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100 CAPITULO IV PROPUESTA: DE UN MODELO DE AUDITORIA DE GESTION PARA EVALUAR LAS OPERACIONES DEL PROGRAMA DE AGRICULTURA PASOLAES, UBICADO EN EL DEPARTAMENTO DE LA LIBERTAD, CON COBERTURA A NIVEL NACIONAL. 1. GENERALIDADES DE LA PROPUESTA PASOLAES, es una entidad de apoyo a la agricultura sostenible en laderas de El Salvador, la cual no posee un modelo de auditoria de gestión para evaluar sus operaciones. Debido a esto, el presente capítulo propone un modelo de auditoria de gestión, por medio del cual se pueda realizar la evaluación integral de las operaciones en base a un análisis funcional de todas las áreas del programa. El modelo se compone en cuatro etapas, las cuales son desarrolladas con procedimientos técnicos. La primera etapa comprende; el análisis interno y externo del entorno del programa, en la segunda etapa se efectúa la planeación del trabajo de auditoria, la tercera etapa presenta el desarrollo de la planeación de auditoria, y en la cuarta etapa se elaboran los informes de auditoria y la comunicación de resultados. La finalización del modelo consiste en desarrollar el plan de implementación. El modelo propuesto aporta un valor agregado al programa, en el sentido que se sugiere a la administración, incorporar a la actual estructura operativa, la unidad de auditoria interna (Ver Anexo), con la cual se disminuirá el riesgo que actualmente presenta la ausencia de la unidad interna que evalúe de manera eficaz la gestión del programa. La propuesta esta dirigida a la administración de PASOLAES, por lo que este capítulo IV sugiere la implementación del modelo de auditoria de gestión y la creación del perfil del auditor.
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CAPITULO IV
PROPUESTA: DE UN MODELO DE AUDITORIA DE GESTION PARA EVALUAR LAS OPERACIONES DEL PROGRAMA DE AGRICULTURA PASOLAES, UBICADO EN EL DEPARTAMENTO DE LA LIBERTAD, CON COBERTURA A NIVEL NACIONAL. 1. GENERALIDADES DE LA PROPUESTA PASOLAES, es una entidad de apoyo a la agricultura sostenible en laderas de El
Salvador, la cual no posee un modelo de auditoria de gestión para evaluar sus
operaciones. Debido a esto, el presente capítulo propone un modelo de auditoria de
gestión, por medio del cual se pueda realizar la evaluación integral de las
operaciones en base a un análisis funcional de todas las áreas del programa.
El modelo se compone en cuatro etapas, las cuales son desarrolladas con
procedimientos técnicos. La primera etapa comprende; el análisis interno y externo
del entorno del programa, en la segunda etapa se efectúa la planeación del trabajo
de auditoria, la tercera etapa presenta el desarrollo de la planeación de auditoria, y
en la cuarta etapa se elaboran los informes de auditoria y la comunicación de
resultados. La finalización del modelo consiste en desarrollar el plan de
implementación.
El modelo propuesto aporta un valor agregado al programa, en el sentido que se
sugiere a la administración, incorporar a la actual estructura operativa, la unidad de
auditoria interna (Ver Anexo), con la cual se disminuirá el riesgo que actualmente
presenta la ausencia de la unidad interna que evalúe de manera eficaz la gestión del
programa. La propuesta esta dirigida a la administración de PASOLAES, por lo que
este capítulo IV sugiere la implementación del modelo de auditoria de gestión y la
creación del perfil del auditor.
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2. OBJETIVOS DE LA PROPUESTA
2.1. Objetivo General Proponer un modelo de auditoria de gestión que evalúe las operaciones del
programa PASOLAES, ubicado en el departamento de La Libertad con cobertura a
nivel nacional, que contribuya al fortalecimiento de sus controles.
2.2 Objetivos Específicos
2.2.1 Determinar la importancia, justificación y alcance del modelo de auditoria de
gestión, para evaluar las operaciones del programa PASOLAES.
2.2.2 Diseñar un plan de implementación del modelo de auditoria de gestión, como
instrumento de apoyo, al programa de agricultura PASOLAES.
2.2.3 Diseñar un esquema del modelo de auditoria de gestión, con procedimientos
técnicos que permitan alcanzar los objetivos.
3. IMPORTANCIA DEL MODELO El modelo a presentar da respuesta a la necesidad e importancia de mejorar el
control de las operaciones del programa. El modelo esta diseñado de acuerdo a la
investigación realizada en las áreas de gestión del financiamiento, coordinación y
consultoría técnica, con procedimientos y pasos a seguir que contribuyan a la toma
de decisiones.
Además la importancia del modelo radica en la necesidad de crear una unidad de
auditoria, que evalúe constantemente las operaciones del programa PASOLAES. En
102
base a los resultados de las entrevistas realizadas a los responsables de la
administración del programa PASOLAES en el capítulo III, en el cual se identificó
que el programa no cuenta con una unidad de auditoria.
El modelo de auditoria de gestión debe ser implementado en la organización del
programa, de tal manera que permita la participación de todas las áreas, por lo que
se sugiere su aplicación como instrumento de control de la gestión, para evaluar las
operaciones del programa.
4. OBJETIVO DEL MODELO
Ser una herramienta que permita; evaluar y mejorar los controles de las operaciones
del programa, facilitando procedimientos y métodos para alcanzar los objetivos, con
seguridad, fiabilidad y transparencia.
A nivel estratégico el modelo incrementa la capacidad de generar información,
consolidando prácticas eficaces, eficientes y productivas, en las operaciones del
programa PASOLAES.
5. JUSTIFICACIÓN DEL MODELO Toda empresa u organización debe evaluar constantemente sus operaciones para
alcanzar sus objetivos y resultados trazados, por lo que es necesario implementar
técnicas de control que tengan como fin el hacer eficiente y eficaz todas las áreas.
La falta de un modelo de auditoria de gestión, así como la falta de la unidad de
auditoria en el programa PASOLAES, justifica la presente propuesta de un modelo
de auditoria de gestión. Se considera oportuno y conveniente adoptar dicho modelo,
el cual presenta técnicas y estrategias de evaluación de operaciones en las áreas de
gestión, como el área de administración, coordinación y consultoría técnica,
103
ayudando a fortalecer las operaciones con las cuales se puedan alcanzar los
objetivos del programa.
Para lo cual, el auditor deberá presentar en su informe, hallazgos y conclusiones
respecto de la magnitud y calidad de la gestión y su desempeño, así como en
relación a los procesos, métodos y controles internos específicos, cuya eficiencia y
eficacia considere que pueden mejorarse.
6. ALCANCE DEL MODELO
El modelo de auditoria de gestión es un instrumento para ser aplicado en todas las
áreas funcionales del programa PASOLAES; la utilidad del modelo radica en agilizar
el desarrollo de la evaluación del control interno en las operaciones del área
financiera, coordinación y consultoría técnica.
También es aplicable, en otros tipos de programas con similares características,
presentando de esta manera el alcance y la utilidad del modelo.
7. DESARROLLO DEL MODELO 7.1 Esquema del modelo
7.2 Etapas del modelo
7.1 Esquema del Modelo El esquema del modelo es la representación gráfica, que contiene las cuatro etapas
de forma general; los conceptos y procedimientos a desarrollar del modelo de
auditoria de gestión para evaluar las operaciones del programa PASOLAES.
104
ESQUEMA DEL MODELO DE AUDITORIA DE GESTION PARA EL PROGRAMA PASOLAES
Etapa I 7.2.1 Análisis situacional del
programa
7.2.1.1 Análisis externo. 7.2.1.2 Análisis interno 7.2.1.3 Examen preliminar
• Recurso humano asignado. • Identificación de áreas criticas. • Cuestionarios de Control Interno
Memorando de la planeación 7.2.2.1 Objetivos de la Auditoria 7.2.2.2 Evaluación de riesgos 7.2.2.3 Alcance de la auditoria. 7.2.2.4 Administración de la auditoria. 7.2.2.5 Programas de auditoria
7.2.3.1 Papeles de trabajo. 7.2.3.2 Matriz de papeles de trabajo. 7.2.3.3 Tipos de archivos.
7.2.4.1 Informes de auditoria. 7.2.4.2 Seguimiento a los informes de auditoria. 7.2.4.3 Seguimiento de evaluación del control interno
8.1 Objetivos. 8.2 Importancia. 8.3 Políticas de implementación 8.4 Responsables de la implementación. 8.5 Recursos a utilizar en la implementación. 8.6 Presentación y aprobación 8.7 Difusión y capacitación. 8.8 Ejecución 8.9 Presupuesto. 8.10 Cronograma
Etapa II 7.2.2 Planeación de la
auditoria de gestión
Etapa III 7.2.3 Ejecución de la auditoria
de gestión.
