ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS - MEDICIÓN Y EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO EN LOS PROYECTOS
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UNIVERSIDAD NACIONAL DE TRUJILLO MEDICIÓN Y EVALUACIÓN DEL PROGRESO Y EL DESEMPEÑO [email protected] ESCUELA DE POST GRADO ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS
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La evaluación y el control son parte del trabajo de todo administrador de proyectos.El control hace que la gente se haga responsable, y evita que los pequeños problemas se multipliquen y se hagan grandes.El control es una de las áreas más descuidadas de la administración de proyectos.En esencia, quienes minimizan la importancia del control dejan pasar una gran oportunidad de ser administradores eficientes evitando que la organización obtenga una ventaja.Administración de proyectos, Administración, medición y evaluación, medición, medición y evaluación del progreso y el desempeño en los proyectos, evaluación, desempeño en los proyectos, proyectos, Félix Perú, felix, [email protected], Trujillo, Perú, Félix, universidad nacional de Trujillo, unt, UNT, MBA, mba, post grado
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UNIVERSIDAD NACIONAL DE TRUJILLO
MEDICIÓN Y EVALUACIÓN
DEL PROGRESO Y EL DESEMPEÑO
ESCUELA DE POST GRADO
ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS
Puntos Principales
La evaluación y el control son parte del trabajo de todo administrador de proyectos.
El control hace que la gente se haga responsable, y evita que los pequeños problemas se multipliquen y se hagan grandes.
El control es una de las áreas más descuidadas de la administración de proyectos.
Puntos Principales
En esencia, quienes minimizan la importancia del control dejan pasar una gran oportunidad de ser administradores eficientes evitando que la organización obtenga una ven taja.
Estructura de un Sistema de Información para la
Supervisión de un ProyectoQué Tipo de datos se van a recopilar; cómo, cuándo y quién recopilará los datos: Quien analizara los datos, y Para quien sera enviado el informe del progreso actual.
¿Qué datos se recopilan?
Los tiempos de duración de las ac tividades.
El uso de recursos.
Los costos reales de la duración del proyecto.
Los presupuestos.
Es crucial brindar a la administración los datos que ayudaran ha responder preguntas como:
¿Qué datos se recopilan?
¿Cuál es el avance actual del proyecto en términos del programa y costos?
¿Cuánto costará terminar el proyecto?
¿Cuándo se terminará el proyecto?
¿Qué, Quién y dónde están las causas de un excedente en los costos?
Informes y Reporte
¿A quién se le mandan, los informes de progreso? Ya hemos sugerido que distintos niveles de administración necesitan diferentes tipos de información de proyecto. Por lo general, el principal interés de un Administrador de Proyectos es: "¿Estamos a tiempo y dentro del presupuesto?
Si no es así, ¿Qué acción correctiva se está realizando?".
El Proceso de Control del Proyecto
El control es el proceso de comparar el desempeño tangible con el plan para identificar las desviaciones, evaluar los cursos de acción existentes y tomar las acciones correctivas posibles.
Los Pasos de Control del Proyecto
1. Establecer un plan de línea base.
2. Medir el
progreso y el desempeño.
3. Comparar el plan con lo tangible.
4. Actuar.
Paso 1: Establecer un plan de línea base
El plan de línea base nos proporciona los elementos para medir el desempeño.
Paso 2: Medir el progreso y el desempeño
Medir el desempeño, es fácil, pues se mide lo ya avanzado con lo planificado.
Paso 3: Comparar el Plan Con lo Real
Es imperativo medir las desviaciones de las actividades reales con el plan para determinar si es necesario aplicar acciones correctivas. La supervisión periódica y la medición del avance del proyecto permiten comparaciones de los planes reales con lo esperado.
Paso 4: Actuar
Si las desviaciones de los planes tienen relevancia, se necesitarán acciones correctivas ya sea para regresar el proyecto al plan original o poner en macha el plan de contingencias.
Supervisión del
Desempeño del Tiempo
El diagrama de Gantt (gráficas de barras) es una herramienta típica que se usa para comunicar el avance y desempeño del proyecto, es el más utilizado y el mejor entendido.
¿Qué Costos se Incluyen en las Líneas Base?
Por lo general se incluyen tres costos directos en las líneas base:
1.- mano de obra2.- equipo 3.- materiales.
Por costumbre, los procesos contables agregan más adelante los gastos fijos .
Otros Aspectos de Control: Cambios Inesperados en
el AlcancePor ejemplo, el cliente de un desarrollador de software solicitó pequeños cambios en la estructura de un paquete de software contable. Luego de varias modificaciones pequeñas, se vol vió evidente que los cambios representaron un agrandamiento significativo del alcance del proyecto original. El resultado fue un cliente insatisfecho y una empresa de desarrollo que perdió dinero y prestigio.
Otros Aspectos de Control: Cambios inesperados en
el alcanceAunque los cambios en el alcance por lo general se ven en forma negativa, hay situaciones don de los cambios en el alcance ocasionan recompensas positivas. Un pequeño cambio en la producción puede hacer que el producto llegue al mercado un mes antes o que se re duzca el costo de fabricación.
Otros Aspectos de Control: Cambios inesperados en
el alcanceLos cambios frecuentes eventualmente desgastan la motivación y la cohesión del equipo. Se alteran las metas claras del equipo, se vuelven menos enfocadas y dejan de ser el punto focal de la acción del equipo. Empezar de nuevo es molesto y desmoralizador para el equipo del proyecto porque interrumpe el ritmo y baja la productividad.
Otros Aspectos de Control: Cambios inesperados en
el alcanceAntes de que el proyecto comience, es necesario que se establezcan procedimientos claros
Si es necesario un cambio este debe estar especificado con clari dad; por ejemplo, costo, tiempo, dependencias, especificaciones, responsabilidades, etc. Los cambios imprevistos se pueden manejar con un plan de Contingencias.
Otros Aspectos de Control: Cambios inesperados en
el alcance
GRACIAS.
