ACTIVIDAD DE ORGANIZAR DOCUMENTOS

REGIDA POR

TITULO I

ARTICULO 1º ARTICULO 2º ARTICULO 3º ARTICULO 4

TITULO II

Articulo 5º artículo 6º

LEY 594 DE 2000

Diario Oficial No. 44.084, de 14 de julio de 2000

Por medio de la cual se dicta la Ley General de

Archivos y se dictan otras Disposiciones.

13 TITULOS

Y

52 ARTICULOS

OBJETO, ÁMBITO DE APLICACIÓN, DEFINICIONES FUNDAMENTALES Y PRINCIPIOS GENERALES

Objeto Ámbito de aplicación Principios generales Definiciones

SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS ORGANOS ASESORES, COORDINADORES Y EJECUTORES

El sistema nacional de

DE LOS PLANES Y PROGRAMAS.

TITULO III

Articulo 7º PARAGRAFO Artículo 8º

ARTICULO 9º Artículo 10º

TITULO IV

Articulo 11 Artículo 12 Artículo 13 Artículo 14

PARAGRAFO 1º PARAGRAFO 2º PARAGRAFO 3

Articulo 15 Artículo 16 Artículo 17

CATEGORIZACION DE LOS ARCHIVOS

Archivos desde el punto de vista de su jurisdicción y competencia.

Archivos El Archivo General de la nación tendrá las funciones señaladas en la Ley 80 de 1989, en el Decreto 1777 de 1990 y las incorporad

ADMINISTRACION DE ARCHIVOS

Obligatoriedad de la conformación de los archivos públicos.

Responsabilidad.

Instalaciones para los

Propiedad, manejo y aprovechamiento de los archivos públicos.

La administración pública podrá contratar con personas naturales o jurídicas los servicios de custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo.

Se podrá contratar la administración de archivos históricos con instituciones de reconocida solvencia académica e idoneidad.

El Archivo General de la Nación establecerá los requisitos y condiciones que deberán cumplir las personas naturales o jurídicas que presten servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo o administración de archivos históricos.

Articulo 18

PARAGRAFO Artículo 19

Articulo 20

PARAGRAFO 1º PARAGRAFO 2º

PARAGRAFO

TITULO V

Responsabilidad especial y obligaciones de los servidores públicos.

Obligaciones de los funcionarios a cuyo cargo estén los archivos de las entidades públicas.

Responsabilidad general de los funcionarios de archivo.

Capacitación para los funcionarios de archivo. Soporte

documental.El Archivo General de la Nación propiciará y apoyará programas de formación profesional y de especialización en archivística, así como programas de capacitación formal y no formal, desarrollados por instituciones educativas.

Los documentos reproducidos por los citados medios gozarán de la validez y eficacia del documento original, siempre que se cumplan los requisitos exigidos por las leyes procesales y se garantice la autenticidad, integridad e inalterabilidad de la información.

Los documentos originales que posean valores históricos no podrán ser destruidos, aun cuando hayan sido reproducidos y/o almacenados mediante

Supresión, fusión o privatización de entidades públicas.

Las entidades públicas que se privaticen deberán transferir su documentación histórica al ministerio o entidad territorial a la cual hayan estado adscritas o vinculadas.

GESTION DE DOCUMENTOS

Articulo 21 Artículo 22

PARAGRAFO

Articulo 23

Artículo 24 Artículo 25 Artículo 26

TITULO VI

Articulo 27 Artículo 28 Artículo 29

Programas de gestión documental.

Los documentos emitidos por los citados medios gozarán de la validez y eficacia de un documento original, siempre que quede garantizada su autenticidad, su integridad y el cumplimiento de los requisitos exigidos por las leyes procesales.

Procesos archivísticos.

Formación de archivos

Obligatoriedad de las tablas de retención.

De los documentos contables, notariales y otros.

Inventario documental.

ACCESO Y CONSULTA DE LOS DOCUMENTOS

Acceso y consulta de los documentos.

