ADMINISTRACIÓN ARCHIVÍSTICA G2

“ACTIVIDAD 2”

ESTUDIANTE

JUAN CARLOS BOHÓRQUEZ RODRÍGUEZ

PROFESORA

MARÍA CLEMENCIA RIVERA

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO

CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN,

BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA

26 DE OCTUBRE DEL 2013

La conservación de archivos es de vital importancia tanto para los administrados como para el normal funcionamiento de las organizaciones. Por esa razón, esa conservación debe ser garantizada.

CONSERVACION DE ARCHIVOS CONSERVACION DE ARCHIVOS DOCUMENTALESDOCUMENTALES

Se puede controlar, recuperar y conservar la información contenida en los documentos para su utilización administrativa, jurídica y científica.

La clasificación permite la identificación y el

agrupamiento sistemático de documentos semejantes con características comunes, teniendo como base la estructura orgánico – funcional de las instituciones y los trámites administrativos que adelantan las dependencias en el ejercicio de sus funciones.

Los documentos del Archivo de Gestión serán enviados al Archivo Central de conformidad con las Tablas de Retención Documental (TRD) aprobadas.

Consiste en la verificación de las transferencias ya recibidas por el Archivo y las transferencias que realicen las dependencias de acuerdo a lo establecido en las TRD para cada dependencia, dentro de esta comprobación los expedientes con sus tipos documentales deben estar debidamente ordenados respetando la secuencia de su producción y previamente depurados, (que se hayan extraído copias, tarjetas sociales, circulares, memorandos informativos), que no impliquen valores primarios ni secundarios.

Que tenga su respectivo inventario en el que se relacionarán las series, subseries y unidades documentales, consignando las fechas extremas y el número de folios.

Después de los anteriores pasos se procede a ubicar la transferencia en sus respectivos estantes debidamente inventariada y ubicada.

Inicia con la recepción de la documentación proveniente del archivo central en modalidad de transferencia por TVD, para la aplicación de este proceso se requieren de un profesional con conocimientos en las TRD y TVD.

Recibir los documentos del Archivo Central que por sus valores secundarios tengan conservación permanente.

Se deben revisar los expedientes con sus tipos documentales para

que estén ordenados y previamente depurados, una vez han cumplido su tiempo de retención en el Archivo Central y según lo estipulado en las TVD.

Toda transferencia debe ir acompañada de un inventario en el que se

relacionen las series, subseries y tipologías documentales, consignando las fechas extremas y el número de folios, atendiendo el formato único de inventario documental para transferencia secundaria.

Los expedientes deben ser clasificados y ordenados de acuerdo al orden de procedencia, serie, subserie, tipologías documentales, fecha extrema y el orden cronológico, además de ingresarlo al sistema de información.

Atender los requerimientos de las personas con necesidades de

información utilizando las herramientas de control para tal fin (Control de préstamos) facilitando las superficies de trabajo.

Revisar periódicamente la documentación, reemplazando las carpetas

que se encuentren en mal estado, cuando la información se encuentren muy deteriorada por uso y el paso del tiempo se debe poner en conocimiento del jefe de la sección para copiar esta información y obtener nuevos soportes.

Realizar limpieza en seco, con el fin de garantizar la preservación de

la memoria institucional.

Actividades a conseguir la conservación documental.

Edificación Seguridad Mantenimiento, control, prevención Prevención y control de incendios e inundaciones No deben ser utilizadas cortinas ni alfombras en los archivos, por la

acumulación de polvo y por ser muy combustibles. Se recomiendan interruptores automáticos en líneas de

transmisión de energía eléctrica. Filtros que impidan la entrada de partículas Prohibición de fumar Plan de desastres. Sistema de detección de incendios las 24 horas.

Evitar polvo Evitar grapas y clips metálicos: causan corrosión Evitar: forros, cubiertas de papel y cartón, con residuos

de lignina, azufre, acidez y adhesivos inestables. Evitar contacto con las manos, sudor, grasa y saliva Iluminación cuidadosamente controlada en depósitos,

por la fragilidad de las encuadernaciones que sufren decoloración

Desde el punto de vista químico y físico, se aconseja mantener la Temperatura y la Humedad Relativa lo más bajo posible, entre 18 a 22ºC y de 50 a 60%. En los países tropicales el promedio es mucho más alto exigiendo así recomendaciones específicas.

