TALLER SOBRE ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO

Cómo administrar bien su tiempo para incrementar la productividad en su trabajo

y disfrutar de su tiempo libre

DR. LUIS A. PIMENTEL D.UNIVERSIDAD INTERNACIONAL DE COMERCIO Y EDUCACIÓN

PANAMÁ

Objetivo del tallerObjetivo del taller

Analizar costumbres y actitudes Analizar costumbres y actitudes actuales relacionadas con el actuales relacionadas con el manejo del tiempo y descubrir manejo del tiempo y descubrir maneras eficaces de emplearlo maneras eficaces de emplearlo en el trabajo y en la vida en en el trabajo y en la vida en general. general.

TemasTemas1.1. El valor del tiempo. El valor del tiempo.

2.2. ¿Cómo planear el tiempo? ¿Cómo planear el tiempo?

3.3. Criterios para priorizar actividades.Criterios para priorizar actividades.

4.4. Herramientas: Horario, agenda y listasHerramientas: Horario, agenda y listas

5.5. Cambie su lugar de trabajo.Cambie su lugar de trabajo.

6.6. El manejo de documentos físicos y electrónicos.El manejo de documentos físicos y electrónicos.

7.7. Cómo trabajar en equipo y dar un buen manejo al tiempo de los demás. Cómo trabajar en equipo y dar un buen manejo al tiempo de los demás.

8.8. Manejo de reuniones.Manejo de reuniones.

9.9. Manejo del teléfono y del correo electrónico.Manejo del teléfono y del correo electrónico.

10.10. Preparación de viajes de negocios, administración del tiempo durante el Preparación de viajes de negocios, administración del tiempo durante el viaje.viaje.

11.11. Programación del tiempo libre.Programación del tiempo libre.

El valor del tiempo

Siempre que se hace referencia al tiempo se considera nuestro recurso más valioso.

Para reflexionar:

¿Qué es el tiempo?

¿Por qué el tiempo es valioso?

¿Para qué hacer un buen uso del tiempo?

¿De qué maneras puedo aprovechar el tiempo?

El uso del tiempo

Pocas personas están dispuestas a reconocer que gran parte del tiempo se malgasta.

¿Cómo hacer un mejor uso del tiempo?

Pasos:

Analizar la forma en que se aprovecha en los

diferentes ambientes (hogar, trabajo, diversión, etc.)

considerar cómo distribuirlo con mayor eficacia

Acciones

Lleve un registro del tiempo (al menos 2 semanas). Este registro le proporciona un punto de partida

para evaluar en qué debe mejorar.

Divida cada día en secciones de 30 minutos

Registre exactamente a qué se dedicó en cada sección

Evalúe el tiempo utilizado en tareas productivas e improductivas

¿Cuánto tiempo dedica a hacer la tarea equivocada en el momento incorrecto, dejando de cumplir los objetivos fijados para ese día?

Examino mi registro para evaluar la eficacia de mi trabajo…

Distribución ideal de l tiem po

15%

25%60%

1

2

3

Grupo 1: Tareas rutinarias

Grupo 2: Proyectos en curso

Grupo 3: Planificación y desarrollo

Examino mi registro para evaluar la eficacia de mi trabajo…

Distribución real del tiempo

60%25%

15%

1

2

3

Grupo 1: Tareas rutinarias

Grupo 2: Proyectos en curso

Grupo 3: Planificación y desarrollo

Para responder

¿Realizo tareas que debería hacer otro? (o que no agregan valor)

¿Hay patrones repetitivos en el registro?

¿Siempre me dedico a las tareas del Grupo 1 por las mañanas?

¿Suelo tardar más de lo calculado para una tarea?

¿Dispongo del tiempo suficiente para reflexionar y ser creativo?

R

P = ------

t

Trace un plan

Fíjese metas personales y profesionales a corto y largo plazo (mi tiempo es mi vida).

Cada meta supondrá llevar a cabo una serie de tareas.

Construya un horario en el que balancee las actividades (incluya días de 24 horas y semanas de 7 días).

Tomar tiempo para planificar amplia la visión, produce

satisfacción personal, evita el estrés y ayuda a lograr los objetivos.

Tomar tiempo para planificar amplia la visión, produce

satisfacción personal, evita el estrés y ayuda a lograr los objetivos.

