7. Finalizando el Procesode Administración de Proyectos

Elaboró:Leonel Domínguez RuizÁngeles Sumano López

Revisó y corrigió:Juan Manuel Fernández Peña, 2011

Cierre del Proyecto de Software (1)

• El objetivo de cualquier proyecto de Softwarees lograr terminar con éxito el Software que seencargo. Todas las actividades que se iniciarona lo largo del proyecto deben cerrarse.a lo largo del proyecto deben cerrarse.

Luckey & Philliphs, Software Project

Management for dummies, Capítulos16

Cierre del Proyecto de Software (2)

Algunas actividades deben realizarse para el cierredel proyecto:– Garantizar la satisfacción de los clientes.– Cierre de contratos– Concluir y distribuir manuales del software.– Concluir y distribuir manuales del software.– Realizar auditorias.– Liberar el software.

Cierre del Proyecto de Software (3)

• Antes de considerar el proyecto cerrado, se debe:– Asegurar que todos los asuntos del proyecto hayan sido

resueltos o traspasados al equipo de soporte.

– Comprobar y mostrar al cliente que todos los problemashan sido resueltos (alta y bajar prioridad).han sido resueltos (alta y bajar prioridad).

– Asegurar el cumplimiento de los requisitos que se fijarondesde un inicio del proyecto.

– Crear una lista de comprobación de proyecto paraasegurar que no se paso por alto ningún detalle y

– Comprobar el cierre de todas las actividades.

Lista de puntos a considerar para el cierre de un proyecto

� Reunión con el servicio de soporte al cliente del sistema.� Reunión de entrenamiento para el personal que utilizará

el sistema.� Completar y distribuir los manuales de operación.� Completar y distribuir la documentación del sistema.� Completar y distribuir la documentación del sistema.� Completar auditorias de calidad.� Distribuir a los miembros del equipo un cuestionario

sobre la gestión del proyecto.� Conseguir firma de aceptación de todos los entregables� Cerrar contratos a proveedores

Completar el control de calidad

• Control de calidad: A lo largo de la elaboracióndel proyecto, se debe cumplir con la tarea decomprobar que los resultados del proyecto seajusten a las normas del proyecto, en casocontrario hacer las modificaciones necesarias.contrario hacer las modificaciones necesarias.

• Recordar diferencia con aseguramiento decalidad (se prueba que se cumple); Control esmás amplio, monitorea y sigue el desarrollo.

¿Qué es Control de Calidad?

• La supervisión y realización del seguimientode los resultados del proyecto para asegurarsede que el producto cumple con las normas decalidad, haciendo las rectificaciones finalescalidad, haciendo las rectificaciones finalescuando sea necesario.

Lista para el control de calidad

• Se debe crear un lista que:

– asegure que se han realizado todos los puntos delas medidas necesarias para atender las normasde calidad establecidas yde calidad establecidas y

– compruebe que se están siguiendo correctamentelos procesos.

Actividad de la calidad del proyecto Persona Responsable Comple-

tado

El plan de trabajo del proyecto tiene todo elprecursor y sucesor las tareas identificaron

Gestor del proyecto Sí

El plan de trabajo del proyecto incluye lasactividades apropiadas del control del cambio

Gestor del proyecto Sí

Todos los estándares y regulaciones han sido Encargado de En

Lista de comprobación de la calidad del proyecto

Todos los estándares y regulaciones han sidodistribuido para apropiarse de miembros de equipo

Encargado decomunicaciones

Enproceso

Documentación de sistema completa y exacta Documentación Deuda05/02

Las reuniones del volumen de ventas con elencargado del puesto de informaciones han sidoprogramado

Gestor del proyecto Deuda05/07

Las reuniones del volumen de ventas con el personaloperacional se han programado

Gestor del proyecto Sí

Completando la verificación del alcance

• Durante la fase de planeación, los gestores de proyectocrean un plan de gestión del alcance que:– contiene los detalles del plan,

– define el alcance del proyecto de software

– declaran cómo el alcance del proyecto se debe controlar para– declaran cómo el alcance del proyecto se debe controlar paraprevenir deslizamiento del alcance.