Etapa IV 7.2.4 Comunicación de
Resultados y seguimiento.
8. Plan de implementación.
RET
RO
ALI
MEN
TAC
ION
Fuente: Equipo de Trabajo.
105
7.2 Etapas del modelo
ESQUEMA ETAPA I
7.2.1 Análisis Situacional del Programa: La etapa I, denominada: Análisis Situacional del programa, cubre aquellos aspectos
importantes, que influyen en la creación de un panorama general, de la ejecución de
la auditoria de gestión, incluyendo las demandas y necesidades, que serán
conocidas por el equipo de auditoria responsable.
En esta etapa es fundamental, revisar la documentación legal y técnica prioritaria
para el programa, de manera que el equipo auditor se involucre con aquellos
aspectos claves de la organización; además es importante la visita de campo a las
zonas de trabajo o bien a las instalaciones del programa, pues esta etapa implica un
contacto con la realidad práctica de la organización, de manera que se pueda crear
un marco de referencia que fundamente la necesidad de crear el modelo y su
departamento de auditoria correspondiente en caso que no existiese.
En el análisis situacional del programa, se pretende alcanzar la totalidad de la
organización que será sujeta a la auditoria de gestión, y todas las actividades y
7.2.1
ANALISIS SITUACIONAL
DEL PROGRAMA
7.2.1.1 ANALISIS EXTERNO
7. 2.1.2 ANALISIS INTERNO
7.2.1.3
EXAMEN
PRELIMINAR
106
operaciones identificadas. El modelo de auditoria de gestión, medirá los distintos
niveles de eficiencia y eficacia, como también la utilización de los recursos. También
analiza aspectos como la misión, objetivos, políticas, controles financieros,
determinando si el organigrama de la entidad, es adecuado a las necesidades y
objetivos de la administración.
7.2.1.1 Análisis Externo El análisis externo, dentro del modelo de la auditoria de gestión, corresponde al
proceso lógico de evaluación técnica, de aquellos factores ajenos a las decisiones
internas del programa y la dirección que lo administra.
Antes de iniciar una auditoria, es indispensable realizar un análisis externo referente
a la entidad. Este análisis parte por evaluar el entorno y permite determinar;
oportunidades y amenazas que se advierten sobre el desempeño de la institución
auditada, por ejemplo: la continuidad del programa en relación al tiempo, su
durabilidad o extensión de acuerdo a los convenios firmados, es parte de los
razonamientos que se deben evaluar dentro de este proceso.
Existen factores que deben examinarse con detenimiento para desarrollar el modelo
de auditoria y lograr una mejor visión de las realidades del entorno del programa de
agricultura PASOLAES, por ejemplo las políticas ambientales y las políticas
relacionadas a la cooperación.
a) Políticas ambientales Las políticas ambientales, proporcionan lineamientos que fomentan el uso adecuado
de los recursos naturales, como: el agua, los bosques, los suelos en laderas, etc.
Esto con el objetivo de preservar los beneficios que brindan. Las políticas
ambientales también sirven como marco de referencia a las diferentes instituciones
cooperantes, para definir las líneas de acción sobre las cuales enmarcarán el aporte
107
financiero y técnico para contribuir a resolver los problemas regionales y locales.
Como ejemplo de algunas líneas de acción, basadas en el marco de la política
ambiental, podemos mencionar:
Manejo y Conservación de los suelos y agua (MCSA)
Implementación de sistemas de gestión ambiental y riesgo
Participación de la comunidad en la protección del medio ambiente
implementación de medidas que eleven los indicadores ambientales.
b) Políticas Económicas y Sociales
Las políticas económicas y sociales, presentan elementos que deben ser
considerados para conocer la dinámica, sobre la cual realizan las operaciones de la
entidad auditada; las acciones relacionadas con el medio ambiente, están vinculadas
a la actividad económica de un país, ya sea en detrimento o en aportes positivos a la
misma, como es el caso de agro turismo y el eco turismo en Costa Rica y que
actualmente, empieza a despuntar en nuestro país.
En la medida que un estado proponga políticas y normativas de bienestar a la
sociedad, se deberá garantizar la conservación del medio ambiente, como una de las
más importantes obligaciones y derechos de los habitantes.
Es por eso que al evaluar las medidas adoptadas por el estado, se puede referenciar
el nivel de trascendencia que la entidad auditada tendrá para los interesados en
conocer el resultado de la auditoria de gestión.
Algunas condiciones puntuales que se pueden analizar son:
Relaciones y condiciones de la cooperación en otros países
Políticas de crecimiento económico y su incidencia en el ambiente
Incidencia del tema ambiental en los presupuestos gubernamentales.
108
El programa PASOLAES, cuenta con apoyo de la Agencia de Cooperación Suiza
para el Desarrollo y con iniciativas de diversas entidades relacionadas, para lograr
mejores condiciones de vida de los pequeños agricultores que cultivan las laderas,
con apoyo técnico y financiero, para poder así fortalecer las oportunidades de
desarrollo sostenible.
Oportunidades:
Capacitaciones Técnicas
Alianzas de Cooperación
Actividades Agrícolas
Programas de Asistencia a los agricultores
Las políticas económicas y sociales no adecuadas, son obstáculos para realizar
convenios de cooperación con organismos internacionales, las cuales se vuelven una
amenaza para el programa de agricultura, como a otros tipos de programas.
En los últimos años los procesos de reformas estructurales llevados a cabo en el
país, como la privatización, la dolarización, el tratado de libre comercio, el ingreso de
empresas multinacionales y las políticas económicas de los últimos años, han dejado
a la agricultura en laderas, en un estado de abandono y amenazando la subsistencia
de sus pobladores.
PASOLAES consciente de esta situación, presenta ante organismos internacionales
y al gobierno local, la necesidad de contar con políticas de ejecución definidas y
realistas, que fortalezcan el desarrollo sostenible de las laderas, garantizando la
continuidad de este tipo de programas en el tiempo.
109
Amenazas: Políticas gubernamentales no adecuadas
Falta de alianzas de cooperación
Retiro de entidades miembros
Falta de políticas sobre la agricultura en laderas
La falta de recurso humano y financiero
7.2.1.2 Análisis Interno
El análisis interno le permite al auditor tener mayor conocimiento sobre las fortalezas y debilidades a las que se enfrenta el modelo de auditoria de gestión; entre los
elementos a considerar en el análisis tenemos recursos financieros, personal,
activos, infraestructura interna entre otros.
El análisis interno permite un estudio para conocer la cantidad y calidad de los
recursos con que cuenta el programa. Para realizar el análisis interno, deberá
aplicarse diferentes técnicas que permitan identificar la eficiencia y eficacia en las
operaciones de las diferentes áreas de PASOLAES.
Para el programa PASOLAES, se consideran como fortalezas para su desarrollo, los
aportes financieros sostenibles de parte de entidades internacionales para tal fin, y el
recurso humano asignado para llevar a cabo el trabajo encomendado.
El programa de agricultura sostenible en laderas de El Salvador a celebrado alianzas
de cooperación que permitan unir ideas y reflexionar sobre las condiciones de vida
de los productores de laderas con la colaboración del Ministerio de Agricultura y
Ganadería, desarrollando acciones en el ámbito local, en donde las entidades
miembros del grupo gestor ASEL (Agricultura Sostenible en Laderas) centran sus
esfuerzos estratégicos de corto, mediano y largo plazo.
110
Entre las fortalezas podemos mencionar:
Garantía de aportes financieros Sostenibles
Capacitación constante del Recurso Humano Asignado
Colaboración institucional y financiera de entidades miembros
Respaldo institucional del estado salvadoreño
Recursos tecnológicos
Alianzas de cooperación
El programa PASOLAES presenta debilidades en el control interno, debido a la falta
de la unidad de auditoria interna y la ausencia de herramientas de control como el
manual de auditoría de gestión; Es muy importante para el poseer controles internos
adecuados para el desarrollo de sus operaciones, para poder así; presentar
resultados confiables y transparentes. Podemos mencionar las siguientes
debilidades:
Ausencia de la unidad de Auditoria Interna
Vulnerabilidad de los controles internos
No cuenta con una estrategia de expansión definida
Recurso humano limitado para asignaciones de evaluación
7.2.1.3 Examen Preliminar La finalidad del examen preliminar es de obtener un conocimiento general del
programa, con el fin de identificar las áreas críticas, cantidad de personal asignado,
tiempo de ejecución, de tal forma que se pueda hacer una planeación eficaz,
eficiente y económica. El examen preliminar, esta basado en cuestionarios de
conocimiento para cada una de las áreas funcionales del programa.
