sub-direcci³n de personal

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SUB-DIRECCIÓN DE PERSONAL

Manual de Procedimientos

Fojas 2

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Sumario PRESENTACIÓN 3 ANTECEDENTES INSTITUCIONALES 5 SUBDirección de Personal Depto. Recursos Humanos Depto. Prevención de Riesgos Depto. Capacitación Depto. Remuneraciones SIMBOLOGÍA FLUJOGRAMAS 10 DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS 11 Ficha de procedimientos Ingreso honorarios de registro Ingreso honorarios por programa Ingreso alumno en práctica Ingreso a contrata Suplencias Concurso público Nombramientos Permisos administrativos Licencias médicas Bono post-laboral Ascensos Sumarios Destinaciones Comisiones de Servicio DEPARTAMENTO PREVENCIÓN DE RIESGOS 85 Ficha de Procedimientos Atención de salud de urgencia Denuncia de enfermedad profesional Denuncia de accidente laboral Supervisiones preventivas

Compra elementos de protección Visitas domiciliarias

Visitas a pacientes hospitalizados DEPARTAMENTO DE CAPACITACIÓN 115 Ficha de Procedimientos Elaboración plan de capacitación Contratación de actividades espontáneas Contratación de actividades de capacitación Diseño logístico de actividades Desarrollo de actividades Pago de actividades DEPARTAMENTO DE REMUNERACIONES 137 Ficha de procedimientos Horas extraordinarias Informe de consumos y saldos Honorarios ítem 21-04 Indemnizaciones

Desahucios Desahucios Caja Obreros Honorarios ítem 21-03 Descuentos varios Informe a I.S.P. Retenciones judiciales

Asignaciones familiares RECOMENDACIONES 177

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Presentación El presente trabajo tuvo como objetivo la elaboración de Manuales de Procedimientos para los Departamentos de Prevención de Riesgos, Remuneraciones, Capacitación y de Recursos Humanos de la Subdirección de Personal de la Ilustre Municipalidad de Santiago, lo que consiste en procedimentar, describir y actualizar los principales procesos que ocurren en dichos Departamentos. Para realizar el levantamiento de los procedimientos se utilizaron distintas herramientas tales como: reuniones con las Jefaturas, entrevistas con funcionarios, recopilación de documentos e informes anteriores. Para realizar la descripción de los procedimientos fue necesario elaborar una serie de formularios y fichas para cada uno de estos, así como también el adjuntar un diagrama de flujo que grafica cómo se realiza el procedimiento señalando claramente los responsables en cada actividad. Actualmente, la Subdirección de Personal de la Municipalidad de Santiago está haciendo frente a un requerimiento de la Contraloría General de la República el cual consiste en la implementación de Manuales Administrativos, entre ellos se encuentra el Manual de Procedimientos. Estos Manuales deben ser entendidos como instrumentos de apoyo a la gestión directiva, esenciales en la construcción de un sistema de información e instrucción para una correcta ejecución de los distintos procesos que se desarrollan en las unidades administrativas. Un Manual de Procedimientos es una herramienta o instrumento que recoge lo más sustancial de una materia, de manera didáctica, para facilitar su comprensión. Algunas de las utilidades que presenta un Manual de Procedimientos son:

Conocer el funcionamiento interno en lo que respecta a descripción de tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución.

Ayudar a la coordinación de las actividades y evita las duplicidades. Auxilian en la inducción del puesto y al adiestramiento y capacitación del personal al describir en

forma detallada las actividades de cada puesto. Para establecer un sistema de información o bien modificar el ya existente. Determinar de manera sencilla las responsabilidades por fallas o errores. Uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria. Aumentar la eficiencia de los funcionarios, indicándoles lo que deben hacer y cómo deben hacerlo.

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Subdirección de Personal La misión de la Subdirección de Personal de la Ilustre Municipalidad de Santiago es "procurar la mantención, orientación, desarrollo y desvinculación del recurso humano, regular sus derechos y deberes y desarrollar sus competencias, con el fin de optimizar la calidad de la vida laboral de la organización y propender a un mejoramiento continuo del personal municipal".

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Recursos Humanos El Departamento de Recursos Humanos es una unidad dependiente de la Subdirección de Personal y por ende, todas las actividades que desarrolla, responden a las políticas y procedimientos que fije dicha Subdirección, siendo su principal objetivo "Realizar una eficiente administración de los Recursos Humanos". Por lo tanto, el ámbito de acción de este Departamento se centra en los procesos de reclutamiento, selección, movimiento interno, desvinculación, calificación y promoción de los recursos humanos dentro de la organización, y el cumplimiento de las distintas normativas que regulan los derechos y deberes funcionarios. Los procesos de este departamento se encuentran en su gran mayoría regulados por el Estatuto Administrativo para Funcionarios Municipales, como es el caso de los Sumarios, Ingreso a Contrata, Honorarios, Código del Trabajo y Concursos Públicos, entre otros.

F U N C I O N E S

Mantener actualizados los registros con toda la información referida al personal y sus antecedentes. Mantener claridad respecto a la legislación que afecte al personal municipal, asesorando

oportunamente a éstos en materias de esta naturaleza. Ejecutar y tramitar la incorporación, promoción, retiro o destinación del personal. Ejecutar y tramitar las licencias médicas, permisos, feriados legales y todo lo relacionado con

solicitudes que reflejen inquietudes del personal. Registrar la asistencia y horario de trabajo del personal. Preparar los antecedentes y servir de apoyo a la Subdirección para una correcta aplicación del

sistema de calificaciones del personal. Preparar y mantener actualizado el Escalafón del personal, teniendo en consideración las normas

estatutarias pertinentes. Velar porque el personal cumpla las disposiciones estatutarias y pueda del mismo modo hacer

efectivos sus derechos. En conjunto con la Subdirección de Personal, proveer oportunamente de los recursos humanos a las

unidades municipales que lo requieran, participando en la selección del personal, aplicando las normas relativas a la carrera funcionaria.

Definir y elaborar reglamentos y manuales de descripción y especificación de cargos. Apoyar a la Subdirección de Personal en estas materias de recursos humanos.

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Prevención de Riesgos Históricamente este Departamento ha venido desarrollando un programa que está dirigido a la atención de los funcionarios municipales en cumplimiento a la Ley Nº16.744 sobre Accidentes de Trabajo y Enfermedades Profesionales, para poder brindar una atención oportuna a los afectados con personal paramédico especializado en la atención pre-hospitalaria de urgencia. El Departamento de Prevención de Riesgos tiene como misión, de acuerdo con lo establecido por la normativa correspondiente “Evitar la ocurrencia de accidentes del trabajo y la generación de enfermedades profesionales”, por ende, le corresponde planificar, organizar, asesorar, ejecutar, supervisar y promover acciones permanentes en este sentido.

F U N C I O N E S

Detectar las condiciones de riesgo en los lugares de trabajo. Informar de los riesgos de accidente detectados y recomendar las correcciones necesarias. Llevar a cabo acciones educativas que promuevan el desarrollo de condiciones y conductas de

trabajo seguras. Capacitar y asesorar a los Comités Paritarios, Jefes de Departamentos y funcionarios en general, en

materias propias de la Prevención de Riesgos Profesionales. Asesorar a los funcionarios, en el procedimiento de obtención de atención post-accidente con la

empresa afiliada (ACHS) Es necesario mencionar que la mayoría de los procesos que se llevan a cabo en este departamento se rigen de acuerdo a las disposiciones de la Ley Nº19.345, que hace extensivo a los trabajadores del sector público, el acceso al Seguro Obligatorio contra Accidentes del Trabajo y Enfermedades Profesionales, establecido en la Ley Nº16.744.

N

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Capacitación Recientemente el Departamento de Capacitación ha definido su misión institucional como “Facilitar mediante acciones formativas, los aprendizajes requeridos por los funcionarios municipales para el desarrollo de las competencias necesarias en sus puestos de trabajo, contribuyendo de esta manera a mejorar el desempeño organizacional y el servicio a la comunidad, así como favorecer el desarrollo de la carrera funcionaria y la calidad de vida de los miembros de nuestra institución”. Los procesos que desarrolla este Departamento se encuentran guiados por los siguientes valores:

Respeto por las personas Compromiso con la institución Proactividad Trabajo en equipo

F U N C I O N E S

Elaborar el Plan Anual de Capacitación Detectar los requerimientos y necesidades a nivel de perfeccionamiento, a nivel institucional, a nivel

de gestión y a nivel de funcionarios Determinar necesidades prioritarias en relación a formación, especialización, capacitación y

asistencia técnica Coordinar las actividades de capacitación de todas las unidades de la organización

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Remuneraciones El Departamento de Remuneraciones ha definido su misión como “Mantener un sistema de remuneraciones de acuerdo a la normativa y reglamentación vigente, a los procedimientos establecidos y a la política alcaldicia, que permita entregar correcta y oportunamente las remuneraciones del personal de la Municipalidad de Santiago, además de proveer a las autoridades, de la información presupuestaria necesaria para la toma de decisiones”.

F U N C I O N E S

Distribuir y administrar el presupuesto de Recursos Humanos de acuerdo a las políticas y normativas que rigen al municipio.

Liquidar las Remuneraciones, lo que implica realizar: Descuentos ordenados por leyes, como son las Leyes Sociales y el Impuesto Único al Trabajo. Descuentos autorizados por Leyes como los hipotecarios, retenciones de alimentos, etc. Descuentos de carácter voluntario que se realizan con acuerdo del empleador y del trabajador, entre los cuales se incluyen préstamos que otorga Bienestar Social, Asociación de Empleados Municipales, Compañías de Seguros, etc. Descuentos de multas por aplicación de medidas disciplinarias dispuestas por sumario administrativo.

Proporcionar información sobre beneficios previsionales como pensiones de jubilación, bonificaciones, rebaja de imposiciones, asignaciones familiares, indemnizaciones.

Atender consultas sobre liquidación de sueldos, haberes pagados, descuentos realizados con excepción de los que corresponde a Bienestar Social.

Confeccionar certificados de sueldos, de rentas para el Servicio de Impuestos Internos, así como diversos certificados atingentes a las materias de rentas de los funcionarios, para las Isapres, Administradoras de Fondos de Pensiones y otras instituciones.

Fojas 10

10

Simbología utilizada en Flujogramas

SIMBOLO

SIGNIFICADO

Rectángulo: Actividad u Operación Se usa cuando se realiza cualquier clase de actividad, desde el procesamiento de datos en el computador hasta la firma de un documento.

Rectángulo 2: Actividad u Operación Compleja Es una operación que por sus características y desarrollo se debe realizar una observación especial. Algunos ejemplos serían actividades de unidades externas a la Sub-Dirección de Personal, que la actividad no posee una forma establecida de ejecutarla o bien al momento de realizar este Manual no se cuenta con información suficiente sobre el modo de ejecutarla.

Diamante: Decisión. En algún punto del proceso debe tomarse alguna decisión, así, la siguiente serie de actividades variarán con base en esta decisión. Por lo general, los outputs del punto de decisión se marcarán con las correspondientes opciones (ejemplo: Sí-No, Aprueba-Desaprueba).

Triángulo: Inspección. Indica que el flujo del proceso se ha detenido de manera que pueda evaluarse la calidad del output. Generalmente involucra una inspección realizada por una persona distinta a la que efectuó la actividad. También representa el punto en el cual se requiere una firma de aprobación.

Rectángulo con su parte inferior con forma de onda: Documentación. Indica que el output de una actividad incluye información registrada en papel. (Ejemplo: solicitudes, informes escritos, decretos, contratos). Se representa además el número de copias.

Flecha: Dirección de flujo. Indica la dirección y orden que corresponden a los pasos del procedimiento.

Flecha quebrada: Transmisión. Indica aquellos casos en que ocurre una transmisión inmediata de la información. (Ejemplo: transferencia electrónica de datos, fax o llamada telefónica).

Circulo pequeño: Conector. Se utiliza con una letra o número dentro del mismo, para relacionar puntos del diagrama. Se utiliza cuando no existe suficiente espacio para dibujar la totalidad del diagrama en una sola hoja.

Elipse: Fin del Procedimiento. Indica que el procedimiento ha terminado.

Nº

Inicio/fin

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11

Departamento de Recursos Humanos

M A N U A L D E P R O C E D I M I E N T O S

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F IC H A D E PR O C ED IM IEN T O S Departamento: Recursos Humanos

Código Funcionario Contacto Cargo Revisión RH01 Ana María Vergara Analista Ingreso y Promoción Septiembre 2010

RH02 María Inés Espinoza Analista Ingreso y Promoción Septiembre 2010

RH03 Francia Rojas Secretaria Septiembre 2010

RH04 Oscar Armijo Analista Ingreso y Promoción Septiembre 2010

RH05 Rodrigo Aguilera Analista Calificaciones y Documentación

Septiembre 2010

RH06 José Echiburú Analista Organizacional Septiembre 2010

RH07 Oscar Armijo Analista Ingreso y Promoción Septiembre 2010

RH08 Lilian Paredes Encargado Permisos y Feriados Septiembre 2010

RH09 Francisco Silva Encargado Licencias Médicas Septiembre 2010

RH10 Lorena Norambuena Analista Ingreso y Promoción Septiembre 2010

RH11 Rodrigo Aguilera Analista Calificaciones y Documentación

Septiembre 2010

RH12 Ana María Álvarez Analista Ingreso y Promoción Septiembre 2010

RH13 Ana María Álvarez Blanca Lee Campos

Analista Ingreso y Promoción Psicóloga

Septiembre 2010

RH14 Señalados en procedimiento Señalados en procedimiento Septiembre 2010

Nombre del procedimiento: Ingreso a Honorarios de Registro Código: RH01 Nombre del procedimiento: Ingreso a Honorarios de Programas Código: RH02 Nombre del procedimiento: Ingreso Alumnos en Práctica Código: RH03 Nombre del procedimiento: Ingreso a Contrata Código: RH04 Nombre del procedimiento: Suplencias Código: RH05 Nombre del procedimiento: Concurso Público Código: RH06 Nombre del procedimiento: Nombramientos Código: RH07 Nombre del procedimiento: Permisos Administrativos Código: RH08 Nombre del procedimiento: Licencias Médicas Código: RH09 Nombre del procedimiento: Bono Post-Laboral Código: RH10 Nombre del procedimiento: Ascensos Código: RH11 Nombre del procedimiento: Sumarios Código: RH12 Nombre del procedimiento: Destinaciones Código: RH13 Nombre del procedimiento: Comisiones de Servicio Código: RH14

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13

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO CÓDIGO: RH01 INGRESO A HONORARIOS DE REGISTRO REVISIÓN: SEPTIEMBRE 2010

Descripción

De acuerdo al Estatuto Administrativo, artículo 4º, Título I “Normas Generales”, dice: “Podrán contratarse sobre la base a honorarios, a profesionales y técnicos de educación superior o expertos en determinadas materias, cuando deban realizar labores accidentales y que no sean las habituales de la municipalidad, mediante decreto del Alcalde”. Las personas contratadas a honorarios no tienen la calidad jurídica de funcionarios municipales y por tanto, se regirán por las reglas que establezca dicho contrato y no le serán aplicables las disposiciones del Estatuto Administrativo para Funcionarios Municipales. Sin embargo, estarán sujetos al principio de probidad administrativa, y efectuar la declaración de probidad que exige el artículo 55 de la Ley N°18.575, de Bases Generales de la Administración del Estado, en la que la persona indique que no se encuentra afecta a alguna de las causales de inhabilidad descritas en el artículo 54 de ese texto legal. El personal a honorarios no podrá exceder del 10% del gasto contemplado en el presupuesto municipal por concepto de remuneraciones de su personal de planta.

Objetivo Contar con profesionales o expertos para la realización de determinadas tareas accidentales y no habituales del municipio. Funcionarios, sólo fuera de la jornada ordinaria de trabajo.

Relevancia Necesidad de contar con servicios específicos y con una duración máxima de 1 año.

Marco Legal Ley N°18.883 (art. 4º) Estatuto Administrativo para Funcionarios Municipales. Dictamen Nº 7.266/2005 C.G.R. y Ley N°19.280 (art. 13)

Responsable Nº Actividad Observaciones Documentos

Dirección Solicitante 1

Emite requerimiento solicitando contratación en calidad de honorarios.

Requerimiento contiene: Descripción del cargo Requisitos del puesto de trabajo Fundamento y aspectos contractuales del personal solicitado.

Formulario de Requerimientos de Personal

Subdirección de Personal 2

Oficial de Partes recepciona documentación y deriva a Subdirector. Subdirector toma conocimiento y remite a Depto. Recursos Humanos.

Formulario de Requerimiento debe contar con VºBº del Director de Servicio, Director de Área, Administrador Municipal y Alcalde.

Analista Ingreso y Promoción 3

Recibe antecedentes. Verifica cumplimiento de requisitos.

Antecedentes: Acreditación de estudios, currículum vitae, certificado de experticia emitido por persona externa Cumplimiento: Cometido Específico debe enviarse a aprobación del Concejo Municipal con el VºBº de Jefa Dpto., declaración jurada de no inhabilidad, certificado de antecedentes para ingreso a la Administración Pública emitido por Registro Civil, certificado límite de gastos correspondiente al mes de ingreso.

Analista Ingreso y Promoción 4 Elabora Decreto a

honorarios. Decreto a

Honorarios Analista Ingreso y

Promoción 5 Elabora Contrato a Honorarios.

Contrato a Honorarios.

Jefe Departamento RRHH

6

Da VºBº a Decreto y envía junto a Contrato a Subdirector de Personal.

Fojas 14

14

Subdirección de

Personal

7

Subdirector da VºBº a Decreto y media Contrato a Honorarios. Remite a Depto. Recursos Humanos.

Interesado 8 Firma Contrato a

Honorarios. En original y tres copias.

Analista Ingreso y

Promoción

9

Ingreso de datos del interesado a Sistema de Personal y toma fotografía digital al interesado.

Analista Ingreso y

Promoción 10

Envía copia de Decreto a Dpto. Remuneraciones.

Hasta el día 20 de cada mes a través del Cuaderno de Remuneraciones para proceder con el pago.

Analista Ingreso y Promoción 11 Se envía Decreto para firma

del Secretario Municipal.

Secretaría Municipal

12 Firma Decreto. Remite a Depto. Recursos Humanos.


Envía Decreto y Contrato a Honorarios para firma del Alcalde

Alcalde

14

Firma Decreto y Contrato a Honorarios. Remite a Depto. Recursos Humanos.

Decreto firmado Contrato firmado

Analista Ingreso y

Promoción

15

Se envía Decreto a Secretaría Municipal, que lo remite para su visación a la Dirección de Control y posterior envío a registro en Contraloría General de la República.

Documentos adjuntos: Original con tres copias Certificado de antecedentes Declaración jurada Certificado de estudios Certificado de experticia Certificado de presupuesto correspondiente al mes de contratación Copia Certificado Acuerdo del Concejo. Contrato.

Secretaría Municipal 16

Deriva documentación a Dirección de Control para su visación.

Dirección de Control 17 Visación de proceso de

ingreso a honorarios.


Envío a registro en Contraloría General de la República.

Analista

Calificación y Documentación

19

Registrado por Contraloría General de la República se registra documentación en el Archivo General.

(FIN)

Fojas 15

15

Fojas 16

16

Departamento Recursos Humanos

Ingreso a Honorarios de Registro (Parte 2) cód.:RH01A

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Firm a Decreto a Honorarios

1. Contrato a Honorarios

2. Decreto a Honorarios

3. Antecedentes

Envía Decreto para firma del Secretario

Municipal

Envía Decreto, Contrato y

antecedentes a Alcalde

Recibe documentación para su posterior control y

registro

Registro de documentación en

Arch ivo

Firm a Decreto y Contrato a honorarios

1

Visa el Decreto y lo remite a Secretaría M unicipal

Remite documentación a

C.G .R. para registro mediante oficio

conductor

Fojas 17

17

Nombre del procedimiento Código: RH02

Ingreso a Honorarios de Programas Revisión: Septiembre 2010

Descripción

Este tipo de contratación a honorarios se cargan a la asignación 21-04-004 “Prestaciones de Servicios Comunitarios” y corresponden a gastos autorizados por el Presupuesto Anual Municipal para determinados Proyectos o Programas de prestación de servicios ocasionales y/o transitorios, ajenos a la gestión administrativa interna de la municipalidad, que estén directamente asociados al desarrollo de programas en beneficio de la comunidad, en materias de carácter social, cultural, de rehabilitación o para enfrentar situaciones de emergencia. Las personas contratadas a honorarios no tienen la calidad jurídica de funcionarios municipales y por tanto, se regirán por las reglas que establezca dicho contrato y no le serán aplicables las disposiciones del Estatuto Administrativo para Funcionarios Municipales.

Objetivo Contar con profesionales o expertos para la realización de determinadas tareas. Relevancia Necesidad de contar con servicios específicos y con una duración máxima de 1 año.

Marco Legal Ley N°18.883 Estatuto Administrativo para Funcionarios Municipales; Contrato a Honorarios. Responsable Nº Actividad Observaciones Documentos

Jefe de Proyecto 1

Envía memorándum solicitando contratación.

Debe adjuntar: Nombre completo, RUT, currículum vitae, periodo a contratar, labor a desarrollar, monto honorarios, programa y unidad de trabajo.

Memorándum


Ingreso por Oficina de Partes. Subdirector toma conocimiento y deriva a Depto. Recursos Humanos.


Verifica / Autoriza antecedentes

Solicitud debe contar con VºBº de Director de Área y Administradora Municipal.


Ingresa antecedentes a base de datos y toma fotografía digital al interesado.

Si se trata de un ingreso nuevo, se elabora la Ficha del Funcionario la cual el interesado debe completar. Además se procede a fotocopiar su cédula de identidad. Se obtiene: Ficha Personal, Certificado de Antecedentes emitido por Registro Civil, Fotocopia Cédula de Identidad y Currículum Vitae.

Ficha del Funcionario

Analista Ingreso y Promoción 5 Elabora Decreto Exento Decreto Exento


Elabora Contrato a Honorarios

El interesado firma 3 copias y Declaración Jurada.

Contrato a Honorarios


Envía original Contrato y Decreto a Secretaría Municipal

Secretaría Municipal 8 Firma Decreto y remite a

Depto. Recursos Humanos.


Envía Decreto Exento y Contrato para firma del Alcalde.

Decreto Exento firmado Contrato firmado

Alcalde 10 Firma Decreto Exento y Contrato. Remite a Depto.

Fojas 18

18

Recursos Humanos.

Analista Ingreso y

Promoción

11

Envía copia de Decreto Exento a Depto. Remuneraciones para proceso de pago. Se realiza planilla resumen de pago Remuneraciones del mes. Envía copia Decreto a SECPLAN. Envía copia de contrato a Contabilidad y Presupuesto.

Copia a Depto. Remuneraciones debe enviarse antes del día 23 de cada mes.

Analista Ingreso y

Promoción

12

Envía Decreto Exento y Contrato a Secretaría Municipal desde donde lo derivan a Dirección de Control para su visación.

Se adjunta certificado de antecedentes y declaración jurada

Dirección de Control 13 Da VºBº y remite a Depto.

Recursos Humanos

Analista Calificación y

Documentación 14

Se registra documentación en el Archivo General.

(FIN)

Fojas 19

19


Ingreso Honorarios por Programas cód.:RH02

Jefa

D

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1.Memorándum2.Antecedentes

Emite memorándum solicitando

contratación

Envía original Contrato y Decreto a

Sec. Municipal

Cita a interesado para firma del

contrato y declaración jurada

Ingresa antecedentes a Base

de Datos

Toma conocimiento y agrega

instrucciones

V°B°

V°B°

1

Ficha PersonalCertificado de

antecedentes emitido por Registro Civil

Fotocopia CI

Elabora Decreto Exento y Contrato a

Honorarios

Firma Decreto y remite a Depto.

Recursos Humanos

Envía Decreto Exento y Contrato a

Honorarios para firma del Alcalde

Contrato firmadoDecreto firmado

Fojas 20

20


Ingreso Honorarios por Programa (Parte 2) cód.:RH02

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Envía a Remuneraciones:

Planilla de RemuneracionesCopia Decreto

Registra documentación en Archivo General1

1.Envía a Secplan Copia Decreto

2.Envía Copia Contrato a Contabilidad y Presupuesto

Decreto Exento y Contrato Honorarios a Secretaría

Municipal

V°B°

Deriva a Dirección de Control para visación del

proceso

FIN

Fojas 21

21

Nombre del procedimiento Código: RH03 Ingreso Alumno en Práctica Revisión: Septiembre 2010

Descripción La práctica laboral es una actividad de trabajo transitoria programada, supervisada y finalmente evaluada por un profesional o jefatura de la municipalidad y constituye un requisito esencial para la obtención de un título profesional o técnico. Los gastos que de aquí deriven se cargan al ítem 21.03.007.

Objetivo Llevar a cabo el ingreso de estudiantes para la realización de su práctica laboral. Relevancia El alumno se integrará a las tareas programadas por algún departamento de la Municipalidad,

quedando a partir del día de su incorporación bajo la supervisión de un profesional. Marco Legal Ley Nº18.695 Orgánica de Municipalidades; Ley Nº16.744 sobre Seguro Social; D.S. 854 de 2004

del Ministerio de Hacienda que determina la Clasificación Presupuestaria; Dictamen Nº 3.453/2007 C.G.R.


Jefatura Directa

1 Envía memorándum solicitando alumno en práctica

Documentos adjuntos: Solicitud de Práctica Laboral de la Institución de educación. Fotocopia de Carnet de Identidad.

