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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

REPARACIÓN Y MANTENIMIENTO DEL PARQUE VEHICULAR, MAQUINARIA Y EQUIPO PROPIEDAD DEL GOBIERNO DEL ESTADO.

OBJETIVO Controlar y apoyar para la operación y utilización de las unidades vehiculares, maquinaria y equipo, mediante servicios de reparación, mantenimiento preventivo y correctivo contribuyendo al mejor desempeño y cumplimiento de las funciones inherentes de las distintas Dependencias del Poder Ejecutivo de Nayarit. NORMAS DE OPERACIÓN

Las Dependencias del Poder Ejecutivo del Estado, responsables del resguardo, operación, control y mantenimiento del parque vehicular, maquinaria y equipo propiedad del Gobierno del Estado, presentarán con oportunidad en formato especial (Solicitud de Servicio Mecánico) al Departamento de Control y Mantenimiento Vehicular, con cargo a su presupuesto, requerimiento de reparación y/o mantenimiento preventivo/correctivo, destacando la descripción precisa del vehículo y el servicio o falla mecánica a reparar que solicite.

El Departamento de Control y Mantenimiento Vehicular en coordinación con el

Departamento de Bienes Muebles e Inmuebles y con la participación de los titulares de las áreas administrativas, o quien designe, efectuarán revisiones e inspecciones físicas a las unidades automotrices y maquinaria que conforman la plantilla vehicular, con el fin de conocer el estado real que guarda el parque vehicular oficial que recibe toda clase de servicios.

Atender con oportunidad las solicitudes de servicio mecánico que presenten las

Dependencias del Gobierno del Estado, en su caso, efectuar la revisión física para constatar que en realidad se requiere la reparación o suministro de bienes solicitado, firmando los participantes de la acción.

El servicio de reparación y mantenimiento que requieran los vehículos oficiales, será

proporcionado por los talleres designados por el Departamento de Control y Mantenimiento Vehicular, los cuales por la naturaleza del servicio no se pueden cotizar.

El servicio de laminado y pintura que requieran los vehículos oficiales, será

proporcionado por los talleres designados por el Departamento de Control y Mantenimiento Vehicular, previa cotización a cuando menos tres oferentes, siempre que el costo de los servicios supere los $ 10,000.00 más I.V.A..


El servicio de mantenimiento que prestan las agencias automotrices autorizadas, únicamente será proporcionado a vehículos de modelos recientes (hasta 5 años anteriores). Este servicio deberá ajustarse a los manuales técnicos elaborados por los fabricantes, así como a las condiciones que se establezcan en los contratos correspondientes.

La reparación de los vehículos oficiales, que derive de la falta de mantenimiento

oportuno, correrá a cargo del servidor público a quien se encuentren asignados, conforme a las disposiciones que, para el caso establezcan la Dirección General de Administración.

En ningún caso se podrá autorizar la prestación o el pago del servicio de reparación

y mantenimiento a vehículos particulares.

Cuando los vehículos oficiales se averíen o dañen en lugares donde no existan talleres autorizados, se podrán reparar en los establecimientos que designe el responsable de la unidad, siempre y cuando el importe pagado por tal servicio, se compruebe con documentos que reúnan los requisitos fiscales.

Todo servicio de mantenimiento proporcionado por los talleres autorizados o por los

que seleccionen directamente las Dependencias, tendrán una garantía mínima de treinta días. No se autorizarán reparaciones de los vehículos que se encuentren dentro del período de garantía, salvo que medie justificación del titular de la Dependencia.

Cualquier deficiencia en la prestación del servicio por parte de los talleres

autorizados, deberá notificarse por escrito a la Dirección General de Administración de manera inmediata por los titulares de las Dependencias.

Solo procederá el pago por concepto de reparaciones de vehículos de trabajo,

cuando las descomposturas ocurran en el desempeño de actividades oficiales. Cualquier situación en contrario requerirá la justificación del titular de la Dependencia, para análisis de la Dirección General de Administración.

El servicio de mantenimiento urgente que requieran los vehículos oficiales, será

atendido en forma directa por las unidades administrativas de cada Dependencia, siempre y cuando su costo no sea superior a $ 10,000.00 pesos más I.V.A. y no sea repetitivo para el mismo vehículo en un plazo de un trimestre y se cuente con la disponibilidad de recursos en los respectivos fondos fijos. El gasto del mismo se comprobará en el fondo fijo y no será necesario elaborar la solicitud de reparación de vehículos, una vez que el proveedor entregue la factura se enviará al Departamento de Control y Mantenimiento de Vehículos para su validación. En los casos en que el fondo fijo asignado sea inferior a esta cantidad, se tramitará el pago de la factura de manera directa, previa validación de la factura original por el Departamento de Control y Mantenimiento Vehicular.


