TTULO: AUDITORA ADMINISTRATIVA AL ASADERO POLLO TEJANO, DE LA CIUDAD DE RIOBAMBA PROVINCIA DE CHIMBORAZO PARA DETE RMINAR LAS FALENCIAS PARA Y LA ESTABLECER ESTRATEGIAS TOMA DE DECISIONES, PERODO 2011 AUTORA: JENNY SANDRA BORJA GERMANINDICE RESUMEN EJECUTIVO .............................................................. ............ VII SUMMARY........................................................ ......................................... X INTRODUCCIN ......................... ............................................................ XII CAPITULO I .... ................................................................................ ........... 1 GENERALIDADES ASADERO POLLO TEJANO ............................... ....... 1 1.1. ANTECEDENTES .................................................... ..................... 1 1.2. FILOSOFA INSTITUCIONAL ............................. ............................ 2 1.2.01. MISIN .................................... ............................................... 2 1.2.02. 1.2.03. 1.3.02. 1.3.03 . 1.4.02. 1.4.03. 1.5.02. 1.5.03. VISIN ......................................... ...................................... 3 FILOSOFA ............................... .......................................... 3 PRINCIPIOS ........................ ............................................... 3 VALORES ...................... ..................................................... 4 LEY DE RGIMEN TRIBUTARIO INTERNO ...................... 5 ORGANISMOS DE CONTROL ......................... .................. 6 ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL ................................... .. 8 ORGANIGRAMA FUNCIONAL ........................................... 9 1.3. PRINCIPIOS Y VALORES INSTITUCIONALES ........................... 3 1.4. BASE LEGAL ASADERO POLLO TEJANO ................................. 4 1.5. ORGANIZACIN DEL ASADERO POLLO TEJANO .................... 8 1.6. UBICACIN GEOGRFICA ....................................................... 12 1.7. POLTICAS DEL ASADERO POLLO TEJANO ........................... 13 1.7.02. 1. 7.03. POLTICAS DE COMPRA ................................................. 14 POLT ICAS DE VENTA .................................................... 14 1.8. PROVEEDORES ............................................................... ......... 14 1.9. CLIENTES ..................................................... ............................. 16 1.10. 1.11. 1.12. 1.13. HORARIO DE TRABAJO .... .................................................... 16 RECURSOS TECNOLGICOS (Ver Anexo N3) ................... 17 PRODUCTOS Y SERVICIO QUE OFRECE ............... ............. 17 ANLISIS FODA ................................................... .................. 19 CAPITULO II .................................................................... ........................ 21 FUNDAMENTACION TERICA ............................... ............................... 21 2.1. GENERALIDADES DE AUDITORIA ADMINISTRATIV A ........... 212.1.01. CONCEPTO DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA ................ 23 2.1.02. OBJETIV OS DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA ........... 23 2.2. HABILIDAD PARA PENSAR EN TR MINOS ADMINISTRATIVOS .......................................................... ................................................... 25 2.3. ALCANCE ............ ......................................................................... 25 2.4 . CAMPO DE APLICACIN ............................................................ . 26 2.5. FACTORES Y METODOLOGAS................................................. . 31 2.6. METODOLOGA PARA LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA ........ 34 2.6.01. PLANEAM IENTO .................................................................. 34 PLAN IFICACIN DE LA AUDITORA .................................................. 45 EJEC UCION DE LA AUDITORIA ......................................................... 48 2.6.02. EJECUCIN ............................................................. ........... 49 2.6.03. ELABORACIN DEL INFORME ................................... .... 56 2.7. PAPELES DE TRABAJO ................................................ ............ 59 2.7.01. ELABORACIN DE LOS PAPELES DE TRABAJO ............. 60 2.7 .02. 2.7.03. CARACTERSTICAS DE LOS PAPELES DE TRABAJO.. 61 ARCHIVO DE LOS PAPELES DE TRABAJO ................... 61 2.8. FORMATOS DE PAPELES DE TRABAJO ................................. 66 2.8.01. PLANIFICACIN PRELIMINAR............................................ 66 2.8.02. TC NICAS DE RECOLECCIN ....................................... 68 2.8.03. TIPOS DE I NFORME A PRESENTAR ................................. 83 2.9. INDICADORES ....... .................................................................... 85 2.9.01. INDICADORES DE GESTIN ............................................. 86 2.10. 2.11 . 2.12. COMUNICACIN DE RESULTADOS ..................................... 90 SEGUIM IENTO Y MONITOREO ............................................. 91 ESTRATEGIA .. ........................................................................ 94 CAPITULO III ................................................................... ........................ 96 AUDITORA ADMINISTRATIVA AL ASADERO POLLO TEJANO, DE LA CIUDAD DE RIOBAMBA PROVINCIA DE CHIMBORAZO PARA DETERMINAR LAS FALENCIAS Y ESTA BLECER ESTRATEGIAS PARA LA TOMA DE DECISIONES, PERODO 2011. ...................... ................. 96 3.1. INTRODUCCIN............................................ ............................... 96 3.2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA. ............ .............................. 97A PARTIR DE ESTO SE VA A DESARROLLAR UNA AUDITORIA ADMINISTRATIVA LA QUE NOS VA AYUDAR A OBTENER RESULTADOS OBTENIDOS PODREMOS ESTABLECER ESTRATEGIAS PARA EL FU NCIONAMIENTO ADECUADO DEL NEGOCIO. ............................................. .............................................. 98 3.3. JUSTIFICACIN ............. .............................................................. 99 3.4. OBJETIVOS ............................................................................... . 100 3.4.1. OBJETIVO GENERAL .................................................. ........ 100 3.4.2. OBJETIVOS ESPECFICOS. ....................................... ......... 101 3.4.3. PROCEDIMIENTOS ............................................ ................. 101 3.5. PLANEACIN DE LA AUDITORIA............................. ................. 102 3.5.01. OBJETIVOS DE LA PLANIFICACION .................... ............ 103 3.6. FACTORES A REVISAR ....................................... ...................... 104 3.6.01. ETAPAS DEL PROCESO ADNMINISTRATIVO .......... ....... 104 3.6.02. ELEMENTOS ESPECIFICOS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO ........... .............................................................. 106 3.7. FUENTES DE INFORMACION A UTILIZAR ............................... 108 3.8. INVESTIGACION PRELIMINAR.................................................. 109 3.9. PREPARACI ON DEL PROYECTO DE AUDITORA ................... 109 3.9.01. PROPUESTA TCNICA ..... ................................................ 109 3.9.02. INSTRUMENTACIN ..... .................................................... 113 3.9.03. PAPELES DE TRAB AJO .................................................... 115 3.10. PLANIFICACION PRELIMINAR ................................................ 133 3.11. PLANIFICA CIN ESPCIFICA ................................................. 170 3.11.01. PROGR AMA DE AUDITORA........................................... 170 3.11.02. TCNICAS Y PROCEDIMIENTOS DE AUDITORA ........ 172 3.11.03. PAPELES DE TRABAJO ............. ..................................... 174 3.11.04. CDULAS DE OBSERVACIONES ...... ............................. 204 3.11.05. CDULAS DE SEGUIMIENTO ................ ......................... 215 3.12. COMUNICACIN DE RESULTADOS ................... .................... 221 3.12.01. SUPERVISIN DEL TRABAJO DE AUDITORIA ........... ... 222 3.12.02. INFORME DE AUDITORIA .......................................... ..... 225 3.12.03. SEGUIMIENTO DE RECOMENDACIONES .................... 253 3.13. ACTUACIN DEL AUDITOR .................................................... 261 3. 14. CONTROL DE AUDITORA ...................................................... 26 3CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ......................................... 264 GLO SARIO DE TERMINOS .............................................................. .... 278 BIBLIOGRAFIA .......................................................... ............................ 286 INDICE DE GRAFICOS GRAFICO N1 ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL GRAFICO N2 ORGANIGRAMA FUNCI ONAL GRAFICO N 3 UBICACIN GEOGRAFICA GRAFICO N 4 PLANIFICACIN DE LA AUDITORIA GRAFIC A N 5 ANTECEDENTES DE LA AUDITORIA GRAFICA N 6 ANALISIS DE TIEMPO GRAFICO N 7 EJECU CION DE LA AUDITORIA INDICE DE CUADROS CUADRO N 1 PROVEEDORES CUADRO N2 LISTA DE P RECIOS CUADRO N3 MATRIZ FODA CUADRO N 4 PRINCIPIOS DE LA ADMINISTRACION CUADRO N 5 TECNICAS DE AUDITORIA CUADRO N 6 TIPOS DE EVIDENCIA CUADRO N7 ELEMENTOS ESPECIFICO S DE LA ADMINISTRACION LISTADO DE ANEXOS PAG. 8 PAG. 9 PAG. 13 PAG. 45 PAG. 46 PAG.47 PAG. 48 PAG. 15 PAG. 18 PAG. 20 PAG. 22 PAG. 50 PAG. 51 PAG. 107ANEXO N1 ANEXO N2 ANEXO N3 ANEXO N4 PAG. 268 PAG. 269 PAG. 271 PAG. 275RESUMEN EJECUTIVO El Asadero Pollo Tejano es un negocio que naci hace 3 aos, y su principal activida d en la venta de servicio de restaurant, satisfaciendo las necesidades de los co nsumidores y generando recursos, adems de fuentes de empleo para la ciudad de Rio bamba. El desarrollo de esta tesis est basado en una Auditora Administrativa al Asadero P ollo Tejano. Para esto se desarroll una investigacin sobre las debilidades existen tes en dicho negocio. Se inici con la Planificacin Preliminar donde se elabor un programa de auditora para recopilar y obtener informacin til y conocimiento preliminar sobre el desempeo de la empresa, a fin de que a travs de una evaluacin d e control interno se determine si amerita o no realizar la auditora, la misma que se present en un informe preliminar o una carta a gerencia. Una vez determinada la necesidad de realizar una auditora se procedi a realizar un a planificacin especfica que permiti procesar y obtener informacin suficiente, compe tente, relevante, para determinar y desarrollar los hallazgos encontrados y a travs de un borrador de informe se pres ent las conclusiones y recomendaciones del caso.Se detectaron debilidades en cada una de las reas que conforman el negocio. As se determin que falta planificacin dentro de las actividades que se desarrollan y por ende no existe una buena organizacin a lo cual se recomend disear un plan dentro d e la administracin que contenga estrategias que ayuden a cumplir con los objetivo s del negocio. De la misma manera de detecto dentro de la direccin falta de comunicacin por lo que existen malos entendidos y las disposiciones no se cumplen , a lo cual se recomienda realizar renes con los empleados donde se exponga las n ecesidades de ellos y del local. Al igual se descubri que las funciones no estn bien distribuidas