Modificación de la ley 57 de 1985.

Restricciones por razones de conservación.

TITULO VII

Articulo 30 PARAGRAFO Artículo 31

TITULO VIII

Articulo 32 Artículo 33 Articulo 34 Artículo 35

TITULO IX

Documentos administrativos.

SALIDA DE DOCUMENTOS

Documentos históricos.Sólo el archivo general de la nación autorizará, por motivos legales, procesos técnicos especiales o para exposiciones culturales, la salida temporal de documentos de un archivo fuera del territorio nacional.

CONTROL Y VIGILANCIA

Visitas de inspección. Órgano competente.

Normalización. Prevención y sanción.

ARCHIVOS PRIVADOS

Articulo36 Artículo 37 Artículo 38 Artículo 39

Articulo 40 Artículo 41 Articulo 42

PARAGRAFO Artículo 43 PARAGRAFO

Archivo privado. Asistencia a los archivos privados.

Registro de archivos. Declaración de interés cultural de documentos

Régimen de estímulos. Prohibiciones. Obligatoriedad de la clausula contractual.

El desconocimiento de estas prohibiciones dará lugar a la investigación correspondiente y a la imposición de las sanciones

Protocolos notariales.Las personas jurídicas internacionales con sedes o filiales en Colombia, en relación con sus documentos de archivo, se regularán por las convenciones internacionales y los contratos suscritos. En todo caso, el Archivo General de la Nación podrá recibir los documentos y archivos que

TITULO X

Artículo 46 Artículo 47 Artículo 48

Artículo 49

TITULO XII

Articulo 5

TITULO XIII

CONSERVACION DE DOCUMENTOS

Conservación de documentos.

Calidad de los soportes. Conservación de documentos en nuevos soportes.

Los documentos de archivo de conservación permanente podrán ser copiados en nuevos soportes. En tal caso, deberá preverse un programa de transferencia de información para garantizar la preservación y conservación de la misma.

Reproducción de documentos.

ESTIMULOS A LA SALVAGUARDA, DIFUSION O INCREMENTO DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL

DE LA NACION

Estímulos.

Artículo 51 Art

2. Consulten el acuerdo 038 de 2002, por el cual se desarrolla el artículo 15 de la Ley General de Archivos 594 de 2000 y respondan:

¿Cuáles son las responsabilidades del servidor público frente a los documentos y archivos?

Que el numeral 5 del artículo 34 de la Ley 734 de 2002 establece como deberes de todo servidor público el de “Custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su empleo, cargo o función conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, impidiendo o evitando la sustracción, destrucción, ocultamiento o utilización indebidos”

ARTICULO PRIMERO. RESPONSABILIDAD DEL SERVIDOR PUBLICO FRENTE A LOS DOCUMENTOS Y ARCHIVOS. El servidor público será responsable de la adecuada conservación, organización, uso y manejo de los documentos y archivos que se deriven del ejercicio de sus funciones.

Explique cómo debe llenarse el formato único de inventario documental.

INSTRUCTIVO FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL 1. ENTIDAD REMITENTE. Debe colocarse el nombre de la entidad responsable de la documentación que se va a transferir.2. ENTIDAD PRODUCTORA. Debe colocarse el nombre completo o Razón Social de la entidad que produjo o produce los documentos. 3. UNIDAD ADMINISTRATIVA. Debe consignarse el nombre de la dependencia o unidad administrativa de mayor jerarquía de la cual dependa la oficina productora.

DISPOSICIONES FINALES

Apoyo de los organismos de control.

Vigencias y derogatorias.

