GUIA PARA ELABORAR UN PROYECTO DE INTERVENCION EN MEJORA CONTINUA DE

LA CALIDAD, POR EQUIPOS DE TRABAJO AUTOGESTIONADOS (Círculos de Calidad)

Dr. Robinson Rodríguez HerreraEx becario Universidad de Tohoku – Sendai - Japón

1. Debe esta en concordancia con las políticas y necesidades de la organización

2. Debe ubicarse en el área de conocimiento y competencia del equipo de trabajo que va a elaborarla

3. El equipo de trabajo debe tener la potestad de trabajar y tomar decisiones sobre la marcha, además de comprometerse a autoevaluar su desempeño

4. Elegir un proceso o subproceso donde existan oportunidades de éxito

5. Documentar las evidencias de la situación actual 6. Establecer una meta y un cronograma de trabajo, según

un plazo razonable para su evaluación7. Crear un plan de trabajo y ponerlo en marcha

� Si partimos de que se va a trabajar sobre un proceso o subproceso, que es familiar al equipo de trabajo, para obtener mejores resultado de los que actualmente se obtienen, se recomienda incluir en el título alguna de las siguientes palabras:

� MEJORA� OPTIMIZACION� DISMINUCION DE … - Ejemplos:

Mejoramiento en la calidad del proceso de diferenciación de los medicamentos

inyectables con apariencia similar, para garantizar la seguridad del paciente en los

servicios del área de medicinas.

Hospital MéxicoSan José, Costa Rica

Junio 2010

002-2010-EPQI-PNSP

MEJORAMIENTO EN EL PROCESO DE PREVENCIÓN DE INFECCIONES

NOSOCOMIALES DEL SERVICIO DE MEDICINA INTERNA, MIXTO, HOSPITAL

CARLOS LUIS VALVERDE VEGA

COSTA RICAJUNIO 2010

005-2010- EPQI

EPQIMEJORAMIENTO PARTCIPATIVO

DE LA CALIDAD BASADO EN EVIDENCIAS

“Mejoramiento del proceso de “Mejoramiento del proceso de “Mejoramiento del proceso de “Mejoramiento del proceso de dispensación en la ventanilla de Atención dispensación en la ventanilla de Atención dispensación en la ventanilla de Atención dispensación en la ventanilla de Atención Preferencial en el despacho de Farmacia ”Preferencial en el despacho de Farmacia ”Preferencial en el despacho de Farmacia ”Preferencial en el despacho de Farmacia ”

Servicio de Farmacia, Hospital Dr. Fernando Escalante Pradilla

Caja Costarricense del Seguro Social

Pérez Zeledón, San José, Costa Rica

Mayo 2010

008-2010-EPQI-PNSP

Mejoramiento del Proceso de Solicitud de Análisis de Laboratorio Clínico en el

Hospital Nacional de Niños

Laboratorio Clínico

Hospital Nacional de Niños

Dr. Carlos Sáenz Herrera

San José-Costa Rica Julio-Agosto 2010

EPQI 001.2010 PNSP – (21.09.10)

� En este capitulo presentamos nuestra organización ante los lectores del trabajo, que posiblemente no van a estar enterados de nuestras características.

� Es fundamental que con la menor cantidad de palabras queden claros para el lector las siguientes características de nuestra organización, finalizando en el área específica donde vamos a realizar el plan de mejoramiento. � Ser breves, concretos y específicos

� (como una tarjeta de presentación)

1. Nombre de la organización2. Ubicación geográfica: zona, región, provincia o

estado, país.3. Tipo de organización y grado de

especialización o complejidad: hospital, clínica, dispensario.

4. Población a la que presta el servicio (directa o indirecta)

5. Datos del área donde se planea realizar el proyecto

NUESTRA ORGANIZACIÓN

El Hospital Dr. Tomás Casas Casajusestá ubicado en la Provincia:Puntarenas; Cantón: Osa; Distritoprimero: Ciudad Puerto Cortés, Ojode agua. Es un Hospital tipo 1.

Cuenta con cuarenta camas, cincoespecialidades Médicas, ConsultaExterna, Clínica de Úlceras y nueveservicios de apoyo.

