar pero ms sencillo, ya que en este caso slo hay quemodificar la lista de roles asignados al grupo/usuario elegido, y el cambio se lleva a caboen un solo paso.

ROLES SOBRE CONTENIDOS

Los roles, por defecto, se propagan de un espacio a los contenidos de este, aunque esposible asignar roles individualmente a cada contenido. Por tanto, lo explicadoanteriormente sobre gestin de usuarios de un espacio es aplicable tambin a loscontenidos. La opcin Gestionar usuarios delcontenido est disponible nicamente en la

Vista detalles del contenido si el usuario tiene privilegios suficientes.

PROPIETARIO DE UN ESPACIO

Ser el propietario de un espacio se traduce en que el usuario tiene todos los permisossobre ste. Para que el usuario propietario de un espacio pierda los permisos sobre suespacio, otro usuario Coordinador (o el Administrador) debe tomar posesin de dichoespacio y cambiarle los permisos. Esto se hace desde el panel de acciones de la VistaDetalles del espacio o el contenido pinchando en .

ENVIAR E-MAIL A LOS USUARIOS DE UN ESPACIO

Desde la Vista detalles de un espacio es posible enviar un email a todos sus usuarios. Estopuede ser til para informarles de algn cambio importante en la estructura o loscontenidos del espacio.Para enviar un email hay que pinchar en en el paneldeAcciones de la vista detalles de un espacio. Entonces se muestra la siguiente pgina:


21/37


21

Se muestra una lista con todos los usuarios y grupos de usuarios del espacio, para podermodificar en el momento la lista de destinatarios. Los grupos de usuarios se puedenseleccionar/deseleccionar como un todo, o pueden expandirse para elegir usuario porusuario. Debajo de la lista de usuarios hay que confeccionar el email, indicando el tema(obligatorio) y el contenido del mensaje.Si se desea se puede hacer uso de una plantilla de email existente en Alfresco paramandar un correo personalizado a los usuarios. Para hacer esto, hay que elegir la plantillade entre las disponibles y pinchar en Insertar Plantilla, al hacer esto, el contenido delmensaje se completa automticamente. Por ltimo, para enviar el correo hay quepinchar enAceptar, para que el email sea enviado.

CAMBIAR DATOS DE USUARIO Y LA CONTRASEA

Cada usuario puede modificar sus datos personales y su contrasea. Esto se haceaccediendo a las Opciones del usuario en la barra de herramientas:

En esta pantalla el usuario puede:

- Cambiar su contrasea:- Editar sus datos personales (nombre, apellidos y direccin de correo electrnico):- Seleccionar su espacio de inicioque ser el espacio donde se situar al conectarse al


22/37


22

sistema.Y como hemos visto anteriormente, tambin tenemos la opcin de Administrar loselementos borrados.

MUY IMPORTANTE: Debido al sistema de autenticacin utilizado, Alfresco no recogeautomticamente la siguiente informacin: Apellidos y Direccin de correo

electrnico. Es necesario que cada usuario aada dicha informacin, utilizando la opcinde Editar los datos personales:

4.5 Categoras

LaAdministracin de categoras (creacin, edicin, borrado) es tarea exclusiva del

administrador.Las categoras sirven para realizar una clasificacin de los elementos (espacios ocontenidos) aparte de la propia que se establece por la organizacin del repositorio conel rbol de espacios. Esto permitir hacer bsquedas ms restrictivas y con mejoresresultados. Los elementos, se pueden asignar a una o varias categoras. Las categoras sedefinen segn las necesidades del sistema.Si algn usuario o grupo de usuarios necesita para clasificar sus documentos unacategora que no existe an en Alfresco, tendra que hacer una solicitud al Administrador.Dicha solicitud se estudiara para aceptarla o no, dependiendo de la naturaleza de la

categora solicitada.

Como ocurra con las versiones de documentos, para que un elemento acepte lacategorizacin hay que indicarlo expresamente en su Vista Detalles (en el bloqueCategora hay que pinchar en Permitir categorizacin).

Una vez hecho esto y desde este mismo bloque, se podrn asignar categoras al elementopinchando en (modificar categoras). Para cada una de las categoras a incluir, hay

que buscarla en el rbol de categoras y seleccionarla mediante el icono .Despus hay que pinchar enAadir alista. Una vez completada la lista de categoras,pincharemos enAceptarpara guardar los cambios. Las categoras elegidas se habrnasignado al elemento y aparecern en el bloque Categora.

