ADMINISTRACIN DEL EFECTIVO

I. INTRODUCCIN

Una administracin eficiente del efectivo y los valores negociables es fundamental para garantizar una situacin de liquidez saludable en la empresa. Puesto que un sistema eficiente de administracin de efectivo considera una programacin bien detallada de los montos de las transferencias de efectivo, que minimicen los costos, y se apeguen, tanto a los saldos bancarios como a las polticas de la empresa.

En este sentido, una efectiva administracin del efectivo implica una eficiente gestin de la cobranza, as como una eficiente administracin de los desembolsos de efectivo. Tambin implica una eficiente inversin de aquel efectivo que se encuentre ocioso dentro de la empresa; dado que ste es considerado algunas veces como un activo que genera bajas utilidades e incluso nulas en algunos casos.

II. OBJETIVO:

El objetivo fundamental del administrador financiero en esta materia, consiste en minimizar la cantidad de efectivo que se deba mantener en la empresa; pero sin que ello afecte las operaciones normales del negocio.

Ante lo antes expuesto, surge la siguiente pregunta:

Por qu es importante o se debe mantener efectivo y valores negociables, si este tipo de activos genera utilidades por debajo de las esperadas e incluso nulas para algunas de las empresas?

En primer lugar, se debe aclarar que el efectivo y los valores negociables se analizan en forma conjunta, debido al hecho de que los valores negociables que mantenga una empresa en un determinado momento, son ttulos que pueden ser convertidos en efectivo en forma econmica, rpida y segura; situacin por la cual se considera como equivalentes a efectivo.

III. RAZONES PARA MANTENER EL EFECTIVO Y VALORES EQUIVALENTES A EFECTIVO:

a. Motivo transaccional.b. Motivo preventivo.c. Motivo especulativo.d. Motivo de requerimientos de saldos compensatorios.

Razones que se desarrollan en los cuatro apartados siguientes.

1. Motivo transaccional

El objetivo general de toda empresa en el mercado es la generacin de flujos de efectivo que maximicen la riqueza de los inversores. En ese sentido, la empresa da a da debe de realizar sus operaciones ordinarias de negocios; es decir, comprar mercadera, pagar los sueldos, pagar dividendos, pagar los impuestos etctera; operaciones o actividades en las cuales se hace necesario contar con efectivo para poderlas liquidar.

Por lo tanto, el motivo transaccional para mantener efectivo consiste en garantizar que la empresa y sus operaciones normales de negocio no se vean o se vayan a ver afectadas o interrumpidas por problemas de liquidez, causados por faltantes de efectivo.

Adems, cabe destacar que el monto de efectivo que se mantenga en un negocio por motivos de transaccin depender de qu tan predecibles o impredecibles sean los flujos de entrada y salidas del efectivo.

En consecuencia, en aquellos negocios donde los flujos de entrada de efectivo son bastantes predecibles, el monto a mantener ser mnimo, pues los flujos de entrada de efectivo pueden ser programados y sincronizados de acuerdo con las necesidades de flujos de salidas.

2. Motivo preventivo

El propsito aqu es mantener un colchn de efectivo que funcione como un seguro o amortiguador frente a la incertidumbre que rodea a los flujos de entrada y salida de efectivo. En este sentido, entre ms predecibles sean los flujos de entrada de efectivo de una empresa menor ser la necesidad de mantener un colchn de efectivo para cubrir las necesidades de precaucin.

Por otro lado, existe otro factor que afectar el monto del colchn preventivo que mantenga una empresa, ese factor es la capacidad que tenga la organizacin para gestionar prstamos en efectivo en un plazo muy breve de tiempo.

En conclusin, podemos decir que la necesidad para mantener efectivo se ve satisfecha en gran parte a travs de la tenencia de activos de fcil realizacin; es decir, valores de fcil negociacin en el mercado financiero.

