9.1. Informes personalizados - Normatividad...

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USO DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN DE BIBLIOTECA-

KOHA – INFORMES

Código:MNL007GIB Versión: 02

Fecha de Aprobación: 25-04-2016 Página 1 de 31

9.Informes

Los informes en Koha es una manera de reunir datos. Los informes se usan para generar estadísticas,

listas de miembros, listas de ubicaciones, o cualquier listado de datos en su base de datos.

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9.1. Informes personalizados

Los datos en Koha se almacenan en una base de datos MySQL lo cual significa que los

bibliotecarios pueden generar casi cualquier informe que deseen ya sea usando el Asistente de

informes guiados o escribiendo su propia consulta SQL.

9.1.1. Agregar informe personalizado

9.1.1.1. Asistente guiado para informes

El asistente guiado de informes le guiará a través de un proceso de seis pasos para generar un in-

forme. Paso 1: Elegir el módulo sobre el que desea elaborar el informe. Esto determinará qué tablas y

campos están disponibles para que usted haga la consulta.

Paso 2: Elegir un tipo de informe. Por ahora, la única opción disponible es tabular.

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Paso 3: Elegir los campos que desea en su informe. Puede seleccionar varios campos y agregar

todos a la vez mediante el uso de CTRL+Clic en cada ítem que desee agregar, antes de hacer clic en

el botón Agregar.

Paso 4: Elegir los límites donde desea aplicar su informe (como los tipos de ítems o sedes). Si no

desea aplicar límites, simplemente haga clic en Siguiente en vez de elegir una opción.

Paso 5: Realizar funciones matemáticas. Si no quiere hacer ningún cálculo, simplemente haga clic

en Siguiente en vez de elegir una opción

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Paso 6: Seleccionar orden de los datos. Si desea que los datos estén en el orden que se encontraban

en la base de datos, simplemente haga clic en Finalizar.

Cuando termine se mostrar el SQL generado por el asistente de informes. Desde aquí se puede

optar por guardar el informe haciendo clic en ’Guardar’ o copiar el código SQL y realizar

modificaciones a mano.

Si decide guardar el informe se le pedirá un nombre para el informe y que ingrese notas sobre el

mismo.

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Una vez que se ha guardado el informe, este aparecerá en la página ’Usar guardado’ junto a los

demás informes guardados. Desde aquí se pueden hacer cambios, ejecutar el informe, o programar un horario para la ejecución

del informe. Para acceder al informe que ha creado se puede ordenar por cualquiera de las columnas

haciendo clic en el encabezado de la columna (fecha de creación es la mejor apuesta para encontrar

el informe que acaba de agregar). También puede filtrar los resultados utilizando el menú de filtros a

la izquierda. 9.1.1.2. Informe con SQL

Además del asistente de informes, usted tiene la opción de escribir sus propias consultas en SQL. Para

encontrar los informes escritos por otros usuarios de Koha, visite el Wiki de Koha: http://wiki.koha-

community.org/wiki/SQL_Reports_Library. También puede encontrar la estructura de su base de datos en

/installer/data/mysql/kohastructure.sql o en línea en: http://schema.koha-community.org. Para agregar su consulta, haga clic en el enlace ’Crear desde SQL’ en el modulo principal de

informes o en el botón Nuevo en la parte de arriba de las página de informes guardados. Cumplimente el formulario presentado

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El nombre es lo que aparecerá en la página Informes Guardados para ayudarle a identificar el

in-forme más adelante. También se podrán realizar búsquedas utilizando los filtros que se

encuentran a la izquierda de la página Informes Guardados.

Las notas también aparecerán en la página Informes Guardados, esto se puede utilizar para pro-

porcionar más detalles sobre el informe o consejos sobre cómo introducir valores cuando se ejecuta

El tipo debe ser siempre ’Tabular’ en este momento ya que los otros formatos no se han

implemen-tado todavía

En el recuadro de SQL se escribirá o pegará el código SQL para el informe

Si usted cree que su informe puede consumir demasiados recursos podría considerar el uso de

parámetros de ejecución de la consulta. Los parámetros en tiempo de ejecución básicamente hacen

que aparezca un filtro antes de que se ejecute el informe con el fin de ahorrar recursos a su sistema.

Existe una sintaxis específica que Koha entenderá como ’pedir valores al ejecutar el informe’.

La sintaxis es <<Pregunta|valores_autorizados>>.

• Los << y >> son solo delimitadores. Usted deberá poner << al principio y >> al final de sus

parametros

• La ’Pregunta’ se mostrará a la izquierda de la cadena para ingresar.

• El authorized_value se puede omitir si no es aplicable. Si contiene una categoría de valor au-

torizado, o sitios o itemtype o categorycode, se mostrará una lista con los valores autorizados

de Koha en lugar de un campo libre. Note que se puede tener más de un parámetro en una

SQL dada. Tenga en cuenta que no introduce nada en tiempo de ejecución probablemente no

funcione como espera. Se considerará como "valor vacío", no como "ignorar este parámetro".

