Adm on Tiempo

Resumen del tema

Este tema contiene informacin pertinente sobre cmo:

analizar el modo en que utiliza su tiempo actualmente y sealar oportunidades para mejorarlo

identificar cules son las tareas ms importantes para lograr sus objetivos a largo plazo

planificar su tiempo eficientemente valindose de herramientas de programacin

controlar las prdidas de tiempo hacer funcionar su agenda, evaluarla sobre la marcha y realizar

las modificaciones que sean necesarias.

ndice del tema Introduccin al tema Qu hara usted? En qu debe concentrarse? ndice del tema Resumen del tema Acerca de los mentores Uso del tema

Conceptos bsicos La finalidad de administrar su tiempo Comprender cmo utiliza su tiempo Los objetivos como hitos Cmo programar su tiempo Cmo controlar las prdidas de tiempo Cmo hacer funcionar su agenda

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26/11/2008http://contenidos.amas.tcorp.telefonica.es/CursosAmas/HMM_Plus/ES/7159/time/print.htm

Preguntas ms frecuentes

Pasos Pasos para administrar su tiempo

Consejos Consejos para programar el tiempo Consejos para atenerse a su agenda Consejos para controlar las prdidas de tiempo

Prctica Instrucciones Situacin

Herramientas Cuadro de registro del tiempo diario Cuadros de prdidas de tiempo y soluciones Lista de tareas a realizar Lista de control: Cmo evaluar su agenda Hoja de trabajo para dividir los objetivos en tareas

Pngase a prueba Instrucciones Preguntas

Para profundizar el tema Artculo de Harvard en la Web

Acerca de los mentores

David Stauffer ha desempeado puestos tales como el de director de publicaciones en la Cmara de Comercio de los Estados Unidos. Ha escrito artculos sobre administracin para el Wall Street Journal, para la American Management Association y para la revista Harvard Management Update. Como presidente de Stauffer Bury, Inc., nos ofrece informacin acerca de las tendencias y tcnicas para lograr mejoras en nuestros negocios y en nuestra administracin personal. Durante los ltimos 12 aos ha trabajado como escritor y editor de Executive Memo, una revista acerca de la administracin de personal.

Nick Morgan ha desempeado trabajos como escritor de discursos para lderes polticos, empresariales y educativos. Asesor a compaas y universidades en el rea de comunicacin efectiva y, dado que cuenta con un doctorado en retrica, ense oratoria pblica en las Universidades de Lehigh y Princeton. Ha editado artculos en publicaciones regionales y nacionales incluyendo The Philadelphia Inquirer y la revista Fast Company. Actualmente es presidente de Public Words y editor del boletn Harvard Communications Update.

Durante sus ms de 15 aos de intenso trabajo de campo, Linda A. Hill ha ayudado a los directores a crear condiciones para una gestin eficaz en las organizaciones de hoy, cada vez con menos niveles jerrquicos intermedios y ms diversificadas. Adems, es profesora y presidenta de la Iniciativa de Liderazgo de la Escuela de Negocios de Harvard. Tambin es autora del best-seller Becoming a Manager (Harvard Business School Press) y es la experta en contenidos de Coaching for Results y Managing Direct Reports, dos galardonados programas interactivos de Harvard Business School Publishing.



A las .cinco de la tarde, Marisol mir por encima del escritorio y vio que sus colegas se preparaban ya para irse a sus casas. Al paso que iba, estara en la oficina hasta la medianoche. Cuando repas la lista de "tareas a realizar", suspir consternada. An quedaban pendientes tres tareas muy importantes. Qu haba estado haciendo durante todo el da y por qu no haba realizado esas tareas? Repas las acciones del da. Haba dedicado la maana a conversar con Antonio sobre los informes mensuales. A la hora de la comida se haba contestado a ms de 20 mensajes de correo electrnico. Y pas la tarde atendiendo un pedido de servicio para un cliente que otra persona debera haber sido gestionado. De qu servan las listas de "tareas a realizar" y la planificacin cuidadosa si no poda dedicarse al trabajo que realmente deba hacer? Qu hara usted?

Qu podra hacer usted?

Marisol debe comenzar a revisar sus metas a largo plazo en la empresa. Al evaluar y priorizar sus objetivos principales, Marisol podr comprobar dnde debe y dnde no debe perder el tiempo. El prximo paso es desglosar sus metas en tareas factibles y enumerar todos los pasos necesarios para lograr cada tarea. A continuacin, deber calcular el tiempo que demanda cada una de las tareas o actividades y fijarse fechas lmite para la finalizacin. Debera destinar gran parte del tiempo de su agenda a asegurarse de tener tiempo de cumplir con estas tareas. Ms importante an, deber hacer todo lo posible para evitar interrupciones que le hagan perder tiempo o la desven de sus objetivos principales.

En este tema, aprender a identificar los trabajos que son ms y menos importantes, a centrar su tiempo en las tareas fundamentales y a evitar prdidas de tiempo. Una vez analizadas las ideas de este tema, haga clic en la seccin "Prctica" donde puede participar en una situacin interactiva, tomar decisiones y recibir comentarios inmediatos de sus elecciones.

Qu hara usted?

En qu debe concentrarse?

En qu debe concentrarse? es un ejercicio interactivo en lnea que lo ayuda a identificar las reas del programa en las que podra concentrarse. Si desea obtener ms informacin, visite el sitio del ejercicio.

Uso del tema

Estructura del tema

El contenido de Cmo administrar su tiempo se divide en las secciones que se enumeran a continuacin. En la parte superior de su pantalla, encontrar los vnculos a estas secciones.

Introduccin al tema Haga clic en Introduccin al tema para ver una descripcin general del mismo. Revise una situacin hipottica, Qu hara usted?, seguida de una respuesta, Qu podra hacer usted? El breve ejercicio, En qu debe concentrarse?, lo ayudar a identificar las reas en las que podra concentrarse. El ndice del tema proporciona un "mapa del sitio" con vnculos a todos los elementos del tema.

Conceptos bsicos Haga clic en Conceptos bsicos para ver una presentacin completa de las principales ideas de este tema. Aprender cmo preparar y llevar a cabo una



sesin eficaz de coaching y cmo aprovechar el proceso para poner a punto las aptitudes que le permitirn ejecer de tutor.

Pasos Haga clic en Pasos para llevar a cabo una sesin de coaching que resulte efectiva.

Consejos Haga clic en Consejos para ver sugerencias prcticas sobre cundo actuar como tutor, cmo mejorar sus condiciones de tutor y cmo evaluar cada sesin de coaching.

Prctica Haga clic en Prctica para tomar parte en una situacin interactiva en la que desempear el papel de director, tomar decisiones y recibir comentarios acerca de sus elecciones de forma inmediata.

Herramientas Haga clic en Herramientas para ver e imprimir formularios que pueden ayudarlo a recabar la informacin necesaria, a desarrollar un plan de accin y a evaluar la sesin de coaching.

Pngase a prueba Haga clic en Pngase a prueba para evaluar su progreso en el aprendizaje sobre cmo guiar el proceso de coaching. Recibir comentarios inmediatos acerca de sus elecciones. Una hoja de resumen le brinda vnculos al material de referencia.

Para profundizar el tema Haga clic en Para profundizar el tema si desea leer un artculo relacionado con este tema. Tambin encontrar una lista comentada de artculos y otros recursos.

