Curso Experto en Access 2007

Cursos que conforman el programa experto Gestor de bases de datos con Access 20071.Access. Base de datos y tablas (pg. 3)0. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. Presentacin Concepto de base de datos Tablas como bases de datos simples Bases de datos relacionales Empezar a trabajar con Access Cerrar una base de datos La ayuda de Access Crear tablas en Access Tipos de campos en Access Abrir y cerrar tablas en Access Plantillas de tablas. La tabla de profesores

2.Tablas, formularios y expresiones en Access (pg.37)0. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. Presentacin Introducir datos en las tablas Introducir datos en la hoja de datos Hoja de datos en tablas relacionadas Formularios en Access Utilizar un formulario en Access Usar un formulario de dos tablas Modificar formularios en Access Operaciones con controles Propiedades de los controles en Access Expresiones y consultas en Access Access. Condiciones en las consultas

3.Access. Formularios, tablas y consultas (pg.90)0. Presentacin 1. Formularios de varias tablas 2. Formulario de tres tablas relacionadas 3. Introducir datos en el formulario 4. Consultas de varias tablas y de totales 5. Access. Modificar consultas 6. Consultas de agrupacin y de totales 7. Crear consultas basadas en consultas 8. Informes en Access 9. Vista preliminar en Access 10. Access. Secciones en los informes

Alfredo Rico RicoSoft 2011 Curso Experto en Access 2007

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1.-Curso Access. Base de datos y tablasCAPITULOS DEL CURSOCaptulos del curso

11. Presentacin 12. Concepto de base de datos 13. Tablas como bases de datos simples 14. Bases de datos relacionales 15. Empezar a trabajar con Access 16. Cerrar una base de datos 17. La ayuda de Access 18. Crear tablas en Access 19. Tipos de campos en Access 20. Abrir y cerrar tablas en Access 21. Plantillas de tablas. La tabla de profesores

Presentacin del cursoGracias a este curso de Base de datos en Access podrs aprender qu es Access, qu es Microsoft Office y cules son sus aplicaciones. Tambin aprenders los conceptos fundamentales y la terminologa bsica de las bases de datos. Conoce cmo ejecutar Access, identificar los elementos del entorno de Access, crear y guardar una base de datos y, algo realmente til, a utilizar el sistema de ayuda de Access. El elemento fundamental de una base de datos son las tablas. Con este curso aprenders todo lo referente a las tablas de una base de datos. Familiarizarte con el entorno de una aplicacin es muy importante; consigue sacarle todo el partido a este programa gracias a este curso


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Captulo 1: Concepto de base de datosObjetivos del captulo 1, 2 y 3 El concepto de base de datos. Las tablas en las bases de datos. Bases de datos relacionales. En este primer captulo podrs aprender qu es Access, qu es Microsoft Office y cules son sus aplicaciones. Tambin aprenders los conceptos fundamentales y la terminologa bsica de las bases de datos: relaciones, bases de datos relacionales, tablas, etctera.

Una base de datos es un conjunto de informacin que est relacionada entre s y que se almacena de una forma organizada. En esta definicin, que ms que exacta pretende ser clara, hay que destacar varios aspectos. Una base de datos est formada por informacin. La informacin tiene relacin entre s. Esto quiere decir que la informacin de una base de datos tiene un fin determinado. Por ejemplo, una base de datos se puede crear con la informacin referente a los libros de una biblioteca, o a los clientes de un negocio, pero no se considera una base de datos las notas dispersas que podemos tomar en una hoja de papel. La informacin tiene que estar organizada. Lo veremos mucho mejor con los ejemplos que se incluyen a continuacin, pero esto quiere decir que la informacin almacenada ha de seguir un patrn (almacenar siempre los mismos datos de los clientes, por ejemplo, o los mismos datos de un libro en el ejemplo de la biblioteca). Nota La ayuda de Access define una base de datos como una recopilacin de informacin relativa a un asunto o un propsito particular. El significado es el mismo: informacin relacionada con un asunto determinado. Por tanto, las bases de datos estn pensadas para almacenar informacin de una forma organizada para su posterior consulta o modificacin. Un ejemplo de base de datos Lo mejor para entender qu es una base de datos es ver un ejemplo. Vamos a crear a lo largo de los captulos de este libro una base de datos que nos ayude a gestionar los cursos de un centro de formacin. Si pensamos en este ejemplo, parece evidente que necesitamos guardar informacin sobre: Alfredo Rico RicoSoft 2011 Curso Experto en Access 2007 Pgina 3

El nombre del curso. Los alumnos que van a asistir al curso. El profesor de dicho curso. La fecha de inicio y la fecha de finalizacin. El horario. Nota El objetivo de este ejemplo y de otros que usaremos en el libro es el de ilustrar conceptos y modos de llevar a cabo las actividades. El ejemplo en s puede no ser totalmente til en la vida real, ya que lo iremos modificando para mostrar el mayor nmero de conceptos posible. Observa la figura 1.1. Es una tabla que muestra la informacin indicada anteriormente. Como ves, en las distintas filas de esta tabla se pueden ver los alumnos y el profesor de cada curso.

Figura 1.1. Ejemplo de base de datos Nota Como ejemplo de lo dicho antes, no te fijes mucho en los posibles fallos o mejoras del ejemplo; as, aparece slo un apellido de cada alumno o el telfono del profesor, pero no su direccin. Nuestra idea es que sirva para que veas qu son las bases de datos relacionales y sus ventajas frente a las simples. Cuando creemos el ejemplo real, solucionaremos estos problemas. Como ves, estos datos tienen relacin entre s. En cada fila aparecen los datos de un alumno de un curso (y las filas tienen relacin entre s ya que hablan de alumnos y de cursos). Del mismo modo, la informacin est organizada, ya que muestra los mismos datos en cada una de las filas. No tenemos los apellidos de un alumno y el nombre de la madre de otro; tenemos los mismos datos de cada alumno: su nombre, su apellido y su telfono. El hecho de que la figura 1.1 muestre una tabla ya nos da una idea de la importancia de las tablas en las bases de datos. De hecho, son el elemento principal del trabajo con bases de datos. Terminologa de bases de datos En la figura 1.1 hemos visto que las tablas estaban formadas por filas, columnas y celdas. Pues bien, en las bases de datos, en lugar de hablar de filas, se habla de registros; en lugar de columnas, se habla de campos y en lugar de celda se habla de dato.


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Adems, los campos se identifican por su nombre, mientras que los registros se identifican por su nmero. Por tanto, vemos que la figura 1.1 tiene 10 registros y 9 campos. El dato Pedro de dicha tabla es el campo Nombre alumno del tercer registro.


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Captulo 2: Tablas como bases de datos simplesLa verdad es que la figura 1.1 incluye la informacin que necesitamos para gestionar los cursos de nuestro centro de formacin. Contiene los datos del curso (el ttulo y el horario), del profesor (el nombre y el telfono) y de los alumnos (nombre y apellido). Sin embargo, tiene un problema evidente: hay mucha informacin repetida. Por ejemplo, se incluye tantas veces el nombre y apellido de cada profesor como alumnos tiene un curso. As, el telfono de Ofelia Casas aparece 7 veces repetido, en tantas filas como alumnos tienen sus dos cursos. Del mismo modo, aparecen los datos de cada alumno en cada curso que ha asistido a nuestro centro, por lo que aparece repetido el telfono de Jos Gmez 3 veces, una por cada uno de los cursos. El gran problema de esta tabla se presenta cuando queramos realizar algn cambio en los datos de los profesores, de los cursos o de los alumnos. Por ejemplo, Ofelia Casas da a luz un nio unas semanas antes de empezar el curso de Office y tenemos que sustituirla mientras disfruta de su baja maternal. Adems de felicitar a nuestra compaera, tenemos que modificar los datos de la tabla de forma que incluyamos al nuevo profesor o profesora. La forma de hacerlo, imaginando que se llamara Jernimo Luengo, sera: Buscar la primera fila (o el primer registro) de la tabla 1.1 en la que apareciera Ofelia y comprobar si la fecha coincide con la fecha de baja maternal. En caso afirmativo, reemplazar su nombre y su telfono por el de Jernimo. Buscar en todas y cada una de las filas (registros) de la tabla, mirar la fecha del curso y realizar los cambios uno a uno. En el ejemplo de la tabla 1.1 esto no tiene mucha importancia, ya que slo hay 10 registros y se hace rpido, pero tras varios aos de cursos de formacin, es fcil que nuestra tabla de cursos contenga cientos o miles de registros (recuerda que hay una por cada alumno de cada curso) y realizar este cambio podra ser poco menos que imposible. Adems, qu pasara si en una de las filas se nos olvida cambiar el telfono de Jernimo y dejamos el de Ofelia? Evidentemente, nuestra tabla contendr informacin incorrecta y con el tiempo dejar de ser til. Nota Piensa qu pasara si un alumno cambia de telfono o de direccin. El proceso de cambio sera igualmente engorroso.


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Captulo 3: Bases de datos relacionalesComo ves, el problema de modificar datos cuando se trabaja con una sola tabla es importante. La solucin pasa por usar varias tablas para almacenar la misma informacin, logrando as que no haya informacin repetida en ninguna tabla. Vamos a verlo. Las figuras 1.2, 1.3 y 1.4 muestran los mismos datos que la figura 1.1 pero en tres tablas distintas. De hecho, la figura 1.2 incluye informacin sobre los profesores, la figura 1.3 presenta informacin sobre los alumnos y la figura 1.4 informacin sobre los cursos.

Figura 1.2. Datos de los profesores

Figura 1.3. Datos de los alumnos

Figura 1.4. Datos de los cursos Qu pasara ahora si quisiramos cambiar el telfono de un profesor? Simplemente buscaramos los datos de dicho profesor en la tabla de profesores, modificaramos su telfono y ya est. Slo habra que hacerlo en un sitio y una sola vez. Este modo de trabajar con varias tablas ofrece las siguientes ventajas: La rapidez. Slo hay que buscar el dato una vez y cambiarlo. La seguridad. Al incluir el telfono del profesor en una sola tabla, no es posible cambiarlo en un sitio s y en otro no. Por tanto, evitamos la posibilidad de incoherencia de datos. La facilidad a la hora de borrar datos. Si queremos eliminar los datos de un profesor o de un alumno, no tenemos que ir buscndolo por cientos de filas, ya que slo aparecen una vez en una tabla.