En la parte izquierda de la interfaz web, y bajo la barra de herramientas, encontramos enel mismo men del Panel Lateral y de las bsquedas OpenSearch, la opcin Categoras:


23/37


23

Desde aqu, y pinchando en el rbol de categoras que aparece, podremos ver quedocumentos estn en cada categora si es que hay alguno.

4.6 Bsquedas

La realizacin de bsquedas sobre la informacin contenida en un gestor documental esuna tarea clave. Alfresco permite realizar bsquedas por el nombre de espacios yarchivos, por el contenido de los mismos , por propiedadesHay dos tipos bsicos de bsquedas, la rpida o simple que pordefecto se hace en los nombres de espacios y ficheros y en el texto de estos, pero quese puede restringir pinchando en : , pudiendo seleccionar las opciones siguientes:

Y la bsqueda avanzada:


24/37


24

Opciones de la bsqueda avanzada:

- Mostrarme resultado para: se puede hacer una seleccin de los contenidos que sequieren buscar.

- Buscar en: se puede indicar a partir de qu espacio o en qu espacio se quiererealizar la bsqueda. Si el espacio tiene subespacios se pueden incluir en labsqueda.

- Mostrarme resultados en las categoras: el filtrado se hace segn las categorasdisponibles en el sistema. Por ejemplo, si hemos creado la categora Valenciano sepodra hacer la bsqueda de contenidos en valenciano:

- Buscar tambin: tiene varias opciones:

- Tipo de Carpeta: permite seleccionar entre buscar en Carpetas o Espacios deForos.

- Tipo de Contenido: despliega una lista de tipos de contenidos que puede haberen los espacios (facturas, contratos, acuerdos, etc).

- Formato del Contenido: permite seleccionar el formato del contenido que se

est buscando.- Fechas de creacin o modificacin del contenido.- Opciones adicionales: que varan en funcin del tipo de contenido seleccionado

y permiten hacer bsquedas especificando los metadatos segn el tipo decontenido.

La bsqueda avanzada permite adems la interesante opcin de salvar bsquedas paraun uso posterior privado o pblico, as como usar un filtro para mostrar las bsquedassalvadas.

En Ms acciones tenemos la opcin de guardar una bsqueda :


25/37


25

A la hora de guardar la bsqueda, le tenemos que poner un nombre obligatoriamente yuna descripcin opcional, adems tenemos la posibilidad de marcar que sea unaBsqueda pblica disponible para todos los usuarios.Si pinchamos en Cerrar bsqueda, volveremos al espacio actual.

Para usar una bsqueda guardada, hay que acceder a la pgina de bsqueda avanzada,donde se puede escoger la bsqueda guardada a usar:

Pinchando en , se selecciona el tipo de bsqueda guardadaque queremos usar, entre Sus bsquedas (slo las del usuario) o Bsquedas Pblicas(para todos los usuarios). Despus hay que elegir la bsqueda de entre las listadas en elcampo de la derecha. Al elegir una bsqueda, los parmetros de la bsqueda avanzada serellenan automticamente a partir de la bsqueda guardada. Si se desea se puedenmodificar antes de ejecutar la bsqueda para obtener los resultados.

OPENSEARCHLa bsqueda mediante OpenSearch est disponible desde la Barra lateral, dentro delmen Navegador:

Este tipo de bsqueda permite al usuario navegar por los espacios en su rea de trabajo ysimultneamente realizar bsquedas. De esta forma no pierde en ningn momento lavisin de su rea de trabajo ya que los resultados de las bsquedas se muestran debajode la propia bsqueda

.


26/37


26

4.7 Reglas de contenido y acciones

REGLAS DE CONTENIDO

Las reglas de contenido sirven para automatizar ciertas acciones sobre los contenidos deun espacio. Para crear cada regla de contenido habr que indicar sobre que contenidos seva a aplicar (puede interesar aplicarlas a todos o slo a los que cumple ciertascondiciones) y que accin o acciones se van a realizar, por ejemplo, copiar el contenido aun espacio, asignarle una categora, etc.

Para acceder a la gestin de reglas hay que seleccionar en el menMs acciones o en el panel de acciones de la Vista detalles del espacio.