El Servicio de Gineco-obstetricia constade dieciséis camas, el personal acargo son cinco Obstetras, ochoauxiliares de enfermería, seisasistentes de pacientes, elconsultorio de lactancia materna seencuentra ubicado en el módulo dematernidad.

� En este apartado de declaran los nombres y cualidades de las personas que participan en el equipo de trabajo que tendrá a cargo el proyecto de intervención.

� Idealmente todas deben ser parte del lugar y proceso de trabajo que se pretende intervenir y mejorar

� En caso de que el equipo sienta que requiere apoyos adicionales, puede crearse un EQUIPO AMPLIADO

Equipo de trabajo: Lic. Víctor Hidalgo Vásquez. Educador:

vctorhidalgo@yahoo.es

Licda. Nuria Madrigal SotoTrabajadora Social:

nuriasilvia10@yahoo.es

Lic. Sócrates Orozco ConstantiniNutricionista:

sorozco@ccss.sa.cr

Lic. Luis Fernando Varela GonzálezEducador.

luis.varelagonzalez@hotmail.com

Lic. Guillermo Villarreal GuadamuzContador:

Guivilla@hotmail.com

Instructor

Dr. Robinson Rodríguez Herrera

Coordinadora

Master. Adelaida Mata Solano

Apartado postal: 261-3000-MEP

� Para esta tarea, el equipo de trabajo debe reunirse y exponer los diversos temas, que les conciernen, y que podrían abordarse, basados en sus experiencias diarias y tomando muy en cuenta las necesidades de los clientes.

� En este paso es vital definir quienes van a ser nuestros clientes (los beneficiarios de las acciones) y que tipo de calidad ellos requieren.

� Algunas herramientas que podemos utilizar en este paso son las siguientes:

� 1- Lluvia de ideas� 2- Grupos focales� 3- Resultados de encuestas

a los clientes, reporte de incidentes.

� 4- Resultados de evaluaciones de la calidad del producto o servicio

� 5- Matriz de selección del tema.

MATRIZ DE SELECCIONTEMA RELEVANCIA FACTIBILIDAD EFICACIA IMPACTO COSTO TOTAL

Motivación a todo el personal 8 8 4 6 -4 22

Capacitación Lactancia Maternaperiódicamente

8 8 8 8 -4 28

Conocimiento de políticas y normas 6 6 4 6 -2 20

Técnicas de amamantamiento 4 6 6 8 -2 22

� Con las palabras propias del equipo de trabajo, expresar en un párrafo el por que consideran prioritario y realizable para ellos ese tema.

• El equipo de trabajo considera de importancia para lacalidad y seguridad del paciente, el mejorar procesos deatención en el Hospital de Día de la población deadscripción directa con necesidades especiales talescomo: síndrome de inmovilización avanzada, adultomayor frágil, sin redes de apoyo familiar,

• a través del desarrollo de la hospitalización domiciliar,buscando para ellos una mayor calidad de vida yreduciendo los costos institucionales.

Justificación

� Si el equipo de trabajo realmente es experto y sabe sobre el tema y el proceso, entonces esta en sus manos el construir un flujogramadetallando los pasos del mismo.� Esto facilita su análisis e interpretación.� Facilita el detectar áreas críticas y oportunidades

de mejora� Facilita diseñar las metas� Facilita la construcción del plan de mejora� Puede ser simple o elaborado, según el tipo de

proyecto que se trate

Responsable SecretariaMédico Hospital

de Día

Equipo

InterdisciplinarioPaciente/Familia Transporte

Actividad

1Recepción de Referencia

o Interconsulta

2

Valoración de

Referencia/Interconsulta:

¿amerita atención en

Hospital de Día y

Hospitalización

Domiciliar?

3Contrarreferencia al

primer nivel

4

Indicación de rechazo en

expediente en caso de

paciente

hospitalizado/egreso

5

Programación de caso

para Sesión de Hospital

de Día

6Demoras por casos

acumulados

7 Sesión Semanal

8

Programación de primera

visita al

paciente/subsecuente

9

Demora para visita

(gestión de transporte,

logística)

10 Traslado del Equipo

11Visita de hospitalización a

domicilio

Mapa de proceso: Hospitalización domiciliar

SÍNO

NO

Responsable SecretariaMédico Hospital

de Día

Equipo

InterdisciplinarioPaciente/Familia Transporte

Actividad

1Recepción de Referencia

o Interconsulta

2

Valoración de

Referencia/Interconsulta:

¿amerita atención en

Hospital de Día y

Hospitalización

Domiciliar?