4.OFICINA PRODUCTORA. Debe colocarse el nombre de la unidad administrativa que produce y conserva la documentación tramitada en ejercicio de sus funciones. 5. OBJETO. Se debe consignar la finalidad del inventario, que puede ser: Transferencias Primarias, Transferencias Secundarias, Valoración de Fondos Acumulados, Fusión y Supresión de entidades y/o dependencias, Inventarios individuales por vinculación, traslado, desvinculación. 6. HOJA No. Se numerará cada hoja del inventario consecutivamente. Se registrara el total de hojas del inventario. 7. REGISTRO DE ENTRADA. Se diligencia sólo para transferencias primarias y transferencias secundarias. Debe consignarse en las tres primeras casillas los dígitos correspondientes a la fecha de la entrada de la transferencia ( año, mes día). En NT se anotará el número de la transferencia. 8. No. DE ORDEN. Debe anotarse en forma consecutiva el número correspondiente a cada uno de los asientos descritos, que generalmente corresponde a una unidad de conservación. 9. CODIGO. Sistema convencional establecido por la entidad que identifica las oficinas productoras y cada una de las series, subseries o asuntos relacionados. 10. NOMBRE DE LAS SERIES, SUBSERIES O ASUNTOS. Debe anotarse el nombre asignado al conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Para las transferencias primarias, secundarias y las ocasionadas por fusión y / o supresión de entidades o dependencias, el asiento corresponderá a cada una de las unidades de conservación. En los inventarios individuales, el asiento corresponderá a los asuntos tramitados en ejercicio de las funciones asignadas.ESTABLECIMIENTO PUBLICO ADSCRITO AL MINISTERIO DE CULTURACarrera 6 No. 6-91 3373111 Fax: 3372019 A.A. 37555 E-MAIL: agnnal@attglobal.net Bogotá. D.C.Página Web: www.archivogeneral.gov.co3Cuando no se puedan identificar series, se debe reunir bajo un solo asunto aquellos documentos que guarden relación con la misma función de la oficina productora. Cuando se realiza el inventario de Fondos Acumulados, las series o asuntos deben registrarse, en lo posible, en orden alfabético. 11. FECHAS EXTREMAS. Debe consignarse la fecha inicial y final de cada unidad descrita. (asiento). Deben colocarse los cuatro (4) dígitos correspondientes al año. Ejemplo: 1950-1960. En el caso de una sola fecha se anotará ésta. Cuando la documentación no tenga fecha se anotará s.f. 12. UNIDAD DE CONSERVACION. Se consignará el número asignado a cada unidad de almacenamiento. En la columna ¨ otro ¨ se registrarán las unidades de conservación diferentes escribiendo el nombre en la parte de arriba y debajo la cantidad o el número correspondiente. 13. NUMERO DE FOLIOS. Se anotará el número total de folios contenido en cada unidad de conservación descrita. 14. SOPORTE. Se utilizará esta columna para anotar los soportes diferentes al papel: Microfilmes (M), Videos (V), Casetes (C), soportes electrónicos (CD, DK, DVD), etc. 15. FRECUENCIA DE CONSULTA. Se debe consignar si la documentación registra un índice de consulta alto, medio, bajo o ninguno; para tal efecto, se tendrán en cuenta los controles y registros de préstamo y consulta de la oficina responsable de dicha documentación. Esta columna se diligenciará especialmente para el inventario de fondos acumulados. 16.

NOTAS. Se consignarán los datos que sean relevantes y no se hayan registrado en las columnas anteriores

