Access curso rapido

7/23/2019 Access curso rapido

1/12

Las consultas de accinson consultas que permiten realizar cambios en los datosalmacenados en una tabla. Con estas consultas podemos crear una nueva tabla a partirde los registros de otra, modificar los datos almacenados, insertar nuevos registros oeliminar registros.

En todos los casos antes de hacer efectiva la modificacin sale una cuadro de dilogopara confirmar la operacin dndonos as la oportunidad de cancelarla. Se

pueden eliminar estos mensajes, si quieres saber cmo haz clic aqu .

continuacin te e!plicaremos cada uno de los tipos de consultas de accin.

"uede que tu configuracin de ccess no te permita e#ecutar este tipo de consultas.

"uedes ver como permitirlo aqu .

Consultas de creacin de tabla.

Las consultas de creacin de tabla son consultas que almacenan en una nuevatabla el resultado de una consulta de seleccin.

Se suelen utilizar para crear tablas de trabajo, tablas intermedias, las creamos parauna determinada tarea $por e#emplo para almacenar el resultado de una consulta comple#aque tarda en e#ecutarse % que vamos a utilizar en varios informes& % cuando hemosterminado esa tarea las borramos. 'ambi(n puede ser )til para sacar datos en una tablapara enviarlos a alguien, o para crear copias de nuestras tablas.

"ara crear una consulta de Creacin de tabla*

brimos una nueva consulta en vista dise+o.

+adimos la tabla o las tablas de donde vamos a sacar los datos a grabar en la nuevatabla.

ise+amos la consulta como una consulta de seleccin normal de tal forma que en elresultado de esa consulta aparezcan e!actamente los registros que queremos guardar enla nueva tabla.

-acemos clic en el botn Crear Tablade la pesta+a Diseo*

parecer el cuadro de dilogo Crear tabla*


2/12

Escribimos en el recuadro Nombre de tabla:el nombre de la nueva tabla.

ormalmente crearemos la tabla en la misma base de datos $opcin Base de datosactiva& pero podemos crear la tabla en otra base de datos, en este caso tenemos queactivar la opcinOtra base de datos:% escribir en el cuadro Nombre del archivo:el

nombre de la base de datos donde se crear la tabla. ebe ser el nombre completoincluida la ruta, por eso es ms cmodo buscar la base de datos con el botn Eaminar!!!."ulsamos Eaminar!!! aparecer el cuadro de dilogo para buscar en el rbol de carpetasla base de datos donde queremos guardar la nueva tabla.

"or )ltimo hacemos clic sobre el botn "ceptar% volvemos a la ventanaDiseo deconsulta:

La ventana de dise+o ser igual a la de una consulta de seleccin en ella definimos laconsulta de seleccin para obtener los datos a grabar en la nueva tabla, la )nica diferenciaes que en la barra de ttulo despu(s del nombre de la consulta pone Consulta decreacin de tabla% si abrimos las propiedades de la consulta haciendo clic sobre el

botn de la pesta+a Diseoveremos en la propiedad Tabla dedestinoel nombre de la tabla que se tiene que crear % en Base de datos de destinola

base de datos donde se crear*


3/12

"ara ver los datos #ue se grabar$nen la nueva tabla hacer clic sobre el tipo de vista%oja de datosde la pesta+a &nicio. Esta opcin nos permite visualizar los datos sin quese cree la nueva tabla.

La opcin Ejecutar consultahace que se cree la nueva tabla con los datos obtenidos

de la consulta. "ara e#ecutar la consulta hacer clic sobre el botn de la pesta+a Diseo.

Cuando e#ecutamos una consulta de creacin de tabla, nos avisa de esta creacin,tambi(n nos avisa cuando %a e!iste una tabla con el nombre de la nueva tabla.

Los campos de la nueva tabla se llamarn como el encabezado de los campos de laconsulta % heredarn el tipo de datos de los campos origen pero no heredan propiedadescomo clave principal, ndices, etc...

