6/10/2014 Tutorial Koha - Intranet

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Tutorial para el uso de la Intranet del Koha en la UNC

La Intranet es la interfaz para los bibliotecarios. En ella se pueden realizar acciones relacionadas con el manejode la biblioteca. En particular se pueden hacer préstamos, devoluciones y administración de usuarios, entredecenas de funcionalidades.

Ingreso

Para ingresar a la Intranet se debe introducir en la dirección web correspondiente, lo cual nos llevará a lasiguiente pantalla

en la cual ya hemos introducido los campos Id de usuario (en este caso soporte) y la contraseña.

Se deben entonces clickear el botón

Y se obtiene

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Allí se pueden realizar tareas de administración. En este caso el usuario soporte es un superusuario con todoslos privilegios . Si el usuario tiene menos permisos algunas opciones no aparecerán. Por ejemplo, si el usuario notiene permiso para catalogar, desaparecerá la opción Catalogación y todos sus submenús.

Préstamo

Si se desea realizar un préstamo a un usuario se debe ingresar su nombre o parte de su nombre o su número desocio en el lugar correspondiente de la ventana anterior:

y luego clickear . Se va entonces a una pantalla donde aparecen usuarios que cumplen con el criterio debúsqueda:

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Se elige entonces el usuario buscado clickeando sobre él y luego se clickea .

Aparece la pantalla de préstamo para el usuario elegido:

El usuario tiene items atrasados y el Koha los resalta poniendo la fecha en rojo. Si de cualquier forma labiblioteca decide prestar el o los libros que el usuario ha solicitado se procede de la siguiente manera: se ingresael número de inventario del ítem solicitado (por teclado o leyendo el código de barras)

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y se clickea (esto último no es necesario con la lectora de código de barras). Entonces, se genera unapantalla nueva, donde aparece el ítem como prestado. Este procedimiento se repite con todos los items a serprestados.

La fecha de vencimiento se genera automáticamente en base a la categoría a la que pertenece el usuario. Si sedesea cambiar la fecha de devolución de los items a ser prestados, antes de prestarlos se debe llenar la casillacorrespondiente a Especificar la fecha de vencimiento. Esto modifica la fecha de vencimiento de ese ítem ytodos los sucesivos en esa sesión.

Al terminar de realizar los préstamos solicitados si el cursor está en el recuadro de prestamos al clickearnuevamente se imprimirá el ticket de préstamo correspondiente.

Por último, si se desea prestar a otro usuario se ingresa su nombre, parte de su nombre o número de socio, en laparte superior de la pantalla:

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Se clikea Enviar y el proceso se repite.

Para volver al menú principal clickear Inicio en la parte superior izquierda.

Devolución

Todos los procedimientos se pueden empezar del menú de Inicio pero a medida que los usuarios de la Intranetvayan conociendo el software encontrarán diferentes caminos y formas de hacer las cosas. Pero, como dijimos,nos situamos en la ventana Inicio en la parte de devoluciones

y se debe clickear Devolver. Esto nos llevará a una pantalla donde debemos ingresar los números de los itemsque se están devolviendo:

Si se clikea Enviar se va a la siguiente pantalla

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Es importante verificar la fecha de vencimiento que tenía el préstamo pues en ciertos casos se deben aplicarsanciones que consisten en suspender al usuario (ver al lado del nombre del usuario).

Para devolver otro libro se repite el procedimiento y se agregará otro renglón a la lista de items devueltos.

Si por error se ingresa un número de un ítem que no fue prestado el sistema nos lo indica. Por ejemplo sitratamos de devolver el ítem 13565 (que no está prestado) se genera la siguiente pantalla:

Ingreso o creación de usuarios

El procedimiento para ingresar usuarios es muy sencillo. Ir a la página Inicio y clickear el link Usuarios. Ellonos llevará a la siguiente pantalla

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Esta pantalla no solo sirve para ingresar nuevos usuarios, sino también para editarlos, como veremos después. Si

queremos ingresar un nuevo usuario debemos clickear y se desplegará un menú

en el cual debemos elegir el tipo de usuario. En general la biblioteca ingresará tres tipos de usuario: adulto (todoslos usuarios individuales menos los bibliotecarios), organización (institución) y staff (bibliotecarios). Una lista(posible) de categorías de usuario y tipos de usuario es la siguiente:

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Esta lista puede ser modificada por los administradores del sistema, pero no es posible eliminar una categoría sihay usuarios en ella.