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En el caso de tener que cambiar un profesor por otro, slo habra que buscar el curso en cuestin y cambiar el cdigo del profesor para escribir el correcto. Si queremos que el curso de Ofelia Casas lo imparta Jernimo Luengo, cambiamos el cdigo P001 por el cdigo P004 y ya est. Como ves, el truco consiste en no repetir datos en las tablas. Los datos de cada profesor (direccin, telfono, apellidos, etctera) aparecen una nica vez en cada fila de la tabla de profesores. En la tabla de cursos, slo aparece el cdigo del profesor y, por tanto, no hay que repetir ningn dato, como la direccin o el telfono. Las relaciones entre tablas El nombre de base de datos relacional viene del hecho de que para trabajar con los datos de distintas tablas es necesario que haya una relacin entre ellas. Por ejemplo, cmo sabemos cul es el profesor que imparte el curso de Office? Con las tablas anteriores, los pasos que se siguen para obtener esta informacin son: En la tabla de cursos, se busca el curso en cuestin. En nuestro ejemplo, el curso de Office es el primero. En la fila relativa al curso, se busca el profesor, que se identifica con el cdigo P001. Acudimos a la tabla de profesores y buscamos el que corresponda al cdigo P001. En este caso, es el profesor de la primera fila, y encontramos todos sus datos en la primera fila de la tabla de profesores. Nota Aunque parezca un poco lioso, Access permite hacer esto de manera automtica y, por tanto, mucho ms rpidamente. Por tanto, estas tablas estn relacionadas mediante el cdigo del profesor. Si no incluimos este dato de un profesor en la fila de un curso, nos sera imposible relacionar un curso con su profesor correspondiente. Las bases de datos en Access Aunque anteriormente hemos identificado las bases de datos con una o varias tablas, en Access el trmino base de datos va ms all. En concreto, en Access una base de datos puede contener los siguientes elementos u objetos: Tablas. Las tablas almacenan las series de datos en s. Como hemos visto en este captulo, la forman registros (filas) y campos (columnas). Es el nico elemento obligatorio en una base de datos. Por tanto, una base de datos no existe si no tiene una o varias tablas. Formularios. Los formularios tienen la misin de mostrar los datos existentes en las tablas. Tambin sirven para modificar, aadir y eliminar dichos datos. Consultas. Las consultas son objetos especiales que sirven para localizar datos en las tablas. Se llaman consultas ya que el modo de localizar un dato consiste en consultar los datos que cumplen ciertas condiciones. Alfredo Rico RicoSoft 2011 Curso Experto en Access 2007 Pgina 8

Informes. Los informes tienen la misin de mostrar los datos por la impresora, de forma que podamos hacrselos llegar a cualquier persona. Pginas. Las pginas permiten mostrar y modificar datos de las tablas en Internet o en una Intranet. Macros. Las macros sirven para automatizar operaciones con Access, como abrir una tabla desde un formulario. Mdulos. Los mdulos son pequeos programas que permiten definir cmo trabajan nuestros formularios, realizar clculos complejos en los informes, etctera. En este libro veremos las tablas, las consultas, los formularios y los informes, que constituyen los elementos esenciales de las bases de datos de Access.


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Captulo 4: Empezar a trabajar con AccessObjetivos del captulo 4, 5 y 6 Ejecutar el programa. Crear la primera base de datos. El panel de exploracin. En este captulo aprenders a ejecutar Access, a identificar los elementos del entorno de Access, a crear y guardar una base de datos, a cerrar y abrir bases de datos ya existentes y, una cosa realmente til, a utilizar el sistema de ayuda de Access. Familiarizarte con el entorno de una aplicacin es muy importante; te recomendamos que leas detenidamente este captulo para que puedas sacar todo el partido a los captulos siguientes. Ejecutar Access Ya hemos visto qu es Access y la teora bsica que debes conocer sobre las bases de datos. Ha llegado el momento de empezar a trabajar con Access. La primera operacin que vamos a llevar a cabo es ejecutar la aplicacin. Si conoces otras aplicaciones de Windows, como Word o Excel, vers que todas se ejecutan de la misma forma: Haz clic en el botn Inicio de la barra de tareas de Windows o pulsa Ctrl+Esc. Haz clic en Todos los programas para ver el nombre de los programas instalados en tu ordenador. Finalmente, haz clic en Microsoft Access dentro del grupo de programas de Office (figura 2.1). Pasados unos segundos, aparecer la pgina Introduccin a Microsoft Office Access (figura 2.2).


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Figura 2.1. El men Inicio para ejecutar Access

Figura 2.2. Ventana inicial de Access Crear una base de datos en Access Hay varias formas de crear una base de datos de Access, dependiendo de dnde estemos en cada momento. Pero acabamos de ejecutar Access estamos en su primera pantalla, as que vamos empezar por ah: 1. Haz clic en la opcin Bases de datos en blanco. Alfredo Rico RicoSoft 2011 Curso Experto en Access 2007 Pgina 11

2. Se actualizar la columna de la derecha de la pgina Introduccin a Microsoft Office Access para que completes el proceso. 3. Si no quieres crear la nueva base de datos en la carpeta Documentos, selecciona la carpeta que desees en el cuadro Guardar en. 4. Escribe el nombre de la base de datos en el cuadro Nombre de archivo si no lo hiciste ya y pulsa Aceptar. 5. Finalmente, haz clic en el botn Crear. La figura 2.3 muestra el cuadro en nuestro ejemplo, para crear una base de datos llamada CentroDeFormacin en Documentos.

Figura 2.3. Cuadro de dilogo Archivo de nueva base de datos Nota Si quieres crear una base de datos cuando ya ests dentro de Access, ejecuta el Botn Office y luego el comando Nuevo. Volvers a la pgina Introduccin a Microsoft Office Access. La figura 2.4 muestra el resultado de crear la base de datos CentroDeFormacin. Vers que Access va adelantando trabajo y muestra una tabla lista para empezar a trabajar. Pero vamos poco a poco y observa el entorno de trabajo del programa.


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Figura 2.4. Entorno de trabajo de Access Esta ventana tiene una serie de elementos que vamos a utilizar continuamente en el trabajo con Access y que se citan a continuacin: Barra de ttulo. Indica que la aplicacin que estamos usando es Microsoft Access. Si estuviese abierta una base de datos, aparecera tambin el nombre de la base de datos. Botn de Office. Sustituye al antiguo men Archivo de los programas de Office. Contiene comandos bsicos para abrir, guardar, cerrar o imprimir los archivos de trabajo. Lo utilizaremos bastante a lo largo de los captulos. Cinta de opciones: Contiene los comandos de Access. Al igual que en todas las aplicaciones de Office, los comandos aparecen organizados en fichas y, dentro de ellas, en grupos. El criterio para agruparlas es una tarea o funcin comn, por ejemplo, las herramientas para escribir se agrupan en el grupo Fuente, en la ficha Inicio. Algunas fichas solo aparecen cuando las necesitamos, as no resulta tan agobiante el interfaz de Access. Barra de herramientas de acceso rpido. La barra de herramientas de acceso rpido de Access puede contener botones que sirvan como atajos a los comandos de las fichas de la cinta de opciones. En otras palabras, que en lugar de buscar y abrir la ficha y ejecutar dicho comando, se puede hacer clic simplemente en un botn de esta barra. Ahora solo tiene tres comandos (guardar, deshacer y rehacer), pero su gran ventaja es que es totalmente personalizable. Nota Aade los comandos que quieras a la barra de acceso rpido. Junto al comando Rehacer, pulsa en Personalizar la barra de herramientas de acceso rpido. En el desplegable podrs agregar los que Access te sugiere poniendo marcas de verificacin o cualquiera si pulsas en Ms comandos; aqu adems podrs ordenarlos.


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Botn Minimizar. Este botn quita la ventana de Access de la pantalla y la sita como un botn en la barra de tareas de Windows. Para volver a usar Access, no hace falta volver a ejecutarlo, slo hay que hacer clic en un botn de la barra de tareas. Botn Maximizar. Sirve para agrandar el tamao de la ventana de Access al mximo, de forma que no se vea nada ms en la pantalla del ordenador. Cuando se usa este botn, se convierte en el botn Restaurar. Botn Restaurar. El botn Restaurar sirve para devolver a la pantalla el tamao que tuviera antes de usar el botn Maximizar o el botn Minimizar. Prueba ahora estos pasos para ver cmo funciona: Pulsa el botn Restaurar y observa que la ventana de Access se vuelve ms pequea, dejando ver el fondo del escritorio de Windows. Observa que el botn Restaurar se ha transformado en otro botn con un cuadrado dentro. Es el botn Maximizar. Pulsa el botn Maximizar para volver a la situacin de la figura 2.4. Botn Cerrar. Sirve para cerrar Access y quitarlo de la memoria del ordenador. Una vez cerrado, puedes volver a ejecutarlo siguiendo los pasos indicados al principio del captulo. Barra de estado. La barra de estado muestra informacin diversa, dependiendo del trabajo que ests realizando en ese momento. Normalmente, ofrece alguna ayuda sobre la tarea que tenemos que realizar. En su parte derecha, muestra si se encuentran pulsadas las teclas especiales del teclado (BloqMays, BloqNum, etctera). Panel de exploracin Hemos dejado para el final el elemento ms importante. El panel de exploracin es la parte principal de todo el trabajo que se realiza en Access. Si en la figura 2.4 se muestra una ventana vaca (ya que acabamos de crear la base de datos), la figura 2.5 muestra un panel de exploracin con todos los objetos de la base de datos que iremos creando a lo largo de este libro.

Figura 2.5. Panel de exploracin con varios objetos Alfredo Rico RicoSoft 2011 Curso Experto en Access 2007 Pgina 14

Vamos a verlo con detalle siguiendo la figura 2.6: Men: cambia las categoras por las se agrupan los objetos. Haz clic en l para ver las categoras que estn en uso, o con el botn secundario para otras tareas como iniciar el cuadro de dilogo Opciones de exploracin. Botn para abrir o cerrar la barra: Expande o contrae el panel de exploracin. El botn no oculta el panel por completo. Cuadro Buscar: si acabas teniendo una base de datos extensa querrs buscar objetos rpidamente. Introduce el nombre de un objeto y, a medida que escribes, el panel ocultar cualquier grupo que no contenga objetos que coincidan con el texto. Grupos: por defecto el panel muestra los grupos visibles como conjuntos de barras. Para expandirlos o cerrarlos, haz clic en las flechas. Recuerda que los nombres de grupos cambian a medida que se cambia de categora. Objetos de la base de datos: son las tablas, los formularios, los informes, etc. Los objetos que aparecen en un grupo concreto dependen de la lgica que haya detrs de la categora primaria. Por ejemplo, si usas la categora Tipo de objeto, el panel crea grupos separados para las tablas, los formularios, los informes, etc. A su vez, cada grupo muestra aquellos objetos que pertenecen ah lgicamente: un grupo de tablas muestra slo las tablas, etc. Espacio en blanco: haz clic con el botn secundario en la parte inferior del panel para realizar varias tareas como cambiar las categoras, ordenar los elementos y mostrar y ocultar los detalles (como, por ejemplo, la fecha de creacin).