Consultas de actualizacin.

Las consultas de actualizacin son consultas que permiten modi'icar los datosalmacenados en una tabla, modifican el contenido de los registros de una tabla. Sepueden modificar de golpe todos los registros de la tabla o slo los que cumplan unadeterminado condicin.

"ara crear una consulta de actualizacin*


+adimos la tabla que queremos actualizar.

-az clic en el botn "ctualizarde la pesta+a Diseo*


4/12

partir de ese momento la cuadrcula cambia de aspecto, han desaparecido lasfilas Orden:% (ostrar:por carecer de sentido aqu % en su lugar tenemos lafila "ctualizar a:como puedes ver en el e#emplo que te ofrecemos a continuacin*

El Origende la consulta puede ser unatabla) una consulta o una combinacin detablas!

En la cuadrcula /0E solamente ponemos el campo o campos que intervienen en loscriterios de b)squeda % los campos que se quieren actualizar.

En la fila "ctualizar a:escribimos la epresinque calcula el nuevo valor aasignaral campo.

La e!presin puede ser un valor fi#o, un nombre de campo del origen o cualquiere!presin basada en campos del origen, tambi(n podra ser un parmetro.

Esta e!presin debe generar un valor deltipo de dato apropiadopara la columnaindicada.

La e!presin debe ser calculable a partir de los valores de la 'ila que se estactualizando.

*i para el clculo de la e!presin se utiliza unacolumna #ue tambi+n semodi'ica) el valor quese utilizaes el antes de la modi'icacin) lo mismo parala condicin de b,s#ueda!

"ara que la actualizacin afecte a una parte de los registros de la tabla tendremos


5/12

que seleccionar los registros a actualizarmediante un criterio de b,s#ueda. Si laconsulta no inclu%e criterio de b)squeda se actualizar$n todos los registrosde la tabla.En nuestro e#emplo hemos incluido el criterio de b)squeda [Cdigo curso] = 0, % en lafila "ctualizar a:del campo[cdigo curso]hemos puesto nulo, lo que significa queactualizar el campo cdigo cursoal valor nuloen los registros dondecdigo cursosea

igual a cero.

Si actualizamos una columna definida como parte de una relacin, esta columnase podr actualizar o no siguiendo las reglas de integridad re'erencial. $1er unidad 2&

"ara ver los datos #ue se modi'icar$nantes de realizar la actualizacin podemoshacer clic sobre el tipo de vista %oja de datosde la pesta+a &nicio.

"ara ejecutar la consultahacer clic sobre el icono . l e#ecutar la consulta serealizar la actualizacin de la tabla.

Cuando el valor a dejaren el campo que actualizamos es un valor 'ijo, lo ponemos

en la fila "ctualizar a:sin ms, ccess se encargar de a+adir las comillas si el campo esde tipo te!to o las 3 3 si el campo es de tipo fecha.

Cuando el valor a dejaren el campo que actualizamos est contenido en uncampode esa misma tabla tenemos que poner el nombre del campo entre - . para queccess no lo confunda con un valor fi#o de tipo te!to % le a+ada las comillas. "or e#emplo,supongamos que hemos a+adido a la tabla alumnado un nuevo campo Provinciaparaalmacenar en (l la provincia del alumno % como la ma%ora de nuestros alumnos viven encapital de provincia queremos crear una consulta para rellenar el campoprovinciadetodos los alumnos con el nombre de su localidad % luego cambiar manualmente los pocosalumnos cu%a localidad no coincida con la provincia.

En la consulta a crear habra de poner en la cuadrcula la columna Provincia% en la

fila "ctualizar a: poner [Poblacion]entre corchetes para que ccess entienda que tieneque coger el valor del campo Poblacin.

