Administracion Del Tiempo Presentacion 1

ADMINISTRACION DEL TIEMPO

OBJETIVO.EL ALUMNO ADMINISTRARA EFICIENTEMENTE EL TIEMPO PARA MEJORAR EL DESEMPEÑO Y CUMPLIMIENTO DE OBJETIVOS PERSONALES Y ORGANIZACIONALES.

ADMINISTRACION DEL TIEMPOLA ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO ES DETERMINAR COMO USAMOS NUESTRO TIEMPO PARA ALCANZAR NUESTROS OBJETIVOS EN EL MENOR TIEMPO POSIBLE.ES IMPORTANTE RECORDAR QUE LA ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO ES ESENCIALMENTE UN ESFUERZO DE GRUPO QUE REQUIERE LA COORDINACIÓN DE ACTIVIDADES, EL AYUDARSE UNOS A OTROS, LA SINCRONIZACIÓN CONJUNTA DE ESFUERZOS PARA ASEGURAR LOS RESULTADOS ESPERADOS. ADMINISTRAR EL TIEMPO EFICAZMENTE, ES UN “DON”, QUE SE PUEDE DESARROLLAR POR LA MAYORÍA DE LAS PERSONAS QUE SE LO PROPONGAN.

ADMINISTRACION DEL TIEMPO LA ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO SE DEBE CONCEPTUAR COMO UNA

MANERA DE SER Y UNA FORMA DE VIVIR. HOY, SE PUEDE CONSIDERAR AL TIEMPO COMO UNO DE LOS RECURSOS

MAS IMPORTANTES Y CRÍTICOS DE LOS EJECUTIVOS.

• EFICIENCIA . (concepto)

FACULTAD PARA LOGRAR UN EFECTO DETERMINADO. RELACION EXISTENTE ENTRE EL TRABAJO DESARROLLADO, EL TIEMPO

INVERTIDO, LA INVERSION REALIZADA EN HACER ALGO Y EL RESULTADO LOGRADO, EN PRODUCTIVIDAD: SE TIENE UNA EFICIENCIA POR OBRERO DE UN COCHE CADA DIA

ADMINISTRACION DEL TIEMPO ADMINISTRAR CON EFICIENCIA EL TIEMPO: • UNA LISTA DE LAS ACTIVIDADES DE UNA SEMANA COMPLETA, TOMADA

CON INCREMENTOS DE 15 MINUTOS CADA UNA, FACILITA LA UTILIZACIÓN EFECTIVA DEL TIEMPO.

• ESTA COMPROBADO Y ES UN PRINCIPIO FUNDAMENTAL DE LA PLANEACIÓN DEL TIEMPO, QUE TODA HORA EMPLEADA EN PLANEAR EFICAZMENTE AHORRA DE TRES A CUATRO HORAS DE EJECUCIÓN Y PRODUCE MEJORES RESULTADOS.

• UNA TÉCNICA RECOMENDABLE PARA ADMINISTRAR MEJOR EL TIEMPO, ES UTILIZAR LOS ÚLTIMOS 20 MINUTOS DE LABORES, EN PLANEAR EL DÍA SIGUIENTE.

• EL TIEMPO DEL EJECUTIVO RARA VEZ SE UTILIZA EXACTAMENTE COMO EL LO PLANEA. PERO SE DEBE PROCURAR, DENTRO DE LO POSIBLE, RESPETAR LAS ACTIVIDADES Y COMPROMISOS ESTABLECIDOS.


ADMINISTRAR CON EFICIENCIA EL TIEMPO: • LOS RESULTADOS MÁS EFECTIVOS SE LOGRAN TENIENDO OBJETIVOS Y

PROGRAMAS PLANEADOS, MÁS QUE POR LA PURA CASUALIDAD. • EL TIEMPO DISPONIBLE DEBE SER ASIGNADO A TAREAS EN ORDEN DE

PRIORIDAD, O SEA QUE LOS EJECUTIVOS DEBEN UTILIZAR SU TIEMPO EN RELACIÓN A LA IMPORTANCIA DE SUS ACTIVIDADES.

• EL ESTABLECER UN DETERMINADO TIEMPO O FECHAS LIMITES PARA CUMPLIR CON LOS COMPROMISOS DE LOS EJECUTIVOS, AYUDA AL RESTO DEL GRUPO DE TRABAJO A SOBREPONERSE A LA INDECISIÓN Y A LA TARDANZA.

• EVITAR PERDER DE VISTA LOS OBJETIVOS O LOS RESULTADOS ESPERADOS Y CONCENTRAR LOS ESFUERZOS EN CADA ACTIVIDAD.

