Administración

7/17/2019 Administración

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Administración



Administración.

Definición. Proceso cuyo objeto es la coordinación eficaz y eficiente de losrecursos de un grupo social para lograr sus objetivos con la máximaproductividad.

Definición. Es la coordinación de todos los recursos a través del procesode planeación, dirección y control, a fin de lograr objetivos establecidos.

Elementos del concepto. Objetivo. La admón. esta enfocada a lograr fines o resultados. Eficacia. E lograr los objetivos satisfaciendo los requerimientos del producto o

servicio en términos de cantidad y tiempo. Eficiencia. Es hacer bien las cosas, lograr los objetivos garantizando los recursos

disponibles al mínimo costo y con la máxima calidad. Grupo social. Para que la admón. exista es necesario que se de siempre dentro de un

grupo social. Coordinación de recursos. Para administrar, se requiere combinar, sistematizar y

analizar los diferentes recursos que intervienen en el logro de un fin común. Productividad. Es la obtención de los máximos resultados con el mínimo de

recursos, en términos de eficiencia y eficacia.



Administración y su carácter de: Ciencia,técnica y arte.

Elementos Ciencia Técnica Arte

Definición:

Conjunto deconocimientos ordenados y sistematizados, de validez universal,fundamentados en una

teoría referente a verdadesgenerales.

Conjunto deinstrumentos, reglas,procedimientos yconocimientos, cuyoobjeto es la aplicación

utilitaria.

Conjunto de técnicas yteorías, cuyo objeto es causarun placer estético a través delos sentidos. También se dicede la virtud, habilidad o

disposición para hacer bienuna cosa.

Objeto:Conocimiento delmundo(búsqueda de la verdad).

Aplicación o habilidadpráctica.

Belleza.Habilidad.Expresión.

Método:

Investigación.

Observación.Experimentación.Encuesta.

Instrumentos.

Procedimientos.Conocimientoscientíficos.

Técnicas.

Teorías.Emotividad.Creatividad.

Fundamento:Leyes generales.Principios.

Principios y reglas deaplicación práctica.

Reglas.



Definir a la Administración como:¿Ciencia, Técnica o un Arte?(Tarea).

Como ciencia, debe seguir un método específico ygenerar conocimientos razonados y fundamentadosen principios.

Como técnica, los conocimientos generados debentener aplicación práctica y ser llevados a cabo porespecialistas debidamente capacitados.

Como arte, requiere ser una obra humana queimplique virtud, poder, eficacia y habilidad paradesarrollarla.



Administración y sociedad.

Cada que los administradores planean, consideran lasnecesidades y deseos de la sociedad.

Deben considerar aspectos como son:

Los efectos que provocan estos ambientes en laorganización.



PROCESO ADMINISTRATIVO.

Es el conjunto de fases o etapas sucesivas a través de las cuales seefectúa la administración, misma que se interrelacionan y forman unproceso integral.

Harold Koontz,

1.- PLANEACION: ¿Qué se va a hacer? ¿Qué se quiere hacer? Objetivos, políticas, diagnóstico, programas y presupuestos

2.- ORGANIZACIÓN: ¿Cómo se va hacer? ¿Cómo se dividirá el trabajo?Unidades de mando y procedimientos.

3.- INTEGRACION: Con qué y con quienes se va hacer?¿Quién y con qué se va ahacer? Personal: selección, contratación, capacitación, materiales, finanzas,compras, producción, entre otros.

4.- DIRECCION: ¿Cómo se debe hacer? Ver que se haga. Autoridad, mando,toma de decisiones, supervisión, delegación, instrucciones y comunicación.

5.- CONTROL: ¿Cómo se hizo? Cómo se ha realizado? Evaluación, comparación,determinación de las desviaciones, corrección de fallas y retroalimentación.



Planeación

En esta etapa se determina lo que se va hacer, incluye la misión, objetivos, estrategias,políticas, programas y procedimientos, toma de decisiones que habrá de realizarse en unfuturo.(Harol Koontz). Etapa donde se define el marco de acción de la organización.

Visión. Conjunto de ideas generales, que provee el marco de referencia de lo que unaempresa es o quiere ser en el futuro. En que quieres que se convierta la org. En los proxaños? Ejemplo. Empresa Automotriz. Convertirnos en la principal empresa en el mundo de servicios y partes para automóvil.

Misión. Es la razón de ser de la organización, que define el que hacer de la misma. Ejemplo. Consultoría. Ayudamos a las empresas y al gobierno a que tengan mas éxito. Bimbo. Alimentar, deleitar y servir anuestro mundo.

Los objetivos. Son los resultados futuros que se espera alcanzar.



Continuación.