y las responsabil idades de cada empleado no estn claras lo que conlleva a un atraso en las activid ades a desarrollarse, se recomienda disear manuales de funciones y de procesos. No existe un buen sistema de control interno para obtencin de informacin veraz y o portuna, se recomienda adquirir sistemas de control informticos que colaboren en el desarrollo de la informacin y as la toma de decisiones.Una vez emitidas las recomendaciones a cada una de las debilidades encontradas s e elabor una matriz de seguimiento para asegurar la implantacin correcta de las mi smas, con el fin de realizar un seguimiento que asegure el cumplimiento oportuno por parte de la administracin y el personal de la empresa.SUMMARY The Asadero Tollo Tejano is a business that was born 3 years ago, and its main a ctivity is the sale of restaurant service, meeting the needs of consumers and ge nerating resources, and sources of employment for the city of Riobamba. The deve lopment of this thesis is based on an administrative audit to Asadero Pollo Teja no. For this we developed research weaknesses in the business. began with the pr eliminary planning which produced an audit program to gather and obtain useful i nformation and preliminary knowledge on the performance of the company, so that through an evaluation of internal control is warranted to determine whether or n ot to the audit, the same as was presented in a preliminary report to management . Once determinated the need to make for an audit proceeded to perform a specifi c planning process that allowing get information sufficient, competent, and rele vant, to identify and develop findings through a report presenting the conclusio ns and recommendations thereon Weaknesses were found in each of the areas that m ake up the business. So it was determined that absence of planning within the ac tivities that develop and therefore there is no good organization for which it w as recommended a plan within the administration that contains strategies that he lp meet business objectivesBy the same token was detected within the address a lack of communication so the re are misunderstandings and the provisions are not met, it is recommended to ho ld meetings with employees where they expose their needs and local. As it was fo und that the functions are not well distributed and the responsibilities of each employee are not clear what that leads to a backlog of activities to develop, w as recommend make functions manuals and processes. There is not a good system of internal control to obtain accurate and timely information, we recommend purcha sing computer control systems to assist in the development of information and de cision making. Once the recommendations issued to each of the weaknesses found w as drawn up a matrix to ensure proper implementation of them, to follow up to en sure timely compliance by the management and staff of the company.INTRODUCCIN Como es conocimiento de todos, en nuestro Pas hoy en da se presentan grandes cambi os en los diferentes mbitos, tanto en lo econmico, poltico y social; razn suficiente y necesaria de hacer cambios y anlisis dentro de los establecimientos que estn en funcionamiento ya que la competencia es ms dura y se presenta con rapidez; de la misma manera es imprescindible para poder llegar a mejorar los procesos interno s de la empresa y as determinar algunos errores que se pueden estar produciendo, a la vez cambiar nuestros objetivos y metas para optimizar el desarrollo de las actividades dentro del ente productivo, conociendo con los resultados obtenidos desventajas. a la competencia sus ventajas y Teniendo como conocimiento que la base primordial de una organizacin es la parte administrativa ya que de all nacen los objetivos y metas a los cuales se quiere l legar adems las decisiones ms importantes para el desenvolvimiento normal de todos los procesos que se realizan dentro de la empresa, por ello la Auditoria Admini strativa es la que estudia, analiza el desempeo de la parte directiva de una orga nizacin y nos revela el nivel organizacional de la misma.En el primer captulo vamos a presentar como est constituido el local, sus objetivo s, metas adems presentaremos la organizacin actual, como est conformado legalmente. El segundo captulo veremos el marco terico de la Auditoria Administrativa y todos los conceptos que necesitemos para el desenvolvimiento de nuestra investigacin. El tercer captulo comprende de la propuesta de una auditoria administrativa, para determinar las falencias y establecer estrategias para la toma de decisiones. F inalmente se realizan las respectivas conclusiones y recomendaciones de la investigacin.CAPITULO I GENEREALIDADES CAPITULO I GENERALIDADES ASADERO POLLO TEJANO 1.1. ANTECEDENTES El presente negocio abri sus puertas a la ciudadana de Riobamba el 11 de Mayo del 2009, el mismo nace de la necesidad de encontrar una nueva fuente de ingresos pa ra la familia Ruiz Borja. El Ing. Xavier Ruiz y su esposa la Sra. Jenny Borja en su bsqueda constante de nu evas formas de ingreso y siempre con la visin de generar fuentes de empleo, busca nuevas alternativas de negocio de all surge la idea de instalarse el asadero de pollos, realizando con anterioridad un anlisis de todos los posibles riesgos que esto conlleva, ya que hay una fuerte competencia; teniendo como fortaleza el res paldo de una gran empresa como es AVITALSA, con su producto POLLO ANDINO que prove e de materia prima principal para el asadero. JENNY SANDRA BORJA GERMAN. 1CAPITULO I GENEREALIDADES El negocio fue creado con capital propio y se ubica en la Av. Daniel Len Borja, y el mismo que ha llegado a tener una buena clientela a por su sabor, la atencin a l cliente y la salubridad que existe. 1.2. FILOSOFA INSTITUCIONAL 1.2.01. MISIN1 POLLO TEJANO es un negocio que se dedica a la preparacin y comercializacin del deli ciosos pollo asado al carbn, que ofrece todos los das a nuestra distinguida client ela. Todo eso lo hace a base de constancia y sacrificio para poder ofrecer a nue stros clientes un producto que cumpla con sus expectativas. Poniendo como prioridad el trabajo, honestidad y calidad cumpliendo con todos lo s requisitos sanitarios siendo el Permiso del Ministerio de Salud Pblica (Ver Ane xo No. 1) que exige un negocio como el nuestro para poder cumplir con la gente q ue nos acoge 1 PROPUESTA: Jenny Borja JENNY SANDRA BORJA GERMAN. 2CAPITULO I GENEREALIDADES 1.2.02. VISIN 2 Ser reconocidos como un restaurante slido y profesional, con calidad y principios t icos, que ofrece un servicio y producto de excelencia. Logrando ser una empresa altamente productiva, innovadora, competitiva y dedicada para la satisfaccin plen a de nuestros clientes 1.2.03. FILOSOFA Procurar la satisfaccin de la sociedad mediante la venta de productos de consumo rpido de calidad y precios accesibles, con una atencin gil, amable y personalizada. 1.3. PRINCIPIOS Y VALORES INSTITUCIONALES El Asadero Pollo Tejano, guiar y desarrollar sus procesos por medio de los siguien tes principios y valores: 1.3.02. PRINCIPIOS orienta sus esfuerzos hacia el cump limiento de los El negocio objetivos planteados. Constituye una microempresa abierta a cambios que permite un desarrollo y crecimiento slido. La bsqueda permanente de calidad en sus product os para satisfacer al cliente. 2 PROPUESTA: Jenny Borja JENNY SANDRA BORJA GERMAN. 3CAPITULO I GENEREALIDADES Siempre busca mantener la conservacin, defensa y cuidado del medio ambiente. te comunicacin permanente para dar soluciones oportunas. 1.3.03. VALORES ExisLealtad: Los empleados mantienen un compromiso integral con el negocio, ya que s e sienten identificados con el ejercicio de sus funciones. Confianza: Existe una estabilidad laboral que permite al personal sentirse seguros en el desarrollo d e las actividades. Honestidad: Siempre transparentes en la gestin administrativa e identificada con un compromiso hacia la sociedad, el estado y el medio ambient e. Eficiencia: Se posee la capacidad de alcanzar los objetivos y metas planteada s con los recursos y tiempo disponible en cada una de las actividades encomendad as para lograr as la optimizacin. Responsabilidad: Existe un compromiso del person al de cumplir con sus actividades en los plazos y formas pactadas, para brindar un excelente producto a los clientes. 1.4. BASE LEGAL ASADERO POLLO TEJANO La base legal con la que cuenta y es administrado el negocio es la siguiente: JENNY SANDRA BORJA GERMAN. 4CAPITULO I GENEREALIDADES 1.4.02. LEY DE RGIMEN TRIBUTARIO INTERNO SERVICIO DE RENTAS INTERNAS Esta ley regula las relaciones jurdicas provenientes de los tributos, entre sujetos activos y los contribuyentes o responsables de aq uellos. Se aplicarn a todos los tributos: nacionales, provinciales, municipales o locales o de otros entes acreedores de los mismos, as como las situaciones que s e deriven o se relacionen con ellos.3 Esta ley tiene por objeto establecer bajo la direccin del Servicio de Rentas Inte rnas SRI el registro, conciliacin, declaracin y pago de tributos sobre los ingreso s de fuente ecuatoriana que generan las personas naturales y jurdicas en el ejerc icio de sus actividades laborales, manifestados mediante tasas, impuestos y cont roles especiales generar una renta que estimule la inversin, la reinversin, el aho rro y empleo para el desarrollo econmico, social del Estado. El Asadero Pollo Tejano para realizar su actividad econmica cuenta con el RUC 171 3282877001 (Ver Anexo No. 2), es una persona natural no obligada a llevar contab ilidad por cuanto no pasa los montos establecidos 3 Cdigo Tributario, Pg. 1A JENNY SANDRA BORJA GERMAN. 5CAPITULO I GENEREALIDADES por el SRI. Sus obligaciones tributarias son la declaracin mensual del IVA y la d eclaracin del impuesto a la Renta 1.4.03. ORGANISMOS DE CONTROL Ministerio de Salud Pblica Ejecuta la Rectora del Sistema Nacional de Salud a fin de garantizar el derecho a la salud de los ecuatorianos, por medio de la promocin y proteccin de la salud, seguridad alimenticia, salud ambiental y acceso permane nte e interrumpido a los servicios de salud. El Ministerio de Salud controla y proporciona un marco de referencia al negocio ASADERO POLLO TEJANO, a travs de la emisin de disposiciones sanitarias de alimento s que controlen el adecuado y buen manejo de los alimentos con el fin de preserv ar y mejorar la salud humana. Ministerio de Trabajo El Ministerio de Trabajo ejerce la rectora y normalizacin de los sectores de trabajo por medio de la implementacin de polticas activas de empl eo tendientes al desarrollo de los recursos humanos regulando las relaciones JENNY SANDRA BORJA GERMAN. 6CAPITULO I GENEREALIDADES laborales y la participacin de los diferentes actores sociales para disminuir los ndices de desempleo y subempleo, mejorando las condiciones de vida de los ciudad anos ecuatorianos. Para nuestro establecimiento constituye un rgano rector y regulador de las relaci ones laborales existentes entre empleador y trabajador. El Asadero Pollo Tejano tiene obligaciones con el Ministerio de Trabajo ya que e stn bajo su dependencia a cuatro empleados los mismos que tienen su respectivo co ntrato de trabajo. Instituto de Seguridad Social El Instituto de Seguridad Social es una entidad cu yo objetivo es la proteccin de la poblacin urbana y rural que mantiene o no una de pendencia laboral contra enfermedades, riesgos de trabajo, maternidad, discapacidad, cesanta, muerte. El Asadero Pollo Tejano cumple con la afiliacin a sus empleados al IESS, por lo c ual son acreedores a todos los beneficios establecidos dentro de la seguridad so cial del Ecuador. (Ver Anexo No. 3) JENNY SANDRA BORJA GERMAN. 