Navegacin del tema

Para recorrer el tema, haga clic en los vnculos ubicados en la parte superior y en la parte izquierda de la pantalla. Al hacer clic en un vnculo de la parte superior de la pantalla, los vnculos de la parte izquierda cambian.

Primeros pasos

En funcin de sus necesidades y del tiempo disponible, puede examinar el tema en el orden deseado. A continuacin se explican dos posibles rutas para recorrer el programa. Si no cuenta con mucho tiempo, la primera opcin consiste en centrar el aprendizaje en determinados puntos. La segunda opcin consiste en recorrer el tema ms en detalle de una forma lineal.

Ruta centrada en determinados puntos

Haga clic en Introduccin al tema en la parte superior de la pantalla. Haga clic en En qu debe concentrarse?

Complete el ejercicio En qu debe concentrarse?. Imprima los resultados. Revise los Conceptos bsicos recomendados.

Ruta completa

Visite cada seccin del tema haciendo clic en los vnculos de la parte superior de la pantalla, de izquierda a derecha.

Repase la informacin de cada seccin haciendo clic en los vnculos ubicados en la



izquierda, de arriba hacia abajo. En la seccin Prctica, haga clic en Siguiente para continuar con la situacin. Cuando

llegue a un punto en el que deba tomar una decisin, haga una eleccin y lea los comentarios. Despus, examine las otras posibilidades para obtener ms informacin. Una vez ms, haga clic en Siguiente para continuar.

En la seccin Herramientas, haga clic en un icono para abrir una herramienta. Puede imprimir una copia de la herramienta para utilizarla off-line. O puede completar la herramienta en lnea y guardarla en su disco duro.

Para finalizar, complete el cuestionario en Pngase a prueba y lea el Artculo de Harvard en la Web en Para profundizar el tema.

La finalidad de administrar su tiempo

Qu es la administracin del tiempo?

Tiene que ver con el proceso de controlar su vida mediante el uso del tiempo. Todos contamos con las mismas 168 horas por semana. Cuando administra su tiempo de manera proactiva, est definiendo lo que valora en su vida profesional y personal y puede utilizar sus esfuerzos en consecuencia.

Fases de la administracin del tiempo

Cuando domina la administracin del tiempo, aprende a equilibrar muchas limitaciones de tiempo y, aun as, a alcanzar sus objetivos. Esto tambin ayuda a evitar el agotamiento y el estrs y le permite ser ms eficaz. Recuerde que la administracin del tiempo es un proceso personal: slo usted puede juzgar si est utilizando su tiempo con sensatez.

El proceso de administracin del tiempo tiene tres fases. Al principio seguir las fases en orden, pero luego repasar las fases en las que deba trabajar ms. Las tres fases son las siguientes:

Anlisis. Estudie cmo pasa su tiempo, prestando particular atencin a los motivos que lo llevan a utilizar su tiempo de esta manera. En algunos casos descubrir interrupciones que puede administrar mediante estrategias especficas. En otros casos, los factores de tiempo son menos controlables pero pueden responder a un patrn manejable.

Planificacin. Revise sus objetivos, defina las tareas necesarias para alcanzarlos y determine cunto tiempo asignar a cada tarea. Es igualmente importante identificar las tareas que no sirven de apoyo a sus objetivos y asignarles una prioridad baja. Una vez que comprende cules son sus tareas principales, puede programar su tiempo utilizando una agenda u organizador diario. Tambin puede desarrollar estrategias para tratar ladrones de tiempo tales como las reuniones frecuentes. Si su trabajo se ve afectado por factores que estn fuera de su control, como es, por ejemplo, el mercado de valores, elabore planes de contingencia con anterioridad a fin de estar preparado para los imprevistos.



Seguimiento y evaluacin. Despus de haber cumplido su plan durante un periodo razonable, detngase a reflexionar. Alcanz sus objetivos? Program bien su trabajo? Qu podra hacer mejor la prxima vez? Utilice su anlisis para modificar sus estrategias de programacin para el futuro. Luego, comience el proceso de planeamiento otra vez.

Comprender cmo utiliza su tiempo

En qu se le va el tiempo?

Sabe verdaderamente en qu se le va el tiempo? Con frecuencia la gente desea que el da tenga ms horas cuando, en realidad, la respuesta est en utilizar el tiempo disponible ms inteligentemente.

Si sabe exactamente en qu se le va el tiempo, puede ver si lo utiliza de manera eficaz o lo pierde en actividades que sirven al desarrollo de sus objetivos. La mayora de las personas subestiman mucho el tiempo que lleva realizar algunas cosas. Por ejemplo, tal vez se d cuenta de que dedica 15 en lugar de cinco minutos por da a realizar "rpidas" llamadas telefnicas.

Adems, las personas tienen ritmos diarios diferentes, momentos del da en los que son ms efectivos. La franja horaria que va entre las 2:00 p.m. y las 4:00 p.m. se destaca por ser un momento del da difcil para mantener la concentracin. Si comprende en qu momento logra su punto mximo de energa, podr programar su tiempo ms efectivamente.

Para evaluar su uso del tiempo, intente registrar sus actividades al menos durante un da, preferentemente durante una semana entera. Sea lo ms preciso posible al registrar cunto tiempo dedica a cada actividad. Una vez completado su registro, clasifique sus actividades en categoras:

llamadas telefnicas citas programadas citas forzadas/imprevistas reuniones trabajo administrativo redaccin y anlisis de informes

Cmo encontrar patrones

Una vez que haya clasificado sus actividades por categoras, analice el registro de tiempo para identificar patrones generales de utilizacin del tiempo. Tal vez dedic mucho tiempo los lunes por la maana a hablar por telfono o tiene tendencia a recibir visitas inesperadas despus de la comida. Quiz note que su nivel de energa tiende a decaer hacia el final de la tarde. Observe lo siguiente:

El uso de su tiempo coincide con sus responsabilidades principales? Pasar la mayor parte del da hablando por telfono tal vez sea lo correcto si se dedica a las ventas, pero no si trabaja en el rea de contabilidad.

Cul es el beneficio que obtiene de ello? No querr pasar la mitad de su tiempo en actividades que le reportarn un beneficio mnimo.

Qu se puede delegar? Recuerde que su rol como gerente es dirigir a su equipo.

Piense si cada actividad realizada serva al desarrollo de sus objetivos y prioridades o si fue una prdida de tiempo. Entonces podr desarrollar formas de evitar las prdidas de



tiempo.

Los objetivos como hitos Los objetivos son fundamentales para el control efectivo del tiempo; le indican cmo debera utilizar su tiempo. Estableciendo objetivos, sabr qu es lo ms importante realizar cada da y cada semana. De otro modo, terminar perdiendo todo el da en la realizacin de tareas urgentes que no contribuyen al logro de sus objetivos principales.

Para planificar y administrar su tiempo de verdad, debe revisar sus objetivos y prioridades a largo plazo: los objetivos de la empresa, del departamento y los personales (para ms informacin, consulte la seccin "Cmo establecer objetivos"). Estos objetivos guan su uso del tiempo de dos maneras:

Le permiten identificar las tareas especficas que necesita realizar. Ayudan a determinar qu tareas no debera estar realizando. Hgase esta

pregunta, "Esta actividad me ayuda a lograr alguno de mis objetivos a largo plazo?" Si la respuesta es "no", la actividad no debera estar en su agenda.