Estrategia. Consiste en un patrón integrado de actosdestinados a alcanzar metas fijadas mediante la coordinación

y encausamiento de los recursos de la empresa. Toma de decisiones. Es la capacidad de elegir un curso de

acción entre varias alternativas.

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Organización

Como se va hacer? Como se dividirá el trabajo?

Es la estructuración técnica de las relaciones, quedebe darse entre jerarquías, funciones y obligacionesindividuales (y colectivas) necesarias en unorganismo social para su mayor eficiencia.

Consiste en: Identificar las actividades requeridas,

agruparlas en áreas y puestos de trabajo,

asignaturas y jerarquizar tantos los puestos comolas funciones correspondientes.



ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

La estructura comprende la forma en que se dividen, agrupan ycoordinan las actividades en una organización, así como lasrelaciones entre los gerentes y los empleados, entre los gerentes

y entre los empleados. Los departamentos de una organizaciónpueden estructurarse formalmente en tres formas básicas:

1) por función,2) por producto/mercadeo o3) en forma de matriz:

Las estructuras se representan por medio de organigramas.El Organigrama es un modelo abstracto y sistemático, quepermite obtener una idea uniforme acerca de un organización.



Organización funcional oPor Función Empresarial

La organización por funciones reúne, en undepartamento, a todos los que se dedican a una actividado a varias relacionadas, que se denominan funciones. Esel tipo de estructura organizacional, que aplica el

principio funcional o principio de la especialización delas funciones para cada tarea.

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Empresa SAA

Producción Ventas Finanzas

Gerencia General



Organización por producto o mercadeo.

Abarca la diferenciación y agrupamiento de actividadesde acuerdo con los diferentes productos, líneas deproductos o servicios que ofrece la empresa.

Empresas no industrialees se departamentalizan porservicios, como suele ser el caso de los hospitales quetienen unidades de cirugía, radiología, pediatría, entreotras.

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Organización matricial o mandos múltiples.

Este tipo de organigrama, se utiliza en las empresas, cuandose ejecutan proyectos que generalmente son temporales. Laestructura matricial crea líneas dobles de autoridad;generalmente combina departamentalización funcional con lade producto. Una organización con una estructura matricial

cuenta con dos tipos de estructura simultáneamente. Losempleados tienen, de hecho, dos jefes; es decir, trabajan condos cadenas de mando.

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Organización linea/staff(Tarea)

Organización lineal Es la estructura más simple y más antigua. Se basa en la organización de los antiguos ejércitos y en laorganización eclesiástica medieval. Se basa en el principio de autoridad lineal o principio esencial, con una jerarquía de autoridaden la cual los subalternos obedecen a sus superiores; muy defendida por Fayol en su teoría clásica de la administración.

Organización staff. Este tipo de organización no disfruta de autoridad de línea o poder de imponer decisiones; surge comoconsecuencia de las grandes empresas y del avance de la tecnología, proporciona información experta y de asesoría. Ventajas: 1.Logra que los conocimientos expertos influya sobre la manera de resolver los problemas de dirección. 2. Hace posible el principiode la responsabilidad y de la autoridad indivisible, y al mismo tiempo permite la especialización .

Organización de tipo Línea-Staff Es el resultado de la combinación de la organización lineal y la funcional paratratar de aumentar las ventajas de esos dos tipos de organización y reducir sus desventajas formando la llamadaorganización jerárquica-consultiva.

Las principales funciones del staff son:• Servicios Consultoría y asesoría •Monitoreo Planeación y control • Las

funciones del staff pueden existir en cualquier nivel de una organización desde el más bajo al más alto. Características de la Organización Línea-Staff Función de la estructura lineal con la estructura funcional, cada órgano responde ante un solo y único órgano superior; es el

principio de la autoridad única.

del staff.



Organización formal y Organización informal

Organización formal. Es aquella que se establece demanera deliberada para alcanzar un objetivoespecífico. Se caracteriza por tener una estructuraclaramente definida y contar con políticas y

reglamentos de acción claros y conocidos por susmiembros que la conforman.

Organización informal. Se refiere a las relaciones

sociales y se desarrollan espontáneamente entre losindividuos libres y cuyas actividades no siguenreglamentos, ni estructuras específicas.



Elementos de la estructura organizacional.

Autoridad

Especialización

Departamentalización

Cadena de Mando Tramo de Control

Centralización / Descentralización



Continuación.

Autoridad. Derechos y deberes inherentes a una posiciónde jefe para dar órdenes y esperar que sean obedecidas.Derecho de mandar algo y a ser obedecido.