Estrés y envejecimiento

Según Epel, la gente puede ayudar a reducir el efecto del estrés sobre el envejecer con una variedad de técnicas, como por ejemplo:

Ejercicio moderado Buen sueño Manejo de expectativas y metas Aceptación - no intentando controlar aquellas cosas que no

dependen de mi Encontrar el significado de las cosas Consolidación de lazos familiares y sociales significativos Creencia espiritual o religiosa

Fuente: http://www.NewsTarget.com/019974.html (agosto/06)

Criterios para priorizar actividades

Analice las tareas

Haga una lista de todas las tareas y los objetivos a los que apuntan. Después sepárelas en tres categorías: Tipo A, B o C.

Tipo A: Tareas importantes y urgentes

Tipo B: Tareas importantes o urgentes, pero no ambas cosas

Tipo C: Tareas que no son importantes ni urgentes sino rutinarias

Si tuviera dudas acerca de alguna tarea, considérela del tipo C o elimínela.

Equilibrar tareas diarias

TAREAS A

TAREAS B

TAREAS C

Una

Jornada

Laboral

Clasificación de tareas Clasificación de tareas (adaptación a partir de Covey)(adaptación a partir de Covey)

Más urgentes Menos urgentes

Más Importantes I. Importantes y urgentes

II. Importantes no urgentes

Menos importantes

III. Urgentes no importantes

IV. No importantes y no urgentes

Para recordar…

El tiempo dedicado a trazar un plan nunca se malgasta: siempre llevará a ahorros al final.

El agotamiento se evita haciendo planes de vida, no sólo viviendo el día.

Administrar el tiempo significa hacer cosas con más eficacia, no sólo con más rapidez.

Cada día debe hacer al menos una cosa placentera.

Los momentos de tranquilidad en la oficina, como antes de que vengan los demás, son muy útiles.

Momentos de tranquilidad

Usted necesita tiempo para sí mismo: tiempo para reflexionar, evaluar prioridades y concentrarse en tareas difíciles o prioritarias.

No dispondrá de este tiempo si no lo planifica cotidianamente.

No se sienta culpable por encerrarse.

Explique a los demás que tendrán su atención una vez usted haya disfrutado de ese período breve libre de interrupciones y distracciones.

Intente disciplinarse y ocupe este tiempo de manera constructiva: Dedíquelo a tareas del Tipo B que requieren su total atención.

Maximice la eficacia

Niv

el d

e R

en

dim

ien

to

8am 9am 10am 11am 12m 1pm 2pm 3pm 4pm 5pm 6pmHora

Punto máximo de mediamañana: ideal para las

tareas A

Punto máximo de mediatarde: ideal para las

tareas B

Punto mínimodespués de almuerzo:ideal para las tareas C

El nivel de energíaempieza a descender al

final de la jornadalaboral

Listas de chequeo

Sirven para asegurar que las actividades que se deben realizar no se olvidarán.

Deben estar visibles

No deben dejarse almacenadas en la memoria.

Se debe aprender a usar la lista, de lo contrario, se puede correr el riesgo de terminar siendo usado por la lista.

Agendas

El uso de una agenda requiere disciplina. Permite planificar citas, llamadas, reuniones, compromisos, recordar

fechas de entrega de proyectos, etc.

Elija el tipo más adecuado a sus necesidades

No escatime costos, compre la mejor que pueda

Debe llevarla siempre

Usela con eficacia

Separe horarios para realizar tareas B en momentos de máxima energía

Defina horarios de descanso

No escriba en ella las tareas por hacer

Recuerde dejar suficiente tiempo libre cada día para atender cualquier situación inesperada que surja

Generaciones de administradores de tiempo Generaciones de administradores de tiempo (Stephen Covey)(Stephen Covey)

Primera Generación:Primera Generación: Hacedores de listas Hacedores de listas (conciencia de lo que deben hacer)(conciencia de lo que deben hacer)

Segunda generación:Segunda generación: Programadores Programadores (planean y usan la agenda)(planean y usan la agenda)

Tercera generación:Tercera generación: Priorizadores (Fijan Priorizadores (Fijan objetivos y actúan de acuerdo a prioridades).objetivos y actúan de acuerdo a prioridades).