Figura 2.6. Elementos del panel de tareas Veremos cmo usar todos estos elementos conforme vayamos incorporando elementos a nuestra base de datos. Alfredo Rico RicoSoft 2011 Curso Experto en Access 2007 Pgina 15

Captulo 5: Cerrar una base de datosLa base de datos creada est vaca por ahora. En el captulo siguiente empezaremos a crear sus tablas y a trabajar en realidad con los datos. Ahora vamos a ver cmo cerrar la base de datos que estemos usando. Esta operacin se suele realizar cuando se quiere seguir trabajando con Access, pero no con la base de datos actual. Para cerrar la base de datos actual: Haz clic en el Botn Office. Selecciona la opcin Cerrar base de datos. Abrir una base de datos existente Una vez que has cerrado una base de datos, puedes volver a abrirla en cualquier momento. Lo normal es que quieras abrirla nada ms entrar en Access. Para hacerlo, sigue estos pasos: 1. Ejecuta Access como siempre. 2. En la ventana inicial (figura 2.2), observa ahora que en la columna de la derecha aparecen las ltimas bases de datos usadas en la seccin Abrir bases de datos reciente, en nuestro caso la que acabamos de cerrar. 3. Haz clic en la base de datos que quieras abrir, si hay ms listadas. Si no encuentras la base de datos que quieres abrir en esa lista, pulsa en el botn Ms, y aparecer el cuadro de dilogo Abrir (figura 2.7).


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Figura 2.7. Cuadro de dilogo Abrir Si tienes abierta una base de datos, pulsa en el Botn Office y luego en el comando Abrir y aparecer el mismo cuadro de dilogo Abrir. Este es similar al que vimos en la figura 2.3, as que no encontraremos dificultad en utilizarlo: si el archivo de la base de datos se encuentra en una carpeta distinta a Documentos, seleccinala dentro del cuadro Buscar en. Haz doble clic sobre el nombre del archivo de la base de datos que quieras abrir. Nota A diferencia de otras aplicaciones de Windows, como Word o Excel, no es posible abrir ms de una base de datos a la vez desde Access. Si quieres abrir ms de una base de datos, tienes que ejecutar Access tantas veces como bases de datos quieras abrir. Salir de Access Cuando se termina de trabajar con Access y no se va a usar durante un tiempo, es conveniente cerrarlo para liberar la memoria del ordenador. Cuando se sale de Access, se cierra la base de datos que est abierta. Esta operacin es muy sencilla y se puede llevar a cabo de varias formas: Haz clic en el botn Cerrar de la ventana de Access. Selecciona la opcin Salir de Access del Botn Office. Una vez hayas salido de Access, puedes usarlo en cualquier momento ejecutndolo de nuevo, o haciendo doble clic sobre un archivo de bases de datos de Access. En ese caso se ejecutar Access y abrir al mismo tiempo la base de datos. Trabajar con archivos de Access de distintas versiones Office 2007, y por inclusin Access, utiliza una nueva forma de codificar sus archivos y la mala noticia es que no se lleva muy bien con la manera de guardar los archivos en las versiones ms antiguas del paquete. Independientemente de las nuevas ventajas que el nuevo formato de archivo puede soportar, tendremos que adaptar nuestra manera de trabajar si vamos a compartir las bases de datos que creemos o si vamos a reutilizar las que tenamos. Puedes abrir normalmente una base de datos de una versin anterior porque Access 2007 utiliza un comprobador de compatibilidad que se asegura de que no haya especificada ninguna caracterstica incompatible. Cuando guardes el archivo, el comprobador de compatibilidad te informar de esas caractersticas y podrs quitarlas antes de guardar. De este modo te aseguras de que no empleas ninguna novedad de la versin 2007 que otro usuario con una versin ms antigua no podr disfrutar. Nota Access te informa en la barra de ttulo de si trabajas con una base de datos de una versin anterior a Access 2007: pone entre parntesis la versin con la que se cre el archivo. Despus de trabajar con una base de datos de un formato anterior debes guardarla en el mismo formato para que puedan seguir utilizndola los usuarios de esa versin. Para ello pulsa el Botn Office y elige el submen Guardar como... (figura 2.8), selecciona la versin conveniente y guarda el archivo como ya vimos al crear la base de datos (figura 2.3). Alfredo Rico RicoSoft 2011 Curso Experto en Access 2007 Pgina 17

Figura 2.8. Opciones de Guardar como Sin embargo, si vas a actualizar una base de datos que solo utilizars t, es mejor que la conviertas al nuevo formato. Es muy fcil, pulsa en el Botn Office y elige la opcin Convertir. Access te pedir que guardes la base de datos en el nuevo formato, tras ese paso tendrs todas las ventajas de Access 2007 en tus antiguas bases de datos Nota Para diferenciar un archivo de Access 2007 de uno de una versin anterior fjate en su extensin: *.accdb, mientras que las versiones anteriores tienen la extensin *.mdb. Nota Las versiones anteriores a 2007 s pueden abrir un archivo, relativamente, porque requieren descargar de la web de Microsoft, e instalar, unos convertidores de archivo necesarios.


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Captulo 6: La ayuda de AccessSi has salido de Access, vuelve a ejecutarlo ahora. Vamos a ver uno de los elementos ms tiles de Access: el sistema de ayuda. El sistema de ayuda est pensado para usarlo como referencia. Una vez se sabe usar Access, esta ayuda sirve para indicar la forma de llevar a cabo ciertas tareas o para explicar algunos conceptos. Hay varias formas de acceder a las ventanas de ayuda de Access, la ms comn es pulsar el botn Ayuda en la esquina superior derecha de la ventana de Access (figura 2.4) o pulsando la tecla F1. En ese momento, aparece la ventana de la ayuda de Access (figura 2.9) en la que puedes introducir palabras sobre las que quieras respuesta en el cuadro Buscar.

Figura 2.9. La ventana de Ayuda de Access Nuestro consejo es que maximices la ventana para trabajar mejor. Observa en la figura 2.10 el aspecto de esta ventana cuando la maximizas (haz clic en su botn Maximizar, segundo por la derecha de la barra de ttulo) y en Mostrar tabla de contenido para ver dnde est ubicada la bsqueda que has solicitado La ventana de ayuda contiene una serie de elementos que resulta conveniente conocer: Alfredo Rico RicoSoft 2011 Curso Experto en Access 2007 Pgina 19

El texto normal, en color negro, contiene las explicaciones que hemos pedido sobre la accin que queremos llevar a cabo. Si haces clic en un texto que aparezca en color azul, la ayuda mostrar una explicacin, en otro color, de dicho texto. Por ejemplo, en la figura 2.9 aparece la explicacin del trmino campos. Botn Atrs. Este botn nos lleva a las ventanas de ayuda que ya hayamos visto. Es una forma rpida de volver a buscar un tema por el que ya hayamos pasado. Botn Adelante. Este botn sirve para ir hacia adelante en la bsqueda de ventanas de ayuda que ya hayamos visto. Detener / Actualizar: cancela una bsqueda en lnea si se trata de una consulta a Office Online. Si ests conectado, puedes pulsar Actualizar para que descargue el ltimo contenido disponible. Inicio: vuelve al contenido de ayuda sugerido por defecto. Botn Imprimir. Este botn permite imprimir la ventana de ayuda que estemos viendo. Cambiar tamao de fuente: ajusta a ms grande o pequeo el tamao de la letra para ponerlo a nuestro gusto. Mostrar / Ocultar tabla de contenido: ya lo has utilizado. Muestra la ayuda dividida en libros, que a su vez contienen ms libros. Haciendo clic en el icono que representa un libro cerrado, el icono se sustituir por otro que representa un libro abierto y se desplegar bajo l un conjunto de libros que desglosan un poco ms su contenido. Para cerrar un libro, nicamente hay que hacer doble clic sobre el icono del libro abierto, tras lo cual estaremos en la misma situacin que antes de abrirlo. El ltimo desglose viene representado por el icono de la interrogacin que seala un contenido de ayuda. Mantener visible / no visible la ventana Ayuda: hace que la ventana de ayuda se vea por encima de otras ventanas de Word, es decir, podemos, por ejemplo, escribir en un documento y leer en la ayuda al mismo tiempo. Si lo mantenemos como no visible, la ventana de ayuda se ocultar detrs de la ventana de Access. Es interesante, si disponemos de conexin a internet, la opcin de buscar ayuda en Microsoft Office Online. Pulsa el botn Estado de conexin en la parte inferior derecha de la ventana de ayuda y elige la opcin Mostrar contenido de Office Online. Tras unos segundos de espera el botn debera mostrar Conectado a Office Online. A partir de ahora la ayuda de Access ser la ms completa. Cuando termines con la ayuda, slo tienes que hacer clic en el botn Cerrar de su ventana para volver a la ventana normal de Access. Hay una ltima manera de conseguir ayuda, y es la ayuda contextualizada. En determinadas ventanas o cuadros de dilogo, el programa tendr un icono con el signo de interrogacin junto al aspa de cierre, o lo indicar con un texto expresamente, pulsando en cualquiera de estas vas se abrir la ventana de ayuda de Access pero contendr ya un tema relacionado con el cuadro de dilogo en el que estemos trabajando, y desde el que has abierto esa ayuda.


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Captulo 7: Crear tablas en AccessObjetivos del captulo 7, 8, 9 y 10 Crear la primera tabla. Los campos claves. El asistente para tablas.

El elemento fundamental de una base de datos son las tablas. En este captulo aprenders todo lo referente a las tablas de una base de datos: cmo crearlas desde la vista diseo, cmo consultar su contenido y cmo definir sus propiedades. Aprenders tambin el concepto de campo clave, que nos ayudar a comprender las relaciones entre tablas (las relaciones entre tablas se tratan en el siguiente captulo). Crear la primera tabla Ya hemos visto que en una base de datos de Access puede haber varios objetos: tablas, consultas, formularios, etctera. Nuestra insistencia en este tema es para evitar que confundas las bases de datos con las tablas, como ya vimos. Pues bien, como los objetos esenciales en las bases de datos son las tablas, vamos a empezar nuestro trabajo creando las tablas de nuestra base de datos. Para hacerlo, vamos a usar el mismo ejemplo que empleamos para explicar los conceptos de tablas relacionadas: un curso de formacin en un centro. Pensar la tabla antes de crearla A la hora de crear una tabla, el primer paso es tener claro qu contenido queremos almacenar en dicha tabla. En el ejemplo de los alumnos, tenemos que decidir qu informacin de cada alumno vamos a incluir en la tabla: su nombre, los apellidos, la direccin, etctera. Como ya vimos en el captulo 1, cada categora de informacin se llama campo de la tabla. Por tanto, hay que decidir cules van a ser los campos de la tabla. A la hora de decidir los campos, hay unas normas bsicas: Usar nombres de campos que tengan sentido, ya que esto facilitar el trabajo de llenado de la tabla y su posterior comprensin. Crear todos los campos que sean necesarios, teniendo en cuenta que es mejor que los datos estn en distintos campos si vamos a realizar bsquedas por ellos. Por ejemplo, puede haber un campo Direccin que incluya la direccin, el cdigo postal y la poblacin, pero eso impedir que en el futuro puedas ordenar la tabla por cdigos postales o por poblaciones, que es muy til. Es mejor crear un campo Direccin, otro campo Poblacin y otro Cdigo postal. No usar como campo un valor que se calcule a partir de otros campos. Por ejemplo, no incluir un campo con el precio con IVA, otro con el precio sin IVA y otro con el IVA correspondiente. Alfredo Rico RicoSoft 2011 Curso Experto en Access 2007 Pgina 21

En el caso concreto de los alumnos, la lista de campos podra ser la mostrada en la figura 3.1, que es el resultado final de esta parte del captulo:

Figura 3.1. Ejemplo de los campos de la tabla El Nombre del alumno. Los Apellidos del alumno. Observa que separamos el nombre de los apellidos, para poder realizar bsquedas y clasificaciones por estos apellidos. La Direccin que incluye la calle (avenida o plaza), el nmero, el piso y la letra. Pero no incluye la poblacin, ni la provincia ni el cdigo postal. La Poblacin en la que vive. El Cdigo postal. La Provincia. El telfono particular. El telfono del trabajo. El telfono mvil. La fecha de nacimiento (para felicitarle por su cumpleaos). Un campo de Notas. El campo Notas es muy til en la mayora de las tablas para escribir lo que se quiera sobre el contenido de un registro. Crear una tabla desde cero El ttulo de este apartado se debe a que hay varias formas de crear una tabla. Para crear la tabla de alumnos, vamos a hacerlo desde cero, sin ayuda de ningn asistente de Access.