Exigirse demasiado

Todos tenemos mucho que hacer. Por eso es importante reconocer que uno no puede lograrlo todo, incluso sus objetivos ms prioritarios. Intentar realizar demasiadas tareas tiene un impacto negativo en todos los aspectos de su vida. Las siguientes pautas lo ayudarn a evitar caer en esta trampa:

Conozca sus responsabilidades principales, y concntrese en sus objetivos y tareas prioritarios.

Pida a su jefe y subordinados directos que le aporten sus comentarios. Aprenda a delegar. Intente evitar por todos los medios perseguir objetivos de baja prioridad, ya que

tienen un valor limitado y poca importancia. Resista el impulso de hacerse cargo de algo porque otros no estn haciendo su

trabajo o no lo estn haciendo segn sus estndares. No d por hecho que hay que hacerlo todo.

Cmo programar su tiempo

Por qu necesito programar mi tiempo?

La agenda es un compromiso escrito para cumplir sus tareas dentro de un marco de tiempo especfico. Tambin le da la posibilidad de tener una visin clara de sus das. Si su agenda se sobrecarga, tal vez deba repasar sus prioridades. En su agenda slo debe anotar las tareas y actividades de prioridad mxima.

Herramientas de programacin

Las herramientas de programacin lo ayudan a organizar sus tareas y actividades fcilmente dentro de un esquema. Le permiten ver si tiene la posibilidad de enfrentarse a cualquier imprevisto. Adems a travs de esta lista de tareas comprender cuando no



podr estar disponible para realizar otros trabajos. Algunas herramientas de programacin son las siguientes:

listas de tareas a realizar agenda de citas organizadores diarios y semanales software y hardware de administracin diaria (por ejemplo, agendas y asistentes

personales informticos) calendarios de pared

Tal vez su empresa tenga herramientas de programacin estndar. Aprovchelas a ser posible, pero recuerde que la programacin es algo personal; si las herramientas disponibles en su empresa no concuerdan con su estilo, busque otras que s lo hagan.

Cmo fragmentar los objetivos en tareas realizables.

El primer paso para administrar su tiempo es fragmentar sus objetivos en tareas realizables. Comience por repasar cada uno de sus objetivos individualmente, y enumere todas las tareas fundamentales necesarias para lograr cada objetivo. Establezca un orden secuencial de tareas.

Luego, calcule cunto tiempo le llevar realizar cada tarea o actividad. Si ha realizado una tarea similar anteriormente, puede basarse en esta experiencia para calcular el tiempo. Si la actividad es nueva para usted, puede consultar con colegas, con su gerente o con otras personas que conozcan el proceso para que lo ayuden a calcular el tiempo. Cuando haga el clculo del tiempo, recuerde dejar un margen de un 1020% de tiempo para otros acontecimientos que puedan suceder.

Tambin debe establecer un plazo para la concrecin de cada tarea o actividad. Para tareas ms complejas, establezca hitos en el trayecto para registrar su progreso.

Cuando est satisfecho por haber completado su lista de tareas, asigne prioridades a cada una de ellas. Las prioridades que asigna deben reflejar la prioridad del objetivo a cuya implementacin sirve cada tarea:

Prioridad A. Objetivos y tareas de gran valor y de mayor preocupacin. Prioridad B. Objetivos y tareas de mediano valor y de segunda importancia. Prioridad C. Objetivos y tareas de poco valor e importancia.

A medida que evale sus tareas, notar que algunas de ellas deben completarse siguiendo un orden secuencial por lo cual cada una debe estar ms o menos completa antes de que pueda comenzar la siguiente. Otras actividades no dependen de la concrecin de ninguna otra tarea en particular o pueden realizarse en cualquier momento antes o despus de alcanzar una etapa determinada. Anote estas relaciones y recurdelas cuando planifique su agenda.



Consulte tambin Gestin de proyecto: Conceptos bsicos.

Cmo planificar su agenda

Para elaborar su agenda, escoja las tareas de prioridad alta y ubquelas en periodos de tiempo a lo largo de varias semanas o meses, utilizando una herramienta de programacin que le permita tener una perspectiva diaria, semanal y mensual.

Recuerde lo que ha aprendido acerca de los momentos del da en los cuales su energa alcanza el punto mximo. El trabajo o las actividades importantes que requieran creatividad o inteligencia deben programarse para los momentos de mayor atencin. Las tareas de rutina o montonas deben realizarse durante periodos de baja energa.

Programe slo parte de su da, dejando tiempo para afrontar crisis o imprevistos. Combine tareas siempre que sea posible. Mientras enciende el ordenador, puede

aprovechar para abrir su correo. Rena actividades similares en un solo bloque de tiempo como, por ejemplo, devolver

llamadas, tener citas, arreglar papeles y asistir a reuniones. Por ejemplo, haga todas sus llamadas telefnicas en un mismo momento programado del da.

Identifique las tareas en las que trabajar cuando cuente con tiempo libre imprevisto. Intente programar hacia atrs. Determine el momento en el que tiene que irse ese da y

luego programe hacia atrs. Cuente primero con las cosas ms importantes. A medida que transcurra la semana, traslade las tareas prioritarias no realizadas a esos

das todava libres en la semana. Cuando modifique su agenda, asegrese de registrar lo que verdaderamente ocurri. Si comienza a percibir una tendencia, replantee las partes futuras de su agenda de modo que esta refleje lo que ha aprendido.

Una vez planificada su agenda, mantngala a mano. Un calendario de pared o de escritorio siempre debe estar a la vista; una agenda informtica siempre debe estar abierta en su ordenador. Verifique su progreso a lo largo del da para ver si est cumpliendo sus metas.

Cmo trabajar con listas de tareas a realizar

Una lista de tareas a realizar es una de las herramientas de programacin ms simples y utilizadas. Incluye todas las tareas que debe realizar a lo largo de un da determinado. Muchas personas utilizan listas de tareas a realizar combinadas con una agenda semanal o mensual, y muchos organizadores y agendas informticas cuentan con listas de tareas a realizar. Las listas le permiten dividir las tareas de su agenda con todos los detalles que necesite. Por ejemplo, mientras que en su agenda dira directamente "contestar llamadas" en algn momento del martes, su lista de tareas diarias tal vez incluya cada una de las personas a las que debe llamar.

Una lista de tareas efectiva incluye lo siguiente:

las tareas por orden de prioridad las reuniones programadas a las que debe asistir las decisiones que debe tomar informacin que est esperando llamadas que debe hacer o espera recibir memorandos, cartas y mensajes por correo electrnico que debe escribir todas las tareas no completadas

Encuentre un momento del da, posiblemente al final del mismo o a primera hora de la maana, para escribir su lista de tareas a realizar. Repase su lista peridicamente a medida que surjan los temas del da.

A continuacin se enumeran algunas estrategias para elaborar y utilizar su lista:

Sea realista en cuanto a la cantidad de cosas que puede hacer. Una regla de oro es



incluir solo la mitad de las cosas que cree poder hacer. Incluya el tiempo necesario y la fecha de finalizacin para cada tarea. No se preocupe por anotar las tareas de la lista en un orden determinado. Tache cada tarea de la lista a medida que la realiza. Guarde las listas usadas en una caja o cajn. Disfrutar al ver todo lo que ha logrado.

