4tas. Jornadas de Celebración del Mes Nacional de la Calidad - IAPG

“Gestión de las Practicas Operativas”

Fernando Medina – Dirección de Calidad TenarisSiderc a

October 27rd, 2011

Agenda

Proyecto 00100 en Tenaris y las Practicas Operativas

De que se ocupa el proyecto GPO

GPO Framework: pilares de generación de las practicas operativas (1-3)

GPO Framework: pilares de sostenibilidad del modelo (4-7)

2 11/14/2011

Oportunidades Oportunidades de Mejora

• Reforzar la adherencia a procedimientos y practicas operativas. Esto es valido para todos los usuarios

• POs y Procedimientos no siempre actualizados, accesi bles, etc.

• No tenemos un estándar global en Tenaris para:– estructura

Proyecto 00100 en Tenaris, su evaluación mostró una oportunidad de mejora en las Practicas Operativas

3 11/14/2011

Objetivo

– estructura– Acceso a las POs– Publicación y actualización– training– Monitoreo y control

• Desarrollar en Tenaris un nuevo estándar para la gestión de practicas operativas para incrementar la adherencia a las mismas.

Que hay detrás del proyecto GPO?

Step 2. Mejora de los estándares(“Mejora Continua”)

“Excellence”P

erfo

rman

ce

Operar según estándar = condición para la Mejora Co ntinua

4 11/14/2011

Step 1. Instalar y adherir a los estándares (“GPO”)

“Standard Work”

Tiempo (años)

Per

form

ance

EL sistema de gestión de la calidad de Tenaris tien e 4 niveles de documentos…

API Q19001ISO/TS 16949

NIVEL 1

Manual de CalidadPolíticas de Seguridad, Calidad y Medio AmbienteDocumentos corporativos

Procedimientos y guidelines

5 11/14/2011

NIVEL 2: global

NIVEL 3

Procedimientos específicos referidos procesos locales

NIVEL 4

Documentos de alcance interior a las líneas operativas (practicas operativas)

Procedimientos y guidelinesrelativos a procesos globales

. .

Procesos locales

Procesos locales, detalle

…y el proyecto de gestión de las practicas operativa s se refiere a los documentos de nivel 4

Acería Laminación Tratamiento Térmico …Proceso

Etapas delProceso Stock barras Corte barras Horno Rotatorio Perforador

Descriptos por proc Nivel 3

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Puestos de tareas.

Roles

Pulpito Estación Perforador

Operador 1 Operador Herramental

Cambio Perforador

Set-UpControl de Proceso

Control visual punta

perforación

Estación punta

Supervisor

A ser cubiertas por POs

Actividades

Define QUIENES participan y COMO se elabora una PO

Listado de tareas y actividades que requieran POs basado en una selección por criticidad

Se definió el GPO a través de 7 pilares…

Define como actualizar y mejorar contenidos de POs

•Establece roles y responsabilidades

2. Generación (Contenido)

1. Inventario

6. Actualización de contenido

7 11/14/2011

7. Governance

Diseña un formato amigable y establece reglas para accesibilidad

Define los diferentes conceptos de training

Define método de monitoreo y KPIs (1) que haga sostenible el GPO

(1) KPI: indicadores relevantes

(Contenido)de contenido

5. Monitoreo & Acción

3. Formato &Disponibilidad

4. Training

2. Generación (Contenido)

Toyota: “Cada actividad tienen su propia PO”

Shell: “Hacemos foco en las actividadescriticas”

1. Inventario

6. Actualización de contenido

Toyota: “”Concepto de Check the checker” Nissan: “Supervisors spend>65% on PCM”

… reflejando las best practices de la industria en esta tarea.

Toyota: “Las Pos son revisadas durante la resolución de un problema”UCB: “KPIs track revisionschedule and late revisions”Credit Suisse: Up-date as part of procesos improvement - no change in behaviour without change of procesos descriptions

Toyota: “Concepto de KISS -Keep it simple and short”

UCB: “Led by procesos owner with end userinvolvement”

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7. Governance of Procedures

(Contenido)de contenido

5. Monitoreo & Acción

3. Formato &Disponibilidad

Toyota: “Cada PO esta vinculada a un KPI” “Los operarios estan seguros de que cada desvio será detectado”Shell: “Operative KPIs measureadherence”Credit Suisse: Adherence tostandards controlled by independent, empowered, risk control function