111
ESQUEMA DEL EXAMEN PRELIMINAR PARA EL CONOCIMIENTO DEL PROGRAMA PASOLAES.
a. Recurso Humano asignado
Se considera importante el perfil del personal de auditoria para realizar el
examen inicial, a fin de conocer las áreas vulnerables o sólidas del programa
PASOLAES. El personal asignado para tal objetivo, serán los responsables de conducir la
ejecución de la auditoria, con la participación efectiva de los involucrados en el
proyecto, los cuales tendrán las herramientas necesarias para una
implementación eficiente del modelo de auditoria de gestión.
• Identificación del personal
El personal asignado debe sentirse comprometido e identificado plenamente
con los objetivos determinados.
a) Recurso Humano asignado para el conocimiento general del programa
• Identificación del personal idóneo
• Personal de auditoria asignado para el reconocimiento general del programa
c) Cuestionarios del control interno
b) Identificación de las áreas críticas
EXA
MEN
P
REL
IMIN
AR
112
Este grupo de profesionales, además de su capacidad, deben tener la
independencia necesaria con relación a la entidad objeto de la auditoria, a fin
de obtener mayor confianza de que su trabajo será ejecutado con total
imparcialidad.
• Personal de auditoria asignado
Se debe seleccionar al jefe de grupo y al supervisor, quienes tendrán la
máxima e integra responsabilidad de la auditoria de gestión a realizar.
Se predetermina de forma estimada el tiempo a invertir en cada una de las
etapas de la auditoria; considerando el número de horas-hombre que se va a
emplear por cada categoría, atendiendo el volumen y calidad de la información
a examinar, con limitantes potenciales y la influencia en la forma en que son
desarrolladas las etapas de la auditoria.
b. Identificación de las áreas críticas En el desarrollo del estudio general se profundiza en un conocimiento global
de PASOLAES y se determinan las áreas críticas. El objetivo en esta etapa, es
profundizar el estudio de cada una de las áreas o actividades definidas como
críticas.
Con ese objetivo, deberá obtenerse información acerca de las características
internas de cada una de ellas y de las externas que influyen significativamente
sobre las mismas. Con base a toda la información obtenida y al análisis
efectuado, el auditor determinará en forma jerarquizada las áreas o
actividades críticas, en las cuales deberá profundizar el análisis.
Los principales antecedentes a considerar para determinar las áreas críticas
son:
113
1. El resultado de la evaluación del control interno administrativo y de gestión.
2. El interés derivado de la administración en cuanto a:
• Requerimiento de la información de funcionarios de PASOLAES
• Importancia relativa de cada área, en cuanto a la naturaleza de sus
operaciones, su complejidad y los riesgos que involucra.
• Los resultados de otras auditorias.
• Las políticas adoptadas por la administración de PASOLAES.
Entre las áreas críticas se mencionan las siguientes:
Administración
Operaciones
Coordinación
Compras
c. Cuestionario de Control Interno
Los cuestionarios se basan en preguntas que deben ser contestadas, por los
funcionarios y personal responsable de las distintas áreas de gestión a
evaluar. Las preguntas son formuladas de tal forma que la respuesta
afirmativa indique un punto de debilidad, algunas preguntas probablemente no
resulten aplicables, en el caso se utilizará “N/A” no aplicable.
En el cuestionario no solo se limita a obtener un SI, NO ó NA, si no que se
trata de validar las respuestas y respaldarlas con documentación probatoria.
Para ello se han diseñado los siguientes cuestionarios de control interno de
acuerdo al programa:
114
Cuestionario de control interno. Nombre del programa: PASOLAES Área de Gestión: Conocimiento general de la ADMINISTRACION
N° Procedimientos Si No N/A Observaciones
1. Se cuenta con visión de PASOLAES
2. Se ha establecido la misión de PASOLAES
3 Se ha tomado en cuenta la misión como base para los objetivos del programa
4. Se encuentran documentos que respaldan los objetivos del programa.
5. Se han establecidos políticas para orientar las acciones del programa PASOLAES.
6. Se encuentran documentadas las políticas del programa.
7. Considera que los procedimientos administrativos contribuyen en la toma de decisiones.
8. Se ha establecido procedimientos de inventarios. 9. Se han establecidos niveles de autoridad. 10. Existen políticas de capacitación en las diferentes
áreas del programa.
11. Se da seguimiento a los informes de control de deficiencias del programa.
12. Cuenta el programa PASOLAES con documentos legales de constitución.
13. La planeación y la organización están relacionadas. 14. Se ha diseñado un organigrama de PASOLAES. 15. Se ha actualizado el organigrama. 16. Se cuenta con objetivos y metas por cada unidad Dirigido a: ___________________________________________________ Elaborado por: __________________________________________________ Fecha de realización: ______________
• De acuerdo a la figura del programa, quien ejerce la auditoria externa es COSUDE y como valor agregado se propone la creación de una unidad de auditoría interna.
115
Cuestionario de control interno. Nombre del programa: PASOLAES Área de Gestión: Control interno de la ADMINISTRACION. N° Procedimientos Si No N/A Observaciones
1. Existe un proceso de planeación en función de los objetivos del programa PASOLAES
2. Cuenta el programa con planes estratégicos para todas las áreas funcionales.
3 Posee presupuestos en función de gastos e ingresos del programa
4. Utiliza la administración los presupuestos para analizar las variaciones
5. Se cuenta con políticas para desarrollar los procedimientos.
6. Se aplican los procedimientos. 7. Tienen independencia los responsables de la toma de
decisiones.
8. Se mide el desempeño de la administración. 9. Existe un grupo o entidad de gestión para la
asignación de fondos internacionales.
10. Se realiza la gestión financiera con procedimientos establecidos.
11. Los presupuestos son preparados por personal que tiene conocimiento de la operatividad de cada área.
12. Existe un proceso de planeación financiera para medir los resultados del programa.
13. Se cuenta con un sistema contable por áreas de gestión.
14. El sistema contable está acorde a las necesidades del programa.
15. Existen cuentas bancarias a nombre de PASOLAES para depositar los fondos asignados.
16. Se elabora informe financiero de parte de la administración.
17. Existe auditoria externa para el programa 18. Se cuenta con un flujo de efectivo mensual. Dirigido a: ____________________________________________________ Elaborado por: ___________________________________________________ Fecha de realización: ______________
116
Cuestionario de control interno.
Nombre del programa: PASOLAES Área de Gestión: OPERACIONES N° Procedimientos Si No N/A Observaciones
1. Existe manual de segregación de funciones para el área de operaciones.
2. Las operaciones de desarrollo se realizan de acuerdo al nivel de autorización establecido.
3 Existe un manual de procedimientos para realizar las diferentes operaciones.
4. Se efectúan revisiones a las diferentes operaciones desarrolladas.
5. Las operaciones se basan en programaciones. 6. Existen directrices para el desarrollo de las
operaciones.
7. Existen formatos de adquisición de recursos materiales para el desarrollo de las operaciones.
8. Se monitorean las adquisiciones de recursos materiales.
9. Se toman en cuenta a los agricultores en las diferentes operaciones del programa.
10. Se promueve el uso racional de los recursos naturales en el desarrollo de las operaciones.
11. Cuenta con indicadores, metas y resultados la ejecución de las operaciones.
12. Existe transparencia y calidad profesional del personal a cargo de las operaciones.
13. Existe capacitación técnica y motivación a los ejecutores de las operaciones.
14. Se implementan métodos de participación de las comunidades beneficiadas en los planes de trabajo.
15. Se cuenta con enfoques territoriales para desarrollar las operaciones del programa.
Dirigido a: ____________________________________________________ Elaborado por: ___________________________________________________ Fecha de realización: ______________
117
Cuestionario de control interno.