Memorándum

Documentos Adjuntos

Subdirección de

Personal

2

Oficial de Partes recepciona y deriva a Subdirector. Subdirector da VºBº y remite a Depto. Recursos Humanos.

Jefa Departamento

RRHH 3

Recibe memorándum y deriva para su ejecución a Analista de Ingreso y Promoción


Verifica antecedentes Documentos adjuntos, plazo de práctica, labores a realizar y dependencia de trabajo.


Solicita Nº Decreto Exento a Secretaría Municipal

Solicitud dictación Decreto

Secretaría Municipal 6 Nº Decreto Exento

Analista Ingreso y

Promoción 7 Elabora Decreto Exento Decreto Exento

Jefa Departamento

RRHH 8

Da VºBº y envía a Subdirector de Personal

Subdirector de Personal 9 Da VºBº y remite a Depto.

Recursos Humanos.

Analista Ingreso y

Promoción

10 Envía Copia Decreto Exento a Depto. Remuneraciones para Proceso de Pago.

Analista Ingreso y Promoción 11 Envía Decreto Exento para firma

de Secretario Municipal Con antecedentes adjuntos.

Secretaría Municipal 12 Se firma Decreto Exento

Analista Ingreso y

Promoción 13 Recibe Decreto Exento

Analista Ingreso y Promoción 14 Envía para firma del Alcalde

Fojas 22

22

Alcalde 15 Firma Decreto Exento y devuelve a Depto. Recursos Humanos.

Decreto Exento firmado

Analista Ingreso y Promoción

16

Recibe Decreto Exento firmado y envía a Oficina de Partes de Secretaría Municipal


17

Envían Decreto Exento a Dirección de Control para su visación.

Dirección de Control 18 Visa proceso de ingreso de

alumno en práctica.

Analista Ingreso y Promoción 19 Recibe Decreto timbrado por

Dirección de Control.


20

Se ingresa a registro con fecha timbre de Dirección de Control.

(FIN)

Fojas 23

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Ingreso de Alumno en Práctica cód.:RH03

Jefa

D

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Emite memorándum solicitando practicante

Envía copia Decreto Exento a

Remuneraciones

Envía Decreto para firma de Secretario

Municipal

Firma Decreto

Elabora Decreto Exento

Número Decreto Sección 3ra.

Verifica antecedentes


instrucciones

Decreto ExentoSolicitud Dictación Decreto

V°B°

V°B°

1

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Ingreso de Alumno en Práctica (Parte 2) cód.:RH03

Dire

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Decreto timbrado

Envía por Libro a Of. de Partes Secretaría

Municipal

Deriva a Dirección de Control para

visación y registro

Ingresa a Registro con fecha de timbre

de Control1 FIN

Fojas 25

25

Nombre del procedimiento Código: RH04 Ingreso a Contrata Revisión: Septiembre 2010

Descripción

Los cargos a contrata son de carácter transitorio y como establece el Art. 2 de la Ley N°18.883 “los empleos a contrata durarán, como máximo, sólo hasta el 31 de diciembre de cada año y los empleados que los sirvan cesarán en sus funciones por el solo ministerio de la ley, salvo que hubiere sido dispuesta la prórroga con treinta días de anticipación, a lo menos”. Los cargos a contrata en su conjunto no podrán representar un gasto superior al 20% del gasto de remuneraciones de la planta municipal.

Objetivo Llevar a cabo la contratación de funcionarios bajo la calidad jurídica de contrata.

Relevancia Permite llevar de manera transparente y adecuada el procedimiento de contratación de funcionarios a contrata.

Marco Legal Ley Nº18.883 Estatuto Administrativo para Funcionarios Municipales, Ley Nº19.280 Art. 10. Responsable Nº Actividad Observaciones Documentos

Dirección Solicitante 1

Emite requerimiento solicitando contratación en calidad a contrata.

Requerimiento contiene: Descripción del cargo Requisitos del puesto de trabajo Fundamento y aspectos contractuales del personal solicitado.

Formulario de Requerimientos de Personal


Oficial de Partes recepciona documentación y deriva a Subdirector. Subdirector toma conocimiento y remite a Depto. Recursos Humanos.

Formulario de Requerimiento debe contar con VºBº del Director de Servicio, Director de Área, Administrador Municipal y Alcalde.


Verifica / Autoriza cumplimiento de antecedentes.

Antecedentes: Currículum vitae, certificado de nacimiento, situación militar al día, certificado de estudios, certificado de antecedentes en Registro Civil, certificado de salud compatible otorgado en el Consultorio Nº1 para lo cual se emite una constancia.


Solicita número de Decreto Sección 3ra. a Secretaría Municipal.


Secretaria Municipal 5 Número de Decreto Sección

3ra.

Analista Ingreso y

Promoción 6 Elabora Decreto de Contratación.

Decreto de Contratación

Jefe Departamento RRHH 7 Da VºBº a Decreto de

Contratación

Subdirector de Personal 8 Da VºBº Decreto de

Contratación.


Ingresa datos del Interesado al Sistema de Personal y toma fotografía digital.


Envía copia Decreto al Depto. de Remuneraciones para iniciar proceso de pago.

Dentro de los primeros diez días de cada mes para proceso de pago.

Copia del Decreto de Contratación

Analista Ingreso y Promoción 11 Envía Decreto a Secretaria

Municipal. Adjunto antecedentes

Secretaria Municipal 12 Firma Decreto y remite a

Depto. Recursos Humanos

Fojas 26

26


13

Envía Decreto y antecedentes para firma del Alcalde

Alcalde 14 Firma Decreto y remite a Depto. Recursos Humanos


Envía Decreto a Secretaría Municipal que lo deriva a la Dirección de Control para su visación y posterior envío a CGR.

Demora aprox. 2 meses en regresar el Decreto desde la CGR.




ingreso a contrata.


Envío a registro en Contraloría General de la República.

Analista


19

Registrado por CGR. Se ingresa a Archivo General Los antecedentes personales se dejan en la Hoja de Servicio del funcionario.

(FIN)

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27


Ingreso a Contrata cód.:RH04

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Sub-Director toma conocimiento y remite

a Depto. RRHH

Formulario Requerimiento de

Personal

VºBº

1

Emite Requerimiento

Verifica y Autoriza cumplimiento de

antecedentes

Solicitud Dictación Decreto


Elabora Decreto de Contratación a

Contrata

Decreto de Contratación

VºBº

Ingreso del interesado a Sistema de Personal

y toma de fotografía digital

Copia Decreto de Contratación

1

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28


Ingreso a Contrata (Parte 2) cód.:RH04

Ana

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1

Decreto firmado Envía Decreto a Secretaría Municipal para control y registro

Envía Decreto para firma del Alcalde

Envía a registro en CGR


Municipal

Firma Decreto

VºBº

Firma Decreto

Ingresa a Archivo

Recibe Decreto

FIN

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29

Nombre del procedimiento Código: RH05 Suplencia Revisión: Septiembre 2010

Descripción El Art. 6º de la Ley N°18.883 establece que “son suplentes aquellos funcionarios que se nombran en esa calidad en los cargos que se encuentran vacantes y en aquellos que por cualquier circunstancia no sean desempeñados por el titular, durante un lapso no inferior a un mes”. El período máximo de suplencia es de seis meses.

Objetivo Ocupar aquellos cargos que se encuentran vacante o que no puedan ser desempeñados por su titular.

Relevancia La necesidad de cubrir el empleo del titular. Marco Legal Ley N°18.883 Estatuto Administrativo para Funcionarios Municipales. Responsable Nº Actividad Observaciones Documentos

Administrador

Municipal

1

Solicita a Subdirección de Personal proceder con la suplencia de un cargo que no se encuentre desempeñado por su titular.

Memorándum

Subdirección de

Personal

2

Subdirector recibe instrucciones y ordena seguir con proceso a Jefa de Depto. Recursos Humanos.

Jefa Departamento

Recursos Humanos

3

Entrega instrucciones a Analista de Calificaciones y Documentación para proceder con la suplencia.

Analista Calificaciones y Documentación

4 Revisa planilla de cargos disponibles para suplencias y verifica cargo.

Jefe Departamento 5

Comunica existencia de cargo vacante para suplencia al Subdirector de Personal de acuerdo a planilla resumen que lleva el Analista de Calificaciones y Documentación.

Analista

Calificaciones y Documentación

6

Solicita número Decreto sección 3ra a Secretaría Municipal.

Si se trata de una persona externa del servicio, se procede a realizar el cumplimiento de requisitos.

Solicita documentos al interesado curriculum vitae, estudios de acuerdo a la planta, certificado de situación militar, certificado de salud compatible con el cargo, certificado de antecedentes otorgado por el Registro Civil, fotocopia cédula de identidad Solicitud dictación Decreto


7

Envía copia del Decreto al Depto. de Remuneraciones para el proceso de pago.

Fojas 30

30


Número Sección 3ra.

Analista


9

Elabora Decreto de Suplencia. Se realiza señalando en los “vistos” el cargo, planta, grado vacante y el motivo de dicha vacante.

Decreto de Suplencia al que se le adjunta documento de ingreso al servicio más Declaración Jurada.

Jefa Departamento

RRHH 10

Da VºBº y envía a Subdirector de Personal.

Subdirección de Personal 11 Subdirector da VºBº y remite a


Analista


12

Ingresa datos a Sistema de Personal y toma fotografía digital al interesado cuando es persona externa al servicio.

Secretaria

13

Envía copia de Decreto de Suplencia a Depto. Remuneraciones para Proceso de Pago.

La distribución del Decreto va a:

1. CGR 2. Contraloría

Municipal 3. Secretaría Municipal 4. Subdirección de

Personal 5. Copia Interesado

Secretaria

14

Envía Decreto de Suplencia a Secretaría Municipal

Secretaría Municipal 15 Firma Decreto y remite a


Secretaria 16 Envía Decreto para firma del Alcalde

Alcalde

17

Firma Decreto de Suplencia y remite a Depto. Recursos Humanos.

Secretaria

18

Envía Decreto de Suplencia a Secretaría Municipal para su posterior visación en la Dirección de Control y registro en CGR.

Si la suplencia se otorga a una persona que ya se desempeña en el servicio y es en una planta distinta, deberá adjuntarse certificado de estudios correspondiente que acredite el cumplimiento del requisito.




suplencia.

Fojas 31

31

Secretaría Municipal 21 Envío a registro en Contraloría

General de la República.

Analista


22

Una vez que el Decreto regresa de CGR, se ingresa a Archivo y sus antecedentes personales se dejan en la Hoja de Servicio del funcionario.

(FIN)

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Suplencia cód.:RH05

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Recibe y deriva a Depto. Recursos

Humanos

Entrega instrucciones a Analista para proceder con

suplencia

Memorándum

Revisa planilla de cargos disponibles para suplencias y

verifica cargo


Ingresa datos al Sistema de Personal y toma fotografía digital

si corresponde

Solicitud Dictación Decreto Decreto de Suplencia

VºBº

VºBº

1

Copia Decreto de Suplencia

Comunica existencia de cargo vacante a

Subdirector de Personal

¿Es suplente externo?

Realiza cumplimiento de requisitos

SI NO

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33


Suplencia (Parte 2) cód.:RH05

Alc

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Firma Decreto

Decreto firmadoEnvía Decreto para firma del Secretario

Municipal1 Envía Decreto para

firma del Alcalde

Firma Decreto

VºBº

Envía Decreto a Secretaría Municipal

para control y registro

Envía a registro en CGRRecibe Decreto

Al regresar, se ingresa a Archivo y sus antecedentes

personales se dejan en la Hoja de Servicio

del funcionario

Fojas 34

34

Nombre del procedimiento Código: RH06 Concurso Público Revisión: Septiembre 2010

Descripción El Concurso Público consiste en un procedimiento técnico y objetivo que se utiliza para seleccionar el personal que se propondrá al Alcalde, debiéndose evaluar los antecedentes que presenten los postulantes y las pruebas que hubieren rendido, si así se exigiere, de acuerdo a las características de los cargos que se requiere proveer. El comité de selección debe preparar previamente el concurso fijando los factores mínimos a considerar, la forma de ponderarla y el puntaje mínimo para ser considerado postulante idóneo. El Concurso Público, se desarrolla en etapas sucesivas, en que cada una de ellas contempla un puntaje mínimo de aprobación para acceder a la etapa siguiente. Las etapas definidas por el Comité de selección, suelen ser las siguientes: Cumplimiento de Requisitos, Evaluación Curricular, Entrevista Personal y Entrevista Psico-laboral.

Objetivo Encontrar a los mejores postulantes para la provisión de cargos. Relevancia Permite llevar de manera transparente y objetiva el proceso de selección de personal.

Marco Legal Ley N°18.883 Estatuto Administrativo para Funcionarios Municipales; Ley N°18.695 Orgánica Constitucional de Municipalidades.


Alcalde / Administrador

Municipal

1 Comunica a Director de Administración y Finanzas decisión de cubrir cargos vacantes mediante Concurso Público.

Dirección Administración y

Finanzas

2 Comunica mediante Oficio a Subdirector de Personal.

Director de Administración y Finanzas puede comunicar a Subdirector de Personal vía teléfono o correo electrónico.

Oficio

Subdirección de Personal

3 Oficial de Partes recepciona, registra y deriva a Subdirector el Oficio de requerimiento.


4 Toma conocimiento, agrega instrucciones y deriva a Jefa Depto. Recursos Humanos.

Secretaria 5 Recibe documentación y deriva a Jefa Depto. Recursos Humanos.

Jefa Departamento

RRHH

6 Ordena elaboración de documentación asociada.

Analista

Organizacional

7 Propone calendario y aspectos técnicos del futuro llamado a Concurso Público.

Aspectos técnicos corresponden a cargos específicos a concursar, propuesta de evaluación, requisitos generales y específicos.

Analista de Ingreso y

Promoción

8 Elabora borrador de Decreto Exento para llamado a Concurso Público y del aviso con las Bases del Concurso que se debe publicar en un periódico de los de mayor circulación en la comuna.

Fojas 35

35

Jefa Departamento

RRHH

9 Da VºBº a borrador de Decreto y deriva a Subdirector de Personal.

Subdirección de

Personal

10 Subdirector da VºBº y envía oficio a Director de Comunicaciones para publicación de aviso de concurso.

Aviso con las bases del concurso


Promoción

11 Hace oficio donde el Alcalde debe comunicar con antelación el llamado a concurso por una sola vez a las municipalidades de la Región Metropolitana.

Entre la publicación y el concurso no podrá mediar un lapso inferior a 8 días hábiles.

Oficio firmado por el Alcalde


Promoción

Envía copia del Oficio de llamado a Concurso Público, Aviso y Bases a los Alcaldes de la región.


Promoción

12 Informa a integrantes de Comisión Evaluadora del Concurso Público de bases y calendario.

La Comisión Evaluadora está compuesta por al menos tres funcionarios de mayor jerarquía de la municipalidad.

Subdirección de

Personal

13 Oficial de Partes recepciona antecedentes de los interesados en optar al cargo a concursar y deriva a Depto. Recursos Humanos con nómina de los postulantes.


Promoción

14 Verifica antecedentes exigidos en las bases del Concurso.


Promoción

15 Desecha a quien no cumple requisitos mínimos. Envía antecedentes a Comisión Evaluadora.

Comisión

Evaluadora

16 Recibe antecedentes y fija las pautas de evaluación. Determina fecha y hora de las reuniones. Todo el proceso del concurso se registra en las Actas que deben firmar todos los integrantes.

El acta de cada reunión tiene al Subdirector de Personal como secretario o a quien él designe para esa función


Promoción

17 Notifica y cita para entrevistas y evaluación psicológica si procede.

Comisión Evaluadora

18 Realiza entrevistas y evaluación psicológica. Actas

Comisión

Evaluadora

19 Propondrá al Alcalde los nombres de los candidatos que hubieren obtenidos los mejores puntajes, mediante Ternas, respecto de cada cargo a proveer.

Actas

Fojas 36

36

Alcalde

20 Recibe lista de seleccionados por la Comisión Evaluadora. Selecciona y comunica a Subdirector de Personal.

Actas


21 Toma conocimiento y deriva a Jefe Depto. Recursos Humanos.

Jefa Departamento

RRHH

22 Toma conocimiento y deriva a Analista de Ingreso y Promoción.


Promoción

23 Elabora Aceptación del Cargo. Notifica personalmente o por carta certificada a los seleccionados por el Alcalde y solicita firma de documento.

Aceptación del Cargo

Proseguir con Procedimiento RH07 Nombramientos.

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38

Fojas 39

39

Descripción La provisión de los cargos municipales se efectúa por el Alcalde mediante nombramientos cuando no sea posible aplicar el ascenso en los cargos de planta.

Objetivo Seleccionar para la provisión de cargos municipales vacantes a las personas más idóneas. Relevancia Necesidad de cubrir el empleo del titular.

Marco Legal Ley N°18.883 Estatuto Administrativo de Funcionarios Municipales; Ley N°18.695 Orgánica Constitucional de Municipalidades.


Analista Ingreso y

Promoción

1 En caso de que el o los seleccionados por el Alcalde no sean funcionarios del municipio, deben hacer cumplimiento de requisitos.

El cumplimiento de requisitos se realiza tal como si se tratara de un ingreso a contrata. En caso de no aceptar el cargo la persona seleccionada, o de incumplimiento de requisitos pasa a ocupar el cargo el segundo Postulante de la Terna.

Aceptación del cargo Cuando corresponda: Curriculum Vitae, Certificado de Nacimiento, Certificados de estudios, Certificado de situación militar, fotocopia de cédula de identidad, declaración jurada para el ingreso a la Administración Pública.


2 Solicita Nº Decreto a Secretaría Municipal.


Secretaría Municipal 3 Remite Nº Decreto.


4 Elabora Decreto de Nombramiento.

Se elabora señalando en: Vistos: Decreto exento de llamado a concurso, publicación en el diario, cargo a proveer, informe comisión evaluadora y decisión del Alcalde. Considerando: Marco Legal, Bases del concurso, ternas, puntajes ponderados, actas de la comisión. Decreto: Nombramiento en cargo, grado, fecha de ingreso, nombre completo, RUT y unidad de desempeño.

Decreto de Nombramiento

Jefa Departamento RRHH

5 Da VºBº y envía a Subdirector de Personal.


6 Da VºBº y remite a Depto. Recursos Humanos.


7 Ingresa datos a Sistema de Personal y toma fotografía digital al interesado

Nombre del procedimiento Código: RH07 Nombramientos Revisión: Septiembre 2010

Fojas 40

40


8

Remite copia del Decreto de Nombramiento al Depto. de Remuneraciones para el proceso de pago.

Se envía Decreto con copia del Certificado de Personal de A.F.P. e Isapre.


9 Envía Decreto de Nombramiento a Secretaría Municipal.


10 Firma Decreto y remite a Depto. Recursos Humanos.


11 Envía Decreto para firma del Alcalde.

Alcalde

12 Firma Decreto de Nombramiento y remite a Depto. Recursos Humanos.

Decreto firmado

Analista Ingreso y

Promoción

13 Envía Decreto de Nombramiento a Secretaría Municipal que lo deriva para su posterior revisión en Dirección de Control y envío registro en CGR.

Secretaría Municipal 14 Deriva documentación a

Dirección de Control para su visación.

Dirección de Control 15 Visación de proceso de nombramiento.

Secretaría Municipal 16 Envío a registro en Contraloría General de la República.


Promoción

17 Una vez que el Decreto regresa de CGR, se ingresa a y los antecedentes personales se dejan en la Hoja de Servicios del funcionario.

(FIN)

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Nombramientos cód.:RH07

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Decreto de Nombramiento

VºBº

Solicitud Dictación Decreto Elabora Decreto de

Nombramiento

VºBº

Ingresa datos a Sistema de Personal y toma de

fotografía digital si corresponde

Envía Decreto de Nombramiento para firma de Secretario Municipal

Si la persona seleccionada no es funcionario

debe hacer cumplimiento de

requisitos

1

1.Copia Decreto2. Certificado de AFP e

Isapre

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42


Nombramientos (Parte 2) cód.:RH07

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nDecreto de

Nombramiento firmado

1 Firma Decreto de Nombramiento

Envía Decreto de Nombramiento para firma

del Alcalde

Firma Decreto de Nombramiento

Recibe y envía Decreto a Dirección de Control

VºBº

Registro de Decreto de Nombramiento

Se ingresa a Archivo y sus antecedentes

personales se dejan en la Hoja de Servicio del

funcionario

Fojas 43

43

Descripción Los permisos son un derecho de los funcionarios que consisten en la posibilidad de ausentarse de sus labores por motivos particulares hasta seis días hábiles en el año calendario y con goce de remuneraciones. Según el Art. 108 de la Ley N°18.883 “Estos permisos podrán fraccionarse por días o medios días”.

Objetivo Llevar a cabo de manera adecuada la entrega de este beneficio en concordancia a los intereses del funcionario y del municipio.

Relevancia Representan permisos o beneficios que gozan los funcionarios públicos para atender de manera extraordinaria asuntos particulares.

Marco Legal Ley N°18.883 Estatuto Administrativo para Funcionarios Municipales. Responsable Nº Actividad Observaciones Documentos

Funcionario

1

Comunicar verbalmente la necesidad de usar el beneficio a su jefe directo.

Con el motivo de buscar un acuerdo en las condiciones del permiso. Estos permisos podrán fraccionarse por días o medios días.

Funcionario

2

Llenar formulario para Permisos Administrativos.

Contiene: Datos personales y laborales del funcionario, cantidad de días/medios días a utilizar, fecha de inicio y fin, días utilizados anteriormente y saldo.

Solicitud de Permisos Administrativos

Funcionario

3

Entrega a Secretaria de su Departamento quien entrega a Jefatura Directa. Las solicitudes de los Directores se envían al Director de Área. (Seguir en Act. 5). Las solicitudes de los Directores de las unidades asesoras y de área se envían a la Administradora Municipal para posteriormente derivar al Depto. Recursos Humanos de la Subdirección de Personal. (Seguir en Act. 6) .

Formulario debe estar firmado por el funcionario solicitante.

Jefatura Directa

4

Firma Solicitud y envía a Director. Si el solicitante es un Director de unidad, la solicitud debe ser firmada por el Director de Área.

Director de Área o Unidad 5 Aprueba solicitud y envía a


Oficina de Partes 6 Recibe solicitud aprobada por

libro de despacho. Debe ocurrir antes de la fecha de inicio de los días solicitados.

Encargado Permisos y

Feriados 7

Timbrar y fechar solicitud.

Nombre del procedimiento Código: RH08 Permisos Administrativos Revisión: Septiembre 2010

Fojas 44

44


Feriados 8

Verificar datos de solicitud señalados en Actividad 2.

El máximo solicitado en el año calendario son seis días hábiles.


Feriados 9

Ingresar datos a Sistema de Personal


Feriados 10

Archivar Solicitud.

(FIN)

Fojas 45

45


Permisos Administrativos cód.: RH08

Adm

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Verificar datos solicitud

Ingresar a Sistema de Personal

Comunica verbalmente a su

superior jerárquico del requerimiento para

buscar acuerdo en sus condiciones

Solicitud de Permisos Administrativos

¿Datos OK? Archivar solicitudTimbrar y fechar solicitud

Director aprueba Solicitud

Firma Solicitud de Permisos

Administrativos

Se recepciona Solicitud por libro

NO

SI


Administrativos


Administrativos

¿Solicitante es Directivo? SI

NO

SI

NO

¿Solicitante es Director de

Área o Unidad Asesora?

Fojas 46

46

Descripción Se entiende por licencia médica el derecho que tiene el funcionario de ausentarse o reducir su jornada de trabajo durante un determinado lapso, con el fin de atender al restablecimiento de su salud, en cumplimiento de una prescripción profesional certificada.

Objetivo Justificar la ausencia del funcionario a su jornada de trabajo mientras continúa con el goce total de su remuneración.

Marco Legal Ley N°18.883 Estatuto Administrativo para Funcionarios Municipales Artículos 110º a 112º. Responsable Nº Actividad Observaciones Documentos

Funcionario

1

Entrega Licencia Médica a Unidad de Asistencia y Documentación de Depto. Recursos Humanos.

Licencia Médica

Encargado Licencias Médicas

2

Verifica datos de Licencia Médica

Datos del funcionario, profesional tratante, tipo de licencia, número de días, días de inicio y término, firma del funcionario En caso de que falten datos imprescindibles, el funcionario debe volver a ver al profesional que emitió la licencia para su completo y correcto llenado.


3

Recepciona Licencia Médica y devuelve comprobante timbrado a usuario o representante.


4 Ingresar datos a Tarjeta de Control de Licencias Médicas.

La Tarjeta de Control consiste en un historial de licencias del funcionario

Tarjeta de Control


5 Ingresa datos de Licencia Médica a Sistema de Personal.


6

Extrae datos personales del funcionario desde el Sistema de Personal y completa información en Licencia Médica sobre situación provisional.

RUT, fecha de licencia, afiliación, fecha de contrato, entidad que paga el subsidio y sueldos de últimos 3 meses.

Licencia Médica


7 Imprimir listado del Sistema de Personal y envía a Depto. Bienestar.

Listado Diario


8 Si la Licencia Médica corresponde al Compin: Se despacha listado diariamente.

Compin recepciona Listado Diario el cual timbra y fecha y devuelve a Depto. Recursos Humanos.


9 Recepciona Listado Diario, timbrado y fechado se archiva.

Listado Diario timbrado

Nombre del procedimiento Código: RH09 Licencias Médicas Revisión: Septiembre 2010

Fojas 47

47


10

Si la Licencia Médica corresponde a Isapre: Se despacha Licencia a institución correspondiente.

