TRABAJO TEORIA ARCHIVISTICA

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Ana Milena Gómez Sánchez Blanca Mireya Guzmán Chaves Sandra Liliana Díaz Lòpez Grupo Tres Profesora: María Nancy Uribe Cuéllar Ciencia de la Información y la Documentación Bibliotecología y Archivística Facultad: Ciencias Humanas y Bellas Artes Quindío - Armenia Mayo de 2013 NORMATIVIDAD ARCHIVÍSTICA

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NORMATIVIDAD ARCHIVISTICA

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Ana Milena Gómez Sánchez

Blanca Mireya Guzmán Chaves

Sandra Liliana Díaz Lòpez

Grupo Tres

Profesora: María Nancy Uribe Cuéllar

Ciencia de la Información y la Documentación

Bibliotecología y Archivística

Facultad: Ciencias Humanas y Bellas Artes

Quindío - Armenia

Mayo de 2013

NORMATIVIDAD ARCHIVÍSTICA

Page 2: TRABAJO TEORIA ARCHIVISTICA

CONTENIDO

1. INTRODUCCIÓN

2. OBJETIVOS

3. ARCHIVO ADMINISTRATIVO CÁMARA DE COMERCIO DE PASTO

3 1. Tipología documental

3.2. Clasificación documental

3.3 Tipos de instrumentos de descripción

3.4 Servicios

4. BIBLIOTECA REGIONAL PÚBLICA DE ZIPAQUIRÁ

4 1. Tipología documental

4.2. Clasificación documental

4.3 Tipos de instrumentos de descripción

4.4 Servicios

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CONTENIDO

5. CUADRO COMPARATIVO

6. ¿QUÉ ES DOCUMENTO?

6.1 Según la Constitución Política

6.2 Según la Real Academia de la Lengua Española

6.3 Según la Ley 594 de 200

6.4 Según el Diccionario

7. LA ARCHIVÍSTICA DENTRO DE LAS NORMAS

8. CONCLUSIONES

9. BIBLIOGRAFÍA

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Con este trabajo se pretende identificar la tipología, clasificación,

instrumentos de descripción y servicios que ofrecen y manejan

los archivos y las bibliotecas. Para ello, se realizó la

comparación entre el archivo de la Cámara de Comercio de

Pasto y la Biblioteca Regional Pública de Zipaquirá.

De otra manera mediante nuestra propia percepción tomando la

base en las definiciones establecidas sobre el documento en la

Ley 594 de 2000, diccionario y Constitución Nacional,

proponemos un significado.

Por último hacemos un análisis del papel que tiene el archivista

dentro de las normas.

1. INTRODUCCIÓN

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2. OBJETIVOS

- Identificar en un archivo y en una biblioteca: tipología documental,

clasificación documental, tipos de Instrumentos de descripción, servicio

que Ofrece.

-Identificar las diferencias entre una biblioteca y un archivo en cuanto al

servicio y manejo de cada uno.

- Definir el documento desde varias fuentes como la CP, la Ley General de

archivos, y los diccionarios.

- plantear desde nuestro punto de vista la función que cumple el archivista

dentro de las normas.

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3. ARCHIVO ADMINISTRATIVO

CÁMARA DE COMERCIO DE

PASTO

3.1. Clase de Archivo:

De gestión o activo ya que los documentos que lo conforman son

consultados frecuentemente, pues el valor administrativo, legal, operativo

y fiscal de la documentación aun no pierde vigencia.

Por lo general la fecha de emisión de los registros no es superior a los

cinco años y es consultada más de una vez al mes

3.2.Tipología documental:

Mediante la observación en el archivo de gestión del área de tesorería y

contaduría, se identifican los siguientes tipos documentales compuestos

los cuales se encuentran clasificados de acuerdo al tipo de trámite. Por

ejemplo:

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3. ARCHIVO ADMINISTRATIVO

CÁMARA DE COMERCIO DE

PASTO Tipos de trámite:

Anticipo a contratos de proveedores

1. Comprobante de egreso (30) o nota 43 pagos electrónicos

2. Factura o cuenta de cobro

3. Lista de chequeo para pago

4. Comprobante de transferencia (si es pago electrónico)

Anticipo o Avance a funcionarios

1. Comprobante de egreso (30) o nota 43 pagos electrónicos

2. Solicitud de bienes y servicios

3. Presupuesto y/o programación de gastos

4. CDP

5. Comprobante de transferencia (si es pago electrónico)

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3. ARCHIVO ADMINISTRATIVO

CÁMARA DE COMERCIO DE

PASTO 3.3 Clasificación documental:

La documentación se encuentra clasificada por SERIES y

SUBSERIES, de acuerdo al instructivo denominado “Organización

de los documentos de las series contables” I- GI-001,

pertenecientes al área financiera, como se puede apreciar a

continuación:

Serie: COMPROBANTES DE

CONTABILIDAD

Subserie: Comprobantes de Contabilidad

- Egresos (Tipo 30 y 43)

Nombre de la Carpeta: Pagos con cheque “Consecutivo Único”

Pagos electrónicos “Consecutivo Único

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3. ARCHIVO ADMINISTRATIVO

CÁMARA DE COMERCIO DE

PASTO

3.4. Tipos de instrumentos

Formato Único de Inventario Documental (medio físico y magnético) y

Bases de datos.

3.5. Servicios

Prèstamo y consulta de documentos

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4. BIBLIOTECA REGIONAL PÚBLICA

DE ZIPAQUIRÁ

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4. BIBLIOTECA REGIONAL PÚBLICA

DE ZIPAQUIRÁ

4.1 Tipología documental

Utiliza tipología (simple) europea, de información general

-- Destinatarios: Cualquier persona -- Características

-- Funciones -- Servicios

4.2 La clasificación: se hace de acuerdo al sistema de clasificación

decimal Dewey en donde se agrupan los documentos similares para

que se pueda consultar rápidamente sin desplazarse mucho del

lugar en el que se encuentra.

Esta clasificación le da a cada uno de los libros un número

topográfico que va en el lomo de cada libro.

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4.3 Tipos de instrumentos de descripción

Bases de datos que para cada clase de sala (infantil, general y

referencial) se tienen, las cuales con el nombre de autor, título del libro o

tema muestran su ubicación, inventarios y catálogos.

4.4 Servicios

En esta biblioteca se prestan los servicios de:

ü Préstamo de portátiles.

ü Servicio de internet.

ü Talleres.

ü Extensión bibliotecaria.

ü Promoción de lectura.

ü Alfabetización informacional.

ü Préstamos de libros.

ü Préstamo de videos y cd en sala.

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5.CUADRO COMPARATIVO

CÁMARA DE COMERCIO DE

PASTO

BIBLIOTECA PÚBLICA DE

ZIPAQUIRÁ

CLASE Archivo de gestión iblioteca

TIPOLOGÍA Compuesta Simple

CLASIFICACIÓN

DOCUMENTAL

Cronología, alfanumérica,

numérica

Sistema Deway

TIPOS DE

INSTRUMENTOS

Base de datos e inventarios Bases de datos, inventarios,

catálogos.

SERVICIOS Préstamo y consulta de

documentos Préstamo de portátiles, servicio de

internet, talleres, extensión

bibliotecaria, promoción de lectura,

alfabetización informacional,

préstamo de libros, préstamo de

videos y cd en sala.

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6. EL DOCUMENTO SEGÚN LA

CONSTITUCIÓN POLÍTICA

NACIONAL

El documento es un instrumento en que se apoya

el Estado, para reglamentar una serie de

órdenes que se infunden entre los ciudadanos

para que se cumplan las disposiciones en pro

del bienestar colectivo, en este sentido y

concerniente a los documentos el fondo de esta

Ley, se hace evidente su pleno uso para poder

soportar la acción u omisión en su

cumplimiento.

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Junto a esto le atañe al documento demostrar la

gestión de la administración pública, la garantización

de los derechos y deberes de los ciudadanos, el

Estados y demás autoridades, ya que en los archivos

históricos se hallan los documentos más esenciales

que guardan la memoria de los hechos más

importantes del País. Por otra parte específicamente

los artículos 8, 23, 72,74 y 86, entre otros le concierne

de alguna manera dar trámite a las gestiones por

medio de documentos. Cabe señalar que el artículo

74 es muy preciso al conceder las facultades frente a

su acceso y planteamiento.

6.1. EL DOCUMENTO SEGÚN LA

CONSTITUCIÓN POLÍTICA

NACIONAL

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6.2 LA REAL ACADEMIA DE LA

LENGUA ESPAÑOLA

Define Documento como:

Escrito que consta de datos fidedignos o susceptibles de ser empleados como

tales para probar algo (diploma, carta, contrato, etc.)