• NO CONFUNDIR MOVIMIENTOS CON REALIZACIONES Y ACTIVIDADES O ACCIONES CON RESULTADOS.

ADMINISTRACION DEL TIEMPO• EL TIEMPO UTILIZADO EN DAR RESPUESTA A PROBLEMAS QUE SURGEN DEBE SER

REALISTA Y LIMITADO A LAS NECESIDADES DE CADA SITUACIÓN EN PARTICULAR, IGNORANDO AQUELLOS PROBLEMAS QUE TIENDEN A RESOLVERSE POR SÍ MISMOS LO QUE PUEDE AHORRAR MUCHO TIEMPO.

• POSPONER O APLAZAR LA TOMA DE DECISIONES PUEDE CONVERTIRSE EN HÁBITO QUE DESPERDICIA TIEMPO, SE PIERDEN LAS OPORTUNIDADES Y AUMENTA LA PRESIÓN DE LAS FECHAS LÍMITE ESTABLECIDAS.

• LAS ACTIVIDADES DE RUTINA DE BAJO VALOR PARA EL LOGRO DE LOS OBJETIVOS GENERALES DEBEN SER DELEGADAS O ELIMINADAS HASTA DONDE SEA POSIBLE.

• LAS ACTIVIDADES SIMILARES SE DEBEN AGRUPAR PARA ELIMINAR LA REPETICIÓN DE ACCIONES Y REDUCIR LAS INTERRUPCIONES A UN MÍNIMO COMO CONTESTAR O HACER LLAMADAS TELEFÓNICAS.

• EL MANTENER A LA VISTA LA AGENDA DEL DÍA FACILITA EL ADMINISTRAR CORRECTAMENTE EL TIEMPO.

• EL REGISTRO DE COMO SE PIENSA UTILIZAR EL TIEMPO EN EL DÍA, EN LA SEMANA O EN EL MES DEBE SER DETALLADO, YA QUE OMITIR DETALLES ES TAN PERJUDICIAL PARA LOS OBJETIVOS DEL REGISTRO DEL TIEMPO , COMO CONFIAR EN LA MEMORIA O ESTABLECER METAS IRREALES.

ADMINISTRACION DEL TIEMPOADMINISTRAR EL CONTROL DEL TIEMPO• LA PALABRA CONTROL TIENE VARIOS SIGNIFICADOS Y MÁS ESPECÍFICAMENTE, VARIOS

SENTIDOS:• VERIFICAR CIERTOS RESULTADOS.• COMPARAR CON ESTÁNDARES.• REGULAR.• EJERCER AUTORIDAD SOBRE ALGO (DIRIGIR U ORDENAR).• IMITAR O RESTRINGIR.

LA FUNCIÓN DE CONTROL SE DEFINE COMO LA FASE DEL PROCESO ADMINISTRATIVO QUE MANTIENE LA ACTIVIDAD ORGANIZACIONAL DENTRO DE LÍMITES TOLERABLES, AL COMPARARLA CON LAS EXPECTATIVAS. ESTAS EXPECTATIVAS SE PUEDEN ESTABLECER IMPLÍCITA O EXPLÍCITAMENTE EN FUNCIÓN DE OBJETOS, PLANES, PROCEDIMIENTOS O REGLAS Y REGLAMENTOS QUE SE APLICAN EN UN AMBIENTE DINÁMICO, BAJO CIRCUNSTANCIAS CAMBIANTES, POR LO QUE PUEDEN VARIAR DE MANERA ESENCIAL.

ADMINISTRACION DEL TIEMPOMITOS DEL TIEMPO

• EL MITO DE LA ACTIVIDAD: “EL EJECUTIVO MÁS LLENO DE TRABAJO ES EL MÁS EFICIENTE”. SE CONFUNDEN LOS RESULTADOS CON LA ACTIVIDAD... PARA NO LLEGAR A NINGUNA PARTE.

• EL MITO DEL HOMBRE EQUIPO: “CUANTO MÁS ALTO SEA EL NIVEL EN QUE SE MANEJEN LOS ASUNTOS, TANTO MEJOR”. SE REGATEA LA DELEGACIÓN, Y SE PRETENDE HACER LAS COSAS UNO MISMO “PARA ESTAR EN TODO”: INVADIENDO PUESTOS, APLASTANDO PERSONALIDADES Y MATANDO MOTIVACIONES.

• EL MITO DE LA DECISIÓN APLAZADA: “HAY QUE APLAZAR LAS DECISIONES HASTA HABER RECOPILADO TODOS LOS DATOS”. LO QUE SUCEDE ES QUE NO SE DECIDE A TIEMPO, O NO SE DECIDE.