3Contrarreferencia al

primer nivel

4

Indicación de rechazo en

expediente en caso de

paciente

hospitalizado/egreso

5

Programación de caso

para Sesión de Hospital

de Día

6Demoras por casos

acumulados

7 Sesión Semanal

8

Programación de primera

visita al

paciente/subsecuente

9

Demora para visita

(gestión de transporte,

logística)

10 Traslado del Equipo

11Visita de hospitalización a

domicilio

Mapa de proceso: Hospitalización domiciliar

SÍNO

NO

� Buscar los datos estadísticos actuales.� Hacer encuestas u hojas de chequeo� Realizar una auditoria para analizar la

situación� Consultar a expertos� Consultar a los clientes� Realizar una reunión de consenso del

equipo para analizar la información� Definir el problema en términos objetivos,

medibles

M F M F M F M F M F M F M F M F M F M F M F M F M FMedicina Hombres 339 8 7 1 3 2 21 0

Medicina Mujeres 294 3 1 7 1 5 3 0 20

Medicina 2 207 190 1 1 1 1 2 2

Cirugía Hombres 741 2 2 1 11 5 21 0

Cirugía Mujeres 644 5 11 0 16

Ginecología 901 1 1 12 1 0 15

Obstetricia 2485 3 0 3

Neonatología 223 192 0 0

Pediatría 498 397 1 1 0

2008 5103 10 3 0 1 10 14 2 1 3 7 0 0 13 26 5 0 2 0 0 0 0 4 45 56

5%5 213 0 391 24 3 10

TOTAL 7111

ITGI SNC TOTALITU I I A IHQOSTEOMIE

LITISEndom

SITIOSERVICIO

EGRESOS IVRI IVRS P y TBBACTE REMIA

2% 0%0 101

100%4%4

INFECCIONES 101

Porcentaje 3% 10% 0%13% 1% 24% 39%

PACIENTES INFECTADOS 89EGRESOS 7111

Gráfico . Servicios con mayor incidencia de pacient es infectados durante el primer semestre del 2006,

Hospital San Rafael de Alajuela.

0

10

20

30

40

50

60

70

80

Medicinas Cirugías Ginecología Otros servicios

Servicio

Núm

ero

de c

asos

0

10

20

30

40

50

60

70

80

90

100

Fre

cuen

cia

acum

ulad

a

DEFINICIÓN DEL PROBLEMA

0,57% de los medicamentos

dispensados en la Farmacia de la

Consulta Externa presentan

riesgo por incidentes en la

dispensación.

En términos numéricos

� Basados en los datos obtenidos y analizados por el equipo.

� Basados en los recursos reales disponibles� Definir cual será el incremento o mejora que

se trabajara para alcanzar.� Definir el tiempo, no mayor de seis meses

para evaluar si esa mejora se ha alcanzado� Definir el estado actual y el estado a

alcanzar con indicadores numéricos

Determinación de la brecha

Período de 3 meses

A lo sumo un 20% los pacientes de Hospital de Día que califican para el Programa de

Hospitalización Domiciliar y no reciben el servicio

Fuente: elaboración propia

Diagrama 1

Un 33% de los pacientesactuales de Hospital de Díaque califican para el Programade Hospitalización Domiciliarno reciben el servicio

Implementación de unproceso normalizado

En un plazo de tres mesesEn futuros ciclos de mejora se reducirá aún mas esta brecha.

� En términos realistas y del consenso del grupo de trabajo.

� Debe especificar los plazos para cada una de las etapas

� Sensible de ser consultado según se avanza en el proyecto

� Adaptable a los siguientes ciclos de mejora

Actividades

Meses

Abril Mayo Junio Julio Agosto Setiembre

Semanas 1 2 3 4 1 2 3 4 5 1 2 3 4 1 2 3 4 5 1 2 3 4 1 2 3 4

Inicio del proyecto

Análisis de causas

Análisis de soluciones

Presentación de resultados

Documentación y presentación del trabajo final.

Desarrollo del proyecto

Evaluación del proyecto y elaboración del informe final.