Si no le gusta realizar listas de tareas, practique diferentes formas de registrar las actividades diarias. Por ejemplo, podra utilizar un programa de grficos de software o notas Post-It en una gran lmina para crear un mapa mental de sus tareas principales.

Cmo controlar las prdidas de tiempo

Qu es una prdida de tiempo?

Una prdida de tiempo es todo aquello que le impida hacer las cosas que tienen ms valor e importancia para usted. Las prdidas de tiempo son distintas segn la persona. Para algunos, una charla con un colega puede ser una prdida de tiempo; para otros, es una oportunidad de aliviar las tensiones del da.

Identifique sus prdidas de tiempo y luego desarrolle estrategias para tratarlas. Por ejemplo, en lugar de gestionar personalmente ciertas emergencias, establezca procedimientos para que otros las resuelvan o para prevenirlas en el futuro.

Para cada prdida de tiempo, genere estrategias que coincidan con su estilo personal. Es decir, no se comprometa a responder llamadas durante 10 minutos si disfruta del contacto personal de forma relajada. En lugar de esto, invierta algo de energa en organizar sus ideas antes de llamar por telfono, de forma tal que concluya sus asuntos con una sola llamada y no deba hacer otras despus.

Ponga a prueba las estrategias que desarrolle y mantenga aquellas que resulten efectivas. Adems, informe a sus colegas y subordinados directos de que est intentando controlar las prdidas de tiempo. Consiga su apoyo y solicite sus comentarios. Pero recuerde que slo usted puede juzgar si est utilizando su tiempo con sensatez.

Estos son algunos ejemplos tpicos de ladrones de tiempo:



interrupciones visitas imprevistas llamadas telefnicas papeleo dilaciones reuniones viajes

Cmo manejar las interrupciones

Como gerente, con frecuencia sufrir interrupciones que deban ser atendidas de inmediato (por ejemplo, las carpetas que necesitaba para su importante reunin no han llegado).

Por lo general puede delegar la gestin de la interrupcin. Pero en los casos en los que slo usted puede atender la interrupcin, resulvala rpidamente para poder regresar a sus tareas prioritarias. Aunque manejar la interrupcin le lleve la mitad del da, concentre su energa en el momento del da en que interrumpi sus tareas.

Revise los tipos de interrupciones que suceden con frecuencia e intente desarrollar planes de contingencia. Luego autorice a otras personas a que resuelvan los problemas si surgen de nuevo.

Cmo manejar las visitas imprevistas

No siempre debe estar disponible para sus visitas. En algunos casos, puede ser adecuado negarse a recibir a una persona sin previa cita.

Determine si su visita imprevista tiene una crisis o un problema inmediato que debe ser resuelto rpidamente.

Programe otro momento para reunirse con la visita, si es posible. (Por ejemplo, "Creo que puedo ayudarte, pero justo en este momento estoy ocupado. Podemos vernos despus de la comida para tratar este tema?")

Derive la visita imprevista a otra persona adecuada, si es posible. (Por ejemplo, "Ahora mismo no tengo tiempo disponible, pero pregntale a Roberto si l te puede ayudar. Dganme luego qu decidieron entre los dos.")

Si debe reunirse con una persona, tome nota de lo que est haciendo antes de interrumpir su trabajo. Regrese rpidamente a su tarea despus de la interrupcin.

Gestione sus llamadas telefnicasno deje que sean ellas las que lo manejen a usted

Las llamadas telefnicas pueden ser una gran distraccin. Usted dedica tiempo no slo a recibir la llamada sino tambin a realizar acciones de seguimiento y luego a retomar lo que estaba pensando o haciendo antes de la interrupcin.

Estas son algunas estrategias para gestionar las llamadas telefnicas:

controlar previamente quin llama, ya sea mediante un asistente o el buzn de voz derivar la llamada hacia otra persona, cuando sea posible hacer que la llamada sea breve y especfica en caso de que deba atenderla

(determine cunto tiempo desea dedicar a la llamada con anterioridad y no se exceda).

mejorar sus aptitudes telefnicas para reducir el tiempo que necesita pasar al telfono

dedicar una franja horaria del da en la que realizar llamadas telefnicas e



informar a todos sobre su programacin trabajar en una habitacin sin telfono utilizar el correo electrnico en lugar de las llamadas telefnicas cuanto ms mejor

Qu hacer con el papeleo

Intente gestionar el papeleo de una sola vez. Respndalo, archvelo, trasfiraselo a otro o trelo a la basura.

Para las respuestas rpidas, comunquese personalmente, por correo electrnico o por telfono. Tambin puede responder directamente en el memorando recibido.

Evite devolver un papel con el comentario "analicmoslo". En lugar de eso, establezca un horario especfico para reunirse.

Combata las dilaciones

Las dilaciones le impiden concretar actividades de prioridad alta y adems ponen en peligro sus objetivos a largo plazo. Pueden manifestarse de distintas formas:

Exceso de planes: tal vez usted prolongue el proceso de planeamiento para evitar el inicio del trabajo.

Perfeccionismo: las tareas nunca se realizan por completo y le impide seguir con la prxima actividad.

Aburrimiento: las tareas no le resultan placenteras ni interesantes y, por lo tanto, se retrasa.

"El sndrome del plazo": Algunas personas se sienten motivadas trabajando con plazos muy ajustados. Cuando retrasa el trabajo para desencadenar este torrente de adrenalina, es posible que los proyectos fracasen debido a la falta de tiempo.

Para combatir las dilaciones, evale cundo y por qu tiende a postergar las actividades. Formlese las siguientes preguntas: "Puede hacer otra persona estas cosas? Puedo dividir los proyectos en unidades ms pequeas con plazos para cada unidad?"

Si le resulta difcil comenzar, establezca un inicio arbitrario y siga a partir de all. Si la tarea es desagradable o tediosa, invente algo para motivarse: piense en una recompensa que se dar a s mismo cuando complete la tarea.

Cmo gestionar las reuniones

Unas pocas estrategias pueden ayudarlo a optimizar el tiempo que dedica a las reuniones:

Antes de asistir a una reunin, decida si usted es el mejor representante. Si realmente decide que vale la pena asistir, asegrese de que se hayan definido objetivos claros y resultados propuestos para la reunin.

Si no ha recibido un orden del da para la reunin, solictelo para verlo con anterioridad. Informe a los dems de que no puede enviar a la persona ms adecuada hasta saber cul es la finalidad de la reunin.

Acuerde asistir slo a la parte de la reunin que le compete.

Haga que el tiempo de viaje sea productivoSi usted dirige la reunin, enve con anterioridad el orden del da y los puntos a ser considerados. De esta forma asegura la optimizacin del tiempo de los participantes y lo ayudar a mantener el desarrollo lgico de la reunin.

Cuando planifica viajar para mantener una reunin, asegrese de que sea



verdaderamente necesario celebrar la reunin preferentemente cara a cara antes que mediante conferencia telefnica. Luego, asegrese de que usted es la persona ms adecuada para hacer el viaje. De lo contrario, enve a otra persona.

Cuando viaje, intente que el tiempo que deba transcurrir en espera y en trnsito sea lo ms productivo posible.

