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III. LA DIRECCIÓNIII. LA DIRECCIÓN

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EL PROCESO ADMINISTRATIVOEL PROCESO ADMINISTRATIVO

Controlar

Ejecutar

¿Cómo hacer?

¿Qué hacer?

ControlControl

DirecciónDirección

OrganizaciónOrganización

PlanificaciónPlanificación

LA DIRECCIÓNLA DIRECCIÓN

La Dirección consiste en ejecutar el plan, utilizando la organización, es decir, significa una actuación o puesta en marcha del plan, lo que constituye la acción propiamente tal.

Los términos motivación y mando se utilizan como sinónimos de Dirección. El primero enfatiza la forma de comunicarse con los subordinados de un modo que estimule la espontánea colaboración; el segundo se asocia más con la idea de impartir órdenes.

La Organización La Organización

Acción de lograr que todos los miembros del grupo humano de la empresa se propongan alcanzar los objetivos determinados en concordancia con los planes y la organización de la empresa.

Por lo tanto el término implica:- Que el personal se proponga realizar la tarea- Que la tarea es lograr los objetivos fijados

Un concepto relacionado con Dirección y que a menudo se utiliza como sinónimo es el de Motivación.

La MotivaciónLa Motivación

Significa persuadir o convencer a otros para que hagan lo que queremos que realicen. Para ello es necesario que exista empatía entre las personas involucradas en la relación. Definiremos empatía como la participación efectiva del sujeto en la realidad del otro, por lo que ambos conceptos están muy relacionados.

Motivación consiste en hacer que cada cual cumpla con su trabajo con entusiasmo porque “desea” hacerlo, por lo que debe ser tarea de cada administrador, crear las condiciones de trabajo que favorezcan el nacimiento y la preservación de aquel deseo entusiasta….. ¿qué haría usted para ello??

La MotivaciónLa Motivación

La motivación se fundamenta sobre las necesidades del hombre. “Explota” las debilidades humanas para alcanzar un objetivo. Estas debilidades corresponden principalmente a aquellas necesidades denominadas sicológicas y sociales por las cuales los hombres buscan desarrollarse en su trabajo, sintiéndose importantes y merecedores del respeto y la consideración del grupo.

Motivación y MandoMotivación y Mando

Mandar significa integrar los esfuerzos de las personas en una organización de tal forma que al cumplir con sus tareas, se satisfagan las necesidades del grupo y de la empresa.

El mando es una fuente de motivación: cualquier subordinado espera que se le proporcionen los datos que les son necesarios de un modo claro y completo, para lo cual es necesario que las exigencias formuladas estén en el ámbito de sus capacidades.

El instrumento del mando es LA ORDEN, que permite iniciar, detener o modificar una acción. Como herramienta del mando y de la Dirección, la orden debe ser formulada de manera sutil a objeto que no se noto que lo es.

O sea, Dirección, motivación y mando son casi lo mismo.

Dirección y Proceso de ComunicaciónDirección y Proceso de Comunicación

Como se indicó anteriormente, la orden es una especie de comunicación. Este concepto también se utiliza como sinónimo de Dirección. De hecho el proceso de guiar a otros hacia el logro de objetivos institucionales, pasa necesariamente por la comunicación efectiva

La comunicación es un proceso bidireccionado (uno escribe, otro lee; uno habla, el otro escucha). Se da en todos los niveles y direcciones dentro de las organizaciones.- Ascendentes- Descendentes- Transversales

Comunicaciones en la empresaComunicaciones en la empresa

Clasificación de las Comunicaciones al interior de la Empresa:- Informativas- Consultivas- Ejecutivas o Imperativas (orden)- Orales (Conversaciones, teléfono)- Escritas (Notas, Memos, Informes, Fax, Mail)

Principios de la Comunicación Efectiva- Saber lo que se quiere comunicar- Comunicar lo justo y necesario- Tener presente que al difundirse la comunicación, esta puede sufrir alteraciones- Usar símbolos y elementos visuales cuando sea posible- Destinar tiempo a elegir y seleccionar la información a

comunicar, antes de hacerlo efectivamente.

Comunicaciones en la empresaComunicaciones en la empresa

Las comunicaciones tienen gran importancia en la Dirección ya que ellas permiten la transmisión de información de distintos niveles y en todos los sentidos de la empresa.