3. Motivo especulativo

Los fondos que mantiene una empresa con motivos especulativos, tienen como finalidad aprovechar las ventajas y oportunidades temporales que ofrece el mercado; ventajas y oportunidades tales como una disminucin del precio de una materia prima bsica o el aumento de los inventarios de una materia prima, cuando se conoce por anticipado que el precio de la misma sufrir un incremento significativo.

4. Motivo de requerimiento de saldos compensatorios

De todos es conocido que el sistema bancario comercial, obtiene sus utilidades a travs del otorgamiento de crditos y la prestacin de otros servicios, las empresas y las personas naturales; adems, todos sabemos que la forma de cmo esas empresas y personas naturales pagan los servicios puede tomar dos modalidades, a saber:

a. Mediante el pago de honorarios en efectivo.b. Mediante el mantenimiento de saldos compensatorios en el banco.

Entendiendo por saldo compensatorio aquel saldo que una empresa o persona natural debe de mantener con un banco, para as compensarle los servicios que ste le presta, como por ejemplo, la concesin de un crdito.

En este sentido, los saldos compensatorios no son ms que la cantidad mnima de dinero que la empresa se compromete mantener en su cuenta corriente con el banco.

Representando esta cuenta un saldo mnimo establecido por el banco, que le sirve como una garanta, as como un seguro para proporcionarle los fondos que solicite la empresa.

En conclusin, una empresa va a mantener efectivo y valores negociables bsicamente para la cobertura de los motivos transaccionales. El mantener fondos para los motivos preventivo, especulativo y de requerimientos de saldos compensatorios, depender de qu tan grande sea el colchn de seguridad que desee mantener la administracin.

Por lo tanto, la administracin financiera debe asegurarse de que las funciones y actividades relacionadas con la eficiente administracin del efectivo y los valores negociables se estn realizando de la mejor manera posible, tal es el caso de:

a. Que el diseo y la administracin de los flujos de entrada y salida de efectivo sean eficientes.b. Que el monto del efectivo y los valores negociables se debe acercar a un monto ptimo.c. Que el efectivo y los valores negociables deben generar en lo posible utilidades, implicando esto que deben de ser depositados en situaciones adecuadas y en la forma de valores ms recomendada.

IV. VENTAJAS DE MANTENER UN SALDO ADECUADO DE EFECTIVO

Aparte de los motivos estudiados anteriormente, una eficiente administracin del capital de trabajo requiere mantener un monto adecuado de efectivo, que se justificar por las siguientes razones:

a. Para aprovechar los descuentos comerciales.b. Para mantener una slida reputacin de crdito.c. Para aprovechar las oportunidades de negocios.

Razones que son detalladas a continuacin.

1. Aprovechar los descuentos comerciales

En el entorno de los negocios es comn que las empresas vendedoras ofrezcan a las empresas compradoras un descuento, que se refleja en los trminos de venta o los trminos de la negociacin. Pues es all donde se establece la oferta de un descuento determinado sobre una factura a pagar en un tiempo especfico.

As por ejemplo, una empresa puede ofrecer un descuento del 2% sobre una factura pagadera dentro de 10 das, o el pago total en 30 das, al no aprovechar el descuento; este trmino de venta se expresa generalmente de la siguiente forma:

2/10, neto 30.

En este sentido, es pertinente que la empresa mantenga fondos en efectivo o equivalentes, tales como valores de negociables o una lnea de crdito abierta a corto plazo en la banca comercial, que le permita aprovechar los descuentos, pues el hacer uso del dinero ajeno por 20 das adicionales (caso de 2/10, neto 30) implicara pagar un 2% ms.

Ahora, para poder saber si a una empresa le conviene o no aprovechar un descuento comercial, esto se puede determinar o calcular haciendo uso de una de dos formas, a saber:

a. Ecuaciones para determinar el costo.b. Clculo del costo de un prstamo para aprovechar un descuento.

2. Mantener la reputacin de crdito

Una slida posicin de liquidez es fundamental para el anlisis concerniente a la concesin de un crdito, en ese sentido, las razones circulantes y prueba de cido proporcionan una buena idea sobre la liquidez de un negocio. En consecuencia, toda empresa debe de conservar y mantener una situacin de liquidez que est dentro de la norma mantenida en el sector al que pertenece.