Lo veremos mejor con un ejemplo:

Observamos que el espacio del usuario Elvira no dispone de ninguna regla. Para crear unanueva regla pulsamos en Crear regla. Vamos a crear una regla aplicable al espacio Redes.Son cuatro pasos y en el primero establecemos la condicin: Seleccionamos la condicindel desplegable que aparece y despus pinchamos en el botnAjustar valores y aadir.En nuestro caso la condicin ser Objetos que contienen un valor especfico en el nombre.

AlAceptarse muestra la regla creada junto con la leyenda de la condicin, que en

nuestro caso es que el nombre del archivo no coincida con wifi.


27/37


27

Pulsamos en Siguiente y vamos al paso 2 en el que elegimos la accin asociada a la

condicin, que en nuestro caso ser enlazar el contenido a una categora:

A continuacin se selecciona la categora a la cual se quiere asociar el contenido quecumpla la condicin. Lo asociamos a la categora Spanish que proporciona el sistema.

En el paso 3 elegimos la ltima condicin, en la que asignamos nombre a la regla(wifi_spanish), indicamos si es aplicable a archivos que se aaden o crean (entrantes),archivos que se mueven o eliminan (salida) o archivos actualizados, y adems podemosindicar que se aplique a todos los subespacios dentro de este espacio, ejecutar la regla ensegundo plano o deshabilitarla. Es decir, las reglas se activan por eventos:

Entrante: contenido que se aade a un espacioSaliente: contenido que sale de un espacio (movido o borrado)

Actualizar: contenido modificado


28/37


28

Pulsamos en Siguiente y se nos muestra el Resumen de las acciones realizadas. Pulsamosen Finalizary ya tenemos nuestra primera regla creada.

Cuando ya tenemos reglas creadas, las podemos ver en , o en elpanel de acciones de la Vista detalles del espacio.

Aqu se pueden ver todas las reglas que afectan al espacio, tanto las reglas propias, comolas heredadas del espacio padre.En el men Ms acciones tenemos disponibles 3 opciones:

- Reaplicar Reglas: las reglas existentes son aplicadas a los contenidos del

espacio.- Reaplicar Reglas en el Espacio y en sus Hijos .- Ignorar reglas heredadas: las reglas heredadas de los espacios superiores no se

aplican a los contenidos de este espacio (independientemente de si semuestran o no en la lista).


29/37


29

Slo sobre las reglas propias del espacio se pueden efectuar las operaciones de Edicin yEliminacin. La edicin de una regla se efecta siguiendo los mismos pasos que cuandose crea y para eliminar una regla el sistema requiere la confirmacin del usuario.Debemos tener cuidado a la hora de crear reglas de contenido pues pueden ser unafuente de errores por cuestin de permisos. Por ejemplo, el sistema dara error si laaccin asociada a una regla es copiar un contenido en un espacio y el usuario no tienepermisos para escribir en ese espacio.

IMPORTANTE: Si queremos que ciertos contenidos (o todos) sean visibles desde otrosrepositorios (en caso de que esta posibilidad se implemente en un futuro), es necesarioaplicar una regla al espacio deseado en la que la accin sea Agregar aspecto alcontenido, seleccionando Dublin Core en Ajustar valores de la accin. Esto aadir

una serie de metadatos a nuestros contenidos, que los harn compatibles con losbuscadores de otros repositorios.

ACCIONES

En el panel de Acciones de la Vista detalles, tanto de espacios como de contenidos, seencuentra la opcin . Esta operacin consiste en realizar un conjunto deacciones, como se hace con las reglas de contenido, pero de forma manual y sobre un

slo elemento.El Asistente para ejecutar Accin se realiza en slo 2 pasos. La confeccin de la lista deacciones se lleva a cabo como en el 2 paso del asistente de reglas de contenido.

Una vez que la lista de acciones est completa y se pincha en el botn Siguiente, semuestra el resumen de todas las acciones. Para ejecutar las acciones hay que pinchar enel botn Finalizar. Si las acciones se ejecutan correctamente se vuelve a la Vista detallesdel elemento, en caso contrario se muestran en pantalla los errores sucedidos.