ISAPRE recepciona Licencia Médica y remite Colilla de Recepción a Depto. Recursos Humanos.


11 Se recepciona Colilla de Recepción desde las Isapres y se archiva.

Colilla de Recepción


12

Comunica a Depto. Remuneraciones las Novedades en Licencias Médicas.

Se trata de un Informe diario vía correo electrónico. Se procede a descuento cuando son reducidos los días de pago por la Isapre.


13 Comunica a cada una de las Direcciones del municipio.

Se trata de un Informe diario vía correo electrónico.


14 Ingreso de Listado y Colillas a Archivo.


15

Debe notificar al funcionario cuando el pago de su licencia médica es reducida, señalando el plazo de apelación ante COMPIN y solicitando comprobante del trámite.

Si la COMPIN rechaza la apelación, el funcionario tiene otra instancia que es la Superintendencia de Seguridad Social.

Memorándum al interesado


16

Si la apelación no es aceptada se debe informar mediante oficio al Depto. de Remuneraciones para que efectúe el descuento correspondiente por los días no autorizados.

Oficio de descuento

Fojas 48

48


Licencias Médicas cód.:RH09

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1Verifica DatosRecepciona Licencia Médica y devuelve

comprobante timbrado

Ingresar datos de Lic. Méd. a Sistema de

Personal

Licencia MédicaDebe volver a ver a profesional tratante

para completar Licencia

¿Datos OK?

Completa información en Licencia Médica

sobre situación provisional

SI

NO

SI

SITarjeta de Control de

Licencias Médicas

Fojas 49

49


Licencias Médicas (Parte 2) cód.:RH09

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Imprime listado de Lic. Méd. Desde Sistema

de Personal

Se despacha Licencia a institución

correspondiente

¿Sistema de Salud? Ingresan a Archivo

Listado de Licencias Médicas

Se despacha Planilla Listado Diario a

Compin

1

COMPIN

ISAPRE

Se recibe informe diario de Licencias

Médicas

Listado Diario timbrado y fechado

Colilla de Recepción

Se envían informes de Licencias Médicas vía

correo electrónico

Se procede a descuento cuando son

reducidos los días de pago por

la Isapre.

2

Fojas 50

50


Licencias Médicas (Parte 3) cód.:RH09

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Notifica al funcionario cuando el pago de su

licencia médica es reducida, señalando plazo de apelación

ante COMPIN

2Memorándum al

funcionario

Apela ante COMPIN y ante la

Superintendencia de Seguridad Social, en segunda instancia

¿Apelación aceptada?

Entrega comprobante ante Departamento de Recursos Humanos

Oficio de Descuento

Se procede a descuento

correspondiente por los días no

autorizados

NO

SI

Fojas 51

51

Descripción

Corresponde a un mecanismo de apoyo post-laboral para quienes desempeñen cargos de planta o a contrata y al contratado conforme al Código del Trabajo siempre que se encuentren afiliados al Sistema de Pensiones (AFP) del D.L. 3500 de 1980, y cotice en dicho sistema por el ejercicio de su función pública y cumpla con los requisitos en forma copulativa del artículo 2º de la Ley Nº20.305/2008.

Objetivo Otorgar un bono de naturaleza laboral de $50.000 mensuales y de por vida, reajustado según IPC cada enero que mejora las condiciones de retiro de los trabajadores del sector público con bajas tasas de reemplazo líquida en sus pensiones.

Relevancia

Mejora la condición de retiro de los funcionarios públicos para los trabajadores con al menos 20 años de servicio y una tasa de reemplazo igual o inferior al 55%, que cesen en sus funciones hasta el 31 de diciembre de 2024. Podrán acceder al bono el personal que obtenga pensión de invalidez que establece el D.L. Nº 3.500, de 1980 (Artículo 12) y el personal que obtenga pensión de vejez anticipada por haber realizado trabajos pesados que establece el D.L Nº 3.500 (Artículo 13) una vez que cumplan 65 años de edad si es hombre o 60 años de edad si es mujer y acrediten el cumplimiento de los requisitos generales para obtener el beneficio. Hasta el 31 de diciembre de 2024.

Marco Legal Ley Nº20.305 Mejora Condiciones de Retiro de los Trabajadores del Sector Público con Bajas Tasas de Reemplazo de sus Pensiones. Modificada por Ley Nº20.403/2009.


Interesado

1 Completa formulario Solicitud de Bono Post-Laboral.

Personal en servicio debe dirigirse a Subdirección de Personal en donde se encuentra a disposición de los interesados la Solicitud Bono Post Laboral.

Solicitud Bono Post-Laboral

Subdirección de

Personal

2 Oficial de Partes recepciona, timbra y fecha Solicitud Bono Post-Laboral.

Original con dos copias. El periodo de postulación es dentro de 12 meses siguientes al cumplimiento de 60 años si es mujer o 65 años de edad si es hombre.


3 Subdirector toma conocimiento y envía a Depto. Recursos Humanos.

Jefa Departamento

4 Toma conocimiento y agrega instrucciones

Analista Ingreso

y Promoción

5 Verifica Antecedentes proporcionados por el interesado.

Antecedentes a completar por el solicitante: Antecedentes personales, Antecedentes laborales y Antecedentes provisionales, firmando dicha solicitud.

Analista Ingreso

y Promoción

6 Verifica Cumplimiento Requisitos. (en conjunto Actividades 6 y 7)

Información a completar por Jefe Superior de Servicio o quien cumpla sus funciones. En un plazo de 15 días contados desde la fecha de recepción de la Solicitud del Bono Post Laboral.


7 Solicita la remuneración promedio líquida de los últimos

Vía correo electrónico Remuneraciones Promedio Líquidas.

Nombre del procedimiento Código: RH10 Bono Post-Laboral Revisión: Septiembre 2010

Fojas 52

52

12 meses a Depto. Remuneraciones.

Analista Ingreso

y Promoción

8 En caso de ser necesario se realiza Verificación de Cumplimiento de Requisitos. Esto es, requerir antecedentes de algún organismo público mediante oficio con VºBº de Jefa Depto. Recursos Humanos y Subdirector de Personal.

Los antecedentes recibidos deben contenerse en un certificado firmado por la autoridad competente del servicio u organismo que la proporcione.

Analista Ingreso

y Promoción

9 Solicita estimación de tasa de reemplazo líquida a la Superintendencia de Pensiones.

Dentro de los 5 días hábiles siguientes a la total verificación de cumplimiento de requisitos. Sin perjuicio de lo anterior, la jefatura está habilitada para solicitar la estimación de tasa de reemplazo líquida de los potenciales beneficiarios a partir del primer mes del semestre anterior a aquel en que los funcionarios cumplan la edad legal exigida para optar a dicho bono, sólo en la medida que exista solicitud del beneficiario.

Analista Ingreso

y Promoción

10 Recibe respuesta sobre la estimación de la tasa de reemplazo líquida y el monto estimado de la pensión de vejez líquida.

El plazo para la respuesta de la Superintendencia de Pensiones es de 60 días, prorrogable por 30 días más.

Jefa

Departamento RRHH

11 Una vez recepcionada la información, notifica personalmente al funcionario. Comunica por escrito la estimación de Tasa de Reemplazo Líquida.

En el caso del personal que no está en servicio a la fecha de solicitar el bono, la Ley no considera obligatoria la notificación. En consecuencia si TRL es igual o inferior a 55% se procede inmediatamente a confeccionar acto administrativo respectivo (Act. 12)

Notificación de Tasa de Reemplazo Líquida

Interesado

12 Informa por escrito de su voluntad de acogerse al bono post laboral y en consecuencia, la de cesar en funciones por alguna causal habilitada para impetrar el beneficio. En caso de causal renuncia voluntaria deberá indicar fecha en que ésta se hará efectiva, la que deberá materializarse dentro de los 12 meses siguientes al cumplimiento de la edad que habilita para la obtención del beneficio.

Se facilita al interesado un documento plantilla para su llenado. Si el interesado no comunicara por escrito su voluntad de acogerse, se entenderá que renuncia dicho beneficio. La causal de cesación de funciones en el cargo debe cumplirse en conformidad a los requisitos copulativos señalados en el artículo 2 de Ley Nº20.305.

Carta

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53


13 Solicita Número Decreto Sección 3ra. A Secretaría Municipal para proceder a elaborar Decreto que concede bono al interesado.

Solicitud Decreto Sección 3ra.


14 Número Sección 3ra.


15 Elabora Decreto Sección 3ra. Debe establecer la oportunidad en que se devengará y efectuará el pago que según Ley Nº20.305 es en el mes subsiguiente del retiro.

Analista Ingreso

y Promoción

16 Envía Decreto a Secretaria Municipal, quien lo remite a la Dirección de Control para su visación. Luego envía Decreto para su registro y control posterior a la CGR.


17 Deriva documentación para visación de Dirección de Control.

Dirección de Control

18 Visación de la Dirección de Control.


19 Envía a registro de Contraloría General de la República.

Analista Ingreso

y Promoción

20 Envía copia junto a antecedentes que acrediten el cumplimiento de los requisitos exigidos por la ley a Tesorería General de la República.

Tesorería podrá celebrar convenios con las AFP, aseguradoras u otras entidades para efectuar el pago del bono.

(FIN)

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Bono Post-Laboral cód.:RH10

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Verificación Cumplimiento de

Requisitos

Recepciona documentación

Solicita estimación de tasa de reemplazo

líquida

Formulario Bono(original+2copias)

Remuneración Promedio Líquida

Toma conocimiento y agrega instrucciones

Solicita Remuneración Promedio Líquida últimos 12 meses

Of. de Partes recepciona, timbra y

fecha

1

Estimación Tasa Reemplazo Líquida y

Pensión de Vejez Líquida

Subdirector toma conocimiento y deriva

a Depto. RRHH


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Bono Post-Laboral (Parte 2) cód.:RH10

Jefa

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Notificación sobre Tasa de Reemplazo

Líquida

1 Notifica al interesado

¿Se Acoge?

Carta

SI

NO

FIN

VºBº

VºBº

1.Copia Decreto2.Antecedentes

Envía Decreto para visación de Dirección de Control y posterior

registro en CGR

Redacta Carta manifestando

intención de acogerse a Bono post-laboral


Decreto ExentoSolicitud Número Decreto

Remite a Control y posteriormente a

registro en Contraloría General

de la República

Envía copia junto a antecedentes que

acrediten el cumplimiento de los requisitos exigidos

por la ley a Tesorería General de la República

Fojas 56

56

Descripción

Según el Art. 52 de la Ley N°18.883 “El ascenso es el derecho de un funcionario de acceder a un cargo vacante de grado superior en la línea jerárquica de la respectiva planta”. Los ascensos se producen debido a renuncias voluntarias, destitución, salud irrecuperable, incapacidad física, jubilación o fallecimiento del funcionario y regirá a partir de la fecha en que se produzca la vacancia.

Objetivo Llevar a cabo la promoción de funcionarios y la provisión de los cargos de manera transparente y objetiva.

Relevancia Permite a los funcionarios de planta desarrollar su carrera funcionaria fundada en el mérito, idoneidad y la antigüedad.

Marco Legal Ley N°18.883 Estatuto Administrativo de Funcionarios Municipales artículos 51º al 54º; DFL. 14-19.280 Fija Planta de la Municipalidad de Santiago; Ley N°18.695 Orgánica Constitucional de Municipalidades.

Responsable Nº Actividad Observaciones Documentos Administración

Municipal 1 Entrega instrucciones para

proceder con ascensos a Subdirección de Personal.

Jefa Departamento

RRHH

2 Según instrucciones de la Administración Municipal, entrega instrucciones a Analista de Calificaciones y Documentación para realizar el o los ascensos.

Especificando datos del funcionario que ha cesado sus funciones, motivo, fecha, cargo, grado y planta.


3 Ubica en el sistema la planta en que se generó la vacante y confirma si se genera una vacante en esa planta, escalafón y grado inferior.


4 Solicita Nº Decreto sección 3ra a Secretaría Municipal.



5 Número Decreto sección 3ra.

Analista


6 Identifica funcionario(s) para la promoción basándose en los criterios de selección. Los cuales son correlativos mientras se mantenga igualdad entre funcionarios.

Criterios de Selección: 1. Lista. 2. Puntaje. 3. Fecha Ingreso a Cargo

y Grado. 4. Fecha Ingreso a

Servicio de Escalafón. 5. Fecha de Ingreso a

Administración Pública.


7 En caso de que los criterios anteriores no sean suficientes para seleccionar al(os) funcionario(s) a promover, los criterios de selección serán:

Criterios correlativos mientras se mantenga la igualdad entre los funcionarios.

Nombre del procedimiento Código: RH11 Ascensos Revisión: Septiembre 2010

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57

Anotaciones de Mérito

Cursos de Capacitación

Orden Alfabético

Analista


8 Elabora Decreto de Ascenso.

Señalando en “Vistos”: Planta, Escalafón, Grado, motivo de vacancia, fecha y nombre de funcionario que deja la vacante. Señalando en “Decreto”: Fecha Ascenso, nombre funcionario, RUT, planta, escalafón, grado y unidad de desempeño.

Decreto de Ascenso

Jefa Departamento RRHH



10 Subdirector da VºBº y remite a Depto. Recursos Humanos.

Secretaria

11 Envía Decreto de Ascenso a Secretaría Municipal

Distribución Decreto de Ascenso:

1. CGR (4) 2. Dirección de Control 3. Secretaría Municipal 4. Subdirección de

Personal 5. Dirección de

Contabilidad y Finanzas


12 Firma Decreto de Ascenso y remite a Depto. Recursos Humanos.

Secretaria 13 Envía Decreto para firma del Alcalde.

Alcalde

14 Firma Decreto de Ascenso y remite a Depto. Recursos Humanos.

Decreto de Ascenso firmado

Secretaria 15 Envía Decreto de Ascenso a Secretaría Municipal.


16 Envía Decreto de Ascenso firmado a Dirección de Control.


17 Visa Decreto de Ascenso.


18 Envía a Contraloría General de la República para su registro.

El Decreto de Ascenso demora aproximadamente 2 meses en volver a Depto. Recursos Humanos


19 Una vez que el Decreto regresa de CGR, se ingresa a Sistema de

Fojas 58

58

Personal.


20 Envía copia del Decreto de Ascenso a Depto. Remuneraciones para proceso de pago.

Copia Decreto


21 Elabora Aceptación de Ascenso.

Aceptación de Acenso.


22 Notifica al funcionario vía Memorándum para firma de Aceptación de Ascenso.

Memorándum

Funcionario

23 Firma Aceptación de Ascenso en Unidad de Asistencia y Documentación.

Aceptación de Ascenso firmada.


24 Ingresa documentación a Archivo.

(FIN)

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59


Ascensos cód.:RH11

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VºBº

VºBº

Ubica en el sistema la planta en que se generó la vacante y confirma si se genera una vacante

en esa planta, escalafón y grado inferior

1

Decreto de Ascenso

Firma del Decreto de Ascenso



Envía Decreto de Ascenso a Secretaría

Municipal

Identifica funcionarios en base

a criterios de selección

Entrega instrucciones para

proceder con ascensos

Ordena realizar el ascenso

Entrega instrucciones a Analista

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Ascensos (Parte 2) cód.:RH11

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VºBº

VºBº

Ingresa datos a Sistema de Personal 2

Envía Decreto de Ascenso para registro en

CGR

1Decreto de Ascenso

firmado

Copia Decreto de Ascenso

Envía Decreto para firma del Alcalde

Recibe y envía Decreto a Dirección de Control

Firma Decreto de Ascenso

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Ascensos (Parte 3) cód.:RH11

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Jefa

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Aceptación de Ascenso firmadaElabora Aceptación de

AscensoNotifica al funcionario

para firma del documento2 Ingresa documentación a Archivo FIN

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62

Descripción Los sumarios buscan determinar las responsabilidades que pueda tener un funcionario frente a posibles infracciones a sus deberes y obligaciones, las que mediante debido proceso deberán ser acreditadas ya sea por investigación sumaria o sumario administrativo, si la naturaleza de los hechos denunciados o su gravedad así lo exigiere.

Objetivo Llevar a cabo la gestión del sumario en la confección de los decretos y las resoluciones y notificar a los afectados de las medidas disciplinarias adoptadas.

Relevancia Permite llevar de manera adecuada y oportuna la información que se vaya adoptando en un sumario administrativo.

Marco Legal Ley N°18.883 Estatuto Administrativo para Funcionarios Municipales Arts. 118-143. Responsable Nº Actividad Observaciones Documentos

Jefatura Directa

1 Comunica situación irregular al Alcalde

Alcalde

2 Si el alcalde estimare que los hechos son susceptibles de ser sancionados con una medida disciplinaria o en el caso de disponerlo expresamente la ley, decretará la instrucción de una investigación sumaria, iniciando procedimiento de Sumario.

Decreto

Dirección de

Asesoría Jurídica

3 Oficializa petición de Instrucción Sumario mediante Decreto. Nombra Fiscal

Se Inicia Sumario Administrativo para verificar la existencia de los hechos e individualizar a los responsables. El Fiscal debe tener igual o mayor grado o jerarquía que el funcionario involucrado.

Decreto de Instrucción de Sumario

Fiscal

4 Designa un Actuario quien tendrá la calidad de ministro de fe y certificará todas las actuaciones del sumario.

El sumario se llevará foliado en letras y números y se formará con todas las declaraciones, actuaciones y diligencias y con todos los documentos que se acompañen. Toda actuación debe llevar la firma del fiscal y del actuario.

Dirección de

Personal

5 Oficial de Partes recibe copia del Decreto de Instrucción de Sumario y deriva a Subdirector para su conocimiento.

Dirección de

Personal

6 Subdirector toma conocimiento y envía copia del Decreto a Unidad de Asistencia y Documentación para registro en Hoja de Servicio del Afectado

Copia del Decreto.

Subdirección de

Personal

7 Recibe decisión que ha tomado el fiscal (la que ha sido aprobada o modificada por Alcalde).

Si existe sobreseimiento se procede con Act. 15 pero con la diferencia que el Decreto resultante es exento por lo que no

Nombre del procedimiento Código: RH12 Sumarios Revisión: Septiembre 2010

Fojas 63

63

procede Act. 24.

Analista Ingreso y

Promoción

8 Se comunica mediante Decreto exento al afectado de la medida disciplinaria que se aplicará.

Decreto exento

Analista Ingreso y

Promoción

9 Se notifica al Afectado que tiene derecho al Recurso de Reposición.

El afectado tiene un plazo de cinco días hábiles para presentar los descargos fundados desde la fecha de notificación.

Analista Ingreso y

Promoción

10 Si no se presenta Recurso de Reposición se solicita certificado de Secretario Municipal.

Se procede con Actividad 17.

Certificado

Analista Ingreso y

Promoción

11 Se recibe Recurso de Reposición y se envía Memorándum a Dirección Jurídica - Unidad de Sumarios.

Con VºBº de Jefa Depto. Recursos Humanos y Subdirector de Personal.

Memorándum Expediente fojado

Unidad de Sumarios (Dirección Jurídica)

12 Vistos los nuevos antecedentes, sugiere al Alcalde modificar o mantener medida disciplinaria.

Alcalde

13 Recibe nuevos antecedentes con el expediente con la nueva medida y resuelve si acoge o desestima. Remite a Subdirección de Personal.

Acogida la reposición el Alcalde dictará el decreto correspondiente.

1.Decreto 2.Expediente

Subdirección de

Personal

14 Subdirector toma conocimiento y deriva documentación a Depto. Recursos Humanos.


15 Solicita número de decreto sección 3ra a Secretaría Municipal.


Secretaría Municipal 16 Número Decreto Sección 3ra.


17 Elabora Decreto sección 3ra.

Debe contar con VºBº Jefa Depto. Recursos Humanos y firma de Subdirector de Personal.


18 Envía Decreto para firma de Secretario Municipal.


19 Firma Decreto y remite a Subdirección de Personal.

Analista Ingreso y

Promoción

20 Recibe Decreto y envía para firma del Alcalde.

Alcalde

21 Firma Decreto y remite a Subdirección de Personal.

Analista Ingreso y

Promoción

22 Envía Decreto a Secretaría Municipal con antecedentes fojados.

Secretaria Municipal

23 Recibe y da número de ingreso y remite a Dirección de Control para su visación.

Secretaria Municipal

24 Recibe el expediente visado y envía a CGR mediante oficio

Fojas 64

64

firmado por el Administrador Municipal. Posteriormente remite a Depto. Recursos Humanos.

Analista Ingreso y

Promoción

25 Se notifica al afectado de la medida a aplicar, registrada en CGR.

Analista Ingreso y

Promoción

26 Envía copia de la notificación a Unidad de Asistencia y Documentación para ingreso a Hoja de Vida. Y se informa de la medida disciplinaria a Encargado de Calificaciones y Documentación.

Original se adjunta al expediente.


27 Si la sanción es Multa se notifica por escrito señalando cuando se hará efectiva y se informa a Depto. Remuneraciones quienes ingresan la información al Sistema de Remuneraciones.

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Sumarios cód.:RH12

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Inicia procedimiento de Sumario

Decreto de Instrucción Sumaria

Comunica situación irregular al Alcalde

Oficializa petición de Instrucción Sumaria

Ordena apertura de Sumario mediante

DecretoDesigna fiscal

Subdirector deriva a U. de Asistencia y

Documentación para registro en hoja de servicio

Sub-Director recibe decisión que ha

tomado el Alcalde¿Sobreseimiento?

Se comunica al afectado mediante Decreto Exento la

medida disciplinaria que se le aplicará

Notifica al afectado que tiene derecho al recurso de reposición

1

3

¿Interpuso Recurso?

2

SI

NO

NO

SI

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Sumarios (Parte 2) cód.:RH12

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Envía a Dirección Jurídica Recurso de

Reposición por memo con expediente fojado

2

VºBº

VºBº

Vistos los nuevos antecedentes, sugiere al Alcalde modificar o

mantener medida disciplinaria

Resuelve si acoge o desestima

Subdirector toma conocimiento y deriva documentación a U.

de Ingreso y Promoción


Municipal


Solicitud dictación Decreto Elabora Decreto

VºBº

VºBº

4

31

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Sumarios (Parte 3) cód.:RH12

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4Firma Decreto y

remite a Recursos Humanos

Envía Decreto con antecedentes fojados

Decreto firmadoEnvía Decreto para firma del Alcalde

Firma el Decreto

Recibe Expediente y envía a CGR mediante oficio

firmado por Administrador

Municipal

Notifica al afectado de la medida a aplicar

Si la sanción es Multa se informa a Depto.

Remuneraciones

Ingresan la información al Sistema

de Remuneraciones

Se envía copia de notificación a Encargado de

Calificaciones para ingreso a Hoja de Vida

Envía Expediente a Dirección de

Control para su visación

Fojas 68

68

Descripción Las destinaciones corresponden al movimiento de personal de una Dirección a otra y se producen de acuerdo a las necesidades del Servicio, siendo la Subdirección de Personal la encargada de este menester. Los funcionarios sólo podrán ser destinados a desempeñar funciones propias del cargo para el que han sido designados dentro de la municipalidad y el cumplimiento de estas destinaciones, que dispone la autoridad competente, constituye una obligación para el funcionario.

Objetivo Cubrir las necesidades relativas a recursos humanos de las distintas Direcciones. Marco Legal Ley Nº18.883 Estatuto Administrativo para Funcionarios Municipales Arts. 70-75. Ley Nº18.695

Orgánica Constitucional de Municipalidades. Responsable Nº Actividad Observaciones Documentos

Director de Área

1 Pone a disposición de Subdirección de Personal un funcionario para Destinación.

Este acto debe establecerse con razones fundadas.

Memorándum

Subdirección de

Personal

2 Oficial de Partes deriva a Subdirector. Subdirector toma conocimiento y deriva a Jefa Depto. Recursos Humanos.

Jefa Depto. RRHH

3 Reúne antecedentes de funcionario a destinar y vacantes disponibles.

Expediente

Jefa Depto. RRHH

4 Comunica Sugerencia de Destinación a Subdirector de Personal.

Subdirección de

Personal

5 Subdirector toma conocimiento y aprueba Sugerencia de Destinación.

La aprobación puede realizarse telefónicamente o mediante correo electrónico.

Jefa Depto. RRHH

6 Envía proposición de destinación a aprobación de Administradora Municipal.

La aprobación puede realizarse telefónicamente o mediante correo electrónico.

Administradora

Municipal

7 Determina / Aprueba destinación.

Jefa Depto. RRHH

8 Comunica a Jefa Depto Recursos Humanos.

Nombre del procedimiento Código: RH13 Destinaciones Revisión: Septiembre 2010

Fojas 69

69

Jefa Depto. RRHH 9 Gestiona administrativamente la destinación.

Analista Ingreso y

Promoción

10 Solicita Nº Decreto Sección 3ra Exento.



11 Número Sección 3ra Exento.

Analista Ingreso y

Promoción

12 Confecciona Decreto Exento sección 3ra.

Distribución del Decreto: Contraloría Municipal Secretaría Municipal Subdirección de Personal Dirección respectiva

Decreto de Destinación

Jefa Depto. RRHH


Subdirección de

Personal

14 Subdirector da VºBº y remite a Depto. Recursos Humanos.

Analista Ingreso y

Promoción

15 Envía Decreto de Destinación para firma del Secretario Municipal.


16 Firma Decreto y envía a Depto. Recursos Humanos.

Analista Ingreso y

Promoción

17 Recibe Decreto y envía para firma del Alcalde.

Alcalde

18 Firma Decreto de Destinación y remite a Depto. Recursos Humanos.

Decreto firmado

Analista Ingreso y

Promoción

19 Envía Decreto firmado a Secretaría Municipal para su posterior control y revisión en Dirección de Control.

Secretaría Municipal 20 Deriva a visación de Dirección de Control.