Organice sus materiales antes del viaje; revise toda la informacin complementaria que pueda necesitar.

Lleve un maletn bien organizado. Contemple la utilizacin de un telfono mvil para mantenerse en contacto. Contemple la utilizacin de un ordenador porttil para mantenerse al da con la

correspondencia y enviar mensajes de correo electrnico mientras est en trnsito. Lleve una batera de repuesto y todos los accesorios necesarios para comunicarse y conectarse.

Tal vez descubra que comprando un billete de avin de una clase superior obtiene un ambiente de trabajo ms efectivo. El trabajo extra que pueda realizar tal vez valga una inversin adicional.

Cmo hacer funcionar su agenda

Implemente su agenda

Una vez que haya analizado y programado su tiempo y que haya estudiado sus prdidas de tiempo, estar listo para implementar su agenda. Estas son algunas estrategias:

Revise su agenda la noche o la tarde del da anterior. Cumpla con su agenda al mximo posible. Maneje las tareas inesperadas

rpidamente y regrese a sus tareas prioritarias. A medida que se producen cambios en su agenda, modifique la agenda semanal

para compensar. Recuerde que los nuevos hbitos, como el de respetar la agenda, son difciles de

adoptar al principio. Cuanto ms lo haga, ms automtico se convertir.

Controle y evale su agenda

Compare su progreso con su agenda por lo menos una vez al da.

Est cumpliendo con las tareas establecidas para la semana? Est progresando o alcanzando sus objetivos? De no ser as, tal vez est

programando demasiadas actividades. Revise las actividades de su agenda y descarte todas las que no estn relacionadas con sus objetivos prioritarios.

Se siente mejor preparado y ms concentrado? Qu consecuencias tuvo el hecho de no realizar algunas tareas? Est evitando las prdidas de tiempo? De no ser as, busque otras soluciones

preguntndole a colegas cmo solucionan ellos este tema. Tal vez sus estrategias iniciales no fueron adecuadas pero pueden modificarse. Por ejemplo, reducir a cinco minutos el tiempo que dedica a responder el correo electrnico resulta imposible, as que intntelo con 10 minutos.

Puede mantener esta agenda?

Pida a su gerente y subordinados directos que le aporten sus comentarios. Utilice estas observaciones y los resultados de su propio anlisis para mejorar continuamente sus esfuerzos de programacin.



La inversin que realice ahora decontrolar y evaluar ser fructfera con el tiempo. Cuanto ms aprenda acerca de lo que funciona y lo que no funciona en su caso, ms capacitado estar para programar una agenda precisa y realistay poder respetarla.

Consulte tambin Pasos.

Preguntas ms frecuentes

Cmo puedo aprovechar el tiempo libre imprevisto?

El tiempo libre imprevisto puede presentarse debido a muchos factores: retrasos en los viajes, reuniones canceladas, citas que comienzan tarde. Generalmente, este es tiempo perdido. Acostmbrese a tener tareas disponibles para ocupar estos momentos libres.

Tareas sugeridas para ocupar el tiempo libre

De qu manera la delegacin de responsabilidades puede contribuir a la administracin de mi tiempo?

La delegacin de responsabilidades le permite expandir el trabajo que puede lograr en los plazos que tiene. Evale detenidamente las tareas que desea delegar y elija a la persona correcta para realizarlas. Si no tiene subordinados directos, tal vez pueda intercambiar la tarea con algn colega.

Cuando usted delegue una tarea, asegrese de explicar cules son sus expectativas y nivel de compromiso. Otrguele a la persona la autoridad necesaria para cumplir la tarea. Consulte tambin.

Cmo delegar responsibilidades: Conceptos bsicos.

Tiene sentido para usted retrasar tareas importantes?

A veces es mejor no trabajar en tareas que requieran de sensibilidad y claridad de pensamiento si usted est molesto, enfadado o cansado. Tambin quiz sea sensato postergar las tareas hasta que cuente con la informacin o aptitudes necesarias para realizar un trabajo de forma apropiada. La delegacin de responsabilidades en estos casos le da tiempo para encontrar una solucin mejor.

Cmo aprendo a decir que no?

En primer lugar, debe tener claro por qu est diciendo que no. Esto lo ayudar a mantenerse firme en su decisin y a evitar el sentimiento de culpa. Si lo que se le ha

Intervalos de 5 minutos Intervalos de 10 minutos Intervalos de 30 minutos

Programar una cita Hacer una breve llamada telefnica

Hojear revistas y peridicos

Escribir una nota rpida

Disear el orden del da para una reunin

Planificar su agenda semanal

Actualizar su agenda Leer y responder el correo electrnico

Tomar notas para la realizacin de un informe

Planificar un viaje prximo Completar un informe de gastos



pedido no es razonable, pero de todos modos usted desea aceptar la tarea, tal vez pueda ofrecer una alternativa razonable.

Intente comprometerse slo con aquellas tareas que sirvan al desarrollo de sus propios objetivos. Si bien puede sentirse tentado de comprometerse con una tarea que no est dentro de los objetivos establecidos como miembro de un equipo, debera aceptarla slo si no pone en peligro la conclusin de sus otras tareas. Si no cuenta con el tiempo necesario para dedicarlo a dicha tarea, no estar ayudando a nadie al adquirir un compromiso para realizarla.

Aprenda a decir que no a los proyectos no prioritarios, aunque se los presente la direccin. Enumere los proyectos en los que est trabajando actualmente y solicite a quien le propuso la tarea que se concentre en las prioridades cuando asigne nuevos proyectos a sus responsabilidades.

Pasos para programar su tiempo

1. Analice cmo utiliza su tiempo actualmente.

2. Revise sus objetivos.

3. Divida sus objetivos en tareas manejables.

4. Programe su tiempo.

5. Identifique sus prdidas de tiempo y elabore estrategias para controlarlas.

6. Implemente su agenda.

7. Evale su agenda y realice los ajustes necesarios.


1. Analice cmo utiliza su tiempo actualmente.

Lleve un registro de las cosas que hace durante todo un da o preferentemente durante una semana. Tome nota de todas las actividades y del tiempo que le lleva realizarlas.

Clasifique sus actividades en una de las siguientes seis categoras:

llamadas telefnicas citas programadas citas forzadas/imprevistas reuniones trabajo administrativo redaccin y anlisis de informes

Calcule el total de minutos que utiliz por da para realizar las actividades de cada categora. Divida el resultado por el total de minutos de un da. (Un da de trabajo de 8 horas tiene 480 minutos.) Obtendr el porcentaje de tiempo que utiliz para realizar tal actividad.



Determine si el tiempo dedicado a cada categora coincide con sus responsabilidades principales.

Evale la utilizacin de su tiempo en cuanto a los beneficios logrados.


2. Revise sus objetivos

Revise los objetivos de la empresa, del departamento y los personales.

Tenga en cuenta las prioridades asignadas a cada objetivo y luego pregntese si no est exigindose demasiado. Si la respuesta es s, intente ajustar sus prioridades.


3. Divida sus objetivos en tareas manejables.

Revise cada uno de sus objetivos individualmente y enumere todas las tareas fundamentales necesarias para lograr cada objetivo.

Establezca un orden secuencial de tareas. Calcule cunto tiempo le llevar realizar cada tarea o actividad.