Especialización. Grado en que las tareas en laorganización se subdividen en puestos separados

Cuatro Piedras Angulares para Organizar

División del Trabajo

Departamentalización Jerarquía

Coordinación



Descentralización

Es el grado en que la autoridad y la responsabilidadse delegan a de los niveles superiores a los nivelesinferiores de la empresa.

Mientras más grande es la empresa, más complejose vuelve su funcionamiento.

La descentralización le proporciona a la organizacióncaracterísticas como las siguientes:

1.Los directivos pueden dedicar su tiempo a promover laexpansión de la empresa y a elaborar la planeación estratégica.

2.Todos los administradores (de cualquier nivel) tomandecisiones.



Departamentalización.

La departamentalización se logra mediante una división orgánica quepermite a la empresa desempeñar con eficiencia sus diversasactividades. Es la división y el agrupamiento de las funciones yactividades en unidades especificas, con base en su similitud.

Identificación y clasificación de las actividades. Agrupación de dichas actividades para cumplir los objetivos de la org. Asignación de las actividades a administradores con autoridad para

supervisarla. Establecimiento de la coordinación horizontal y vertical.

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Cadena de Mando

Cadena de mando se refiere a la línea continua deautoridad que va desde la parte superior de laorganización hasta la última posición, ademásesclarece quién reporta a quién.

Línea de poder por don de se transmiten las ordenes.Quien reporta a quien.

Línea de toma de decisiones:

Por ejemplo del Gerente General al Gerente deFinanzas al Jefe de Tesorería al Contador deTesorería.



Tramo de Control o Administrativo

Es la respuesta a: ¿Cuántos subordinados tiene un jefe?

Puede ser grande o breve.

La longitud del tramo de control (esfera o amplitudde control) es el número de subordinados quedependen directamente del mismo gerente o

supervisor, y determina qué tan plana, alta opiramidal es la propia estructura.



Tramo de control y Cadena de mando



Centralización y Descentralización

Hablamos de Centralización o Descentralizacióncuando vemos si la toma de decisiones seconcentra o se reparte.



Integración de personal.

Una empresa no alcanzará sus metas y objetivos si susrecursos humanos no son los adecuados, por lo que eladministrador debe trabajar en la dotación del personalideal para la estructura de la organización de acuerdo a

sus necesidades mediante las siguientes 5 acciones: Reclutamiento

Selección

Inducción

Capacitación

Desarrollo



Función de Dirección:

El administrador debe dirigir y coordinar de manera eficaz a loscolaboradores de la organización, de manera a alcanzar los objetivosque se han trazado. Para dirigir, debe estar en contactopermanentemente con los empleados para orientarlos e inspirarloshacia el logro de las metas del equipo y de la organización. Entre lasacciones de dirección tenemos:

la motivación el liderazgo, la selección de canales de comunicación efectivos la negociación y manejo de conflictos.

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Continuación.

La motivación son los estímulos que mueven a la persona arealizar determinadas acciones y persistir en ellas para suculminación.

Liderazgo. Es el proceso de influir , guiar o dirigir a losmiembros del grupo hacia el éxito en la consecución de metas

y objetivos organizacionales. Comunicación organizacional. Es el medio que permite

orientar las conductas individuales y establecer relacionesinterpersonales funcionales que ayuden a trabajar juntos paraalcanzar una meta.

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Continuación.

Comunicación efectiva. Comunicación, que a través de buenas destrezas y formas decomunicación, logra el propósito de lo que se quiere transmitir o recibir.

Saber decir lo que se quiere.

PROBLEMA Conjunto de hechos o circunstancias que dificultan la consecución dealgún fin.

“El conflicto es el proceso en el que una de las partes percibe que la otra se opone oafecta de forma negativa sus intereses”

Resolución de conflictos . Por medio de respuestas constructivas son aquéllas quese orientan a resolver el conflicto y a aprovecharlo como oportunidad deaprendizaje.

Adoptamos una respuesta positiva cuando: 1. asumimos la responsabilidad por afrontarlo, 2. lo aclaramos, considerando nuestra perspectiva y la de la otra parte, 3. lo resolvemos, a través de conversaciones productivas.



Como resolver un conflicto.



Control

El control implica dar seguimiento a las actividades para estar seguros deque se están realizando de acuerdo con lo planeado, y de ser necesariocorregir cualquier desviación encontrada. Un control inadecuado impidedetectar fallas ocasionando perdidas a la organización. Mediante el control,el administrador es capaz de supervisar el progreso y ejecutar cualquiercambio necesario para asegurar el cumplimento de las metas. Algunas delas actividades de control son:

Supervisar el desarrollo de las personas Supervisar las áreas y evaluar su desempeño Proporcionar retroalimentación Identificar problemas de desempeño y corregirlos.

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Técnicas para el control

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