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Nota Los asistentes son comandos especiales de Access preparados para ayudar en la creacin o modificacin de tablas, consultas, formularios, etctera. Los pasos que tienes que seguir son: 1. Abre la base de datos en la cual quieres crear la tabla. Ya vimos cul es el proceso en el captulo anterior: primero ejecuta Access y despus haz clic en el nombre de la base de datos. En nuestro ejemplo, selecciona CentroDeFormacin y haz clic en Aceptar. 2. En la ficha Crear de la cinta de opciones, haz clic en el comando Tabla situado dentro del grupo de comandos Tablas. El rea de trabajo mostrar la tabla vaca en el modo vista Hoja de datos, que recuerda a las hojas de clculo de Excel porque se compone de filas, columnas y celdas. 3. Para empezar a crear los campos de la tabla, es mejor cambiar al modo de vista Diseo; para eso ve a la cinta de opciones en su ficha Herramientas de tabla, y pulsa en el grupo Vistas el comando Ver, elige Vista Diseo. Observa que el punto de insercin est en la columna Nombre del campo de la primera fila. 4. Escribe el nombre del campo. Por ejemplo, escribe Nombre para nuestro ejemplo (referido al nombre del alumno). 5. Pulsa la tecla Tab para ir a la columna Tipo de datos. 6. Selecciona el tipo de campo del que se trata. Los tipos de campos los veremos a continuacin, pero selecciona ahora Texto. 7. Pulsa Tab de nuevo para ir a la columna Descripcin. 8. Escribe una breve explicacin del campo. Por ejemplo, Contiene el nombre de pila del alumno (figura 3.2). 9. Pulsa Tab para pasar a la siguiente fila (correspondiente al siguiente campo) y repite los pasos 4 a 9 para cada uno de los campos de la tabla. 10. Cuando termines de definir los campos, haz clic en el botn Cerrar de la barra de ttulo de la tabla. 11. Teclea el nombre de la tabla (Alumnos en nuestro ejemplo) y haz clic en Aceptar. Si aparece un cuadro que hace referencia a la clave principal de la tabla, haz clic en No. Prueba ahora a crear los primeros cuatro campos de nuestra tabla con esta secuencia de pasos y gurdala con el nombre Alumnos como se indica en el paso nmero 11.


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Figura 3.2. Ventana de diseo de la tabla con el primer campo Agregar nuevos campos Ya hemos creado cuatro campos de nuestra tabla. Los hemos creado desde cero y hemos visto cmo se hace desde la vista Diseo, rellenando por filas un nombre de campo, su tipo y una breve descripcin. Ahora veremos cmo crear campos en la vista Hoja de datos: 1. Cambia a la vista Hoja de datos pulsando el comando Ver en la cinta de opciones o en el botn Vista Hoja de datos de la barra de estado. 2. En la ficha Hoja de datos, en el grupo Campos y columnas, haz clic en Nuevo campo. Aparece un panel nuevo a la derecha, Plantillas de campos. 3. Selecciona los campos que quieras en el panel y arrstralos a la tabla. En nuestro caso, busca en las categoras y haz clic en Cdigo Postal. Cuando aparezca la lnea de insercin, suelta el botn y el campo quedar en esa posicin. 4. Finalmente, cierra el panel Plantillas de campos. De esta manera ahorras ms tiempo que si los escribes uno a uno como en el apartado anterior. Pero hay otra forma de economizar tiempo, si ya lo invertiste en crear campos en otras tablas. Puedes aadir campos desde otras tablas: 1. Asegrate de que la tabla est en la vista Hoja de datos. 2. En la ficha Hoja de datos, en el grupo Campos y columnas, haz clic en Agregar campos existentes. Aparecer un panel similar al que hemos visto antes, pero fjate que este se llama Lista de campos, es decir, contiene los campos de las otras tablas que tengamos en nuestra base de datos, agrupadas en categoras. 3. Explora en el panel pulsando en los signos + para expandir las tablas y arrastra los campos que desees del panel Lista de campos a la tabla que estamos editando en el rea de trabajo.


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Figura 3.3. Crear campos desde Plantillas de campos

Figura 3.4. Nuevo campo creado en la Vista Diseo


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Captulo 8: Tipos de campos en AccessHemos visto en el apartado anterior que uno de los datos esenciales que hay que rellenar al definir los campos es el tipo de campo. El tipo de campo define el contenido que podr almacenar el campo en el futuro. Por ejemplo, si es un campo Nombre, lo normal es que almacene caracteres de texto, pero un campo FechaNacimiento, almacenar una fecha y no un conjunto de caracteres. La tabla 3.1 muestra los tipos de campo y cul es el contenido para el que estn pensados. Tabla 3.1. Tipos de campos de las tablas Tipos de campo Texto nombres, Numrico Descripcin Se usa para incluir textos no muy extensos, como los apellidos, direcciones, etctera. Se usa para cantidades numricas, que no sean monedas, y que se usen para realizar operaciones. Fecha/Hora Moneda Memo Autonumrico S/No Se usa para las fechas y horas. Se emplea para las cantidades de moneda. Se usa para guardar textos de los que no se conozca la longitud. Se usa para los campos clave, principalmente. Se usa para los campos que puedan tener dos posibles valores (S/No, lo ms normal). Objetos OLE Hipervnculo Datos adjuntos Multivalor Se usa para incluir imgenes y objetos de otras aplicaciones. Se emplea para incluir direcciones Web o archivos de una red. Se usa para incluir cualquier tipo de archivo admitido. Almacena ms de un valor en un campo.

Normalmente, tomar la decisin sobre el tipo de campo que se quiere usar es muy sencilla, pero hay otras ocasiones en las que hay que pensarlo un poco. Por ejemplo, un cdigo postal espaol consta de cinco dgitos, pero no se van a realizar operaciones con ellos (por ejemplo, no tiene sentido restar o sumar cdigos postales). Por este motivo, se emplea un tipo de campo Texto y no Nmero. Nota Alfredo Rico RicoSoft 2011 Curso Experto en Access 2007 Pgina 26

Adems, en Access los ceros delante de las cifras no se muestran. Por eso, si escribes 06005 en un campo de tipo Nmero, aparecer slo 6005, que no es un cdigo postal correcto. Prueba ahora t como ejercicio y crea el resto de campos mostrados en la figura 3.1 (excepto el campo IdAlumno). Puedes utilizar el panel Plantillas de campos en la vista Hoja de datos para hacerlo rpido. Consejo A medida que realices cambios en la tabla, es aconsejable guardarla de vez en cuando haciendo clic en el botn Guardar de la barra de herramientas. Los campos clave El ltimo tema esencial que debes conocer para definir tablas son los campos clave. Un campo clave es aqul que permite identificar un registro de una tabla frente al resto. Si bien es posible crear tablas que no tengan campos clave, en bases de datos relacionales este tipo de campo se vuelve imprescindible, como veremos en nuestro ejemplo. Por eso, siempre que crees una tabla, piensa cul puede ser su campo clave. Normalmente, hay dos opciones: Hay un campo de la tabla que se sabe a ciencia cierta que no se va a repetir en dos registros de la misma. Por ejemplo, en una tabla de empresas proveedoras, puede haber un campo llamado CIF que contenga el Cdigo de Identificacin Fiscal de la empresa. Como este cdigo es nico para cada empresa, este campo nos sirve como campo clave. No hay ningn campo que estemos seguros de que no se vaya a repetir. Por ejemplo, en nuestra tabla Alumnos, no hay ningn campo que no se pueda repetir para dos alumnos distintos. En estos casos, lo mejor es crear un campo adicional del tipo Autonumrico. Los siguientes pasos muestran cmo definir un campo como campo clave: 1. Access crea por defecto en cada tabla en blanco un campo clave (la primera fila que saltamos en la Vista Diseo). 2. Si quieres definirlo t, sita el punto de insercin sobre el campo que elijas como clave y haz clic sobre l. (Puedes seleccionar el campo completo haciendo clic en el botn situado a la izquierda del nombre del campo). 3. Haz clic en el comando Clave principal de la ficha Herramientas de tabla. Observa que a la izquierda del nombre del campo aparece un icono en forma de llave indicando que es el campo clave. En nuestro ejemplo, crea un campo clave llamado IdAlumno. Este tipo de campo va a ser un identificador de alumno que para evitar repeticiones ser un campo Autonumrico. Completa este nuevo campo con los datos siguientes: Nombre del campo: IdAlumno. Tipo de campo: Autonumrico. Descripcin: Es el campo clave que identifica al alumno. Alfredo Rico RicoSoft 2011 Curso Experto en Access 2007 Pgina 27

Insistimos en que estos campos claves son los que usaremos para relacionar las tablas, por tanto, son esenciales en las tablas relacionales. Ahora debe aparecer en tu pantalla una ventana como la de la figura 3.1. Nota La clave puede estar formada por ms de un campo, pero no es lo normal. Por ejemplo, se puede usar como clave el telfono y el nombre. Si quieres crear una clave formada por varios campos, selecciona el primer campo haciendo clic en el botn situado a su izquierda, pulsa la tecla Ctrly, sin soltarla, haz clic en el botn de seleccin de todos los campos que formarn la clave. Despus, haz clic en el botn Clave principal de la cinta de opciones.


