Manual de usuario

Sistema de Información de Biblioteca - Koha

Versión: 01 Fecha de emisión: 10-jul-2013

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Leonardo Bareño - DGSI Carlos Rodríguez - DBR Olga Salinas - Jefe División de Iván Valderrama - DBR

Koha - Catalogación

5.1. Registros bibliográficos En Koha, un registro bibliográfico contiene la información básica de cada pieza de material, tal

como título, autor, ISBN, etc. Koha almacenará esta información en formato MARC (versión

MARC21, empleada en el sistema de la UPN). Una vez se ha guardado esta información, se

pueden asociar ejemplares al registro.

5.1.1. Agregar registros

Los registros se pueden agregar creando uno nuevo, o copiando uno existente. Si desea catalogar directamente, debe usar una hoja de trabajo en blanco:

Escoja “Catalogación” en el menú principal. Haga clic en “Nuevo registro”.

(Contenido adaptado de http://es.koha-community.org/manual/3.8/es/cataloging.html)

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Elija la hoja de trabajo más adecuada para el tipo de material a trabajar.

Una vez esté abierta una hoja de trabajo en blanco, aparecerá un formulario para realizar la

catalogación.

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Para ampliar o colapsar una etiqueta haga clic sobre su título (en azul). Para obtener ayuda sobre una etiqueta MARC (procedente de página web externa de la

Biblioteca del Congreso), dé clic en el signo de interrogación (?) A la derecha de cada número de campo.

o Si usted observa que esto ocupa espacio en su pantalla, es posible ocultar los signos de interrogación desmarcando la casilla que aparece junto a la nota 'Mostrar documentación de campos MARC', justo debajo del título del editor.

Algunos campos como autor o materia no pueden ser editados libremente debido a que son controlados por listas de autoridades (son reconocibles por el candado que aparece a la izquierda del campo). Para hacer que esta clase de campos puedan agregarse nuevas autoridades desde la página de agregar registros, en el módulo de administración hay que configurar la preferencia de sistema BiblioAddsAuthorities en el valor “permita”.

o Si aparece este candado, debe hacer clic en el icono situado a la derecha del campo para abrir una nueva ventana pop-up que le permitirá buscar una autoridad existente.

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o En la lista de resultados, haga clic en 'elija' para utilizar esta información en su registro de catálogo.

Para duplicar un campo haga clic en el icono 'Repetir esta etiqueta', a la derecha de la etiqueta. Para eliminar un campo copiado, haga clic en el ícono ‘Eliminar este campo’.

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o Para mover y reordenar subcampos, dé clic en el triángulo gris que hay a la izquierda de cada subcampo.

o Para duplicar un subcampo, dé clic en el icono ‘Clonar este subcampo’ a la derecha de cada subcampo. Para eliminar un subcampo copiado, haga clic en el ícono ‘Eliminar este subcampo’.

o Para quitar un subcampo (si hay más de uno del mismo tipo), haga clic en el - (signo menos) a la derecha del campo.

Para algunos campos como 000, 006 o 008; se encuentran disponibles unos pop-ups del editor de etiquetas que permiten editar con más facilidad la información codificada. Se ingresan haciendo clic sobre el cuadro a la derecha del subcampo 00.

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o En los editores de los campos fijos 006 y 008, su contenido cambiará de acuerdo al tipo de material que se está catalogando.

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Una vez concluido el ingreso de todos los campos, haga clic sobre el botón "Guardar" en la

parte superior y seleccione si desea guardar y ver el registro que ha sido creado, o continuar para añadir / editar los ejemplares anexados al registro.

o Si usted está a punto de agregar un registro duplicado, el sistema se lo advertirá antes de

guardar.