Dirección de Control 21 Revisión y Visación. Secretaría Municipal 22 Remite a Depto. Recursos

Humanos.

Fojas 70

70


23

Elabora Carta de Presentación y Notificación de Destinación.

Dirigida a Director correspondiente Contiene: Información personal del funcionario y fecha de Destinación. Información adicional. Datos a llenar por jefatura de destino

1.Carta de Presentación 2.Notificación

Jefa Depto. RRHH

24 Firma Carta de Presentación y Notificación de Destinación.

Analista Ingreso y

Promoción

25 Notifica a funcionario de la Destinación en Unidad de Ingreso y Promoción.

El funcionario se traslada sin la asignación que tenía en su unidad de origen por concepto de Trabajos Extraordinarios.

Funcionario

26 Firma Notificación y retira Carta de Presentación para presentarla ante su nueva Jefatura.

Analista Calificación y

Documentación

27 Registra los motivos de la Destinación en Hoja de vida del funcionario para su consideración en las calificaciones si ésta ha sido por causas negativas.

Jefatura Directa

28 Completa Carta de Presentación con datos solicitados y remite a Subdirección de Personal.

Subdirección de

Personal

29 Oficial de Partes recepciona y deriva a Depto. Recursos Humanos.

Analista Ingreso y

Promoción

30 Ingresa información a Sistema de Personal

(FIN)

Fojas 71

71


Destinaciones cód.:RH13

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VºBºOficial de Partes deriva a Subdirector

Memorándum poniendo a

disposición a funcionario

Reúne antecedentes de funcionario


a Depto. RRHH

Aprueba / Determina Destinación

Envía proposición de destinación a aprobación

Expediente

1

Realiza sugerencia de destinación

Fojas 72

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Destinaciones (Parte 2) cód.:RH13

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Gestiona administrativamente la

Destinación

1

Firma Decreto de Destinación

Recibe Decreto y envía para firma del

Alcalde

Firma Decreto y remite a Depto. RRHH

Envía decreto para firma de Secretario

Municipal

Número Decreto Exento Sección 3ra.

Decreto de Destinación

VºBº

VºBº

Envía Decreto para su revisión y control

Decreto firmado

Recibe Decreto

VºBº 2

Fojas 73

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Destinaciones (Parte 3) cód.:RH13

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1.Carta de Presentación2.Notificación

2

Firma Carta de Presentación y

Notificación

Elabora Carta de Presentación y Notificación de

Destinación

Firma Notificación y retira Carta de Presentación

Oficial de Partes recepciona y deriva a

Depto. RRHH

Completa Carta de Presentación con datos solicitados

Notifica a Funcionario de Destinación

Ingresa información a Sistema de Personal

Ingresa motivos de Destinación a Hoja de Vida del Funcionario

para ser consideradas en sus Calificaciones si

ha sido por causa negativa

Fojas 74

74

Descripción Las Comisiones de Servicio han de ser entendidas como el ejercicio de ciertas tareas ajenas al empleo que se ocupa, aunque propias del organismo en que se desempeña el empleado de que se trata y para las cuales éste posee conocimientos que le permiten realizarlas en forma adecuada. Sin embargo, éstas no pueden tener una duración mayor a tres meses.

Objetivo Permitir realizar determinadas actividades que son de interés del municipio que no están contempladas en la funciones del cargo del funcionario que posea Comisión de Servicio.

Procedencia Por razones de servicio los funcionarios públicos que deban ausentarse del lugar de su desempeño habitual, tendrán derecho a percibir un subsidio, que se denominará viático, para los gastos de alojamiento y alimentación en que incurren, el que no será considerado sueldo para ningún efecto legal.

Relevancia Cada vez que es solicitado y la autoridad lo autorice. Marco Legal Ley N°18.695 Ley Orgánica Constitucional de Municipalidades, cuyo texto fue refundido en

D.F.L. N° 1 de 2006. Ley Nº18.883 Estatuto Administrativo para Funcionarios Municipales, Artículos 72 a 75. D.F.L. N°262 de 1977 del Ministerio de Hacienda sobre Viáticos para Comisiones de Servicios en Territorio Nacional. Decreto Supremo N°333 con fecha 15 de diciembre de 2008 del Ministerio de Relaciones Exteriores (Comisiones de Servicio en territorio extranjero).

Unidades Responsables Unidad Solicitante – Subdirección de Personal – Departamento de Recursos Humanos – Departamento de Capacitación – Departamento de Remuneraciones – Administración Municipal - Contraloría Municipal – Dirección de Contabilidad y Presupuesto.


Unidad Solicitante

1 Solicita Comisión de Estudios a Administración Municipal.

El funcionario debe pedir a su Jefatura la aprobación de Comisión de Estudios y los pagos de viáticos correspondientes.

Oficio o Memorándum con petición de Comisión de Servicios.

Administración Municipal

2 Aprueba/Rechaza Comisión de Estudios.


3 Solicitud aprobada hace ingreso por Oficina de Partes. Subdirector toma conocimiento y remite a Depto. RRHH

Jefa Depto. Recursos

Humanos

4 Agrega instrucciones.


Promoción

5 Realiza Decreto Exento de Comisión de Servicios Nacional o Extranjero.

Decreto Exento

Jefa Departamento

6 Revisión y V°B° a Decreto.


7 Oficial de Partes deriva a Subdirector de Personal.

Nombre del procedimiento Código: RH14 Comisión de Servicios Revisión: Septiembre 2009

Fojas 75

75

Subdirector realiza revisión y da V°B° a Decreto.

Secretaria

8 Envía copia de Decreto Exento a depto. Departamento de Capacitación si se requiere compra de pasajes y/o pago de inscripción de cursos. Envía copia de Decreto Exento a Depto. Remuneraciones para cálculo de viáticos.

DEPARTAMENTO DE CAPACITACIÓN

Secretaria (Depto. Capacitación)

9 Recepciona Copia Decreto Exento y deriva a Jefa Depto. Capacitación.

Copia Decreto Exento

Jefe Departamento

Capacitación

10 Verifica si corresponde la compra de pasajes.

Si corresponde la compra de pasajes el proceso se realiza a través de compra pública.

Jefa Departamento

Capacitación

11 Verifica disponibilidad presupuestaria.

Jefa Departamento

Capacitación

12 Si la compra es menor a 3UTM se envía a aprobación del Director de Administración y Finanzas. Si se aprueba se emite Orden de Compra.

Orden de Compra

Asistente Administrativo

13 Si las compras son mayores a las 3UTM se debe preparar documentación para presentarse al CTA.

1. Solicitud CTA. 2. Solicitud de materiales. 3. Programa del curso. 4. Autorización Jefaturas Directas.

Director de Administración y Finanzas

14 En ambos casos debe contar con VºBº de Director de Área Administración y Finanzas.

Jefe Departamento

Capacitación

15 En ambos casos Jefe Depto. Capacitación envía Expediente a Gestión Administrativa para

Fojas 76

76

continuar Proceso de Pago.


16 Consulta aprobación de CTA, emite Resolución de Compra y envía para aprobación de Administradora Municipal.

Resolución de Compra


17 Aprueba Resolución de Compra.

Resolución de Proveedor Único

Sub-Jefe Depto.

Capacitación

18 Sube Resolución de Compra aprobada al portal Mercado Público y genera Orden de Compra.

Orden de Compra

DEPARTAMENTO DE REMUNERACIONES

Técnico Calculista (Remuneraciones)

19 Si el destino es territorio extranjero se recibe Solicitud de Comisión de Servicios desde Depto. RRHH y se realiza cálculo según Factor de Incremento y Cantidad de dólares que deben indicarse en Decreto. Se comunica a Depto. RRHH.

Solicitud de Comisión de Servicio

Técnico Calculista

20 Recibe Copia Decreto. Copia Decreto Exento

Técnico Calculista

21 Realiza Planilla de Cálculo Excel determinando el valor.

Planilla de Liquidación de Viático

Técnico Calculista

22 Ejecuta Carga Contable para determinar posteriormente la Resolución de Pago Contable.

Jefe Depto.

Remuneraciones

23 Realiza revisión de Planilla de Liquidación y da V°B°.


24 Subdirector autoriza Planilla de Liquidación y da V°B°.

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77

Secretaria

(Remuneraciones)

25 Deriva antecedentes a Dirección de Contabilidad y Presupuesto.

Solicitud de Comisión de Servicio Decreto Exento Planilla de Liquidación

DIRECCIÓN DE CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO

Oficial de Partes (Contabilidad y Presupuesto)

26 Deriva a Director de Contabilidad y Presupuesto.

Director de Contabilidad y

Presupuesto

27 Toma conocimiento y deriva a Jefa de Ejecución Presupuestaria.

Jefa Ejecución Presupuestaria

28 Agrega instrucciones

Ejecutor de Presupuesto

29 En caso que el destino de la Comisión de Servicio sea dentro del territorio nacional se procede a realizar Resolución de Pago y comprobante de Egreso.

En caso que el destino de la comisión de Servicio sea en territorio extranjero se envía Planilla de Liquidación de Pago a Dirección de Control para su aprobación.

Resolución de Pago Comprobante de Egreso

Revisora de Presupuesto

30 Realiza revisión de Comprobante de egreso y da V°B°.

Jefa Ejecución Presupuestaria

31 Revisión y aprobación de Resolución de Pago y Comprobante de Egreso.


Presupuesto

32 Aprobación de Resolución de Pago y Comprobante de Egreso.

Oficial de Partes

33 Envía documentación a Dirección de Control.

Planilla de Liquidación Resolución de Pago Comprobante de Egreso

DIRECCIÓN DE CONTROL

Contador Fiscalizador

34 Recibe Planilla de Liquidación de Viático. Recibe Copia Decreto firmado por Secretaría Municipal y Alcalde.

Fojas 78

78


35 Verifica monto y legalidad. Si existe error, la documentación se remite a Dirección de Contabilidad y Presupuesto para su corrección.


36 Da V°B° a Planilla de Liquidación.

Contralora Municipal 37 Firma Planilla de Liquidación.

Contralora Municipal

38 Se envía a Administradora Municipal Original y Copia.

Contralora Municipal

39 Posterior a la firma, se deriva a Dirección de Contabilidad y Presupuesto para proseguir trámite administrativo.

DIRECCIÓN DE CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO

Director de Contabilidad y Presupuesto

40 Instruye proceso de Pago o Reembolso. Si el monto es inferior de 300UTM. Envía a firma de Director de Administración y Finanzas

Reembolso se produce a partir de la solicitud del Director de la unidad solicitante adjuntando documentación que respalda gasto y Decreto Alcaldicio.

Director de Administración

y Finanzas

41 Aprueba Resolución de Pago y remite a Contabilidad y Presupuesto.


Presupuesto

42 Si el monto es superior a 300UTM e inferior a 500UTM. Envía a firma de Director de SECPLAN.

Director SECPLAN

43 Aprobación de Resolución de Pago.

Director de Administración

y Finanzas

43 Verifica disponibilidad presupuestaria. Aprueba Resolución de Pago.

Administrador Municipal

44 Aprobación de Resolución de Pago

Ejecución Presupuestaria

45 Procede a realizar el pago. (FIN)

Fojas 79

79


Comisiones de Servicio cód.:RH14

Ana

lista

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Solic

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VºBº

Oficio o Memorándum solicitando Comisión

de Servicio

Realiza Decreto Exento de Comisión

de Servicio

Agrega instrucciones


a Depto. RRHH

Decreto Comisión de Servicio

¿Aprueba? FIN

¿Destino territorio

extranjero?

VºBº

Deriva a Jefatura Directa

SI

NO

SI

NO

Envía copia Decreto Exento a Depto.

Remuneraciones para cálculo de viático

Solicita a Depto. Remuneraciones cálculo de viático

1

Fojas 80

80

Departamento de Capacitación


CTA

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e

Orden de Compra

SI

Prepara documentación

Sube Resolución aprobada al Portal

Mercado Público para finalizar compra,

generando Orden de Compra

Presentan tabla CTA

Verifica disponibilidad presupuestaria

Análisis Técnico

¿Compra > 3 UTM?

VºBº ¿Aprueba?

1.Solicitud CTA2.Solicitud de Materiales

3.Programa del Curso4.Autorización de Jefaturas directas

¿Aprueba?


¿Aprueba?

FIN

NOSI

NO

SI

SI

NO

NO

FIN

FIN

Recepciona copia Decreto Exento

¿Aprueba gasto?

NO FIN

SI

Fojas 81

81

Departamento de Remuneraciones


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Jefe

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Firma

Cálculo de Viático según:

Grado de funcionario

N° días con y sin pernoctar

¿Territorio Extranjero?

Calcula según País:Factor de IncrementoCantidad de dólaresQue deben indicarse

en Decreto

Instruye proceso de Comisión de

Servicio

Ejecuta Carga Contable para

determinar Resolución de Pago

contable

Planilla de Liquidación

Firma

NO

Copia Decreto Exento de Comisión

de ServicioCopia Solicitud

Deriva documentación a

Dirección de Contabilidad y Presupuesto

1

Fojas 82

82

Dirección de Contabilidad y Presupuesto


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Firma

Planilla de Pago por Oficina de Partes

Director toma conocimiento y deriva

Ejecución Presupuestaria

¿Territorio Extranjero?

Realiza Resolución de Pago y Comprobante

de Egreso

Hace envío de Planilla a Contraloría

Municipal para su aprobación

Comprobante de Egreso

Resolución de PagoComprobante de

Egreso Firma

Firma

Planilla de PagoResolución de Pago


SI

NO

3

Fojas 83

83

Contraloría Municipal


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Par

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Planilla de Viático.Copia Decreto

Resolución de PagoComprobante de

Egreso

¿OK?

NO

Deriva Documentación a

aprobación de Administradora

Municipal

Envía Expediente a Subdirección de Contabilidad y Presupuesto

Programa de Comisión de ServicioCarta de Invitación

Documentación que respalda el gasto

3

Verifica legalidad de monto del viático

Verifica legalidad de monto del viático V°B°

Firma

Firma

Fundamenta y remite a

Subdirección de Contabilidad y Presupuesto

Fojas 84

84

Fojas 85

85

Departamento de Prevención de Riesgos


Fojas 86

86

F IC H A D E PR O C ED IM IEN T O S Departamento de Prevención de Riesgos

Código Funcionario Contacto Cargo Revisión

PR01 Christian Vargas Coordinador Rescate y Primeros

Auxilios Septiembre 2010

PR02

María Elizabeth Bueno Secretaria Septiembre 2010

PR03

María Elizabeth Bueno Secretaria Septiembre 2010

PR04

Christian Vargas Coordinador Rescate y Primeros Auxilios

Septiembre 2010

PR05

Marcelo González Jefe Departamento Septiembre 2010

PR06


Septiembre 2010

PR07


Septiembre 2010

Nombre del procedimiento: Asistencia de Salud de Urgencia Código: PR01 Nombre del procedimiento: Denuncia de Enfermedad Profesional Código: PR02 Nombre del procedimiento: Denuncia Individual de Accidente Laboral Código: PR03 Nombre del procedimiento: Supervisiones Preventivas Código: PR04 Nombre del procedimiento: Compra de Elementos de Protección Código: PR05 Nombre del procedimiento: Visitas Domiciliarias Código: PR06 Nombre del procedimiento: Visitas a Pacientes hospitalizados Código: PR07

Fojas 87

87

Descripción El procedimiento de Asistencia de Salud de Urgencia consiste en otorgar atención de primeros auxilios a los funcionarios que hayan sido afectados por eventuales accidentes del trabajo o por enfermedades profesionales. Así como también recoger y proponer medidas correctivas.

Objetivo Otorgar atención de primeros auxilios y de salud en terreno. Relevancia Permite otorgar de manera rápida y oportuna una asistencia de salud en el lugar de los hechos y

evitar futura ocurrencia de Accidentes Laborales si corresponde. Marco Legal Ley N°16.744 Seguro Social contra Riesgos de Accidentes del Trabajo y Enfermedades

Profesionales; D.S. 594 sobre condiciones sanitarias y ambientales básicas en los lugares de trabajo. Responsable Nº Actividad Observaciones Documentos

Coordinador de Rescate y Primeros

Auxilios

1 Se recibe llamada de emergencia vía teléfono, radial o un aviso de manera personal.


Auxilios

2 Se completa formulario Recepción Llamado de Emergencia.

Contiene: Datos del Accidentado: Nombre, RUT, cargo, edad, fono, establecimiento. Descripción del Accidente: Lugar, fecha, hora, parte afectada. Datos del Emisor: Nombre, cargo, fono.

Formulario Recepción Llamado de Emergencia


Auxilios

3 Se da aviso vía telefónica, radial o de manera personal a Unidad de Rescate.

Se comunica si el evento corresponde a un Clave 0-1-2-3. Clave0: Muerte o Fallecimiento Clave1: Riesgo Vital (Ej: Dificultad respiratoria, pérdida de conciencia, sangramiento difuso) Clave2: Sin Riesgo Vital (Ej: Fracturas, politraumatismos) Clave3: Lesiones leves (Ej: Esguince, contusiones)

Conductor Unidad de Rescate

4 Se dirige al lugar de los hechos. En caso de que corresponda a un Clave1 o Clave2 se debe accionar Sirena.

Paramédico

5 Brinda asistencia de salud primaria y estabiliza al paciente.

Paramédico 6 En caso que a la luz de los hechos se tratase de un Accidente Laboral se procede a llenar ficha de Atención de Accidente Laboral.

En caso contrario ver Act. 12 Ficha Atención Accidente Laboral

Paramédico

7 Si el paciente no requiere una evaluación médica se procede a tomar la Declaración del Afectado.

Con todo, se le sugiere al paciente que consulte a su médico. Esta declaración debe ser llenada a mano por el paciente y firmada por el mismo.

Declaración del Accidente

Nombre del procedimiento Código: PR01 Asistencia de Salud de Urgencia Revisión: Septiembre 2010

Fojas 88

88

Paramédico

8 En caso de que se requiera una evaluación médica y las circunstancias lo permitiesen se procede a tomar Declaración del Afectado.

Esta declaración debe ser llenada a mano por el paciente y firmada por el mismo.

Declaración del Afectado

Conductor Unidad

de Rescate

9 Se traslada al paciente a la Unidad de Urgencia correspondiente para su ingreso a Centro de Atención.

El personal médico es quien será responsable por el paciente. Profesional a cargo firma ficha de Atención.

Paramédico

10 Unidad se reporta a la Base y comunica finalización de procedimiento quedando a la espera de nuevas indicaciones.


Auxilios

11 Se recibe Ficha de Atención de Accidente Laboral y Declaración del Afectado para su ingreso a control estadístico.

Esta actividad suele producirse al final de la jornada cuando Unidad de Rescate regresa a la Base.

Paramédico

12 En caso que a la luz de los hechos no se tratase de un Accidente Laboral se procede a llenar ficha de Atención de Accidente Extra-Ley.

Paramédico

13 En caso de que se requiera una evaluación médica y las circunstancias lo permitiesen se procede a tomar declaración del accidente por el afectado.

Conductor Unidad

de Rescate

14 Se traslada al paciente a la Centro Asistencial correspondiente para su ingreso a Centro de Atención.

El personal médico es quien será responsable del paciente. Profesional de turno firma Ficha de Atención Extra-Ley

Paramédico



Auxilios

16 Se recepciona Ficha de Atención de Accidente “Extra-Ley” y Declaración del Afectado para su ingreso a control estadístico.


Paramédico

17 En caso de que no se requiera en ese momento una evaluación médica, se procede a tomar Declaración del Afectado.

Se le sugiere al afectado que luego de la atención de primeros auxilios brindada, consulte a su médico.

Declaración del Afectado

Paramédico



Auxilios

19 Se recibe Ficha de Atención de Accidente Extra-Ley y Declaración del Accidente para su ingreso a control estadístico.



Auxilios

20 Se informa semanalmente a Departamento de Bienestar de las Atenciones Brindadas.

(FIN)

Fojas 89

89

Fojas 90

90

Fojas 91

91

Departamento Prevención de Riesgos

Atención de Salud de Urgencia (Parte 3) cód.:PR01

Dep

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e¿Evaluación

Médica?

Traslada al afectado a Centro Asistencial correspondiente

Recomienda al afectado tratar con su médico a la

brevedad

Recibe al afectado Firma Ficha Atención Accidente Extra-Ley

Se reporta a la Base esperando nuevas

órdenes

1. Ficha de Atención2. Declaración del

AfectadoIngreso a control

estadístico

Informe de Atenciones Brindadas

NOSI

4

Recepciona documentación

3

Fojas 92

92

Descripción Las enfermedades profesionales son aquellas causadas de una manera directa por el ejercicio de la profesión o el trabajo que realice una persona y que le produzca incapacidad o muerte. La entidad empleadora deberá denunciar inmediatamente al organismo administrador respectivo una vez conocida la sospecha fundada de Enfermedad Profesional.

Objetivo Pesquisar si se está en presencia de una enfermedad profesional y llevar a cabo la emisión de la Denuncia de Enfermedad Profesional.

Relevancia Permite realizar en forma rápida y expedita la activación del Seguro social contra enfermedades profesionales. Propiciar cambios y mejoras en las condiciones de trabajo para disminuir la ocurrencia de enfermedades profesionales.

Marco Legal Ley Nº16.744 Seguro Social contra Riesgos de Accidentes del Trabajo y Enfermedades Profesionales. Responsable Nº Actividad Observaciones Documentos

Jefatura Directa

1 Envía memorándum a Jefe Depto. Prevención de Riesgos solicitando evaluación médica.

Debe adjuntar antecedentes: Nombre del funcionario, RUT, antigüedad en la organización y en la función actual, cargo, licencias médicas previas, descripción del cargo, posible enfermedad profesional y sus causas así como sus sugerencias de medidas correctivas para evitar su eventual ocurrencia.

Memorándum Antecedentes

Jefe Depto. Prevención de

riesgos

2 Se cita para entrevista a funcionario


Riesgos

3 Solicita hora de evaluación con Unidad de Medicina del Trabajo de la Mutual.

Se realiza por correo electrónico

Subdirección de

Personal

4 Oficial de Partes recepciona Resolución de Evaluación Médica y deriva a Depto. Prevención de Riesgos.

Resolución Evaluación Médica

Secretaria

5 Recibe Resolución de Evaluación Médica señalando si se acogió como Enfermedad Profesional o se trata de una Patología Común.

La Evaluación determina si corresponde a una Enfermedad Profesional o a una Patología Común.

Secretaria

6 En caso de que la evaluación determine que corresponde a una Enfermedad Profesional se emite Denuncia Enfermedad Profesional a la ACHS a través de la plataforma virtual.

Denuncia Enfermedad Profesional

Secretaria

7 Si en el periodo de estudio el funcionario tuvo reposo laboral, debido a una Patología Común, la ACHS emite Licencia Médica Común.

El funcionario debe tramitar licencia médica en Depto. Recursos Humanos.

Licencia Médica común


Riesgos y Secretaria

8 Verificar emisión de Licencia Médica Común y realizar seguimiento a situación del funcionario afectado.

Secretaria 9 Se Ingresa la documentación a Archivo.

Nombre del procedimiento Código: PR02 Denuncia de Enfermedad Profesional Revisión: Septiembre 2010

Fojas 93

93


Emisión Denuncia de Enfermedad Profesional cód.:PR02

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Evaluación Médica

Solicita hora de Evaluación Médica a

ACHS


Resolución Evaluación Médica


¿OK? Enfermedad Profesional

Ingresa documentación a

Archivo

Si en el periodo de estudio, el funcionario tuvo reposo laboral, se emite Licencia

Médica

Emite en plataforma ACHS D.E.P.

Denuncia Enfermedad Profesional

Verifica emisión de Licencia Médica y

realiza seguimiento de situación del

afectado

SI

NO

SI

NO

Fojas 94

94

Descripción Según la Ley Nº16.744 Art. 5 “se entiende por accidente del trabajo toda lesión que una persona sufra a causa o con ocasión del trabajo, y que le produzca incapacidad o muerte” y en su Art. 76º señala que “la entidad empleadora deberá denunciar al organismo administrador respectivo, inmediatamente de producido todo accidente que pueda ocasionar incapacidad para el trabajo o la muerte de la víctima”. El mismo artículo señala además que el accidentado, médico tratante y el Comité Paritario de Seguridad tienen también la obligación de denunciar el hecho en caso de que la entidad empleadora no la haya realizado.

Objetivo Pronunciarse ante la mutual cada vez que se produce un ingreso a sus centros asistenciales. Relevancia Permite regularizar situación del funcionario accidentado con la Asociación Chilena de Seguridad. Marco Legal Ley Nº16.744 sobre Accidentes Laborales; D.S. 54 Reglamento para la constitución y

Funcionamiento de los Comités Paritarios de Higiene y Seguridad Responsable Nº Actividad Observaciones Documentos

Secretaria 1 Una vez producido el accidente que pueda ocasionar incapacidad o muerte, se envía Formulario de Investigación de Accidentes a la jefatura directa.

Jefatura tiene un plazo de 48 horas para dar respuesta. Se envía por fax o correo electrónico.

