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CARTILLA INSTRUCTIVA CARTILLA INSTRUCTIVA

DE DE

GESTIN DOCUMENTALGESTIN DOCUMENTAL

La lucha del hombre contra el poder es la lucha de la memoria contra el olvido M. Kundera (1996) pg. 10, El Libro de la Risa y el Olvido.

MEMORIA MEMORIA COLECTIVACOLECTIVA

PATRIMONIO DOCUMENTALPATRIMONIO DOCUMENTAL

VALOR HISTVALOR HISTRICO Y RICO Y CULTURALCULTURAL

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QUQU ES LA GESTIES LA GESTIN N DOCUMENTAL? DOCUMENTAL?

OBJETIVOS:OBJETIVOS:Con la presente cartilla, se busca: Sensibilizar y concretizar a los funcionarios de la Alcalda Local de Suba

sobre el manejo y administracin de los archivos, enmarcado en el marco de los procesos que se estn adelantando de gestin documental.

Establecer los lineamientos elementales para la organizacin y actualizacin de los documentos que conforman los archivos de gestin, centrales e histricos de la Alcalda Local de Suba.

Conjunto de actividades administrativas y tcnicas tendientes a la planificacin, manejo y organizacin de la documentacin producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilizacin y conservacin.

Norma Tcnica De Calidad En La Gestin Publica NTCGP 1000:2004 ; pg. 9.

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Por quPor qu la necesidad de implementar la Gestila necesidad de implementar la Gestin n Documental en la AlcaldDocumental en la Alcalda Local?a Local?El 20 de diciembre se 2006, se expide el Decreto 514 de 2006, en el cual obliga a que cada Entidad Pblica ha de tener un Subsistema Interno de Gestin Documental y Archivos (SIGA) como parte

del Sistema de Informacin Administrativa del Sector Pblico.

A partir de este Acto Administrativo el Archivo de Bogot, conjuntamente con la Secretaria de Gobierno de la Alcalda de Bogot, han unido esfuerzos para apoyar a las administraciones locales, en la Gestin Documental. Dicha voluntad se ha materializado en el proyecto 362 Fortalecimiento a la Gobernabilidad Local, () cuyo objetivo es corregir las debilidades en la administracin de documentos que han sido detectadas en las administraciones locales, ()[1]

[1] Informe sobre el Estado de la Gestin Documental en la Localidad de Suba, Archivo de Bogot, noviembre 30 de 2006, pg 3.

QuQu importancia tiene importancia tiene la Gestila Gestin Documental?n Documental?Es importante para los procesos administrativos, ya que proporciona

informacin para las actuaciones administrativas en la Alcalda Local de Suba. De acuerdo al manejo que se le d a la informacin documental, depender enormemente el xito de la administracin en resolver los problemas socialmente relevantes de la comunidad.

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CuCul es el l es el Marco Legal de Marco Legal de

la Gestila Gestin n Documental?Documental?

Es conveniente realizar una ubicacin normativa, acerca de la gestin documental y de cmo se esta llevando el proceso desde el nivel nacional hasta el subnacional, para este caso es menester enfocarse en el nivel distrital. Se tiene como precedente que la Ley General de Cultura (Ley 397 de 1997), establece la importancia de la Documentacin como patrimonio cultural de la Nacin.

De tal modo que los bienes y patrimonios culturales, en cuanto a su manejo son responsables los entes territoriales; a su vez se establece que las bibliotecas departamentales, regionales, distritales y municipales, se encuentran autorizadas para ser depositarias del patrimonio bibliogrfico, hemerogrfico y documental (ver Ley 397 de 1997, artcs, 8 y 12).

Sin embargo tres aos antes, la Junta Directiva del Archivo General de la Nacin, expide mediante el Acuerdo 07 de 1994, el Reglamento General de Archivos. Que ante la necesidad de controlar, estos patrimonios documentales, se requiri homogenizar la normatividad y dems disposiciones al respecto.