Continuemos con el ingreso de un usuario. Elegimos del menú desplegable el tipo de usuario Adulto. Ello nosllevará a una pantalla donde debemos ingresar datos. La primera parte de la pantalla es (ya llenamos algunoscampos):

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Luego es posible llenar dirección alternativa y contacto alternativo y el final de la ventana es:

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Es conveniente a cada usuario asignarle una ID de usuario y una contraseña (que luego deberían cambiar). Estoles permitirá ingresar como usuarios en el OPAC.

Para ingresar efectivamente el usuario debemos clickear . Y aparecerá una pantalla parecida a lasiguiente:

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Esto indica que el usuario ya está cargado. Como veremos a continuación es posible modificar los datos delusuario por errores o actualizaciones.

Modificación de usuarios

Como siempre en este instructivo partimos de la pantalla de Inicio y de allí elegimos Usuarios y llegamos a lapantalla

En Buscar usuarios ponemos el apellido del usuario (o parte de el) o su número de socio. De ahí vamos o biendirectamente a la pantalla del usuario o a una pantalla donde elegimos el usuario (esto ya lo hicimos antes para elpréstamo). Supongamos que ya llegamos a la pantalla del usuario. Hemos remarcado con óvalos rojos los links

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que nos permiten editar al usuario:

El primer Editar permite cambiar los datos personales del usuario. El segundo Editar (Para el uso del labiblioteca) es para cambiar parámetros que relacionan al usuario con la biblioteca. Hay un tercer Editar (queno aparece en pantalla) para la Dirección alternativa y Contacto alternativo.

Podemos además subir fotos de usuarios, que nos permitirán reconocerlos fehacientemente. El procedimientopara hacer esto (en Subir imagen de usuario) es el estándar para subir imágenes en la computadora.

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Permisos de usuarios

Los socios comunes de la biblioteca no tiene permisos para ingresar a la interfaz administrativa. Cuando sequiere crear un usuario administrativo se aplica el mecanismo explicado más arriba, es decir se crea un usuariocomún, y luego se le asignan permisos para ingresar a la interfaz administrativa. Más aún, no todos los usuariosadministrativos tiene los mismos permisos o privilegios: en general uno o dos usuarios tiene el permiso"superlibrarian", llamado superusuario, que implica que puede realizar cualquier cambio y actividad dentro delas previstas en la interfaz administrativa. Este es un permiso que sólo debe darse a pocas personas y que tenganfunciones jerárquicas. Los integrantes del personal que no son superusuarios pueden tener diferentes permisosque les permitirán catalogar, prestar, definir usuarios, etc. La lista de permisos es la siguiente:

superlibrarian: acceso a todas las funciones de la interfaz administrativa.circulate: circulación de libros.catalogue: acceso a la interfaz administrativa (este permiso debe darse a todos los usuariosadministrativos).parameters: establecer parámetros del sistema.borrowers: agregar o modificar socios.permissions: establecer permisos de los usuarios.reserveforothers: reservar libros para los usuarios.borrow: prestar libros.editcatalogue: editar el catálogo (agregar, modificar, borrar, etc. registros bibliográficos o de existencias).updatecharges: actualizar datos de los usuarios.acquisition: administración de adqusiciones y sugerencias de compra.management: establecer parámetros de administración de la bibliotecatools: uso de herramientas (exportación, importación, códigos de barras, etc.)editauthorities: editar autoridades.serials: administración de suscripciones periódicas.reports: acceso al módulo de informes.

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staffaccess: modificar acceso/permisos del personal.

Más alla de toda esta cantidad de permisos, algunos difíciles de comprender, es posible asignar en forma sencilladiferentes tipos de permisos según el perfil del personal. Veremos ahora en forma práctica como se asignapermisos y los diferentes perfiles básicos de usuarios.

Como hicimos más arriba vamos a la página del usuario y allí en la pestaña Inicio elegir Establecer permisos:

Se irá a una página similar a la siguiente:

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En esta página se deben marcar los permisos que se consideren adecuados y luego tocar el botón Establecerpermisos. Para el superusuario sólo debe marcarse la casilla superlibrarian y luego tocar Establecerpermisos..