5.1.2. Agregar Registros Analíticos

Las bibliotecas a veces hacen artículos de revistas y artículos dentro de monografías y publicaciones seriadas, los cuales son accesibles para los usuarios de la biblioteca a través de la catalogación analítica. Dicha catalogación permite crear registros bibliográficos separados para estos artículos, capítulos, secciones, etc existentes dentro de un recurso más grande, tal como un libro, un artículo en una revista, un periódico u otra publicación seriada. En la catalogación analítica, aunque es creado un registro bibliográfico por separado para cada sub-elemento, éste no se encuentra físicamente separado de su elemento padre. Para más información acerca de los registros analíticos, véase el Capítulo 13 de las reglas AACR2.

Para poder catalogar registros analíticos en Koha, en el módulo de administración primero debe configurarse la preferencia de sistema EasyAnalyticalRecords en el valor 'Mostrar'. Luego de crear la un registro analítico como cualquier otro registro (ver sección 5.1.1 “Agregar Registros” para más detalles), haga clic en 'Editar' en la vista normal y elija 'Enlace a ítem'.

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Luego se solicitará introducir el código de barras del ejemplar padre al cual este registro debe estar vinculado.

Después de introducir el código de barras del ejemplar, haga clic en 'Seleccionar', tras lo cual recibirá un mensaje de confirmación.

Para completar el enlace, el registro analítico tendrá ahora el campo 773 debidamente llenado con

información del registro padre.

Si se ha vinculado un registro analítico incorrectamente, puede eliminar dicho enlace modificando los ejemplares en el registro analítico (no en el registro padre). Para ello, vaya al registro analítico, haga clic en el botón 'Editar' y elija 'Editar ítems'. A la izquierda de cada ejemplar verá dos opciones. COPIA

NO C

ONTROLADA

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Al hacer clic en 'Editar Reg. padre' le permite editar el ejemplar en el registro padre. Al hacer clic en "Desvincular" se eliminará el campo 773 y el enlace entre el reg. analítico y

el reg. padre.

Para ver todos los elementos vinculados al registro padre hay que realizar una búsqueda para el registro, hacer clic en la pestaña ‘Analíticas’ a la izquierda, y los regs. Analíticos vinculados a cada código de barras se mostrarán debajo de la columna "Usado en".

Sugerencia

También es posible crear registros analíticos desde la pantalla haciendo clic en "Crear analítica".

5.1.3. Edición de registros

Para editar un registro puede hacer clic en 'Editar registro', en cada uno de los resultados de la búsqueda en catalogación.

o haciendo clic en el botón 'Editar' en el registro bibliográfico y eligiendo 'Editar registro'

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El registro se abrirá en el editor de MARC.

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Una vez que haya realizado las modificaciones, puede hacer clic en "Guardar" en la parte superior izquierda del editor.

También puede utilizar el menú de edición para agregar su propia imagen de portada

personalizada eligiendo Cargar imagen' desde el menú (esta opción es mostrada, siempre y

cuando alguna de las preferencias de sistema OPACLocalCoverImages y/o LocalCoverImages tenga

valor 'Mostrar').

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Al seleccionar 'Subir Imagen' lo llevará a la herramienta “Cargar imágenes de cubierta locales”.

5.1.4. Duplicación de registros

Como alternativa a la creación de registros desde cero, es posible crear un duplicado de un registro similar y editar los contenidos necesarios para hacer el nuevo registro. Para duplicar un registro existente, haga clic en 'Editar como nuevo (duplicar)' en el menú Editar del registro bibliográfico

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Luego, se abrirá un nuevo registro MARC cuyos campos se encuentran llenados con los valores del registro bibliográfico original.

5.1.5. Unión de registros

Si desea fusionar varios registros puede hacerlo a través de la herramienta Listas (disponible en la pantalla principal).

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5.2. Registros de ejemplares

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En Koha cada registro bibliográfico puede tener uno o más ejemplares anexados. Cada ejemplar

contiene información de las copias físicas que la biblioteca posee.