Por ejemplo si no introduce nada en: "title=<<Introduzca título>>" mostrará los resultados con el

título=" (no titulo). Si quiere tener algo no obligatori, use "title like <<Introduza títu-lo>>" e

introduzca un % en el tiempo de ejecucion en vez de nada

Ejemplos:

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• SELECT surname,firstname FROM borrowers WHERE branchcode=<<Introduzca usuarios

de biblioteca|branches>> AND surname like <<Introduzca filtro para nombre de usuario( %

si ninguno)>>

• SELECT * FROM items WHERE homebranch = <<Elija su sucursal|branches>> and

barcode like <<Valor parcial del código de barras aquí>>

SUGERENCIA

Para generar un selector de fechas de calendario a la derecha del campo cuando

se ejecuta un informe, puede utilizar la palabra clave ’date’ como esta:

<<Introduzca fecha|date>>

SUGERENCIA

Debe poner " %" en la caja de texto y ’dejarlo en blanco’. De otra manera, literal-

mente buscará "" (cadena vacía) como el valor para el campo.

IMPORTANTE

Además de utilizar cualquier código de valor autorizado para generar un menú

desplegable, se pueden utilizar los siguientes valores, así: Sucursales

(branches), Tipo de ítems (itemtypes) y Categoría de usuario (categorycode). Por

ejemplo un menú desplegable generará algo como esto <<Sucursal|branches>> NOTA

Hay un límite de 10.000 registros aplicados a sentencias SQL introducidos en Koha.

Para evitar esto deberá añadir ’LIMIT 100000’ al final de la instrucción SQL (o cualquier

otro número por encima de 10.000.

Una vez que todo se ha introducido dé clic en el botón ’Guardar informe’ y se le presentará con

opciones para ejecutarlo. Una vez que el informe se guarda usted no tiene que volver a crearlo sólo

tiene que buscarlo en la página Informes guardados y ejecutarlo o editarlo.

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9.1.2. Editar Informes Personalizados

Cada informe se puede editar yendo a la lista de los informes. Para ver la lista de informes que ya

está almacenada en Koha, haga clic en ’Usar guardados’.

Para acceder al informe que desea editar se puede ordenar por cualquiera de las columnas haciendo

clic en el encabezado de la columna. También puede filtrar los resultados utilizando el menú de filtros

a la izquierda.

De esta lista se puede editar cualquier informe personalizado haciendo clic en ’Editar SQL’

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9.1.3. Ejecutar informes personalizados

Una vez que los informes personalizados se guardan en Koha, se pueden ejecutar yendo a la

página Informes guardados y haciendo clic en el enlace Ejecutar a la derecha del informe.

Cuando se ejecuta el infome se le pedirá algunos valores

o verá los resultados enseguida

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Desde los resultados se puede optar por volver a ejecutar el informe haciendo clic en ’Ejecutar in-

forme’ en la parte superior, modificar el informe haciendo clic en el botón ’Editar’ o empezar de nuevo

y crear un informe nuevo mediante el botón ’Nuevo’. También puede descargar los resultados

seleccio-nando un tipo de archivo en la parte inferior de los resultados junto a la etiqueta ’Descargar

el informe’ y hacer clic en ’Descargar’. SUGERENCIA

Un archivo de texto separado por comas es un archivo CSV y puede ser abierto por

cualquier aplicación de hoja de cálculo.

9.2. Informes estadísticos

Los informes estadísticos mostrarán recuentos y sumas. Estos informes son todos acerca de los

números y las estadísticas, para informes que devuelvan datos más detallados, utilice el Asistente

guia-do para informes. Estos informes se limitan a los datos que se pueden ver, por lo que a menudo

se recomienda el uso de informes personalizados para estadísticas oficiales de final de año.

9.2.1. Estadísticas de adquisiciones NOTA

Estos informes se limitan a los datos que se pueden ver, por lo que a menudo se re-

comienda el uso de informes personalizados para estadísticas oficiales de final de año.

Mediante el formulario, elija el valor que desea que aparezca en la columna y el que aparecezca en la fila.

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En caso de que elija como salida al navegador los resultados se imprimirán en la pantalla.

También puede optar por exportar a un archivo que se puede manipular según sus necesidades. Al

generar el informe, tenga en cuenta que puede elegir entre contar o sumar los valores.

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Al elegir cantidad cambiará sus resultados para que aparezcan como la suma de las cantidades gas-

tadas. 9.2.2. Estadística de usuarios

NOTA



Mediante el formulario, elija el valor que desea que aparezca en la columna y el que aparecezca

en la fila.

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Encima de la tabla de resultados se podrá ver consultas SQL generadas en base a las opciones del informe. También puede exportar a un archivo el cual puede manipular de acuerdo a sus necesidades.

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9.2.3. Estadísticas del catálogo NOTA



Mediante el formulario, elija el valor que desea que aparezca en la columna y el que aparecezca

en la fila.


