ADMINISTRACIÓN DE PUESTOSAdministración de Personal

Grupo No.

DEFINICIÓN DE ADMINISTRACIÓN DE PUESTOS

La administración de puestos puede definirse como el  procedimiento mediante el cual se determinan los deberes y las responsabilidades de las posiciones y los tipos de personas (en términos de capacidad y experiencia) que deben ser contratadas para ocuparlas

Igualmente, se puede definir como el procedimiento de recolección, evaluación y organización de información sobre un puesto de trabajo determinado”

Se debe aclarar que esta función tiene como meta el análisis de cada puesto de trabajo y no de las personas que lo desempeñan actualmente o bien que lo van a desempeñar.

ANÁLISIS DE PUESTOS¿Cuándo se debe realizar?

Hay varias situaciones que suelen llevar a la administración a pensar en la necesidad de realizar un análisis de puesto como los siguientes:

1. Cuando se funda la organización

2. Cuando se crea nuevos puestos

3. Cuando se modifican de manera significativa los puestos como resultados de nuevas tecnologías o procedimientos

4. Cuando se va a actualizar el sistema de compensación y de salarios de una empresa

Si se presenta los siguientes síntomas en una organización será necesario que la administración considere evaluar la implementación de un proceso de análisis de puesto.

1. Los empleados se quejan de que no saben qué tareas específicas se les requiere cumplir; con frecuencia se producen conflictos y/o malentendidos.

2. La competencia y la autoridad de los supervisores se superponen, lo que provoca duplicación de esfuerzos y conflictos ocasionales.

3. La contratación y selección son ineficaces; se asigna a empleados tareas para las cuales no tienen las condiciones necesarias.

4. La mano de obra no está adecuadamente capacitada.

5. La productividad general de la organización no resulta aceptable para la administración.

6. La corriente de trabajo no es uniforme; padece de retrasos y es incompleta.

El proceso de análisis de puestos dentro de una organización nos sirve

como base para alimentar los diferentes procesos que se llevan acabo

dentro del departamento de Recursos Humanos como lo son lasevaluaciones del desempeño, movimientos de personal,remuneraciones, programas de beneficios según la

productividad,entre otros.

Por lo anterior si el proceso de análisis de puestos, cualquiera que

haya sido el motivo del mismo, se encuentra enfocado de una manera

equivocada o bien desactualizado o falto de seguimiento se puede

predecir que los demás procesos que éste alimenta se estaránrealizando ineficazmente, ya que las descripciones de puestosrepresentan un soporte vital para lograr el desarrollo dinámico yproductivo en la eficiencia del manejo del capital humano en lasorganizaciones.

ANÁLISIS DE PUESTOSAportes que realiza a la Organización

BASE DE DATOS DEL SISTEMA DE RECURSOS HUMANOS

Toda la información generada por el proceso de descripción y análisis de cargos permite contar con un sistema de información de todo el recurso humano disponible y necesario que permitirá administrar con mayor eficiencia la gestión de recursos humanos dentro de una organización. Si se carece de una buena base de datos difícilmente podrán rediseñar un puesto, reclutar nuevos empleados, capacitar a los actuales, determinar los niveles adecuados de compensación, etc.

La información sobre los diversos puestos de una empresa pueden emplearse en tres formas principales: para la descripción de puestos, para las especificaciones de una vacante y para establecer los niveles de desempeño necesarios para una función determinada.

ACTIVIDADES DEL PUESTO

Primero se obtiene información sobre las actividades reales de trabajo desempeñadas, tales como limpieza, codificar, galvanizar o pintar. En ocasiones, la lista de actividades indicada también como, por qué y cuándo un trabajador desempeña cada actividad. El realizar una descripción y análisis de puestos sirve de guía para el trabajo de los supervisores con sus subordinados y también a los empleados para el desempeño de sus funciones.

COMPORTAMIENTO HUMANO

Es posible reunir información sobre el comportamiento humano como sensibilidad, comunicación, toma de decisiones y escritura.

En este punto se incluye información

referente a las exigencias personales del puesto en términos de gasto de energía, caminar largas distancias y otros.