Nombre del programa: PASOLAES Área de Gestión: COORDINACIÓN N° Procedimientos Si No N/A Observaciones
1. Existe manual de segregación de funciones para el área de coordinación.
2. La coordinación se desarrolla de acuerdo al nivel de autorización establecido.
3 Existe un manual de procedimientos para coordinar las diferentes operaciones.
4. Se efectúan revisiones a las diferentes operaciones desarrolladas.
5. Las coordinaciones se basan en programaciones quincenales o mensuales.
6. Existen directrices para el desarrollo de la coordinación.
7. Existen formatos de adquisición de recursos materiales para el desarrollo de las operaciones.
8. Se monitorean las operaciones de acuerdo a la coordinación establecida.
9. Se toman en cuenta a los agricultores en la coordinación del programa.
10. Se promueve el uso racional de los recursos naturales en la coordinación de las operaciones.
11. Cuenta con indicadores, metas y resultados en la coordinación.
12. Existe transparencia y calidad profesional del personal a cargo de la coordinación.
13. Existe capacitación análisis técnicos antes de coordinar las operaciones.
14. Se implementan métodos de participación de las comunidades beneficiadas en la coordinación.
15. Se cuenta con enfoques territoriales para coordinar el programa.
Dirigido a: ______________________________________________________ Elaborado por: _____________________________________________________ Fecha de realización: _____________________
118
Cuestionario de control interno. Nombre del programa: PASOLAES Área de Gestión: COMPRAS N° Procedimientos Si No N/A Observaciones
1. Existe manual de procedimientos y funciones para el área de compras.
2. Las compras se realizan de acuerdo al nivel de autorización establecido.
3 Se controlan y se revisan las compras efectuadas.
4. Se monitorean las órdenes de compra pendientes de recibir.
5. Se posee lista de proveedores para efectuar compras.
6. Las compras se realizan únicamente a proveedores nacionales.
7. Existen formatos de órdenes de compra. 8. Las órdenes de compra están enumeradas.
9. Los documentos que respaldan las compras son enviadas diariamente.
10. Se compras se realizan en base a programas. 11. Se solicitan cotizaciones para realizar compras.
12. El área de finanzas se coordina con el área de compras para efectuar los pagos.
Dirigido a: ____________________________________________________ Elaborado por: ___________________________________________________ Fecha de realización: ______________
119
ESQUEMA ETAPA II
7.2.2 Planeación de la Auditoria de Gestión para evaluar las operaciones de
PASOLAES.
En esta etapa del modelo, se fundamenta en la recopilación de la información para
determinar objetivos y estimación de los riesgos de la auditoria de gestión a
PASOLAES; considerando para tal efecto: la recolección de información y
documentación, de la preparación de los programas de auditorias específicos para
cada área a evaluar.
Además en esta fase se determina el alcance, la administración y los programas de
la auditoria.
Memorando de Planeación
Es el plan diseñado para alcanzar los objetivos de la auditoria en las áreas de
gestión del programa PASOLAES, el cual contiene los elementos informativos y de
juicios suficientes y necesarios para fijar prioridades, establecer metas, elegir
PLANEACION DE LA AUDITORIA DE GESTION MEMORANDO DE LA PLANEACION
7.2.2.1 Objetivos de la auditoria 7.2.2.2 Evaluación de riesgos
7.2.2.3 Alcance de la auditoria 7.2.2.4 Administración de la auditoria
7.2.2.5 Programa de la auditoria
120
alternativas, ordenar las acciones para alcanzar con base a la asignación correcta de
los recursos.
También coordina los esfuerzos y designa las responsabilidades precisas, para
controlar y evaluar sistemáticamente los avances y resultados, permitiendo con esto
realizar oportunamente los ajustes necesarios.
7.2.2.1 Objetivos de la auditoria
Para lograr los objetivos de la auditoria que se propone al programa PASOLAES, y
los resultados sean confiables, se debe contar con una adecuada planeación.
Uno de los objetivos de la auditoria es producir un informe integral sobre la gestión
efectuada por la administración en términos de eficiencia, eficacia y equidad. Al
efectuar las evaluaciones de cada área de gestión del programa, se identifican
plenamente los objetivos del programa; para ello planteamos los siguientes:
Evaluar si los recursos se utilizan de manera económica
Auditar el plan de organización y gestión.
Verificar el cumplimiento de las operaciones
Examinar las responsabilidades y funciones de los funcionarios
Evaluar las políticas establecidas y su cumplimiento
Ofrecer sugerencias y recomendaciones para solucionar los
problemas.
Detectar las debilidades de cada área.
Establecer parámetros de seguimientos para las correcciones, de
acuerdo a los hallazgos.
121
7.2.2.2 Evaluación de Riesgos
La auditoria de gestión propuesta para el programa PASOLAES, consistirá en
evaluar las operaciones, identificando y analizando factores que determinen los
riesgos que podrían afectar la consecución de los objetivos, los factores pueden ser
internos o externos.
No existe ninguna forma práctica de reducir los riesgos, ya que el riesgo en sí es
inherente a una actividad de la entidad, compete a la auditoria evaluar cual es el nivel
de riesgo aceptable para la administración.
En este tipo de auditoria de gestión se tendrá en cuenta los tres componentes del
riesgo; riesgo inherente, riesgo de control y el riego de detección.
En base al control interno establecido en cada una de las áreas del programa se
considera lo siguiente: Si no hay control interno el riesgo es alto, si hay control con
muchas deficiencias el riego es Medio, y si existe control interno con pocas
deficiencias el riego es Bajo.
Evaluación del Nivel de Riesgos:
Áreas Críticas
Riesgo Alto Riesgo Medio Riesgo Bajo
Administración
Operaciones
Coordinación
Compras
122
7.2.2.3 Alcance de la Auditoria A medida que avance el programa de trabajo, el alcance del programa puede variar,
de acuerdo a la cantidad y tipo de evidencias que el auditor necesita obtener para
llegar a emitir opiniones debidamente fundadas.
La unidad de auditoria debe contar en su fase de planeación, una definición
específica del alcance de los procedimientos y período que cubre la auditoria.
Es necesario considerar que, si este tipo de auditoria se realiza por primera vez, el
alcance debe ser más extenso, a fin de cubrir todo riesgo en el programa. En el caso
de auditorias recurrentes el examen preliminar y el general se desarrollarán
simultáneamente, teniendo por objetivo actualizar y analizar la información del
conocimiento del programa, a fin de identificar nuevas áreas críticas.
La documentación a analizar corresponderá al período de tiempo sujeto a examen,
por ejemplo un semestre anterior, al inicio de la auditoria
Para el caso de esta auditoria se considerará para la evaluación las siguientes áreas
de gestión:
Administración
Operaciones
Coordinación
Compras
El auditor podrá determinar el alcance del conocimiento del programa a través de la
documentación a consultar, verificando la existencia legal del programa PASOLAES.
123
A fin de obtener el conocimiento del programa deberá consultarse documentos como:
• Manual de organización
• Libro de Actas
• Organigrama deL Programa
• Estados Financieros
• Visión, Misión, Procedimientos establecidos por la administración
• Objetivos operativos del programa
• Políticas de cada área
• Presupuestos de gastos e ingresos
• Informes de auditoria
• Canales de Distribución
• Nivel de inventarios
• Detalle de la tecnología en uso
• Manual de funciones de trabajo
Para un adecuado control es conveniente elaborar un detalle de la documentación a
solicitar, lo cual facilitará conocer la disponibilidad en proporcionar lo solicitado y el
tiempo de respuesta.
Lo anterior también servirá como base para reiterar la solicitud hasta su
cumplimiento, en caso de que la documentación o la información no se a
proporcionada oportunamente.
7.2.2.4 Impacto Ecológico en el programa PASOLAES El impacto o la repercusión de la auditoria de gestión en el programa, será a mediano
plazo en todas sus áreas operacionales. El impacto como parámetro de medición
para el entorno económico, social y ambiental del programa, se medirá a través de
cuestionarios, encuestas, notas periodísticas, datos estadísticos o históricos, las
cuales medirán las necesidades del programa. Los pobladores beneficiados y
124
rescatados de la pobreza en laderas agrícolas, será de mucho impacto e
importancia, como trascendental en la vida de estos pobladores. El programa
PASOLAES ha realizado grandes esfuerzos, orientados a transformar la agricultura
tradicional de subsistencia a una agricultura técnicamente mas moderna, con
mayores réditos para el agricultor, incentivando prácticas agrícolas en armonía con el
medio ambiente. La auditoria de gestión comprenderá en todas las actividades del
programa, que implica el establecimiento de metas y objetivos, así como la
evaluación de su desempeño y cumplimiento; además del desarrollo de una
estrategia operativa que garantice la supervivencia de los pobladores del sector
agrícola en laderas del El Salvador.
7.2.2.5 Administración de la Auditoria de gestión
La administración de la auditoria comprende los siguientes aspectos:
Contactos con personal clave
Con anticipación debe identificarse al personal clave del programa, lo que dependerá
de las áreas de gestión a evaluar, siendo necesario realizar las entrevistas con los
responsables del control y manejo de PASOLAES con quienes se hará contacto para
obtener mayor información del programa.
Se deberá preparar anticipadamente el plan o método de entrevistas a efectuar. Se
programaran inicialmente las entrevistas a los principales ejecutivos, puesto que será
mediante el contacto con ellos, que se definirá el siguiente personal a entrevistar.