En consecuencia con la Ley General de Archivos, 594 de 2000 se procedi a conformar el Sistema Nacional de Archivo, en donde entran todos los archivos de las entidades territoriales.

La asistencia tcnica para estos archivos estar a cargo de los Consejos Territoriales de Archivos. Estos consejos tomarn medidas administrativas, en torno a su correcto manejo y sancionar en los casos en los cuales no se apliquen las medidas concernientes a la gestin documental (ver Ley General de Archivos, 594 de 2000, articulado 5,6 y 35).

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CuCul es el Marco Legal de la l es el Marco Legal de la GestiGestin Documental?n Documental?

Posteriormente con el Acuerdo 39 de 2002, se establece una regulacin al procedimiento de elaboracin y aplicacin de las Tablas de Retencin Documental en consecuencia con el artculo 24 de la Ley General de Archivos.

Para el ao de 2003, el gobierno distrital adopta la estructura interna de la Secretaria de Gobierno Distrital; mediante el Decreto Distrital 331. Con base en este, se crea la Direccin del Archivo Distrital de Bogot, la cul establecer las polticas y reglas en lo que se refiere a la funcin archivstica en el Distrito, en otras palabras se consolida como un ente rector.

Luego con el Decreto Presidencial, 4124 de 2004 se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos. A su vez en el mismo ao se expide el Decreto 173 distrital, en el que se reglamenta la conservacin del patrimonio hemerogrfico, bibliogrfico y documental de Bogot D.C.En el ao de 2006 se crea entonces el Consejo Distrital de Archivos de Bogot, como rgano asesor, mediante el Decreto 475 de 2006. Y en el Decreto 516 del mismo ao, el distrito requiere que cada Entidad Pblica a nivel distrital, conforme un Subsistema Interno de Gestin Documental y de Archivos, denominado SIGA.De acuerdo a lo anteriormente expuesto, es notable que la normatividad al respecto es reciente y por ende desde el ao 2006 se han tomado acciones para su aplicacin.

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Cul es el Marco Legal de la Gestin Documental?

SISTEMA NACIONAL DE SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS DE COLOMBIAARCHIVOS DE COLOMBIA

CONSEJO DIRECTIVO DELARCHIVO GENERAL DE LA

NACIN

SISTEMA DE ARCHIVOS SISTEMA DE ARCHIVOS DE LA ADMINISTRACIDE LA ADMINISTRACIN DISTRITALN DISTRITAL

(SAAD)(SAAD)

SISTEMA DE INFORMACISISTEMA DE INFORMACIN DE LA ADMINISTRACIN DE LA ADMINISTRACINNPPBLICABLICA

DIRECCIN DEL ARCHIVODISTRITAL DE BOGOT

SUBSISTEMA INTERNO DE GESTISUBSISTEMA INTERNO DE GESTIN N DOCUMENTAL Y DE ARCHIVOSDOCUMENTAL Y DE ARCHIVOS

(SIGA)(SIGA)

SECTOR CENTRALSECTOR CENTRAL

SECTOR DESCENTRALIZADOSECTOR DESCENTRALIZADO

SECTOR LOCALIDADESSECTOR LOCALIDADES

SECTOREMPRESAS DE SERVICIOSSECTOREMPRESAS DE SERVICIOSPPBLICOS DOMICILIARIOS BLICOS DOMICILIARIOS

PPBLICAS O MIXTASBLICAS O MIXTAS

PERSONAS DE DERECHO PRIVADO PERSONAS DE DERECHO PRIVADO QUE CUMPLEN QUE CUMPLEN

FUNCIONES PFUNCIONES PBLICAS EN EL DISTRITO CAPITALBLICAS EN EL DISTRITO CAPITAL

CONSEJO DISTRITAL DE ARCHIVOSDE BOGOT

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PROCESOS ARCHIVPROCESOS ARCHIVSTICOSSTICOS

TABLAS DE RETENCITABLAS DE RETENCIN N DOCUMENTAL (TRD)DOCUMENTAL (TRD)

VENTAJAS DE LA VENTAJAS DE LA APLICACIAPLICACIN DE N DE

(TRD)(TRD)

Los procesos archivisticos se resumen en tres: Actualizacin de la Tabla de Retencin Documental, Organizacin fsica del archivo, la aplicacin de las Tablas de Retencin Documental y la transferencia de los archivos.