MÁQUINAS, HERRAMIENTAS, EQUIPO Y AUXILIARES UTILIZADOS EN EL TRABAJO

Aquí se incluye la información sobre los productos fabricados, los materiales procesados, el conocimiento que se maneja o se aplica y los servicios proporcionados.

RECLUTAMIENTO

El análisis de puesto proporciona información sobre el puesto y los requerimientos humanos necesarios tales como los conocimientos o las habilidades con los que se relaciona ( educación, capacitación, experiencia laboral), así como los atributos personales (aptitudes, características físicas, personalidad, intereses) para desempeñar esas actividades.

Esta descripción del puesto e información de las especificaciones del puesto son la base sobre la que se decide qué tipo de personas se reclutan y se contrata.

El análisis de puestos ayuda en la elaboración de los anuncios, la demarcación del mercado de mano de obra, la elección de dónde deberá realizarse el reclutamiento de personal, etc.

PERFILES DE SELECCIÓN

Los perfiles de selección de personal son determinados dentro de la descripción y el análisis de puestos, los cuales definen los perfiles requeridos de los ocupantes de cada uno de los cargos, de acuerdo a estos son aplicadas las pruebas de selección de personal.

CAPACITACIÓN

Al determinarse los perfiles de cada uno de los puestos dentro de la organización, también se definen las aptitudes y requisitos intelectuales necesarios para los mismos, mediante estos últimos la organización estará en posibilidad de reforzar y actualizar el grado de conocimiento y aptitudes de los empleados de acuerdo a las exigencias de su cargo y su medio ambiente mediante programas de capacitación para el personal.

COMPENSACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE SALARIOS

Con la evaluación y clasificación de cargos se determinan las franjas salariales, de acuerdo a la posición del cargo n la empresa y el nivel salarial en el mercado, siendo esta la base para la administración de salarios.

También es necesaria una clara comprensión de lo que cada empleo representa para estimular su valor y la compensación apropiada para cada uno.

Esto se debe a que la compensación está vinculada generalmente con la capacidad requerida, el nivel de educación, los riesgos de seguridad y otros.

CRITERIOS DE EVALUACIÓN Y DESEMPEÑO

La evaluación dl desempeño consiste en comparar el desempeño real de cada empleado con el rendimiento deseado.

Se determinan los criterios que se deben alcanzar y las partidas específicas que realizar, por medio los cuales se valora al empleado de ese puesto.

El análisis y descripción de puestos considera muy importante estimular la motivación del personal, de esta forma facilitar la evaluación de desempeño y verificar el mérito funcional de cada uno de ellos.

CONTEXTO DEL PUESTO

Este comprende la información referente a cuestiones como condiciones físicas, horario de trabajo, el contexto social y organización, por ejemplo, la gente con la que el empleado deberá interactuar habitualmente. También puede reunirse aquí información sobre los incentivos financieros y no financieros vinculados con el puesto.

ASEGURAR LA ASIGNACIÓN COMPLETA DE RESPONSABILIDADES

El análisis de puestos también es útil para asegurar que todas las actividades que se deben realizar están en efecto asignadas a las posiciones específicas.

El análisis de puestos basado no sólo en lo que los empleados reportan como sus actividades, sino en su conocimiento del alcance de los puestos, ha identificado una tarea que debe ser asignada.

HIGIENE Y SEGURIDAD INDUSTRIAL

El análisis de puestos también debe arrojar información acerca del ambiente físico que rodea el puesto de trabajo, lo que se traduce a índices de higiene y seguridad industrial actuales que permitan la mejora de los mismos ayudando a minimizar la insalubridad y peligrosidad comunes en cada cargo.

DESCRIPCIÓN DE PUESTOS DE TRABAJO

NOCIONES FUNDAMENTALES

Micromovimiento: Es la unidad más simple de trabajo, elemento muy elemental.Elemento: Es la agrupación de dos o más micromovimiento, una actividad completa.Tarea: Conjunto de actividades individuales que ejecuta el ocupante del cargo , hace referencia a cargos simples y rutinarios.Atribución: Conjunto de actividades individuales de una persona que ocupa un cargo referente a actividades más diferenciadas.Función: Es el conjunto de tareas con posición definida dentro de la estructura organizacional. Esto implica definir el nivel jerárquico, área en el que se localiza el cargo, superior jerárquico y subordinados.Puesto de Trabajo: Es la agrupación de cargos idénticos en cuanto a sus tareas y responsabilidades principales o significativas, lo bastante parecidos para justificar su inclusión a un único análisis.Ocupación: Agrupación de puestos de trabajo o clases de puestos de trabajo semejantes.