Habrá un Analista designado por la Dirección de Metodología Administrativa para llevar a cabo el trabajo de revisión de la información plasmada en el formato “Pedido”, misma que debe coincidir con la documentación soporte del trámite respectivo.

FECHA DE AUTORIZACIÓN HOJA DE DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 28 ABR 2006 1 4 PROCEDIMIENTO: REPARACION Y MANTENIMIENTO DEL PARQUE VEHICULAR, MAQUINARIA Y EQUIPO PROPIEDAD DEL GOBIERNO DEL ESTADO. ÁREA : DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES

DEPARTAMENTO: CONTROL Y MANTENIMIENTO VEHICULAR


AREA RESPONSABLE

ACT. NUMERO DESCRIPCION DE ACTIVIDADES FORMATO O

DOCTO.

DEPENDENCIA SOLICITANTE 1

Presenta al Departamento de Control y Mantenimiento Vehicular el formato de solicitud de servicio mecánico (FSSM-01) en (O/3C). Nota: Especifica: marca, unidad, placas, no. económico y descripción del servicio o falla mecánica que solicita.

- FORMATO DE SOLICITUD DE SERVICIO MECANICO (FSSM-01)

2

Recibe el formato de solicitud de servicio mecánico (FSSM-01) y revisa en el sistema de registro de cómputo si procede su trámite.

3

NO PROCEDE TRAMITE: Rechaza solicitud a la Dependencia solicitante. TERMINA PROCEDIMIENTO.

4

PROCEDE TRAMITE: Autoriza y recaba firma de la Dirección de Recursos Materiales y Servicios Generales.

- FORMATO DE SOLICITUD DE SERVICIO MECÁNICO (FSSM-01)

5

Informa a la Dependencia solicitante sobre el taller mecánico o de servicios para que acuda con la unidad vehicular que requiera el servicio.

DEPARTAMENTO DE CONTROL Y

MANTENIMIENTO VEHICULAR

6

Sella el formato de solicitud de servicio mecánico y entrega a la Dependencia solicitante (O/2C) y archiva copia.




AREA RESPONSABLE


DOCTO.

DEPENDENCIA SOLICITANTE 7

Recibe formato de solicitud de servicio mecánico (O/2C) y acude con el proveedor.

PROVEEDOR AUTORIZADO

8

Efectúa el servicio mecánico y elabora factura en (O/1C), la cual anexa al formato de solicitud de servicio mecánico, entrega a la Dependencia.

- FACTURA

9

FACTURA HASTA $ 10,000.00 MAS I.V.A. Recibe factura original, sella y firma copia, acude al Departamento de Control y Mantenimiento Vehicular con factura original y copia, para registro del gasto y validación mediante sello de REVISADO, en la factura original correspondiente, quedando la copia en el Departamento de Control y Mantenimiento Vehicular. NOTA: Si el importe de la factura es menor a $10,000.00 más I.V.A. procede efectuar el pago directamente a través del fondo revolvente si éste es insuficiente o no se tiene disponible en el área, se tramitará como pago único ante la Dirección General de Tesorería.

TERMINA PROCEDIMIENTO.

DEPENDENCIA SOLICITANTE

10

FACTURA MAYOR DE $ 10,000.01 MAS I.V.A.

Recibe factura original, sella y firma copia; elabora requisición (O/4C), anexa factura original y formato original de solicitud de servicio mecánico, turna a la Dirección General de Contabilidad y Presupuesto para la afectación presupuestal.

- REQUISICION SF-R01




AREA RESPONSABLE


DOCTO.

DIRECCIÓN GENERAL DE

CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO

11

Recibe la requisición (O), factura (O) y solicitud de servicio mecánico anexo, asigna No. de folio, sella y firma, indicando disponibilidad presupuestal, fotocopia requisición y turna documentación al Departamento de Control y Mantenimiento Vehicular.

12 Sella y firma de recibido en fotocopia de la requisición.



13

Elabora pedido (O/3C), firma el Jefe del Departamento de Control y Mantenimiento Vehicular y envía al analista junto con la documentación soporte (requisición, solicitud de servicio y factura original) para su revisión.