• EL MITO DEL INDISPENSABLE: “LOS RESULTADOS SON DIRECTAMENTE PROPORCIONALES AL VOLUMEN DE TRABAJO INVERTIDO, ASÍ QUE YO TRABAJO 15 HRS. DIARIAS”. SE CENTRA EL INTERÉS EN TRABAJAR MÁS, EN VEZ DE TRABAJAR MEJOR.

ADMINISTRACION DEL TIEMPO• EL MITO DE AHORRAR TIEMPO: “HAY QUE AHORRAR TIEMPO A TRAVÉS DE

SOLUCIONES SENCILLAS Y FÁCILES”. SE REGATEA EL TIEMPO QUE SE DEBE EMPLEAR EN ASUNTOS DIFÍCILES, TRATÁNDOLOS DE MANERA SUPERFICIAL, DE MODO QUE SE ESTÁ CONDENANDO A REPETIR LO QUE SALIÓ MAL.

• EL MITO DE TRABAJAR CONTRA EL TIEMPO: “EL TIEMPO PRESIONA AL EJECUTIVO SE LE ECHA ENCIMA”. EL MÁS PRECIOSO RECURSO QUEDA CONVERTIDO EN ESTORBO Y OBJETO DE JUSTIFICACIONES.

ENEMIGOS DEL TIEMPO: AUSENCIA DE PLAN DE TRABAJO OBJETIVOS Y PRIORIDADES CONFUSOS INDECISIÓN INTERRUPCIONES

ADMINISTRACION DEL TIEMPOENEMIGOS DEL TIEMPO: REUNIONES NO PREVISTAS TRABAJOS PENDIENTES ENTREVISTAS LARGAS DESORDEN BUROCRACIA FALTA DE REFLEXIÓN PREVIA ALGUNAS SOLUCIONES ÓPTIMAS PUEDEN SER : PREPARAR DIARIAMENTE UN PROGRAMA DE TRABAJO ESTABLECER PRIORIDADES ESTABLECER OBJETIVOS PREPARAR LAS REUNIONES HACER UNA COSA CADA VEZ

ADMINISTRACION DEL TIEMPOENEMIGOS DEL TIEMPO:

DISTINGUIR LO ESENCIAL DE LO ACCESORIO AGRUPAR COSAS SEMEJANTES DIVIDIR EN FASES O ETAPAS PONER IDEAS POR ESCRITO COMUNICAR CLARA Y BREVEMENTE PROGRAMAR LLAMADAS / VISITAS BUSCAR CON CALMA LAS SOLUCIONES VIGILAR LA ORGANIZACIÓN PERSONAL BUSCAR CON CALMA LAS SOLUCIONES ALTERNAR ACTIVIDADES

ADMINISTRACION DEL TIEMPOPLANEACION DEL TIEMPO Y SUS HERRAMIENTAS ¿QUÉ PODEMOS HACER PARA TENER UNA MEJOR PLANEACION

ADMINISTRACIÓN DE NUESTRO TIEMPO.

PLANEE, PLANEE.

DIARIAMENTE Y BAJO LAS MÁS MÍNIMAS CIRCUNSTANCIAS DE NUESTRA VIDA DIARIA LO HACEMOS; PERO ¿POR QUÉ NO LO APLICAMOS A NUESTRAS ACTIVIDADES?, MUCHAS VECES DAMOS POR SENTADO LO QUE TENEMOS QUE HACER, PERO NO NOS DETENEMOS A PENSAR EN QUÉ ORDEN LA VAMOS A REALIZAR, LA PLANEACIÓN Y EL TIEMPO QUE LE DEDICAREMOS, BIEN VALDRÁ LA INVERSIÓN EN MINUTOS. SE TRATA DE ORGANIZAR MEJOR NUESTRA AGENDA.


COMPROMETASE. ES IMPORTANTE SI PIENSA DEDICAR UN PAR DE HORAS PARA TERMINAR

ESE REPORTE MENSUAL O PONERSE AL TANTO DE SUS ACTIVIDADES, ENTONCES HÁGALO, COMPROMÉTASE CON USTED MISMO Y QUE NO LE ROBEN ESAS HORAS.

NO PROMETA MÁS DE LO QUE PIENSE CUMPLIR.

MÁS VALDRÍA DECIR CON SINCERIDAD QUE NO PUEDE ATENDER A ALGUIEN EN ESE MOMENTO, DEBIDO A SU CARGA DE TRABAJO Y SUS PLANES O DE LO CONTRARIO, SE SATURARÁ DE TRABAJO O RECORTARÁ EL TIEMPO QUE PIENSE DEDICAR A OTRAS ACTIVIDADES.