DEFINICIÓN

Proceso que consiste en enumerar las tareas o atribuciones que conforman un cargo y que a la vez lo diferencian de los demás cargos dentro de la empresa. Es el proceso de estructuración del trabajo y de la asignación de las actividades de trabajo concretas de un individuo o grupo de individuos para alcanzar determinados objetivos de la organización.

ELEMENTOS DE LA DESCRIPCIÓN DE PUESTOS

COMPONENTES DE UNA DESCRIPCIÓN DE PUESTOS

REQUISITOS LABORALES

REQUISITOS LABORALES

DESCRIPCIÓN DE LAS FUNCIONES DEL PUESTO

Se reúnen las características que muestre Qué se hace, Cómo se hace, Porqué se hace.

EXTENSIÓN DE ACTIVIDADES

Describir el flujograma del área funcional, procedimiento.Determinar el lugar que el cargo ocupa en el procedimientoDeterminar el equipo que se emplea en el cargo y lo relativo a la aplicación del uso de ese equipo.

ANÁLISIS DE PUESTOSBeneficios

GERENTES DE LOS DEPARTAMENTOS

1. Mejora el conocimiento sobre el flujo de trabajo de su unidad.2. Permite realizar una mejor selección del personal3. Facilita efectuar una evaluación objetiva de sus subalternos

LOS EMPLEADOS

1. Conocer y comprender mejor los deberes del puesto.2. Puede ser utilizado como una guía para su autodesarrollo.

ANÁLISIS DE PUESTOSSector Público

OFICINA NACIONAL DE SERVICIO CIVIL ONSEC

Es la entidad rectora responsable de normar la aplicación de la Ley de Servicio Civil, Reglamentos y otras Leyes complementarias sobre las cuales se rigen todos los servidores públicos. Dicha Ley data del 10 de mayo de 1968, aprobada por Decreto 1748 del Congreso de la República, entró en vigor el 1ro. de enero de 1969. Su máxima autoridad es el Presidente de la

República.

DIGESTO

Es el compendio de leyes que rigen la administración de los recursos humanos del sector público.En la Administración de Puestos y Salarios se toman en cuenta las siguientes disposiciones del Digesto:

Ley de Salarios de la Administración Pública (Art. 7-12) Ley de Servicio Civil (Art. 35-41) Normas y Procedimientos de Administración de Personal

(Art. 2) Plan de Clasificación de Puestos para el Organismo

Ejecutivo (Art. 1-4) Reglamento de la Ley de Servicio Civil (Art. 12-14) Resolución D-2007-128 (At. 1-3, 5)

TIPOS DE CONTRATACIONES DEL SECTOR PÚBLICO

En el sector público se contrata el personal de acuerdo a sus funciones dentro del organigrama, el tipo de servicio que preste y la temporalidad de los mismos, siendo estos clasificados por la Dirección Técnica del Presupuesto según se describe:

01 Personal en Cargos Fijos02 Personal Temporal03 Personal por Jornal y a Destajo18 Servicios No Personales Técnicos y Profesionales

SERIES PARA CONTRATACIONES EN EL SECTOR PÚBLICO

En el sector público se clasifica en series para al personal de acuerdo a sus funciones dentro del organigrama, pudiendo con esto establecer el salario de la serie.

1. Operativa2. Especializada3. Técnica4. Técnico Profesional5. Asistencia

Profesional6. Profesional7. Asesoría Profesional

Especializada8. Oficina9. Técnico Artista10. Paramédica

11. Ejecutiva12. Informática

Siendo El Manual de Especificaciones de Clases de Puestos la guía que comprende todas las especificaciones de las clases existentes en el plan de Clasificación de Puestos.

Así mismo El Manual de Especialidades es el instrumento que contiene la enumeración del conjunto de oficios, ocupaciones y disciplinas académicas que son inherentes a cada uno de los puestos públicos