Cuando haga el clculo del tiempo, recuerde dejar un margen de 1020% de tiempo para los imprevistos.

Establezca un plazo para la concrecin de cada tarea o actividad. Para tareas ms complejas, establezca hitos en el trayecto para registrar su progreso.

Asigne prioridades a cada tarea, basndose en la prioridad del objetivo a cuya consecucin se encamina cada tarea.

Verifique qu tareas deben realizarse en una secuencia y cules se pueden realizar en cualquier momento antes o despus de haber alcanzado una determinada etapa.


4. Programe su tiempo.

Escoja las tareas de prioridad ms alta y ubquelas en periodos de tiempo a lo largo de varias semanas o meses, utilizando una herramienta de programacin que le permita tener una perspectiva diaria, semanal y mensual. Tenga en cuenta los recursos disponibles y prevea algn tiempo extra para los posibles retrasos, excesos, fallas en la entrega, etc.

Programe realizar el trabajo o actividades importantes que necesitan de su creatividad e inteligencia en los periodos de mayor energa.

Programe slo parte de su da, dejando tiempo para afrontar crisis o imprevistos.

Combine las tareas y las actividades similares, cuando sea



posible. Identifique las tareas en las que trabajar cuando cuente con

tiempo libre imprevisto. Utilice listas de tareas a realizar para dividir las tareas diarias

en ms detalle.

Tenga siempre la agenda a su alcance. Verifique su progreso a lo largo del da para ver si est cumpliendo sus metas.


5. Identifique sus prdidas de tiempo y elabore estrategias para controlarlas.

Revise su registro e identifique qu tipo de cosas le impiden cumplir con su programacin.

Trabaje con una nica prdida de tiempo cada vez. Para cada prdida de tiempo, genere estrategias que coincidan

con su estilo personal. Ponga a prueba las estrategias que desarrolle y mantenga

aquellas que resulten adecuadas. Asegrese de agregar aquellas prdidas de tiempo que no

puede controlar a su agenda.


6. Implemente su agenda.

Una vez que haya analizado su tiempo y sus prdidas de tiempo, y que tambin haya programado su tiempo, estar listo para implementar su agenda.

Lleve consigo su lista de tareas a realizar durante el da. Consltela cuando sea necesario para asegurarse de que al menos complet sus tareas principales durante el transcurso del da.

Revise su agenda al final del da. Felictese por las tareas cumplidas y realice los ajustes necesarios en la agenda para el resto de la semana.

Gestione las tareas inesperadas rpidamente y regrese a sus tareas prioritarias.

A medida que surjan cambios, modifique su agenda semanal para compensarlos.

Recuerde que los nuevos hbitos, como el de respetar la agenda, son difciles de adoptar al principio. Cuanto ms lo haga, en ms automtico se convertir.


7. Evale su agenda y realice los ajustes necesarios.

Despus de haber estado utilizando herramientas de programacin



durante un mes, controle la implementacin y los resultados de su programacin. Formlese las siguientes preguntas:

Est cumpliendo con las tareas establecidas para la semana? Est progresando o alcanzando sus objetivos? Se siente

mejor preparado y ms concentrado? Qu consecuencias tuvo el hecho de no realizar algunas

tareas? Est evitando las prdidas de tiempo? Puede mantener esta agenda?

Si ha tenido inconvenientes para realizar las actividades a tiempo, solicite comentarios de su gerente o subordinados directos. Incorpore sus observaciones a sus continuas mejoras. Modifique su agenda basndose en su anlisis.

Consejos para programar su tiempo

Considere una perspectiva tanto a largo como a corto plazo: programe las actividades de cada da y programe varias semanas e incluso meses a la vez.

Cuando programe cambios, anote lo que realmente ocurri en su da para que sirva como referencia futura.

Aprenda cules son sus momentos de "alta energa" y de "baja energa" y programe su da en consecuencia.

Equilibre sus actividadesprograme su tiempo de forma tal que pueda relajarse. Incluya tiempo para dedicarlo a realizar ejercicios fsicos, actividades recreativas y sociales.

Recuerde la Ley de Parkinson: El trabajo tiende a expandirse hasta llenar el tiempo asignado.

Consejos para atenerse a su agenda Anote sus objetivos y tngalos siempre a la vista.

Compile ideas y herramientas para ahorrar tiempo. Agregue nuevos consejos mensualmente a los que ya tiene.

Tmese un momento del da de hoy para prepararse para las tareas prioritarias del de maana. Si puede encontrar el archivo, revise los plazos o destaque los temas fundamentales y as podr ahorrar tiempo cuando comience el da prximo.



Planifique el concederse recompensas por utilizar el tiempo de forma efectiva.

No luche por alcanzar la perfeccin. Si logra el 90% de su objetivo del da, ha tenido xito.

Consejos para controlar las prdidas de tiempo Programe una hora de tranquilidad en la que no pueda ser interrumpido.

Informe a sus colegas y subordinados directos que est intentando controlar las prdidas de tiempo. Consiga su apoyo.

Prevea por lo menos una hora por da de tiempo no programado para poder estar preparado para las prdidas de tiempo.

Establezca horarios de finalizacin para las citas a fin de poder concentrarse en la reunin.

Tenga en cuenta cunto tiempo le cuesta una prdida de tiempo para que le sirva de incentivo para evitarla en el futuro.

Prctica

La Prctica es una actividad on-line, basada en una situacin, que le dar la oportunidad de participar de una situacin interactiva en la que desempear el papel de gerente, tomar decisiones y recibir comentarios acerca de sus elecciones en forma inmediata. Si desea obtener ms informacin, realice esta actividad on-line.



Pngase a prueba

En este tema, el proceso de administracin del tiempo consta de tres fases: anlisis, planificacin y seguimiento y evaluacin. En la primera fase, la de anlisis, la tarea principal es comprender cmo utiliza su tiempo. A qu aspecto de la utilizacin de su tiempo debera prestar especial atencin?

En la fase de anlisis, debera prestar especial atencin a los motivos por los cuales utiliza el tiempo de esa forma.

Tal vez descubra que en algunos casos puede controlar los motivos con estrategias especficas. En otros casos, los motivos no son tan controlables. Si conoce los diferentes motivos, puede comenzar a tener una idea de los patrones con los cuales debe aprender a convivir.

Consulte tambin Cmo administrar su tiempo: Conceptos bsicos, La finalidad de Cmo



administrar su tiempo.

Qu estrategia es recomendable para tratar con los factores que estn ms all de su control (como las fluctuaciones del mercado de valores o llamadas de clientes)?

Desarrollar planes de contingencia con anterioridad de modo que pueda estar mejor preparado para cuando surjan estos factores que no puede controlar. Esto contribuye a garantizar que sus tareas fundamentales se realicen en cualquier caso.

Por ejemplo, si reconoce que tal vez deba trabajar hasta tarde una noche a la semana en caso de que la relacin con el cliente supere un determinado periodo, estar listo para cuando esto ocurra. Adems habr planificado el tiempo, lo cual har que las horas extra sean menos estresantes.

Consulte tambin Cmo administrar su tiempo: Conceptos bsicos, La finalidad de Cmo administrar su tiempo, Planificacin.

De qu manera simple se puede transformar al trabajo con el papeleo en una actividad productiva?