TOMESE UNOS MOMENTOS Y DECIDA A DÓNDE QUIERE

LLEGAR. RECUERDE DAR PRIORIDAD A LO IMPORTANTE SOBRE LO URGENTE

Y SI DECIDE HACERLO CONVÉNZASE DE QUÉ ES LO MEJOR PARA USTED Y SU TRABAJO, NO OLVIDE QUE SU TIEMPO TAMBIÉN VALE Y MUCHO, PERO EL DE LOS DEMÁS TAMBIÉN ES MUY IMPORTANTE, SI ES POSIBLE HAGA UNA LISTA DE PRIORIDADES Y EN LA MEDIDA DE LO POSIBLE APÉGUESE A ELLA.


DIVIDA Y VENCERÁ. SI TIENE ENTRE SUS MANOS UN GRAN PROYECTO O REPENTINAMENTE

CAE ANTE USTED UNA “GRAN RESPONSABILIDAD”, RESPIRE PROFUNDO Y PIENSE LÓGICAMENTE, RECUERDE QUE USTED ES UNO SOLO Y NO PUEDE CARGAR AL MUNDO, PERO SI DIVIDE SU TRABAJO EN PARTES PEQUEÑAS O DE MANERA QUE PUEDA MANEJAR UNA A LA VEZ, PODRÁ LOGRAR SUS OBJETIVOS SIN TANTO ESTRÉS, RECUERDE QUE “EL QUE MUCHO ABARCA, POCO APRIETA”, ESTABLEZCA TIEMPOS Y HORARIOS PARA ESAS ACTIVIDADES Y RECUERDE:

NO TENGA MIEDO EN DELEGAR. SI LE PUEDEN AYUDAR APROVECHE, ESTO NO QUIERE DECIR QUE DELEGUE

EL 90% DE SUS DEBERES A LOS AMIGOS O COMPAÑEROS DE TRABAJO, DEBEMOS SABER CUALES SON LAS TAREAS QUE OCUPARÁN MAYOR ATENCIÓN


DIGA “NO” DE VEZ EN CUANDO. TAMBIÉN ES IMPORTANTE DECIRSE “NO” DE VEZ EN CUANDO A USTED

MISMO, TRABAJAR POR HORAS Y HORAS, TANTO SI RECIBE PAGA EXTRA O NO, DAÑA EL EQUILIBRIO ENTRE EL TRABAJO Y SU DESCANSO QUE ES BÁSICO PARA LA SALUD Y EL BIENESTAR FÍSICO Y MENTAL.

ACABE CON LO QUE COMIENCE Y CONCENTRECE. DEJAR A MEDIAS UNA ACTIVIDAD PARA COMENZAR CON OTRA POR QUE

LA MARQUEN DE URGENTE, HARÁ QUE DESVIÉ SU ATENCIÓN Y PIERDA “EL HILO” DE LO QUE ESTABA HACIENDO, RECUERDE QUE TAL VEZ LO QUE ESTABA HACIENDO EN ESE MOMENTO PUEDA SER IMPORTANTE PARA ALGUIEN MAS Y SI LE RESTA ATENCIÓN A ESE TRABAJO TAL VEZ NO TENGA LA MISMA CALIDAD QUE HUBIESE TENIDO SI APLICA TODA SU ATENCIÓN.

ADMINISTRACION DEL TIEMPO• NO DEJE PARA MAÑANA LO QUE PUEDE HACER HOY. SI SU TIEMPO LO PERMITE ADELANTE TRABAJOS ANTES DE QUE SE LOS

PIDAN, TAL VEZ NO SE LO AGRADEZCAN, PERO USTED LO SENTIRÁ CUANDO TENGA MÁS TIEMPO LIBRE, APLÍQUESE EN SUS ACTIVIDADES EN VEZ DE DIVAGAR O REVISAR SI TIENE NUEVOS MAILS.

• RECUERDE. UN MINUTO TIENE 60 SEGUNDOS, 2 MINUTOS 120 SEGUNDOS, QUE 5

MINUTOS SON 5 MINUTOS, NO DIGA CANTIDADES DE TIEMPO CUANDO NO PUEDE O SABE SI LO PODRÁ CUMPLIR, SEA SINCERO CON USTED MISMO Y SU RELOJ, LA PUNTUALIDAD ES UN VALOR MUY IMPORTANTE PARA LOS DEMÁS.