7CAPITULO I GENEREALIDADES 1.5. ORGANIZACIN DEL ASADERO POLLO TEJANO ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL 1.5.02. Representacin grfica que comprende la distribucin de las funciones, puestos, reas y relaciones de una empresa. GRAFICO N1 ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL ASADERO POLLO TEJAN O CONTADORA FUENTE: Pollo Tejano ELABORADO: Jenny Borja JENNY SANDRA BORJA GERMAN. 8CAPITULO I GENEREALIDADES 1.5.03. ORGANIGRAMA FUNCIONAL Representacin grfica que indica la manera como est distribuida la responsabilidad p or cada funcin o actividades en las reas de una empresa. GRAFICO N2 ORGANIGRAMA FUN CIONAL ASADERO POLLO TEJANO PREPARACION: RECIBE, PREPARA, MANTIENE, ALIA, COCINA EL POLLO. ASISTENCIA TRIBUTARIA: PAGO DE IMPUESTOS DECLARACIONES GERENCIA: PLANIFICACION, ORGANIZACIN,DIRECCION, COMTROL, Y EVALUACION. CAJA: COBRAR. ATENCION AL CLIENTE. COCINA: PREPARA TODO LO REFERENTE AL ACOMPAAMIENTO DEL PLATO PARA EL POLLO. FUENTE: Pollo Tejano ELABORADO: Jenny Borja JENNY SANDRA BORJA GERMAN. 9CAPITULO I GENEREALIDADES GERENCIA: Ing. Xavier Ruiz Encargada de: La conexin entre los objetivos de venta del negocio y las personas que laboran en el. Velar por el bienestar del negocio y sus colaboradores. Establecer un plan de organizacin y polticas administrativas . Elaborar el presupuesto de gastos e inversiones acerca del negocio para su fut uro crecimiento. Control de inventarios de materia prima y suministros. Arqueo d e facturas, caja chica y cheques. Coordinar el pago a proveedores. Responsable d e cumplir y hacer cumplir las polticas de control establecidas por el negocio. As istencia Tributaria Responsable de: Revisar la legalidad y veracidad de la docum entacin sustentatoria de las transacciones del negocio. Realizar las declaracione s de los impuestos que se realiza de manera mensual y anula respectivamente. JENNY SANDRA BORJA GERMAN. 10CAPITULO I GENEREALIDADES PREPARACIN: Sra. Targelia Cepeda Aqu se realiza todo lo que se refiere a la transf ormacin de materia prima principal del plato para la venta. La persona ingresa a las 8:30 a.m. su funcin principal es la preparacin del pollo que es la materia pri ma principal del negocio; realiza los cortes y alia debidamente para que sea colo cado en el horno de asar. Adems colabora con la limpieza del local y preparacin de salsas o aderezos para el plato. COCINA: Sra. Alicia Copa Sra. Juana remache Aq u trabaja una persona que inicia sus labores a las 8:30 a.m. e encarga de prepara r el consom, arroz, ensalada, aj que son el complemento para la venta del plato; p or otro lado deja listo todo para la venta de la tarde, ya que sus labores del da terminan a las 4:30 p.m. e ingresa la otra colaboradora para la venta de la tar de. JENNY SANDRA BORJA GERMAN. 11CAPITULO I GENEREALIDADES CAJA: Srta. Nataly Martnez Srta. Elizabeth Borja En esta rea se encuentra la duea d el local de lunes a jueves y los fines de semana tenemos una persona encargada, la misma que es responsable de: Tener una presentacin impecable Recibir al client e de manera amable y respetuosa Ser paciente con los comensales que llegan a nue stro establecimiento. Cobrar los pedidos que realice el cliente 1.6. UBICACIN GEOGRFICA Despachar el productoEl Asadero Pollo Tejano para realizar su actividad econmica se encuentra ubicado en la Av. Daniel Len Borja y Carlos Zambrano, Parroquia. JENNY SANDRA BORJA GERMAN. 12CAPITULO I GENEREALIDADES GRAFICO N3 UBICACIN GEOGRFICA ASADERO POLLO TEJANO FUENTE: Investigacin de Campo ELABORADO: Jenny Borja 1.7. POLTICAS DEL ASADERO POLLO TEJANO El negocio actualmente viene desarrollando su actividad principal en base a disp osiciones internas que se entienden como normas o polticas las mismas que regulan la compra de materiales y la venta del producto. JENNY SANDRA BORJA GERMAN. 13CAPITULO I GENEREALIDADES 1.7.02. POLTICAS DE COMPRA Toda compra de materia prima directa o indirecta que ingresa al local y que entr egue el proveedor debe ser respaldado con su respectiva factura legal, nota de c ompra (en el caso de mercado). Es responsabilidad del propietario documentar tod as las operaciones de compra para realizar las declaraciones. Todas las compras se canc elan con cheque, excepto las del mercado. El crdito mximo que se tiene con las emp resas proveedoras es de 15 das. 1.7.03. POLTICAS DE VENTA Todas las ventas son al contado y se marcara debidamente en la caja registradora entregando su ticket al cliente. El producto que es para la venta ser revisado p or el cliente en el momento del despacho. En contratos que se realicen se recibi r un anticipo del 50% del valor acordado y la diferencia en el momento de la entr ega del pedido. 1.8. PROVEEDORES El Asadero Pollo Tejano para la venta de pollos al carbn a sus clientes dispone d e los siguientes proveedores: 14 JENNY SANDRA BORJA GERMAN.CAPITULO I GENEREALIDADES CUADRO N1 ASADERO POLLO TEJANO PROVEEDORES EMPRESA PRODUCTO DIRECCIN TELFONO Aceite KM.5 Va Manta-Montecristi (Manta) 052920091 LA FABRIL Avitalsa S.A. Pollo Chambo , Barrio El Carmen (Chambo) 33013211 Pronaca Pollo Parque Industrial Av. Antonio Santilln Lote 2(Riobamba) 2953053 Alios Av 6 de Diciembre N39-29 y el Telgrafo (Quito) 2451562 GODOY RUIZ S.A. Salsas Km 1 Va Pillaro S/N y Secundaria 032451318 MARC SEAL Compras General DICOSAVI Guayaquil 2124 y 5 de Junio ( Riobamba) 2965237 PLASTIMASPlsticos 5 de Junio 2134 y Guayaquil (Riobamba) 2942754 JENNY SANDRA BORJA GERMAN. 15CAPITULO I GENEREALIDADES Desechables Ruiz Catalina Esperanza Alios Espejo2146 y 10 de Agosto 2960094 Desinfectantes Calle Azuay0136 y Oriente (Ambato) 092872612 SOLIS DIEGO Mercado Mayorista Legumbres Riobamba Arroz Carabobo 1640 y Colombia 2940532 MEGASUCASA Arca Ecuador S.A. Gaseosas Av. Monseor Lenidas Proao (Riobamba) 2600173 FUENTE: Facturas Proveedores Asadero Pollo Tejano ELABORADO: Jenny Borja 1.9. CLIENTES Los clientes del asadero Pollo Tejano son los habitantes de la ciudad de Riobamb a, as nios, jvenes y adultos por la atencin y su sabor. 1.10. HORARIO DE TRABAJO El horario de trabajo se distribuye de la siguiente man era: JENNY SANDRA BORJA GERMAN. 16CAPITULO I GENEREALIDADES La entrada es a las 8:30 am del primer grupo de trabajo hasta las 4:30 pm; y a p artir de esta hora ingresa el otro grupo de trabajo en otro horario de 4:30 pm a 10:30 pm. 1.11. RECURSOS TECNOLGICOS (Ver Anexo N3) Dispone: Horno para asar con capacidad d e 24 pollos Freidora de papas Americana de papas Cocina industrial tres hornilla s Peladora de papas industrial Microondas Caja Registradora 1.12. PRODUCTOS Y SERVICIO QUE OFRECE El Asadero Pollo Tejano ofrece a su distin guida clientela los siguientes productos: JENNY SANDRA BORJA GERMAN. 17CAPITULO I GENEREALIDADES CUADRO N2 ASADERO POLLO TEJANO LISTA DE PRECIOS PRODUCTOS Pollo Entero Medio Poll o Cuarto de Pollo Pollo Entero Solo Medio Pollo Solo Cuarto de Pollo Solo Combo presa + papas +ensalada Combo presa +papas+ensalada+cola Combo salchipapa+cola P ocin de arroz Porcin de papas Porcin de ensalada Cola pequea PRECIOS $ 9,80 $ 5,50 $ 2,75 $ 9,00 $ 4,50 $ 2,30 $ 1,80 $ 2,00 $ 1,60 $ 0,50 $ 0,80 $ 0,40 $ 0,50 JENNY SANDRA BORJA GERMAN. 18CAPITULO I GENEREALIDADES Cola mediana 1lt Cola familiar 3lt Agua Te Limonada Cola pequea desechable FUENTE: Asadero Pollo Tejano ELABORADO: Jenny Borja $ 1,00 $ 2,00 $ 0,40 $ 0,70 $ 0,50 $ 0,60 1.13. ANLISIS FODA Es una matriz que nos va a servir para ordenar la informacin recolectada del entorno interno (Fortalezas y Debilidades) y externo (Amenazas y Oportunidades) El Asadero Pollo Tejano a continuacin presenta sus fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas, obtenidas de la encuesta realizada a sus empleados y clientes JENNY SANDRA BORJA GERMAN. 19CAPITULO I GENEREALIDADES CUADRO N 3 ASADERO POLLO TEJANO Matriz FODA FORTALEZAS DEBILIDADESEl sabor del producto La proveedura directa de la empresa AVITALSA con su producto el pollo crudo procesado.Las competencias centrales son deficientes. Falta de capacitacin al Falta de control Falta de capital para lapersonal que labora en el negocio.La maquinaria necesaria para la preparacin del producto.Ubicacin estratgica del local dentro de la ciudad. reinversinBuen ambiente de trabajo OPORTUNIDADES Crecimiento con innovacin de productos Diversificacin de otras lneas de productos A travs del anlisis de informacin optimizar la organizacin que permita la implementacin de mejoras Tecnologa AMENAZAS No poseer patentes Inestabilidad Econmica del pas Polticas Gubernamentales Aumento de costos en la materia prima Ingreso de nueva competencia FUENTE: Encuesta ELABORADO: Jenny Borja JENNY SANDRA BORJA GERMAN. 20CAPITULO II FUNDAMENTACION TEORICA CAPITULO II FUNDAMENTACION TERICA 2.1. GENERALIDADES DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA 4 Nosotros para poder hablar de Auditoria Administrativa necesitamos primero conoc er que la administracin es la forma eficiente de las diferentes actividades perso nales y de grupo, es el proceso que ayuda a coordinar actividades de los trabaja dores para obtener optimizacin y calidad en el manejo de los recursos materiales, humanos, financieros y tcnicos, se asocia con un beneficio para la organizacin y el personal. Dentro del estudio y aplicacin de la administracin tenemos que sealar los principio s bsicos de la misma, los cuales dentro de este proceso nos 4 SOTOMAYOR, Alonso Amador JENNY SANDRA BORJA GERMAN. 21CAPITULO II FUNDAMENTACION TEORICA permiten llegar a cumplir con los objetivos de la organizacin de acuerdo con su mb ito y giro, siempre y cuando haya vigilancia y continuidad; los cuales son: CUAD RO N 4 PRINCIPIOS DE LA ADMINISTRACION PLANEACIN ORGANIZACIN DIRECCIN CONTROL Metas Estructura Comportamiento Normatividad Objetivos Niveles Liderazgo Vigilancia Estrategias Jerarquas Motivacin Medicin Polticas Esbeltez Decisiones Evaluacin Programas Compactacin Sensibilidad Informe Hoy en da es primordial que las organizaciones cuenten con la actividad de audito ria para conocer la veracidad tanto de la informacin financiera que se han genera do como de las actividades relacionas con el rea administrativa. En caso de una auditoria administrativa se consideran aspectos muy variados que toman en cuenta la eficiencia y eficacia de las operaciones.JENNY SANDRA BORJA GERMAN. 22CAPITULO II FUNDAMENTACION TEORICA 2.1.01. CONCEPTO DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA Una auditoria administrativa es la revisin analtica total o parcial de una organizacin con el propsito de precisar su n ivel de desempeo y perfilar oportunidades de mejora para innovar valor y lograr u na ventaja competitiva sustentable. 