9. recepción y control de pedidos

Recepción y control

El pedido

Identificación de documentos básicos

El registro de pedidos se realiza en todas las empresas, es una manera de saber en todo momento cuántos pedidos se han realizado y cuál es su situación.

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PEDIDo


Existe un documento llamado libro de registro de pedidos, en el que se anotan los pedidos enviados a los proveedores.

El contenido del registro es el siguiente:

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PEDIDo


Numero de pedidoFecha de emisiónProveedorCIFFecha de entregaAlmacénFecha de recepciónNúmero de albaránObservacionesImporte del pedido

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PEDIDo


La recepción y control de pedidos como tarea administrativa de gestión de existencias, comienza con un documento resumen debidamente cumplimentado donde se informa de cuándo, cómo y quién debe hacer las entregas cada día.

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PEDIDo


Este documento normalmente se entregará al almacén con el diseño y las informaciones necesarias para el desarrollo de su actividad.

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PEDIDo


A partir de este listado de existencias por entregar en un momento determinado se detectarán las no entregas, las desviaciones de proveedores que deberían entregar y no lo hacen y cualquier otra anomalía.

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PEDIDo


Documento de recepción y control

Fecha:

Producto Cantidad

Proveedor Hora de llegada

Observaciones

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PEDIDo

Campos del documento de recepción y control son:Día, mes y años en que se espera el pedido.

1. Fecha2. Cantidad3. Proveedor4. Hora de llegada5. Observaciones

Documentos mercantiles

PEDIDo

Unidades esperadas de cada producto solicitado.



PEDIDo

Campos del documento de recepción y control son:

Empresa a la que se realizó el pedido responsable de su entrega.



PEDIDo


Hora a la que se espera el pedido, es muy importante en empresas que tienen grandes cantidades de entregas para evitar esperas innecesarias, o productos perecederos, por ejemplo, un restaurante que esté esperando productos frescos para la elaboración de su menú.



PEDIDo


Es un campo para indicar todo lo que se considera conveniente, siempre relacionado con el pedido, la mercancía o con el proveedor.



PEDIDo



La recepción de pedidos requiere unas tareas administrativas básicas:

o Dejar por escrito al transportista cualquier tipo de circunstancia.

o Hacer las liquidaciones y pagos previstos.


PEDIDo


La recepción de pedidos requiere unas tareas administrativas básicas:

o Hacer constancia escrita y notificar cualquier deficiencia al proveedor.

o Hacer la orden de recepción; documento que señala los suministros aceptados y grabar dicha orden en el ordenador.


PEDIDo


Además la orden de recepción actualiza: Los stocks y el fichero de pedido en

curso. La valoración de la entrada en las

condiciones de pedido. La preparación de la verificación de la

factura. La inscripción en la cuenta del

proveedor del montante de la entrada valorada.


PEDIDo


Además la orden de recepción actualiza: Las previsiones de salida de tesorería

y del fichero de facturas a recibir. Las diversas estadísticas


PEDIDo


Si la administración del almacén no estuviese informatizada todas las operaciones anteriores se deberán hacer o iniciar manualmente, utilizando impresos para cada actualización.

Veamos un cuadro resumen con las funciones de recepción e identificación de entregas a partir de Santandreu (1986):

Tareas de recepción e identificación de suministros y sus funciones

Recepción

Recibir envíos partir de la relación de recepciones esperadas.Solicitar el albarán de entrega del transportista.Confrontar los datos entre el albarán de entrega y la entrega de

producción.Ordenar la descarga del material.Recuenta los bultos y comprueba que no existan daños

externos , si así fuera envía noticia para proceder a la reclamación oportuna.

Anota las anomalías encontradas en el material y acepta la mercancía.

Cursa la correspondiente documentación para informar de la llegada de materiales a Compras y a Control de Producción.

Identificación

Desembala y da fe que se ha recibido lo que se solicitaba o esperaba: tipo, tamaño, cantidad, defectos externos.

Comprueba que lo recibido coincide con lo anunciado en el albarán de entrega. La factura dirá seguramente lo mismo que el albarán.

Pone los materiales y productos a disposición del Departamento de Control de Calidad para verificarlos, si así se ha ordenado.

Recibe el parte de verificación de los mismos y si procede de entrada definitiva. Envía los datos de identificación, recuento y verificación a Compras, Control de Producción y

Contabilidad con sus anomalías para que reclamen faltas, gestión de devoluciones por excesos etc., y proceden a regular sus registros y autorizar el pago.

Envía noticias al peticionario o a Distribución física que el material o producto está a su disposición.

Entrega el material o producto a transportes internos para que lo sitúen en el almacén correspondiente, al taller que lo precisa o al cliente si así se estipulaba en la solicitud de fabricación.

Da de alta el material o producto en el inventario de existencias y en la localización ordenada.

Tareas de recepción e identificación de suministros y sus funciones

Identificación

Recibe el parte de verificación de los mismos y si procede de entrada definitiva.

Envía los datos de identificación, recuento y verificación a Compras, Control de Producción y Contabilidad con sus anomalías para que reclamen faltas, gestión de devoluciones por excesos etc., y proceden a regular sus registros y autorizar el pago.

Envía noticias al peticionario o a Distribución física que el material o producto está a su disposición.

Entrega el material o producto a transportes internos para que lo sitúen en el almacén correspondiente, al taller que lo precisa o al cliente si así se estipulaba en la solicitud de fabricación.

Da de alta el material o producto en el inventario de existencias y en la localización ordenada.

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Documents

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