- PEDIDO

14

Recibe y revisa pedido y documentación soporte.

15

NO PROCEDE. Regresa al Departamento de Control y Mantenimiento Vehicular para su corrección.

ANALISTA

16

PROCEDE Otorga el Vo. Bo. En el pedido y anota fecha y firma y lo turna al Jefe del Departamento de Control y Mantenimiento Vehicular para continuar trámite.



17

Recaba las firmas del Director de Recursos Materiales y Servicios Generales, y del Director General de Administración.




AREA RESPONSABLE


DOCTO.

18

Integra expediente conformado por pedido, requisición, formato de solicitud de servicio mecánico y factura originales, mismos que turna al Departamento de Adquisiciones para la elaboración del contrarecibo para el trámite de pago, sellando de recibido en la copia del pedido. FIN DE PROCEDIMIENTO.

ELABORÓ REVISÓ

Dirección de Metodología Administrativa L.A.E. José Luis Naya González

Dirección de Recursos Materiales y Servicios Generales

Ing. Javier Cortés López

PROCEDIMIENTO: REPARACIÓN Y MANTENIMIENTO DEL PARQUE VEHÍCULAR, MAQUINARIA Y EQUPO PROPIEDAD DE GOBIERNO DEL ESTADO.ÁREA DIRECCION DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES DEPARTAMENTO: DEPTO DE CONTROL Y MANTO. VEHÍCULAR

28 ABR 2006 7FECHA DE AUTORIZACIÓN HOJA DE

DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO

INICIO

Presenta al Departamento de Control y Mantenimiento

Vehicular el formato de solicitud de servicio

mecánico (FSSM-01).

Recibe el formato de solicitud de servicio

mecánico (FSSM-01) y revisa en el sistema de registro de cómputo si

procede su trámite.

¿ PROCEDE ?

2

1

Rechaza solicitud a la Dependencia Solicitante.

3

A

Especifica: marca, unidad, placas, No. económico y descripción del servicio o

falla mecànica que solicita

DEPENDENCIA SOLICITANTE DEPTO. DE CONTROL Y MANTTO. VEHÍCULAR PROVEEDOR AUTORIZADO DIRECCIÓN GRAL. DE CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO

NO

32

1FSSM-01

0

TERMINA

32

1FSSM-01

0

1




A

Informa a la Dependencia solicitante sobre el taller mecánico o de servicios para que acuda con la unidad vehicular que requiera el servicio.

5

B

DEPENDENCIA SOLICITANTE DEPTO DE CONTROL Y MANTTO. VEHÍCULAR PROVEEDOR AUTORIZADO DIRECCIÓN GENERAL DE CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO

Autoriza y recaba firma de la Dirección de Recursos Materiales y Servicios

Generales.

4SI

32

1FSSM-01

0

Sella el Formato de Solicitud de Servicio Mecánico y

entrega a la Dependencia solicitante,

y archiva copia.

FSSM-013

6

DEPENDENCIA

21FSSM-01

0

2

Recibe Formato de Solicitud de Servicio Mecánico y acude con el proveedor.

21

B

C

DEPENDENCIA SOLICITANTE PROVEEDOR AUTORIZADO DIRECCIÓN GENERAL DE CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO

DEPTO. DE CONTROL Y MANTTO. VEHÍCULAR

Efectúa el Servicio Mecánico y elabora factura, la cual

anexa al Formato de Solicitud de Servicio

Mecánico y entrega a la Dependencia.

8

FSSM-01

7

FACTURA

01FSSM-01

1

DEPENDENCIA

0

FSSM-01

0

PROVEEDOR



DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO3




Recibe factura original, sella y firma copia, elabora requisición anexa factura original y formato original de solicitud de servicio

mecánico y turna a la Dirección General de Contabilidad y

Presupuesto para afectaciòn presupuestal 4

C

DEPENDENCIA SOLICITANTE PROVEEDOR AUTORIZADO

DIRECCIÓN GRAL. DE CONTAB. Y PRESUPUESTO

Recibe factura, sella y firma copia, acude al Depto. de Control

y Mantenimiento Vehicular con factura para registro del gasto y

validación mediante sello de REVISADO en la factura original correspondiente, quedando copia en el Depto. de Control y Mantto.

Veh.

9

FACTURA

Si el importe de la factura es menor a $ 10,000.00 más I.V.A. procede efectuar el pago directamente a

través del Fondo Revolvente, si éste es insuficiente o no se tiene

disponible en el área se tramitará como pago único ante la Dirección

Gral. De Tesorería.10

NO

SI

DEPTO. DE CONTROL Y MANTTO. VEHÍCULAR

¿FACTURA HASTA $

10,000.00 MAS I.V.A.?