– registrar cómo verificar el alcance.

– describir cómo el software estaría formalmente aceptado porlos stakeholders (interesados).

Opciones para la aceptación del producto

Algunas opciones para verificación del alcance son:– Una hoja de aprobación para la aceptación formal de

todos los productos a entregar del proyecto.• Ésta sería firmada todas las partes interesadas.

– Una carta o un e-mail del cliente.– Una carta o un e-mail del cliente.• solución menos formal, la carta debe indicar que el cliente acepta

el producto o el sistema de software en su estado actual y quesatisfacen al cliente con los resultados.

– Una reunión formal del cierro del proyecto.• Durante la reunión, usted se hace una presentación corta en el

producto final y los clientes convienen que el equipo han creadocon éxito lo que se pidió que creara.

Ejemplo de formato de Verificación Formal

Entregable Cliente final Responsable Fecha final

Documentación del sistema Clienteinteresado

Administrador delproyecto

05/01

Manual de entrenamiento Administrador deentrenamiento

Coordinador deentrenamiento

05/01

Material de soporte Ayudante deladministrador

Administrador cutover

05/05

Prueba de resultados Administrador deprueba

Administrador delproyecto

04/17

Concluyendo cierres de contratos con proveedores (subcontratistas)

• El proceso de cerrado incluye concluir todos losprocedimientos con sus proveedores

(subcontratistas).

– A veces el gestor de proyecto del software es el– A veces el gestor de proyecto del software es elproveedor

– En otro los casos, hay otros proveedores.

– Hay también una posibilidad que el gestor deproyectos realice simultáneamente ambos papeles.

Revisión del trabajo y de los productos a entregar de los proveedores

• Nunca se consideraría compra de un coche sin por lomenos haberlo visto.– La mayor parte de incluso no consideraría pagarlo sin una

prueba de conducción.

• El mismo concepto se aplica en el caso de pagar a los• El mismo concepto se aplica en el caso de pagar a losvendedores su trabajo y productos a entregar.– Se debe verificar que el trabajo cumple todos los requisitos

documentados del proyecto de software.

– Durante el desarrollo del proyecto se deben conducirreuniones con sus proveedores para asegurarse que estáprogresando el trabajo apropiadamente.• Se debe también crear y distribuir la documentación.

Pagar las cuentas (1)

• Sin importar si usted trabaja para una firmagrande, una empresa pequeña, o trabaja comocontratista independiente usted tiene un sistemade pago.

• Antes de pagar a los proveedores, esté seguro• Antes de pagar a los proveedores, esté seguroque se concluyeron con éxito:– Auditorías, inspecciones e informes de

funcionamiento.

Pagar las cuentas (2)

• Como con el resto de los aspectos de la gestióndel proyecto:– Sea dinámico.

– Fije las expectativas al principio del proyecto

– Siga su plan bien documentado– Siga su plan bien documentado

– Asegurarse que se han comunicado a todos losinteresados

– Considere que todos los productos a entregar debenser terminados con éxito antes de pagar.

Completando el proyecto o, al menos, transfiriéndolo a otro (1)

• Usted y su equipo han cumplido el objetivofinal de completar el sistema en el plazoprevisto

• Es el momento para transferir el software al• Es el momento para transferir el software alequipo operativo

Completando el proyecto o, al menos, transfiriéndolo a otro (2)

• Pasos para la transición:

1. Comience a involucrar al equipo operativo mediantereuniones informativas al final del desarrollo.

2. Comprometa la participación del personal de operativoen la activación del sistemaen la activación del sistema• tendrán que proporcionar apoyo a los usuarios finales en la

tarea diaria.