Formulario Investigación Accidentes del Trabajo

Jefatura Directa 2 Completa Formulario Accidente de Trabajo

Debe adjuntar antecedentes: Nombre del funcionario, RUT, antigüedad en la organización y en la función, cargo, descripción del cargo, sugerencias de medidas correctivas. Copia del registro de asistencia. Certificado Horario Laboral

Formulario Accidente de Trabajo. Copia registro asistencia. Certificado Horario Laboral


3 Ingreso documentación por Of. De Partes Subdirector remite a Depto. Prevención de Riesgos.

Secretaria

4 Imprime desde plataforma de la ACHS Reporte Diario.

Contiene el listado de los funcionarios que han ingresado a la ACHS.

Reporte Diario

Jefe Depto. Prevención de Riesgos

5 Evalúa a la luz de los antecedentes recopilados. Emisión DIAT, Carta de No Denuncia o Solicitud de Investigación.

Secretaria 6 En caso de que Jefe Depto.

Contiene:

D.I.A.T.

Nombre del procedimiento Código: PR03 Denuncia Individual Accidente de Trabajo Revisión: Septiembre 2010

Fojas 95

95

Prevención de Riesgos decida emitir DIAT: Se emite D.I.A.T. a la ACHS a través de plataforma virtual.

Individualización del Empleador, Individualización del Accidentado e Información sobre el Accidente.

Secretaria

7 En caso de que Jefe Depto. Prevención de Riesgos resuelva emitir Carta: Envía Carta de No Denuncia a ACHS

La Carta de No Denuncia debe contener razones fundadas. Esto sucede cuando el accidente que afectó al funcionario es de carácter “Extra-Ley”. (Se envía por Fax a la ACHS)

Carta de No Denuncia

Secretaria

8 En caso de que Jefe Depto. Prevención de Riesgos requiera mayor investigación: Se envía Carta al Depto. de Calificación de la ACHS solicitando una mayor investigación del accidente.

Solicitud de Investigación

Jefe Depto.

Prevención de Riesgos

9 Recibe resultado de la investigación.

Secretaria

10 Si se ha comprobado que el Accidente es de tipo laboral se procede a emitir la DIAT, de lo contrario se emite Carta de No Denuncia.

Funcionario

11 En caso de que el resultado de la investigación sea negativo, éste puede apelar a la Superintendencia de Seguridad Social.

Si la Superintendencia acoge, el afectado debe regularizar situación en Depto. Prevención de Riesgos para proceder a emitir DIAT. En caso contrario se procede a emitir Carta de No Denuncia.

Funcionario

12 Si se generó reposo laboral, el funcionario afectado obtiene Licencia Médica.

Quien deberá tramitar por el Departamento de Recursos Humanos

Licencia Médica

Fojas 96

96


Denuncia Individual de Accidente de Trabajo cód.: PR03

ACH

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1.Antecedentes2.Copia de Registro

Asistencia3.Certificado Horario

Laboral4. Reporte Diario

Recibe Solicitud de documentación

Envía Solicitud de Documentación de

Accidentes

1.Antecedentes2.Copia de Registro

Asistencia3.Certificado Horario

Laboral

Envía Carta a ACHS solicitando investigación

Ingresa Denuncia al Sistema de ACHS

Imprime Reporte Diario en plataforma AChS

Oficial de Partes recepciona y Sub-Director deriva a

Prevención

¿Aprueba DIAT?

¿Requiere Mayor Investigación?

D.I.A.T.

Recibe documentación

SI SI

NO

Realizan investigación

Emite Carta de No Denuncia a ACHS

NO

1

Fojas 97

97

Fojas 98

98

Descripción Son inspecciones que se realizan de manera constante y programada a los lugares de trabajo, velando que existan condiciones de seguridad, sanitarias y ambientales que resguarden la salud y el bienestar de los funcionarios municipales.

Objetivo Verificar el manejo de técnicas y procedimientos seguros en los lugares de trabajo fijos y móviles, así como el correcto uso de los elementos de protección personal.

Relevancia Ayuda en la reducción del número de accidentes laborales en la medida que los lugares de trabajo no presenten anomalías o riesgos para los funcionarios otorgándole además un mayor grado de confianza y seguridad en el desempeño de sus funciones al ejecutar los procedimientos de manera correcta.

Marco Legal Ley Nº16.744 sobre Accidentes del Trabajo y Enfermedades Profesionales; D.S. 594 sobre Condiciones Sanitarias y Ambientales en los lugares de trabajo.


Jefe Departamento


1 Entrega instrucciones a Coordinador de Rescate y Primeros Auxilios respecto a las supervisiones preventivas.

La Jefatura debe resguardar la disponibilidad de las unidades de rescate para eventuales emergencias, al mismo tiempo que se lleva a cabo supervisiones preventivas periódicas.

Coordinador de

Rescate y Primeros Auxilios

2 Se envía Unidad de Rescate a evaluar unidad en terreno.

La Unidad de Rescate realiza inspección en lugar de trabajo.

Paramédico

3 Realiza Supervisión Preventiva Consiste en: Evaluación del lugar de trabajo. Verificación de Anomalías del trabajo. Verificación de Anomalías en el procedimiento. Inspección en el (correcto) uso de elementos de protección

Formulario de Supervisiones Preventivas

Paramédico

4 Realiza breve inducción y observaciones sobre procedimientos, uso de elementos de protección y condiciones de trabajo.

Esta actividad ayuda en la disminución de los riesgos laborales y a reforzar las acciones positivas que se constaten en la Supervisión.

Paramédico

5 En caso de que se encontrasen anomalías: Notifica Anomalías en el Trabajo a la jefatura directa.

Formulario Notificación de Anomalías en el Trabajo

Coordinador de Rescate y

6 Recibe notificación de anomalías

Nombre del procedimiento Código: PR04 Supervisiones Preventivas Revisión: Septiembre 2010

Fojas 99

99

Primeros Auxilios e ingresa a control estadístico.


Primeros Auxilios

7 Recibe Formulario de Supervisiones Preventivas para Control Estadístico.


Primeros Auxilios

8 Elabora un reporte con los antecedentes recogidos y se envía semanalmente a Director de Área.

Según gravedad de la Situación detectada se le da un plazo de implementación de medidas correctivas. Plazo establecido en Notificación.

Reporte de Anomalías en el trabajo

Director de Área

9 Recibe antecedentes para corrección de las anomalías y reconocimiento de los cumplimientos.

Fojas 100

100

Fojas 101

101

Descripción El procedimiento de Compra de Elementos de Protección y Ropa de Trabajo se lleva a cabo cuando existe la necesidad de efectuar compras mayores a las 100UTM por lo que se debe realizar un proceso de Licitación Pública a través de la plataforma Mercado Público para convocar a proveedores que, sujetándose a las bases formuladas, formulen propuestas entre las cuales se seleccionará y aceptará la más conveniente.

Objetivo Realizar compras mayores a través de Licitación Pública en la plataforma web Mercado Público. Relevancia Este procedimiento busca ejecutar las compras mayores siguiendo los principios de eficacia y

eficiencia con la mayor transparencia posible. Marco Legal Ley N°19.886 Bases sobre Contratos Administrativos de Suministro y Prestación de Servicios; Ley

N°18.883 Estatuto Administrativos para Funcionarios Municipales; Ley N°16.744 Seguro Social contra Accidentes del Trabajo y Enfermedades Profesionales; Reglamento Nº240 de Contrataciones y Adquisiciones para la Municipalidad de Santiago; Reglamento Nº173 de Vestuario.

Responsable Nº Actividad Observaciones Documentos Jefe

Departamento Prevención de

Riesgos

1 Envía formularios por correo electrónico a Directores y Jefaturas

Formulario para Ropa de Trabajo Formulario para Elementos de Segurida

Jefaturas

2 Completan formularios con sus requerimientos y envían a Depto. Prevención de Riesgos.

Jefe Departamento Prevención de

Riesgos

3 Etapa de recepción de formularios


Riesgos

4 Análisis técnico de los requerimientos


Riesgos

5 Elabora planilla. Contiene descripción de productos, cantidad de elementos y unidades de destino.


Riesgos

6 En base al análisis de los requerimientos, envía a SECPLAN, la necesidad de licitar para su visto bueno.

SECPLAN 7 Realiza la consulta en el sistema previo a la elaboración de las bases (precio, característica de los servicios, etc.).

SECPLAN 8 Revisa, aprueba y envía a la Dirección de Administración y Finanzas para revisión del presupuesto.

Nombre del procedimiento Código: PR05 Compra de Elementos de Protección y Ropa de Trabajo Revisión: Septiembre 2010

Fojas 102

102

Dirección de Administración y

Finanzas

9 Revisa y aprueba el presupuesto, luego envía respuesta a SECPLAN y a Jefe Departamento.

SECPLAN 10 Elaborar el documento con las bases en conjunto con Jefe Departamento y las envía a Dirección de Asesoría Jurídica.

Bases de licitación.

Dirección de Asesoría Jurídica

11 Realiza la visación de las bases y envía a SECPLAN

SECPLAN 12 SECPLAN elabora la Resolución de aprobación, llamado y publicación de bases.

Resolución de aprobación y llamado de publicación de bases.

SECPLAN 13 Envía las bases, la resolución de aprobación, llamado y publicación de las mismas a Dirección de Control.


14 Revisa, aprueba las bases y la envía a Administradora Municipal.

En caso negativo la devuelve a SECPLAN.

Administradora Municipal

15 Recibe y firma resolución, luego la envía a Secretaría Municipal.


16 Recibe, firma y distribuye resolución a todos los involucrados (Jefe Departamento de Prevención de Riesgos, SECPLAN, Dirección de Asesoría Jurídica, Administración y Finanzas, Dirección de Control y Administradora Municipal).

SECPLAN 17 Publica en el portal Mercado Público el llamado a licitación.

Oferentes revisan antecedentes de la licitación y realizan consultas a través del portal.

SECPLAN 18 Baja consultas y peticiones de aclaraciones hechas por los oferentes y envía al Jefe de Departamento de Prevención de Riesgos.


Riesgos

19 Responde y envía aclaraciones a Dirección de Asesoría Jurídica para su revisión y aprobación.

Asesoría Jurídica 20 Revisa y envía las respuestas y aclaraciones a Secretaría Municipal para su protocolización.

En caso negativo devuelve al Jefe de Prevención de Riesgos.


21 Protocoliza las respuestas y las aclaraciones, luego las envía a SECPLAN.

SECPLAN 22 Posteriormente se cierra el

Fojas 103

103

Recibe y publica respuestas y aclaraciones en el portal de Mercado Público

plazo para recibir ofertas.


23 Recibe las garantías de seriedad por parte de los oferentes, las envía a Tesorería Municipal para su custodia e informa a SECPLAN de las garantías recibidas.

En caso de no existir oferentes la licitación se declara desierta y se termina el proceso.

SECPLAN 24

Verifica informe de las garantías abre, desde el portal, las ofertas administrativas y técnicas solicitadas a los oferentes en la fecha indicada en el calendario de la licitación, verificando que tenga todos los antecedentes solicitados.

El Secretario Municipal debe estar presente en este proceso como Ministro de Fe

Secretario Municipal

25 Emite un acta de apertura de la licitación respectiva.

Acta de apertura de licitación.

SECPLAN 26 Envía ofertas a Comisión Evaluadora.

Dicha comisión la componen: Jefe de Departamento de Prevención de Riesgos, Dirección de Administración y Finanzas y SECPLAN.


27 El Jefe de Departamento de Prevención de Riesgos cita a la Comisión Evaluadora y revisa las ofertas administrativas y técnicas recibidas y solicita a Dirección de Asesoría Jurídica emitir un informe.

Informe referente a la definición de las ofertas que están sujetas a evaluación en términos económicos.


28 Emite un informe sobre los oferentes evaluables e informa a la Comisión Evaluadora.

Paralelamente informa a la Tesorería Municipal sobre los oferentes no evaluables.

Informe sobre oferentes evaluables.

Tesorería Municipal

29 Con el informe de oferentes no evaluables, procede a devolver las garantías de seriedad de las oferta de estos oferentes.

Informe de oferentes no evaluables.


30 Revisa las ofertas económicas de los “oferentes evaluables” y aplica pautas de evaluación según las bases, analiza y emite a la Administradora Municipal un Informe de Evaluación en el que presenta una propuesta de adjudicación.

Informe de evaluación y propuesta de adjudicación.


31 Recibe el informe, evalúa los oferentes para decidir y visa el informe.

SECPLAN y Jefe Departamento de

Prevención de Riesgo

32 Elabora Resolución En caso que el monto de la licitación no supere las 500 UTM.

Fojas 104

104

SECPLAN 33 Incorpora la licitación al escritorio digital

En caso que el monto de la licitación sea igual o superior a las 500 UTM.


34 Lo incorpora en la sesión del Concejo que corresponda.

Comisión del Concejo

35 Revisa los antecedentes y la licitación o contrato pasa a sesión ordinario del Concejo para su aprobación.

SECPLAN 36 Elabora Resolución de Adjudicación.

En caso que el monto de la licitación no supere las 500 UTM, la Resolución la realizan SECPLAN y el Jefe de Departamento de Prevención de Riesgos. En caso contrario vuelve a Administradora Municipal para su visación.

Resolución de Adjudicación.

SECPLAN y Jefe Departamento

37 Envían la Resolución de Adjudicación junto con todo al expediente a Dirección de Control.


38 Realiza la visación de la Resolución y lo envía para la firma de Administradora Municipal.

En caso de ser negativo lo devuelve a SECPLAN.


39 Firma la resolución y la envía a Secretaría Municipal.

En caso de ser negativo lo devuelve a Dirección de Control.


40 Firma la Resolución de Adjudicación y envía una copia firmada a la SECPLAN y al Jefe de Departamento de Prevención de Riesgos para que sea publicado en el portal Mercado Público.

SECPLAN 41 Publica la adjudicación de la licitación en el portal.

El oferente adjudicado acepta a través del portal, en caso contrario se procede según las bases.

SECPLAN y Jefe de Departamento


40 Envían informe a Asesoría Jurídica para la redacción del contrato.


41 Redacta el contrato y lo envía para la firma del Administradora Municipal.

El Departamento de Prevención de Riesgos puede realizar observaciones al contrato, de ser así lo devuelve a Asesoría Jurídica para oficialización de Contrato.

Contrato.


42 Recibe y revisa el contrato, luego lo firma y lo devuelve a la Dirección de Asesoría Jurídica.

Dirección de 43 Se contacta con el oferente para El oferente revisa, firma y lo

Fojas 105

105

Asesoría Jurídica la firma del contrato. entrega a la Dirección de Asesoría Jurídica junto con la garantía de fiel cumplimiento de contrato.


44 Envía la garantía de fiel cumplimiento de contrato a Tesorería Municipal quien estará a cargo de su custodia y envía el contrato a la Secretaría Municipal.

También envía copia de ambos documentos a SECPLAN y al Jefe de Departamento.

Garantía de fiel cumplimiento de contrato.

SECPLAN y Jefe Departamento de

Prevención de Riesgo

45 Envía informe a Tesorería Municipal para que esta devuelva a los oferentes no adjudicados la garantía de seriedad de la oferta.

Los oferentes no adjudicados recibirán documento por parte de la Tesorería Municipal.


46 Redacta Resolución de aprobación de Contrato y envía a SECPLAN y al Jefe de Departamento una copia del documento.

Resolución de aprobación de contrato.


Riesgos

47 Solicita a Tesorería Municipal la devolución de boletas de garantía.

Para posteriormente hacer el contrato.- Informa al Director de Área que la empresa cambió la boleta y el Director de Área le pone el visto bueno para la devolución de boleta de seriedad de oferta. Y lo mismo ocurre para la boleta de fiel cumplimiento de contrato.

SECPLAN 48 Publica la resolución de aprobación del contrato en el portal.


Riesgos

49 Gestiona entrega en terreno de los materiales y coordina cumplimiento del contrato suscrito.

El proveedor entrega una Carta Gantt con la fecha de entrega de las distintas Áreas. Las Unidades deben reportar al Depto. de Prevención de Riesgos de la entrega de lo contratado.

(FIN)

Fojas 106

106


Compra de Elementos de Protección y Ropa de Trabajo cód.:PR05

Adm

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traci

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Mun

icip

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CPL

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ía

Juríd

ica

Dire

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C

ontro

lJe

fe

Dep

arta

men

toEnvía Formulario de Ropa de Trabajo y para Elementos de

Seguridad a Directores y

Jefaturas

Revisión y Aprobación del

presupuesto

Elabora Bases de Licitación

Firma Resolución

Recepción de formularios

SI

SI

Análisis Técnico de

Requerimientos

Bases.Resolución de Aprobación, Llamado y

Publicación de las mismas

Resolución de Aprobación¿OK?

¿VºBº?

¿Aprueba?

Corrección de Bases

Envía resolución a Secretario

Municipal para su firma y distribución

NO

Publicación en Mercado

Público1

NO

NO

Fojas 107

107


Compra de Elementos de Protección y Ropa de Trabajo (Parte 2) cód.:PR05

Adm

inis

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ón

Mun

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Juríd

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Mun

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CPL

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Dep

arta

men

to

NO

Realiza respuestas y

envía a Asesoría Jurídica

Protocoliza respuestas y aclaraciones

Acta de Apertura de Licitación

¿OK?Pronunciamiento jurídico

Baja consultas realizadas por

oferentes1

Publica respuestas y

aclaraciones en Mercado Público

Recibe garantías de seriedad por

parte de los oferentes

En caso de no existir ofertas, la licitación se declara desierta y se

termina el proceso.

NO

SI

Apertura de Ofertas

Técnicas y Administrativas

Envía Garantía de Seriedad de la

Oferta a Tesorería Municipal para su

custodia

Cita a Comisión Evaluadora para

revisión de ofertas2

Fojas 108

108



Con

cejo

M

unic

ipal

Adm

inis

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Mun

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LAN

Sec

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Mun

icip

alEnvía Ofertas a


Solicita a Asesoría Jurídica informe sobre oferentes

evaluables

Revisa ofertas administrativas y

técnicas

¿Monto supera

500UTM?

2

Informe sobre oferentes

evaluables

Revisa ofertas económicas de los

oferentes evaluables

Comunica a Tesorería Municipal para que proceda a devolver

garantías de seriedad de oferta a oferentes

no evaluables

Informe Técnico de Evaluación con

Propuesta de Adjudicación

Recibe el Informe y Aprueba Propuesta

Incorpora Licitación a

Escritorio Digital

Incorpora Resolución a

sesión del Concejo

Aprobación del Concejo

SI

Resolución de Adjudicación 3

NO

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109



Dire

cció

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C

ontro

lS

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M

unic

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Adm

inis

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ón

Mun

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fe

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A

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Juríd

ica

SEC

PLA

N

Publica Adjudicación en Mercado Público

Firma Resolución de Adjudicación

Copia Firmada de Resolución

3



NO

SI¿Aprueba?

Revisión de Adjudicación

SI

NO

¿Oferente acepta?

Envían Informe para redacción de

contrato

Proceder según Bases

Redacta el contrato

Contrato firmado

Adjudicado firma contrato y entrega

garantía de fiel cumplimiento de

contrato

Copia de contrato y garantía


Contrato firmado

Envía garantía a Tesorería

Municipal para su custodia

Redactan y envían informe a Tesorería

Municipal para devolución de

garantías

4

Fojas 110

110

Descripción Las visitas domiciliarias se realizan para evaluar de forma presencial el cumplimiento del reposo médico y el estado de evolución de la patología. Consiste además en una orientación en relación a la atención que recibe el afectado, verificando si existen alteraciones en ésta así como recoger antecedentes sobre el accidente o enfermedad para ayudar a establecer su naturaleza.

Objetivo Evaluar el cumplimiento del reposo médico en virtud de un accidente de trabajo o enfermedad profesional así como la evolución de la lesión o enfermedad.

Relevancia Permite entregar apoyo al afectado en cuanto a verificar si se están cumpliendo los objetivos de calidad en la atención que ha recibido.

Marco Legal Ley Nº16.744 Seguro Social contra Riesgos de Accidentes del Trabajo y Enfermedades Profesionales.

Responsable Nº Actividad Observaciones Documentos Secretaria 1 Imprime desde plataforma de la ACHS

Reporte Diario. Reporte Diario

Jefe Depto. y Coordinador de

Rescate y 1os Aux.

2 Entrega de salidas programadas a Unidad de Rescate.

Conductor 3 Concurre al domicilio del afectado.

Paramédico

4 En caso que el afectado no se encuentre en el domicilio: Se deja formulario de Visitas Domiciliarias para su llenado.

El afectado debe comunicarse a la brevedad con el Departamento de Prevención de Riesgos a fin de regularizar situación

Visitas Domiciliarias

Paramédico 5 Realizar evaluación de las condiciones de atención y procedimientos.

Paramédico 6 Evaluar el cumplimiento del reposo médico.

Paramédico 7 Realizar una breve orientación sobre la situación del afectado reforzando las indicaciones médicas.

Paramédico 8 Completar Ficha de Accidente. Tomar declaración del paciente.

1.Ficha de Accidente 2.Declaración del paciente

Paramédico

9 Confeccionar formulario Visitas Domiciliarias.

Formulario Visitas Domiciliarias

Paramédico y Conductor Unidad

de Rescate

10

Reportarse a la Base y esperar nuevas instrucciones.

Paramédico y Conductor U. de

Rescate

11

Entregar documentación obtenida a Secretaria Departamento.

Secretaria 12

Recibe documentación y deriva a Jefe Departamento.

Jefe Departamento 13

Toma conocimiento y agrega instrucciones.

(FIN)

Nombre del procedimiento Código: PR06 Visitas Domiciliarias Revisión: Septiembre 2010

Fojas 111

111


Visitas Domiciliarias (Parte 1) cód.:PR06

Sec

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Res

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ilios

Con

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Res

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améd

ico

Jefe

Dep

arta

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to

Imprime desde plataforma ACHS

Reporte Diario

Reporte Diario

¿Afectado se encuentra?

Evaluar cumplimiento de reposo médico

Evaluación de las condiciones de

atención y procedimientos

Se deja formulario de visitas domiciliarias.

El afectado debe comunicarse con

Depto. Prevención de Riesgos

Realizar una breve orientación sobre la

situación del afectado reforzando las

indicaciones médicas

Concurre a domicilio del afectado

Entrega de salidas programas de Unidad

de Rescate

1.Ficha de Accidente2.Declaración del

PacienteNO SI 12

Fojas 112

112


Visitas Domiciliarias (Parte 2) cód.:PR06

Par

améd

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Res

cate

Sec

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Jefe

Dep

arta

men

to

Recepciona documentación y

deriva a Jefe Departamento

Reportarse a la Base y recoger nuevas

instrucciones

1

Confecciona:Formulario Visitas

Domiciliarias

Entregar documentación

obtenida a Secretaria Departamento

Toma conocimiento y entrega nuevas instrucciones

2

FIN

Fojas 113

113

Descripción El procedimiento de visitas a pacientes hospitalizados consiste en recolectar antecedentes para la investigación, verifica la evolución del accidentado para su inclusión en la red social municipal, tomar sugerencias o reclamos y entregar una orientación acerca su situación.

Objetivo Verificar la evolución del accidentado y tomar antecedentes sobre los hechos acaecidos. Relevancia Permite recoger sugerencias o reclamos sobre la atención a los funcionarios.

Marco Legal Ley N°16.744 Seguro Social contra riesgos de Accidentes del Trabajo y Enfermedades Profesionales.

Responsable Nº Actividad Observaciones Documentos Jefe Departamento


Auxilios

1 Entrega de salidas programadas a Unidad de Rescate.

Conductor Unidad de Rescate

2 Concurre al Hospital o Agencia de Atención de Pacientes de la ACHS.

En vista y considerando la gravedad del paciente, en ocasiones el Jefe Departamento y/o Coordinador de Rescate y Primeros Auxilios participan de esta visita.

Paramédico 3 Presentación del personal al paciente.

Paramédico 4 Verifica estado de evolución del paciente.

Paramédico

5 Toma Declaración del paciente. Completar Ficha de Atención.

La declaración del paciente es un antecedente para la investigación del accidente y así cumplir lo dispuesto en la Ley.

1.Ficha de Atención 2.Declaración del Afectado

Paramédico 6 Realiza Solicitud de Informe Médico.

Solicitud Informe Médico

Paramédico yConductor Unidad

de Rescate

7 Reportarse a la Base y recibir nuevas instrucciones.

Paramédico 8 Entregar documentación a Jefe Departamento.

Jefe Departamento 9 Informar a Jefatura directa del

paciente de las condiciones del funcionario.

Esta actividad se realiza mediante llamada telefónica o correo electrónico

Jefe Departamento 10 Informar a Asistente Social que

corresponda en Servicio Social del Departamento de Bienestar.

Esta actividad se realiza mediante llamada telefónica o correo electrónico

Jefe Departamento 11 Entrega instrucciones al personal

respecto del accidente laboral y a la situación del paciente.

Ver procedimiento: Denuncia Individual de Accidente de Trabajo PR03.