Las paginas siguientes muestran diferentes tipos de permisos, según el tipo de usuario:

Procesos técnicos (catalogador)

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Circulación (préstamos, devoluciones)

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Administración (compras, suscripciones)

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Catalogación

Por último veremos como funciona el módulo de catalogación, sin adentrarnos en la catalogación misma. En lapantalla Inicio elegimos Agregar registros MARC (debajo de Catalogación). Allí aparece la hoja detrabajo predeterminada y un menú desplegable para elegir la más conveniente, según el tipo de material.

Si queremos ingresar un libro elegimos Libros...

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y tendremos la hoja de trabajo correspondiente. Podemos ingresar los datos en forma manual. Para ingresar loscampos, por ejemplo, 2XX debemos toca la pestaña 2 y aparecerán los campos correspondientes al 2XX.

Ahora procederemos a catalogar un libro usando el protocolo Z39.50. el libro es "General Theory of LieGroupoids and Lie Algebroids" de K. A. Mackenzie.

Clickeamos y aparece una pantalla pequeña (pop up):

Generalmente es suficiente poner unas pocas palabras del título, aunque si el resultado de la búsqueda esdemasiado grande podemos ingresar otros datos (autor, ISBN, etc.). El servidor que estamos usando es el de laLibrary of Congress, pero es posible agregar otros chequeando los cuadraditos. También el administrador delsistema puede agregar otros servidores que no figuran en esta lista.

En este caso se encontró solamente un libro:

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Cómo es el libro que queremos catalogar, ahora presionamos Importar y la hoja de trabajo aparecerá concampos completados. Por ejemplo la pestaña de los 2xx tiene este contenido:

A partir de esto es posible modificar los campos que aparecen en la hoja de trabajo.

Dos campos que deben ser llenados son el 003 y el 008. En 003 se debe poner AR-CdUFM, que es ladenominación que tiene la facultad en la Library of Congress. El campo 008 es un poco más complicado ycorresponde a la tarea de catalogación.

Una vez que hemos completado el registro clickeamos la tecla .

Hasta ahora hemos catalogado el libro, pero todavía no hemos ingresado el ítem físico a la biblioteca. La próximapantalla que aparecerá tiene por finalidad ingresar los detalles de ítem particular (número de inventario, origen,etc.).

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Los campos ingresados más arriba en general serán suficientes para poder ingresar el ítem. El catalogador quedaregistrado por el sistema.

Si clickea el ítem se agrega al catálogo de la biblioteca. En caso que por error se ingrese un númerode inventario repetido, el sistema no permite el ingreso del ítem. Añadido el ítem, la próxima pantalla queaparece muestra el ítem agregado y permite agregar otro.

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Consultas bibliográficas

Como es lógico el bibliotecario puede hacer diversas consultas sobre diversos aspectos relacionados a labiblioteca. En particular puede consultar sobre el material que se encuentra en la misma. Las consultas se hacenen forma muy sencilla: ir a la página Inicio y debajo de Buscar, al lado de Search cataloge, introducir untérmino o frase que sirva como criterio de búsqueda. Por ejemplo podemos introducir knapp

y clickeamos (el de al lado de knapp). Entonces iremos a una pantalla que nos muestra los artículos quesatisfacen este criterio de búsqueda:

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En esta pantalla podemos ver los artículos encontrados, cuantos ejemplares o items hay de cada uno y cuantoshay disponibles y prestados. Si clickeamos en el título de un libro tendrems los detalles sobre él y, en particular,quienes son las personas que lo han tomado prestado. Por ejemplo si clickeamos el primer libro obtendremos:

Observar que el ejemplar 4 ha sido prestado y debe ser devuelto antes del 16/06/2008.

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Atajos

En muchas de las ventanas administrativas aparece en la parte superior central lo siguiente:

En este recuadro ingresamos un número de socio o parte del nombre del mismo, clickeamos yrealizamos el proceso de préstamo como está explicado más arriba.

Si queremos hacer devoluciones clickeamos la pestaña Devolver con lo cual cambiará el recuadro al siguienteaspecto:

Si ingresamos el número de inventario de un libro y clickeamos en se producirá la devolución delmismo.

Finalmente, si queremos buscar en el catálogo clickeamos la pantalla Buscar en el Catálogo y el recuadroahora será:

Si ingresamos un término o frase y clickeamos obtendremos todos los artículos que satisfacen el criteriode búsqueda.