Cada una de estas entrevistas debe seguir un orden jerárquico, deberá ser
planificada, dejando constancia de la planificación (personal a entrevistar, área de
responsabilidad, día y hora prevista a ser realizada).
125
Con el objetivo de obtener información adicional del área específica del ejecutivo
entrevistado, las preguntas deberán orientarse en ese sentido, debiendo además
revelarse en la reunión, el nombre de los responsables, dependientes del
entrevistado, con quienes se tratarán los temas con mayor detalle.
A medida que se vaya descendiendo en la pirámide, la información a solicitar será de
mayor detalle. El coordinador o encargado de la auditoria en función de su
experiencia y grado de información necesaria, definirá en cada oportunidad en qué
nivel se limitarán las entrevistas.
En lo posible, deberán concurrir a las entrevistas dos auditores, con el objetivo que
uno de ellos sea el encargado de tomar nota y el otro efectuar las preguntas. De ser
factible, el cuestionario debe ser firmado por el entrevistado.
Asignación de los recursos idóneos de acuerdo a las áreas a
avaluar
Una vez que se haya procesado y efectuado la matriz de la información obtenida en
el conocimiento del programa, se diseñarán los lineamientos generales del trabajo,
proyectando el tiempo estimado de duración, la cantidad y características del
personal a utilizar y el costo aproximado.
Se fijarán los limites de la auditoria, es decir, qué aspectos serán incluidos en la
auditoria y cuales no. Del resultado anterior, dependerá el personal a seleccionar
para realizar la evaluación, sugiriendo que el personal elegido tenga conocimiento de
las áreas críticas identificadas en la investigación inicial.
El siguiente cuadro sirve para detallar el personal asignado a la auditoria y las horas
que se proyectan utilizar para evaluación.
126
Modelo para definir el personal asignado:
Actividad: Horas Estimadas Auditor Jefe XXXXXXX
Asistente Auditor XXXXXXX
Total XXXXXXX
Hecho por: _________________________________________
Aprobado por: ______________________________________
Elaborado por equipo de trabajo.
El presupuesto de tiempo sirve para exponer las horas que se utilizarán en cada
etapa de la planeación de la auditoria.
Modelo para describir las horas que se invertirán en cada área a evaluar:
Actividad o área: Horas trabajadas Días hombre
Análisis situacional XX XX
Examen preliminar XX XX
Planeación XX XX
Ejecución del trabajo de campo XX XX
Elaboración del informe preliminar XX XX
Comunicación de resultados XX XX
Elaboración del informe final y seguimiento
XX XX
127
T o t a l XX XX
Hecho por: __________________________________________ Aprobado por: _______________________________________ Elaborado por equipo de trabajo.
Fechas claves de ejecución La ejecución de esta auditoria debe programarse en forma semestral, por los siguientes aspectos:
Al inicio del período, para la toma de decisiones. A mitad de año, para medir los resultados y en caso de ser necesario, adoptar
nuevas estrategias.
Cronograma de la auditoria
128
CRONOGRAMA PARA LA REALIZACION DE LA AUDITORIA. ACTIVIDAD Días Hábiles Responsable
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 Análisis Situacional: Análisis Externo Auditor Jefe Análisis Interno Auditor Jefe Éxamen Preliminar: Recurso Humano para reconocimiento General
Auditor Jefe
Identificación de áreas criticas Auditor Jefe y Asistente Programa de evaluación general Auditor Jefe y Asistente Planeación del trabajo de auditoria: Objetivo de la auditoria Auditor Jefe Estimación de riesgos de áreas funcionales Auditor Jefe Alcance del trabajo Auditor Jefe Contacto con personal clave Auditor Jefe y Asistente Asignación de los recursos idóneos Auditor Jefe Fechas claves de ejecución Auditor Jefe y Asistente Elaboración de Cuestionarios Auditor Jefe y Asistente Elaboración de programas Auditor Jefe y Asistente Ejecución del trabajo de auditoria: Preparación de papeles de trabajo Auditor Jefe y Asistente Organización de archivos Asistente de auditoria Ejecución de programas de auditoria Auditor Jefe y Asistente Elaboración de Informe de auditoria: Elaboración de informe preliminar Auditor Jefe y Asistente Comunicación de resultados Auditor Jefe y Asistente Elaboración de informe final y seguimiento Auditor Jefe Para efectos de la programación se consideraron 26 días hábiles
Elaborado por equipo de trabajo.
129
7.2.2.6 Programas de la auditoria de gestión Para el programa de agricultura PASOLAES, se sugiere elaborar y especificar los
programas de auditoria a desarrollar en el transcurso de la evaluación. La
realización del programa de auditoria es fundamental ya que se constituye como
evidencia del planteamiento realizado y de los procedimientos previstos.
Al desarrollar el programa de auditoria no se podrá prever todas las
contingencias, razón por la cual es preciso conservar la flexibilidad y revisar la
adecuación del programa de forma constante, por lo tanto, es conveniente iniciar
un programa en el que se resuma el enfoque de los temas de auditoria, revisarlo,
ampliarlo a medida que la auditoria se desarrolla.
A continuación se detallan los programas de la auditoria de gestión para evaluar
las operaciones en las áreas funcionales de PASOLAES.
PROGRAMA DE AUDITORIA: PARA EVALUACION DE LA SITUACION GENERAL DE PASOLAES.
Objetivo: Verificar el cumplimiento de los planes estratégicos y operativos
establecidos del programa, su presente y futuro.
Alcance: Realizar revisión a los objetivos, procedimientos, políticas, estructura
organizativa del programa, establecida para el periodo evaluado.
No Procedimientos Hecho por
Referencia Pt´s
Observación
1. Solicitar documentación para ejecutar la evaluación; preparar lista detallada de fecha de entrega de la documentación. La documentación a solicitar es la siguiente: a. Manual de Organización b. Libro de Actas c. Organigrama de PASOLAES d. Estados Financieros e. Visión y Misión del programa f. Objetivos de Operaciones
130
g. Políticas de cada Área h. Presupuestos de gastos e ingresos i. Informes de auditoria anteriores j. Canales de distribución k. Clasificación de entidades
relacionadas al programa l. Nivel de inventarios m. Detalle de equipo tecnológico en usoManuales de áreas de trabajo
2. Realice la recopilación de antecedentes; entre estos pueden ser: cuestionarios y entrevistas.
3. Consultar informes de auditorias anteriores.
4. Verificar si existe definición de la estructura organizativa de PASOLAES.
5. Identificar si la estructura organizativa permite cumplir con los objetivos establecidos.
6. Determinar si son efectivas las líneas de autoridad desde el punto de vista control.
7. Establecer si los objetivos y planes del programa, son claros, reales y alcanzables.
8. Razonar si los planes y objetivos son explícitos en cuanto a lo que se espera del personal.
9. Establecer si las políticas y procedimientos operan dentro de la organización.
10. Evaluar el control interno, con el objetivo de medir el grado de eficiencia, determinando el nivel de confianza en los sistemas.
11. Identificar la existencia de controles de la gestión realizada.
12. Concluir de acuerdo al trabajo desarrollado.
13. Elaborar informe. _______________ _______________ ________________ ELBORADO POR REVISADO POR APROBADO POR
131
PROGRAMA DE AUDITORIA: PARA EVALUACION DEL CONTROL INTERNO.
Objetivo: Identificar el adecuado control interno del programa.
Alcance: Efectuar revisión a la gestión administrativa del último semestre a la fecha de auditoria.
No. Procedimientos Hecho
por Referencia
Pt´s Observación
Del control interno de gestión: 1. Determinar si la administración se apoya en
una planificación y en un sistema de información.
2. Verificar si el programa con herramientas de control que permitan evaluar la gestión por áreas claves de la organización.
3. Analizar el grado de integración de los elementos del control interno de gestión.
4. Analizar si el programa hace uso de indicadores para evaluar la gestión de la administración.
5. Establecer controles con relación a toda información.
6. Examinar si los procedimientos implementados son apropiados para la integración y coordinación entre las distintas unidades funcionales.
7. Investigar si existe un manual de funciones y descripción de puestos.
8. Determinar si el programa cuenta con un control de costos que contribuyan a la valuación de inventario de equipos.
9. Evaluar si en el programa existen políticas y programas de selección, capacitación y evaluación de personal.
10. Revisar si en el programa se evalúa la gestión administrativa.
132
Medición del rendimiento: 11. Diseñar un método o sistema para medir el
rendimiento (eficiencia, economía y eficacia) considerando los componentes principales: I.Indicadores de Eficiencia: relación de volumen de trabajo con recursos. Se refiere a oportunidades para producir los mismos servicios a un menor costo o producir más servicios por el mismo costo.