Page 18: TRABAJO TEORIA ARCHIVISTICA

6.3. EL DOCUMENTO DE

ACUERDO A LEY 594 DE 2000

La Ley General de Archivo define al Documento de Archivo como

el registro de información producida o recibida por una entidad

pública o privada en razón de sus actividades o funciones

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7. EL PAPEL DEL ARCHIVISTA

DENTRO DE LAS NORMAS

Desde el punto de vista actual, el archivista juega un papel imprescindible

dentro de las normas que se relacionan el archivo, puesto que desde

tiempo pasado, la lucha por lograr que se reconozca un espacio dentro

de la legislación no ha sido una tarea fácil, puesto que hasta hace poco

la profesión de archivista, fue vista como tal, ya que no era reconocida

sino hasta la expedición de la ley 1409 de 2010, "por la cual se

reglamenta el ejercicio profesional de la archivística, se dicta el

código de ética y otras disposiciones";

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7. EL PAPEL DEL ARCHIVISTA

DENTRO DE LAS NORMAS

que en su artículo 1° habla sobre el

desempeño laboral de los

profesionales en archivística. En

este orden de ideas el

posicionamiento que viene

adquiriendo la archivística, se ha

logrado por medio de

agremiaciones como la Sociedad

Colombiana de Archivística, en fin

todo esto ha llevado a cabo

mediante un proceso de

maduración, puesto que aparte de

la expedición de la Ley 594 de

2000,

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7. EL PAPEL DEL ARCHIVISTA

DENTRO DE LAS NORMAS

se han venido librando una serie de

decretos reglamentarios, circulares,

acuerdos, por medio del AGN, con el fin

de que se garantice el cumplimiento del

proceso archivístico, En síntesis el

archivista es la persona encargada de

comunicar las necesidades, problemas

o situaciones que ameriten

reglamentación del Estado y a la vez

tiene la función de promover y

promulgar todo lo referente a la función

archivística.

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7.EL PAPEL DEL ARCHIVISTA

DENTRO DE LAS NORMAS

El archivista, es una pieza clave para dar cumplimiento a estas normas,

aplicándolas a los documentos para tener un archivo organizado, seguro y

al servicio de todos los usuarios.

También debe tener la capacidad de ser orientador para que todo aquel que

genere un documento lo haga cumpliendo las normas; debe estar

actualizado en cuanto a las mismas para estar continuamente aplicándolas

a su archivo.

El archivista juega el papel de conservador del patrimonio y memoria de una

Nación, institución y de la humanidad

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8.CONCLUSIONES

Después de realizar la visita al archivo de la Cámara de Comercio de

Pasto y a la Biblioteca Regional Pública de Zipaquirá, podemos concluir

que son dos unidades de información que tiene similar funcionalidad, sin

embargo, el Archivo se centra más en los documentos producidos por

una entidad, en cambio la Biblioteca se especializa en conservar libros

que sirven para investigar cualquier tipo de información

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Los archivos brindan información de actividades realizadas que sirven en su

mayoría de soporte legal, por otra parte las bibliotecas brindan información

que puede ser real, fantástica o ficticia para colegios, personas que

quieran relajarse un rato o como investigación.

En cuanto a las definiciones del documento en cada fuente consultada nos

permitió reflexionar sobre el significado que se relaciona principalmente con

la funcionalidad

Sin duda alguna el archivista es la persona encargada de gestionar para que

se reglamenten los procesos archivísticos y asimismo es el responsable de

hacerlos cumplir.

8.CONCLUSIONES

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9. BIBLIOGRAFÍA

BANCO DE LA REPÚBLICA,Constitución Política de 1991, Fecha de

consulta 22 de mayo de 2013, disponible en:

http://www.banrep.gov.co/regimen/resoluciones/cp91.pdf

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN, Ley 594 de 2000, fecha de

consulta 24 de mayo de 2013, disponible en:

http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=2023

SECRETARÍA DEL SENADO, Ley 1409 de 2012, fecha de consulta 23

de mayo de 2013, disponible en:

http://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/ley/2010/ley_14

09_2010.html

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BIBLIOGRAFÍA

REAL ACADEMIA DE LA LENGUA ESPAÑOLA, disponible en :

http://lema.rae.es/drae/ Tomado de internet el 24 de mayo de 2013

TIPOS DOCUMENTALES:disponible en:

http://eprints.rclis.org/14566/1/isadg.pdf

Tomado de internet el 26 de mayo de 2013

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