Nombre del procedimiento Código: PR07 Visitas a Pacientes Hospitalizados Revisión: Septiembre 2010

Fojas 114

114


Visitas a Pacientes Hospitalizados cód.:PR07

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Prim

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Aux

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Con

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ico

Jefe

Dep

arta

men

to

Imprime desde plataforma ACHS

Reporte Diario

Reporte Diario

Verifica estado de evolución del

paciente

Concurre al Hospital o Agencia de Atención de

Pacientes de la ACHS

Entrega de salidas programas de Unidad

de Rescate

1.Ficha de Accidente2.Declaración del

Paciente

Solicitud Informe Médico

Reportarse a la Base y recoger nuevas

instrucciones

Recepciona documentación y

deriva a Jefe Departamento

Comunica a Jefatura Directa del estado del

paciente

Comunica a Asistente Social que

corresponda en el Servicio Social del

estado del paciente

Fojas 115

115



Fojas 116

116

F IC H A D E PR O C ED IM IEN T O S Departamento: Capacitación

Código Funcionario Contacto Cargo Unidades involucradas

DC01 Rigoberto Salas Sub-Jefe Departamento Septiembre 2010

DC02 Rigoberto Salas Sub-Jefe Departamento Septiembre 2010

DC03

Rigoberto Salas Sub-Jefe Departamento Septiembre 2010

DC04


DC05


DC06


Nombre del procedimiento: Elaboración de Plan Anual de Capacitación Código: DC01 Nombre del procedimiento: Contratación de Actividades Espontáneas Código: DC02 Nombre del procedimiento: Contratación Actividades de Capacitación Código: DC03 Nombre del procedimiento: Diseño Logístico de Actividades Código: DC04 Nombre del procedimiento: Desarrollo de Actividades de Capacitación Código: DC05 Nombre del procedimiento: Pago de Actividades Código: DC06

Fojas 117

117

Nombre del procedimiento Código: DC01 Elaboración del Plan Anual de Capacitación Fecha: Septiembre 2010

Descripción El procedimiento de Elaboración del Plan de Capacitación consiste en transformar los requerimientos de capacitación obtenidos del informe de Detección de Necesidades de Capacitación, en un plan de acción concreto y ejecutable que apunte a disminuir la brecha existente entre el desempeño actual y el desempeño esperado del personal municipal.

Objetivo Determinar el conjunto de actividades que formarán parte de cada uno de los programas que componen el Plan de Capacitación, considerando la detección de necesidades de capacitación y lo recursos destinados para este fin.

Relevancia El Plan de Capacitación es la base de la inversión en capacitación, durante un año calendario. Su correcta formulación optimizará el impacto esperado del proceso de capacitación, en el desempeño de los funcionarios municipales.

Ocasión En el mes de agosto de cada año, se debe preparar la propuesta presupuestaria para el siguiente año, la que debe ser aprobada junto con el presupuesto municipal, en septiembre.

Marco Legal Ley 18.883 Estatuto Administrativo para Funcionario Municipales; Ley 18.695 Orgánica Constitucional de Municipalidades; Reglamento N°376/2010 Capacitación para el personal de la I. Municipalidad de Santiago.


Jefa Depto. y Sub-Jefe Depto

1 Detección de Necesidades de Capacitación.

Realizada por el Departamento o por un tercero (Comprada)

Informe D.N.C (Detección Necesidades de Capacitación)

Jefa Depto y Sub-Jefe Depto.

2 Determinan acciones de capacitación para cada uno de lo programas de capacitación.

Se puede conservar los programas existentes, agregar o eliminar programas

Jefa Depto.y Sub-Jefe Depto.

3 Distribución Presupuestaria. Propuesta Presupuestaria

Jefa

Departamento Capacitación

4 Realiza presentación ante Comisión de Capacitación.

Comisión de Capacitación es integrada por: Administración Municipal, Director de SECPLAN, Director Área de Administración y Finanzas, Subdirector de Personal y Jefa Dpto. Capacitación.

Jefa Depto.y Sub-Jefe

Departamento

5 Realizan modificaciones y correcciones según indicaciones de la Comisión de Capacitación.

Jefa Depto.Capacitació

6 Envía a SECPLAN Propuesta Presupuestaria aprobada por Comisión de Capacitación.

SECPLAN

7 Hace inclusión al presupuesto municipal y presenta ante el Concejo Municipal.

Se debe presentar en Septiembre del año anterior.

Concejo Municipal

8 Aprobación del Presupuesto Municipal.

El presupuesto de capacitación forma parte del presupuesto municipal.

SECPLAN

9 Comunica aprobación a Depto. Capacitación.

Jefa Depto. y Sub-Jefe Depto.

10 Diseño de la ejecución presupuestaria.

Plazos (calendario). Estrategia de ejecución plan.

Plan de Capacitación

Fojas 118

118


Elaboración del Plan Anual de Capacitación cód.:DC01

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SEC

PLAN

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Jefa

D

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tam

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Realizan Distribución Presupuestaria

Realizan modificaciones según indicaciones de

Comisión (si las hubiere)

Propuesta Presupuestaria

Informe D.N.C.

1

Determinan acciones para cada programa

de capacitación

Detección de Necesidades de

Capacitación

Presenta ante Comisión de Capacitación

Fojas 119

119


Elaboración del Plan Anual de Capacitación (Parte 2) cód.:DC01

Con

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SEC

PLAN

Com

isió

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to

Diseño de la ejecución del presupuesto

Envía Propuesta Presupuestaria a

SECPLAN

Informa Aprobación a Depto. Capacitación

Hace inclusión al Presupuesto Municipal

Presenta ante Concejo Municipal

Aprobación del Presupuesto

Municipal

1Plan Anual de Capacitación

Fojas 120

120

Nombre del procedimiento Código: DC02 Actividades Espontáneas Revisión: Septiembre 2010

Descripción Este procedimiento consiste en la inscripción de algún funcionario que solicite un curso que no se encuentre dentro del Programa Anual de Capacitación. Para lo cual se hace un análisis técnico y se verifica la disponibilidad presupuestaria.

Objetivo Efectuar compras que no se encuentren dentro del Plan Anual de Capacitación.

Relevancia Este procedimiento permite ingresar funcionarios que desean inscribirse en algún programa específico de Capacitación.

Procedencia Cuando lo solicite la autoridad o una unidad específica.

Marco Legal Ley Nº19.886 Bases sobre Contratos Administrativos de Suministro y Prestación de Servicios; Ley Nº18.883 Estatuto Administrativos para Funcionarios Municipales; Reglamento Contratación de Adquisiciones.


Secretaria

1 Recepción de solicitud Solicitud enviada por la Jefatura directa o Director del solicitante que desea inscribirse en alguna actividad de capacitación.

Jefa Departamento Capacitación

2 Análisis técnico

Jefa Departamento Capacitación

3 Verifica disponibilidad presupuestaria.

Comisión de Capacitación

4 Aprueba o rechaza la actividad.

Acta de Sesión de Comisión de Capacitación


5 Emite Resolución de Compra y envía para aprobación de Contraloría Municipal.

Resolución de Compra

Contraloría Municipal

6 Aprueba Resolución de Compra.



7 Firma Resolución.

Sub-Jefe

8 Publica en Resolución de Compra aprobada al portal Mercado Público y genera Orden de Compra.

Orden de Compra


9 Emite Pedido de Materiales a Dpto. de Aprovisionamiento

Se realiza vía intranet

Fojas 121

121


Actividades Espontáneas de Capacitación cód.:DC02

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Asi

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Dep

arta

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to Instruye a Sub-Jefe que suba Resolución

aprobada al Portal Mercado Público para

finalizar compra, generando Orden de

Compra

¿Aprueba?

Recepciona solicitud

Análisis Técnico Verifica disponibilidad presupuestaria

Presenta ante Comisión

Acta de Sesión

Elabora Resolución de Compra

Envía Resolución a Dirección de Control

Firma Resolución


firmada

Emite Pedido de Materiales as Dpto. Aprovisionamiento

SI

NO

Fojas 122

122

Nombre del procedimiento Código: DC03 Contratación Actividades de Capacitación mediante Licitación Pública Fecha: Septiembre 2010

Descripción El procedimiento de Contratación Actividades de Capacitación mediante Licitación Pública se realiza cuando se necesita efectuar compras mayores a las 100 UTM. La Municipalidad realiza un llamado público (a través del portal Mercado Público), convocando a los interesados para que, sujetándose a las bases fijadas, formulen propuestas y entre las cuales se seleccionará y aceptará la más conveniente.

Objetivo Efectuar compras mayores a las 100 UTM, a través de Licitación Pública por medio del Portal Mercado Público.

Relevancia Este proceso permite efectuar compras mayores a las 100 UTM, este procedimiento busca que se consiga la mayor efectividad, eficiencia y transparencia posible.

Procedencia Plan o programa de capacitación que supere compras o contratos mayores a las 100 UTM.

Marco Legal

Ley Nº19.886 Bases sobre Contratos Administrativos de Suministro y Prestación de Servicios; Ley Nº18.883 Estatuto Administrativo para Funcionarios Municipales; Decreto 250/2004 Reglamento Ley Nº19.886; Reglamento Nº 240/2004 Reglamento Contrataciones y Adquisiciones para la I.M.S. Reglamento Contratación de Adquisiciones; Reglamento N°376/2010 de Capacitación para el personal de I. Municipalidad de Santiago.

Responsable Nº Actividad Observaciones Documentos Jefa Departamento

Y Sub-Jefe 1 Elaboración de Términos Técnicos de Referencia

TTR

Jefa Departamento Capacitación Y Sub-Jefe

2 Envía los TTR a SECPLAN

TTR

SECPLAN 3 Realiza la consulta en el sistema previo a la elaboración de las bases (precio, característica de los servicios, etc.).

SECPLAN 4 Revisa, aprueba y envía a la Dirección de Administración y Finanzas para revisión del presupuesto.

En caso negativo ver Act. 1

Dirección de Administración y

Finanzas 5

Revisa y aprueba el presupuesto, luego envía respuesta a SECPLAN y a Jefe Departamento.

SECPLAN 6 Elaborar el documento con las bases en conjunto con Departamento de Capacitación y las envía a Dirección de Asesoría Jurídica.

Bases de Licitación.

Dirección de Asesoría Jurídica 7 Realiza la visación de las bases y envía a

SECPLAN

Jefa Departamento Capacitación Y Sub-Jefe

8 Corregir las observaciones planteadas (si las hubiese) para su posterior envío a SECPLAN.

SECPLAN 9 Elabora Resolución de aprobación, llamado y publicación de bases.

Resolución de aprobación y llamado de publicación de bases.

SECPLAN 10 Envía las bases, la resolución de aprobación, llamado y publicación de las mismas a Dirección de Control.

Dirección de Control 11

Revisa, aprueba las bases y la envía a Administradora Municipal.

En caso negativo SECPLAN debe corregir Bases.

Fojas 123

123

Administradora Municipal 12 Firma Resolución y envía a Secretaría Municipal.


Firma y distribuye Resolución a todos los involucrados.

Corresponden a Jefe Departamento, SECPLAN, Dirección de Asesoría Jurídica, Administración y Finanzas, Dirección de Control y Administradora Municipal.

SECPLAN 14

Publica llamado a licitación en portal Mercado Público.

Oferentes revisan antecedentes de la licitación y realizan consultas a través del portal.

SECPLAN 15 Baja consultas y peticiones de aclaraciones hechas por los oferentes y envía a Departamento de Capacitación.

Jefe Departamento Y Sub-Jefe 16

Responde preguntas hechas por oferentes y envía aclaraciones a la Dirección de Asesoría Jurídica para su revisión y aprobación.

Asesoría Jurídica 17 Revisa y envía las respuestas y aclaraciones a la Secretaría Municipal para su protocolización.

En caso negativo regresa a Departamento de Capacitación.

Secretaría Municipal 18 Protocoliza respuestas y aclaraciones.

Envía a SECPLAN.

SECPLAN 19 Recibe y publica respuestas y aclaraciones en el portal de Mercado Público.

Posteriormente se cierra el plazo para recibir ofertas.


Recibe las garantías de seriedad por parte de los oferentes, las envía a Tesorería Municipal para su custodia e informa SECPLAN de las garantías recibidas.

En caso de no existir oferentes la licitación se declara desierta y se termina el proceso.

SECPLAN 21

Abre, desde el portal, las ofertas administrativas y técnicas en la fecha indicada en el calendario de la licitación, verificando que tengan todos los antecedentes solicitados.

Secretario Municipal debe estar presente en este proceso como Ministro de Fe.


Emite un Acta de Apertura de la Licitación.

Acta de Apertura de Licitación.

Jefe Departamento 23 Cita a Comisión Evaluadora para revisión de las ofertas administrativas y técnicas.

SECPLAN 24

Envía ofertas a Comisión Evaluadora. Comisión Evaluadora está compuesta por: Jefe de Departamento, Dirección de Administración y Finanzas y SECPLAN.

Comisión 25 Revisa ofertas administrativas y técnicas Informe referente a la Informe Técnico de

Fojas 124

124

Evaluadora recibidas y solicita a Dirección de Asesoría Jurídica emitir un informe.

definición de las ofertas que están sujetas a evaluación en términos económicos.

Evaluación

Dirección de Asesoría Jurídica 26

Emite informe sobre los oferentes evaluables e informa a la Comisión Evaluadora.

Paralelamente informa a Tesorería Municipal sobre los oferentes no evaluables.

Informe sobre oferentes evaluables

Tesorería Municipal 27 Con Informe de Dirección de Asesoría Jurídica procede a devolver las garantías de seriedad de las ofertas de oferentes no evaluables.

Comisión Evaluadora 28

Revisa las ofertas de los “oferentes evaluables” y aplica pautas de evaluación según las bases y establece un ranking y, emite a la Administradora Municipal un Informe de Evaluación en el que presenta una propuesta de adjudicación.

La revisión de las ofertas se realiza de acuerdo al informe de Dirección de Asesoría Jurídica y las Bases de la licitación lo que podría conllevar a realizar entrevistas a los mayores puntajes.

Informe Técnico de Evaluación y Propuesta de Adjudicación.

Administradora Municipal 29

Aprueba Propuesta de Adjudicación.

SECPLAN 30 Elabora Resolución de Adjudicación. En caso que el monto

de la licitación no supere las 500 UTM. Continúa en Act. 35

Resolución de Adjudicación

SECPLAN 31 Incorpora la licitación al Escritorio Digital. En caso que el monto

de la licitación sea igual o superior a las 500 UTM.

Secretaría Municipal 32 Incorpora Resolución en la sesión del Concejo

que corresponda.

Comisión del Concejo 33 Revisa licitación y antecedentes y pasa a sesión

ordinaria del Concejo para su aprobación.

SECPLAN 34 Elabora Resolución de Adjudicación.

Resolución de adjudicación.

SECPLAN 35 Envían Resolución de Adjudicación junto con expediente a Dirección de Control.

Expediente

Dirección de Control 36 Visación de la Resolución y lo envía para la firma

del Administradora Municipal.

Administradora Municipal 37

Firma Resolución y envía a Secretaría Municipal.


Firma Resolución de Adjudicación y envía copia firmada a Secplan y a Jefe de Departamento para que sea publicado en el portal de Mercado Público.

Secplan 39 Publica la adjudicación de la licitación en Mercado Público.

El oferente adjudicado acepta a través del portal, en

Fojas 125

125

caso contrario se procede según las bases.

SECPLAN y Jefe Departamento 40 Envían informe a Asesoría Jurídica para la

redacción del contrato.

Dirección de Asesoría Jurídica 41 Redacta el contrato y lo envía para la firma de

Administradora Municipal. Contrato.

Administradora Municipal 42 Firma contrato.


43

Se contacta con el oferente para la firma del contrato.

Oferente firma contrato y entrega a Dirección de Asesoría Jurídica junto con garantía de fiel cumplimiento de contrato.

Contrato firmado Garantía Fiel Cumplimiento de Contrato

Dirección de Asesoría Jurídica 44

Envía garantía de fiel cumplimiento de contrato a Tesorería Municipal quien estará a cargo de su custodia. Envía contrato a Secretaría Municipal.

También envía copia de ambos documentos a SECPLAN y a Jefe Departamento.

Secplan y Jefe de Departamento 45

Envían informe a Tesorería Municipal para que devuelva a los oferentes no adjudicados la garantía de seriedad de la oferta.

Los oferentes no adjudicados recibirán documento por parte de Tesorería Municipal.


Redacta Resolución de Aprobación de Contrato y envía copia a Secplan y Jefe de Departamento.

Resolución de Aprobación de Contrato.

Secplan 47 Publica Resolución de Aprobación del Contrato en Mercado Público.

Jefa Departamento Y Sub-Jefe 48 Gestionan el inicio de las actividades

licitadas/contratadas con oferente adjudicado. (FIN)

Fojas 126

126


Contratación de Actividades de Capacitación (Licitación Pública) Cód.:DC03

Adm

inis

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Mun

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CP

LAN

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Jefa

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y

Sub

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e Elaboración de Términos

Técnicos de Referencia

Revisión y Aprobación del

presupuesto

Elabora Bases de Licitación

Firma Resolución

Corregir observaciones

planteadas

SI

SI

NO

Términos Técnicos de Referencia

Bases.Resolución de Aprobación, Llamado y

Publicación de las mismas

Resolución de Aprobación¿OK?

¿VºBº?

¿Aprueba?

NO

Corrección de Bases

Envía resolución a Secretario

Municipal para su firma y distribución

SI

NO

Publicación en Mercado

Público1

Fojas 127

127


Contratación de Actividades de Capacitación Parte 2 (Licitación Pública) Cód.:DC03

Adm

inis

traci

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Con

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b-Je

fe

NO

Realiza respuestas y

envía a Asesoría Jurídica

Protocoliza respuestas y aclaraciones

Acta de Apertura de Licitación

¿OK?Pronunciamiento jurídico

Baja consultas realizadas por

oferentes1

Publica respuestas y

aclaraciones en Mercado Público

Recibe garantías de seriedad por

parte de los oferentes

En caso de no existir ofertas, la licitación se declara desierta y se

termina el proceso.

NO

SI

Apertura de Ofertas

Técnicas y Administrativas

Envía Garantía de Seriedad de la

Oferta a Tesorería Municipal para su

custodia

Cita a Comisión Evaluadora para

revisión de ofertas2

Fojas 128

128



Con

cejo

M

unic

ipal

Adm

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Com

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M

unic

ipal

Envía Ofertas a Comisión

Evaluadora

Solicita a Asesoría Jurídica informe sobre oferentes

evaluables

Revisa ofertas administrativas y

técnicas

¿Monto supera

500UTM?

2

Informe sobre oferentes

evaluables

Informe Técnico de Evaluación con

Propuesta de Adjudicación

Recibe el Informe y Aprueba Propuesta

Incorpora Licitación a

Escritorio Digital

Incorpora Resolución a

sesión del Concejo

Aprobación del Concejo

SI

Resolución de Adjudicación 3

NOComunica a Tesorería

Municipal para que proceda a devolver

garantías de seriedad de oferta a oferentes

no evaluables

Revisa las ofertas de los “oferentes

evaluables” y aplica pautas de evaluación

según las bases y establece un ranking

Fojas 129

129



Dire

cció

n de

C

ontro

lS

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taría

M

unic

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Adm

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Dire

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n de

A

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Juríd

ica

SE

CP

LAN

Publica Adjudicación en Mercado Público



3



NO

SI¿Aprueba?

Revisión de Adjudicación

SI

NO

¿Oferente acepta?

Envían Informe para redacción de

contrato

Proceder según Bases

Redacta el contrato

Contrato firmado

Adjudicado firma contrato y entrega

garantía de fiel cumplimiento de

contrato



Contrato firmado

Envía garantía a Tesorería

Municipal para su custodia

Redactan y envían informe a Tesorería

Municipal para devolución de

garantías

4

Fojas 130

130



Dire

cció

n de

C

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M

unic

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Mun

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tam

ento

y

Sub-

Jefe

Hace devolución de garantía de

seriedad de la oferta a oferentes no

adjudicados

Decreto Alcaldicio4

Redacta Resolución de Aprobación de

Contrato

¿Monto igual o superior a 500UTM?

Envía a SECPLAN y Departamento Capacitación

Copia de Resolución o

Decreto, según corresponda

Publica Resolución de Aprobación de contrato en portal

Gestiona inicio de actividades con adjudicado

NO

SI

Copia de Resolución o

Decreto, según corresponda

FIN

Fojas 131

131

Nombre del procedimiento Código: DC04 Diseño logístico actividades de Capacitación Revisión: Septiembre 2010 Descripción Este procedimiento consiste en coordinar la ejecución de las actividades de

Capacitación que han sido contratadas. También esta involucrado el procedimiento de información de estas actividades tanto a los alumnos/funcionarios participantes como a su respectivas jefaturas y al Municipio en general.

Objetivo Velar que las actividades de capacitación contratadas se realicen de manera óptima a través de la planificación y coordinación.

Relevancia Entregar un marco temporal ajustado a las necesidades tanto de las actividades de Capacitación como las que se desarrollan en el Municipio.

Marco Legal Reglamento de Capacitación Nº 376/2010 de Capacitación para el Personal de la I. Municipalidad de Santiago.

Responsable Nº Actividad Observaciones Documentos Jefa Departamento

Y Sub-Jefe 1 Realizan Calendarización de

las actividades. Calendario o

Carta Gantt

Jefa Departamento Y Sub-Jefe

2 Elaboración de criterios de selección de alumnos.

Jefa Departamento Y Sub-Jefe

3 Envío de Oficio a la unidad objetivo, difundiendo la actividad y realiza preselección de participantes.

Comisión de Capacitación

4 Aprueba preselección de participantes.

Secretaria y Asistente

Administrativo

5 Realiza citación de alumnos por escrito y/o telefónicamente.

Una vez que se cuente con la autorización de las jefaturas.


Administrativo

6 Realiza confirmación de Asistentes.

Memo Participantes y Jefes Directos.

Secretaria Y Asistente

Administrativo

7 En caso de que existan plazas disponibles al no haber autorización de jefaturas o bien, algún funcionario haya desistido de asistir al curso y siempre que sea posible, se deben buscar Reemplazantes.


Administrativo

8 Prepara Libro de Clases. En este libro se encuentra: Listado de Participantes. Inicio y termino de actividades.

Libro de Clases


Administrativo

9 Reserva salas y equipos multimedios.


Administrativo

10 Programa servicio de refrigerio. La mayoría de las veces las empresas contratadas realizan la actividades de refrigerio, por lo cual se realizan actividades de coordinación de estas mismas.

(FIN)

Fojas 132

132


Diseño Logístico de Actividades de Capacitación cód.:DC04

Uni

dade

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unic

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de

Cap

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Sub-

Jefe

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to

Libro de Clases

Elaboración de criterios de selección

de alumnos

Reservar sala y equipos multimedios

Programar o coordinar Servicio

de Refrigerio

Calendarización de las Actividades

Confirmación de Asistentes

Pre-selección de participantes

Citación de alumnos por escrito o

telefónicamente

Difusión de la actividad

¿OK?

SI

Listado de Funcionarios

NO

Fojas 133

133

Nombre del procedimiento Código: DC05 Desarrollo de Actividades de Capacitación Fecha: Septiembre 2010

Descripción Este procedimiento consiste en realizar las actividades que permitan el correcto funcionamiento y desarrollo de las actividades contratadas. Entre ellas se encuentran visitas a los eventos, control de asistencia y alumnos, realización de encuestas de expectativas y resultados y desarrollo logístico de las actividades.

Objetivo Velar por el buen desarrollo de las actividades contratadas y mantener un control de desarrollo de las mismas.

Relevancia Permite mantener un control de las actividades y de los asistentes.

Marco Legal Reglamento N°376/2010 de Capacitación para el personal de la I. Municipalidad de Santiago.

Responsable Nº Actividad Observaciones Documentos Jefe Depto. de Capacitación Y Sub-Jefe

1 Visita Inicio de Actividades. Anfitrión de la actividad.

Secretaria O Asistente

Administrativo

2 Revisión Asistencia de Curso.

Secretaria 3 Llamado a inasistentes.

Secretaria 4 Solicitud de Justificación a inasistentes

La justificación debe ser presentada por escrito.


5 Preparación Encuesta de Reacción y Satisfacción.

Encuesta de Reacción y Satisfacción.

Secretaria 6 Aplicación de Encuesta de Reacción y Satisfacción.

Término de las actividades de capacitación.


Administrativo

7 Registro y tabulación de encuestas contestadas

Jefe Depto. de Capacitación

Y Sub-jefe

8 Revisión de listados de asistencia e informes finales.

Una vez terminado el curso de capacitación en cuestión.

Informe del Curso.

Secretaria 9 Registrar y Archivar

expediente, finalizando así las actividades.

(FIN)

Fojas 134

134


Desarrollo de Actividades de Capacitación cód.:DC05

Secr

etar

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efe

Asi

sten

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Visita Inicio de Actividades

Encuestas de Satisfacción y

Reacción

Revisión de Asistencia del curso

Llamado a inasistentes

Preparación de Encuesta de

Satisfacción y Reacción

Aplicación de Encuestas de Satisfacción y

Reacción

Solicitud de Justificación a inasistencia

Registro y tabulación de Encuestas

Revisión de listas de asistencias e

informes

Registrar y archivar expediente

Fojas 135

135

Nombre del procedimiento Código: DC06 Pago de Actividades Revisión: Septiembre 2010

Descripción Este procedimiento que consiste en el pago a las empresas o personas que hayan prestado bienes o servicios para el desarrollo de una actividad de capacitación.

Objetivo Realizar el comienzo de la actividad de pago y la ejecución del presupuesto. Relevancia Permite al Departamento de Capacitación cumplir con los compromisos

adquiridos durante la ejecución anual del Presupuesto. Marco Legal Reglamento de Capacitación Nº376/2010 para Funcionarios Municipales. Responsable Nº Actividad Observaciones Documentos


1 Recepciona informes, facturas, boletas.


2 Verifica si el pago de las actividades son menores o mayores a 3 UTM.


3 Si son menores a 3 UTM, realiza preparación Expedientes de Pago compras menores a 3 UTM.

Expediente Compras < 3 UTM: 1. Facturas (Boletas). 2. Solicitud de materiales. 3. Programa del curso. 4. VºBº Director de Área

Asistente

Administrativo

4 Si son mayores a 3 UTM, realiza preparación Expedientes de Pago compras mayores a 3 UTM.

Expediente compras > 3 UTM: 1. Memo Conductor 2. Facturas (Boletas). 3. Resolución 4. VºBº Director de Área 5. Autorización CTA 6.Solicitud de Materiales 7.Orden Mercado Público.