II. Indicadores de Economía: Como elemento de gestión se define como el uso oportuno de los recursos en cantidad y calidad adecuadas y al menor costo posible, con relación a los programas de la organización. Y a las condiciones y opciones que presenta el mercado.
III.Indicadores de Eficacia: medir el grado de cumplimiento de metas consideradas, orientándose a los resultados.
12. Concluir de acuerdo al trabajo desarrollado.
13. Elaborar cédula de hallazgos.
________________ ______________ _______________ ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR
133
INDICADORES: PARA EVALUAR EL ÁREA DE COMPRAS.
Nombre del programa: PASOLAES Fecha:
Criterio Indicadores Verificado: Cumplimiento: Si No Si No
Efic
ienc
ia
Se tiene control sobre el proceso de compras
Se compran materiales de mejor calidad Las compras se reciben en el tiempo pactado con el proveedor.
Econ
omía
Las compras se realizan al más bajo costo. Se obtienen descuentos por compras frecuentes. Existen acuerdos de reposición de materiales por averías.
Efic
acia
Se elaboran órdenes de compra por todas las adquisiciones. Las necesidades de compra se revisan constantemente. Los pagos a proveedores se realizan de acuerdo a políticas del programa. Los proveedores están autorizados para el programa.
Observaciones:
_________________ ________________ _________________ ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR
134
INDICADORES: PARA EVALUAR EL ÁREA DE FINANZAS Nombre del programa: PASOLAES Fecha:
Criterio Indicadores Verificado: Cumplimiento:
Si No Si No
Efic
ienc
ia Las proyecciones de finanzas son acordes a
las demás áreas funcionales. Se cumplen las proyecciones establecidas para cada área funcional.
Econ
omía
Los gastos del programa son acordes a su nivel de ingresos. Los fondos obtenidos permiten cubrir los gastos del programa. Los recursos del programa permiten cubrir las diferentes operaciones.
Efic
acia
Se ha realizado una comparación de los objetivos establecidos. Se compara los fondos obtenidos con relación a los logros obtenidos por cada área funcional. Se formulan mensualmente informes de desempeño de cada área.
Se llevan a cabo evaluaciones del plan.
Observaciones:
_________________ _______________ _______________ ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR
135
PROGRAMA DE AUDITORIA: EVALUACION DE CONTROL Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS EN ÁREAS FUNCIONALES DEL PROGRAMA.
NOMBRE DEL PROGRAMA: PASOLAES Objetivo: Determinar la oportunidad y eficiencia del control interno en las
áreas funcionales del programa. Alcance: Efectuar revisión a los procedimientos administrativos del programa
por el último semestre a la fecha de auditoria. No. Procedimientos Hecho por Referencia
Pt´s Observación
De los procedimientos administrativos:
1. Efectúe un análisis de los procedimientos ejecutados en el programa ( Compras, ingresos, finanzas); identificando los aspectos siguientes: a. Es posible reducir el número de veces
que ejecuta el procedimiento. b. Es factible simplificarlo y realizar una
automatización. c. La ejecución del procedimiento
responde a las necesidades del programa.
2. Verifique si la ejecución de los procedimientos administrativos; cumple con la obtención de los resultados siguientes: a. Disminución de costos administrativos.b. Reducción de plazos operativos de
gestión y de respuesta. c. Distribución equilibrada de la
asignación de cargas de trabajo.
3. Compruebe la periodicidad con la cual es actualizado el manual de procedimientos.
De las formas de control interno: 4. Determine si se realizan revisiones
constantes de desempeño, comparando el desempeño actual con los presupuestos y pronósticos con el desempeño de períodos anteriores.
136
5. Verifique si PASOLAES realiza conteos
físicos periódicamente, para garantizar la seguridad y salvaguarda de los activos.
6. Compruebe la existencia de una adecuada segregación de funciones para evitar errores o fraudes en el curso normal de las operaciones.
7. Establezca si la administración, se inclina más hacia el control preventivo que el correctivo.
8. Determine si el programa utiliza para efecto de control los presupuestos para la realización de los gastos.
9. Concluya de acuerdo al trabajo desarrollado.
10. Elabore cédula de hallazgos.
________________ _______________ _______________ ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR
137
PROGRAMA DE AUDITORIA: EVALUACION DEL AREA DE COMPRAS NOMBRE DEL PROGRAMA: PASOLAES Objetivo: Identificar la eficiencia en la realización de las compras efectuadas
por el programa, para corregir deficiencia en dicha gestión. Alcance: Evaluar los procedimientos de compras adoptadas por este tipo de
programas. No.
Procedimientos Hecho por
Referencia Pt´s
Observación
1. Verificar que los proveedores se hayan autorizado de acuerdo a las políticas establecidas por la administración.
2. Determinar que el precio y condiciones de los bienes y mercancías que se reciben de los proveedores estén debidamente autorizados de acuerdo a las políticas de la administración
3. Establecer los principales proveedores. 4. Examinar que las órdenes de compra se
realicen de acuerdo a lo establecido por el programa.
5. Verificar que los productos que se reciban por las compras sean los solicitados.
6. Determinar si las compras son recibidas oportunamente.
7. Examinar que las cuentas por pagar a proveedores por la adquisición de bienes y servicios se registren contablemente con exactitud y oportunamente.
8. Verificar que los pagos a proveedores se efectúen de acuerdo a lo pactado con ellos y las políticas del programa.
9. Comprobar que los pagos efectuados a proveedores se aplican y se abonen en las cuentas correctas.
10. Revisar si se están revisando y conciliando periódicamente los saldos de cuentas por pagar.
11. Evaluar los procedimientos utilizados para determinar las necesidades de compras.
12. Investigar si se efectúan compras por áreas diferentes a la de compras, y determine su justificación.
13. Concluya de acuerdo al trabajo desarrollado.
14. Elabore cédula de hallazgos.
________________ _______________ ________________ ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR
138
PROGRAMA DE AUDITORIA: EVALUACION DEL AREA DE FINANZAS NOMBRE DEL PROGRAMA: PASOLAES Objetivo: Verificar que existan planes y procedimientos adecuados en el área
funcional de finanzas y que tengan relación con los objetivos del programa.
Alcance: Evaluar los planes, métodos y técnicas utilizados por el área de
finanzas para la consecución de los objetivos. No. Procedimientos Hecho
por Referencia
Pt´s Observación
1. Verificar que los planes del área de finanzas estén acorde con los objetivos del programa y con los planes de las otras áreas funcionales.
2. Verificar si existen procedimientos para la elaboración de los planes financieros.
3. Verificar si el área de finanzas está cumpliendo con los planes propuestos.
4. Determinar si se cuenta con un control de los procesos de los costos y gastos de las operaciones.
5. Identificar si existe un control para alcanzar las metas del área.
6. Evaluar si, el área está cumpliendo con las necesidades de las demás áreas que integran el programa.
7. Evaluar si se esta emitiendo informes mensuales de desempeño.
8. Elabore cédula de hallazgos.
________________ ______________ ________________ ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR FUENTE DE INFORMACION: Vigencia.
139
ESQUEMA ETAPA III
7.2.3 Ejecución de la auditoria de gestión. Con el fin de lograr la ejecución de la auditoria de gestión propuesta, a través del
modelo al programa PASOLAES, se han diseñado modelos de papeles de
trabajo, que servirán para documentar todo el proceso de auditoria realizada a
todas las áreas funcionales del programa.
Al desarrollar la auditoria de gestión, no podrán prever todas las contingencias;
razón por la cual es preciso conservar la flexibilidad de revisar el programa de
forma constante. Por lo tanto, es conveniente iniciar el programa en el que se
resuma el enfoque de los temas de la evaluación.
7.2.3.1 Modelo de Papeles de Trabajo (Pts)
Los papeles de trabajo son registros, donde se describen las técnicas,
procedimientos, pruebas y conclusiones, de acuerdo al modelo propuesto de
auditoria de gestión, para evaluar las operaciones del programa PASOLAES.
EJECUCION DE LA AUDITORIA DE GESTION
7.2.3.1 Papeles de trabajo
7.2.3.3 Tipos de archivos
7.2.3.2 Matriz de papeles de trabajo
140
Los modelos de papeles de trabajo, se diseñaran según normas de auditoria
establecidas, estarán a cargo de la unidad de auditoria. Estos papeles
proporcionan el soporte principal, que en su momento el auditor tendrá que
incorporar en el informe final.
Para la evaluación de las operaciones del programa PASOLAES, se sugiere
utilizar los siguientes papeles de trabajo:
7.2.3.2 MATRIZ DE PAPELES DE TRABAJO SUGERIDOS A UTILIZAR:
PROGRAMA PASOLAES
PAPELES DE TRABAJO
UTILIDAD AREAS DE GESTION REFERENCIA EN ANEXO
No.
