UNIVERSIDAD VERACRUZANAFACULTAD DE CONTADURÍA

INTRODUCCIÓN A LA AUDITORíA

PASIVOS

PASIVOS A CORTO PLAZO

GENERALIDADES

En el examen de los pasivos a corto plazo el auditor se encuentra con dos problemas distintos. El primero se trata del valor de los pasivos; el segundo, del descubrimiento de aquellos que, por una u otra razón, no se han reflejado en las cuentas.

¿Qué son los Pasivo a Corto Plazo?

El término pasivos a corto plazo se utiliza, principalmente, para designar las obligaciones que se espera liquidar con la utilización de los recursos existentes apropiadamente clasificados como activos circulantes.

Este concepto de pasivos a corto plazo incluirá cantidades estimadas o devengadas para cubrir gastos dentro del periodo por obligaciones conocidas como:

a) Las cantidades que pueden determinarse sólo aproximadamente (como en el caso de las provisiones para pagos de bonos).

b) Cuando la persona especifica a quien se le hará el pago, no pueda en ese momento ser designada (como en el caso de los costos estimados a ser efectuados en relación con los servicios garantizados o la reparación de los productos vendidos).

Objetivos de auditoría

Los objetivos de la auditoria de los pasivos a corto plazo deben establecerse para tener la seguridad de que:

1. Los pasivos son reconocidos por el monto adecuado.

2. Se incluyen todas las transacciones que deban ser reconocidas.

3. Se incluyen todas las transacciones válidas ocurridas durante el periodo.

4. Todos los pasivos a corto plazo están clasificados apropiadamente y presentados en el balance de situación de tal manera que se desglosan en relaciones y cantidades significativas.

5. Se han cumplido todos los procedimientos de control interno en relación con el origen, registro y pago del pasivo circulante.

Los primeros tres objetivos tratan de la evaluación apropiada y del descubrimiento de todos los pasivos a corto plazo y, por tanto, representan los problemas básicos que afronta el auditor.

El cuarto objetivo trata de la presentación del pasivo circulante en el balance de situación de manera que desglose cualquier partida significativa.

El quinto objetivo, la evaluación de los procedimientos del control interno, representa los medios por los que el auditor puede determinar la amplitud con las que los procedimientos de auditoría y búsqueda de evidencias, tendrán que hacerse durante el curso del embargo de auditoría.

El auditor interno

En la auditoria del pasivo a corto plazo, los objetivos del auditor interno no son, en realidad diferentes a los del auditor independientes. Sin embargo, puede decirse que hay una diferencia respecto al énfasis.

Mientras que el independiente tenderá a concentrarse en los primeros tres objetivos, utilizando el cuarto para determinar la amplitud de sus procedimientos de auditoría, el interno se interesará más en los aspectos del control interno del pasivo a corto plazo.

Y esto es debido a que le preocupa más que el auditor externo las operaciones día a día de su empresa y, por lo tanto, estará más pendiente de las posibilidades inherentes a las características operacionales de la operación.

Planificación de la auditoria del pasivo circulante

En cualquier encargo es importante que

el auditor planifique su trabaja de

auditoría cuidadosamente para poder

abarcar todos los detalles de su programa

de trabajo tan eficazmente como le sea

posible y con el mínimo de

inconvenientes para el mismo y para su

cliente.

Antes de final del período

El trabajo interno básico que debe realizarse en cualquier encargo, consiste en el examen del control interno y en procedimientos del cliente para trabajar con los distintos tipos de transacciones.

Lo básico es que el auditor compruebe que los sistemas del cliente para registrar las transacciones y salvaguardar sus activos realmente cumplen con el propósito establecido. Y llegar a la decisión, como resultado de su examen del control interno, en cuanto a si debe hacer modificaciones en su programa de auditoria o permitir que quede tal y como se concibió originalmente.

El examen del control interno debe hacerse antes de empezar la auditoria, debido a las razones mencionadas.

Como parte de este examen del control interno en el área del pasivo a corto plazo, el auditor debe examinar la amplitud y la clase del trabajo realizado por el personal de auditoria interna, si es aplicable, con el fin de juzgar el volumen de trabajo que debe realizar.