'ambi(n podemos utilizar en la fila "ctualizar a:una epresin basada en el campo#ue estamos actualizandou otro campo que tambi(n actualizamos en esa consulta. Enestos casosse utilizar$) para calcular la e!presin, los valores antes de laactualizacin. por e#emplo queremos subir un 45 el precio de nuestros artculos, lae!presin a escribir en la fila"ctualizar a:del campopreciosera[precio] * 1,1$estae!presin es equivalente a [precio] + ([precio] * 10 /100)&.

Cuando el valor a utilizarse encuentra en otra tablatenemos que definir el origende la consulta de tal forma que cada fila del origen contenga el campo a actualizar % elcampo que contiene el valor a utilizar para la actualizacin. "or e#emplo supongamos quehemos a+adido un campo horas resanesa la tabla alu!nadopara guardar el n)merode horas que le quedan al alumnos para acabar el curso. "odramos crear una consultapara actualizar ese campo con el n"horasdel curso %a que se supone que al principio atodos los alumnos les quedar la totalidad de horas del curso. En este caso el origen de laconsulta tiene que contener el campo horas resanes% el campo n"horasdel curso en elque est matriculado el alumno, por eso habra que combinar lastablas#lu!nado% Cursos. La consulta quedara as*


6/12

Consulta de datos ane!ados.

Las consultas de datos aneados son consultas que aaden 'ilas enteras a unatabla.

Los nuevos registros se agregansiempre al 'inal de la tabla.

La insercin se puede realizar de una fila o de varias filas de golpe, normalmentecogiendo los datos de otra tabla por eso una consulta de datos ane!ados tendr un origen$la tabla o tablas de donde coger los datos& % un destino $la tabla donde insertamos estosdatos&. El mecanismo es similar al de la consulta de creacin de tabla %a que definimosuna consulta de seleccin que permite obtener los datos a grabar % lo que vara es queahora indicaremos en qu( columna del destino queremos almacenar cada valor.

"ara crear una consulta de datos aneados*


+adimos la tabla o las tablas de donde vamos a sacar los datos a insertar en eldestino.

ise+amos la consulta como una consulta de seleccin normal de tal forma que en elresultado de esa consulta aparezcan los datos a insertar.

-az clic en el botn "nearde la pesta+a Diseo*


7/12

parecer el siguiente cuadro de dilogo*

Escribimos en el recuadro Nombre de tabla:el nombre de la tabla donde queremosinsertar los nuevos registros.

ormalmente la tabla estar en la misma base de datos $opcin Base de datos activa&pero podemos tener la tabla en otra base de datos, en este caso tenemos que activar laopcin Otra base de datos: % escribir en el cuadro Nombre de archivo:el nombre de labase de datos donde se encuentra la tabla. e ser el nombre completo incluida la ruta, poreso es ms cmodo buscar la base de datos con el botn Eaminar!!!."ulsamos Eaminar!!! aparecer el cuadro de dilogo para buscar en el rbol de carpetas

la base de datos que queremos.

"or )ltimo hacemos clic sobre el botn "ceptar% volvemos a la ventana Diseo deconsulta!


8/12

La ventana de dise+o ser parecida a la de una consulta de seleccin, en ella definimosla consulta de seleccin para obtener los datos a grabar en la nueva tabla, la )nicadiferencia es que tiene una nueva fila "near a:.

Si abrimos las propiedades de la consulta haciendo clic sobre el

botn de la pesta+a Diseoveremos en la propiedad Tabla de

destinoel nombre de la tabla destino % en Base de datos de destinola base de datosdonde se encuentra la tabla destino.


9/12

En la fila "near a: indicamos el campo destino, en qu( campo de la tabla destinoqueremos de#ar el valor definido en esa columna.

En la fila Campo:indicamos el valor que queremos se grabe en el campo destino, estevalor puede ser un campo del origen, un valor fi#o, o cualquier e!presin vlida.

"odemos incluir un criterio de b,s#uedapara seleccionar del origen los registros quese insertarn en el destino.