ADMÓN.. COORD.. OPERAC. FINANZ. COMPRAS
SOLICITUD DE
DOCUMENTACION
REVISIÓN XX ANEXO 1
SOLICITUD DE INFORMACION
OBTENER
DATOS XX XX XX XX XX ANEXO 2
PLAN DE
ENTREVISTAS
CONTROL DE ENTREVISTAS
XX XX XX XX XX ANEXO 3
ENTREVISTAS
CONOCIMIENTO GENERAL XX XX XX XX XX
CUESTIONARIOS
ANÁLISIS Y CONOCIMIENTO
CEDULA DE
OBSERVACION
PAPEL DE TRABAJO
XX XX XX XX XX ANEXO 6
CEDULAS ASUNTOS
PENDIENTES
PAPEL DE TRABAJO
XX XX XX XX XX ANEXO 7
CEDULAS SUMARIAS
PAPEL DE TRABAJO
XX XX ANEXO 8
CEDULAS DE HALLAZGOS
PAPEL DE TRABAJO
XX XX XX XX XX ANEXO 9
CEDULAS DE
SEGUIMIENTO
PAPEL DE TRABAJO
XX XX XX XX XX ANEXO 10
INFORME DE AUDITORIA
COMUNICACION ANEXO 11
ELABORADO POR EQUIPO DE TESIS
141
Los modelos de los papeles de trabajo, deben contener evidencia de lo siguiente:
De la planeación realizada
Evaluación del control interno (cuestionarios)
Evidencia de los procedimientos de auditoria aplicados
Supervisión y revisión por parte del auditor
Informes emitidos
Seguimiento a los informes emitidos.
Marcas a utilizar
Es conveniente utilizar marcas de auditoria, a fin de ahorrar tiempo en explicar en
cada programa los procedimientos realizados.
Las marcas de auditoria son signos especiales creados por el auditor, las cuales
deben ser sencillas, claras y fáciles de distinguir una de otra.
El auditor deberá utilizar la técnica de índices de referencia y de cruce de la
información, actividad que se realiza a través de cotejar cifras que previenen de
los registros auxiliares contra los mismos auxiliares, dejando transcritos en los
papeles de trabajo con marcas que hallan verificado las cifras correspondientes
contra el cruce del auxiliar respectivo.
Las marcas a utilizar de auditoria deben cumplir con los siguientes aspectos:
a) Que sean explicadas satisfactoriamente y que indiquen en forma clara el
trabajo realizado en los papeles de trabajo.
b) Que se resuma en una “cédula de marcas” a fin de evitar que en cada
cédula se repita la explicación de la marca utilizada.
c) Deberán hacerse con color rojo, para facilitar la identificación y revisión
posterior a los papeles de trabajo.
La utilización de marcas no es de manera uniforme para todas las auditorias,
algunas de las sugeridas son las siguientes:
142
Trazo de Marca Explicación de la Marca
/ Indicadores Verificados
E Error
^ Objetivos Alcanzados
Ø Pendiente
~ Metas Alcanzadas
Ł Cumple con el control
interno
Ƴ Documento Examinado
Ұ Hallazgos de auditoria 7.2.3.3 Tipos de Archivos. Para respaldar la auditoria de gestión propuesta en el modelo, por cada auditoria
que se realiza en las áreas de gestión, es necesario contar con toda la
documentación de las evaluaciones realizadas, para ello se hacen necesarios los
archivos; se sugiere para esta auditoria dos tipos de archivos, archivos
permanente y archivos corrientes, los cuales son organizados en forma
sistematizada, sea preparando legajos o carpetas.
La codificación de índices y referencias en los papeles de trabajo pueden ser de
tres formas: alfabética, numérica y alfanumérica.
143
Modelo tipos de archivos:
Archivo Permanente (AP) Contendrá toda la documentación de carácter histórico, el cual permitirá tener un
conocimiento general del programa PASOLAES, políticas, procedimientos y toda
la documentación relacionada a la organización.
Para la codificación de índices y referencias en los archivos permanentes pueden
ser de forma numéricos.
Dentro de la documentación a considerar en este archivo, se especifica lo
siguiente:
Manual de organización
Libro de actas
Organigrama de la entidad
Estados financieros
Visión, Misión, Procedimientos establecidos
Objetivos operativos del programa
ARCHIVOS PERMANENTES
NUMERICOS
ARCHIVOS CORRIENTES ALFABETICO Y ALFANUMERICO
144
Nombres principales de los ejecutivos
Estructura de los Sistemas de información
Canales de distribución
Clasificación y ubicación de proveedores
Nivel de inventarios de activos
Detalle de la tecnología en uso
Manuales de descripción de puestos
Archivo Corriente (AC) Recopila la documentación que está relacionada con la administración del trabajo
de la auditoria y de la evaluación realizada a las diferentes áreas de gestión, la
cual estará limitada al período sujeto a revisión. Este tipo de archivo es de mucha
importancia, debido a que ello permite tener un conocimiento específico de la
auditoria realizada.
Para la codificación de índices y referencias en los archivos corrientes pueden ser
de forma alfabéticos y alfanuméricos.
El índice y contenido de los archivos corrientes, deben de ser para información
general y para información relacionada a los papeles de trabajo correspondientes
a la planificación y supervisión de las actividades administrativas de la auditoria.
ESQUEMA ETAPA IV
145
COMUNICACIÓN DE
RESULTADOS Y SEGUIMIENTO
7.2.4.1 Informe de auditoria
7.2.4.2 Seguimiento a informes de auditoria
7.2.4.3 Seguimiento a las evaluaciones del control
interno
146
7.2.4 Comunicación de Resultados y Seguimiento. Al finalizar el trabajo de auditoria de gestión al programa PASOLAES, se debe
preparar un informe, en el cual se consiguen los resultados de la auditoria;
identificando claramente el área, sistema, programa, proyecto auditado, el objeto
de la revisión, la duración, alcance, recursos y métodos empleados.
Las observaciones que se producen como resultado de la auditoria deben
sujetarse a un estricto seguimiento, ya que no solo se orientan a corregir las
faltas, si no también a evitar su concurrencia.
7.2.4.1 Informe de auditoria
La elaboración del informe, es el punto final de un proceso de captación y
tratamiento de información obtenida en el programa PASOLAES. Esta información
debe ser suficiente para que el auditor sea capaz de realizar un diagnóstico y
recomendaciones.
Para establecer el cuerpo del informe se puede optar por dos alternativas:
1. Desarrollar el cuerpo del informe basándose en las áreas auditadas, y
analizando la situación de cada área de gestión funcional del programa
PASOLAES.
2. Estructurarlo según el programa PASOLAES y analizando todas las
operaciones que afectan las áreas evaluadas.
147
No. Procedimientos para la elaboración del informe
1. Preparar cédula de hallazgos
2. Revisar la cédula de puntos pendientes para verificar acciones o
decisiones tomadas, sobre los aspectos que deben completarse antes
de la preparación del informe.
3. Analizar de forma detallada las conclusiones y evaluar el medio de
informarles a la administración. (informe carta gerencia)
4. Programar reunión con los jefes ejecutivos de las áreas evaluadas,
para dar a conocer el primer borrador del informe.
5. Convocar reunión con el Representante o Administrador para darle a
conocer los resultados finales de la auditoria.
Para una mejor ilustración se presenta un formato de informe. Ver Formato Anexo 11. 7.2.4.2 Seguimiento a informes de auditoria Como parte final del trabajo de auditoria al programa PASOLAES, se debe
establecer un adecuado seguimiento a los hallazgos reportados en los informes,
mediante la revisión de las recomendaciones con los responsables de las áreas
de gestión auditadas, lo anterior contribuirá a corregir las deficiencias identificadas
y obtener resultados eficientes.
A continuación se detallan procedimientos sugeridos para realizar el seguimiento
al informe:
148
No. Procedimientos para seguimiento de informe
1. Obtener el informe de auditoria emitido y seleccionar las
observaciones que requieren mejoramiento de sistemas o
procesos.
2. Reunirse con los ejecutivos de las áreas evaluadas, a fin de
determinar e identificar el cumplimiento a las recomendaciones
plasmadas en el informe.
3. Solicitar la información a los procesos que documenten, que la
observación ha sido subsanada.
4. Extraer las condiciones que aún no se han atendido por la
administración y que las respectivas recomendaciones se
encuentran calificadas como: en proceso, no atendidas,
parcialmente atendidas.
5. Elaborar informe con las observaciones a las cuales se les ha
dado seguimiento, con el objetivo de informar a la administración
el grado de cumplimiento de lo recomendado en las áreas
evaluadas.