Durante el encargo

En ese momento, el auditor debe planificar cómo completar todos aquellos puntos de su programa de pasivo a corto plazo que no ha podido acabar hasta ahora. En general, el trabajo que deberá realizarse consistirá en lo siguiente:

1. Examinar las facturas de proveedores de algunos días antes y otros después del final del período fiscal, para determinar si se han registrado todos los pasivos por mercancías recibidas.

2. Verificar las confirmaciones recibidas de los saldos de las cuentas a pagar y la conciliación de cualquier diferencia, incluyendo la correspondencia de aquellos proveedores cuyas confirmaciones indican diferencias significativas.

3. Poner al día el análisis de las cuentas de pasivo preparadas durante el tiempo interino.

4. Analizar los pagos de impuestos de las cuentas de pasivo.

5. Verificar los cálculos del cliente en relación a los pasivos devengados estimados por sueldos, salarios, comisiones, alquileres, bonos, etc.

6. Determinar las cantidades vencidas durante el próximo ciclo operativo bajo acuerdos de bonos escriturados y otros contratos diferidos, y cualquier interés devengado sobre ellos.

7. Determinar los pasivos actuales o contingentes surgidos por contratos, demandas legales, etc.

8. Segregar las cantidades recibidas de los clientes con anticipo, por el envío de mercancías o ejecución de servicios.

9. Examinar las transacciones subsiguientes al periodo, para desglosar los pasivos no considerados al cierre del ejercicio fiscal.

10.Obtener una carta de manifestación del cliente confirmando su conocimiento de que todos los pasivos están registrados y desglosados apropiadamente.

Información para el archivo permanente

Esta fase del examen del control interno se realiza para asegurar al auditor que los registros contables relativos al pasivo a corto plazo son lo que aparentan ser y que los totales de las cuentas de compras, gastos, etc., están adecuadamente establecidos.

En un encargo inicial el auditor debe formar su archivo de control interno sobre ésta área, obteniendo la siguiente información para los papeles de trabajo:

1. Una lista de los libros de asientos originales relativos al pasivo.

2. Una copia del catalogo de cuentas, indicando las cuentas cargadas y abonadas por los distintos tipos de transacciones.

3. Copias de comprobantes y otros documentos utilizados en la recepción, registro y subsiguiente pago de facturas.

4. La frecuencia con la que las obligaciones pendientes se comparan con la cuenta de control del Mayor.

5. Los procedimientos para el manejo de los duplicados de facturas de proveedores y otros, particularmente de facturas de transporte.

6. Los procedimientos para el ajuste de las cuentas de proveedores, especialmente cuando puedan estar implicadas devoluciones de mercancías.

7. La frecuencia con la que se comparan los extractos de cuenta de los proveedores con los pasivos registrados y reconciliados.

8. Los procedimientos para verificar la adecuación aritmética de las facturas de proveedores antes de registrarse y/o pagarse.

9. La existencia de controles numéricos sobre facturas, talones, letras, documentos de recepción y envío, etc.

10.El sistema utilizado para asegurar que dichos controles se realizan en o antes de la fecha de vencimiento de las facturas de los proveedores, y para asegurarse de que se obtienen todos los descuentos que la organización puede conseguir.

11. Los procedimientos para agilizar el registro de las transacciones, con el fin de minimizar la búsqueda de pasivos omitidos al final de cual quien período.

12.Los procedimientos para el manejo de partidas no conformes correspondientes a facturas de proveedores, para minimizar con ellos la posibilidad de facturas perdidas, y su pago subsiguiente mas de una vez.

Cuentas por pagar

Definición

El término de cuentas por pagar significa lo siguiente:

1. Obligaciones hacia los proveedores con cuenta abierta.

2. Letras aceptadas a pagar correspondientes a compras de mercancías y servicios para el consumo de la empresa.

• Los saldos con los proveedores corresponden a las operaciones normales diarias de la organización, como puede ser el pedido, la recepción y el consumo de mercancías y servicios.

Las letras aceptadas también corresponden a la compra de mercancías y servicios, pero la utilización de estos instrumentos negociables de obligación hacia los proveedores, no es tan frecuente cuando se compara con la cuentas abiertas.

• Estos instrumentos de obligación, sin embargo, pueden corresponder a cualquiera de las siguientes condiciones:

1. Algunas industrias utilizan estos instrumentos negociables extensivamente y como un aspecto normal de la práctica diaria del negocio.