2.1.02. OBJETIVOS DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA5 Por sus caractersticas, la audi toria administrativa constituye una herramienta fundamental para impulsar el cre cimiento de las organizaciones, toda vez que permite detectar en qu reas se requiere un estudio ms profundo, que acciones se pueden tomar para subsanar deficiencias, como superar obstculos, como imprimir mayor cohesin al funcionamiento de dichas reas y, sobre to do, realizar un anlisis causaefecto que concilie en forma congruente los hechos c on las ideas. De control Destinados a orientar los esfuerzos en la aplicacin de l a auditoria y evaluar el comportamiento organizacional en relacin con estndares pr eestablecidos. De productividad 5 SOTOMAYOR, Alonso Amador JENNY SANDRA BORJA GERMAN. 23CAPITULO II FUNDAMENTACION TEORICA Encauzan las acciones de la auditoria para optimizar el aprovechamiento de los r ecursos de acuerdo con la dinmica administrativa instituida por la organizacin. De organizacin Determinar que el curso de la auditoria apoye la definicin de la estr uctura, competencia, funciones, y procesos a travs del manejo eficaz de la delega cin de la auditoria y del trabajo en equipo. De servicio Representan la manera en que la auditoria puede constatar que la organizacin est inmersa en un proceso que la vincula cuantitativamente y cualitativamente con las expectativas y satisfac cin de sus clientes. De calidad Disponen a que la auditoria tienda a elevar los n iveles de actuacin de la organizacin en todos sus contenidos y mbitos, para que pro duzca bienes y servicios altamente competitivos. De cambio Transforman la audito ria en un instrumento que hace ms permeable y receptiva a la organizacin. De apren dizaje Permiten que la auditoria se transforme en un mecanismo de aprendizaje in stitucional para que la organizacin pueda asimilar sus experiencias y las capital ice para convertirlas en oportunidades de mejora. JENNY SANDRA BORJA GERMAN. 24CAPITULO II FUNDAMENTACION TEORICA De toma de decisiones Traducen la puesta en prctica y los resultados de la audito ria en un slido instrumento de soporte del proceso de gestin de la organizacin. De interaccin Posibilitan el manejo inteligente de la auditoria en funcin de la estra tegia para relacionar a la organizacin con los competidores reales y potenciales, as como los proveedores y clientes. De vinculacin Facilitan que la auditoria se c onstituya en un vnculo entre la organizacin y un contexto globalizado. 2.2. HABILI DAD PARA PENSAR EN TRMINOS ADMINISTRATIVOS El auditor administrativo, deber ubicar se en la posicin de un administrador a quien se le responsabilice de una funcin op eracional y pensar como este lo hace (o debera hacerlo). En s, se trata de pensar en sentido administrativo, el cual es un atributo muy importante para el auditor administrativo. 2.3. ALCANCE Por lo que se refiere a su rea de influencia, compr ende su estructura, niveles, relaciones y formas de actuacin. Esta connotacin incl uye aspectos tales como:Naturaleza jurdica 25 JENNY SANDRA BORJA GERMAN.CAPITULO II FUNDAMENTACION TEORICACriterios de funcionamiento Estilo de administracin Proceso administrativo Sector de actividad mbito de operacin Nmero de empleados Relaciones de coordinacin Desarro llo tecnolgico Sistemas de comunicacin e informacin Nivel de desempeo Trato a client es (internos y externos) Entorno Productos y/o servicios Sistemas de calidad 2.4. CAMPO DE APLICACIN En cuanto a su campo, la auditoria administrativa puede i nstrumentarse en todo tipo de organizacin, sea sta pblica, privada o social. JENNY SANDRA BORJA GERMAN. 26CAPITULO II FUNDAMENTACION TEORICA En el Sector Pblico se emplea en funcin de la figura jurdica, atribuciones, mbito de operacin, nivel de autoridad, relacin de coordinacin, sistema de trabajo y lneas ge nerales de estrategia. Con base en esos criterios, las instituciones del sector se clasifican en: Dependencia del Ejecutivo Federal (Secretara de Estado) Entidad Paraestatal Organ ismos Autnomos Gobiernos de los Estados (Entidades Federativas) Comisiones Inters ecretariales Mecanismos Especiales En el Sector Privado se utiliza tomando en cu enta la figura jurdica, objeto, tipo de estructura, elementos de coordinacin y rel acin comercial de las empresas, sobre la base de las siguientes caractersticas: Tamao de la empresa Sector de actividad Naturaleza de sus operaciones Microempresa EmprEn lo relativo al tamao, convencionalmente se las clasifica en: esa pequea JENNY SANDRA BORJA GERMAN. 27CAPITULO II FUNDAMENTACION TEORICA Empresa mediana Empresa grandeLo correspondiente al sector de actividad se refiere al ramo especfico de la empr esa, el cual puede quedar enmarcado bsicamente en: Telecomunicaciones Transportes Energa Servicios Construccin Petroqumica Turismo Cinematografa Banca adora Electrnica Automotriz Editorial Arte grfico Manufactura Autocartera grcola 28 JENNY SANDRA BORJA GERMAN.Seg TexCAPITULO II FUNDAMENTACION TEORICA Pesquera Qumica icidad Comercio Forestal Farmacutica Alimentos y Bebidas Informtica NSiderurgEn cuanto a la naturaleza de sus operaciones, las empresas pueden agruparse en acionales Internacionales MixtasTambin tomando en cuenta las modalidades de: Exportacin Acuerdo de Licencia Contra tos de Administracin Sociedades en Participacin y Alianzas Estratgicas Subsidiarias JENNY SANDRA BORJA GERMAN. 29CAPITULO II FUNDAMENTACION TEORICA En el Sector Social, se aplica considerando dos factores: 1. Tipo de organizacin 2. Naturaleza de su funcin Por su tipo de organizacin son: Fondos Empresas de solidaridad Fundaciones Agrupaciones Asociaciones Sociedades Programas Proyectos Comisiones Colegios Educacin CulturPor la naturaleza de su funcin se les ubica en las siguientes reas: a Salud y seguridad social Poltica Empleo Alimentacin JENNY SANDRA BORJA GERMAN. 30CAPITULO II FUNDAMENTACION TEORICA Derechos humanos Apoyo a marginados y discapacitadosPodemos concluir, que la aplicacin de una auditoria administrativa en las organiz aciones puede tomar diferentes cursos de accin, dependiendo de su estructura orgni ca, objeto, giro, naturaleza de sus productos y servicios, nivel de desarrollo y , en particular, con el grado y forma de delegacin de autoridad. La conjuncin de estos factores, tomando en cuenta los aspectos normativos y opera tivos, las relaciones con el entorno y la ubicacin territorial de las reas y mecan ismos de control establecidos, constituyen la base para estructurar una lnea de a ccin capaz de provocar y promover el cambio personal e institucional necesarios p ara que un estudio de auditoria se traduzca en un proyecto innovador slido. 2.5. FACTORES Y METODOLOGAS Planes y Objetivos. Examinar y discutir con la direcc in el estado actual de los planes y objetivos. Organizacin. 31 JENNY SANDRA BORJA GERMAN.CAPITULO II FUNDAMENTACION TEORICA a) Estudiar la estructura de la organizacin en el rea que se valora. b) Comparar l a estructura presente con la que aparece en la grfica de organizacin de la empresa , (si es que la hay). c) Asegurarse de si se concede o no una plena estimacin a l os principios de una buena organizacin, funcionamiento y departa mentalizacin. Polticas y Prcticas. Hacer un estudio para ver qu accin (en el caso de requerirse) d ebe ser emprendida para mejorar la eficacia de polticas y prcticas. Reglamentos. Determinar si la compaa se preocupa de cumplir con los reglamentos lo cales, estatales y federales. Sistemas y Procedimientos. Estudiar los sistemas y procedimientos para ver si pr esentan deficiencias o irregularidades en sus elementos sujetos a examen e idear mtodos para lograr mejoras. Controles. Determinar si los mtodos de control son adecuados y eficaces. JENNY SANDRA BORJA GERMAN. 32CAPITULO II FUNDAMENTACION TEORICA Operaciones. Evaluar las operaciones con objeto de precisar qu aspectos necesitan de un mejor control, comunicacin, coordinacin, a efecto de lograr mejores resulta do. Personal. Estudiar las necesidades generales de personal y su aplicacin al trabaj o en el rea sujeta a evaluacin. Equipo Fsico y su Disposicin. Determinar su podran llevarse a cabo mejoras en la dis posicin del equipo para una mejor o ms amplia utilidad del mismo. Informe. Preparar un informe de las deficiencias encontradas y consignar en l los remedios convenientes. JENNY SANDRA BORJA GERMAN. 33CAPITULO II FUNDAMENTACION TEORICA 2.6. METODOLOGA PARA LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA6 La Metodologa para la auditoria administrativa comprende las siguientes fases: Planeamiento Ejecucin Informe 2.6.01. PLANEAMIENTO Se refiere a la determinacin de los objetivos y alcance de l a Auditoria, el tiempo que requiere, los criterios, la metodologa a aplicarse y l a definicin de los recursos que se consideran necesarios para garantizar que el e xamen cubra las actividades ms importantes de la entidad, los sistemas y sus corr espondientes controles gerenciales. El planeamiento garantiza que la auditoria satisfaga sus objetivos y tenga efect os productivos ya que promueve significativos ahorros en el presupuesto de tiemp o programado. El planeamiento se inicia al estar previsto el examen en el Plan Anual de Audito ria 6 http://www.monografias.com/trabajos61/normas-internacionales-auditoria-interna/n ormasinternacionales-auditoria-interna2.shtml#xmetaudadm JENNY SANDRA BORJA GERMAN. 34CAPITULO II FUNDAMENTACION TEORICA Los enfoques que pueden utilizarse para la seleccin son: consideracin de los probl emas y debilidades conocidas e identificacin de ares importantes no auditadas ant eriormente. Los indicios pueden emerger de diversas fuentes, entre ellas: a) Reu niones de trabajo, b) quejas y reclamos, e c) indicadores de rendimiento. El inters de evaluar un programa o actividad que no ha recibido atencin en el pasa do, a pesar de conocerse la magnitud de sus operaciones, puede incluirse aquella s reas en donde se anticipan problemas importantes que podran presentarse de maner a inesperada.Etapas de la Fase de Planeamiento: Revisin General Conocimiento inicial de la ent idad a examinar Anlisis preliminar de la entidad Formulacin del Plan de Revisin Est ratgica Ejecucin del plan Formulacin del Reporte de Revisin Estratgica Revisin Es ca Elaboracin del Plan de Auditoria JENNY SANDRA BORJA GERMAN. 35CAPITULO II FUNDAMENTACION TEORICA 2.6.01.1. REVISIN GENERAL Se inicia con la obtencin de informacin sobre el sobre la entidad, sistema funcional, programa o proyecto por examinar, debindose adquirir un adecuado conocimiento de las actividades y operaciones. 2.6.01.2. CONOCIMIENTO INICIAL DE LA ENTIDAD A EXAMINAR Con el objeto de evaluar : Fines, objetivos y metas: el resultado o efecto que se desea obtener Recursos presupuestales autorizados: asignacin de fondos autorizados, para el cumplimiento de sus fines, pueden ser medidos en dimensione s tales como costo, tiempo y calidad. Sistemas y controles gerenciales: incluyen controles para asegurar el logro de los resultados o beneficios previstos. Los controles gerenciales constituyen los medios que asegura que el sistema es efect ivo y manejado en funcin de los criterios de eficiencia y economa y en armona con l as leyes y reglamentos vigentes. Importancia de la auditoria y necesidades de lo s usuarios del Informe: guarda relacin con los objetivos de la auditora y los usua rios potenciales del informe (consideraciones sobre cantidad y calidad). JENNY SANDRA BORJA GERMAN. 36CAPITULO II FUNDAMENTACION TEORICA 2.6.01.3. SEGUIMIENTO DE MEDIDAS CORRECTIVAS DE AUDITORIAS ANTERIORES Suministra un reporte de progreso sobre las acciones adoptadas por la administracin y su ac titud frente a las recomendaciones de los auditores, lo que podra determinar su i nclusin en el examen. 