3. Asegúrese de que le sistema queda corriendo bien

4. Facilite la intercomunicación con los equiposdesarrolladores y de operación.

5. Asegúrese de tener documentación clara, concisa y

correcta

Celebración

• La celebración sirva para:

– Mostrar que el gestor de proyecto valora a suequipo

• una impresión importante porque se formarán nuevos• una impresión importante porque se formarán nuevosequipos para proyectos futuros.

– Mejorar su imagen como líder

– Dar a conocer ante otros gestores de proyecto yejecutivos cual es su forma de trabajo y el trabajofantástico que usted y su equipo lo hicieron

La liberación de miembros del equipo de

proyecto

• Ahora es el momento para que su equipo deproyecto se disperse.

• Al igual que con todos los demás aspectos y fasesde la gestión de proyectos, debe ser determinantede la gestión de proyectos, debe ser determinanteen la disolución de su equipo.

• Ayúdelos en la transición: buscar opciones si sonexternos (incluir recomendaciones), paso a otroproyecto si son parte de la empresa.

La liberación de miembros del equipo de

proyecto

• No espere hasta que esté en el momento de cierrede actividades y decir:– "Oye, por cierto, ya puedes dormir en la mañana ya no vas a

trabajar“

• Asegúrese de que los miembros del equipo de proyecto• Asegúrese de que los miembros del equipo de proyectoconozcan desde un inicio las fechas en que sus servicios noserán necesarios. Revíselas periódicamente.

• En caso de que los requiera nuevamente para un nuevoproyecto,– asegúrese de que cada miembro del equipo comprende las

expectativas de este proyecto a fin de que puedan ser proactivos en laplanificación de sus próximas oportunidades.

Evaluación del desempeño

• Con la finalidad de conocer como fue sudesenvolvimiento como líder, el equipo lodebe calificar

• Este tipo de evaluación comúnmente se• Este tipo de evaluación comúnmente seelaboran con:– Preguntas que se califiquen con una escala de

cinco puntos y

– Preguntas abiertas

– Además, incluir una sección de sugerencias

Preguntas para evaluar al AP (1)

• ¿Qué tan oportunamente el administradorcomunicaba los cambios del proyecto?

• Nunca los comunicaba.

• Rara vez lo comunicaba

• A menudo pero no oportunamente• A menudo pero no oportunamente

• A tiempo por lo general

• Siempre oportunamente

• ¿Qué sugerencias puede ofrecer el gestor delproyecto que lo ayuden a mejorar sucomunicación ?

Preguntas para evaluar al AP (2)

• ¿Cómo crees que el director del proyectopuede mejorar sus habilidades de liderazgo?

• ¿Cómo calificarías en este proyecto losconocimientos y experiencia del gestor?conocimientos y experiencia del gestor?

• ¿Qué sugerencias le daríaspara mejorar la capacidad de gestión globaldel proyecto?

Postmortem

• Ningún proyecto resulta perfectamente

• Un desarrollador que quiera mejorar debeevitar cometer los mismos errores, debeaprender los aciertosaprender los aciertos

• La empresa requiere alguna forma dememoria de aciertos y errores, a la que sellama postmortem

Sugerencias para un buen postmortem (1)

• Planificarlo: debe asignarse tiempo yrecursos; darle seriedad

• No dejar pasar un tiempo largo desde el finaldel proyecto, para evitar olvidos; recomendardel proyecto, para evitar olvidos; recomendarque lleven notas

• Registrar detalles del proyecto

(características, tamaño, personal, duración,etc.)

Sugerencias para un buen postmortem (2)

• Involucrar a todos: evita buscar chivosexpiatorios y da varios puntos de vista

• Escribir los resultados

• Registrar aciertos y problemas; evitar ataques• Registrar aciertos y problemas; evitar ataquesy culpas

• No se buscan culpables: para asegurarhonestidad, no se usa para recortar salarios oacusar gente

Sugerencias para un buen postmortem (3)

• Preparar plan de acción: para aprovechar loaprendido, recomendaciones

• Deje el material accesible a todos en laempresaempresa

Lecciones aprendidas

• El documento de lecciones aprendidas debe:

– Empezar con reconocimientos donde se incluye atodos los que trabajaron

– Listar las lecciones– Listar las lecciones

– Terminar con la sección de referencias,contribuciones y recursos.