Condiciones adecuadas de depósito

Tener a la mano copias de los planos arquitectónicos del edificio.

Elaboración de un listado de teléfonos tanto de personas como servicios públicos de emergencias.

Redacción de instrucciones claras y precisas sobre cómo deben usarse las alarmas, extintores, etc.

Elaboración de un listado de aquellas piezas cuyo salvamento es prioritario.

La vida ante todo Tener actualizado el inventario

Método más efectivo: eliminar en seco el polvo y demás suciedades. Para los lomos y partes externas de los libros y volúmenes de

documentos se debe quitar el polvo con aspiradoras. Para la limpieza de las hojas se utilizan cepillos suaves y franelas de

algodón, de acuerdo a la consistencia de los materiales. Los cuerpos extraños más resistentes pueden ser removidos con una

pequeña espátula sin filo. Se deben quitar clips metálicos, broches, grapas, etiquetas y cintas

adhesivas o papeles y cartones ácidos, sustituyéndolos, cuando sea necesario se utilizarán clips plástico.

Recomendaciones para tener en cuenta: El local para la limpieza debe ser ventilado, bien iluminado y en su

aseo diario deben usarse limpiadores microbicidas en piso y muebles. Las aspiradoras pueden ser adaptadas a los muebles, de manera que

aparte de reducir el ruido sean accesibles y funcionales para el trabajo.

Los daños que ponen en riesgo la integridad del documento deben ser reparados con materiales durables y resistentes, pero siempre después de una limpieza previa.

Los papeles deben rasgarse en el sentido longitudinal de sus fibras, pues ello facilita el procedimiento. Cuando se rasga, las fibras se adhieren mejor al pegamento. Con un pincel se aplica una pequeña cantidad de pegamento sobre la orilla recién rasgada y sobre el papel se pega una tira, fijándola con una plegadera de hueso y haciendo movimientos circulares para no estirarla.

Para fijar hojas sueltas a la encuadernación original debe prepararse una tira de papel neutro, de semejante grosor y siguiendo el sentido de las fibras de la hoja, doblándola en sentido longitudinal. Una parte de la tira se pega al reverso de la hoja suelta y la otra a la hoja siguiente del libro.

El orden en el archivo repercutirá en el manejo de la documentación por parte de las personas que consultan

Control antes de entregar la documentación y al recibirla Recomendaciones de trato de documentación en lugar visible del archivo. Recomendaciones

Lavarse las manos antes de la consulta No fumar, ni beber o comer No exponer los documentos a la luz solar Los documentos frágiles no se deben reproducir en fotocopiadora No apoyar los codos sobre los documentos No hacer anotaciones en la documentación con tinta o lápiz No utilizar marcadores de página hechos con papel ácido No hojear rápida y descuidadamente el material, mojando los dedos o haciendo pliegues en

las hojas. No cortar, ni doblar, marcar o romper los documentos. No Extraer hojas o cambiar su ordenación No utilizar cintas adhesivas, clips o broches metálicos

En caso de que los archivadores utilicen sellos marcas escritas no se aconsejan los que perforan, ni los de relieve, sino los sellos pequeños que requieren poca tienta; el sello debe aplicarse en el reverso del documento y fuera del área escrita. Las inscripciones deben ser hechas exclusivamente por personal autorizad, con lápiz de grafito suave.

MUCHOS MÉTODOS: Para colecciones pequeñas: Lo importante es una acción rápida y eficaz, rescatando toda la documentación afectada. Después de controlar el siniestro la prioridad es secar el material mojado Primero: trasladar los documentos hacia un lugar limpio, cubierto, seco y ventilado,

extendiendo los documentos sobre papel absorbente o periódicos y asimismo entre las hojas, sustituyendo rápida y alternadamente estos papeles por otros más secos.

Otra medida posible es que los libros queden entreabiertos y sean hojeados frecuentemente

Ventilación constante con circuladores de aire, utilización de deshumificadores y esterilizadores de aire.

Para grandes colecciones:Cinco métodos para el secado de documentos:

1. Secado al natural por ventilación constante y eficiente2. Secado por congelamiento3. Secado al vacío4. Por congelamiento al vacío o liofilización, es el más eficiente5. Por deshumidificacion

Archivo General de la Nación de Colombiahttp://www.archivogeneral.gov.co/

Sección de Gestión Documental Universidad del Valle

http://gestiondocumental.univalle.edu.co/