Las comunicaciones suelen partir de decisiones, que son las que dan comienzo a la acción y cuya correcta toma se supone un proceso racional de definir el problema, obtener información, formular opciones, evaluar y seleccionar alternativas.

Toda decisión ha de considerarse la variable interpuesta, la que a través de percepciones, actitudes, compromiso y motivación de los ejecutores, determina en último término que las variables causales (la decisión misma) conduzca o no al resultado esperado.

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La ComunicaciónLa Comunicación

Existen diversas barreras que afectan la Existen diversas barreras que afectan la comunicación eficiente:comunicación eficiente:

Uso del lenguaje y significado de élUso del lenguaje y significado de él La capacidad del Emisor para expresar sus ideas y La capacidad del Emisor para expresar sus ideas y

del Receptor para entender la comunicación.del Receptor para entender la comunicación. El “ruido” o las interferencias (distancia entre las El “ruido” o las interferencias (distancia entre las

personas, ruido ambiental, televisión, personas, ruido ambiental, televisión, conversaciones, etc)conversaciones, etc)

Los sentimientos y las emociones.Los sentimientos y las emociones.

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Otras barreras a la comunicaciónOtras barreras a la comunicación

Ideas preconcebidas Rechazo de información contraria. Significados personalizados. Motivación, interés. Credibilidad de la fuente. Habilidad para comunicarse. Clima organizacional. Complejidad de los canales.

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Aspectos de la comunicación no verbalAspectos de la comunicación no verbal

No sólo existe la comunicación verbal durante la entrevista (lo que se dice o se habla), sino también la comunicación no verbal ( la postura corporal, la actitud facial, los gestos, etc.) Ejemplos:

Actitud de sinceridad: Manos abiertas. Actitud defensiva: Brazos cruzados, piernas cruzadas. Actitud de Concentración: Cara apoyada en la mano, cabeza ladeada, acariciarse la barbilla. Actitud de desconfianza: Mirar de lado, de reojo, frotarse con dedo índice la nariz, rascarse detrás o al lado de la oreja. Actitud de decisión: sentado, inclinado hacia adelante; de pie, brazos extendidos, manos en la mesa,

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Aspectos de la comunicación no verbalAspectos de la comunicación no verbal

Actitud de tensión: Puños cerrados, retorcerse las manos. Actitud de superioridad: Manos en la espalda, cabeza levantada; nuca apoyada en las manos; hacer la “boveda” con las manos. Actitud de represión: Agarrar firmemente un objeto; pies cruzados; agarrarse un brazo o la muñeca detrás de la espalda. Actitud de Nerviosismo: Carraspeo; agitarse en la silla; taparse la boca con la mano al hablar; pellizcarse una oreja. Actitud de Aburrimiento: cabeza apoyada en la mano; tamborilear con los dedos; golpear con la punta del pié en el suelo; hacer dibujitos en el papel.

Mejorando la ComunicaciónMejorando la Comunicación

Se debe desarrollar las habilidades de comunicación ampliando el lenguaje; leer permite mejorar el vocabulario y la comprensión.

No dejarse llevar por la primera impresión, darle la oportunidad al otro para que se muestre con tranquilidad y confianza.

Confiar en los demás. Mostrarse transparente y sincero en la relación, sobre todo en el contacto inicial con los demás. Esto siempre causa buena impresión.

Pensar antes de hablar, o bien preparar lo que se va a decir. Esto no significa escribir lo que uno va a hablar, sino elegir bien las palabras.

Tener presente que lo que se comunica puede no ser entendido por los demás. Se debe preguntar ¿me expresé bien?

La comunicación efectiva depende de usted mas que del interlocutor. Pida que le digan si ha sido bien entendido.

Si desea criticar algo o a alguien, hacerlo con delicadeza y respeto; la critica positiva se puede hacer en público pero la negativa hacerla en privado.

Tratar de identificar lo que “dice” la otra persona con su comunicación no verbal, con su postura, con la forma en que te está escuchando.

Cuando eres receptor, intenta no hacerle al emisor lo que a ti te molestaría si te lo hicieran. Escúchalo con atención e interés.

Buscar las afinidades en la comunicación con los demás, no acentúe en las diferencias; FIJARSE EN LO POSITIVO.