5.2.1. Agregar ejemplares

Luego de guardar un nuevo registro bibliográfico con la opción “Guardar y editar ítems”, aparecerá una ventana donde se pueden agregar ejemplares al registro bibliográfico. También puede hacer clic en el enlace 'Editar ítems' en la página de resultados de búsqueda en catalogación.

También se puede agregar un nuevo ejemplar en cualquier momento haciendo clic en 'Nuevo' en el

registro bibliográfico y eligiendo 'Nuevo ítem'.

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Aparecerá el formulario para editar ejemplares:

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Como mínimo, es obligatorio introducir los siguientes campos para que un ejemplar pueda ser

puesto en circulación:

2 - Fuente de clasificación o esquema de estantería a - Ubicación Permanente b - Ubicación actual (ubicación en estantería)

o - Número topográfico

p - Código de barras v - Costo, precio de reemplazo

o Este valor será cargado a los clientes cuando es marcado un ejemplar como 'Perdido'.

y - Tipo de material en Koha Para asegurarse de que estos subcampos serán rellenados, se pueden marcar como obligatorios en la hoja de trabajo que está utilizando, tras lo cual aparecerán en rojo con una etiqueta de 'Requerido'. El ejemplar no se guardará hasta que los subcampos requeridos estén llenos.

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Sugerencia

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En el editor de hojas de trabajo, para hacer que un subcampo sea obligatorio en una hoja de trabajo se deberá editar el campo 952.

En la parte inferior del formulario hay 3 botones para agregar el ejemplar:

Agregar ítem: sólo agregará un ejemplar.

Agregar y duplicar: agregará el ejemplar y mostrará un formulario nuevo que va a estar rellenado con los mismos valores que fueron introducidos en el registro previo.

Agregar múltiples copias: Tras pulsar el botón, en la caja que aparecerá a la derecha debe ser ingresado el número de copias que se van a agregar. Tras efectuar esto, el código de barras de los ejemplares agregados se incrementará en 1 partiendo del primer código de barras.

Los ejemplares que fueron agregados aparecerán en la parte superior del formulario.

Los ejemplares también aparecen en la parte inferior de la pantalla del registro bibliográfico.

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Si la preferencia de sistema SpineLabelShowPrintOnBibDetails tiene valor 'Mostrar', entonces también habrá un enlace junto a cada ejemplar para imprimir una etiqueta de lomo.

5.2.2. Editar ejemplares

Los ejemplares pueden ser editados de varias formas.

Al hacer clic en 'Editar', y luego 'Editar ítems' en el registro bibliográfico.

Al hacer clic en 'Editar ítems' junto cada información de ejemplar en la pestaña 'ítems'.

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En el menú de edición, en la lista de ejemplares de la parte superior aparece un enlace “Borrar” junto a cada ejemplar que permite eliminar su registro:

5.2.2.1. Actualizaciones rápidas de estado de ejemplares

Con frecuencia, el personal de biblioteca necesita cambiar el estado de un ejemplar a “Perdido” o “Dañado”. Para ello no se requiere editar el registro entero del ejemplar. En vez de eso, en la ventana de préstamo (Circulación) al dar clic sobre el código de barras en la lista de ejemplares prestados se conducirá a la ventana de información de ejemplares. También se puede acceder a la información de ejemplares dando clic en la pestaña “Ítems” a la izquierda de la página de de detalles del registro bibliográfico.

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En este resumen, se puede marcar un ejemplar como perdido o dañado eligiendo un estado de daño en el menú desplegable y dando clic en el botón de 'Establecer estado'.

5.2.3. Información de ejemplar

A la izquierda de cada registro bibliográfico hay una pestaña para ver información básica sobre los ejemplares.

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5.2.4. Mover ejemplares

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Para mover un ejemplar desde un registro bibliográfico a otro, en la ventana del registro que va a recibir el ejemplar haga clic en el menú ‘Editar’ y escoja “Adjuntar ítem”.

Luego, hay que ingresar el código de barras del ejemplar que desea mover y haga clic en 'Enviar'.