10

DEPTO. DE CONTROL Y MANNTO. VEHICULAR

D

TERMINA

321

SF-R01

0

DIR. GRAL. DE CONTABILIDAD Y PRESU.

FACTURA

0FSSM-01

0

4




Sella y firma de recibido en fotocopia de la requisición.

12

DEPENDENCIA SOLICITANTE DEPTO. DE CONTROL Y MANTTO. VEHÍCULAR PROVEEDOR

AUTORIZADODIRECCIÓN GENERAL DE CONTABILIDAD Y

PRESUPUESTO

D

Recibe la requisición, factura original y solicitud de servicio mecánico originales anexo,

asigna No. de folio, sella y firma, indicando disponibilidad presupuestal, fotocopia

requisición y turna documentación al Depto. de Control y Mantto.Vehicular.

11

E

32

1

SF-R01

0FACTURA

0FSSM-01

0

DEPTO. DE CONTROL Y MANNTO. VEHICULAR

321

SF-R01

0FACTURA

0FSSM-01

0

FOTOCOPIA SF-R01

FOTOCOPIA SF-R01

DIR. GRAL. DE CONTABILIDAD Y PRESU.

5

E

Elabora pedido, firma el Jefe del Depto. de Control y

Mantenimiento Vehicular, y envía al analista junto con la documentación soporte para

su revisión.

DEPENDENCIA SOLICITANTE DEPTO. DE CONTROL Y MANTTO VEHÍCULAR PROVEEDOR

AUTORIZADODIRECCIÓN GRAL. DE

CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO

13

ANALISTA

¿PROCEDE?

Recibe y revisa pedido y documentación soporte

Regresa al Depto. de Control y Mantenimiento Vehicular

para su corrección.

E

PEDIDO

32

NO

14

15

3

PEDIDO 12

3

PEDIDO 1

2

3

3

32

1

SF-R01

0FACTURA

0FSSM-01

0

1

321

SF-R01

0FACTURA

0FSSM-01

0

32

1

SF-R01

0FACTURA

0FSSM-01

0

0

0

0



DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO6




2

FACTURA

0FSSM-01

0

E

Otorga el Vo. Bo. en el pedido, anota fecha y firma y lo turna al jefe del Depto. de Control y Mantenimiento Vehicular para

continuar trámite.

Integra expediente conformado por original del

pedido, requisición, FSSM, y factura original, mismos que

turna al Departamento de Adquisiciones para la

elaboración del contrarecibo para el trámite de pago,

sellando de recibo en la copia del pedido.

PEDIDO1

32

DEPENDENCIA SOLICITANTE DEPTO. DE CONTROL Y MANTTO VEHÍCULAR PROVEEDOR AUTORIZADO DIRECCIÓN GENERAL DE CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO

16

FIN

SI

Recaba las firmas del Director de Recursos Materiales y Servicios Generales y del

Director General de Administración.

PEDIDO1

32

17

18

321

SF-R01

0FACTURA

0FSSM-01

0

321

SF-R01

0FACTURA

0FSSM-01

0

0

0

SF-R01

0PEDIDO

0

DEPTO. DE ADQUISICIONES

PEDIDO

1

3

32

SF-R01

1

7

(1) (2)

(3)

(4) (5)

(6) (7)

(8) (9)

(10)

(11)

(12) (13) (14)


GUÍA DE LLENADO DEL FORMATO

DE SOLICITUD DE SERVICIO MECANICO FSSM-01

1. Unidad administrativa o área solicitante.

2. Número de unidad presupuestal.

3. Dependencia de adscripción de la unidad administrativa solicitante.

4. Fecha de solicitud de servicio.

5. Tipo de unidad ( ejemplo sedan, pick-up, etc.)

6. Marca de unidad vehicular.

7. Modelo de la unidad vehicular.

8. Número económico de unidad vehicular.

9. Placas de unidad vehicular.

10. Describir claramente la falla del bien o servicio mecánico que solicita.

11. Anotar cualquier información complementaria de la falla mecánica o servicio que

solicita.

12. Nombre y firma del Director de Recursos Materiales y Servicios Generales.

13. Nombre y firma del Jefe del Depto de Control y Mantenimiento de Vehicular

14. Nombre y firma de la persona responsable del área solicitante

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