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Captulo 9: Abrir y cerrar tablas en AccessYa hemos creado nuestra primera tabla. Hemos terminado de definir los campos que contiene la tabla Alumnos y hemos creado su campo clave. En muchas de las figuras que hemos visto hasta ahora se muestra la vista de Diseo de la tabla. Esta vista, como su nombre indica, sirve para disear la tabla, pero no slo al crearla, sino siempre que deseemos realizar algn cambio en las caractersticas de dicha tabla. Vamos a aprovechar esta vista para ver una serie de operaciones que son comunes a todas las ventanas de Access (ya sean de tablas, de consultas o de cualquier otro objeto de una base de datos). Cerrar la tabla Una vez terminados de definir los campos de la tabla, slo resta cerrar la tabla. Para cerrar una ventana de la tabla (o de cualquier otro objeto) slo tienes que seguir estos dos pasos: 1. Haz clic en el botn Cerrar de dicha ventana. Si has realizado alguna modificacin en la tabla desde la ltima vez que la guardaste, Access te preguntar si quieres guardar dichos cambios. 2. Haz clic en S para almacenar los cambios y en No para dejar la tabla como estaba la ltima vez que la guardaste. Al terminar de cerrar la tabla, volvers al panel de exploracin, pero con una diferencia muy importante: aparecer la tabla creada en el panel, tanto si este muestra todos los objetos de la base de datos como si filtras los tipos de objetos por el grupo Tablas (figura 3.5).


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Figura 3.5. Ventana de la base de datos con una tabla Abrir una tabla Una vez creada la tabla, puedes abrirla cuando quieras con estos pasos: 1. En panel de exploracin, haz clic en el men y elige Tablas para ver las tablas que existen en la base de datos (figura 3.5). 2. Haz clic secundario en la tabla que quieres abrir. 3. Selecciona la opcin Abrir del desplegable que aparece, o bien elige Vista Diseo para abrirla tabla directamente en esa vista. Consejo Como atajo, tambin puedes hacer doble clic sobre el nombre de la tabla para abrirla. La figura 3.6 muestra el resultado de abrir la tabla Alumnos que hemos creado. Se abre en la vista Hoja de datos, distinta a la usada para definir las tablas. Esto se debe a que las tablas, al igual que el resto de objetos de Access, pueden verse en varias vistas.

Figura 3.6. Ventana de hoja de datos de la tabla La vista de Hoja de datos La vista Hoja de datos tambin se llama ventana de presentacin ya que sirve para presentar los datos existentes en una tabla ordenados en filas y columnas. De hecho, esta ventana sirve para introducir, ver y modificar los datos de la tabla. Es importante que comprendas bien la diferencia entre la vista de diseo y la vista de presentacin, ya que se repiten estos conceptos en los formularios, consultas, etctera. Alfredo Rico RicoSoft 2011 Curso Experto en Access 2007 Pgina 30

La vista de diseo de la tabla sirve para definir la estructura de la tabla, pero no se trabaja directamente con los datos. Esto es, para indicar qu campos tendr la tabla, de qu tipo y qu propiedades o caractersticas tendrn esos campos. La ventana de presentacin sirve para ver o modificar datos de la propia tabla. Por tanto, si queremos aadir nuevos campos en la tabla (por ejemplo, el campo Correo Electrnico), sera ms apropiado rellenar las filas de la vista Diseo (aunque ya vimos que podemos crearlos con el panel Plantillas de campos en la vista Hoja de datos), porque as evitas modificar algn dato por error. Si lo que queremos es aadir un nuevo alumno a nuestra tabla o cambiar su telfono, tenemos que usar la ventana de presentacin. La forma de pasar de la ventana de presentacin a la ventana de diseo (y viceversa) es tan sencilla como hacer clic en el botn Ver del grupo de comandos Vistas en la cinta de opciones (en las fichas Inicio y Herramientas de tabla) o en la barra de estado. Prueba ahora y vers que es muy sencillo. Nota Si quieres pasar de la ventana de diseo a la de presentacin y no has guardado los ltimos cambios de la tabla, Access te preguntar si quieres guardarlos. En realidad, la ventana de presentacin de la tabla no se utiliza mucho, ya que para ver o modificar los datos de las tablas se suelen utilizar los formularios, que veremos en otro captulo del libro. Sin embargo, veremos cmo usarla brevemente en el siguiente captulo al introducir los primeros datos de nuestras tablas.


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Captulo 10: Plantillas de tablas. La tabla de profesoresYa tenemos nuestra primera tabla completa, incluido su campo clave. Ahora vamos a crear otra de las tablas necesarias en nuestro ejemplo: la tabla de profesores, pero no desde cero como la tabla de alumnos, sino usando una de las plantillas de Access. Si el panel Plantillas de campos nos facilita la creacin de nuevos campos en una tabla, las plantillas de tablas nos facilitan la creacin de una tabla. Realiza los siguientes pasos para usarlo: 1. Ve a la cinta de opciones y asegrate de que muestra la ficha Crear. 2. Ahora, haz clic, en el grupo Tablas, en el comando Plantillas de tabla. 3. Se te mostrar el desplegable de la figura 3.7 con para que selecciones un tipo de plantilla. 4. Selecciona la plantilla que ms se parezca a la tabla que quieres crear. En nuestro caso, Contactos es la ms apropiada.

Figura 3.7. Ventana del Asistente para tablas


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Observa que vuelve a aparecer la ventana de presentacin (o de hoja de datos) de la tabla. Pero como an nos queda pulir un poco ms la tabla de la plantilla, vamos a pasar a la vista Diseo para modificarla de acuerdo a nuestras necesidades. Pulsa en la barra de estado en Vista Diseo. Dale el nombre de Profesores a la tabla. Para empezar renombra el campo Id, por IdProfesor. Ahora veremos cmo eliminar campos de la plantilla que no nos interesan y moverlos para ordenarlos: Para eliminar un campo haz clic sobre l y ejecuta el comando Eliminar filas en la cinta de opciones. Selecciona los campos Organizacin, Cargo, Pas, Pgina web y Datos adjuntos. Para reordenar un campo de lugar haz clic sobre l y mantn presionado, arrastra el campo hasta su nueva posicin y suelta el botn. Reordena ahora a tu gusto. Nosotros hemos usado la secuencia de pasos anterior para crear la tabla Profesores con los siguientes campos: IdContacto (cuyo nombre hemos cambiado por IdProfesor), Nombre, Apellidos, Direccin, Ciudad, EdoOProv, CdPostal, TelfonoTrabajo, TelfonoCasa, TelfonoMvil, NomCorreoElectrnico y Notas.

Figura 3.8. Tabla Profesores Las propiedades de los campos Si observas de nuevo la ventana de diseo de una tabla de ejemplo (figura 3.4), vers que debajo de la zona de campos aparecen dos zonas ms. A la izquierda est la zona de propiedades de los campos y a la derecha la zona de ayuda o comentarios sobre los campos y propiedades. Las propiedades de los campos son muy importantes, ya que definen la manera en que se van a comportar los campos. Hay muchas propiedades, que adems dependen del tipo de campo del que se trate, pero las ms importantes son: Ttulo. Esta propiedad indica cmo se va a mostrar el campo en los formularios e informes. Por ejemplo, si vuelves a la ventana de presentacin de las tablas (figura 3.6), vers que los campos no muestran los nombres del campo, sino su ttulo (por eso, aparece Cdigo postal y no CdPostal, que es el nombre del campo). Formato. Asigna un formato a las fechas y a los nmeros. Lugares decimales. Permite definir el nmero de decimales de un campo numrico o moneda. Alfredo Rico RicoSoft 2011 Curso Experto en Access 2007 Pgina 33

Mscara de entrada. Sirve para indicar cmo hay que introducir los datos. Por ejemplo, si han de ser nmeros o letras y cuntos. Valor predeterminado. Permite asignar un valor por omisin al campo cuando se crea un nuevo registro. Por ejemplo, si la mayora de nuestros alumnos son de Mlaga, incluir Mlaga como valor predeterminado en el campo de la provincia puede ahorrar tiempo. Regla de validacin. Esta regla determina las condiciones que ha de cumplir un campo. Por ejemplo, se puede indicar que la fecha de inicio de un curso no pueda ser anterior a la fecha de hoy. Texto de validacin. En esta propiedad se incluye el texto que se le mostrar al usuario si el dato introducido no cumple la regla de validacin indicada anteriormente. Requerido. Obliga o no a incluir algn valor en este campo. Permitir longitud cero. Esta propiedad indica si se puede incluir una cadena de longitud cero. Esta cadena no es ms que incluir dos comillas seguidas sin nada en su interior. Indexado. Permite indicar si el campo va a actuar como ndice. Los ndices sirven para que Access pueda hacer bsquedas sobre el campo de manera ms rpida. Compresin Unicode. Microsoft Access 2007 usa el esquema de codificacin de caracteres Unicode para representar los datos en un campo de tipo Texto, Memo o Hipervnculo. En Unicode, cada carcter viene representado por dos bytes en lugar de un nico byte, lo cual permite admitir un mximo de 65.536 caracteres. Por ello, los datos de un campo de tipo Texto, Memo o Hipervnculo requieren una cantidad mayor de espacio de almacenamiento. Con el fin de compensar este efecto de la representacin de caracteres de Unicode y asegurar un ptimo funcionamiento, puedes establecer la propiedad Compresin Unicode a S. Nota Vers tres propiedades ms que no vamos a tratar: las de IME son relativas al modo de tratar datos en lenguas asiticas; y etiquetas inteligentes sirve para reconocer determinados tipos de datos, pero requiere crearlas. Ahora t solo Ahora slo resta crear dos tablas ms, pero lo mejor es que lo intentes t solo. La figura 3.9 muestra la tabla Cursos y la figura 3.10 muestra la tabla AlumnosPorCurso. La primera tabla es la de cursos. En ella, vamos a almacenar la informacin general del curso: el ttulo, las fechas de inicio y finalizacin, el profesor, etctera. A la hora de crearla, hemos tenido en cuenta lo siguiente: La hemos creado desde cero. El campo IdCurso es el campo clave y es Autonumrico. El campo IdProfesor tiene que ser Numrico para que se pueda enlazar con el campo del mismo nombre de la tabla Profesores. No puede ser un campo de tipo texto, ya que el campo clave de la tabla Profesores es Autonumrico. Alfredo Rico RicoSoft 2011 Curso Experto en Access 2007 Pgina 34

Los campos de fecha y hora los hemos creado utilizando el panel Plantillas de campos. Para ello, hemos utilizado la vista Hoja de datos. Hemos modificado la propiedad Ttulo de los tres primeros campos, introduciendo, respectivamente, Id curso, Nombre curso e Id profesor. Hemos guardado la tabla con el nombre Cursos.

Figura 3.9. Vista de Diseo de la tabla Cursos Finalmente, la figura 3.10 muestra la ventana de diseo de la ltima tabla: la tabla AlumnosPorCurso.