ELEMENTOS QUE INTEGRAN UN PLANIFICACION DE USO DE TIEMPOS

TENER UNA CLARA DETERMINACIÓN HACIA LA META

PARA ALCANZAR UNA GRAN EFICIENCIA NECESITAMOS DE UN GRAN PROPÓSITO. ESA META AVIVA TODOS LOS PROCESOS QUE REALIZAMOS. DESCUBRIENDO NUESTRA MISIÓN EN LA VIDA, SURGE LA PASIÓN POR REALIZARLA, LOS ESFUERZOS SE ENFOCAN A ELLO Y LOS COMPROMISOS SE DEFINEN. EL RESULTADO ES UNA MAYOR EFICIENCIA EN LA ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO.

COMPROMETERSE CON LOS VALORES EN UNA ORGANIZACIÓN, LOS VALORES INSPIRAN UN PROPÓSITO MÁS

TRASCENDENTE HACIENDO QUE EL TRABAJO TENGA SENTIDO. SI EN UNA EMPRESA, LA VISIÓN ES LA CABEZA Y LA MISIÓN ES EL CORAZÓN, ENTONCES LOS VALORES Y PRINCIPIOS SON EL ALMA. LOS VALORES DAN SIGNIFICADO A LAS TAREAS DIARIAS.

ADMINISTRACION DEL TIEMPO SINTONIZAR CON LAS FORTALEZAS LAS PERSONAS QUE USAN TIEMPO CORRECTAMENTE SINTONIZAN CON

SUS FORTALEZAS. DESCUBREN EN LO QUE SON MUY EFICACES Y EN ELLO CENTRAN SUS ESFUERZOS. LA GENTE NO LE BUSCARÁ SI ESTÁ DENTRO DEL PROMEDIO O LA MEDIOCRIDAD. SI EN ALGUNOS ASPECTOS, SU NIVEL DE HABILIDAD ES DE UN 20%, NO PIERDA TIEMPO EN INTENTAR MEJORARLO POR QUE PROBABLEMENTE NUNCA CRECERÁ MÁS ALLÁ DE UN 40%. SIN EMBARGO, SI EN ÁREA USTED TIENE UN NIVEL DE UN 70% DE EFICACIA Y DE ÉXITO, CONCÉNTRESE EN ESA HABILIDAD, PORQUE CUANDO ALCANCE UN 90%, HABRÁ LOGRADO LA EXPERTICIA EN ESA ÁREA.

ESCOGER LA FELICIDAD LAS PERSONAS QUE USAN TIEMPO CORRECTAMENTE ESCOGEN LA

FELICIDAD PRIORIZANDO LAS RELACIONES Y LA RECREACIÓN

ADMINISTRACION DEL TIEMPO FORMAR EQUIPOS LAS PERSONAS QUE USAN EL TIEMPO CORRECTAMENTE PREPARAN

EQUIPOS PARA SER MÁS PRODUCTIVOS. ELLAS COMPRENDEN LAS LIMITACIONES DEL LOGRO INDIVIDUAL Y CONSTRUYEN LOS EQUIPOS PARA EXTENDER SU IMPACTO EN EL MEDIO. DESARROLLANDO UN CÍRCULO INTERNO DE LÍDERES E INVIRTIENDO EN ELLOS, LOS ADMINISTRADORES EXPERTOS DEL TIEMPO MULTIPLICAN SU EFICIENCIA E INFLUENCIA.


LEY DE PARKINSON

LA IMPORTANCIA DE LA LEY DE PARKINSON SE DERIVA DEL HECHO DE QUE ES UNA LEY DE CRECIMIENTO BASADA EN UN ANÁLISIS DE LOS FACTORES

QUE RIGEN TAL CRECIMIENTO. HEMOS DE INSISTIR EN QUE LA LEY DE PARKINSON ES UN DESCUBRIMIENTO PURAMENTE CIENTÍFICO, INAPLICABLE, SALVO EN TEORÍA, A LA POLÍTICA ACTUAL. NO ES TAREA DEL BOTÁNICO ELIMINAR LAS MALAS HIERBAS. YA BASTA SI NOS PUEDE DECIR CON QUÉ VELOCIDAD CRECEN.

ADMINISTRACION DEL TIEMPO• PRINCIPIO DE PARETTO O REGLA DEL 80/20

ESTO PODRÍA SER RESUMIDO DE LA SIGUIENTE MANERA. EL "PRINCIPIO DE PARETTO" O LA "REGLA DEL 80/20" ARGUMENTA QUE TÍPICAMENTE SE CONCENTRA EL 80% DEL ESFUERZO EN GENERAR EL 20% DE LOS RESULTADOS. EL 80% DE LOS RESULTADOS RESTANTES SON REALIZADOS CON EL 20% DEL ESFUERZO. ES DECIR, DEL 100% DE NUESTRO TIEMPO, EL 20% LO DEDICAMOS A COSAS IMPORTANTES Y EL 80% A COSAS TRIVIALES (SIN IMPORTANCIA, SIN URGENCIA, DELEGABLES, ETC.)