2.6.01.4. FUENTES DE INFORMACIN PARA EL PLANEAMIENTO Otra fuente de informacin par a la etapa de planeamiento es el archivo permanente de la entidad programa y/o p royecto que est constituido por un conjunto de documentos que contienen copias o extractos de informacin de utilidad para el planeamiento de futuros exmenes tales como: leyes y regulaciones aplicables, sistema de informacin gerencial, normativi dad interna. Organizacin, actividades que lleva acabo la entidad, recursos utiliz ados en las actividades y planeamiento. 2.6.01.5. INFORMACIN PROVENIENTE DEL RGANO DE AUDITORIA INTERNA Puede apoyar efect ivamente a las tareas de planeamiento, eliminndose con ello la posibilidad de dup licar esfuerzos. JENNY SANDRA BORJA GERMAN. 37CAPITULO II FUNDAMENTACION TEORICA2.6.01.6. ANLISIS PRELIMINAR DE LA ENTIDAD El auditor lo elabora en base a la inf ormacin recopilada en la etapa de revisin general y considera: Ambiente de control interno: influye en forma persuasiva en las actividades y objetivos establecido s por ella. Factores del ambiente del control interno: Integridad y valores ticos : principios morales slidos, que permiten a la persona adoptar decisiones y tener un comportamiento correcto en las actividades que le corresponde cumplir en la entidad. Asignacin de autoridad y responsabilidad: refiere a la forma en que se a signa la autoridad y responsabilidad en la entidad para el desarrollo de las act ividades operativas. Estructura organizacional. Para saber cmo planean, ejecutan, controlan y supervisan sus actividades, a fin de lograr los objetivos y metas e stablecidos. Polticas de administracin de recursos humanos: se relacionan con la c ontratacin, orientacin, capacitacin, evaluacin, asesora, promocin, remuneracin del per onal de la entidad. Los factores externos a considerar son los siguientes: Prove edores, competidores, factores de mercado, factores de naturaleza poltica, factor es psicosociales, tecnologa y factores econmicos-financieros. JENNY SANDRA BORJA GERMAN. 38CAPITULO II FUNDAMENTACION TEORICA El auditor debe tratar de identificar aquellas situaciones que pueden impactar e n forma negativa en el desarrollo de sus actividades. Los factores internos se r efieren a: factores administrativos, factores econmicos financieros, factores tec nolgicos, factores psicosociales, y grupos de inters. 2.6.01.7. FORMULACIN DEL PLAN DE REVISIN ESTRATGICA El producto final de esta etap a es un reporte que contiene los resultados obtenidos en la fase de planeamiento y un plan que servir de base para la formulacin de los programas de auditoria en la fase de ejecucin. Estructura del Plan de Revisin Estratgica Origen de la revisin de la revisin Enfoque a utilizar Analizar preliminar Objetivos y alcanceComprensin de la entidad, sistema funcional, programa o actividad. Naturaleza de las actividades y operaciones. Sistemas y controles gerenciales importantes Recu rsos financieros-presupuestarios autorizados JENNY SANDRA BORJA GERMAN. 39CAPITULO II FUNDAMENTACION TEORICA Comprensin del ambiente de control interno Factores externos e internos Identific acin de las fuentes de criterio aplicables Revisin de informes de auditora anterior esreas generales de revisin reas generales de revisin y criterios de seleccin Criterio para excluir del examen reas consideradas tpicas o recurrentes. Personal asignado Presupuesto de tiempo Procedimientos para la revisin estratgica 2.6.01.8. EJECUCIN DEL PLAN Una vez aprobado el Plan de Revisin Estratgica, el audi tor encargado deber reunirse con el "ente", para presentar a los miembros de su e quipo que tendrn a cargo el desarrollo del trabajo. Las actividades a ejecutar de ben comprender los aspectos siguientes: Aplicacin de pruebas preliminares: Revisin de los sistemas e informes sobre medicin de rendimiento, incluyendo los informes de evaluacin de resultados del programa. JENNY SANDRA BORJA GERMAN. 40CAPITULO II FUNDAMENTACION TEORICA Comprensin del ambiente de control interno: el auditor debe profundizar sus conoc imientos, con el fin de comprender su actitud frente al control interno y las ac ciones adoptadas por su alta direccin y gerencia para establecer y mantener el si stema de control interno. Identificacin de factores externos e internos: debe adq uirir un adecuado conocimiento acerca de los factores externos e internos que pu eden afectar el desarrollo de las actividades y operaciones en la entidad. Defin icin de criterios de auditoria: son normas para la evaluacin del diseo y el desempeo de los sistemas y controles gerenciales, los criterios deben ser amplios para p ermitir modos alternativos de satisfacerlos, pero suficientemente especficos para determinarlos. Descripcin de los sistemas y controles gerenciales: incluye las e ntradas al sistema, el proceso y los recursos utilizados para realizar dicho pro ceso. Los controles gerenciales cautelan el cumplimiento de lo planeado, en func in de los criterios de eficiencia y economa, en armona con las leyes y reglamentos vigentes. Los controles gerenciales se clasifican en: Controles de actividades y operacion es: incluyen polticas y procedimientos implementados por la administracin, con el propsito de asegurar que un programa o actividad logre sus objetivos y metas. 41 JENNY SANDRA BORJA GERMAN.CAPITULO II FUNDAMENTACION TEORICA Controles de confiabilidad y validez de la informacin: para asegurar que la infor macin obtenida es confiable y vlida y que se mantiene y revela en forma razonable y oportuna en los reportes. Controles de cumplimiento de leyes y reglamentos: pa ra asegurar que la utilizacin de recursos sea concordante con el marco legal vige nte y con las normas relacionadas con la gestin. Controles de proteccin de recurso s: comprenden las polticas, normas y procedimientos aprobados para prevenir o det ectar operaciones no autorizadas, acceso no autorizado a los recursos o utilizac in indebida. 2.1.01.9. FORMULACIN DEL REPORTE ESTRATGICO Una vez terminado la revisin estratgica, el auditor debe formular un reporte que comunique a los niveles correspondiente s, los resultados obtenidos y su propuesta de estrategias para las fases siguien tes del examen. El reporte de la revisin estratgica, como mnimo debe contener: Informacin introducto ria. Comprensin de las actividades y operaciones. Criterios de auditoria identifi cados. Asuntos ms importantes examinados. Conclusiones. 42 JENNY SANDRA BORJA GERMAN.CAPITULO II FUNDAMENTACION TEORICA Recomendaciones. 2.6.01.10. ELABORACIN DEL PLAN DE AUDITORIA En esta etapa el auditor encargado y supervisor formula el proyecto del plan de auditoria para luego presentarlo, jun to con el reporte de revisin estratgica. El plan de auditoria es el documento que se elabora al final de la fase de planeamiento, en cuyo texto se resumen las dec isiones ms importantes relativas a la estrategia adoptada para el desarrollo de l a auditoria administrativa. 2.6.01.11. ESTRUCTURA DEL PLAN DE AUDITORIA Se elabora al final de la fase de pl aneamiento, en cuyo texto se resumen las decisiones ms importantes relativas a la estrategia adoptada para el desarrollo de la auditoria. Su propsito es definir e l alcance global de la auditoria administrativa, en trminos generales y objetivos especficos. Estructura del plan de auditoria Origen de la auditoria Resultado de la revisin e stratgica Objetivos de la auditoria Alcance de la auditoria, metodologa 43 JENNY SANDRA BORJA GERMAN.CAPITULO II FUNDAMENTACION TEORICA Criterios de auditoria a utilizarse Recurso de personal reas a ser examinadas Obj etivos y alcance de la auditoria Criterios de auditoria a utilizar Fuentes de ob tencin de evidencia de auditoria Equipo de trabajo Informacin administrativa Infor mes a emitir y fechas de entrega Estructura del informe a emitir Presupuesto de tiempo Cronograma de actividades JENNY SANDRA BORJA GERMAN. 44CAPITULO II FUNDAMENTACION TEORICA GRAFICO N4 PLANIFICACIN DE LA AUDITORA JENNY SANDRA BORJA GERMAN. 45CAPITULO II FUNDAMENTACION TEORICA Anlisis de tiempo, papeles de trabajo y conocimiento de la estructura. GRAFICO N5 ANTECEDENTES DE AUDITORA JENNY SANDRA BORJA GERMAN. 46CAPITULO II FUNDAMENTACION TEORICA GRAFICO N6 ANLISIS DE TIEMPO, PAPELES DE TRABAJO Y CONOCIMIENTO DE LA ESTRUCTURA. JENNY SANDRA BORJA GERMAN. 47CAPITULO II FUNDAMENTACION TEORICA GRAFICO N7 EJECUCION DE LA AUDITORIA JENNY SANDRA BORJA GERMAN. 48CAPITULO II FUNDAMENTACION TEORICA 2.6.02. EJECUCIN La fase de ejecucin de la auditoria est focalizada en la obtencin d e evidencias, suficientes, competentes y pertinentes sobre los asuntos mas impor tantes aprobados en el Plan de la Auditoria. Los papeles de trabajo son los documentos elaborados u obtenidos por el auditor durante las fases de planeamiento y ejecucin, los cuales sirven como fundamento y respaldo del informe. 2.6.02.1 ELABORACIN DEL PROGRAMA DE AUDITORIA Un programa de auditoria es un plan detallado del trabajo que debe comunicar, ta n precisamente como sea posible el trabajo a ser ejecutado. 2.6.02.2. PROCEDIMIENTOS Y TCNICAS DE AUDITORIA Durante la fase ejecucin, el equipo de auditoria se aboca a la obtencin de evidenc ias y realizar pruebas sobre las mismas, aplica procedimientos y tcnicas de audit oria, desarrolla hallazgos, observaciones, conclusiones y recomendaciones. JENNY SANDRA BORJA GERMAN. 49CAPITULO II FUNDAMENTACION TEORICA CUADRO N 5 LAS TCNICAS DE AUDITORIA MS UTILIZADAS PARA REUNIR EVIDENCIA Tcnicas de Verificacin Ocular Tcnicas de Verificacin Oral Tcnicas de Verificacin Escrita Tcnicas de Verificacin Escrita Tcnicas Verificacin Fsica Comparacin Indagacin Anlisis Comprobacin Inspeccin Observacin Entrevista Confirmacin Computacin Encuesta Tabulacin Rastreo Conciliacin Revisin Selectiva 2.6.02.3. EVIDENCIAS DE AUDITORIA Y MTODOS DE OBTENCIN DE INFORMACIN Se denomina evidencia al conjunto de hechos comprobados, suficientes, competente s y pertinentes que sustentan las conclusiones del auditor. JENNY SANDRA BORJA GERMAN. 50CAPITULO II FUNDAMENTACION TEORICA CUADRO N 6 TIPOS DE EVIDENCIA dencia Analtica Evidencia Fsica Evidencia Testimonial Evidencia Documental EviLa evidencia deber someterse a prueba para asegurarse que cumpla con los requisit os bsicos: Suficiente.- Si es basta para sustentar los hallazgos, conclusiones y recomendaciones de los auditores. Competente.- En la medida que sea consistente, convincente, confiable y validada por el auditor pblico. Relevante.- Cuando exis ta relacin en su uso para demostrar o refutar un hecho en forma lgica y patente. P ertinente.- Cuando exista congruencia entre las observaciones, conclusiones y re comendaciones de la auditoria. 2.6.02.4. EVALUACIN PROGRAMAS DE LA EFECTIVIDAD DE LOS La evaluacin consiste en la verificacin peridica del resultado de, a la luz del gra do de eficiencia, eficacia, transparencia y economa que hayan JENNY SANDRA BORJA GERMAN. 