Emplear un lenguaje POSITIVO evitando expresiones negativas como “está pésimo”, “me carga”, “horrible” u otras parecidas.

Mejorando la ComunicaciónMejorando la Comunicación

La EmpatíaLa Empatía

Es una habilidad social para captar las sutiles señales sociales que nos indican lo que los otros necesitan o quieren. En este sentido, se puede aplicar tanto a la vida personal como la laboral. Por ejemplo, un vendedor sin capacidad empática es posible que no entienda bien a sus clientes y no sea exitoso en su gestión. Desarrollando la empatía…

Tener conciencia de nosotros mismos Abrir las propias emociones Sólo así seremos más hábiles para entender a los demás.

Para entender los sentimientos del otro, hay que interpretar las claves no verbales como el tono de la voz, los ademanes, la expresión facial, la postura corporal.

La EmpatíaLa Empatía

Comprender los sentimientos del otro es la clave en las relaciones interpersonales. Se debe diferenciar lo que el otro expresa y las propias reacciones.

Reconocer los propios sentimientos y emociones y como expresarlas

Responsabilizarse por lo que se expresa: en vez de decir “se dice que..” decir “yo digo que….”. En vez de decir “no me grites….” por “siento que estas enojado”. Cambia el “te equivocaste…” por “podrías hacerlo mejor…”

Si desea comprender a los demás debe: saber escuchar, mostrar sensibilidad hacia otros puntos de vista, desarrollar la capacidad de observación y de ser respetuoso.

Aprender a escuchar al otro significa mostrar interés al hacerlo, mirarlo a los ojos, con una expresión de la cara adecuada y tratando de ir más allá de los que dice (hacerle preguntas)

La AsertividadLa Asertividad

Es una habilidad social (que se desarrolla) que consiste en expresar en el momento oportuno y en forma adecuada, lo que se piensa, siente o cree. Una persona asertiva es

Segura de si misma Tranquila y firme Mira a los ojos a los demás Tiene una postura corporal erguida Usa un lenguaje directo (yo pienso, yo creo, yo

opino) Es capaz de decir que “no”. Es capaz de criticar y recibir criticas Discrepa, pero reconoce lo valioso.

El LiderazgoEl Liderazgo

Se define como cualquier acto de influencia en cuestiones de importancia organizacional. Consiste en el incremento de la influencia que va más allá de lo rutinario y que se une a fuentes de PODER no decretadas formalmente por la empresa.

¿Cómo Surge el Liderazgo en la Empresa??

El diseño formal de la organización es incompleto (Organigrama) y las condiciones del medio son cambiantes, lo que le confiere gran dinamismo a las organizaciones. El líder es producto de esa dinámica de la estructura y de su coexistencia con la organización formal.

Liderazgo positivo: asociado a los objetivos y políticas de la organización.

Liderazgo negativo: no se relaciona con los objetivos de la organización o empresa.

Tipos de LiderazgosTipos de Liderazgos

Líder Autocrático: impone y espera cumplimiento. Es dogmático y seguro y conduce por medio de la capacidad de retener u otorgar premios y castigos

Líder Democrático o participativo: consulta a sus subordinados respecto de acciones y decisiones probables y alienta su participación. Va desde el líder que no toma ninguna decisión por sí sólo hasta aquel que toma decisiones por sí solo pero antes de hacerlo consulta a sus subordinados.

Líder Liberal o de Rienda Suelta: hace un uso muy reducido de su poder, en caso de usarlo, ya que les concede a sus subordinados un alto grado de independencia en sus operaciones

Tipos de LiderazgosTipos de Liderazgos

El uso de un estilo u otro dependerá de la situación. Un administrador puede ser sumamente autocrático en una emergencia. También es probable esta actitud cuando sólo ellos tienen las respuestas a ciertas preguntas.

En otras ocasiones un líder puede hacerse de un gran número de conocimientos y obtener un compromiso más firme de las personas involucradas en sus operaciones si consulta a sus subordinados, como cuando se trabaja por objetivos por ejemplo.

En otro caso, un líder administrador de un grupo de científicos puede darles a estos libre curso en el desarrollo de sus indagaciones y experimentos. Sin embargo esa misma persona puede ser muy autocrático en la imposición de una regla que estipule la correcta manipulación de materiales potencialmente peligrosos.