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También puede optar por exportar a un archivo que se puede manipular según sus necesidades.

9.2.4. Estadísticas de circulación

NOTA


comienda el uso de informes personalizados para estadísticas oficiales de final de año. Mediante el formulario, elija el valor que desea que aparezca en la columna y el que aparecezca en la

fila

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SUGERENCIA

Para obtener una idea completa de la circulación mensual o diaria, puede ejecutar el

informe dos veces, una para ’Tipo’ de ’Préstamo’ y otra para ’Renovación’.

Este informe utiliza el filtro ’Periodo’ o fecha que permite limitar el informe a un mes con sólo

seleccionar desde el primer día del primer mes hasta el primer día del mes siguiente. Por

ejemplo, del 1/10 al 1/11 para encontrar las estadísticas para el mes de octubre.

Para hacer estadísticas diarias, establezca el intervalo de fechas. </br> Por

ejemp-lo: "Quiero los datos de circulación a partir de la fecha XXX hasta, pero sin

incluir, la fecha XXX."

Para todo un mes, un ejemplo sería: 01/11/2009 a 01/12/2009

Para todo un año, un ejemplo sería: 01/01/2009 a 01/01/2010

Para un solo día, un ejemplo sería: 15/11/2009 hasta 16/11/2011 para ver la

circu-lación del día 15 de noviembre de 2011 9.2.4.1. Seguimiento de préstamos en sala

Utilizando las asistente de estadísticas de circulación puede ejecutar informes sobre los

préstamos en sala eligiendo ’Uso Local’ del menu desplegable ’Tipo’:

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9.2.5. Estadísticas de publicaciones periódicas

NOTA



Al usar el formulario proporcionado, elija como desea listar las publicaciones periódicas en el sis-

tema.

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También puede optar por exportar a un archivo que se puede manipular según sus necesidades. 9.2.6. Estadísticas de reservas NOTA



Mediante el formulario se pueden ver las estadísticas de reservas hechas, cumplimentadas,

cance-ladas, etc. en su biblioteca. En el formulario elija el valor que desea mostrar en la columna y el

valor a mostrar en la fila. También puede elegir entre los filtros de la extrema derecha del formulario.

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También puede optar por exportar a un archivo que se puede manipular según sus necesidades. 9.2.7. Usuarios con más préstamos Este informe sólo listará los socios con más préstamos.


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También puede optar por exportar a un archivo que se puede manipular según sus necesidades. 9.2.8. Ítems con más préstamos

Este informe los ítems que han sido prestados más veces.

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9.2.9. Usuarios sin préstamos

Este informe mostrará la relación de usuarios en su sistema que nunca han sacado prestado

ningún ítem.

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En caso de que elija como salida al navegador los resultados se imprimirán en la pantalla. También puede optar por exportar a un archivo que se puede manipular según sus necesidades.

9.2.10. Ítems no prestados nunca Este informe mostrará la lista de ítems En caso de que elija como salida al navegador los resultados se imprimirán en la pantalla.en su sistema que nunca se han prestado

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9.2.11. Catálogo por tipo de ítem

En este informe se lista el número total de ítems por cada tipo de ítem por sede.

En caso de que elija como salida al navegador los resultados se imprimirán en la pantalla. También puede optar por exportar a un archivo que se puede manipular según sus necesidades.

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9.2.12. Ítems perdidos

Este informe le permitirá generar una lista de ítems que se han marcado como perdidos en el sistema

9.2.13. Promedio de tiempo de préstamo

En este informe se listará el tiempo promedio que los ítems son prestados, basado en los criterios

que usted proporcione:

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9.3. Diccionario de informes

El diccionario de informes es una manera de pre-definir filtros comunes que desea aplicar a sus in-

formes. Esta es una buena manera de agregar filtros que el asistente de informes no incluye por

defecto. Para agregar una nueva definición o filtro, haga clic en ’Nueva definición’ en la página de

Diccionario de informes y siga el proceso de 4 pasos.

Paso 1: Nombre de la definición y una descripción si fuera necesario

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Paso 2: Seleccionar el módulo que será consultado. Paso 3: Elegir las columnas de consulta de los cuadros presentados.

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Paso 4: Elegir el valor(es) desde el campo(s). Estos se completarán automáticamente con las

opciones disponibles en su base de datos.

Confirmar las selecciones para guardar la definición.

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Todas las definiciones van a aparecer en la página de Diccionario de informes Luego, cuando se generen informes en un módulo donde usted haya creado un filtro en el diccionario

de informes, usted verá una opción para limitar según ese filtro en la parte inferior de los filtros

habituales.

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CONTROL DE CAMBIOS

FECHA VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO

00-00-0000 01 Creación del documento.

25-04-2016 02

Se cambia de aplicativo, ahora los manuales son del KOHA .

ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:

Equipo Gestión de Información Bibliográfica

Olga Lucía Salinas

Subdirectora de Biblioteca,

Documentación y Recursos

Bibliográficos

Adolfo León Atehortua Cruz

Rector

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