Si desea mover todos los ejemplares a un registro nuevo creando sólo un registro bibliográfico, se

puede utilizar la “Herramienta para fusionar registros” en su lugar.

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5.2.5. Eliminación de ejemplares

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Hay varias formas de eliminar registros de ejemplares. Si sólo hay que eliminar un ejemplar, esto se hace esto abriendo la página de detalles para el registro bibliográfico, dando clic al botón 'Editar' y luego escoger 'Editar ítems'.

En la lista de ejemplares de la parte superior, cada línea de ejemplar tiene un enlace de 'Borrar'. Haciendo clic en ese enlace, el ejemplar será eliminado si éste no se encuentra en préstamo.

Si está seguro que todos los ejemplares de un título no se encuentran en préstamo, se puede utilizar la opción 'Eliminar todos los ítems' del menú 'Editar' para realizar dicha acción.

Por último, se encuentra la herramienta “Eliminar ítems en lote” para eliminar una lista

predefinida de ejemplares.

5.2.6. Historial de circulación de un ejemplar específico

Cada registro bibliográfico mantiene un historial de circulación (con o sin la información de los usuarios, dependiendo de la configuración), pero cada ejemplar tiene además su propio historial de circulación. Para verlo, haga clic en la pestaña 'Ítems' a la izquierda del registro que se está visualizando.

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Debajo del encabezado “Historial” hay un enlace 'Ver historial de circulación del ítem'. Haciendo clic en este enlace que se abrirá historial del ejemplar, que tendrá un aspecto un poco distinto al historial de un registro bibliográfico.

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5.3. Autoridades

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Los registros de autoridad son una forma de controlar el contenido de ciertos campos en los registros MARC. El uso de los registros de autoridad le proporcionará control sobre los encabezamientos de materia, autores personales y lugares.

5.3.1. Agregar autoridades

Para agregar un nuevo registro de autoridad, seleccione “Autoridades” en el menú principal y luego elija el tipo de autoridad en el botón 'Nueva autoridad'.

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Luego, aparece un formulario que le permitirá introducir todos los datos necesarios a su registro de autoridad.

Para expandir los valores colapsados simplemente haga clic en el título del campo y aparecerán los subcampos.

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5.3.2. Búsqueda de Autoridades

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En la página de autoridades puede buscar términos existentes y los registros bibliográficos enlazados con ellas.

En la pantalla de resultados podrá ver el registro de autoridad, el número de registros bibliográficos asociados a cada autoridad, y un enlace para borrar la autoridad (si no hay registros

bibliográficos adjuntos).

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Al hacer clic en el detalle del registro de autoridad se abrirá el registro completo y la opción de editarlo.

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5.3.3. Edición de Autoridades

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Las autoridades pueden ser editadas haciendo clic sobre el resumen de la autoridad en los resultados de búsqueda, y luego haciendo clic en el botón 'Editar' en la parte superior del registro.

Una vez realizadas las modificaciones necesarias haga clic en 'Guardar'. En el caso de que la preferencia de sistema dontmerge tenga valor 'Haga’, los registros bibliográficos que usen esa autoridad se actualizarán la próxima vez que se ejecute en administración el cronjob merge_authorities.pl .

Para eliminar un registro de autoridad, primero debe asegurarse de que no esté relacionado con ningún registro bibliográfico. Si este requisito se cumple, aparecerá un enlace 'Borrar' a la derecha del registro en los resultados de búsqueda. También en el resumen de la autoridad hay un botón para eliminar el registro.

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CONTROL DE CAMBIOS

FECHA VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO

00-00-0000 01 Creación del documento.

25-04-2016 02

Se cambia de aplicativo, ahora los manuales son del KOHA .

ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:

Equipo Gestión de Información Bibliográfica

Olga Lucía Salinas

Subdirectora de Biblioteca,

Documentación y Recursos

Bibliográficos

Adolfo León Atehortua Cruz

Rector

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