EL 20 % DEL TIEMPO INVERTIDO EN COSAS IMPORTANTES NOS PRODUCE EL 80% DE LOS BENEFICIOS Y OBVIAMENTE EL OTRO 80% SOLO PRODUCE EL 20% DE LOS BENEFICIOS RESTANTES.

APLICANDO ALGUNAS TÉCNICAS PODEMOS OPTIMIZAR LOS ESFUERZOS PARA ASEGURAR QUE CONCENTRAMOS NUESTRO TIEMPO Y ENERGÍA TANTO COMO SEA POSIBLE EN LAS TAREAS DE MAYOR RETRIBUCIÓN.

ADMINISTRACION DEL TIEMPOESCRIBIR ES UN EXCELENTE RECURSO PARA ORGANIZAR MEJOR EL TIEMPO

UN BUEN MÉTODO PARA LA GESTIÓN EFECTIVA DE NUESTRO TIEMPO ES EL DE ESCRIBIR LAS TAREAS A REALIZAR E IRLAS ENCARANDO UNA A UNA.

LO ESCRIBO TODO Y COMO DEJO MIS NOTAS DONDE SÉ QUE APARECERÁN EN EL LUGAR CORRECTO Y EN EL MOMENTO OPORTUNO, UNA VEZ QUE HE ANOTADO ALGO LO OLVIDO.

EL RESULTADO FINAL ES QUE CUANDO DEJO DE TRABAJAR, TAMBIÉN DEJO EL STRESS RELACIONADO CON EL TRABAJO”.

LA NECESIDAD DE UN “PLAN B”ASÍ COMO ES NECESARIO CONTAR CON UN PLAN EN LA PRÁCTICA ES NECESARIO TENER EN CUENTA LAS CONTINGENCIAS, LO QUE A SU VEZ REQUIERE LA EXISTENCIA DE UN “PLAN B”. TENGA EN CUENTA QUE SI EXISTE LA POSIBILIDAD DE QUE ALGO NO FUNCIONE, PROBABLEMENTE ASÍ SERÁ (UNA DE LAS LEYES DE MURPHY).

ADMINISTRACION DEL TIEMPO• LAS FALLAS ESTÁN PRESENTES TODO EL TIEMPO DE MODO QUE DEBEMOS

RECORDAR QUE “LO IMPORTANTE EN RELACIÓN AL ÉXITO TIENE QUE VER CON COMO VIVIMOS CON LOS FRACASOS”.

• SI REALMENTE TODOS NOSOTROS HUBIÉRAMOS TENIDO ÉXITO EN EL 100 % DE NUESTROS PLANES NO ESTARÍAMOS HOY HACIENDO LO QUE ESTAMOS HACIENDO. Ejemplo:

• EL JUGADOR DE BÉISBOL MÁS EXITOSO EN LOS ESTADOS UNIDOS EN TODA LA HISTORIA – TED WILLIAMS – TENÍA UN RECORD DE “HITS” DE .400 EN TODA SU CARRERA; ESTO SIGNIFICA QUE FRACASABA EN EL 60 % DE LAS VECES.

• DE MODO QUE: 1. EL PLAN “A” PUEDE SER QUE TENGA QUE SER MODIFICADO PARA LO CUAL ES NECESARIO UN PLAN “B”; Y 2. LO MÁS IMPORTANTE EN RELACIÓN CON EL ÉXITO TIENE QUE VER COMO LIDIAMOS Y VIVIMOS CON EL FRACASO.

ADMINISTRACION DEL TIEMPO• PODEMOS ADEMÁS AGREGAR COLOR

UNA FORMA DE MEJORAR UN PLAN DIARIO CONSISTE EN UTILIZAR EL COLOR. ESCRIBA EN VARIOS COLORES, O SUBRAYE LOS ASUNTOS A TRATAR CON DIVERSOS COLORES QUE REPRESENTEN PRIORIDADES Y NIVELES DE IMPORTANCIA. RECUERDE LA IMPORTANCIA .

COMO YA LO HEMOS SEÑALADO – DE LAS IMÁGENES SOBRE LAS ACCIONES A TOMAR. UN PROGRAMA DE TV EN BLANCO Y NEGRO HA DE TENER CIERTAS IMPLICANCIAS. DEFINITIVAMENTE MENORES – EN LOS ESPECTADORES QUE LAS QUE SE PRODUCEN A TRAVÉS DE TV EN COLOR.TENGA ADEMÁS EN CUENTA QUE LAS SEÑALES DE PELIGRO Y DE ADVERTENCIA (EN LOS PASOS A NIVEL DE FERROCARRIL, EN LOS SEMÁFOROS, ENTRE OTROS) SON ACOMPAÑADAS POR EL COLOR ROJO.