Figura 3.10. Vista de diseo de la tabla AlumnosPorCurso


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Esta tabla sirve para relacionar los alumnos con cada uno de los cursos. De hecho, slo tiene tres campos: uno Autonumrico como clave, otro para indicar el alumno y otro para indicar el curso del que se trata. En esta tabla, slo tienes que tener en cuenta dos aspectos: Los campos IdAlumno e IdCurso son Numricos, ya que los vamos a relacionar con los campos clave de estas tablas que son Autonumricos. El nico cambio que hemos realizado es incluir en las propiedades Ttulo de los campos IdAlumno e Incurso los valores Id alumno e Id curso, respectivamente. Modificar la estructura de la tabla Hemos dejado para el final de este captulo la explicacin de la forma de cambiar una tabla una vez que la hemos creado. Ya hemos visto que en la ventana de diseo se definen los campos que forman una tabla y sus propiedades. Pues bien, para modificar una tabla despus de crearla, slo hay que volver a abrir su vista de diseo y realizar la operacin que deseemos. A continuacin, explicamos cmo llevar a cabo las operaciones ms tpicas a la hora de modificar una tabla: Seleccionar un campo. Para seleccionar un campo, solamente tienes que hacer clic en el botn gris que hay a la izquierda de la columna Nombre del campo y que recibe el nombre de botn de seleccin del campo. Observa en la figura 3.10 que el puntero del ratn se convierte en una flecha apuntando a la derecha cuando se sita en dicho botn. Borrar un campo existente. Para borrar un campo, seleccinalo como se indic en el prrafo anterior y pulsa la tecla Supr o selecciona el comando Eliminar filas de la ficha Diseo de Herramientas de tabla en la cinta de opciones. Aadir un campo nuevo. Para aadir un campo nuevo, haz clic en la primera fila que est vaca y comienza a escribir el nombre del campo como siempre. Si quieres aadir un campo entre dos ya existentes, selecciona el campo delante del que quieras crear el campo nuevo y ejecuta el comando Insertar filas de la ficha Diseo de Herramientas de tabla. Despus, usa la nueva fila para escribir el nombre, el tipo y la descripcin del campo. Cambiar un campo de posicin. Tambin puedes mover un campo hacia arriba o hacia abajo. Para hacerlo, seleccinalo primero. Despus, vuelve a hacer clic en el botn de seleccin del campo y arrstralo hacia arriba o hacia abajo para situarlo en la posicin que desees. Modificar el nombre del campo. Para cambiar el nombre de un campo, slo tienes que hacer clic sobre dicho nombre y escribir lo que quieras. Modificar el tipo de campo. El tipo de campo se modifica seleccionando otro tipo en la lista que aparece. Ten en cuenta que si la tabla contiene datos (o hay relaciones establecidas), puede que Access no te deje. De ah la importancia de pensar bien la tabla antes de crearla. Cambiar la descripcin. La descripcin es un texto no esencial. Por tanto, lo puedes cambiar cuando quieras haciendo clic en ella y borrando y aadiendo lo que desees. Modificar sus propiedades. Las propiedades de un campo tambin se pueden cambiar cuando se quiera. Haz clic en el campo y, despus, haz clic en la propiedad que desees cambiar. Alfredo Rico RicoSoft 2011 Curso Experto en Access 2007 Pgina 36

2.- Curso Tablas, formularios y expresiones en AccessCAPITULOS DEL CURSO0. Presentacin 1. Introducir datos en las tablas 2. Introducir datos en la hoja de datos 3. Hoja de datos en tablas relacionadas 4. Formularios en Access 5. Utilizar un formulario en Access 6. Usar un formulario de dos tablas 7. Modificar formularios en Access 8. Operaciones con controles 9. Propiedades de los controles en Access 10. Expresiones y consultas en Access 11. Access. Condiciones en las consultas

Presentacin del cursoAccess es una base de datos relacional. En este curso dedicado a tablas y formularios aprenders las relaciones entre las tablas, la integridad referencial, cmo introducir datos de varias tablas relacionadas a la vez, cmo usar la hoja de datos para introducir informacin y modificar su apariencia para adecuarla a nuestras necesidades. Aprende adems que Access nos proporciona herramientas para disear formularios que nos permitirn introducir datos en nuestras tablas de una forma mucho ms fcil e intuitiva. Conoce cmo utilizarlas.


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Captulo 1: Introducir datos en las tablasObjetivos del captulo 1, 2 y 3 Las relaciones en Access. Integridad referencial. Modificar datos ya introducidos. La vista de Diseo y de Hoja de datos. En captulos anteriores, hemos comentado que Access es una base de datos relacional; en este captulo descubriremos qu son las relaciones entre tablas y qu nos aporta el hecho de que estn relacionadas. Veremos los distintos tipos de relaciones y aprenderemos un concepto nuevo: la integridad referencial. Tambin veremos cmo introducir datos de varias tablas relacionadas a la vez, cmo usar la hoja de datos para introducir nuestra informacin y cmo modificar su apariencia para adecuarla a nuestras necesidades. Las relaciones entre las tablas Antes de empezar a introducir datos en las tablas, vamos a crear las relaciones entre las tablas que ya hemos creado en el captulo anterior. Hay varios motivos para hacerlo as: Las relaciones facilitan la introduccin de datos. Bsicamente, si creamos las relaciones entre las tablas, va a ser posible introducir datos de ms de una tabla a la vez. Por ejemplo, a la vez que damos de alta un curso, podemos incluir los alumnos que van a recibir dicho curso. En ocasiones, las relaciones obligan a que se introduzca un dato en la tabla. Por ejemplo, es obligatorio introducir los campos clave de las tablas relacionadas. Si introducimos los datos en las tablas sin crear las relaciones, es ms que posible que a la hora de crear dichas relaciones, tengamos problemas con algn dato porque no cumpla las normas de dicha relacin. Esto provoca un engorroso proceso de depuracin de las tablas, que podemos evitar definindolas ahora. Ya vimos en el captulo 1 que las relaciones entre tablas es la base de las tablas relacionales, y nos permiten evitar la repeticin de datos en las tablas. Tipos de relaciones Cuando se trabaja con bases de datos relacionales, se pueden dar distintas situaciones a la hora de relacionar datos de dos tablas. Por ejemplo, en nuestro caso prctico, vemos que hay dos tipos de relaciones distintas: Alfredo Rico RicoSoft 2011 Curso Experto en Access 2007 Pgina 38

Hemos asumido que un curso slo lo imparte un profesor. Sin embargo, un mismo profesor puede impartir varios cursos distintos. En estos casos, se habla de una relacin del tipo 1-amuchos, ya que 1 profesor puede impartir muchos cursos. Sin embargo, vemos que un alumno puede asistir a varios cursos y que, evidentemente, cada curso tiene varios alumnos. En este caso, la relacin entre los alumnos y los cursos es de muchos-a-muchos. El trmino muchos aqu debe entenderse como posibilidad de que haya ms de uno. Que un alumno concreto slo reciba un curso, no implica que no pueda darse que un alumno asista a varios cursos. Nota Hay un tipo especial de relacin llamada de 1-a-1 que se usa muy poco. No la veremos aqu. Relaciones de 1 a muchos ste es el tipo de relaciones ms normal en las bases de datos relacionales. Como hemos dicho, un registro de una tabla (llamada tabla principal) tiene relacin con varios registros de la otra tabla (llamada tabla secundaria). Por ejemplo, un profesor puede impartir varios cursos. Por tanto, la tabla principal sera la de profesores y la secundaria la de cursos. Crear relaciones en Access Aunque en un principio el tema de las relaciones se muestra muy complicado de entender, con un ejemplo como el nuestro estamos convencidos de que se aclararn las dudas. Vamos a definir la primera relacin de nuestra base de datos. Lo haremos entre las tablas Profesores y Cursos. Para definir las relaciones entre las tablas de una base de datos realiza los siguientes pasos (asumimos que la base de datos est abierta en Access): 1. Haz clic en la ficha Herramientas de bases de datos en la cinta de opciones y observa el grupo de comandos Mostrar u ocultar. 2. Haz clic en el comando Relaciones de ese grupo. Aparecer la ventana Relacionesy, delante, el cuadro de dilogo Mostrar tabla. Si no aparece el cuadro Mostrar tabla, slo tienes que hacer clic en el comando del mismo nombre de la ficha Herramientas de relaciones de la cinta de opciones. 3. En el cuadro de dilogo, haz doble clic en cada una de las tablas que quieras relacionar. Nuestro consejo (hazlo ahora) es que hagas doble clic en todas las tablas, aunque no participen en la relacin. 4. Al terminar, haz clic en Cerrar para cerrar el cuadro de dilogo Mostrar tabla. 5. Para crear una relacin entre dos tablas, arrastra el nombre del campo que vas a usar para la relacin desde la tabla principal a la secundaria. Aparece el cuadro Modificar relaciones. 6. Activa las casillas de verificacin (Exigir integridad referencial, Actualizar en cascada y Eliminar en cascada) de este cuadro (figura 4.1). 7. Haz clic en Aceptar. Alfredo Rico RicoSoft 2011 Curso Experto en Access 2007 Pgina 39

Figura 4.1. Cuadro Modificar relaciones con nuestra primera relacin Realiza estos pasos ahora para crear la relacin entre las tablas Cursos y Profesores. El campo que se utiliza para relacionarlas es el campo IdProfesor, que nos permite identificar en cada curso al profesor que lo imparte. Recuerda que la tabla principal en este caso es Profesores, ya que un profesor puede impartir varios cursos. Cuando termines, vers la ventana Relacionescon la primera relacin creada. La figura 4.2 muestra todas las relaciones que vamos a crear en este captulo. Observa ahora la existente entre las tablas Cursos y Profesores.

Figura 4.2. Las relaciones en nuestra base de datos Nota La ventana Relacionesse utiliza como cualquier otra de Windows. Al terminar de definir todas las relaciones, cirrala usando el botn Cerrar. Integridad referencial En la secuencia de pasos para crear la relacin anterior, ha aparecido el trmino integridad referencial. Este concepto de Access permite asegurarse de que no se cometen errores a la hora de introducir datos en las tablas. En concreto, cada casilla tiene su misin: Alfredo Rico RicoSoft 2011 Curso Experto en Access 2007 Pgina 40

Exigir integridad referencial. Esta casilla indica que no puede existir un campo en la tabla secundaria que no exista tambin en la tabla principal. Por ejemplo, no podremos introducir un profesor (campo IdProfesor) en la tabla Cursos que no exista en la tabla Profesores. Actualizar en cascada. Cuando se modifica un valor del campo relacionado en la tabla principal, automticamente dicho valor se modificar tambin en todos los registros de la tabla secundaria en los que aparecezca. Por ejemplo, si cambiamos el IdProfesor de uno de nuestros profesores, automticamente se modificar en todos los registros de la tabla Cursos en los que aparezca. Eliminar en cascada. Si activas esta casilla, al eliminar un registro de la tabla principal, automticamente se eliminarn todos los registros de la tabla secundaria que estuvieran relacionados con l. Si eliminas un registro de un profesor concreto, desaparecern todos los registros de la tabla Curso en lo que estuviera dicho profesor. Consejo Nuestro consejo es que siempre marques todas estas casillas y que no elimines registros de las tablas a menos que sea imprescindible. Si no vas a contratar ms a un profesor, no hace falta eliminar su registro. Ocupa poco y se evita perder informacin relevante. Relaciones de muchos a muchos Las relaciones de muchos a muchos se dan cuando varios registros de una tabla pueden estar relacionados con varios registros de otra tabla (y viceversa). Ya hemos visto un ejemplo, entre las tablas Alumnos y Cursos existe una relacin de este tipo, ya que un alumno puede asistir a varios cursos, mientras que en un curso siempre hay varios alumnos. El problema es que Access no contempla este tipo de relaciones. Por tanto, para crearlas, hay que utilizar una tabla especial, llamada tabla intermedia, que permite simular esta relacin. La figura 4.2 muestra las relaciones entre las tablas Alumnos y Cursos. Observa que hemos utilizado la tabla AlumnosPorCurso para relacionar estas dos tablas. Esta tabla la hemos creado desde cero (no hace falta usar Plantillas de tablas ni Plantillas de campos) porque slo contiene tres campos: uno autonumrico como clave, otro para indicar el alumno y otro para indicar el curso del que se trata. La figura 4.3 muestra su vista de diseo.