2. Algunas firmas pueden estar temporalmente necesitadas de efectivo para pagar sus obligaciones vencidas y, por lo tanto, pueden utilizar estos instrumentos negociables para permitir al vendedor obtener efectivo al descontar las letras.

3. Debido a la naturaleza estacional de algunas industrias, los acreedores pueden hacer uso extensivo de estos instrumentos para permitir al proveedor asegurar el efectivo.

Problemas de control interno

Los problemas de control interno que surgen en el trato con proveedores, pueden clasificarse en dos amplias categorías:

1. La autorización por la incurrencia del gasto.

2. La documentación, registro y última disposición de las facturas de proveedores.

El problema del control interno empieza con la decisión de compra de mercancías o servicios que la empresa necesita para operar. La autorización para la compra, por lo tanto, es el problema clave inicial que debe resolverse.

Por lo general, la autorización para comprar mercancías y servicios depende del personal de compras.

Es importante que el agente comprador que tenga la responsabilidad de tratar con los proveedores de la empresa, tenga una serie completa y clara de directrices sobre las políticas y procedimientos de ésta para guiarse en su función.

La verdadera naturaleza de la función de compras implica la creación de pasivos en su ejercicio, por lo que debe ser dirigida de tal manera que minimice la posibilidad de su mala utilización. Por tanto, el auditor debe tener en cuenta en ésta área las directrices establecidas y el ejercicio de autoridad en dicha función.

Como parte del examen del control interno en ésta área, el auditor se centrará en los controles impuestos por la dirección sobre la función de compras. Si no puede examinar estas áreas como parte de su auditoria anual, debe requerir que el grupo de auditoria interna las examine al menos cada 2 o 3 años, y que ponga su informe a su disposición.

En ausencia de departamento en la organización, el auditor debe comentarlo con su cliente e intentar sonsacarle, sin una verificación adicional, los procedimientos que están establecidos como guía de los agentes de compra.

Auditoría de cuantas por pagar

El paso inicial en la auditoria de cuentas por pagar, incluyendo letras aceptadas, es la preparación de una lista de obligaciones pendientes al final del periodo fiscal.

En ese momento, los totales de los distintos papeles de trabajo deben compararse con sus respectivos saldos de Mayor y cuadrar cualquier diferencia.

Si existen muchas cuentas individuales en la lista, se pueden seleccionar distintos grupos, y comparar el total de los mismos con los totales de los subcontroles mantenidos para tal propósito.

En este ultimo caso, los grupos seleccionados para listarlos individualmente se corresponderán con los seleccionados para la confirmación.

La lista de las cuentas individuales cumple con distintos objetivos de auditoría:

1. Proporcionar el detalle para comparar con el saldo de la cuenta de Mayor.

2. Facilitar la comparabilidad de los saldos según los libros con las respuesta recibidas de las confirmaciones.

3. Segregar las cuentas por pagar con saldos deudores de las que tienen saldos a pagar. Para propósito del balance de situación, las cuentas por pagar con saldos deudores deben reclasificarse como por cobrar de proveedores bajo la categoría del activo circulante.

4. La lista de saldos facilita la preparación de un listado por antigüedad de las cuentas por pagar.

El propósito de tal papel de trabajo es la detección de pasivos a corto plazo con los que se puedan tener problemas, además de la detección de las cuentas que puedan haberse abierto contra errores y que han quedado sin detectar ajustar durante varios períodos.

Confirmación de cuentas por pagar

La selección de las cuentas por pagar para preparar circulares con requerimientos de confirmación concernientes a los saldos a pagar al final del período fiscal, es una de las áreas que requiere la utilización del criterios del auditor. Esta parte del programa de auditoría requeriría que el auditor esté atento a los peligros de una selección inapropiada de las cuentas.

Debido a que su principal énfasis se refiere a la infravalorización del pasivo, es aconsejable seleccionar los proveedores significativos, aunque los libros no reflejen un saldo importante a final de año.

La selección de estas cuentas para ser confirmadas debe cumplir los siguientes requisitos:

1. Confirmar la existencia de las cuentas por pagar con saldos individuales significativos, además de una selección representativa de todas aquellas con saldos menores.