Ejemplo de documento de lecciones aprendidas

Tópico Área Lección Miembro del equipo

Prueba Flujo detrabajo de laprueba

Priorizar el comienzo de la prueba, losprobadores no deben detenerse mientrasse resuelve el problema. Ellos sólodocumentan el asunto

Gestor depruebas

Prueba Flujo detrabajo de laprueba

Se necesita alentar al usuario final a realizarsus funciones de trabajo normales

Gestor depruebas

Entrena-miento

Entrena-miento delusuario final

Incluir en la planeación que el 90% de losusuarios finales tendrán que entrenarse

Cliente

Reportes Reportespara usuariofinal

Empezar recolectando información de loque se necesita en los reportes del usuarioal principio del proyecto para compensar lacurva de aprendizaje de los procedimientosalmacenados

Cliente

Pruebas deimpresión

Prueba Asegurarse de que todos los miembros delproyecto involucrados entiendan losproblemas de impresión del proyecto.

Gestor delproyecto

Caso de estudio: Post mortem de la Realización de un proyecto (1)

• Antecedentes:

– A un administrador de proyectos que trabaja paraSoftware KT Consulting, Inc., consultoría detamaño medio especializada en software detamaño medio especializada en software degestión de proyectos, se le ha pedido que llevar unproyecto para, un cliente a veces difícil, Cascos

Barbwire, Inc.

Caso de estudio: Post mortem de la Realización de un proyecto (2)

– El cliente desea un sistema para su personal, quecontenga tutoriales basados en Web sobre suproducción.

– Cascos Barbwire Inc., está teniendo algunasdificultades con la seguridad de los trabajadoresdebido a que algunos no se han adecuado a losprocedimientos.

• Sus ejecutivos han determinado, que los empleados nosiguen los procedimientos, ya que no siempre losentienden.

Objetivo comercial del sistema tutorial (1)

• Disminuir el número de accidentes de lostrabajadores y en consecuencia se logrará:

– Un menor número de multas por parte del gobierno

– Aumento de la productividad de los trabajadores debido amenos tiempo de baja laboral por causa de lesionesmenos tiempo de baja laboral por causa de lesiones

– Aumento de la moral de los empleados

– Disminución de dinero gastado en equipo roto

– Reducción de problemas de salud o muerte accidental

Objetivos del sistema tutorial (1)

• Crear un tutorial en la Web para los trabajadores deproducción que enseñará a los empleados sobre losprocedimientos de seguridad adecuados para lafabricación de cascos:

Proporcionar una base de datos donde se mantengan las– Proporcionar una base de datos donde se mantengan laspuntuaciones de los empleados

– Dar sugerencias al empleado cuando éstos contestaincorrectamente

– Exigir el 80 por ciento para pasar

Objetivos del sistema tutorial (2)

– Generar reportes que incluyan calificacionesfinales y número de intentos antes de pasar ydistribuirlos automáticamente a: empleados ysupervisores.

– Permitir al departamento de formación programarlas clases en línea

– Enviar informes a los administradores los registrosde sus empleados, incluyendo fechas de trabajo.

– Incluir las instrucciones sobre cómo solucionarproblemas más comunes

Planeación de la administración del proyecto ….