ADMINISTRACION DEL TIEMPO• URGENTE VERSUS IMPORTANTE .

AQUÍ DEBE PONERSE FOCO A UN TRABAJO DE ANÁLISIS. DESCRIBA SUS ACTIVIDADES Y ASÍGNELES UNA IMPORTANCIA.

ESTE SISTEMA IDEADO POR JOSEPH TRICKETT, ANALIZA CADA UNA DE LAS TAREAS Y LES DETERMINA CUATRO COLUMNAS CON VALORES: TAREAS MUY IMPORTANTES (HAY QUE HACERLAS), TAREAS IMPORTANTES (HABRÍA QUE HACERLAS), NO TAN IMPORTANTES PERO NECESARIAS, Y TAREAS NO IMPORTANTES.


• LAS HERRAMIENTAS DE GESTION DEL TIEMPO DELEGACION MANEJO DE INTERRUPCIONES ASERTIVIDAD COMPORTARSE CON ASERTIVIDAD PERMITE EXPRESAR LAS NECESIDADES,

PENSAMIENTOS Y SENTIMIENTOS CON SINCERIDAD PERO SIN VIOLAR LOS DERECHOS DE LOS DEMÁS.

ACTUAR CON ASERTIVIDAD LE PERMITE:• MEJORAR SU AUTOESTIMA• OBTENER CONFIANZA• DEFENDER SUS DERECHOS• NEGOCIAR CON LOS DEMÁS• CONSEGUIR UNA MEJOR CALIDAD DE VIDA


GESTION DE ESTRÉS EL ESTRÉS ES UN HECHO HABITUAL EN NUESTRAS VIDAS. NO PUEDE EVITARSE,

YA QUE CUALQUIER CAMBIO AL QUE DEBAMOS ADAPTARNOS REPRESENTA ESTRÉS. LOS SUCESOS NEGATIVOS; DAÑO, ENFERMEDAD O MUERTE DE UN SER QUERIDO, SON ALGUNOS EJEMPLOS DE HECHOS ESTRESANTES, ASÍ COMO LOS SUCESOS POSITIVOS; ASCENDER EN EL TRABAJO, ETC.

TIPOS DE ESTRES• ESTRÉS PRODUCIDO POR LAS RELACIONES INTERPERSONALES.• ESTRÉS RELACIONADO CON EL DESARROLLO DE LA CARRERA

PROFESIONAL. • ESTRÉS PRODUCIDO POR LA ESTRUCTURA Y EL CLIMA

ORGANIZACIONAL, ES UN CASO ESPECÍFICO DEL ESTRÉS LABORAL.

ADMINISTRACION DEL TIEMPO• ESTRÉS EMOCIONAL.• ESTRÉS POR ENFERMEDAD.• ESTRÉS POR SOBREESFUERZO.• ESTRÉS CAUSADO POR FACTORES MEDIOAMBIENTALES.• ESTRÉS MOTIVADO POR FACTORES HORMONALES.• ESTRÉS ALÉRGICO.

SOLUCION DE PROBLEMAS EL PROCESO DE SOLUCIÓN DE PROBLEMAS, EN UN SENTIDO MUY

AMPLIO, ABARCA ACTIVIDADES MUY DIFERENTES, HETEROGÉNEAS SIN EMBARGO, EN SENTIDO ESTRICTO, ENGLOBARÍA: AQUELLAS TAREAS QUE EXIGEN PROCESOS DE RAZONAMIENTO RELATIVAMENTE COMPLEJOS Y NO UNA SIMPLE ACTIVIDAD ASOCIATIVA O RUTINARIA.


DESENSIBILIZACION SISTEMATICA. ES UNA TÉCNICA DIRIGIDA A REDUCIR LAS RESPUESTAS DE ANSIEDAD Y

ELIMINAR LAS CONDUCTAS MOTORAS DE EVITACIÓN. ES RAZONAR SOBRE LO ADECUADO O NO DE ESTAS RESPUESTAS NO

PARECE UN PROCEDIMIENTO ÚTIL. MÁS BIEN SE INTENTA PROVOCAR, TAMBIÉN DE MANERA AUTOMÁTICA, LA APARICIÓN DE RESPUESTAS INCOMPATIBLES CON LA ANSIEDAD.


CARACTERISTICAS DE LAS REUNIONES DE TRABAJO EFECTIVAS.