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Figura 4.3. Vista de diseo de la tabla intermedia Por tanto, lo que hemos hecho para crear una relacin de muchos-a-muchos en Access es lo siguiente: 1. Hemos creado la tabla intermedia que va a relacionar las dos tablas principales. 2. Hemos creado una relacin 1-a-muchos entre una de las tablas principales y la tabla intermedia. 3. Hemos creado otra relacin 1-a-muchos entre la otra tabla principal y la tabla intermedia. Modificar y eliminar relaciones Las relaciones hay que pensarlas bien desde el principio. Sin embargo, es normal que cometamos algn error al crearlas y sea necesario modificarlas o, incluso, borrarlas. Para llevar a cabo estas tareas, realiza los siguientes pasos: 1. En la ficha Herramientas de base de datos, haz clic en el comando Relaciones para abrir la ventana del mismo nombre que contiene las relaciones existentes. 2. Si quieres eliminar una relacin, haz clic sobre la lnea que la representa para seleccionarla y pulsa la tecla Supr. Access pedir confirmacin antes de borrarla. 3. Si quieres modificar una relacin, haz doble clic sobre la lnea que la representa y volvers a ver el cuadro de dilogo Modificar relaciones (figura 4.1). Realiza los cambios deseados (por ejemplo, activa o desactiva las casillas de la integridad referencial) y haz clic en Aceptar.


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Captulo 2: Introducir datos en la hoja de datosUna vez definidas las relaciones y creadas las tablas de nuestro ejemplo, vamos a empezar a introducir datos en las tablas de la base de datos. Vamos a utilizar para ello la hoja de datos de las tablas, que, si recuerdas, era la ventana de las tablas diseada para introducir, modificar y ver los datos existentes en las tablas. La figura 4.4 muestra un ejemplo de la hoja de datos de la tabla Profesores con algunos datos en su interior. De hecho, stos son los datos que vamos a introducir a continuacin para aprender a usar la hoja de datos. Observa que en la parte superior de la figura aparecen los primeros campos de la tabla, mientras que en la parte inferior se representan el resto. Hemos repetido los tres primeros campos de cada registro para que los identifiques correctamente.

Figura 4.4. Ejemplo de la hoja de datos de la tabla Profesores El primer paso que hay que seguir para introducir (o ver) datos en una tabla consiste en abrir la hoja de datos de dicha tabla: 1. Abre la base de datos en la que se encuentre la tabla. Si ya la tienes abierta, sitate en panel de exploracin. 2. Haz clic en el men del panel y elige Tipos de de objeto, como categora, y Tablas, para filtrar por grupo y ver las tablas existentes en la base de datos. 3. Haz clic secundario con el ratn sobre la tabla que quieras abrir y haz clic en la opcin Abrir. (Si haces doble clic sobre una tabla, la abrirs directamente). Abrir una tabla significa abrir la vista de la hoja de datos de la tabla. Como vimos en el captulo anterior, la otra vista de las tablas en la que hemos trabajado de sobra se llama ventana de


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diseo y sirve para modificar la estructura de la tabla. Sigue ahora estos pasos para abrir la tabla Profesores. Una vez que se ha abierto la tabla, ya se puede comenzar a introducir los datos en ella. Si has utilizado alguna vez un programa de hoja de clculo (como Excel) o has usado tablas en un procesador de textos (como Word), las siguientes operaciones te resultarn familiares. En los siguientes apartados veremos cmo realizar las distintas funciones que se pueden llevar a cabo con la hoja de datos. Introducir datos en s Cuando se abre la ventana de la hoja de datos, Access sita el punto de insercin en el primer campo del primer registro de la tabla. Si la tabla est vaca, como es nuestro caso, la hoja de datos aparece vaca y el punto de insercin parpadeando listo para empezar a escribir en la primera celda del primer campo y registro. Nota Si el primer campo de la tabla es un campo autonumrico, Access no te dejar introducir ningn valor, ya que este tipo de campos los rellena l automticamente. Para empezar a introducir datos en la hoja de datos de una tabla slo hay que seguir estos pasos: 1. Escribe el valor del primer campo del primer registro de la tabla. Si es un campo autonumrico (como en nuestro ejemplo), pasa directamente al siguiente paso. 2. Pulsa la tecla Tab para pasar al siguiente campo del registro. 3. Escribe el valor del siguiente campo. 4. Repite los pasos 2 y 3 tantas veces como campos tenga el registro de la tabla. Al terminar de introducir los datos del primer registro de la tabla, te encontrars en el ltimo campo de dicho registro, como muestra la figura 4.5. Para introducir los datos del siguiente registro, slo hay que volver a pulsar la tecla Tab y te situars en la primera celda del siguiente registro.

Figura 4.5. Datos del primer registro de la tabla Profesores Prueba ahora a introducir todos los datos mostrados en la figura 4.4. Ten en cuenta que cuando se abre una hoja de datos de una tabla, los registros se ordenan por el campo clave de dicha tabla. En este ejemplo, como el campo clave es el cdigo del profesor y es un campo Alfredo Rico RicoSoft 2011 Curso Experto en Access 2007 Pgina 44

autonumrico, los registros aparecern en el mismo orden que se hayan introducido. Sin embargo, si el campo clave es otro, el orden de introduccin no define el orden de los registros en el futuro.

Captulo 3: Hoja de datos en tablas relacionadasUna vez que hemos introducido los datos de la tabla Profesores, es el momento de que t solo introduzcas los datos de otra de las tablas que hemos creado: la tabla Cursos. Sigue las instrucciones dadas en el apartado anterior para introducir informacin sobre los tres cursos mostrados en la figura 4.6.

Figura 4.6. Datos de la tabla Cursos En este caso, hemos utilizado la hoja de datos de la tabla Cursos para introducir los tres primeros cursos, igual que hicimos con la hoja de datos de la tabla profesores. Pero hay otra forma de introducir datos cuando las tablas estn relacionadas. Cierra ahora todas las ventanas de hojas de datos que estn abiertas y abre la vista hoja de datos de la tabla Profesores. Observa que hay un signo ms (+) a la izquierda de cada registro. Pues bien, si haces clic en dicho signo, vers los datos de los cursos impartidos por cada profesor (figura 4.7).

Figura 4.7. Ejemplo de datos de tablas relacionadas en la hoja de datos Al igual que se han visto los datos introducidos, tambin se puede usar la hoja de datos de este modo para introducir datos de ms de una tabla a la vez. Por ejemplo, en la figura 4.8 hemos introducido un nuevo profesor y, a la vez, un nuevo curso que va a impartir dicho profesor. Alfredo Rico RicoSoft 2011 Curso Experto en Access 2007 Pgina 45

Figura 4.8. Introducir datos de dos tablas a la vez De este modo, cada vez que aparezca un nuevo profesor, se pueden introducir sus datos y los del curso que vaya a impartir sin necesidad de tener que ir abriendo y cerrando varias hojas de datos. Adems, es mucho ms sencillo asignar un curso nuevo al profesor que tener que introducir un nuevo curso en la tabla Cursos y averiguar el cdigo del profesor. Si no ests convencido, intenta ahora introducir los datos de este curso de Internet y de este nuevo profesor cada uno en su hoja de datos, y vers que tardas mucho ms y es mucho menos intuitivo. Cambiar el diseo de la hoja de datos Ya hemos visto cmo usar la hoja de datos para introducir datos en las tablas. Sin embargo, es habitual que se quiera modificar el contenido de las tablas una vez creadas. Hay muchas formas de hacerlo, dependiendo de la operacin que se quiera llevar a cabo. Los apartados que aparecen a continuacin muestran los pasos que hay que seguir en cada caso. Modificar un dato ya introducido Una vez que se han introducido los datos en una tabla, es normal que queramos cambiar alguno de ellos. Hay muchos motivos, aunque lo ms probable es que nos hayamos equivocado (el apellido no es Garca sino Gracia) o simplemente haya cambiado la informacin del registro (por ejemplo, un profesor ha cambiado de telfono o de direccin). Para modificar los datos de una tabla, se utiliza la hoja de datos de la misma. La forma ms sencilla de modificar un dato consiste en seguir estos pasos: 1. Con el ratn, haz clic sobre el campo que quieras modificar. Observa que aparece el punto de insercin en la posicin que hayas hecho clic. 2. Utiliza las teclas del cursor y las teclas Retroceso y Supr para eliminar el dato que est mal. 3. Escribe el valor que quieras que tenga el dato. Estos pasos son idnticos a los que se usan en cualquier aplicacin de Windows y no merecen mayor explicacin. Sin embargo, s es conveniente que conozcas la diferencia entre seleccionar un campo con el ratn y con el teclado. Al hacer clic en un campo con el ratn, vers que aparece el punto de insercin en la posicin en la que hayas hecho clic, pero no se selecciona el contenido del campo. A este modo de trabajar se le llama modo Edicin.