Información a las jefaturas regionales

� El equipo de trabajo se reúne para estudiar las posibles causas que identifican sobre el origen o particularidades del comportamiento del problema.

� Estas causas, especialmente las causas últimas o raíces, les servirán para elaborar un plan de intervención basado en herramientas lógicas

� Algunas herramientas que pueden utilizarse para este fin son las siguientes:

� Diagrama causa efecto (espina de pescado)

� Árbol de causas� Lluvia de ideas

estructurada y enfocada a la identificación de causas

70% del personal de gineco-obstetricia necesita capacitación en lactancia materna

EDUCACION PERSONAL

Deficiente coordinación

Falta de un programa educativo

Incumplimiento de políticas

Inadecuado selección del personal

Sustitución por necesidad del hospital

Falta de motivación

incentivos

No se han asignadoDesinterés

Falta tiempoResponsabilidad personal

RECURSOS INSTITUCION

Presupuesto

Inexistencia gestión y planificación

Material didáctico

Deficiente información

Gestión mal canalizada

Distribución de personal

Inadecuada planificación

Falta de un programa educativo

Incumplimiento de políticas y normas

Involucramiento de las partes

Compromiso

Desinterés

Desconocimiento de la importancia de la capacitación

� Conociendo las causas raíces podemos hacer un plan efectivo que aborde el problema desde su base.

� El grupo de trabajo se reúne y desarrolla de forma participativa el plan de medidas.

� Algunas herramientas que podemos utilizar en este paso son:

� Lluvia de ideas

� Matriz de afinidad

� Matriz de decisión

� Diagrama de árbol de soluciones

Luego el plan se elabora en una matriz

SOLUCIÓN/IMPLEMENTACIÓN

Medidas secundarias Medidas terciariasMedidas primarias

Fortalecer recurso humano

Reingeniería de procesos

Mejorar clima laboral

Programa de capacitación

Asesoría Psicológica

Inducción personal nuevo

Fortalecer Direcciónde los procesos

Dar estabilidad alcoordinador

Establecer perfildel coordinador

Replantear proceso de dispensación

Crear comisión de calidad

No rotar coordinador

Capacitación del coordinador

Definir funciones

Identificar competencias

Establecer parámetros de desempeño

Establecer líneas de autoridad

Par

a di

smin

uir l

os in

cide

ntes

de

disp

ensa

ción

ACTIVIDAD QUÉ QUIÉN DÓNDE CUÁNDO PORQUÉ CÓMO

Educación incidental

Información por mediosaudiovisuales

Informar sobre la definición de sintomático respiratorio por riesgo de tuberculosis y concienciar sobre un abordaje oportuno

Informar sobre la definición de sintomático respiratorio por riesgo de tuberculosis

Comisión de TBAuxiliares de enfermeríaEnfermerasMédicos

Comisión de TBMédicos de urgencias.Auxiliares de enfermeríaEnfermeras

Servicio de Urgencias Hospital Tony Facio Castro

Servicio de Urgencias Hospital Tony Facio Castro

Abril, 2008

Abril 2008

Se necesita iniciar el registro de sintomáticos respiratorios que puedan ser referidos para su atención oportuna

Se necesita iniciar el registro de sintomáticos respiratorios que puedan ser referidos para su atención oportuna

Educación individualizadaCharlaEntrega de panfletos o artículos médicos resumidos.

Colocación de afiches en lugares estratégicos

� Dentro del plazo acordado por el grupo de trabajo en el cronograma de trabajo, se realiza una autoevaluación de:

� los logros obtenidos

� Las dificultades encontradas

� Las posibles soluciones

� La posibilidad de estandarizar las buenas prácticas que han resultado exitosas

� El grupo de trabajo se reúne y evalúa los avances obtenidos al final del plazo propuesto

� Realiza una presentación a las personas involucradas en el proyecto y a los posibles patrocinadores internos y externos.

� Se propone que los logros pasen a ser parte del estándar de trabajo.

� Vuelven a iniciar el proceso de mejora o se continua con los siguientes aspectos a implementar, anotados en la matriz de selección de temas.

Identificación del problema

Revisión de la práctica (Evaluación y monitorieo)

Presentación de resultados a los responsables

Desarrollo de soluciones

Análisis del problema

� ¿Qué tipo de calidad se quiere?

� ¿Para quién es la calidad?