51CAPITULO II FUNDAMENTACION TEORICA exhibido en el uso de los recursos pblicos, axial como del cumplimiento por las e ntidades de las normas legales y de los alineamientos de polticas y planes de acc in. 2.6.02.5. EVALUACIN GERENCIAL DEL CONTROL INTERNO El auditor debe concentrar su esfuerzo de su trabajo en reas donde el rendimiento no es satisfactorio, axial como en aquellos controles gerenciales que no funcio nan apropiadamente o simplemente no existen. El control gerencial se clasifica e n: Controles sobre actividades del programa Controles de cumplimiento Controles para la proteccin de recursos Controles de confiabilidad de la informacin 2.6.02.6. ELABORACIN Y REVISIN DE LOS PAPELES DE TRABAJO El auditor debe organizar un registro completo y detallado de la labor efectuada , y las conclusiones alcanzadas, en forma de papeles de trabajo. JENNY SANDRA BORJA GERMAN. 52CAPITULO II FUNDAMENTACION TEORICA Los papeles de trabajo son registros que conserva el auditor sobre los procedimi entos aplicados, las pruebas realizadas, la informacin obtenida y las conclusione s pertinentes alcanzadas en su resumen, y sirven para: Proporcionar el soporte principal del informe del auditor, incluyendo las observ aciones, hechos, argumentos, entre otros. Ayudar al auditor a ejecutar y supervi sar el trabajo. Presentarse como evidencia en caso de demanda legal. Adems, deben formularse con claridad, pulcritud y exactitud; asimismo deben consi gnar los datos referentes al anlisis, comprobacin, opinin y conclusiones sobre los hechos, transacciones o situaciones especficos examinados, as como sobre las desvi aciones que presentan respecto de los criterios y normas establecidos o previsio nes presupuestarias, hasta donde dichos datos sean necesarios para soportar la e videncia en que se basan las observaciones, conclusiones y recomendaciones conte nidas en el informe de auditora. Requisitos de los papeles de trabajo: Completos y exactos. Claros, comprensibles y detallados. Ilegibles y ordenados. Informacin relevante. 53 JENNY SANDRA BORJA GERMAN.CAPITULO II FUNDAMENTACION TEORICA Es el resultado de la comparacin que se realiza entre un criterio y la situacin ac tual encontrada durante el examen a un rea, actividad u operacin. Los requisitos que deben reunir un hallazgo de auditoria son: Importancia relativa que amerite ser comunicado. Basado en hechos y evidencias p recisas que figuran en los papeles de trabajo. Objetivo. Convincente para una pe rsona que no ha participado en la auditoria. Factores que afectan el desarrollo de hallazgos Acondiciones al momento de ocurrir el hecho. Naturaleza, complejida d y magnitud financiera de las operaciones examinadas. Anlisis crtico de cada hall azgo importante. Integralidad del trabajo de auditoria Autoridad legal Diferenci as de opinin. JENNY SANDRA BORJA GERMAN. 54CAPITULO II FUNDAMENTACION TEORICA Los elementos del hallazgo de auditoria son los siguientes: Condicin: situacin act ual encontrada Criterio: norma aplicable Defecto: el resultado adverso o potenci al de la condicin encontrada. Causa: representa la razn o razones bsicas por la cua l ocurros la condicin. 2.6.02.7. DESARROLLO DE HALLAZGO DE AUDITORA Durante el proceso de la auditoria, el auditor encargado debe comunicar oportuna mente los hallazgos a las personas comprendidas en los mismos, a fin de que en u n plazo fijado, presenten sus aclaraciones o comentarios sustentados documentari amente, para su evaluacin y consideracin en el informe correspondiente. Comunicacin de hallazgos de auditoria Terminacin de la fase de ejecucin La comunicacin de los hallazgos y la evaluacin de las respuestas de la entidad significan que el audito r ha concluido la fase ejecucin y que ha acumulado en sus papeles de trabajo toda la evidencia necesaria para sustentar el trabajo efectuado y el producto final a elaborar, el informe de auditora. JENNY SANDRA BORJA GERMAN. 55CAPITULO II FUNDAMENTACION TEORICA El retiro del equipo de auditoria debe ser coordinado con los niveles gerenciale s pertinentes de la entidad auditada, con lo cual se dar por terminado el trabajo . 2.6.03. ELABORACIN DEL INFORME El informe de auditora es el producto final del trabajo del auditor, en el cual p resenta sus observaciones, conclusiones y recomendaciones. Por esta razn el informe de auditora cubre dos funciones bsicas: Comunica los resul tados de la auditoria de gestin. Persuade a la gerencia para adoptar determinadas acciones y, cuando es necesario llamar su atencin, respecto de algunos problemas que podran afectar adversamente sus actividades y operaciones. Cada auditoria de gestin culmina en un informe por escrito que es puesto en conocimiento de la ent idad auditada. El Contenido del Informe define que la estructura del informe de auditoria de ge stin es la siguiente: Sntesis gerencial. Introduccin. Conclusiones. Observaciones recomendaciones. JENNY SANDRA BORJA GERMAN. 56CAPITULO II FUNDAMENTACION TEORICA 2.6.03.1. CARACTERSTICAS DEL INFORME Significacin: Los asuntos incluidos en el informe de auditora de gestin deben ser d e la suficiente significacin como para justificar que sean informados y, para mer ecer la atencin de aquellos a quienes van dirigidos. Utilidad y oportunidad. Exactitud y beneficios de la informacin sustitutoria: La exactitud se sustenta en la necesidad de ser justos e imparciales en el informe, asegurando a los usuarios del informe que su contenido es digno de crdito. Calid ad de convincente. Objetividad y perspectiva. Concisin. Claridad y simplicidad. ono constructivo. Organizacin de los contenidos del informe. Positivismo. 2.6.03.2. REDACCIN Y REVISIN DEL INFORME La responsabilidad de la redaccin del informe de auditora es del auditor encargado aunque tambin comparten esta responsabilidad, los JENNY SANDRA BORJA GERMAN. 57TCAPITULO II FUNDAMENTACION TEORICA miembros del equipo de auditoria. la misma que, no slo se limita a la redaccin del informe, sino tambin se extiende a todos los aspectos relacionados con la susten tacin documentaria de los juicios emitidos por el auditor. 2.6.03.3. ENVIO DEL BORRADOR DEL INFORME A LA ENTIDAD AUDITADA El borrador del informe de auditora, redactado por el Jefe del equipo de auditori a y revisado por el supervisor asignado debe ser sometido a consideracin del nive l gerencial correspondiente para su aprobacin y posterior envo a la entidad audita da. 2.6.03.4. EVALUACIN DE LOS COMENTARIOS DE LA ENTIDAD Los comentarios de la entidad representan las opiniones por escrito efectuadas p or los funcionarios o empleados a cargo de las actividades objeto de la auditori a, en torno a los hallazgos de auditoria comunicados, igualmente por escrito, po r el auditor encargado o el jefe del rgano de Auditoria Interna, segn corresponda. JENNY SANDRA BORJA GERMAN. 58CAPITULO II FUNDAMENTACION TEORICA 2.6.03.5. ESTRUCTURA Y CONTENIDO DEL INFORME Elevacin y Remisin del Informe Concluido el procesamiento del informe, este es ele vado sucesivamente al nivel gerencial correspondiente para su aprobacin final. Seguimiento de medidas correctivas El trabajo de la auditoria de gestin no sera de utilidad, si no se lograran concretar y materializar las recomendaciones inclui das en el informe. El acto de implementacin de recomendaciones debe ser dirigido por la alta direccin de la entidad auditada, con el apoyo de un consultor externo, si fuera el caso, a fin de establecer mecanismos de evaluacin continua, metdica y detallada del alu dido proceso. 2.7. PAPELES DE TRABAJO Los papeles de trabajo son el vnculo conector entre los registros del proceso adm inistrativo y el informe de los auditores. Ellos documentan todo el trabajo real izado por los auditores y constituyen la justificacin para el informe que estos p resentan, mismo que contiene observaciones, hechos y argumentos para respaldarlo , apoyando as la ejecucin y supervisin del trabajo. JENNY SANDRA BORJA GERMAN. 59CAPITULO II FUNDAMENTACION TEORICA Los papeles de trabajo de auditora ayudan a los auditores en diversas formas como : a) son un medio para coordinar el trabajo de auditora; b) ayudan a los supervis ar y revisar el trabajo; c) sirven de soporte para el informe de los auditores; entre otras. 2.7.01. ELABORACIN DE LOS PAPELES DE TRABAJO Los papeles de trabajo tienen que el aborarse de acuerdo a los siguientes parmetros: Identificacin de la auditora Proyec to de auditora ndices, cuestionarios, cdulas y resmenes del trabajo realizado Indica ciones de las observaciones recibidas durante la aplicacin de la auditora Observac iones sobre el desarrollo del trabajo Apuntes acerca de asuntos relevantes Ajust es realizados en la ejecucin del trabajo Lineamientos aplicados en cada fase Repo rte de irregularidades JENNY SANDRA BORJA GERMAN. 60CAPITULO II FUNDAMENTACION TEORICA 2.7.02. CARACTERSTICAS DE LOS PAPELES DE TRABAJO a) Preparados en forma clara, concisa y precisa, con un lenguaje legible, refere ncias lgicas y un mnimo nmero de marcas. b) Realizados de forma expedita y debern se r elaborados con los datos relevantes necesarios considerados por el auditor. c) Elaborados sin enmendaduras que permitan la permanencia de la informacin conte nida en ellos. d) Sern normados bajo medidas que garanticen su custodia y confidencialidad. Los papeles de trabajo deben ser redactados de forma clara, concisa, ordena y ob jetiva, contener suficiente y relevante informacin para que cualquier persona con autorizacin previa la utilice para su anlisis, revisin y logre obtener una compres in integral de los mismos. 2.7.03. ARCHIVO DE LOS PAPELES DE TRABAJO De la misma forma estos deben contener un adecuado archivo para su fcil acceso y uso. Los papeles de trabajo estarn contenidos en tres tipos de archivos: JENNY SANDRA BORJA GERMAN. 61CAPITULO II FUNDAMENTACION TEORICA 2.7.03.1. ARCHIVO PERMANENTE Constituye la base para la planificacin y programacin de la auditora, en l estn conte nidas informacin histrica y actual de auditora. Su informacin se actualizar permanent emente durante la ejecucin de una auditora. 2.7.03.2. ARCHIVO DE PLANIFICACIN Contiene toda la informacin respecto a la planificacin de cada auditora que se real ice dentro de una empresa, es decir existir un archivo por cada auditora que se re alice actualizndose con la ejecucin de una auditora posterior. 2.7.03.3. ARCHIVO CORRIENTE Corresponde a todos los papeles de trabajo realizados durante la ejecucin de la a uditora. Son aquellos papeles que conforman la evidencia necesaria para que el au ditor sustente los comentarios, conclusiones y recomendaciones contenidos en el informe de auditora. 2.7.03.4. DENTIFICACIN DE LOS PAPELES DE TRABAJO Los papeles de trabajo deben contener una adecuada identificacin: JENNY SANDRA BORJA GERMAN. 62CAPITULO II FUNDAMENTACION TEORICA 2.7.03.4.01. INDICES Permite el acceso a la informacin contenida en los papeles de trabajo por parte d e los auditores y otros usuarios, adems logra un ordenamiento lgico a travs de un cd igo asignado en cada papel de trabajo compuesto por una parte literal y una part e numrica, mismo que se sita en la parte superior derecha con color rojo. A continuacin se muestra un modelo de ndices utilizados en para clasificar los pap eles de trabajo: NDICE DE P/ T Administracin de la Auditora Informacin Enviada Informacin Recibida AD AD1. 1/n AD2. 1/n Archivo de Planificacin Planificacin Preliminar Programa de Auditora Preliminar Ent revista con Autoridades Entrevista con empleados Evaluacin Control Interno Matriz de Riesgos Preliminar JENNY SANDRA BORJA GERMAN. PP PP1. 1/n PP2. 1/n PP3. 1/n PP4. 1/n PP5. 1/n 63CAPITULO II FUNDAMENTACION TEORICA Reporte Planificacin Preliminar PP6. 