Situacin que la presentar como una organizacin digna de confianza de crdito, permitindole adquirir bienes en trminos favorables y mantener una lnea abierta de crdito con los bancos y otras instituciones de crdito.

3. Aprovechar las oportunidades de negocios

En el mundo cambiante de los negocios no se tiene conocimiento certero de lo que depara el futuro. En ese sentido, es conveniente que las empresas como medida de seguridad ante esa incertidumbre que las rodea, mantengan un nivel de efectivo que les permita reaccionar satisfactoriamente ante cualquier evento inesperado, como por ejemplo como una estrategia nueva de comercializacin de los competidores.

En tal sentido, es responsabilidad del administrador financiero vigilar y asegurarse de que la empresa est preparada para aprovechar cualquier oportunidad que se presente. Objetivo que lo alcanzar mediante una detallada sincronizacin de los flujos de efectivo; es decir, logrando una situacin en la cual los flujos de entradas coincidan en lo posible con los flujos de salida. Contribuyendo as a que la empresa mantenga saldos de efectivo bajos para los diferentes motivos.

V. ESTRATEGIAS PARA LA ADMINISTRACIN DEL EFECTIVO

Las estrategias dirigidas a la administracin del efectivo tienen como finalidad ltima lograr una eficaz administracin del efectivo, a travs de una administracin de los flujos de entrada y salida de efectivo que se generan en la empresa. En ese sentido, una administracin eficaz del efectivo implica desarrollar estrategias especficas que conlleven a:

a. Una adecuada sincronizacin de los flujos de entrada y salida de efectivo.b. Aprovechar el proceso de compensacin de cheques.c. Acelerar el proceso de las cobranzas.d. Mantener un monto ptimo de fondos disponibles para aprovechar oportunamente cualquier oportunidad.e. Controlar eficientemente los desembolsos.

Adems, cabe mencionar que la formulacin de estrategias y el desarrollo de tcnicas que garanticen una eficaz administracin del efectivo, en los ltimos tiempos se ha vuelto un aspecto de prioridad fundamental para la administracin financiera. Pues en aos recientes se ha mostrado una tendencia favorable en los niveles de las tasa de inters, situacin que ha contribuido a incrementar los costos de oportunidad de mantener efectivo ocioso, obligando a la administracin financiera a buscar formas ms eficientes para administrar el efectivo.

Otro aspecto que ha contribuido al movimiento antes mencionado es el uso de la tecnologa, en especial la computadora, que hace posible la transferencia econmica, rpida y segura de fondos a nivel global. Situacin que ha impulsado el mejoramiento de la administracin del efectivo en las organizaciones.

A continuacin se plantearn las estrategias utilizadas con mayor frecuencia para alcanzar los objetivos mencionados anteriormente y que conllevan a una administracin eficaz del efectivo de una empresa.

1. Sincronizacin de los flujos de entrada y salidas de efectivo

Para la sincronizacin de los flujos es requisito fundamental la elaboracin de presupuestos de ingresos y egresos. De tal forma que se programen las salidas de efectivo, para que en aquellos momentos en que se dan las entradas de efectivo se den las salidas de los mismos.

Adems, con la elaboracin de presupuestos de entradas y salidas de efectivo programados de forma que coincidan, se pueden elaborar presupuestos de flujos de caja ms confiables. Permitiendo esto que la empresa pueda reducir los montos de efectivo que mantiene hasta un nivel mnimo.

Un ejemplo muy reconocido de un sistema sincronizado de flujos de entrada y salidas de efectivo es el utilizado por las compaas de tarjetas de crdito, al establecer ciclos regulares de facturacin. Situacin que les permite mantener un control sobre sus flujos de ingresos y en base a ellos sincronizan sus salidas de efectivo.

Con el ejemplo anterior podemos ver las ventajas que ofrece un programa de sincronizacin de los flujos de efectivo, en el sentido de que capacita a las empresas para disminuir el nivel sus saldos de efectivo y recurrir menos a la solicitud de prstamos. Reduciendo as los gastos por intereses, gastos por servicios, etctera. Aspectos todos que impulsan a mejorar las utilidades de la empresa.