Para una mejor ilustración se presenta un formato de informe. Ver Formato Anexo 10 7.2.4.3 Seguimiento de evaluación del control interno El seguimiento a las evaluaciones de control interno del programa PASOLAES,
basado en el modelo en referencia, permite realizar una revisión de las
evaluaciones identificadas. Esta revisión de seguimiento proporciona al programa,
la cobertura necesaria para el análisis de los diferentes componentes del control
interno de la entidad.
149
Posteriormente se deberán realizar acciones para fortalecer los resultados, según
informes. Las acciones a desarrollar a los controles internos del programa,
deberán garantizar la adecuada protección de los recursos, la eficiencia y eficacia
en las actividades, oportunidad y confiabilidad en la información y el cumplimiento
de las funciones y objetivos del programa PASOLAES.
A efecto de ilustrar el seguimiento a las evaluaciones de los componentes del
control interno en el programa, señalamos los siguientes:
EVALUACION DE COMPONENTES DEL CONTROL INTERNO DEL PROGRAMA
COMPONENTES RESULTADOS COMPONENTE: AMBIENTE DE CONTROL
Integridad y valores éticos: Evaluación y seguimiento del Código de
Conducta y de políticas relacionadas.
Se espera la aceptación de los
empleados al código de conducta y sus
políticas.
Competência: Seguimiento a la supervisión y
descripción de puestos, o definición de
tareas para cada cargo.
Se obtendrán mayores resultados en
cuanto al desarrollo de las actividades y
se facilitará el nivel de supervisión.
Políticas y procedimientos de Recursos Humanos:
Evaluación y seguimiento, a las políticas
y procedimientos relacionados con la
búsqueda, selección y capacitación de
los empleados.
Permite controlar los procedimientos
para contratar personal competente y
confiable para el desarrollo de las
operaciones del programa
Estilo de la administración: Revisión y seguimiento, a las
evaluaciones de las políticas referentes
al manejo y control de las operaciones
del programa
Se obtendrán parámetros para medir los
resultados, a través de los responsables
del programa.
150
Estructura Organizacional:
La evaluación y seguimiento a las
funciones de la organización del
programa, permitirá establecer una
relación adecuada entre autoridad y
responsabilidad.
Asegurará claridad en la definición de las
responsabilidades de la administración
Asignación de Autoridad y Responsabilidad:
Seguimiento y evaluación, de los niveles
de autoridad, los cuales deben estar
acordes a las responsabilidades de
control asignadas.
Permitirá encauzar las iniciativas
individuales dentro de los límites
establecidos, conociendo el grado de
responsabilidad asumida por cada uno
de los empleados.
COMPONENTE: EVALUACIÓN DEL RIESGO
Evaluación y seguimiento a los objetivos
generales del programa y los objetivos
específicos para cada actividad o área de
gestión.
Permitirá medir los riesgos a nivel del
programa y por cada área de gestión.
COMPONENTE: ACTIVIDADES DE CONTROL
Políticas y Procedimientos:
Evaluación de políticas y procedimientos
para cada actividad o área del programa.
Se identificarán los objetivos, permitiendo
medir los riesgos relacionados con cada
área, además de verificar si lo descrito
en las políticas y procedimientos se
aplican tal como se han establecido.
COMPONENTE: INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
Seguimiento a la supervisión y
evaluación de los medios de
comunicación que se utilizan dentro del
Se espera el uso adecuado de las
comunicaciones de manera eficiente y
eficaz, de las personas involucradas en
151
programa, los cuales deben ser
oportunos relacionada con el programa.
los objetivos del programa.
COMPONENTE: SUPERVISIÓN Y MONITOREO
Evaluación y seguimiento de las
acciones del control interno, las cuales
se pueden obtener de:
Las acciones de la administración
Informes y sugerencias
Actividades de supervisión.
Permitirá validar la calidad del
desempeño del control interno, además
de los controles que se han puesto en
práctica.
8. PLAN DE IMPLEMENTACION DEL MODELO 8.1 Objetivos.
Objetivo General
Beneficiar al programa de agricultura sostenible en laderas de El Salvador,
con la aplicación del modelo de auditoria de gestión, para evaluar sus
operaciones.
Objetivos Específicos
Proporcionar a PASOLAES un instrumento de apoyo en la consecución de
sus objetivos y fines por el cual fue creado.
Establecer el modelo de auditoria de gestión propuesto, que evalúe y
mejore las operaciones del programa utilizando con eficiencia y eficacia sus
recursos.
152
8.2. Importancia
Los resultados de toda organización dependerá de la gestión que realice la
administración y de la optimización de los recursos con que cuentan.
El modelo de auditoria de gestión propuesto, es un recurso mediante el cual el
programa PASOLAES podrá controlar e integrar todas sus operaciones,
alcanzando mejores resultados con eficiencia y eficaz.
8.3. Políticas de la Implementación
La auditoria de gestión será dirigida a la administración y hacia todas las
áreas de operaciones del programa.
Deben ser revisados los informes administrativos por lo menos cada tres
meses, con el fin de mantener el control de los resultados.
Es responsabilidad de la unidad de auditoria interna el control y uso de los
programas.
Las recomendaciones y mejora en los procesos, serán responsabilidad de
la unidad de auditoria interna.
8.4. Responsables de la Implementación
La implementación y ejecución del modelo, será responsabilidad de la
administración o representantes del programa PASOLAES.
8.5. Recursos a utilizar en la Implementación
Recurso humano interno, deberán ser dos personas las encargadas de la
implementación.
153
8.6. Presentación y aprobación
La presentación del modelo de auditoria de gestión se hará a los representantes o
a la administración ejecutiva de PASOLAES, quienes posteriormente aprobarán la
implementación de dicho modelo.
8.7. Difusión y capacitación
En esta fase se hará la promulgación e integración del modelo de auditoria de
gestión, a todos los niveles del programa, con el objetivo de facilitar la
comprensión y por consecuencia las mejoras en la eficacia y eficiencia acordes a
las demandas y necesidades. Posteriormente se capacitará a todas las personas
involucradas en las áreas claves proporcionándoles el conocimiento y
herramientas necesarias para la realización de este tipo de auditoria.
8.8 Ejecución
En esta fase se ejecuta el modelo de auditoria de gestión para evaluar las
operaciones de PASOLAES.
Se tendrá en cuenta que las revisiones y aseguramientos de la ejecución, estarán
dados por la calidad de los resultados obtenidos en las diferentes áreas de
gestión, de acuerdo a los programas que se han establecido, considerando
además que la supervisión es responsabilidad de la unidad de auditoria interna.
8.9 Presupuesto de Implementación
El presupuesto de implementación del modelo de auditoria de gestión, define el
monto de la erogación en términos económicos, que corresponde a los recursos
necesarios en términos monetarios para la ejecución eficiente del modelo en
mención.
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PRESUPUESTO PARA IMPLEMENTAR EL MODELO DE LA PROPUESTA
Descripción
I M P L E M E N T A C I O N ( Expresado en Dólares Estadounidenses )
Presentación
Aprobación
Difusión
Capacitación
Ejecución
Revisión Posterior
Costo Total
Recurso Humano:
Auditor 100.00 0.00 100.00 100.00 100.00 100.00 500.00
Asistente de auditor 25.00 25.00 250.00 100.00 250.00 25.00 675.00
Sub-total 125.00 25.00 350.00 200.00 350.00 125.00 1,175.00
Equipo-Insumos
Informático 50.00 50.00 50.00 50.00 50.00 50.00 300.00
Mobiliario de oficina 0.00 25.00 25.00 25.00 25.00 25.00 125.00
Papelería e insumos de oficina
10.00
10.00
10.00
50.00
50.00
10.00
140.00
Sub-total 60.00 85.00 85.00 125.00 125.00 85.00 565.00
Imprevistos (10%)
18.50
11.00
83.50
72.50
87.50
21.00
294.00
Total Implementación 203.50 121.00 518.50 397.50 562.50 231.00 2,034.00
8.10 Cronograma de Implementación El cronograma contiene la programación de las etapas que se implementarán en
el modelo de auditoria de gestión. En este proceso destacaremos el tiempo a
utilizar y los responsables de llevar a cabo las actividades correspondientes.
CRONOGRAMA DE IMPLEMENTACION
No.
Etapas
Mes / Semana Responsable 1er. Mes: 2o. Mes
1 2 3 4 1 2 3 4 1 Presentación Auditor 2 Aprobación admón. del programa 3 Difusión Auditor y Asistente 4 Capacitación Auditor 5 Ejecución Auditor y Asistente
6 Revisión posterior Auditor