2. La detección de cualquier pasivo no registrado, por mercancías y/o servicios recibidos antes del final del período, especialmente de aquellas donde la mercancía pudo contarse como existencias, sin registrar el pasivo.

3. La existencia de desacuerdos con los proveedores de la empresa en cuanto a precios, cantidades, etc., que puedan requerir algún ajuste para el balance de situación.

4. La detección de cualquier irregularidad que pueda surgir a través de la colisión de dos o mas empleados dentro de la organización, que estén en posición de influir en el gasto de fondos por mercancías y servicios no existentes.

PASIVOS A LARGO PLAZO

Introducción

El pasivo a largo plazo se define como aquellos pasivos que se espera que se liquiden por:

1) La utilización de los activos circulantes.

2) La creación de otros pasivos a corto plazo.

3) Dentro de un periodo relativamente corto de tiempo, normalmente un año.

Los ejemplos principales de pasivo a largo plazo son las obligaciones, hipotecas y otras deudas a largo plazo, así como los planes de pensiones y los arrendamientos a largo plazo. Estas deudas normalmente están basadas en acuerdos escritos que describen detalladamente los derechos del prestatario y las obligaciones del deudor.

Desde el punto de vista del auditor, estas deudas deben recibir una atención especial en el momento de su emisión, durante su vigencia y en su terminación o liquidación.

Adicionalmente, el auditor es responsable de revisar autorizaciones, registros, etc., y debe determinar que la empresa ha cumplido con todos los requerimientos y restricciones significativas impuestas por la deuda, y que se desglosan adecuadamente.

Características del pasivo a largo plazo

El pasivo tiene tres características esenciales:

1) Comprende una deuda o responsabilidad presente hacia una o más entidades que tienen derecho a su cobro, con probables transferencias futuras o utilización de activos en una fecha específica determinada, dado un hecho o demanda.

2) La obligación o responsabilidad obliga a una empresa en particular a dejar poca o ninguna capacidad de decisión para evitar el sacrificio futuro.

3) La realización de la transacción u otro hechos que obligue a la empresa.

Estas características son comunes para los pasivos tanto a corto como a largo plazo.

Clases de pasivos a largo plazo

Los pasivos a largo plazo son, a menudo, deudas emitidas con términos específicos o que se especifican en acuerdos o escrituras adjuntos.

El pasivo a largo plazo puede provenir de deudas de planes de pensiones, acuerdos compensatorios, arrendamientos, garantías, o por aspectos tales como litigios pendientes, reclamaciones o inspecciones.

Control interno y programa de auditoria

Según las normas de auditoria generalmente aceptadas, el auditor debe estudiar y evaluar el sistema de control interno de la empresa como base de su confianza en dicho sistema, y para determinar la naturaleza, tiempo y extensión de las pruebas de auditoría a aplicar en el examen de los estados financieros.

Si decide confiar en los controles internos para restringir las pruebas substantivas, realizará pruebas de cumplimiento para determinar si tales controles están funcionando de acuerdo con lo que tiene entendido.

Basándose en los resultados de sus pruebas de cumplimiento, elaborará pruebas substantivas apropiadas sobre los saldos y transacciones.

La meta del auditor es desarrollar un programa de auditoria que contenga la más efectiva combinación de pruebas, para así cumplir con sus objetivos.

Por lo tanto, el programa de auditoria del pasivo a largo plazo debe diseñarse para lograr ciertos objetivos relativos a las obligaciones a largo plazo y letras a pagar; éstos consisten en asegurarse de que:

• Todos los pasivos están adecuadamente registrados.

• No existe ninguna violación de los términos del acuerdo.

• Las cifras del pasivo están clasificadas apropiadamente entre corto y largo plazo.

• Las gastos por intereses y su pasivo son adecuados.

• Los desgloses en los estados financieros y sus notas son los adecuados.

Para una explicación clara podemos dividir el ciclo de las transacciones de las deudas a largo plazo en cinco partes:

1. Autorización inicial.2. Emisión de deudas.3. Retribución recibida.4. Actividad durante el plazo.5. Cumplimiento con las previsiones.

1. Autorización inicial

• Control interno. Debido a su naturaleza –futura y obligatoria- deben existir procedimientos de autorización específica para incurrir en pasivos alargo plazo. Estos procedimientos pueden describirse en los artículos de la constitución de la empresa, en la escritura corporativa o en los reglamentos de la empresa u organización.