Para la documentación ordenada numéricamente, como actas, resoluciones, memorandos, circulares, entre otros, se anotarán los siguientes datos: faltantes, saltos por error en la numeración y / o repetición del número consecutivo en diferentes documentos. Para los expedientes deberá registrarse la existencia de anexos: circulares, actas, memorandos, resoluciones, informes, impresos, planos, facturas, disquetes, fotografías, o cualquier objeto del cual se hable en el documento principal; de éstos debe señalarse, en primer lugar, el número de unidades anexas de cada tipo, ejemplo una hoja con 5 fotografías o 5 fotografías sueltas; luego, el número consecutivo (sí lo tiene), ciudad, fecha, asunto o tema de cada anexo. Para los anexos legibles por máquina deberán registrarse las características físicas y requerimientos técnicos para la visualización y/o consulta de la información. Especificar programas de sistematización de la información. A los impresos se les asignará un número de folio y se registrará el número de páginas que lo componen. Asimismo, se anotará información sobre el estado de conservación de la documentación, especificando el tipo de deterioro: físico (rasgaduras, mutilaciones, perforaciones, doblecesESTABLECIMIENTO PÚBLICO ADSCRITO AL MINISTERIO DE CULTURACarrera 6 No. 6-91 3373111 Fax: 3372019 A.A. 37555 E-MAIL: agnnal@attglobal.net Bogotá. D.C.Página Web: www.archivogeneral.gov.co4y faltantes), químico (oxidación de tinta y soporte débil) y biológico (ataque de hongos, insectos, roedores, etc.). 17. ELABORADO POR. Se escribirá el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de elaborar el inventario, así como el lugar y la fecha en que se realiza. 18. ENTREGADO POR. Se registrará el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de entregar el inventario, así como el lugar y la fecha en que se realiza.19. RECIBIDO POR. Se registrará el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de recibir el inventario, así como el lugar y la fecha en que se recibió.

FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTALENTIDAD REMITENTEHOJA No. DEENTIDAD PRODUCTORAUNIDAD ADMINISTRATIVAOFICINA PRODUCTORAOBJETO

REGISTRO DE ENTRADAAÑO MES DIA N.T.

N.T. = Número de TransferenciaNÚMERO DE ORDENCÓDIGONombre de las Series, subseries o AsuntosFECHAS EXTREMAS InicialFinalUnidad de ConservaciónCaja

CarpetaTomoOtroNúmero de FoliosSoporteFrecuencia de consultaNotas

Elaborado por______________________________Cargo____________________________________Firma____________________________________Lugar_________________ Fecha ______________

Entregado por__________________________Cargo________________________________Firma________________________________Lugar_________________ Fecha__________

Recibido por___________________________Cargo__________________________________Firma___________________________________Lugar_____________ Fecha_________________

ARTICULO CUARTO. Las entidades públicas tendrán en cuenta los procedimientos generales que se establecen en el presente Acuerdo para el cumplimiento del recibo y entrega por inventario de los documentos y archivos a cargo del servidor público que se encuentre en una de las situaciones administrativas señaladas.

¿Cuál es el procedimiento para la entrega y recibo de los documentos y archivos por inventario a cargo

del servidor público?

1) Los Secretarios Generales o quien haga sus veces deberán garantizar que en los manuales de funciones y procedimientos de la entidad respectiva, se regule la responsabilidad de recibo y entrega de los documentos de Archivo por parte de los servidores públicos, que se encuentren en situaciones administrativas de retiro temporal o definitivo de sus cargos y de la notificación de estas situaciones al Jefe de la Unidad de Archivo para que oportunamente cumpla con el desempeño de las responsabilidades que le correspondan.

2. El Jefe de la Unidad Administrativa, o dependencia, será el responsable de la custodia de los archivos de la oficina a su cargo.

3. Asignar la función al cargo que asuma en cada una de las unidades administrativas, la responsabilidad por la permanente organización y administración del archivo de oficina sin perjuicio de la responsabilidad que establece la Ley General de Archivos 594 de 2000.

4. El Jefe de la Unidad Administrativa de Archivo de la Entidad, deberá presenciar la entrega y recibo por inventario de los documentos y archivos cuando un servidor público se retire total o parcialmente del cargo y en constancia deberá firmar el Acta de entrega y recibo.

5. Garantizar que el recibo y entrega de los documentos y archivos se produzca durante el tiempo activo del servidor que se desvinculará temporal o definitivamente de la entidad.

6. En caso de abandono del cargo, la Administración deberá designar el funcionario titular o en su defecto el que deba levantar el inventario de los documentos y archivos existentes, en presencia del Jefe de la Unidad de Archivo y en constancia firmarán el acta correspondiente.