Jefe

Departamento Capacitación

5 En ambos casos Jefe Depto. Capacitación envía Expediente a Gestión Administrativa para continuar Proceso de Pago.

FIN

Fojas 136

136


Pago de Actividades cód.:DC06

Asi

sten

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Adm

inis

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oG

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n Ad

min

istra

tiva

Jefe

D

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tam

ento

Prepara Expediente de Pago para

Compras mayores a 3 UTM

Continúa Proceso de Pago de Actividades

¿Compras < 3 UTM?

1 1. Facturas2. Solicitud de

Materiales3. Programa del Curso

4. VºBº Director de Área

Envía Expediente de Pago a Gestión Administrativa

Recepciona informes, boletas,

facturas

Prepara Expediente de Pago de Compras

menores a 3 UTM

1.Memo Conductor2.Facturas

3.Resolución4.VºBº Director de Área

5.Autorización CTA6.Solicitud Materiales7.Orden de Compra

NO

SI1

22

2

Fojas 137

137



Fojas 138

138

F IC H A D E PR O C ED IM IEN T O S


Código Funcionario Contacto Cargo Revisión

RM01 Juan Maureira Técnico Calculista Septiembre 2010



RM04 Claudio Reyes Técnico Calculista Septiembre 2010


RM06 Tatiana Gárate Técnico Calculista Septiembre 2010


RM08 Tatiana Gárate Técnico Calculista Septiembre 2010


RM10 Yerko Jauregui Calculista de Remuneraciones Septiembre 2010

RM11 Susan Jara Víctor Cuevas

Encargado Asignaciones Familiares

Septiembre 2010

Nombre del procedimiento: Horas Extraordinarias Código: RM01 Nombre del procedimiento: Informe Consumos y Saldos Código: RM02 Nombre del procedimiento: Honorarios 21-04-004 Código: RM03 Nombre del procedimiento: Indemnizaciones Código: RM04 Nombre del procedimiento: Desahucio Reglamentario Código: RM05 Nombre del procedimiento: Descuentos exCaja Obreros de la República Código: RM06 Nombre del procedimiento: Honorarios 21-03-001 Código: RM07 Nombre del procedimiento: Descuentos Varios Código: RM08 Nombre del procedimiento: Informe a I.S.P. Código: RM09 Nombre del procedimiento: Retenciones Judiciales Código: RM10 Nombre del procedimiento: Asignaciones Familiares Código: RM11

Fojas 139

139

Descripción

Las horas extraordinarias corresponden a una asignación que se concede al funcionario que deba realizar trabajos en día sábado, domingo y festivos o a continuación de la jornada de trabajo, las que se calcularán sobre el sueldo base y la asignación municipal respectiva, siempre que no se hayan compensado con descanso suplementario. Estas horas extraordinarias se programan bimestralmente y se pagan mensualmente, el valor de cada una de éstas varía según tabla de sueldo existente para cada año en cada uno de los grados y reajuste de los funcionarios municipales. El máximo de horas extraordinarias no puede exceder a las definidas por las autoridades municipales.

Objetivo Realizar la asignación remunerativa a funcionarios que hayan realizado horas extraordinarias.

Relevancia Permite el pago de horas extraordinarias que se suma al sueldo normal o habitual del funcionario.

Marco Legal Ley N°18.883 Estatuto Administrativo para Funcionarios Municipales Art. 97; Ley Nº20.403 Relativa al Reajuste Salarial y Otros Beneficios para el año 2010.


Técnico Calculista

1 Elabora una Base de Datos de archivo en Excel con nómina de todos los funcionarios.

Técnico Calculista

2 Solicita Programación Bimestral a todas las Direcciones municipales.

Se realiza mediante correo electrónico y Oficio con V°B° del Departamento y firma del Subdirector.

Dirección de Área y

Unidad Asesora

3 Se ingresa la información a Base de Datos con el número de horas programadas y remite a Calculista de Remuneraciones.

Técnico Calculista 4 Traspasa Archivos a Planilla Excel realizando matriz.

Técnico Calculista

5 Envía oficio con Rebajas y Aumentos en el uso de las horas extraordinarias a Subdirección de Personal.

Debe contar con firma del Jefe de Departamento

Oficio

Subdirección de

Personal

6 Envían Oficio con Rebajas y Aumentos en las horas extraordinarias en relación a lo programado anteriormente a Direcciones.

Estos oficios posteriormente son recibidos por el Departamento de Remuneraciones mensualmente.

Jefe Departamento Remuneraciones

7 Recepciona documentación y agrega instrucciones.

Técnico Calculista

8 Recepciona oficio a principio de cada mes con Rebajas y Aumentos en el uso de las horas extraordinarias desde cada Dirección.

Debe contar con firma del Jefe de Departamento

Oficio

Técnico Calculista

9 Actualización de las Rebajas y Aumentos en las horas extraordinarias en relación a lo programado anteriormente por las Direcciones.

Estos oficios son recibidos por el Departamento de Remuneraciones mensualmente.

Nombre del procedimiento Código: RM01 Horas Extraordinarias Revisión: Septiembre 2010

Fojas 140

140

Técnico Calculista 10

Carga matriz a Sistema de Remuneraciones.

Matriz contiene información de las horas extraordinarias del mes correspondiente.

Técnico Calculista

11 Realiza rebaja a funcionarios que se encuentran excedidos del tope autorizado.

Valida Informe de Horas Extraordinarias

Técnico Calculista

12 Realiza Prueba de Cheques. Revisa la información de cada funcionario, si se ha calculado el número y monto del pago de las horas según la información recepcionada.

Jefe Departamento

13 Una vez terminada la prueba de cheques aprueba proceso de pago de horas extras.

Técnico Calculista

14 Imprime desde Sistema el Gasto según lo solicitado.

Informe de Consumos y Saldos

Técnico Calculista

15 Envía bimestralmente a las Direcciones Informe de Consumos y Saldos.

Oficio

Técnico Calculista

16 Ante consultas puede imprimir desde Sistema Listado por funcionario, el cual sirve para informar dudas que surjan de cada Dirección.

Listado por Funcionario

Técnico Calculista 17 Redacción de oficios por

consultas y traslados de funcionarios en caso de consultas por las Direcciones.

Oficio

Jefe Departamento y Técnico Calculista

18 Control presupuestario de cada Dirección.

Fojas 141

141


Horas Extraordinarias cód.:RM01

Dire

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Mun

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Cal

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ión

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Dep

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to

V°B°

Solicita Programación Bimestral a las

Direcciones Municipales

Elabora Base de Datos excel con

nómina de funcionarios

Toman conocimiento y

agregan información

Toma conocimiento y deriva a

Departamento Remuneraciones

Realiza matriz traspasando

archivos a planilla excel

1

Ingresa información en Base de Datos y

remite a Remuneraciones

Corrige Planilla con datos

proporcionados por Direcciones. Rebaja o Aumento de horas

Oficio con Rebajas y Aumentos en horas extras en relación a

los programado

V°B°

Agrega instrucciones

Fojas 142

142


Horas Extraordinarias (Parte 2) cód.:RM01

Dire

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Mun

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Jefe

D

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tam

ento

V°B°

Carga matriz a Sistema de

Remuneraciones

Realiza Prueba de Cheques

Imprime desde Sistema Gasto por

Direcciones de Àrea1

Realiza rebaja a funcionarios si se

encuentran excedidos

Reciben oficio de consumos y saldos

Envío de consultas a

Depto. Remuneraciones

Responde consultas a Direcciones

Control Presupuestario FIN

Fojas 143

143

Descripción El Informe de Consumos y Saldos tiene un carácter mensual y tiene como propósito proporcionar información actualizada a las distintas Direcciones con respecto al Consumo y Saldo en el presupuesto asignado a las Horas Extraordinarias.

Objetivo Proporcionar a las Direcciones de Área y Administradora Municipal información relevante relacionada con la ejecución del presupuesto asignado a horas extraordinarias.

Relevancia Permite apoyar a las autoridades correspondientes en la gestión del presupuesto de horas extras.

Marco Legal Ley N°18.883 Estatuto Administrativo para Funcionarios Municipales. Responsable Nº Actividad Observaciones Documentos

Técnico Calculista

1 Arregla los Archivos por gastos por Dirección.

Estos Archivos contienen Resumen de Gastos ordenados por Dirección.

Técnico Calculista

2 Comunica mediante Oficio de los Consumos y Saldos a Direcciones Municipales.


Jefe Departamento

3 Da VºBº a Informe y envía a Subdirector de Personal.


4 Subdirector da VºBº a Informe y deriva a Director de Área para la firma.

Direcciones de Area y Unidades

Asesoras

5 Toma conocimiento de la información proporcionada.

Direcciones de

Área

6 Comunica de la información emitida por el Depto. Remuneraciones a sus dependencias.

Técnico Calculista

7 Recepciona consultas por las Direcciones.

Principales consultas: Personal nuevo, traslado de funcionarios o dudas del presupuesto asignado.

Técnico Calculista

8 Elabora Informe de Consumos y Saldos a Direcciones de Área correspondiente.

Jefe

Departamento

9 Envía mensualmente Presupuesto de Consumos y Saldos a Administradora Municipal.

Este documento debe contar con VºBº de Jefe de Departamento y VºBº de Subdirector de Personal

Oficio

Nombre del procedimiento Código: RM02 Informe de Consumos y Saldos Revisión: Septiembre 2010

Fojas 144

144


Informe de Consumos y Saldos cód.:RM02

Adm

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Mun

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P

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Cal

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Dep

arta

men

toElabora Resumen

de Gastos ordenados por

Dirección

Control Presupuestario

Toma conocimiento

Recepciona consultas y elabora

respuestas a las Direcciones

Comunica a dependencias de la

Dirección


Elabora mensualmente


VºBº

VºBº

VºBº

VºBº

Recibe Informe de Consumos y Saldos

Fojas 145

145

Descripción

Este tipo de contratación a honorarios se carga a la asignación 21-04-004 “Prestaciones de Servicios Comunitarios” y corresponden a gastos autorizados por el Presupuesto Anual Municipal para determinados Proyectos o Programas. Las personas contratadas a honorarios no tienen la calidad jurídica de funcionarios municipales y por tanto, se regirán por las reglas que establezca dicho contrato y no le serán aplicables las disposiciones del Estatuto Administrativo para Funcionarios Municipales. Este proceso consiste en realizar el pago de proyectos llevados a cabo por las Dirección de Desarrollo Comunitario, de Cultura y Administración y Finanzas.

Objetivo Cumplir los compromisos económicos contraídos por la Municipalidad al contratar profesionales o expertos para la realización de determinadas tareas.

Relevancia Necesidad de cumplir con los compromisos económicos contraídos por este municipio en relación al pago de las remuneraciones de estos trabajadores.

Marco Legal Ley N°18.883 Estatuto Administrativo para Funcionarios Municipales; Contrato a Honorarios. Responsable Nº Actividad Observaciones Documentos


(Depto. RRHH)

1 Envía a Departamento de Remuneraciones listado de personas a pagar y copia de Decreto a Honorarios por Programas.

Copia Decreto

Jefe Depto.

Remuneraciones

2 Recibe listado y copia de Decreto de contratación a Honorarios. Agrega instrucciones.

Técnico Calculista

3 Recibe listado e ingresa la información a Sistema de Remuneraciones, realizando Planilla de Pago de Honorarios.

Con aumento o disminución de renta, eliminación o ingreso del trabajador.

Planilla de Pago

Jefe Departamento 4 Da V°B° a Planilla de Pago. Dirección de

Personal 5 Da V°B° Planilla de Pago.

Técnico Calculista

6 Recibe documentos firmados y deriva a Contabilidad y Presupuesto.

Contabilidad y Presupuesto

7 Envía a Dirección de Control para su visación y a firma de Administradora Municipal.

Dirección de Control 8 Aprueba pago. Adm. Municipal 9 Firma aprobando proceso de pago.

Técnico Calculista 10 Elabora Cheques. Cheques

Técnico Calculista 11 Envía cheques y nómina de personas a

Contabilidad y Presupuesto.

Técnico Calculista 12 Envía para firma de cheques a Tesorería.

Tesorería Municipal 13 Gestiona la firma de cheques y deriva junto a Planilla a visación de Dirección de Control.

Dirección de Control 14 Aprueba proceso de pago.

Tesorería Municipal 15 Verifica información de cheque con planilla visada.

Interesado 16 Hace entrega de boleta a honorarios y recibe

cheque. El pago se realiza el último día hábil del mes.

(FIN)

Nombre del procedimiento Código: RM03 Honorarios 21-04-004 Revisión: Septiembre 2010

Fojas 146

146


Honorarios 21-04-004 cód.:RM03

Técn

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Con

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P

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V°B°

Ingresa información a Sistema de

Remuenraciones

Obtiene Listado de personas a pagar y

Copia Decreto a Honorarios

¿Aprueba?

Verifica documentación y

continúa proceso de pago

Deriva a Contabilidad y Presupuesto

Planilla de Pago Honorarios

Firma

Firma

V°B°

Envía documentación a


Elabora Cheque yNómina de personas

SI

NO

1

Fojas 147

147


Honorarios 21-04-004 (Parte 2) cód.:RM03

Con

tabi

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Jefe

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ión

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Per

sona

l

Gestiona firma de cheques y adjunta

Planilla para control

V°B°

1

Procede a hacer entrega de cheques previa entrega de

boleta de honorarios

¿Aprueba? SIRetraso en el pago NO

FIN

Fojas 148

148

Descripción

Las indemnizaciones proceden por supresión del empleo, retiro voluntario o por jubilación y corresponden a una suma de dinero que debe entregar la entidad empleadora al funcionario una vez que se haya producido el cese de funciones. Esta indemnización corresponde entonces a una bonificación por retiro voluntario y la que según la Ley Nº20.135 será el equivalente a un mes de remuneración por cada año de servicio o fracción superior a seis meses prestados por el funcionario en la administración municipal, con un máximo de seis meses. El Estatuto Administrativo para funcionarios municipales Ley N°18.883 también establece el pago de una indemnización bajo ciertas condiciones, por ejemplo, cuando producto de reestructuraciones al suprimir un empleo funcionarios de planta cesaren sus funciones.

Objetivo Mejorar las condiciones de retiro de los funcionarios municipales.

Marco Legal Ley N°18.883 Estatuto Administrativo para Funcionarios Municipales; Leyes Transitorias. Ejemplo Ley 20.135 publicada en D.O. el 13 de diciembre de 2006 y sus modificaciones.


Técnico Calculista

1 Recibe documentación para comenzar proceso de indemnización. Documentación incluye: Ficha del funcionario, Estado de saldo, Decreto Cese de Funciones.

1.Ficha del funcionario 2.Estado de saldo 3.Copia Decreto Cese de funciones

Técnico Calculista

2 Procede a realizar cálculo de indemnización según legislación vigente.

Según Art. 150 de Ley N°18.883 En los casos de supresión del empleo por procesos de reestructuración o fusión, los funcionarios de planta que cesaren en sus cargos, tendrán derecho a gozar de una Indemnización equivalente al total de las remuneraciones devengadas en el último mes, por cada año de servicio en el municipio, con un máximo de seis.

Cálculo de Indemnización

Jefe Departamento

3 Firma Cálculo de Indemnización y deriva a Subdirector de Personal.


4 Subdirector toma conocimiento y firma

Técnico Calculista 5 Envía a Dirección de Control para su revisión.


6 Aprueba planilla y deriva a Administradora Municipal.


7 Firma planilla y remite a Contabilidad y Presupuesto.


8 Procede a elaborar Resolución de Pago y Comprobante de Egreso.

1.Resolución de Pago 2.Comprobante de Egreso

Nombre del procedimiento Código: RM04 Indemnizaciones Revisión: Septiembre 2010

Fojas 149

149

Dirección de

Control

9 Se firma Resolución de Pago. Deriva a Administradora Municipal en caso que el monto sea superior a 500UTM. De lo contrario firma Director Administración y Finanzas y Directora SECPLAN.


10 Firma de Administradora Municipal.


11 Elabora cheque y Notifica de aprobación a Funcionario.

Cheque


12 Envían expediente firmado por trabajador a U. de Custodia de Valores y Archivos.


(U. Custodia de Valores-Archivos)

13 Se ingresa documentación a Archivo histórico.

(FIN)

Fojas 150

150


Indemnizaciones cód.:RM04

Técn

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Cal

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de

Con

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Adm

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P

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nal

Firma

Realiza cálculo de indemnización

según legislación vigente

1.Ficha del funcionario

2.Estado de Saldos3.Copia Decreto Cese Funciones

¿Aprueba?

Instruye proceso de indemnización

Envía a Dirección de Control para su

revisión y aprobación

Realiza Cálculo Indemnización

Firma

Firma

1.Resolución de Pago

2.Comprobante de Egreso

V°B° Res. Pago

SI

NO ¿Monto menor a 500UTM?

Firma

Deriva a Tesorería Municipal

SI

NO

21

Fojas 151

151


Indemnizaciones (Parte 2) cód.:RM04

SE

CP

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Per

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l

Firma

Firma

Se ingresa documentación a Archivo Histórico

Envía expediente firmado por

trabajador a U. Custodia de Valores

y Archivos

Elabora cheque y notifica a interesado

1

2 FIN

Fojas 152

152

Descripción El Desahucio de los trabajadores municipales se encuentra regulado por la Ley N°7.390 y sus modificaciones, la cual se ha mantenido vigente en virtud de los dispuesto en el artículo 13 transitorio de la Ley N°18.883 Estatuto Administrativo para Funcionarios Municipales, el cual sostiene que las normas legales y reglamentarias que regían los derechos de desahucio, de jubilación y otros beneficios de similar naturaleza, seguirán vigentes respecto del personal. Y en el caso de fallecimiento de un funcionario con derecho a desahucio, el cónyuge sobreviviente, los hijos o los padres, en el orden señalado, tendrán derecho a percibir el desahucio que habría correspondido al funcionario si se hubiere retirado a la fecha de fallecimiento. El pago de los desahucios de carácter legal y reglamentario es realizado por el I.P.S. (ex INP) y proceden una vez que el funcionario haya cesado en sus funciones.

Objetivo Hacer cumplimiento de la Ley N°7.390 en relación al pago del derecho a desahucio y en las condiciones que estipula dicha Ley.

Relevancia Hacer entrega de este beneficio al funcionario o a los beneficiarios que determine la ley. Marco Legal Ley N°18.883 Estatuto Administrativo para funcionarios Municipales; Ley N°7.390 Que establece

Desahucio para los Obreros Municipales y sus modificaciones. Responsable Nº Actividad Observaciones Documentos

Funcionario

1 Procede a realizar la solicitud del beneficio de desahucio ante Departamento de Recursos Humanos.


(Depto. RRHH)

2 Envía a Depto. Remuneraciones copia Decreto Cese de Funciones y Ficha funcionaria.

1.Decreto Cese de Funciones 2.Ficha de Funcionario

Funcionario

3 Presenta ante Dpto. Remuneraciones Estado de Saldos de Bienestar y Tesorería y Constancia de su jefatura directa que certifique que no tiene cargo pecuniario.

1.Estado de Saldos de Bienestar y Tesorería 2.Constancia de Jefatura Directa

Técnico Calculista 4 Recibe / Verifica documentación. Técnico Calculista 5 Ejecuta Liquidación de Desahucio Liquidación de

Desahucio Técnico Calculista 6 Envía documentación para firma

de Jefe Departamento.

Jefe Departamento

7 Firma antecedentes y deriva a Subdirector de Personal.


8 Subdirector de Personal firma y remite a Depto. Remuneraciones.

Técnico Calculista

9 Envía documentación a Dirección de Control para su revisión y aprobación.


10 Realiza visación y deriva a Administradora Municipal para su firma.


11 Firma y remite a Depto. Remuneraciones.

Nombre del procedimiento Código: RM05 Desahucio Reglamentario Revisión: Septiembre 2010

Fojas 153

153

Técnico Calculista 12 Toma conocimiento y envía a Contabilidad y Presupuesto.


13 Elabora Resolución de Pago.

Resolución de Pago


14 Realiza revisión y control de Resolución.


15 Aprueba Resolución de Pago de Desahucio


16 Elabora Comprobante de Egreso.



17 Firma Comprobante de Egreso.


18 Procede a la ejecución del cheque.


19 Notifica al interesado para retiro de documento.


(U. Custodia de Valores-Archivos)

20 Ingresa a Archivo. (FIN)

Fojas 154

154


Desahucios (Parte 1) cód.:RM05

Dire

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C

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sona

l

Firma

2.Decreto Cese de Funciones3.Ficha de funcionario

¿Procede?


instrucciones

Solicita Desahucio ante Dpto.

Recursos Humanos

Verifica si el interesado tiene

derecho al beneficio según legislación

vigente

Presenta documentación ante

Dpto. Remuneraciones



Liquidación de Desahucio

Firma

1.Estado de Saldos Bienestar

2.Constancia de no cargo pecuniario

3. Decreto Cese Funciones4.Ficha funcionaria

¿Aprueba?

Firma

SI

NO

SI

FIN

NO

1

2

Fojas 155

155


Desahucios (Parte 2) cód.:RM05

Adm

inis

trado

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Mun

icip

alD

irecc

ión

de

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Técn

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nal

Con

tabi

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y

Pre

supu

esto

Firma Comprobante de Egreso

Elabora Resolución de Pago

¿Aprueba?

Ejecución de cheque

1

2

Elabora Comprobante de

Egreso

Notifica a Interesado para retiro del cheque

NO

SI

Firma

Ingresa a Archivo

Fojas 156

156

Descripción

El Desahucio de los trabajadores municipales se encuentra regulado por la Ley N°7.390, la cual se ha mantenido vigente en virtud de los dispuesto en el artículo 13 transitorio de la Ley N°18.883 Estatuto Administrativo para Funcionarios Municipales. Según el Art.1 de la Ley N°7.390 “los obreros que presten sus servicios en las Municipalidades de la República, que cesen en sus funciones por cualquier causa, tendrán derecho a un desahucio correspondiente a 30 días de jornal por año servido o fracción de tiempo no inferior a 6 meses” computándose a los beneficiados el tiempo servido con anterioridad siempre y cuando el tiempo alejado de la municipalidad no haya sido superior a 6 meses y se mantenga la calidad jurídica, grado y escalafón.

Objetivo Hacer cumplimiento de la Ley N°7.390 en relación al pago del derecho a desahucio y en las condiciones que estipula dicha Ley.

Relevancia Hacer entrega de este beneficio al funcionario o a quienes determine la ley.

Marco Legal Ley N°18.883 Estatuto Administrativo para Funcionarios Municipales; Ley N°7.390 Que establece Desahucio para los Obreros Municipales y sus modificaciones.


Funcionario 1 Presenta Eº de Saldos de Bienestar y Dº

de Cese de funciones ante Depto. RRHH Eº Saldos de Bienestar

Dº Cese de Funciones Analista Ingreso y Promoción (RRHH)

2 Se llena ficha del funcionario con firma de Jefa Depto. Recursos Humanos.

Ficha de Funcionario

Jefa Depto. RRHH 3 Envía antecedentes a Depto. Remuneraciones.

Técnico Calculista 4 Recibe documentación.

Técnico Calculista 5 Verifica si el funcionario tiene derecho al

beneficio según legislación vigente.

Técnico Calculista

6 En caso de que tenga derecho a desahucio: Realiza cálculo de desahucio.

Jefe Departamento

7 Firma Cálculo de Desahucio realizado por Calculista.


8 Subdirector Firma Cálculo de Desahucio.

Técnico Calculista

9 Envía documentos a Dirección de Control.

Debe contar con Firma de Técnico Calculista, Jefe Remuneraciones y Subdirector de Personal.


11 Dirección de Control realiza visación y envía a Administradora Municipal.


12 Firma y deriva a Contabilidad y Presupuesto.


13 Elabora Resolución de Pago y Comprobante de Egreso.

Resolución Pago Comprobante Egreso


14 Notifica al funcionario y a Depto. RRHH para pago de cheque.

Técnico Calculista 15 Recibe copia con firmas para su ingreso a Archivo Histórico.

Nombre del procedimiento Código: RM06 Desahucios Ex Caja de Obreros Municipales de la República Revisión: Septiembre 2010

Fojas 157

157


Desahucios Ex Caja de Obreros Municipales de la República cód.:RM06

Dire

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C

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RR

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l


instrucciones

Verifica si el interesado tiene

derecho al beneficio según legislación

vigente



1.Estado de Saldos2.Decreto Cese de

Funciones

Firma

Firma

1.Estado de Saldos2.Decreto Cese de

Funciones3.Ficha funcionario

¿Procede?Cálculo de Desahucio

¿Aprueba?