Cuarta generación:Cuarta generación: Autoorganizados (en lugar Autoorganizados (en lugar de administrar el tiempo se organizan ellos de administrar el tiempo se organizan ellos mismos).mismos).

Cambie su lugar de trabajo

Considere su escritorio como una línea de montaje. Por un

extremo entran las materias primas (en su mayoría en

forma de papeles) para ser procesados por una

máquina (su cerebro), antes de pasar a la etapa

siguiente. Un Just in Time de su escritorio significa

tomar conciencia de los papeles y las herramientas y el

sitio donde deben estar.

Cosas que hacer

Debe vaciar su escritorio de papeles relacionados con tareas

anteriores.

La superficie de trabajo debe tener sólo lo necesario (productos

en proceso).

Ordene los cajones y de ser posible ELIMÍNELOS

Defina un lugar para sus herramientas (lápiz, tijeras,

grapadora, etc) y siempre manténgalas en este lugar.

Foto: Gustavo Villegas L.

Cinco palabras en japonés

SEIRI (Clasificar)

SEITON (Ordenar)

SEISO (Limpiar)

SEIKETSU (Estandarizar)

SHITSUKE (Continuar)

SEI: SENTIDO

Sentido de clasificación

Clasificar es hacer la diferencia entre lo que se necesita y lo que no se necesita.

Eliminar lo innecesario

¿Se necesita?

¿Está en la cantidad adecuada?

¿Cuál es la frecuencia de utilización?

Sentido del orden

Ordenar es:

Asignar un espacio, a las cosas que se necesitan para ejecutar los diferentes procesos, dentro del área de trabajo.

Definir un sitio o lugar apropiado para ubicar cada cosa, pieza o herramienta dentro de un sistema lógico.

Distribuir y manejar el espacio adecuadamente.

Tener las cosas listas y al alcance para cuando se necesiten.

UN LUGAR PARA CADA COSA Y CADA COSA EN SU LUGAR

Cómo lo Hacemos?

Clasificar

¿Es un objeto o información necesaria para el objetivo del puesto de trabajo?

¿Es un objeto o información innecesaria para el objetivo del puesto de trabajo?

Colocar cerca

Colocar menos cerca

Colocar lejos

No es útil para nadie

A alguien le puede servir

Vender, donar o botar

Transferir

Se usa ocasionalmente

Se usa con frecuencia

Usados muy de vez en cuando

Manejo de documentos físicos y electrónicos

Solo archive documentos que consultará en el futuro o que requieren algún respaldo.

Ordene los archivos según frecuencia de uso.

Separe el archivo muerto.

Solo tenga en la bandeja de entrada aquello que está en curso.

Almacene y elimine el resto.

Cree carpetas y subcarpetas para agrupar los documentos relacionados.

Manejo del correo electrónico

El correo implica siempre el desencadenamiento de alguna acción. Se deben planear en el día momentos para su lectura.

El E-mail debe gestionarse con agilidad: Eliminarse, responderse, archivarse ó re-enviarse de forma inmediata.

Consejo:Abra su correo electrónico 1 hora después de que haya llegado

a su puesto de trabajo.

Para gestionar el correo electrónico…

Correos recibidos cada día (promedio): 30

80% son informativos ó basura (24 mensajes)(Tiempo estimado: 24 minutos)

20% Requieren responder, re-enviar con comentarios ó hacer algo (6 mensajes)

(tiempo estimado: 60 minutos)

Manejo del correo electrónico

Al escribir correo electrónico:

Los mensajes de correo electrónico deben ser breves y la dirección precisa.

Si debe enviar archivos adjuntos, hágalo luego de escribir los destinatarios y antes de escribir el cuerpo del mensaje.

El lenguaje usado es más informal.

El encabezado del correo debe indicar claramente el objeto del mensaje.

Envíe ó re-envíe mensajes a aquellos que les interesa explicando brevemente por qué usted así lo piensa. Evite enviar mensajes con

textos como: …puede ser de utilidad, …por si les interesa, …etc.

Cómo trabajar en equipo y dar un buen manejo al tiempo de los demás

Generalmente, los planes mejor trazados para

administrar el tiempo dependen de otros. Nadie

trabaja solo. Es importante conciliar la forma en

que los otros administran su tiempo con la suya.