Intente acabar con todo el papeleo una sola vez.

Cuando los papeles se acumulan, el trabajo es abrumador. Algunas medidas recomendables para gestionar el papeleo son las siguientes: transfiraselo a otro colega para que realice el seguimiento respndalo inmediatamente a travs de telfono, memorando o correo electrnico archvelo descrtelo.

Consulte tambin Cmo administrar su tiempo: Conceptos bsicos, Cmo controlar las prdidas de tiempo.

Una vez que haya clasificado sus actividades por categoras, puede comenzar el proceso de analizar el registro. Para evaluar la utilizacin de su tiempo de la mejor manera, el texto sugiere que debe coordinar ciertas cosas?

Coordinar cmo utilizar su tiempo y sus responsabilidades fundamentales.

Si compara la forma en la que actualmente utiliza su tiempo, segn el registro, y sus responsabilidades principales, podr identificar sus prdidas de tiempo. Adems, cuando aparezcan las prdidas de tiempo, puede comenzar a desarrollar estrategias para evitarlas.

Recuerde que el objetivo principal es evaluar su tiempo con vistas a conseguir beneficios. No querr pasar la mitad de su tiempo en actividades que representan un beneficio mnimo.

Consulte tambin Cmo administrar su tiempo: Conceptos bsicos, Comprender cmo utiliza su tiempo.



Controlar las prdidas de tiempo es una estrategia clave que puede utilizar para administrar su tiempo ms efectivamente. Cmo podra definir una "prdida de tiempo"?

Una prdida de tiempo es todo aquello que le impida hacer las cosas que tienen ms valor e importancia para usted.

Recuerde: las prdidas de tiempo son distintas segn la persona. Lo que representa una prdida de tiempo para algunos puede ser tiempo bien invertido para otros.


Cuando est en proceso de desarrollar y probar estrategias para controlar las prdidas de tiempo que ha identificado, qu es recomendable hacer? Informar a sus colegas y subordinados directos de lo que est intentando hacer o experimentar primero y no contrselo a nadie?

Informe a sus colegas y subordinados directos de que est intentando controlar las prdidas de tiempo.

Consiga su apoyo y solicite sus comentarios. Deshacerse de las prdidas de tiempo puede ser contagioso. Vale la pena trabajar juntos.


Los objetivos son fundamentales para el control efectivo del tiempo; le indican cmo debera utilizar su tiempo. Para planificar y administrar su tiempo de verdad, debe tener en cuenta tres tipos de objetivos. Mencinelos.

Los objetivos de la empresa, del departamento y los personales.

Para planificar y administrar su tiempo de verdad, debe revisar sus objetivos y prioridades a largo plazo: los objetivos de la empresa, del departamento y los personales.

Estos objetivos le indicarn cmo utilizar su tiempo al permitirle identificar las tareas especficas que debe realizar y lo ayudarn a determinar qu tareas no debera realizar.

Consulte tambin Cmo administrar su tiempo: Conceptos bsicos, Los objetivos como hitos.

Una vez que haya identificado sus objetivos, cul es la siguiente tarea fundamental para administrar su tiempo?

Despus de identificar sus objetivos, el siguiente paso recomendado es dividir sus objetivos en tareas fciles de gestionar. Comience por repasar cada uno de sus objetivos individualmente y enumere todas las tareas fundamentales necesarias para lograr cada objetivo. Establezca un orden secuencial de tareas.



Luego, calcule cunto tiempo le llevar realizar cada tarea o actividad. Cuando haga el clculo del tiempo, recuerde dejar un margen de un 10-20% de tiempo para los resultados imprevistos.

Consulte tambin Cmo administrar su tiempo: Conceptos bsicos, Cmo programar su tiempo, Cmo dividir los objetivos en tareas manejables.

Una de las tareas ms difciles para administrar el tiempo efectivamente es aprender cundo y cmo decir que "no" a las tareas no prioritarias, especialmente cuando le son solicitadas por sus superiores. Cul es la forma recomendable de decir "no" cuando su gerente le pide que trabaje en un proyecto no prioritario?

Enumerar los proyectos en los que est trabajando actualmente y solicitar a quien le propuso la tarea que establezca la prioridad del nuevo proyecto en relacin a los actuales.

Es posible que su gerente no sepa el impacto que el nuevo proyecto tendr en lo que usted est haciendo o que decida que su orden es ms importante y est dispuesto a cambiar la prioridad de los proyectos existentes.

Si le pide a su gerente que lo ayude a determinar las prioridades, mantendr su tiempo bien administrado y a la vez se mostrar como miembro de un equipo dispuesto a realizar tareas urgentes.

Consulte tambin Cmo administrar su tiempo: Conceptos bsicos, Preguntas ms frecuentes, Cmo aprendo a decir que no?

Un consejo para atenerse a su agenda dice lo siguiente: "No luche por alcanzar la perfeccin. Si logra ---% de su objetivo del da, ha tenido xito." Cul es ese porcentaje?

90%.

Si logra el 90 por ciento de su objetivo del da, ha tenido xito.

Consulte tambin Cmo administrar su tiempo: Consejos, Consejos para atenerse a su agenda.



Harvard Management Update, febrero de 1997

Fairly Timeless Insights on How to Manage Your Time (Ideas intemporales sobre cmo administrar su tiempo) por Jim Billington

El comienzo del ao es, por obvias razones, el momento de mayores ventas para los fabricantes de calendarios, agendas personales y organizadores electrnicos. Pero cunto debe invertir en esa tecnologa? Tal vez menos de lo que usted cree, dicen los expertos. Los que saben ms sobre la administracin del tiempo sugieren que, aunque tal vez usted no quiera deshacerse de estos formidables aparatos, tampoco deberan ser su principal preocupacin. Administrar bien el tiempo significa ms bien tener prioridades que agendas, ms bien saber concentrarse que tener una frentica actividad.

Siempre aparecen nuevos libros sobre cmo administrar el tiempo, y el ltimo autor en lograr un lugar en la lista de los ms vendidos es Stephen Covey, con su libro First Things First. La siguiente afirmacin resume su forma de pensar, la cual rene algunas de las clsicas enseanzas del tema: "Lo ms importante es que lo ms importante sea siempre lo ms importante. " Uno puede escuchar las palabras de Peter Drucker, quien 30 aos atrs escribi lo siguiente en su libro The Effective Executive: "Hacer lo correcto es ms importante que hacerlo de un modo correcto."

A pesar de estas verdades, an queda mucho ms por leer sobre cmo administrar el tiempo poniendo el nfasis en cmo hacer las cosas ms rpidamentefundamentalmente, cmo administrar una lista de tareas a realizar. Todos estos pensamientos aumentan las ventas de agendas y organizadores, lo cual a veces da como resultado gerentes exhaustos acarreando pesados y caros libros. Debe haber una manera mejorde hecho, la hay. Hemos investigado la literatura reciente sobre la materia e incluso hemos asistido a un seminario dictado por Covey y, con la intencin de que usted pueda ahorrar lo que ya sabemos, hemos extrado algunas ideas fundamentales:

Comience desde el balcn. Cuando se embarque en un proyecto importante, visualice el resultado final. Imagine con el mximo detalle posible el resultado esperado de su esfuerzo individual o del esfuerzo de su equipo. Si le sirve de ayuda, piense en la frase que menciona Ronald Heifetz, co-autor de "The Work of Leadership" en el ltimo nmero de Harvard Business Review: "subirse al balcn"ver todo el campo de juego y el lugar en donde su tarea debera intervenir. Seguramente querr obtener el comentario de otros mientras hace estas consideraciones, especialmente los de sus superiores. Si usted y su jefe buscan resultados diferentes, por ms eficiente que usted sea, no lograr resolver esta confusin; de hecho, tal vez termine arruinndolo todo ms rpidamente.