3. SEGÚN EL ACUERDO 42 DE 2002, RESPONDA:

- Explique la obligatoriedad de la organización de los archivos de gestión.

Deben organizar sus archivos de gestión de conformidad a las tablas de retención documental y concordancia a los manuales de procedimiento y funciones de la respectiva entidad.

¿Cuáles son los criterios para la organización de archivos de gestión?

1 Organizar los archivos de gestión basándose en la tabla de retención documental debidamente aprobada.

2 Apertura e identificación de las carpetas debe reflejar las series y subseries correspondientes a cada unidad administrativa.

3La ubicación física de los documentos responderá a la conformidad de los expedientes, los tipos documentales se organizaran de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo de los trámites. El documento con la flecha más antigua de producción, será el primer documento que se encontrara al abrir la carpeta y la fecha mas reciente se encontrara al finalizar la carpeta.

4los tipos documentales que integran las unidades documentales de las series y subseries estarán debidamente foliados para facilitar su ordenación consulta y control.

5 las carpetas y demás unidades de conservación se deben identificar, marcar y rotular de tal forma que permita su ubicación y recuperación. Dicha información general será: fondo, sección, subsección, serie y subserie, número de expediente, de folio y fechas extremas, numero de carpeta y de caja si fuera necesario.

6 las transferencias deben efectuarse de conformidad a lo estipulado en la tabla de retención documental , para ello se elabora un plan de transferencias, se sigue la metodología y recomendaciones que sobre el particular haga el jefe del archivo central, diligenciando el formato único de inventario, regulado por el archivo general de la nación.

7 las cajas que se utilicen para transferencias serán marcadas así: código de la dependencia cuando se trate transferencias primarias, fondo, sección , legados con su numero respectivo, libros cuando sea el caso identificados con su numero correspondiente , numero de consecutivo de caja, números de expedientes extremos y fechas extremas de los mismos.

- Resuma lo que indica el acuerdo en lo relacionado con la consulta y prestamos de documentos.

Para trasladar un expediente a otra dependencia en calidad de préstamo se debe llevar un registro en el que estipule la fecha del préstamo la identificación completa del expediente, numero total de folios y cargo de quien lo retira, término de devolución.

Una vez terminado el plazo el responsable del expediente debe hacer exigible su devolución.

4. Investigue y resuma la NTC 4095: Norma General para la Descripción Archivística.

La NTC fue ratificada por el consejo directivo en 1997-04-16 esta norma está sujeta a ser actualizada permanentemente con el objeto de que responda en todo momento a las necesidades y exigencias actuales.Las empresas que colaboran con el estudio de esta norma a través de su participación en el comité técnico 000028 "archivística" de la STN del archivo general de la nación.

Archivo general de la nación archivo general de ManizalesArchivo histórico del atlántico banco de la repúblicaArmfilm fundación antioqueña para los estudios socialesGobernación del Vaupés ministerio de justiciaUniversidad de caldas universidad del rosarioUniversidad nacional de Medellín universidad pedagógica tecnológica de Colombia

Esta norma técnica colombiana recoge entonces la ultima versión (en español)difundida por el consejo internacional de archivos mas las adiciones propuestas.Es claro que esta norma, que pretende considerar todas las posibilidades de descripción archivística, es aplicable en su totalidad a los archivos históricos; para el desarrollo de cualquier tarea de carácter descriptivo, se deben realizar previamente los procesos de clasificación y ordenación, teniendo en cuenta los principios básicos de la archivística: respeto a la procedencia y al orden original de los documentos. la descripción se efectuara de una manera racional y jerárquica, de lo general a lo particular, para lo cual identificaríamos previamente las siguientes divisiones documentales posibles, las cuales respetarían el acervo de un archivo histórico:FONDO SUBFONDO SECCIÓNSUBSECCIÓNSERIESUBSERIEUNIDAD ARCHIVÍSTICA (EXPEDIENTES)UNIDAD DOCUMENTAL (PIEZA).