Preguntas que debe hacerse

Al programar actividades ¿tengo en cuenta la agenda de los demás?

¿Escribo demasiados informes innecesarios?

¿Organizo reuniones sin objetivos concretos y con resultados imprecisos?

¿Siempre llego puntualmente a las citas y reuniones?

¿Con qué frecuencia suelo interrumpir a los demás? (mi jefe, mis colaboradores y compañeros)

Manejo de reuniones

¿Realmente es necesario reunirse?

Podría ahorrar tiempo no convocando la reunión y hablando personalmente, por teléfono o vía e-mail con los otros.

Si todos los asistentes trabajan para la misma empresa, es útil para todos si el tiempo dedicado a reunirse es el mínimo.

Planee la reunión luego de considerar otras posibilidades.

RP = ------------------------------------- t x Número de personas

Prepare un orden de la reunión

La duración de una reunión puede verse muy afectada por el orden en que figuran los temas.

Evite iniciar una reunión con un tema controvertido ya que se puede dedicar un tiempo excesivo en comentarlo.

Empiece con temas rutinarios y directos que supongan decisiones fáciles.

Sugiera a los demás que asistan a la parte de la reunión que les concierne.

Recuerde a todos lo acordado en una reunión por escrito.

Reflexiones acerca de las reuniones

¿Quién realmentedebe estarpresente?

¿Todos debenestar presentestodo el tiempo?

¿Deberándesplazarse?

¿Se pueden tratarotros asuntos en la

reunión?

¿Se puedecancelar lareunión?

Examine los temas atratar

Piense que laspersonas entrarán y

saldrán

Considere otrasposibilidades

Aproveche lasituación al máximo

Resuelva los asuntossin reunirse

Los temas determinan los asistentes.

Los asistentes solo asisten al tema de su interés.

Los tiempos de desplazamiento deben sumarse al tiempo de la reunión

Programar la reunión sólo cuando hayan suficientes temas a tratar.

Manejo del teléfono

Al hacer llamadas:

Reserve una hora del día para llamar

Haga una lista de las llamadas que debe hacer cada día

Tenga claro el objetivo de cada llamada y prepárela como si se tratara de una reunión

Asegúrese de tratar todos los temas durante la conversación

Haga las llamadas por orden de importancia. No aplace las urgentes y difíciles

Tome nota de los aspectos discutidos durante la llamada

Manejo del teléfono

Al recibir llamadas:

Las llamadas pueden tomarlo por sorpresa e interrumpirlo cuando no está preparado.

No es descortés hacerle saber a quien llama que es un mal momento para hablar.

Indique a las personas el horario más apropiado para que lo llamen.

Si usted le pide a alguien que lo vuelva a llamar, indíquele el día y la hora mas apropiado y apúntelo en su agenda.

Siempre responda las llamadas que no contesta.

Si lo llama un vendedor a ofrecerle un producto o servicio

No le diga que lo llamen mas tarde. Lo harán, y seguramente será en un momento menos apropiado.

No diga que usted los llamará si no piensa hacerlo

No pida detalles si no está interesado.

No responda a preguntas con oraciones vagas y largas, sea conciso.

Preparación de viajes de negocios, administración del tiempo durante el viaje

Durante un viaje de trabajo pasará la mayor parte del día reunido. Cuanto más largo sea el viaje, a más reuniones asistirá.

Es esencial actualizar las notas todos los días; si no, todas las reuniones se habrán confundido cuando regrese a la oficina.

Reserve tiempo todos los días para re-escribir las notas de las reuniones a las que asistió, las decisiones tomadas y las medidas

de las que ellas se derivan.

Programación del tiempo libre

No debe sentirse culpable por tomarse tiempo libre. Le ayudará a trabajar con mayor eficacia.

El ejercicio ayuda a reducir el estrés y puede ser una pausa útil en caso de que tenga las facilidades

para practicarlo al mediodía.

Programe su tiempo libre y dedíquelo a las personas y actividades más gratificantes para usted.

Valore su tiempo libre: no lo desperdicie haciendo “zapping” con el control del TV.

Realice al menos una actividad gratificante y planeada cada día.

Para finalizar…Para finalizar…

¿Qué compromisos ¿Qué compromisos adquiero luego de adquiero luego de

este Taller?este Taller?