Cuando no rellenamos alg)n campo del destino, el campo se rellenar con el valor quetenga en su propiedad /alor predeterminado. En nuestro e#emplo no se ane!a nada a loscampos$echa inicial% $echa %inalpor lo que se rellenarn a nulo$su valorpredeterminado&.

Cuando la tabla tiene una columna de tipo contador, lo normal es no asignar valor aesa columna para que el sistema le asigne el valor que le toque seg)n el contador, si por elcontrario queremos que la columna tenga un valor concreto, lo indicamos en lafila Campo:.

Si la tabla destino tieneclave principal% en ese campo intentamos no asignar valor,asignar el valor nulo o un valor que %a e!iste en la tabla, ccess no a+ade la fila % da unmensa#e de error de 6in%racciones de clave6. "or eso en nuestro e#emplo asignamos alcampo Cdigo Cursoel valor de la e!presin [Cdigo Curso] + 1000 para que no segeneren cdigos duplicados que ocasionaran errores $suponiendo que los cdigos decurso que tenemos actualmente no llegan a 7888&.

Si tenemos definido un 0ndice ,nico$sin duplicados& e intentamos asignar un valor que%a e!iste en la tabla tambi(n devuelve el mismo error.

Si la tabla destino estrelacionada con otra, se seguirn las reglas de integridadre'erencial.


10/12

Consulta de eliminacin

Las consultas de eliminacin son consultas que eliminan de una tabla los

registros que cumplen el criterio de b)squeda especificado.

"ara crear una consulta de eliminacin*


+adimos la tabla de la que queremos borrar los registros.

-az clic en el botn Eliminarde la pesta+a Diseo*

partir de ese momento la cuadrcula cambia de aspecto, han desaparecido lasfilas Orden:% (ostrar:por carecer de sentido aqu % en su lugar tenemos lafila Eliminar:como puedes en el e#emplo que te ofrecemos a continuacin*

El Origende la consulta puede ser unatabla) una consulta o una combinacin detablas! Se utiliza una combinacin de tablas cuando necesitamos borrar registros de unatabla pero necesitamos la otra tabla para el criterio de b)squeda.

En la cuadrcula /0E solamente ponemos el campo o campos que intervienen en loscriterios de b)squeda % si el origen de la tabla tiene varias tablas, pondremos una columnapara indicar de qu( tabla queremos eliminar los registros. En este caso tambi(n debemoscambiar las propiedades de la consulta para que nos permita e#ecutarla. -aciendo clic en


11/12

el botn %oja de propiedadesde la pesta+a Diseo , %cambiando la propiedad 1egistros ,nicosa *0.

En la fila Eliminar:podemos seleccionar dos opciones, la opcin Dndeindica uncriterio de b)squeda, % la opcin Desdeindica que queremos borrar los registros de latabla especificada en esa columna. "or e#emplo*

Con esta consulta eliminamos los cursos $Desdela tabla Cursos& que tengan alumnosde 1alencia $DndePoblacin = &'alencia&&.

Cuando el origen es una sola tablala columna Desdeno es necesaria.

SiNO se indica uncriterio de b,s#ueda, se borran TODO* los registros de la tabla.


12/12

"ara ver los datos #ue se borrar$nantes de realizar la eliminacin podemos hacer clicsobre el tipo de vista %oja de datosde la pesta+a &nicio.

"ara ejecutar la consultahacer clic sobre el botn . l e#ecutar la consulta serealizar la eliminacin de los registros de la tabla aunque previamente nos avisa que va aeliminar tantas filas % nosotros podemos cancelar esa eliminacin.

9na vez borrados, los registros no se pueden recuperar.

Si la tabla donde borramos est relacionada con otras tablasse podrn borrar o nolos registros siguiendo las reglas de integridad re'erencial definidas en esas relaciones.Si no puede borrar todas las filas que tena que borrar nos manda un mensa#eavisndonos que no ha podido eliminar tantas filas por infringir esas reglas.

Access curso rapido

Documents

Transcript of Access curso rapido