2. Proceso de compensacin de cheques

De todos es conocido que cuando se realiza un pago o se recupera una cuenta por cobrar a travs de cheque, se requiere de un tiempo prudente para hacer efectivo el pago o cobro. A ese tiempo que va desde que se emite el cheque hasta que se cobra, se le conoce con el nombre de compensacin de un cheque.

En este sentido, el tiempo que tiene que esperar una empresa para disponer de aquellos fondos que han sido cobrados a travs de un cheque depender de la flotacin que se d, desde que el cheque es emitido hasta que est listo para hacerse efectivo.

Entonces, el tiempo que se requiere para que los cheques sean compensados, estar en funcin de los diferentes tipos de flotacin por los cuales tenga que pasar el cheque, a saber:

a. La flotacin postal, que es tiempo de envo del cheque por correo hasta que lo recibe el acreedor.b. La flotacin del procesamiento, tiempo que se necesita para procesar el cheque y que sea acreditado a la cuenta del acreedor.c. La flotacin de trnsito, esta flotacin est relacionada con la flotacin de procesamiento, pues es el tiempo que se da para el proceso de compensacin dentro del sistema bancario.

Ahora, es responsabilidad del administrador financiero mantener un control eficiente del proceso de flotacin por el cual tienen que pasar tanto los cobros realizados por la empresa por medio de cheques, como los pagos hechos con cheques.

En este sentido una forma de maximizar la eficiencia del proceso de compensacin sera a travs de un eficaz sistema de movilizacin del efectivo, con estrategias relacionadas con los aspectos que se detallan a continuacin.

3. Determinacin del nivel ptimo de efectivo

Ya antes se ha mencionado que el objetivo principal que se persigue con una eficaz administracin del efectivo es minimizar los montos de reserva o seguridad que se mantengan en la empresa. Y eso en el sentido de que el efectivo y los valores negociables son los recursos activos de la empresa que generan las menores utilidades e incluso en algunas situaciones nulas. Situacin que no contribuye en gran medida a alcanzar el objetivo fundamental de la empresa de maximizar la riqueza de la empresa.

En este sentido, es necesario mantener una provisin bsica de efectivo o en un saldo mnimo de efectivo, que resulte suficiente para asegurar que las operaciones y actividades del negocio no se vern afectados por faltantes de efectivo.

Ahora, el problema est en determinar ese nivel ptimo de efectivo, ya que el no mantenerlo significara un costo que estara asociado a la prdida de oportunidades de negocio; o sea, los costos de quedarse sin efectivo, que limitaran a la empresa para aprovechar descuentos, as como el afectar algunas operaciones del negocio; tambin estos costos estn asociados a la transformacin de valores negociables en efectivo.

Por otra parte, los costos de mantenerlo en montos en exceso; es decir, que se mantenga un nivel alto de efectivo, est representado por el costo de oportunidad de mantener costos comprometidos en activos que tienen un valor actual neto negativo.

Por lo tanto, se hace necesario determinar ese nivel ptimo de efectivo y el tamao de transferencia que minimice el costo total de la administracin del efectivo.

Para este propsito se han desarrollado varios tipos de modelos matemticos que permiten establecer el nivel ptimo de efectivo. Aqu solo se estudiarn los dos que se presentan a continuacin.

a. El modelo de inventario aplicado a la administracin del efectivo.b. El modelo de lmite de control aplicado a la administracin del efectivo.

Adems, cabe mencionar que los modelos de administracin de efectivo deben de usarse como una herramienta que gua la toma de decisiones, pero que debe ser siempre acompaada con la experiencia y el buen juicio del administrador para as asegurar un proceso de decisiones inteligentes.