Debido a que las deudas a largo plazo suelen ser cifras significativas, su autorización debe requerir la aprobación de los accionistas, fideicomisarios, o directores.

La autorización para la emisión de todas las deudas a largo plazo debe documentarse apropiadamente; tiene que estar de conformidad con los requisitos legales o con los procedimientos internos establecidos para cada magnitud de la misma.

• Programa de auditoría. Los pasos de la auditoría deben establecerse según la existencia y autorización de las deudas a largo plazo contraídas durante el período en examen y según lo adecuado de tal autorización a la luz de las reglas legales y de los procedimientos internos establecidos.

2. Emisión de la deuda

• Control interno. Cuando se inicia una transacción de deuda a largo plazo, usualmente se emite alguna forma de documentación. Cuando se emiten los reconocimientos específicos de la deuda en serie o unidades, éstas deben estar prenumeradas, contabilizadas por su número de serie y mantenidas hasta su emisión bajo la custodia de un fideicomisario independiente o de un ejecutivo de la corporación.

Los registros se deben mantener detallados por número de serie (en algunos casos también los nombres y direcciones), por fecha de emisión, intercambio, redención y cancelación.

La utilización de un fideicomisario independiente satisface los requisitos del control interno en relación con el mantenimiento de los registros detallados de las obligaciones emitidas y no emitidas.

• Programa de auditoría. Si se utiliza un fideicomisario independiente, la verificación de la emisión y de las obligaciones redimidas y no emitidas debe hacerse vía comunicación directa con él.

En ausencia de un fideicomisario independiente, los registros contables internos deben verificarse comparándolos con la información fundamental.

3. Retribuciones recibidas

• Control interno. Si la emisión es por efectivo, por propiedades reales o personales o por el intercambio con otros pasivos, debe mantenerse un control de la recepción de tales retribuciones.

Además, deben presupuestarse los gastos directamente relacionados con la transacción, aprobarlos y desglosarlos adecuadamente para que puedan cargarse a las operaciones.

El efectivo debe depositarse inmediatamente en el banco en el momento de recibo.

La propiedad real o personal recibida debe listarse en detalle, mostrando su tipo, valoración, localización y vida útil, con el fin de poderla identificar físicamente y contabilizarla de forma apropiada.

El resto de los pasivos deben verificarse que sus plazos permitan el intercambio y asegurarse de que está canceladas la obligación original y de que está registrada y documentada a satisfacción de la empresa.

• Programa de auditoría. Debe revisarse la clase, monto, existencia y adecuación del registro en las cuentas de las retribuciones recibidas por las obligaciones emitidas.

4. Actividad durante el período

• Control interno. Los procedimientos de auditoria piden que exista una responsabilidad independiente entre las funciones realizadas por los contables que registran, los que realizan los pagos, y los que cotejan las particularidades de los registros o el informe del fideicomisario con el Mayor.

Deben existir procedimientos que aseguren que los pagos de intereses se calculan adecuadamente y que el pasivo o la amortización de intereses o descuentos desde la fecha de pago se registra en los libros contables.

Las obligaciones y los pagarés liquidados deben cancelarse efectivamente para prevenir su reemisión, y guardarse controlados como evidencia de pago.

• Programa de auditoría. La auditoría de la actividad durante el plazo de una deuda debe incluir la verificación de que los pagos se han hecho oportunamente, que se han calculado adecuadamente y que se ha cumplido con todas las previsiones del acuerdo.

5. Cumplimiento con las provisiones

• Control interno. Debe ejercerse un control estricto sobre los términos de los acuerdos del préstamo. Los auditores deben estar atentos a las provisiones más importantes del pasivo, al acuerdo de fideicomiso, o al pagaré en sí mismo. El acuerdo define la naturaleza y las limitaciones sobre la realización del préstamo.

• Programa de auditoria. Los objetivos del auditor acerca de estos diferentes tipos de acuerdo están en la determinación de que se ha tenido el control interno adecuado y todos los requisitos significativos y restricciones. El auditor debe leer cuidadosamente el acuerdo y revisar el cumplimiento de la empresa con cada requisito y restricción significativa.