• El AP ha documentadotodos los detalles de su plande gestión que incluye:– Plan del proyecto

– Plan de administración de la

• En donde se detallan:– Limitaciones

– Hipótesis

– Plazos

– Requisitos de rendimiento– Plan de administración de lacalidad

– Plan de administración deriesgos

– Requisitos de rendimiento

– Requisitos de información

– Criterios de evaluación

– Pago servicios contratados aterceros

– Control de cambios

Contratando a un proveedor de servicios de prueba de software (1)

• McTesty, será su proveedor, y le ofrece losservicios siguientes para su proyecto:

– Pruebas de unidad software

– Pruebas funcionales de software– Pruebas funcionales de software

– Pruebas de integración del software

– Pruebas de volumen

– Identificación

– Resolución de problemas

– Documentación

Contratando a un proveedor de servicios de prueba de software (2)

• Usted y McTesty llegan a un contrato de preciofijo con un incentivo para terminar de unafecha predeterminada.

– Es importante, porque es necesario tener tiempo– Es importante, porque es necesario tener tiempopara realizar otras actividades después de que elsoftware esté completamente probado y no deseatener retrasos.

Al cierre del proyecto (1)

• McTesty realiza su parte en el proyecto, perotienen algunas de las cuestiones pendientesen la fase de pruebas de integración.

– No hay que preocuparse demasiado debido a que– No hay que preocuparse demasiado debido a queestas cuestiones pendientes se consideraron conuna prioridad baja.

Al cierre del proyecto (1)

• Su cliente, Cascos Barbwire , Inc., realiza lassiguientes acciones:

– Auditorias de calidad

– Verificación del alcance

– Cierre de contratos de proveedores

– Recepción de sus facturas

– Evaluación de desempeño de su trabajo como gestor deproyectos

• Usted y su cliente firman el alcance de verificación dedocumentos y cierre del proyecto

Al cierre del proyecto (2)

• Además, usted realiza:

– Documento de evaluación sobre los resultados losmiembros de su equipo

– Encuestas calificadas por los miembros del equipo– Encuestas calificadas por los miembros del equiporespecto a su desempeño como administrador delproyecto

– Realizar auditorias a McTesty

– Recibe las facturas y pagar sus cuentas

– Cierra todos los contratos

Al cierre del proyecto (3)

– Complete su documento de Lecciones Aprendidas ydistribúyalo a las partes interesadas

– Celebre el éxito del equipo, de alguna manera:• Escribiendo un artículo sobre su proyecto en el boletín de su

empresaempresa

• Distribuyendo certificados de regalo a cada miembro del equipo

• Preparando una comida

• Ofreciendo paseos en globos aerostáticos para los miembros de suequipo y sus familia

Al cierre del proyecto (4)

• A sus jefes el AP presenta:– Informes sobre la ejecución del sistema, que incluye:

• Información de que se activo el sistema• Se realizó el seguimiento del software y es adecuado proyecto

– Explicación de los procesos de gestión a lo largo del proyecto,que obtuvo la confianza y laque obtuvo la confianza y lael respeto del cliente y alcanzó un mayor nivel de éxitocontinuo.

• Éstos se darán cuenta que no se trataba de un clientedifícil después de todo.

Al cierre del proyecto (5)

• Debido a que el AP tiene el hábito de documentar loque aprende de cada proyecto, esto le ha permitidoponer a punto sus habilidades.

• Sus superiores:– Le atribuyen el hecho de que haya respeto y admiración de– Le atribuyen el hecho de que haya respeto y admiración de

su equipo a su actitud positiva y de generosidad.

– Deciden promover al AP y le solicitan que se dedique aenseñar a otros AP de la empresa sobre:• métodos de gestión de proyectos, en particular las actividades en

torno a cierre de proyectos.

Documentación del administrador del proyecto

• PARA:

– Desarrolladores

– Administradores

• QUE CONTENGA:

– Éxitos del proyecto

– Fallas del proyecto

Se debe crear un documento de lecciones aprendidas

– Usuarios

– Otros participantes

– Fallas del proyecto

– Mejores enfoques

– Consejos para futurosgestores de proyectos

Luckey & Philliphs, Software Project Management for dummies, Capítulos17