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V.0

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ACTA No. 01

NOMBRE DEL COMITÉ O DE LA REUNIÓN: ACTA DE ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS

CIUDAD Y FECHA: Yopal, 23 de julio de 2020

HORA INICIO: 07:00 horas

HORA FIN: 10:00 horas

LUGAR: Grupo Formación Profesional Integral- Administración Educativa

Regional Casanare/Centro Agroindustrial y Fortalecimiento Empresarial de Casanare

TEMA (S): 1. Verificación asistentes 2. Analizar la disposición final que establece la Tabla de Retención Documental para la serie

documental 153 OFERTA EDUCATIVA, subserie documental 153-03 Procedimiento de Ingreso. OBJETIVO(S) DE LA REUNIÓN: Recomendar la disposición final por eliminación de la Serie Documental 153 OFERTA EDUCATIVA, Subserie 153-03 Procedimiento de Ingreso, del período comprendido entre el 23/01/2017 hasta el 16/10/2018.

DESARROLLO DE LA REUNIÓN

1. Con el fin de dar inicio a la reunión para la verificación de la disposición final para eliminación de la serie documental 153 OFERTA EDUCATIVA, Subserie 153-03 Procedimiento de Ingreso, participan:

Miriam Ramírez Rincón, Coordinadora Grupo Mixto de Apoyo Administrativo Levis Cerpa Ruiz, Coordinador Grupo de Formación Profesional Integral Meiner Marulanda Barrera, Contratista encargado de ingreso Administración

Educativa Lanyi Ferley Pinilla, Oficinista G02 -Responsable Unidad de Correspondencia y Archivo

Central

2. Que la Tabla de Retención Documental aprobada por el Archivo General Nación, mediante Acuerdo 054 del 30 de octubre de 2001, implementó mediante Resolución No. 01515 de 2001, expedida por la Dirección General del SENA, por la cual se establece la obligatoriedad en su aplicación y de igual manera la Tabla de Retención Documental se ha venido actualizando de acuerdo con la dinámica administrativa y los cambios orgánicos de la Entidad, actualizaciones que fueron aprobadas por el Comité Nacional de Administración de Documentos, para las vigencia 2005 mediante Acta No. 03 del 16 de noviembre y para la vigencia 2012 mediante Acta No. 02 del 31 de octubre.

3. El Director General, mediante Resolución No. 0577 de 2013, aprobó la versión de las

Tablas de Retención Documental, previo concepto favorable del entonces Comité Institucional de Desarrollo, contenido Acta No. 5 de noviembre 21 de 2013.

4. Que de acuerdo con lo establecido en las Tablas de Retención Documental la Subserie 153-03 Procedimiento de Ingreso. Se elimina porque no soportan valores legales, fiscales, ni contables. Se termina el valor administrativo y carece de los demás valores. Los documentos deben estar un año en el archivo de gestión y cero años en el archivo central, de igual manera son documentos de trámite, evidencian el cumplimiento de funciones de la dependencia. Se elimina cumplido el tiempo de retención.

5. Por lo anterior y habiendo cumplido los requisitos establecidos en las Tablas de

Retención Documental, se considera que la Subserie documental de la series 153 Oferta Educativa - 03 Procedimiento de Ingreso, puede ser eliminada, por cuanta ha cumplido el tiempo de retención documental y no conserva valor alguno, razón por la cual se recomienda su eliminación mediante destrucción física por picado, previo el cumplimiento de los requisitos y el procedimiento establecido en el Decreto 1080 de 2015, Capítulo II. Evaluación de documentos de archivo, Artículo 2.8.2.2.5).

6. Descripción de la Documentación a Eliminar.

Código

Contenido

Fechas Extremas Unidad de Conservación

Número de Cajas de Archivo

Desde Hasta

153-03 OFERTA EDUCATIVA – Procedimiento de

Ingreso

2017-01-23 2018-10-16 Carpeta y Caja 6

Conclusiones: Por la justificación contenida en la presente acta, se recomienda la eliminación de la documentación descrita anteriormente denominada como subserie 153-03 – Procedimiento Ingreso.

El inventario documental a eliminar de la serie 153 y subserie 153-03 Oferta Educativa, esta contenido en un folio, los cuales hacen parte integral de la presente Acta.

Teniendo en cuenta que de acuerdo con las fechas extremas de la serie documental descrita, se ha cumplido el tiempo de retención establecido en la TRD, no genera valores secundarios y administrativamente no ha soportado ningún tipo de consulta.

COMPROMISOS ACTIVIDAD RESPONSABLE FECHA

ASISTENTES: (Incorporar registro de asistencia)

GD-F-007 V.02

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