30/37


30

4.8 Flujos de Trabajo (Workflows)

Un flujo de trabajo (Workflow en ingls) establece la secuencia de tareas utilizadas para

la ejecucin de un proceso, cmo se estructuran, cmo se realizan, cul es su ordencorrelativo, cmo se sincronizan, cmo fluye la informacin que soporta las tareas ycmo se le hace seguimiento al cumplimiento de las tareas. En Alfresco tenemos laposibilidad de crear flujos de trabajo muy sencillos asociados a los contenidos. Losflujosde trabajo simples se traducen en una accin de copiar o mover el contenido asociado.Con losflujos de trabajo avanzados podemos asignar tareas a los usuarios.

FLUJOS DE TRABAJO SIMPLES

Un workflow simple es un caso especial de Regla.

Definir un flujo de trabajo simple sobre un espacio o contenido consiste en definir unaaccin cuyo resultado va a ser mover o copiar el elemento a una ubicacin especfica.Esta nueva accin se agregar a las acciones posibles del elemento, tanto las directascomo en la Vista detalles. Para definir un flujo de trabajo simple hay que ejecutar unaaccin de tipoAgregar flujo detrabajo simple al objeto ( en Vistadetalles). A la hora de seleccionar los valores de la accin aparece la siguiente pantalla:

EnAprobar flujo tenemos que dar un nombre a la Accin, escoger entre copiar o mover yseleccionar la ubicacin del destino. En Rechazar flujo podemos seleccionar si queremoscrear tambin una accin de rechazo (accin complementaria a la de aprobar). En caso

afirmativo, habr que especificar los mismos parmetros que en la anterior. Al aceptar laoperacin, las acciones se crearn y estarn disponibles tanto en el men de accionesdirectas como en la Vista detalles del elemento:


31/37


31

En este ejemplo se ha creado la accin de aprobacin Publicar(mover el archivo alEspacio de invitado) y la de rechazo Enviar a borradores (mover el archivo al espacioBorradores). La ejecucin de las nuevas acciones estar limitada a los usuarios conpermisos de escritura sobre los espacios de destino.

FLUJOS DE TRABAJO AVANZADOS

Los flujos de trabajo avanzados sirven para asignar a los usuarios tareas relacionadas conun contenido concreto. Los flujos de trabajo se asignan pinchando en Iniciar flujo detrabajo avanzado:

Con esto se inicia elAsistente de flujo detrabajo avanzado:


32/37


32

En el primer paso hay que seleccionar el tipo de workflow a usar. Hay dos tipos deworkflow disponibles:

- Adhoc Task (crear tarea y asignarla a usuarios): se asigna una tarea a unusuario. Cuando la haya completado se puede enviar una notificacin al usuarioque cre el workflow.

- Review & Approve (Revisar y Aprobar contenido): el usuario asignado seencarga de revisar el contenido y darle su aprobacin o rechazarlo. Cuandohace esto, el usuario que comenz el workflow (que solicito la revisin) recibe lanotificacin.

En el segundo paso hay que establecer las siguientes Propiedades:

- Descripcinde la tarea.- Prioridad : una valor de prioridad entre 1 (mximo) y 3 (mnimo). El valor por

defecto es 2.- Fecha de finalizacin: fecha lmite para realizar la tarea (opcional).- Notificacin(notify me): indica si hay que notificar al usuario que inicia el workflow

(slo para Tareas Adhoc, ya que con las otras est implcita).- Usuario: usuario encargado de realizar la tarea. Hay que pinchar en seleccionar

para buscar al usuario.

- Recursos: lista de todos los contenidos que tiene que ver con la tarea (inicialmentela lista slo presenta el contenido elegido). Para ampliar la lista habr que pincharen y aadir todos los contenidos que queramos:


33/37


33

Las tareas asignadas a un usuario aparecen en el bloque Tareas Pendientes de su vista MiAlfresco. Junto a cada tarea aparece la informacin interesante sobre ella, el tipo, lasfechas de creacin y finalizacin si la hay, el estado y su prioridad.

Las acciones posibles sobre una tarea dada son:- Reasignar tarea a usuario : permite asignar la tarea a otro usuario. Para estoslo hay que buscar el usuario, seleccionarlo en la lista y Aceptar.

- Gestionar Tarea : permite ver los datos de la tarea, los contenidos implicados,cambiar el estado (status) de la tarea y realizar las acciones posibles parafinalizarla. Tambin se accede pinchando en el nombre de la tarea.