Hoy en da, la declaracin de la misin tiene una reputacin un tanto variada. Pero le puede ser til para mantener sus proyectos a corto y mediano plazo en lnea con sus objetivos a largo



plazo. Covey recomienda crear declaraciones de la misin personal y profesional y luego compararlas con lo que lleva a cabo cada semana. Para elaborar esas declaraciones, srvase del conocido principio del epitafio: establezca los objetivos que quisiera que todos recordasen al final de su vida como un resumen de su existencia profesional y personal.

Si la tarea no es necesaria, es necesario no hacerla. Es trillado, pero cierto: su tiempo es precioso. Es ms, su talento es demasiado importante para malgastarlo en tareas que no contribuyen directamente con la misin de su organizacin o de su vida personal. En el libro 7 Survival Skills for a Reengineered World, William Yeomans sugiere que la manera ms til de seleccionar lo que es necesario es pensar en el efecto que tendrn en sus clientes todas las decisiones y acciones que usted tome. Fjese bien quines son sus clientesno se trata slo de la gente a la cual le vende, sus colegas o su jefe; sus seres queridos y sus amigos tambin lo son.

Supere la adiccin a la urgencia. La mayora de las personas utilizan su tiempo laboral haciendo cosas urgentes pero no relativamente importantes. Apagar incendios, responder llamadas, enviar muchos memorandos, asistir a reuniones sin importanciaun gerente puede ocupar todo su da en estas tareas pero sin agregar ningn valor duradero. Estas actividades son urgentes e interesantes pero no tienen importancia. La adiccin a mantenerse ocupado proviene en parte de la falta de autoestima, dicen los expertossi estoy as de saturado de trabajo, debo ser importantey en parte del concepto errneo popular de la era industrial que dice que el trabajo debe ser frentico para ser efectivo. (Vieron alguna vez a Charlie Chaplin en Tiempos modernos?)

Un ingeniero dira que el trabajo puede definirse como una fuerza dirigida multiplicada por el movimiento. Todo el movimiento del mundo no podra producir trabajo si no fuera combinado con una direccin. Lo mismo sucede con nuestra vida profesional. El objetivo de administrar el tiempo en forma inteligente es permitirle dedicar la mayor parte del tiempo al trabajo que es en verdad importante, pero relativamente no urgente.

Una de las formas ms prcticas de concentrarse en el trabajo principal es reservar un momento de cada da en el que se asle de los telfonos y dems interrupciones. Durante este periodo, trabaje en su tarea prioritaria. Trasldese a otra oficina si es necesario. Pero no se vaya a menos que se lo requiera debido a una real emergencia. Intente programar esta "cita con usted mismo" para un momento del da que corresponda con su "hora pico" biolgicano importa si es un madrugador o un ave nocturna, dedique una hora al da durante su periodo de mxima energa para trabajar en su actividad ms importante.

Tambin disminuir la adiccin a la urgencia al agendarse menos actividades. Los autores coinciden en pensar que slo la mitad de nuestro tiempo debera ser programada. La otra mitad debera quedar libre para atender las necesidades del da y prever las interrupciones a nuestro tiempo programado para satisfacer estas necesidades.

Equilibre los diferentes sectores de su vida. La administracin del tiempo no comprende solamente el tiempo laboral. As como en el trabajo, perdemos mucho de nuestro tiempo librededicado a actividades que no contribuyen a realizar su misin personal. Por ejemplo, mirar televisin puede ser un antdoto a las presiones de la oficina, pero tal vez no contribuya demasiado para alcanzar su objetivo de ser un buen esposo/a y padre/madre. Aplique a su vida personal los mismos ejercicios que usa para mejorar la forma en la que utiliza el tiempo en el trabajoverifique semanalmente si est cumpliendo con su declaracin personal. El sitio Web que recomendamos al final de este artculo propone la idea justa: "Si aprendemos a equilibrar la excelencia en el trabajo con la excelencia en la relajacin, nuestras vidas sern ms saludables y mucho ms creativas."

Para que no piense que estamos dirigindonos hacia el ozono filosfico, vamos a finalizar ofreciendo seis consejos prcticos, y tambin conocidos, que extrajimos de nuestra lectura acerca de cmo mejorar nuestra eficiencia cuando ya hemos elegido las tareas que consideramos importantes:



1. No interrumpa su trabajo cuando llegue el correo. 2. Si debe trabajar sobre algn documento, hgalo en ese momentono trabaje en el

mismo documento dos veces. 3. Verifique quin llama antes de atender. 4. Combine las respuestas a llamadas y el tiempo de las visitas. 5. Al finalizar la semana, descarte todos los avisos informativos que haya recibido. 6. Evite asistir a reuniones con ms de 12 participantes. No se lograr nada.

Y recuerde otra pregunta para formularse diariamente: "Qu puedo hacer hoy que hara mi vida mejor maana?"

Si desea saber ms . . .

First Things First por Stephen R. Covey (1994, Simon and Schuster, 373 pp., $14.00, Tel. 800-223-2348 o 212-698-7000)

The Organized Executive: A Program for Productivity por Stephanie Winston (1994, Warner Books, 383 pp., $12.99, Tel. 212-522-7200)

"Salvaging Sales Scrap Time" por Rebecca Morgan (American Salesman, octubre de 1996, National Research Bureau, Information Access Co.)

7 Survival Skills for a Reengineered World por William N. Yeomans (1996, A Dutton Book, The Penguin Group, 343 pp., $24.95, Tel. 800-526-0886 o 212-366-2000)

Time Management for Dummies por Jeffrey J. Mayer (1995, IDG Books, 273 pp., $16.99, Tel. 800-762-2974)

"The Work of Leadership" por Ronald Heifetz and Donald L. Laurie (Harvard Business Review, enero y febrero de 1997, Tel. 800-988-0886 o 617-496-1449)

Copyright 1997. Harvard Business School Publishing Corporation. Todos los derechos reservados.

Notas

Cmo administrar su tiempo

Conceptos bsicos

Stephen R. Covey, Roger Merrill y Rebecca R. Merill. First Things First: To Live, to Love, to Learn, to Leave a Legacy. Nueva York: Simon & Schuster, 1995.

William Oncken. Managing Management Time: Whos Got the Monkey? Nueva York: Prentice-Hall Trade, 1987.

Jim Temme. Productivity Power: 250 Great Ideas for Being More Productive. Mission, KS: SkillPath Publications, Inc., 1993.



Alex MacKenzie. The Time Trap. Nueva York: AMACOM, 1997.

Pasos

Oncken, Managing Management Time.

MacKenzie, The Time Trap.

Consejos

Covey, et al, First Things First.

Temme, Productivity Power.

Herramientas

Oncken, Managing Management Time.

Temme, Productivity Power.



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