Firma

SI

NO

NO

1

Fojas 158

158


Desahucios Ex Caja de Obreros Municipales de la República (Parte 2) cód.:RM06

Adm

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Jefe

D

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Recibe copia con firmas para su

ingreso a Archivo Histórico


2.Comprobante de Egreso

Notifica a Funcionario y a Dpto. Recursos

Humanos para el pago

1

Fojas 159

159

Descripción

De acuerdo al Estatuto Administrativo, Art.4 “Podrán contratarse sobre la base a honorarios, a profesionales y técnicos de educación superior o expertos en determinadas materias, cuando deban realizar labores accidentales y que no sean las habituales de la municipalidad, mediante decreto del Alcalde”. Las personas contratadas a honorarios no tienen la calidad jurídica de funcionarios municipales y por tanto, se regirán por las reglas que establezca dicho contrato y no le serán aplicables las disposiciones del Estatuto Administrativo para Funcionarios Municipales.

Objetivo Contar con profesionales o expertos para la realización de determinadas tareas. Relevancia Necesidad de cumplir con los compromisos económicos de la Municipalidad.

Marco Legal Ley N°18.883 Estatuto Administrativo para Funcionarios Municipales; Contrato a honorarios. Responsable Nº Actividad Observaciones Documentos


(Depto. RRHH)

1 Envía copia de Decreto de Honorarios a Depto. Remuneraciones.

Hasta el día 20 de cada mes a través del Cuaderno de Remuneraciones para proceder con el pago.

Jefe Departamento

2 Toma conocimiento y agrega instrucciones.

Técnico Calculista

3 Recibe copia de Decreto.

Copia de Decreto Contratación a Honorarios

Técnico Calculista

4 Revisa datos ingresados por Dpto. Recursos Humanos en el Sistema de Remuneraciones honorarios 21-03-001.

Planilla de Liquidación Honorarios

Técnico Calculista 5 Revisa impuestos y líquidos de cada funcionario.

Técnico Calculista

6 Realiza Resumen de Remuneración a Honorarios.

Resumen de Remuneración a Honorarios

Jefe

Departamento

7 Firma Resumen de Remuneración a Honorarios y Planilla de Liquidación.

Subdirección de

Personal

8 Subdirector firma Resumen de Remuneración a Honorarios y envía a Contabilidad y Presupuesto.


9 Elabora Resolución de Pago.

Resolución de Pago


10 Envía a Dirección de Control Resolución de Pago y Resumen de Remuneraciones para su revisión y aprobación.

Dirección de

Control

11 Hace revisión de los documentos y deriva previa aprobación a Administradora Municipal

12 Firma documentos y remite a

Nombre del procedimiento Código: RM07 Honorarios 21-03-001 “Gastos en Honorarios” Revisión: Septiembre 2010

Fojas 160

160


Contabilidad y Presupuesto para proceder con el Pago.


13 Notifica a Depto. Remuneraciones de visación.

Técnico Calculista

14 Elabora cheque con respectiva nómina.

Cheques

Técnico Calculista

15 Confecciona cheque con respectiva nómina.

Cheques

Técnico Calculista

16 Envía nómina de cheques con archivo de conciliación Bancaria a Proexsi Ltda para continuar Proceso de Pago.


17 Procede a realizar el pago. (FIN)

Fojas 161

161


Pago a Honorarios 21-03-001 cód.:RM07

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instrucciones

Revisa datos en Sistema de

Remuneraciones

Revisa impuestos y líquidos de cada

funcionario

Copia Decreto Contratación a

Honorarios

Planilla de Liquidación Honorarios

Elabora Resolución de Pago

1.Planilla de Liquidación

2.Resumen de Remuneración a

Honorarios

Firma

Firma

Resumen de Remuneración a

Honorarios

1

Fojas 162

162


Pago a Honorarios 21-03-001 cód.:RM07

Dire

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C

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Jefe

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al

Notifica aprobación a Depto.

Remuneraciones

Visación Resolución de Pago y Resumen de Remuneraciones

Elabora Cheque con respectiva

nómina

Toma conocimiento de aprobación y

procede con el pago

1.Planilla de Liquidación2.Resumen de

Remuneración a Honorarios


Envía nómina de cheques con archivo de conciliación bancaria a

Proexsi Ltda.

Firma

Cheque

Procede a realizar el pago

Fojas 163

163

Descripción

Todos los descuentos que se realicen a las remuneraciones del personal municipal deben ser previamente fundados ya sean estos de carácter informados o calculados. Existen descuentos obligatorios, que son aquellos que la Municipalidad está obligada a descontar, retener y pagar a la entidad que corresponda a nombre y cuenta del trabajador y están compuestos por los impuestos que las gravan; las cotizaciones de previsión y con organismos públicos. El funcionario también puede solicitar algún descuento por escrito en el caso de las cuotas de dividendos hipotecarios por compra de vivienda y por el monto de dinero que el funcionario indique para ser depositada en la cuenta de ahorro para la vivienda.

Objetivo Realizar las deducciones que se encuentren fundadas y solicitadas por escrito y de la manera en que la legislación vigente establece.

Marco Legal Ley N°18.883 Estatuto Administrativo para Funcionarios Municipales Arts.69, 92-95; Ley N°15.380 y sus modificaciones.


Jefe Departamento

1 Recibe resolución o informe de empresas, juzgados, compañías de Seguro, AFP o Caja de Compensación que fundamente descuento.

Estos documentos llegan al Departamento mediante carta cerificada o vía correo electrónico.

Resolución o Informe

Técnico Calculista

2 Revisa documento verificando la política de descuento.

Técnico Calculista

3 En caso que el descuento afectase a un número elevado de personas, se adecua el archivo o documento a las características propias de la Base de Datos solicitada por el sistema.

El archivo se transforma a Archivo Plano.

Técnico Calculista

4 Procede a basear información en la Base de Datos mediante códigos que se generan en el Sistema de Remuneraciones.

El código corresponde a un tipo de descuento en la liquidación, en la columna de detalle de descuentos.

Técnico Calculista

5 Realiza Carga Masiva al Sistema de Remuneraciones.

Técnico Calculista

6 Revisa prueba de cheques.

Consiste en verificar si el descuento se ha cargado según lo informado por la entidad solicitante.


Obtiene Liquidación de Funcionario verificando los datos y descuentos ingresados.

Debe contar con VºBº de Técnico Calculista y Jefe Departamento Remuneraciones


Realiza Resumen de Sueldos

Debe contar con firma de Técnico Calculista, Jefe Depto. Remuneraciones y Subdirector de Personal

Resumen de Sueldos


9 Revisión, control y aprobación de Resumen de Sueldos.


10 Firma Administradora Municipal

Nombre del procedimiento Código: RM08 Descuentos Varios Revisión: Septiembre 2010

Fojas 164

164

Jefe Departamento

11 Envía Archivos Planos con la información de funcionarios para impresión de cheques y recibos a empresa externa.

Se realiza mediante correo electrónico

Roensa S.A.

12 Procesa los antecedentes en el Sistema de Liquidaciones Certificadas.

Roensa S.A. 13 Envía a Depto Remuneraciones cheques, recibos y archivos.

Técnico Calculista

14 Genera nómina para depósito bancario y envía a Contabilidad y Presupuesto quienes remiten información a Banco Santander.

Banco Santander

Santiago

15 Comunica a Depto. Remuneraciones y le deriva cheques y recibos.

Técnico Calculista 16 Verifica coherencia de cheques y

recibos con nóminas. Deriva a Tesorería Municipal.


17 Hace entrega de cheques y recibos a sus correspondientes habilitados.

Cheque

Técnico Calculista

18 Una vez finalizado la etapa de pago y la entrega de liquidación de sueldo, se da inicio a etapa de respuestas a las consultas de los funcionarios.

(FIN)

Fojas 165

165


Descuentos Varios cód.:RM08

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Mun

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Jefe

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P

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nal

Recibe Resolución o Informe que fundamente descuento

Verifica política de descuento

Basea la información en

Sistema de Remuneraciones

Revisa prueba de cheques

Resumen de Sueldos

Firma

Firma

¿Aprueba?NO

Verifica datos en liquidación de

funcionario

Firma

Envía Archivos Planos a empresa

externa para impresión de

cheques y recibos

SI

1

Fojas 166

166


Descuentos Varios (Parte 2) cód.:RM08

Ban

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Procesa los antecedentes en el

Sistema de Liquidaciones Certificadas

Posterior a la entrega de

liquidación de sueldo, procede a dar respuesta a las

consultas de los funcionarios

Hace entrega de cheques y recibos a

sus correspondientes

habilitados

Verifica coherencia de cheques y

recibos con nómina entregada por

Banco

Genera nómina para depósito

bancario y envía a Contabilidad y Presupuesto

quienes remiten a Banco Santander

Envía a Depto Remuneraciones

cheques, recibos y archivos

Verificar información en base de datos para proceder

con descuentos

1

FIN

Fojas 167

167

Descripción Se trata de un Informe para el pago de desahucio reglamentario, para bonificación, rebaja de impuestos o bien para jubilación del funcionario que cumpla los requisitos en cada caso. Informe se envía al Instituto de Previsión Social (ex INP) adjuntando ficha de funcionario y las 36 últimas remuneraciones del funcionario.

Objetivo Permite al funcionario obtener beneficios como desahucios o jubilación entre otros.

Marco Legal Ley N°18.883 Estatuto Administrativo para Funcionarios Municipales; Ley N°15.386 sobre Revalorización de Pensiones.


Funcionario

1 Formulario Único de I.P.S. presenta solicitud ante Depto. Recursos Humanos.

Formulario Único IPS


Promoción (depto. RRHH)

2 Envía ficha funcionaria a Depto. Remuneraciones.

Ficha del Funcionario


Promoción

3 Orienta al funcionario, verifica los antecedentes que éste entrega.

Técnico Calculista 4 Comunica a funcionario de los beneficios que le corresponden.

Técnico Calculista

5 Para la jubilación: Realiza cálculo con las 36 últimas rentas. Para el desahucio el cálculo corresponde a las últimas 24 rentas. Para el beneficio de la bonificación que otorga el I.P.S. el cálculo se realiza con las 12 últimas rentas, según Art.19 Ley Nº15.386.

Con el V°B° del Jefe Departamento

Informe de Rentas de Funcionarios Municipales

Funcionario

6 Presenta el formulario personalmente ante I.P.S. Debe tener firma de Subdirector de Personal, Jefe Dpto. Remuneraciones y Jefa Dpto. Recursos Humanos.

Debe adjuntar antecedentes: Certificado de nacimiento, certificado de carga familiar, fotocopia de carnet de identidad.

IPS

7 Realiza estimación de la pensión y presenta ante CGR.

I.P.S. tiene un plazo estimado de respuesta de 60 días

CGR 8 Control y revisión de documentación. Visa Resolución de Pago de pensión.

Plazo estimado de 20 días.

CGR

9 Notifica de aceptación de Resolución de Pensión a IPS.

El funcionario debe ser notificado mediante carta certificada

IPS

10 Solicita Cese de Funciones del funcionario mediante carta a Secretaría Municipal.

Jefa Depto.

11 Emite Resolución de Cese de Funciones.

Una vez realizado el Cese de Funciones, el funcionario cumpliendo los

Resolución de Cese de Funciones

Nombre del procedimiento Código: RM09 Informe a Instituto de Previsión Social Revisión: Septiembre 2010

Fojas 168

168

Recursos Humanos

requisitos exigidos por la legislación vigente puede solicitar desahucio reglamentario (RM07).

Jefa Depto. Recursos Humanos

12 Envía Resolución a I.P.S. para proceder con pago de la pensión.


(Depto. RRHH)

13 Envía copia de Resolución Depto. Remuneraciones.

Copia Resolución Cese de Funciones

Jefa Departamento

Recursos Humanos

14 Procede a notificar a Funcionario. Mediante carta certificada con firma de Subdirector de Personal


Promoción

15 Eliminación de funcionario en el sistema de personal y envía copia del decreto de cese de funciones a Depto Remuneraciones.

Técnico Calculista 16 Verificación de la eliminación en el

sistema de remuneraciones con correspondiente fecha de finalización.

(FIN)

Fojas 169

169


Informe a Instituto de Previsión Social cód.:RM09

C.G

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Orienta al funcionario

Ficha funcionario

Comunica al funcionario de los beneficios que le

corresponden

Realiza el cálculo del beneficio/

derecho según legislación vigente

Informe de Rentas de Funcionarios

Municipales

Presentación de solicitud ante

I.P.S.

Formulario Único I.P.S.

Resolución Cese de Funciones

Estimación de la pensión

Control y revisión de documentación

Control y revisión de documentación

Aprueba Proceso de Pago

Solicita cese de funciones de funcionario a


1

Fojas 170

170


Informe a Instituto de Previsión Social (Parte 2) cód.:RM09

Jefe

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1

Copia Resolución Cese de Funciones

Verificación de eliminación del

Sistema de Remuneraciones

Elimina a funcionario de

Sistema de Personal activo y

envía copia Resolución a

Técnico Calculista

Envía Resolución a I.P.S. para proceder

con el pago

Notifica a funcionario

personalmente o mediante carta

certificada firmada por Subdirector de

Personal

Continúa proceso de pago

FIN

Fojas 171

171

Descripción Las Retenciones Judiciales son fijadas mediante resolución judicial. En el caso de las resoluciones judiciales que ordenen el pago de una pensión alimenticia, el juez determinará forma y lugar de pago y ésta no deberá superar el 50% de los ingresos del demandado. La municipalidad, al descontar la Retención Judicial, ejemplo una pensión alimenticia decretada por los Tribunales de Justicia, debe previamente deducir de dichas remuneraciones todos los descuentos legales a que el funcionario está obligado como, por ejemplo, la cuota sindical, las cotizaciones previsionales o un crédito social.

Objetivo Obtener una indemnización económica para los beneficiarios que indique la resolución judicial. Marco Legal Ley N°18.883 Estatuto Administrativo para funcionarios Municipales Art.94; Ley N°14.908 sobre

Pensiones Alimenticias. Responsable Nº Actividad Observaciones Documentos

Secretaria

1 Recepciona sentencia del juzgado.

Oficio de Retención Judicial

Jefe

Departamento

2 Toma conocimiento y entrega instrucciones a Técnico Calculista.

Técnico Calculista

3 Verifica antecedentes e ingresa información al Maestro de Retenciones en el Sistema de Remuneraciones.

Requiere RUT del funcionario y antecedentes de el o los beneficiarios.

Técnico Calculista

4 Calcula Monto de acuerdo a la Política de Descuento en el Sistema de Remuneraciones.

El monto o la forma de calcularlo se encuentra señalado en el oficio. Ver Política de Descuento.

Técnico Calculista

5 Ingreso de Datos del Beneficiario y posteriormente la política de descuento según resolución judicial.

Técnico Calculista 6 Genera listado de retenciones judiciales activas

Técnico Calculista 7 Procede a Generar Liquidación.

Técnico Calculista

8 Genera Cheques de Retenciones a nombre de beneficiarios.

Técnico Calculista 9 Imprime cheques. Cheques Técnico Calculista 10 Envía a Dirección de

Contabilidad y Presupuesto para proceder con el pago o depósito de la retención a beneficiarios.

El depósito se realiza en una cuenta estipulada en la misma Resolución Judicial habilitada para estos fines en Banco Estado.

Nombre del procedimiento Código: RM10 Retenciones Judiciales Revisión: Septiembre 2010

Fojas 172

172


Retenciones Judiciales cód.:RM10

Jefe

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Genera listado de retenciones judiciales

activas

Calcula monto según Política de Descuento

Ingresa información al Maestro de Retenciones

Oficio de Retención Judicial

Procede a generar Liquidación

Toma conocimiento y agrega instrucciones

Ingreso de datos del beneficiario y política

de descuento

Genera cheques a nombre de

beneficiarios

Envía a Dirección de Contabilidad y

Presupuesto para que se proceda con pago o depósito de

la reetención

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173

Descripción El funcionario que tiene a su cargo causantes de asignación familiar carentes de previsión, y desea ingresarles como carga familiar legal, debiendo acreditar con documentación pertinente el parentesco y el no cobro del beneficio en otra instancia.

Objetivo Dar cumplimiento a las disposiciones legales vigentes sobre prestaciones familiares que benefician al funcionario municipal.

Marco Legal DFL Nº150 Ministerio del Trabajo y Previsión Social; D.L. Nº3.656 de 1981; D.L. Nº3.501 de 1980, Artículo 8.

Responsable Nº Actividad Observaciones Documentos Interesado 1 Presenta documentación ante

Dpto. de Remuneraciones para el registro de asignación familiar.

Documentos corresponden a: Certificados civiles originales (nacimiento, matrimonio, defunción, entre otros), Declaración jurada notarial u otro documento que avale que no se producirá duplicidad en el cobro del beneficio, entre otros según la causal de la asignación.

Encargado de Asignaciones

Familiares

2 Revisa fidelidad de los datos en el Sistema de Remuneraciones.


Familiares

3 Orienta al funcionario en relación al pago de la asignación familiar.


Familiares

4 Recepción de documentación.


Familiares

5 Revisa en plataforma SIAGF si no se producirá duplicidad en el pago.

En caso de verificar duplicidad se termina el proceso.


Familiares

6 Se procede a llenar Solicitud de Asignación Familiar, se procede a archivar las solicitudes.

Si incorpora cónyuge como carga familiar, debe firmar declaración jurada simple impresa en misma solicitud.

Solicitud de Asignación Familiar


Familiares

7 Ingreso de datos a Sistema de Personal

Los datos ingresados corresponden a: Identificación de carga familiar, tipo de carga, fecha de inicio del derecho, fecha de término y código SIAGF que corresponde al tipo de causal.


Familiares

8 Solicitud de número Resolución Exenta a Depto. Recursos Humanos.

Secretaria (Departamento

Recursos Humanos)

9 Otorga Nº de Resolución.


10 Elabora Resolución de

Durante la última semana de cada mes.

Resolución de Asignación Familiar

Nombre del procedimiento Código: RM11 Registro de Asignación Familiar Revisión: Septiembre de 2010

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Familiares Asignación Familiar. Jefe Departamento Remuneraciones

11 Revisión de Resolución de Asignación Familiar según antecedentes y da VºBº. Envía a Subdirector de Personal.


12 Firma Resolución de Asignación Familiar y envía a Departamento de Remuneraciones.


Familiares

13 Llena Ficha de Asignación Familiar.

Ficha de Asignación Familiar


Familiares

14 Archiva Resolución con documentos que fundamentan la solicitud, adjuntos en Ficha de Asignación Familiar.


Familiares

15 Envía archivo digital de Resolución a Analista Organizacional de Departamento de Recursos Humanos. Envía vía correo electrónico base de datos actualizadas de las asignaciones familiares a Jefa Dpto. de Bienestar Social.

Se realiza antes del día 10 del mes siguiente de la elaboración de la Resolución de Asignación Familiar.

Analista Organizacional

16 Procede a gestionar su publicación en Transparencia Municipal

(FIN)

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Asignaciones Familiares cód.:RM11

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rgad

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cion

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Fam

iliare

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(Rec

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Jefe

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SI

NO

SI

Ingreso de datos a Sistema de Personal

Presenta documentación para registrar asignación

familiar

Solicitud Asignación Familiar

Revisar fidelidad de los datos en Sistema de Remuneraciones

FIN

Orienta al interesado respecto al pago de

la asignación¿Duplicidad?

1

Verificar plataforma SIAGF

¿Antecedentes OK?

Solicitud Nº Resolución Externa

Otorga Número Resolución

NO

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176


Asignaciones Familiares (Parte 2) cód.:RM11

Sub

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anos

)

Procede a su publicación en Transparencia

Municipal

Revisión de Resolución según

antecedentes

Archivar Resolución, documentos y Ficha

de Asignación Familiar

Resolución de Asignación Familiar

Ficha de Asignación Familiar1

Enviar archivo digital de Resolución a

Analista Organizacional

FIN

Envía vía correo electrónico base de

datos de Asignaciones

Familiares a Dpto. Bienestar Social

VºBº

VºBº

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177

Recomendaciones

Sobre el uso, mantención y actualización del Manual de Procedimientos:

El presente Manual de Procedimientos fue desarrollado prácticamente sin contar con antecedentes previos ya que éstos se encontraban desfasados en el tiempo lo que no permitía seguir construyendo desde lo cimentado, sino que se debió comenzar prácticamente desde cero. Por lo tanto, en los próximos esfuerzos por actualizar el Manual de Procedimientos se debe tener en consideración que se está frente a un trabajo largo y complejo y para lograrlo, además de los recursos humanos, económicos e informáticos, se requiere la ayuda, tiempo y el compromiso de directivos, jefaturas y de funcionarios ya que constituyen la principal fuente de información para este tipo de documento. En ese sentido, la próxima actualización debería considerar la incorporación del Departamento de Bienestar Social al presente Manual, la cual se desarrollaría bajo la misma metodología de levantamiento de información y manteniendo igual formato de presentación de procedimientos utilizado hasta la fecha. Cada vez que la municipalidad impulse acciones de mejora de los procesos, se deben tomar los Manuales de Procedimientos existentes como un valioso e importante insumo en el mejoramiento de la eficiencia y eficacia ya que éstas se encuentran determinadas por el rendimiento general de los procesos. De los diagramas de flujo aquí contenidos, se pueden generar una serie de ventajas como facilitar de manera expedita las etapas del procedimiento cuando se carece de tiempo. Facilita además, la explicación a un usuario externo cuando éste pregunta por el estado de una solicitud o por cuáles son las etapas restantes en la tramitación. El Manual de Procedimientos, aunque posee un carácter de accesorio es un instrumento permanente en el apoyo de la gestión directiva y en consecuencia debe estar dirigido a todas las Direcciones y no enfocado sólo a algunos departamentos puesto que el trabajo en equipo entre distintas unidades municipales adquiere los mejores resultados cuando ha sido posible implantar una visión sistémica en la gestión por procesos. Dirigir el cambio, crecimiento y desarrollo de una organización no es tarea fácil. Se requiere que jefaturas y directivos posean cierto enfoque sistémico en su gestión, que visualicen a la organización como un todo e identifiquen las partes que la componen analizando las interrelaciones que se producen durante la ejecución de los procesos para promover una cultura de mejora continua mediante ciclos de diagnóstico, evaluación y mejora de los procesos en base a indicadores adecuados para medir la eficiencia, eficacia y calidad tanto de las partes como del conjunto. Sobre las acciones para el mejoramiento de procesos:

Se ha desarrollado una propuesta general para la implementación de acciones que apunten a la mejora de procesos, la cual consta de una serie de pasos que se presentan a continuación:

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Etapa: Diagnóstico de Proceso.

Primer Paso: Determinación de los Criterios de Evaluación.

a) Levantar un listado de los objetivos estratégicos de las unidades que componen la Dirección. b) Definir los grupos de interés del proceso teniendo en cuenta los intereses de cada uno de ellos con el

objeto de determinar qué actividades contribuyen (o dificultan) la realización de tales intereses. c) Determinar entonces las características de calidad, eficiencia y eficacia que debe cumplir el proceso

para cumplir las expectativas de los clientes. Segundo Paso: Análisis de las Actividades que Componen el Proceso.

En ocasiones, es posible encontrar actividades que se han realizado “desde siempre” y las condiciones que dieron lugar a su formulación inicial ya no se encuentran presentes y únicamente se realizan por tradición sin agregar valor al proceso. Por ello, se deberán realizar entonces la siguiente pregunta ¿Qué le ocurrirá al cliente o proceso si la actividad fuese modificada o eliminada?

Tercer Paso: Construcción de Indicadores.

Se recomienda tener en consideración a lo menos: a) Análisis de costos. b) Análisis de tiempos: Tiempo normativo v/s tiempo real. c) Análisis de control e identificación de riesgos: Frecuencia del control, pertinencia o no de la

actividad, estándares de calidad. d) Nivel de calidad atención al usuario: Satisfacción del cliente, tiempo de entrega del producto o

servicio, variedad de solicitudes a atender.

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Etapa: Mejora de Proceso

Cuarto Paso: Comparación con nuestro vecinos (Benchmarking).

Siempre puede resultar muy útil buscar a quienes ya lo han hecho antes para aprender de las experiencias exitosas y consiguientemente, mejorar las actuaciones propias. Se debe realizar una recopilación de la documentación e información que demuestren el funcionamiento sobresaliente de aquella organización o sistema. Las jefaturas involucradas necesitan identificar cuáles son las mejores prácticas y, a partir de ellas, cuáles son las correcciones que deberán efectuar en sus procesos. Para la implementación de las acciones de mejora se tendrán en cuenta las características de los procesos propios, de los recursos económicos e informáticos con los que se cuenta y las características propias del personal y clientes involucrados en virtud de valorar hasta qué punto es posible implementar/adaptar las acciones de mejora.

Quinto Paso: Definición y Ejecución de las Acciones de Mejora.

Algunos ejemplos de acciones de mejora son: a) Diseño de un proceso paralelo. b) Automatizar o rutinizar actividades. c) Eliminación o fusión de actividades. d) Disminuir o Mejorar el nivel de contacto con el cliente. e) Disminuir o Aumentar las instancias de control. Éstas, per se, no garantizan una reducción de

tiempos ni la calidad del producto. El control no debiera significar una demora dentro del proceso y en caso que el producto repruebe la actividad de revisión por la unidad de control no debiera llevar a ejecutar el proceso nuevamente desde su inicio. Se recomienda que las actividades de control se lleven a cabo lo más cerca posible del lugar o etapa donde resulte más factible o crítico cometer el error.

Sexto Paso: Medición y Demostración del Impacto de la Mejora.

La conveniencia de la acciones de mejora está dado por los indicadores definidos en el tercer paso. Si el nivel demostrado por el indicador después de implementar las acciones de mejora es superior a lo medido previo a dicha implementación, éstas deben mantenerse. En caso contrario, se debería buscar nuevas alternativas en lo que concierne a las acciones de mejora de procesos.

sub-direcci³n de personal

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