Es una herramienta de tipo archivstico que facilita en nuestras oficinas la organizacin de los archivos, determinar un tiempo de permanencia de los documentos en el archivo de gestin, en el archivo satlite y por ltimo darle un destino final a nuestros documentos, en esta herramienta se registran las series, subseries y sus tipos documentales.

Responsabilizar el manejo de documentos

Racionalizar la produccin documental

Facilitar el control y acceso a los documentos

Facilita la seleccin y conservacin de los documentos histricos

Facilita la transferencia de los documentos al archivo central

Sirve de apoyo para la racionalizacin de los procesos administrativos

Facilita el Manejo Integral de los documentos

Controla la produccin y tramite de los documentos

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ORGANIZACIORGANIZACIN FN FSICA SICA DEL ARCHIVODEL ARCHIVO

Consiste en separar los documentos que corresponden a las series y/o subseries que se encuentran reflejadas en las TRD de la dependencia correspondiente.

Las que no estn reflejadas se deben incluir. Es importante tener en cuenta que en el Archivo de Gestin deben quedar las SERIES Y/O SUBSERIES DOCUMENTALES reflejadas en las TRD y codificadas de acuerdo al Sistema de Series y Subseries aprobadas en la Alcalda.

SERIE DOCUMENTALSERIE DOCUMENTALConjunto de documentos de tipo homogneo que hacen referencia a un mismo asunto o tema los cuales son reunidos y mantenidos por las dependencias las cuales tienen como responsabilidad su custodia

SUBSERIE DOCUMENTALSUBSERIE DOCUMENTALEs una divisin hecha a algunas series por razones de funcionalidad, volumen de documentos y por tener tipos documentales con contenidos diferentes a su estructura original.

TIPO DOCUMENTALTIPO DOCUMENTALTipos documentales: es la unidad mnima donde se registra informacin la cual hace parte de una serie o subserie de una oficina o dependencia.

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ORGANIZACIORGANIZACIN FN FSICA DEL SICA DEL ARCHIVOARCHIVO

En este sistema las unidades archivsticas estn conformadas por una carpeta yute, tamao carta, en donde son legajados los tipos documentales con ganchos plsticos, el cual permite adicionar documentos, con pliegues adicionales o dobleces que permiten ampliar su capacidad. Las unidades de conservacin no pueden exceder de 150 folios

Al abrir las carpetas en su oficina tenga en cuenta el nombre y cdigo de la serie documental que se encuentra en el Sistema de Clasificacin aprobado en la Alcalda y sus TRD

Recuerde que debe archivar todos los documentos de un mismo asunto o tema en el orden de procedencia o sea, como se generaron y en el orden cronolgico.

No lleve o archive folios o documentos de temas diferentes, recuerde que la correspondencia pertenece al asunto especfico, no genere carpetas de solo correspondencia, ni interna ni externa.

Recuerde que para ciertos grupos documentales debe conservar losantecedentes y sus soportes que estn firmados y correspondan a decisiones consolidadas. No guarde borradores o documentos de trabajo, tampoco invitaciones, sobres, stickers, o dems documentos sin valor

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ORGANIZACIORGANIZACIN FN FSICA SICA DEL ARCHIVODEL ARCHIVO

Tenga En Cuenta Que Debe Introducir El Gancho De Arriba Hacia Abajo, Los Documentos Deben Estar Alineados En La Parte Superior, No En El Centro, Por Lo Que Debe Tomar Como Base Una Hoja De Tamao Oficio.

Plan de

servicio

requerido

Solicitud

de

servicio

Orden de

servicio Plan de servicio requerido

Solicitud de servicioOrden de servicio

Ejemplo: Organizacin Interna de un expediente

Serie: ACUERDOS DE SERVICIOS