1/n Planificacin Especfica Programa de Auditora Especfica Matriz de Riesgos Planificacin Especfica Reporte Especfico Establecimiento Auditado Despacho Facturacin Entrega Ve ntas Comunicacin de Resultados Borrador de informe Seguimiento y Monitoreo Matriz de Seguimiento PE PE1. 1/n PE2. 1/n PE3. 1/n EA EA1. 1/n EA2. 1/n EA3. 1/n EA4. 1/n CR BI. 1/n SM SM1. 1/n 2.7.03.4.02. REFERENCIAS El equipo de auditora deber utilizar referencias que sealen en que papel de trabajo se sustenta cada comentario. JENNY SANDRA BORJA GERMAN. 64CAPITULO II FUNDAMENTACION TEORICA Es importante la utilizacin de referenciacin cruzada donde junto a un determinado dato, comentario o valor por su importancia se sealar el ndice de los papeles de tr abajo del que proviene o pasa. 2.7.03.4.03. MARCAS DE AUDITORA Constituyen signos, smbolos o claves de auditora que permiten identificar el tipo de tarea, procedimientos, actividad o prueba que son ejecutadas durante la ejecu cin de una auditora, estas deben ser distintivas y guardar uniformidad. JENNY SANDRA BORJA GERMAN. 65CAPITULO II FUNDAMENTACION TEORICA 2.8. FORMATOS DE PAPELES DE TRABAJO A continuacin disearemos los papeles de trabajo con que vamos a realizar en la Fas e I: 2.8.01. PLANIFICACIN PRELIMINAR REF ASADERO POLLO TEJANO REA OPERATIVA PROGRAMA DE AUDITORIA PRELIMINAR Inicio: 1 Junio 2011 Trmino: 30 Jun io 2011 Objetivo: Procedimientos: Nm. Actividad del Programa Personal Responsable Fecha ELABORADO POR: FECHA: SUPERVISADO POR: FECHA: JENNY SANDRA BORJA GERMAN. 66CAPITULO II FUNDAMENTACION TEORICA ASADERO POLLO TEJANO REA OPERATIVA PROGRAMA DE AUDITORA PRELIMINAR Inicio: 1 Junio 2011 Trmino: 30 Junio 2011 REF RIESGO DE CONTROL N COMPONENTE ALTO MEDIO BAJO ENFOQUE DE AUDITORIA 1 VENTAS 2 DESPACHO 3 FACTURACION 4 ENTREGA ELABORADO POR: FECHA: SUPERVISADO POR: FECHA: JENNY SANDRA BORJA GERMAN. 67CAPITULO II FUNDAMENTACION TEORICA Una vez que se ha realizado la Planificacin Preliminar, sta constituye la base fun damental para continuar con la Planificacin Especfica, debemos considerar los sigu ientes puntos importantes: 2.8.02. TCNICAS DE RECOLECCIN Este proceso debe permitir que el auditor recopile toda la informacin necesaria d e forma gil y oportuna enfocada siempre al registro de cualquier hallazgo y evide ncia que permita desarrollar adecuadamente la auditora. Investigacin Documental Constituye una tcnica que permite situar, seleccionar y an alizar la documentacin pertinente de la empresa con el fin de desarrollar juicios tiles para la ejecucin del examen de auditora. Las fuentes documentales que se requieren para el anlisis respectivo son las sigu ientes: acta constitutiva, reglamento interno, base legal que sea aplica para es te tipo de empresa, organigramas, sistemas de informacin, proyectos estratgicos, p roductos, reas, ingresos, clientes, precios, proveedores, proceso de compra, entr e otros. JENNY SANDRA BORJA GERMAN. 68CAPITULO II FUNDAMENTACION TEORICA 2.8.02.1. CDULA NARRATIVA REF ASADERO POLLO TEJANO AREA OPERATIVA CDULA NARRATIVA PERIODO: Del 1 de Junio 2011 Al 30 de Junio 2011 AREAS: RESPONSABLE: FECHA: OBJETIVO: COMENTARIOS: ELABORADO POR: FECHA: JENNY SANDRA BORJA GERMAN. 69CAPITULO II FUNDAMENTACION TEORICA Observacin Directa Consiste en una revisin fsica del departamento de comercializacin , para conocer, comprobar y apreciar el ambiente de trabajo, desenvolvimiento de las diferentes actividades que en l se realizan. 2.8.02.2. ENTREVISTA Es una tcnica oportunamente planificada que consiste en el dilogo entre dos o ms pe rsonas con el fin de obtener informacin sobre una determinada situacin, evento y a ctividad que se desarrolla en el departamento de estudio. Se realizar entrevistas a los directivos y personal involucrado dentro del depart amento de comercializacin para poder definir el comportamiento y desempeo del mism o y de la empresa, la informacin obtenida ser posteriormente confirmada y document ada. JENNY SANDRA BORJA GERMAN. 70CAPITULO II FUNDAMENTACION TEORICA ASADERO POLLO TEJANO REF AREA OPERATIVA ENTREVISTA A GERENTE PERODO: Del 1 de Junio 2011 Al 30 de Juni o 2011 NOMBRE: CARGO: FECHA: 1. Existe un sistema de organizacin en el cual las personas que trabajan en el establecimiento sepan sus responsabilidades? 2. Al momento que usted supervisa el trabajo, sabe quien cumple cada funcin exacta mente? JENNY SANDRA BORJA GERMAN. 71CAPITULO II FUNDAMENTACION TEORICA 3. Se cuenta con un plan de planificacin y motivacin para el personal? ELABORADO Por: FECHA: JENNY SANDRA BORJA GERMAN. 72CAPITULO II FUNDAMENTACION TEORICA ASADERO POLLO TEJANO AREA OPERATIVA ENTREVISTA AL PERSONAL PERIODO: Del 1 de Junio 2011 Al 30 de Juni o 2011 REF NOMBRE: CARGO: FECHA: 1. Conoce usted las funciones exactas que tiene que desempea r? 2. Cules son sus funciones? JENNY SANDRA BORJA GERMAN. 73CAPITULO II FUNDAMENTACION TEORICA 3. Existen problemas, que no permiten agilitar el trabajo? ELABORADO Por: FECHA: JENNY SANDRA BORJA GERMAN. 74CAPITULO II FUNDAMENTACION TEORICA 2.8.02.3. CUESTIONARIOS Son instrumentos que por medio de la formulacin de preguntas claras, concisas, or denadas lgicamente permitirn obtener informacin homognea de calidad y til, que manifieste la interrelacin existente entre las reas d el departamento permitiendo evaluar el comportamiento de la empresa eficientemen te. Estas preguntas debern ser contestadas por parte de los responsables de las difer entes reas bajo examen y en el desarrollo del mismo se confirmar las respuestas di vulgadas. La informacin obtenida permitir al auditor evidenciar las medidas de con trol existentes y aquellas reas que requieren un control. Siendo as, que la afirma cin en determinada pregunta indicar la existencia de controles y una negacin indica r una debilidad o la inexistencia de los mismos. Es necesario que los cuestionarios se efecten siguiendo los siguientes pasos: 1. Efectuar un recuento de la documentacin como: archivos, estudios y datos estads ticos existentes. 2. Realizar una observacin directa. 3. Efectuar una propuesta d e cuestionario para ser evaluado. JENNY SANDRA BORJA GERMAN. 75CAPITULO II FUNDAMENTACION TEORICA ASADERO POLLO TEJANO REF AREA OPERATIVA CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO PERIODO: Del 1 de Junio 2011 Al 30 de Junio 2011 RESPUESTAS N PREGUNTAS SI NO N/A OBSEERVACIONES PLANEACION 1 2 3 ORGANIZACIN 1 2 3 DIRECCCION 1 2 JENNY SANDRA BORJA GERMAN. 76CAPITULO II FUNDAMENTACION TEORICA 3 CONTROL 1 2 3 ELABORADO POR: FECHA: JENNY SANDRA BORJA GERMAN. 77CAPITULO II FUNDAMENTACION TEORICA Cdulas y Grficos Son instrumentos que se utilizan para obtener informacin en base a l propsito de la auditora. Estn conformados por formularios, mismos que estn diseados con casillas, bloques, columnas que permiten la agrupacin y divisin del contenido para posteriormente analizar, revisar la informacin contenida en estas herramien tas. Permite diagnosticar y evaluar reas, variables bajo estudio as como tambin se puede apreciar la influencia de otras variables, conformado una interaccin entre las m ismas para una compresin global. La utilizacin de las cdulas y grficos respectivamente son una ayuda primordial para recopilar, ordenar y representar la informacin obtenida. En el primer caso la informacin se ampla el rango de respuestas para conformar ref erencias documentales, hallazgos, evidencias, entre otros; mientras que en el se gundo caso permite visualizar la informacin en cuadros y formas y presentarla en forma gil y accesible. JENNY SANDRA BORJA GERMAN. 78CAPITULO II FUNDAMENTACION TEORICA 2.8.02.4. HOJA DE HALLAZGOS REF ASADERO POLLO TEJANO AREA OPERATIVA HOJA DE HALLAZGOS PERIODO: Del 1 de Junio 2011 Al 30 de Junio 201 1 AREA COMENTARIO: CONDICIN: CRITERIO: CAUSA: EFECTO: CONCLUSIN 1 RECOMENDACIN 1 CONCLUSIN 2 RECOMENDACIN 2 ELABORADO POR: FECHA: JENNY SANDRA BORJA GERMAN. 79CAPITULO II FUNDAMENTACION TEORICA ASADERO POLLO TEJANO REF AREA OPERATIVA CEDULA DE ANALISIS DOCUMENTAL PERIODO: Del 1 de Junio 2011 Al 30 de Junio 2011 FECHA: RESPONSABLE: FUNCIN: AREA: DOCUMENTOS RESULTADO DE ANALISIS PROPUESTA JENNY SANDRA BORJA GERMAN. 80CAPITULO II FUNDAMENTACION TEORICA OBSERVACIONES: ELABORADO POR: FECHA: JENNY SANDRA BORJA GERMAN. 81CAPITULO II FUNDAMENTACION TEORICA ASADERO POLLO TEJANO REF AREA OPERATIVA CEDULA DE DETECCIN Y REGISTRO DE HALLAZGOS PERIODO: Del 1 de J unio 2011 Al 30 de Junio 2011 AREA EVALUADA ASPECTOS ASPECTOS N HALLAZGO EVIDENCIA SLIDOS MEJORAR PARA OBSERVACIONES OBSERVACIONES: ELABORADO POR: FECHA: JENNY SANDRA BORJA GERMAN. 82CAPITULO II FUNDAMENTACION TEORICA 2.8.03. TIPOS DE INFORME A PRESENTAR 2.8.03.1. INFORME GENERAL Responsable: Departamento o rea encargada de realizar el informe Introduccin: Desc ripcin de las razones que hicieron necesario aplicar la auditora, herramientas de aplicacin y participacin de empleados para el desarrollo del examen. Antecedentes. - Exposicin de eventos, cambios, circunstancias importantes que incidieron en la implementacin de la auditora dentro de la empresa. Tcnicas empleadas.- Instrumentos , herramientas utilizadas para obtener resultados enfocados al objetivo. Diagnsti co.- Determinacin de causas y efectos de la auditora, con justificaciones para ade cuaciones o modificaciones. Propuesta.- Presentacin de ventajas, oportunidades, d esventajas que pueden derivarse de los cambios a implementarse. Estrategia de im plementacin.- Instruccin sobre los pasos, etapas necesarias para realizar o instru mentar los resultados. Seguimiento.- Definicin de mecanismos de control, evaluacin para cumplir con las propuestas realizadas por el auditor en base al trabajo re alizado. Conclusiones y Recomendaciones.- Determinacin de problemas encontrados, soluciones posibles para el logro de objetivos propuestos. 83 JENNY SANDRA BORJA GERMAN.CAPITULO II FUNDAMENTACION TEORICA Apndices o anexos.- Representaciones grficas o instrumentos de anlisis utilizados p ara fundamentar el trabajo de auditora. 2.8.03.2. INFORME EJECUTIVO Responsable.- Departamento o rea responsable de elaborar el informe Perodo de revi sin.- Tiempo desarrollo de la auditora. Objetivos.- Logros que se pretende alcanza r con la auditora. Alcance.- Profundidad determinada para el examen de auditora re alizado a la empresa. Metodologa.- Exposicin de tcnicas y procedimientos utilizados para reunir la evidencia suficiente con el objetivo de la auditora. Sntesis.- Rel acin de los resultados y logros obtenidos con la asignacin de recursos. Conclusion es.- Resumen de aspectos prioritarios, acciones ejecutadas y propuestas para rea lizarlas. 2.8.03.3. INFORME DE ASPECTOS RELEVANTES Mediante este informe se puede analizar y evaluar: Realizacin o no del proceso de aplicacin de auditora. Existencia o no observaciones importantes. JENNY SANDRA BORJA GERMAN. 84CAPITULO II FUNDAMENTACION TEORICA Aplicacin de la auditora, reprogramacin, replanteamiento Horas Hombre utilizadas usas y efectos de las observaciones formuladas, y presentadas. Se presentan obse rvaciones cuando: Inobservancia de la normativa interna de la empresa. Incumplim iento de los requerimientos de los clientes. Deficiencia del servicio de proveed ores. Baja rentabilidad y productividad. Necesidad de actualizar y capacitar sob re sistemas de informacin. Replanteamiento de procesos relevantes y centrales. 2. 