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Si te desplazas por los campos utilizando la tecla Tab, vers que se selecciona el contenido del campo completo. Esto provoca que si tecleas cualquier cosa cuando un campo est seleccionado, su contenido se modifica completo. Este modo de trabajo se llama modo Desplazamiento. La tecla F2 permite pasar de tener un campo seleccionado a tener el punto de insercin activo y viceversa. En otras palabras, puedes pasar del modo Edicin al modo Desplazamiento (y viceversa) utilizando la tecla F2. Ordenar los registros por un campo distinto al clave Como hemos dicho, la hoja de datos de una tabla aparece ordenada por el campo clave de dicha tabla. Sin embargo, en muchas ocasiones, querrs ver la tabla ordenada por un campo distinto. Por ejemplo, si quieres ver los profesores de una poblacin, puedes ordenar la tabla por el campo Ciudad y ser ms sencillo. La forma de ordenar la vista de la tabla por un campo consta de dos pasos: 1. Haz clic en el campo por el que desees ordenar la vista de la tabla. 2. Haz clic en el comando Orden ascendente situado en la ficha Inicio de la cinta de opciones. Observa que hemos dicho dos veces que ordenas la vista de la tabla, ya que realmente la tabla en s seguir ordenada por su campo clave. Si utilizas el botn Orden descendente en lugar de Orden ascendente, Access ordenar la tabla de mayor a menor, en lugar de menor a mayor como lo hace normalmente. Ten en cuenta que si un campo es de texto, la A se considera la primera letra y la Z la ltima (en orden ascendente), mientras que en los campos numricos y de hora, se sigue el orden natural de los dgitos. Nota Cuando se realiza un cambio en la hoja de datos, al cerrar la ventana, Access te pedir confirmacin para guardar los cambios realizados en el diseo de la misma. Si guardas esos datos, la prxima vez que abras la tabla, la vers en el mismo formato en que estaba al cerrarla. Por ejemplo, ordenada por un campo segn los dos pasos anteriores. Modificar el ancho de una columna o el alto de una fila Otro de los cambios que se pueden realizar en el diseo de la hoja de datos consiste en aumentar o reducir el ancho de una columna. Es muy normal que no se vea el contenido ntegro de todos los campos. Por ejemplo, si abres la hoja de datos de la tabla Profesores, no vers completo el contenido de los campos Apellidos y Direccin. Para modificar el ancho de una columna, debers seguir los pasos que aparecen a continuacin: 1. Sita el puntero del ratn a la derecha del ttulo de la columna que se quiere modificar hasta que adopte la forma de una doble flecha. Por ejemplo, para aumentar el tamao de la columna nombre, hay que situarlo entre el ttulo Apellidos y el ttulo Direccin (figura 4.8). 2. Haz clic y, sin soltar, arrastra el puntero del ratn hacia la derecha o a la izquierda segn se quiera aumentar o disminuir el ancho de la columna. Alfredo Rico RicoSoft 2011 Curso Experto en Access 2007 Pgina 47

Consejo Si se hace doble clic cuando el puntero del ratn tiene forma de doble flecha, Access automticamente asignar a la columna el ancho necesario para que se vea todo su contenido, ya que lo adapta al contenido ms largo que exista. Igual que se modifica el ancho de las columnas, se puede cambiar la altura de las filas. Slo hay que situar el puntero del ratn entre dos registros de la tabla y arrastrarlo hacia abajo. Eso s, mientras que cada columna puede tener una anchura distinta, todas las filas han de tener el mismo alto. Cambiar el orden de las columnas El orden en el que aparecen las columnas en la hoja de datos es idntico al orden en el que se crearon los campos. Si compruebas la vista de diseo de las tablas y sus correspondientes hojas de datos, vers que esto es as. Sin embargo, tambin puedes cambiar el orden de las columnas realizando los siguientes pasos: 1. Selecciona la columna que quieras mover de posicin haciendo clic en su ttulo (como se indica en la figura 4.8). 2. Una vez seleccionada, vuelve a situar el puntero del ratn sobre el ttulo de la columna, haz clic y, sin soltar, arrastra la columna a la posicin deseada. Ocultar columnas En ocasiones, querrs dejar de ver una columna o varias. Slo tienes que seleccionar la columna en cuestin y hacer clic con el botn derecho sobre ella; elige Ocultar columna del men emergente que aparece. Para hacer que vuelvan a verse, haz clic igual sobre cualquier columna y elige Mostrar columnas... Inmovilizar columnas Si te fijas de nuevo en la figura 4.4, en ella se encuentran los datos de la tabla Profesores divididos en dos partes. Para identificar perfectamente los registros de los que se trata, se han repetido las columnas IdProfesor, Nombre y Apellidos. Pues bien, esta operacin se llama inmovilizar columnas, y consiste en indicar a Access que muestre siempre el contenido de algunas columnas aunque usemos las barras de desplazamiento para ver otras columnas alejadas de las primeras. Para inmovilizar columnas: 1. Selecciona la columna que quieras inmovilizar. 2. Haz clic con el botn derecho en su encabezado y selecciona el comando Inmovilizar columnas del men contextual. 3. Repite los dos primeros pasos para todas las columnas que quieras inmovilizar.


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Has de tener en cuenta que la primera columna que inmovilices se situar la primera a la izquierda y as sucesivamente. Si tienes inters en que estn inmovilizadas en un orden determinado, tienes que seguir dicho orden a la hora de inmovilizarlas. Si no quieres que las columnas sigan inmovilizadas, slo has de ejecutar el comando Liberar todas las columnas del men contextual. Cambiar la cuadrcula en s La ficha Hoja de datos de las Opciones de Access (en el Botn Office), permite modificar la apariencia de la hoja de datos en s. La figura 4.9 muestra el cuadro de dilogo Opciones de Access que aparece al seleccionar esta ficha. En este cuadro, lo mejor que puedes hacer es seleccionar las distintas opciones y probar su efecto. Puedes, por ejemplo, modificar el color de fondo, las lneas de la cuadrcula o incluir relieve.

Figura 4.9. Ficha Hoja de datos de Opciones de Access Cambiar la fuente de texto El grupo de comandos Fuente de la ficha Inicio de la cinta de opciones tambin permite modificar la fuente de texto que se utiliza para mostrar la informacin de las tablas. La figura 4.10 muestra un ejemplo de fuente que, sin ser atractiva, muestra las posibilidades de este comando. Tambin se ha modificado el formato de la cuadrcula y se ha aumentado el alto de la fila como vimos en apartados anteriores. Alfredo Rico RicoSoft 2011 Curso Experto en Access 2007 Pgina 49

Figura 4.10. Hoja de datos con el formato modificado Cambiar el nombre de una columna Para terminar con las operaciones que se pueden realizar en la hoja de datos, tambin se puede modificar el ttulo de una columna. Recuerda que en las columnas de las hojas de datos, aparece el valor que tuviera la propiedad Ttulo del campo correspondiente. Pues bien, si quieres cambiarlo en una hoja de datos, sigue estos pasos: 1. Selecciona la columna a la que quieras cambiar el ttulo. 2. Ejecuta el comando Cambiar nombre de la ficha Hoja de datos de Herramientas de tabla en la cinta de opciones. Observa que aparece el nombre resaltado. 3. Escribe el nuevo nombre que quieras asignar a la columna. Ten en cuenta que si cambias el nombre de una columna, realmente ests cambiando el nombre del campo en s. Si pasas a la vista de diseo de la tabla, vers que ha cambiado el nombre del campo y, adems, ha desaparecido el valor que tuviera la propiedad Ttulo (si lo haba).


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Captulo 4: Formularios en AccessObjetivos del captulo 4, 5 y 6 Crear formularios. El Asistente para formularios. Utilizar el formulario. En captulos anteriores hemos visto cmo introducir datos desde la hoja de datos; Access nos proporciona herramientas para disear formularios que nos permitirn introducir datos en nuestras tablas de una forma mucho ms fcil e intuitiva. En este captulo aprenderemos a crear y utilizar formularios. Tambin aprenderemos a utilizar el Asistente para formularios y para formularios automticos. Los formularios de Access Hemos visto en los captulos anteriores cmo crear las tablas de una base de datos y cmo rellenarlas utilizando la hoja de datos de las tablas. Ahora vamos a ver los formularios, cuya misin principal es la de mostrar, introducir y modificar dichos datos. Observa la figura 5.1. En ella se muestra un formulario que permite conocer los datos de un curso, incluidos los alumnos que intervienen en el mismo.

Figura 5.1. Un formulario con datos de varias tablas Vamos a trabajar en este captulo y en el siguiente para crear un formulario de este tipo. Crear un formulario usando el Asistente Alfredo Rico RicoSoft 2011 Curso Experto en Access 2007 Pgina 51

Vamos a crear el primer formulario referente a los alumnos. Lo hacemos as para veas que se pueden crear formularios de una nica tabla (como ste) y de varias, como veremos ms adelante. Para crear un formulario usando el Asistente para formularios de Access, realiza los siguientes pasos: En la cinta de opciones, haz clic en la ficha Crear. Observa el grupo de comandos Formularios. Haz clic en el comando Ms formularios y luego en la opcin Asistente para formularios para abrir la primera ventana del asistente. Primero, selecciona la tabla de la que quieras crear un formulario en la lista desplegable Tablas/Consultas. En el ejemplo, selecciona Alumnos. En la lista Campos disponibles, selecciona cada uno de los campos que quieras incluir en el formulario y haz clic en el botn > (figura 5.2). Si quieres aadir todos los campos, haz clic en el botn >> (hazlo ahora para el ejemplo).

Figura 5.2. Primera ventana del Asistente Tras seleccionar los campos, haz clic en el botn Siguiente para ver la segunda ventana del Asistente. Selecciona el tipo de distribucin del formulario. Haz clic en todas las opciones y mira su apariencia en el cuadro de la izquierda. En el ejemplo, hemos seleccionado En columnas. Haz clic en Siguiente para ver la tercera ventana del Asistente. Selecciona el estilo que quieras aplicar al formulario. Por ejemplo, prueba el estilo Oficina. Tras hacer clic en Siguiente, vers la ltima ventana del Asistente. Escribe el ttulo del formulario (Formulario para alumnos) y haz clic en Finalizar. La figura 5.3 muestra el resultado de crear nuestro primer formulario con el Asistente para formularios de Access.


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Figura 5.3. Primer formulario de la tabla Alumnos Observa que aparece vaco de contenidos, ya que en el captulo anterior no introdujimos ningn dato en la tabla Alumnos. Tambin hay que destacar que aparecen todos los campos de la tabla de alumnos y que la etiqueta que aparece junto al campo coincide con la propiedad Ttulo de dichos campos y no con su nombre. Aqu es donde se empieza a ver la importancia de las propiedades de los campos. Tambin notars que hay etiquetas que no se ven enteras. En el captulo siguiente veremos cmo modificar un formulario y arreglar estos pequeos problemas. Nota Como ves en el punto 4 anterior, es posible crear un formulario de una tabla que no muestre todos los campos de la misma. Por ejemplo, muchas veces se ignoran los campos autonumricos.


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Captulo 5: Utilizar un formulario en AccessUna vez creado el formulario, vamos a ver cmo usarlo para introducir datos de las tablas. Puede ocurrir que el formulario est vaco (porque no se haya introducido ningn registro en la tabla en la que se basa dicho formulario, como ocurre en nuestro ejemplo de Alumnos) o que ya tenga datos, como veremos ms adelante. Para introducir nuevos datos, hay que seguir unos pasos similares a los vistos al usar la hoja de datos de la tabla: 1. Escribe el dato del primer campo del nuevo registro. 2. Pulsa la tecla Tab para ir al segundo campo del registro. 3. Repite los pasos 2 y 3 hasta llegar al final del primer registro. 4. Cuando pulses la tecla Tab al final del primer registro, pasars al primer campo del registro nuevo. Tambin se pueden rellenar los campos utilizando el ratn. Slo hay que hacer clic dentro de ca

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