34/37


34

El estado de las tareas (status) le sirve al usuario para controlar el estado de realizacinde todas las tareas que tiene asignadas. Los estados posibles son:

- Not yet started (no iniciada)- In progress (en progreso)

- On hold ( bloqueada)- Cancelled (cancelada)- Completed (competada)

Para guardar un cambio de estado hay que pinchar en

Como finalizar una tarea, depender del tipo de workflow del que se trate:

- Tarea Simple o Adhoc Task: La accin seraTarea Hecha:Se crea una tarea simple de tipo Task Completed(TareaCompletada) para el usuario iniciador.


35/37


35

- Revisar (Review): En este tipo flujo de trabajo, las acciones que podemos realizarpara darlo por terminado son:Reject (rechazar) :Se crea una tarea simple de tipo Rejected(rechazado) para el usuario iniciador.Approve(aprobar) :Se crea una tarea simple de tipo Approved(aprobado) para el usuario iniciador.

Una vez finalizadas, las tareas son eliminadas de la lista de tareas pendientes del usuario.Las tareas que son generadas automticamente para el usuario iniciador del workflow

tienen la finalidad de notificarle que el otro usuario ya ha terminado su tarea, para quelleve a cabo las actuaciones necesarias:

Debido a que su funcin es slo la de notificar, su prioridad es mnima (valor 3), y el

usuario slo tendr que consultarlas y finalizarlas con Tarea Hecha.

4.9 Mi AlfrescoAunque ya se ha hablado de esta vista del usuario, vamos a ver como se configura.Mi Alfresco es un escritorio que cada usuario puede personalizar para adaptarlo a susnecesidades. Los componentesque puede mostrar son los siguientes:

Primeros pasosTareas Pendientes

Mi lista de tareasMis tareas completadasOpenSearchDocument ListMy Spaces ListMy taskMy Web FormsMy Webs Files

Para personalizar la vista Mi Alfresco, hay que pinchar en .Este proceso se hace en dos pasos.En el primero se elige la apariencia y nmero de columnas que queremos:


36/37


36

En el siguiente paso se seleccionan los bloques que se mostrarn en cada columna. Si hayms de una columna, se puede elegir la que queremos configurar.

A la izquierda se muestran los componentes disponibles y a la derecha los componentesseleccionados de la columna actual.Para aadir un bloque hay que elegirlo y pinchar en el botnAadir>>. Para eliminar un

bloque hay que seleccionarlo a la derecha y pinchar en Eliminar. Los bloquesseleccionados se pueden ordenar con los botones + (subir) y (bajar).Inicialmente, los usuarios tienen configurado Mi Alfresco con los componentes PrimerosPasos y Tareas pendientes.


37/37

37

5.- Otras formas de trabajar con Alfresco

5.1 WebDAV

WebDAV es un standard que describe como a travs del protocolo HTTP , puedenrealizarse acciones de gestin de archivos tales como escribir, copiar, eliminar omodificar. Cualquier aplicacin WebDAV puede realizar estas tareas con documentos enAlfresco.

Con Windows, podemos acceder a Alfresco va WebDAV , agregando un nuevo Sitio de

Red en Mis sitios de red. De esta forma tendramos en nuestro Windows una carpetams con la que trabajar, cuando en realidad estamos en Alfresco. Este nuevo sitio seconfigura mediante una URL. La URL para acceder directamente a nuestro espaciopersonal sera:

https://documenta.ugr.es:8443/alfresco/webdav/Espacios personales/[email protected](Hay que respetar los espacios en blanco)

El usuario y clave seran los mismos que para entrar al cliente web de Alfresco (es decir

los del correo electrnico).Hay que tener en cuenta que los archivos guardados mediante WebDAV en Alfresco, notienen ni Descripcin ni Autor, ni se les aplicaran las reglas si las hubiera.

Actualmente el WebDAV de Windows 7 no es compatible, aunque hay programasllamados Clientes WebDAV que podemos instalar en nuestro Windows paraconectarnos con Alfresco . De esta manera ya no tendramos nuestra carpeta enWindows sino que los documentos los tendramos que enviar a Alfresco mediante lainterfaz de este programa cliente.

Desde Alfresco podemos ver la URL WebDAV de cualquier sitio en Vista Detalles, en laseccin de Enlaces y en Ver en Webdav. No hay que olvidar que slo tendremos acceso atravs de WebDAV si tenemos los permisos necesarios.

Alfresco 3

Documents

Transcript of Alfresco 3