ES VERDAD, LAS JUNTAS SON UNA VERDADERA CALAMIDAD PARA MUCHOS EJECUTIVOS Y EMPLEADOS, MUCHAS DISCUSIONES, MUCHO BLA, BLA, BLA, Y POCOS ACUERDOS, POCOS COMPROMISOS.

LAMENTABLEMENTE EN MUCHAS OCASIONES LAS JUNTAS SON CONSIDERADAS COMO UN MAL NECESARIO, UN ESPACIO DONDE TENEMOS LA OPORTUNIDAD PARA ENTERARNOS DE LOS CHISMES MÁS RECIENTES DE LA COMPAÑÍA, O EL LUGAR DÓNDE TAL O CUAL PERSONA APROVECHAN LA OPORTUNIDAD PARA REGAÑAR A LOS DEMÁS, O PARA LUCIRSE Y ACAPARAR EL MICRÓFONO ANTE EL JEFE.

ADMINISTRACION DEL TIEMPO• LAS JUNTAS FRACASAN POR ALGUNA O VARIAS DE ESTAS

CONSIDERACIONES:

1.- UNA MALA PLANEACIÓN (TIEMPO, LUGAR Y PARTICIPANTES NO ADECUADOS)2.- EL OBJETIVO DE LA REUNIÓN NO ES CLARO PARA LOS ASISTENTES A LA REUNIÓN3.- NO SE ADMINISTRA EL TIEMPO ADECUADAMENTE Y ESTO LAS HACE ETERNAMENTE ABURRIDAS Y POCO PRODUCTIVAS.4.- EL CONTENIDO A DISCUTIR ES DEMASIADO AMBICIOSO, DE MODO QUE LO QUE SE DEBE DISCUTIR O ANALIZAR EN VARIAS REUNIONES SE QUIERE DISCUTIR EN MUY POCO TIEMPO.5.- NO SE DA UN SEGUIMIENTO ADECUADO A LOS ACUERDOS Y COMPROMISOS ADQUIRIDOS.6.- NO SE ASIGNAN ROLES DE TRABAJO Y PARTICIPACIÓN PARA LA REUNIÓN.7.- DISCUTIR DEMASIADO TIEMPO EL TEMA DE - “ASUNTOS VARIOS” -, LO CUAL SOLO HACE QUE LA REUNIÓN PIERDA SU ENFOQUE ORIGINAL Y SE DISPERSE LA ATENCIÓN Y CONCENTRACIÓN DE LOS PARTICIPANTES DE LA REUNIÓN.

ADMINISTRACION DEL TIEMPO ES POR ELLO, QUE ANTES DE CONVOCAR A UNA REUNIÓN DE TRABAJO,

PRIMERAMENTE NOS PREGUNTEMOS: ¿QUÉ TIPO DE REUNIÓN ES LA QUE VAMOS A TENER QUE LLEVAR A CABO? ¿ES UNA REUNIÓN PERIÓDICA, DE SEGUIMIENTO? ¿UNA JUNTA DE COMUNICACIÓN?, ¿O TAL VEZ UNA JUNTA ESTRATÉGICA?

PUNTOS A EVALUAR PARA UNA REUNION DE TRABAJO.

1.- QUIÉN DEBE PARTICIPAR EN LA REUNIÓN 2.- CUÁLES DEBEN SER LOS TEMAS A TRATAR 3.- CUÁL DEBE SER LA DURACIÓN DE CADA TEMA, Y DE LA REUNIÓN EN GENERAL 4.- DÍA, LUGAR Y HORA DE LA REUNIÓN

5.- COMO SE VA A MANEJAR Y CONTROLAR LA MINUTA DE ACUERDOS Y LA MANERA DE DAR SEGUIMIENTO A LOS MISMOS6.- CÓMO SE VA A HACER LA ASIGNACIÓN DE ROLES Y RESPONSABILIDADES DE LA REUNIÓN.


LOS ROLES QUE SE DEBEN ASIGNAR SON:

1.- COORDINADOR DE LA REUNIÓN – LA PERSONA RESPONSABLE DE LA REUNIÓN.2.- FACILITADOR – ES QUIEN MODERA LA REUNIÓN Y ASIGNA LA PALABRA A LOS PARTICIPANTES3.- SECRETARIO – LA PERSONA RESPONSABLE DE DOCUMENTAR LA REUNIÓN EN LA MINUTA CORRESPONDIENTE.4.- CRONOMETRISTA – QUIEN MIDE EL TIEMPO QUE SE LLEVA INVERTIDO EN CADA TEMA DE LA REUNIÓN 5.- PARTICIPANTES – LOS ASISTENTES A LA REUNIÓN.

Administracion Del Tiempo Presentacion 1

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