4. Modelo del lmite de control

El modelo del lmite de control a diferencia del modelo de inventario que presupone que la empresa trabaja bajo una situacin de certeza, supone que los flujos netos de efectivo de la empresa se comportan de forma aleatoria. Por lo tanto, los montos de efectivo a una fecha determinada son aleatorios tanto en el tamao como en su direccin, describiendo una distribucin normal a medida que se aumentan los perodos observados.

Sin embargo, el modelo tambin supone un conocimiento a priori, en el sentido de que los cambios que se dan en un perodo determinado repercutirn en una mayor probabilidad de ser ya sea positivo o negativo.

En consecuencia, el modelo ha sido diseado para determinar tanto la poca como el monto de la transferencia a realizar entre la cuenta de inversiones negociables y la cuenta de efectivo. Para una mejor explicacin del funcionamiento del modelo haremos uso del grfico que se presenta a continuacin y que muestra el comportamiento del modelo del lmite de control en la administracin del efectivo.

5. Control eficiente de los desembolsos

Un control eficiente de los desembolsos es tan importante como un eficiente proceso de cobranzas, pues ayuda al mantenimiento de efectivo disponible por ms tiempo.

En este sentido, demorar los pagos haciendo uso de aquellas tcnicas que son ms aceptadas en el medio, es el objetivo que se persigue aqu; ya que de esa forma la empresa puede reducir la cantidad de efectivo que retiene y emplear esos fondos de forma ms redituable.

Sin embargo, no se debe de olvidar que en este tipo de operacin, las ganancias de una empresa resultan en costos o prdidas para otras. Por lo tanto, al emplear estas tcnicas se debe de ser muy cauteloso, ya que en la medida que los proveedores vean que no obtienen los fondos cobrados, como sera el caso bajo otras condiciones, en esa misma medida se va ir daando las relaciones comerciales con los proveedores.

En consecuencia, el objetivo es la combinacin de una captacin rpida de los fondos acompaada de un proceso lento en los desembolsos, que resulte en una disponibilidad mxima de fondos. Para lograr tal propsito se pueden utilizar las tcnicas que se presentan a continuacin.

5.1. Hacer uso de la flotacin

El objetivo que se persigue a travs del juego con la flotacin, es lograr que la empresa tenga una flotacin positiva. Es decir, que la diferencia que se de entre los saldos de efectivo que presente el banco sean mayores a los saldos en libros de la empresa.

En este sentido, la flotacin neta no es ms que el resultado de los retrasos entre el tiempo en que los cheques son emitidos y su liquidacin por los bancos.

5.2. Control de los desembolsos

Para una eficiente administracin del efectivo, es fundamental un control eficaz de los desembolsos por parte de la empresa. Un eficaz control de los desembolsos busca retrasar los flujos de salida de efectivo y minimizar el tiempo en que los depsitos de efectivo permanezcan ociosos.

En definitiva, el objetivo es tener efectivo en montos adecuados en las cuentas abiertas en los diferentes bancos, pero manteniendo un control eficaz que no permita que se acumulen saldos excesivos. Este problema se evita a travs de la transferencia de los saldos en exceso que se mantengan en una cuenta a otras cuentas de otros bancos, ya sea para cubrir pagos realizados o para invertirlos en valores negociables.

5.3. Pagos de cuentas a travs de giros

El giro es un instrumento de pago parecido al cheque, con la nica diferencia de que ste es girado contra el pagador y no contra un banco como es el caso del cheque.

Requiere su procesamiento, y como resultado de ello es comn que los bancos realicen un cargo por servicio, ms alto, por procesar giros en comparacin al cargado por procesar cheques.

5.4 Desembolsos por nminas

Con el propsito de minimizar los saldos que se mantienen en efectivo para cubrir el pago de las nminas, las empresas suelen mantener una cuenta nica para cubrir dichos pagos.

5.5. Cuenta de saldo cero

El sistema de control de los desembolsos mediante las cuantas de saldo cero consiste en que una empresa mantenga cuentas abiertas en diferentes bancos con saldo cero, y una cuenta maestra o principal, desde la cual se giraran los fondos para cubrir los faltantes de las otras diferentes cuentas o a la cual se enviaran los saldos excedentes.