9. INDICADORES una relacin cuantitativa entre dos cantidades que Constituye corresponden a un mismo o diferente proceso, actividad o tarea. Se los puede com parar con otros aspectos relevantes para que permita realizar un anlisis, compara cin, juicios fundamentados sobre una evaluacin o estudio que se requiere realizar. JENNY SANDRA BORJA GERMAN. 85 CaCAPITULO II FUNDAMENTACION TEORICA 2.9.01. INDICADORES DE GESTIN Es una referencia numrica creada desde una o ms varia bles, que refleja aspectos del desempeo del componente que est siendo auditado, pa ra que permita evaluar la gestin administrativa a travs de la formulacin de niveles de eficiencia, efectividad y economa dentro del proceso administrativo aplicados por la gerencia. a) PLANEACIN Visin = Empleados que la conocen Total de empleados Misin = Empleados que la conocen Total de empleados = Empleados que participan en su definicin Total de empleados Objetivos = Objetivos alcanzados Objetivos definidos Metas = Metas alcanzadas Metas establecidas = Metas alcanzadas Objetivos definidos Estrategias = Estrategias implementada Total de estrategias JENNY SANDRA BORJA GERMAN. 86CAPITULO II FUNDAMENTACION TEORICA = Tcticas implementadas Total tcticas = Tcticas implementadas Total estrategias Procesos = Procesos de control Total procesos = Procesos estratgicos Total procesos Polticas = Polticas aplicadas Polticas establecidas Procedimientos = Procedimientos aplicados Procedimientos establecidos Enfoques = Funciones asignadas Funciones definidas Niveles = Acciones realizadas por nivel Acciones realizadas Horizonte = Acciones realizadas Acciones planeadas b) ORGANIZACIN Divisin y distribucin de funciones = Empleados Nmero de reas JENNY SANDRA BORJA GERMAN. 87CAPITULO II FUNDAMENTACION TEORICA Cultura Organizacional = Acciones realizadas para mejorar la dinmica organizacional Acciones Propuestas Cambio Organizacional = Medidas de cambio emprendidas Medidas Propuestas Estudios Administrativos = Estudios administrativos realizados Estudios administrativos propuestos Instrumentos Tcnicos de Apoyo = Instrumentos utilizados Instrumentos Propuestos Estructura Organizacional = reas Sustantivas Total de reas =reas Adjetivas Total de reas c) DIRECCIN Liderazgo = Estilos de liderazgo empleados Total de estilos propuestos Comunicacin = Canales de comunicacin utilizados Canales de comuc. establecidos Manejo del Estrs Y Conflicto = Personal con estrs Total del personal = Conflictos reas de la organizacin = Crisis reas de la organizacin JENNY SANDRA BORJA GERMAN. 88CAPITULO II FUNDAMENTACION TEORICA Toma de Decisiones = Decisiones programadas Total de decisiones = Decisiones no programadas Total de decisiones d) CONTROL Naturaleza = Controles concurrentes Total de controles = Controles de retroalimentacin Total de controles Sistemas = Controles automticos Total de controles Herramientas = Controles presupuestarios Total de controles Calidad = Sistemas de administracin y seguimiento de la calidad Total de sistemas e) ELEMENTOS COMPLEMENTARIOS Coordinacin = Lineamientos de coordinacin formulados Lineamientos Requeridos = Lineamientos reas Proveedores = Nmero actual de proveedores Total de proveedores Servicio al Cliente = Personal responsable de la atencin a clientes Total de personal JENNY SANDRA BORJA GERMAN. 89CAPITULO II FUNDAMENTACION TEORICA 2.10. COMUNICACIN DE RESULTADOS En esta etapa se presentarn los resultados obtenidos durante la auditora conforme se han desarrollado cada uno de los hallazgos sustentados con evidencia suficien te, competente y pertinente, mismos que estarn contenidos en un informe de audito ra que puede ser utilizado oportunamente por la mxima autoridad para la toma de ac ciones correctivas. El informe de auditora deber ser independiente, objetivo, imparcial y constructivo e incluir las debilidades de control interno, los hallazgos, las conclusiones y recomendaciones apropiadas producto de la auditora que constituir la base para le mejoramiento de los asuntos examinados. Los hallazgos, conclusiones y recomendaciones deben tener las siguientes caracte rsticas: Objetividad.- Imparcialidad en las situaciones encontradas Oportunidad.- Accesib ilidad de la informacin en el tiempo y lugar. Claridad.- Fcil entendimiento del co ntenido. JENNY SANDRA BORJA GERMAN. 90CAPITULO II FUNDAMENTACION TEORICA Utilidad.- Beneficio de la informacin. Calidad.- Apego a la normativa de calidad. Lgica.- Orden secuencial de acuerdo a informacin relevante. Concluido la redaccin y estructura del borrador de informe, el responsable de la auditora debe realizar una revisin de la redaccin y contenido, con el fin de que en l se detallen todos los aspectos importantes obtenidos y si amerita un cambio se lo haga con el fin de clarificar e indicar cualquier suceso pasado por alto que podra ser til para la formulacin, implantacin de recomendaciones y presentacin del i nforme final. 2.11. SEGUIMIENTO Y MONITOREO El seguimiento consiste en elaborar un plan de trabajo conjuntamente con los dir ectivos de la empresa, donde se refleje los lineamientos generales para desarrol lar una implementacin de mejoras orientadas corregir las debilidades encontradas para evitar su recurrencia e incumplimiento. En este plan de trabajo se determinarn las acciones especficas a implementarse, ob jetivos, alcance y plazos para el cumplimiento JENNY SANDRA BORJA GERMAN. 91CAPITULO II FUNDAMENTACION TEORICA oportuno de las recomendaciones proporcionadas en el informe de auditora. Se deber incluir programas de informacin sobre la naturaleza, propsito de las recom endaciones a implementarse con el fin de eliminar obstculos y evitar las resisten cias al cambio por parte del personal. La estrategia utilizada para el monitoreo de recomendaciones se puede enfocar en tres tipos de criterios: Monitoreo Corpo rativo.Cuando las recomendaciones comprometen a los directivos para su respectiva actuacin. Monitoreo Funcional.- C uando las recomendaciones involucran a los jefes de los departamentos de una emp resa, para realizar un control de las acciones correctivas. Monitoreo Operativo. - Cuando las recomendaciones involucran a al personal operativo debido a su rela cin y vinculacin con las operaciones empresariales. JENNY SANDRA BORJA GERMAN. 92CAPITULO II FUNDAMENTACION TEORICA ASADERO POLLO TEJANO REF AREA OPERATIVA MATRIZ DE SEGUIMIENTO PERIODO: Del 1 de Junio 2011 Al 30 de J unio 2011 RESPONSABLE N RECOMENDACIONES IMPLANTACION PLAZO FECHA OBSERVACIONES ELABORADO POR: FECHA: JENNY SANDRA BORJA GERMAN. 93CAPITULO II FUNDAMENTACION TEORICA 2.12. ESTRATEGIA El trmino estrategia es de origen griego: Estrategeia. Estrategos o el arte del g eneral en la guerra, procedente de la fusin de dos palabras: stratos (ejrcito) y a gein (conducir, guiar). El concepto de estrategia es objeto de muchas definiciones lo que indica que no existe una definicin universalmente aceptada. As de acuerdo con diferentes autores , aparecen definiciones tales como: "Conjunto de relaciones entre el medio ambie nte interno y externo de la empresa" "Un conjunto de objetivos y polticas para lo grar objetivos amplios" "La dialctica de la empresa con su entorno (Ansoff 1976) "} "Una forma de conquistar el mercado" "La declaracin de la forma en que los obj etivos debern alcanzarse, subordinndose a los mismos y en la medida en que ayuden a alcanzarse" "La mejor forma de insertar la organizacin a su entorno" De la mism a manera se la puede definir desde otras interpretaciones como son: Estrategia c omo Plan Un curso de accin conscientemente deseado y determinado de forma anticip ada, con la finalidad de asegurar el logro de los objetivos de la JENNY SANDRA BORJA GERMAN. 94CAPITULO II FUNDAMENTACION TEORICA empresa. Normalmente se recoge de forma explcita en documentos formales conocidos como planes. Estrategia como Tctica Una maniobra especfica destinada a dejar de l ado al oponente o competidor. Estrategia como Pauta La estrategia es cualquier conjunto de acciones o comporta miento, sea deliberado o no. Definir la estrategia como un plan no es suficiente , se necesita un concepto en el que se acompae el comportamiento resultante. Espe cficamente, la estrategia debe ser coherente con el comportamiento. Estrategia como Posicin La estrategia es cualquier posicin viable o forma de situa r a la empresa en el entorno, sea directamente competitiva o no. Estrategia como Perspectiva La estrategia consiste, no en elegir una posicin, sin o en arraigar compromisos en las formas de actuar o responder; es un concepto ab stracto que representa para la organizacin lo que la personalidad para el individ uo. 95 JENNY SANDRA BORJA GERMAN.CAPITULO III DESARROLLO DEL PROYECTO CAPITULO III AUDITORA ADMINISTRATIVA AL ASADERO POLLO TEJANO, DE LA CIUDAD DE RIOBAMBA PROVINCIA DE CHIMBORAZO PARA DETERMINAR LAS FAL ENCIAS Y ESTABLECER ESTRATEGIAS PARA LA TOMA DE DECISIONES, PERODO 2011. 3.1. INTRODUCCIN As como es sano practicar auditoria a las operaciones de una orga nizacin, tambin resulta beneficioso que con un fin preventivo se aplique en aquell as que estn por realizarse. El sentido positivo de esta disciplina, enfocado a la administracin, ya sea gener al o en alguna de sus acentuaciones, da lugar a lo que llamamos JENNY SANDRA BORJA GERMAN. 96CAPITULO III DESARROLLO DEL PROYECTO Auditoria Administrativa, la cual representa una faceta muy particular de la aud itoria en el campo de la administracin, cuyo proceso, funciones, teoras y aplicaci ones norman en cierta medida la directriz a observar dentro de la organizacin. El surgimiento de la Auditoria Administrativa se dio en respuesta a la necesidad q ue tiene el negocio de conocer cmo se encuentra la situacin actual del mismo a niv el institucional, para el correcto manejo de decisiones que afectaran en un futu ro el estableciendo. Por ello se requerir atencin en reas que no necesariamente son de tipo financiero y estos resultados nos servirn como una herramienta eficaz de control. 3.2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA. El presente negocio Asadero Pollo Tejano abri sus puertas a la ciudadana de Riobamba el 11 de Mayo del 2009, el mismo nace de la ne cesidad de encontrar una nueva fuente de ingresos para la familia Ruiz Borja. El Ing. Xavier Ruiz y su esposa en su bsqueda constante de nuevas formas de ingreso y siempre con la visin de generar fuentes de empleo ,busca nuev as alternativas de negocio de all surge la idea de instalarse el asadero de pollo , realizando con anterioridad un anlisis de todos los posibles riegos que esto co nllevaba ya que hay una fuerte competencia ; pero luego de un anlisis exhaustivo logrando con xito cristalizarlo de 97 JENNY SANDRA BORJA GERMAN.CAPITULO III DESARROLLO DEL PROYECTO hecho ahora es una realidad ; teniendo como fortaleza el respaldo de una gran em presa como es AVITALSA POLLO ANDINO que provee la materia prima principal para el as adero. El negocio fue creado con capital propio y se ubica en la Av. Daniel Len B orja 40-26 y Carlos Zambrano frente a AMBANDINE el mismo que ha conseguido tener u na buena clientela por su sabor, la atencin al cliente y la salubridad que existe en el mismo a pesar de que se siguen haciendo mejoras viendo la necesidad del n egocio y lo requerimientos de los consumidores. Como lo enunciamos, el Asadero Po llo Tejano se ve en el deber de seguir haciendo mejoras dentro de su local para br indar mejor atencin a las per