Toyota: “Asegurarse que los operarios puedan “tocar” las POs”Cadbury: “By definition 1 page visual procedures”Credit Suisse: When releasedalways available in 4 languages; one central browser-basedapplication

4. Training

Toyota: “Supervisors check training effectiveness” UCB: “Each procedure is linked to a training plan”Credit Suisse : „People are on the rules and regulations (with certification), and in the application”

7. Governance

La generación de las POs se cubre en los primeros t res pilares

2. Generación (Contenido)

1. Inventario

6. Actualización de contenido

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7. Governance

Generación de las POs

Sostenibilidad

5. Monitoreo & Acción

3. Formato &Disponibilidad

4. Training

Se identificaron las tareas críticas en el área de laminación…

Inventario

Entregables

Resultado: Overview de las tareas criticas en el La minadorInventario

Area Activity

Plugs area Plug replacement

Plugs area Plug check

Piercer Changeover of the cylinders at the Piercer

MPM (diescher) Change of the MPM / Diescher discs

Bar yard Material received registration into the system

Cutting machine System updating with information of the cut material

Rotary furnace System updating with information of the loaded material

Rotary furnace Billets loading into the rotary furnace

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Lista de las actividades criticas ordenadas en terminos de:

• Seguridad

• Calidad

• Eficiencia

• Se listaron 53 tareas en el proceso• Para seleccionar las tarea criticas se utilizó una matriz de riesgo con

dimensiones de Seguridad, Calidad y Eficiencia • 16 tareas se definieron como criticas

Rotary furnace Billets loading into the rotary furnace

Piercer Piercer set up

Piercer Piercing operation/adjustment

Piercer Antiox material dispensed

MPM (diescher) MPM (Diescher) set up

MPM (diescher) Mandrell surface/dimensional/lubrication/cooling check

MPM (diescher) MPM (Diescher) operation / adjustment

SRM/Sizing mill SRM or Sizing mill set up

SRM/Sizing mill SRM or Sizing mill operation/adjustment

… y el contenido de las POs se elaboró en workshops…

Generación(Contenido)

Metodología estándar

Generación (Contenido) Resultados: Workshop con operarios

Month Week Team Prep. WS Consolid .

Programa de workshopsEntregables

11 11/14/2011

Metodología estándar para escribir POsincluye

• Pasos de la tarea

• Riesgos de QHSE

• Contramedidas

• Tareas de contingencia

• Involucrar a operarios y expertos

Result 2nd workshop: QHS&E Risks and Countermeasures

Result 3rd workshop: Contingency plans and final review

Month Week Team Prep. WS Consolid .

1st month

1 A X WS1 X

2 B X WS1 X

3 C X WS1 X

4 A X WS2 X

2nd

month

1 B X WS2 X

2 C X WS2 X

3 A X WS3 X

4 B X WS3 X

3rd month

1 C X WS3 X

2REVIEW AND CROSS SHIFT

SHARING 3

4

Result 1st workshop: Operative Steps

…y las POs eran luego revisadas por todos los turnos

Descripción de los pasos

Jefe de P

lanta

Jefe de línea

Jefe de turno

Supervisi

ón

Mantenim

iento

Calidad

Producció

n

HS

E

Analista

GT

Operador

Preparación X X X X

WS1 =Pasos de la tarea

X X X X X X X X X

Revisión X X

Generación (Contenido)

12 11/14/2011

Contenido de SCE X X X X X

WS2 = QHS&E contenido

X X X X X X X X X X

Consolidar al layout X X

WS3 = Revisión final X X X X X X X X X X

Consolidar Feedback X X

Revisión a través de los turnos

X X X

Revisión final X X X X X X

X = participan (no necesariamente full time)

La PO se volcaba finalmente en el formato elegido

Formato & Disponibilidad

Entregables

Formato y Disponibilidad Resultados: Nuevo formato de las POs

Cover page: presenta requisitos ISO

Body page: incluye los pasos de la tarea , descripción de riesgos de calidad y Seguridad

13 11/14/2011

Diseño “amigable” con • Diseño “amigable” con reglas claras respecto al uso de los espacios

• Proyecto respecto a disponibilidad (TU)

• El formato de las nuevas POs debe ser IDM compatible

End page: manejo de contingencias

(1) TU = Tenaris University

7. Governance of

La sostenibilidad del proyecto se asegura en los pi lares 4 - 7

7. Governance

2. Generación (Contenido)

1. Inventario

6. Actualización de contenido

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7. Governance of Procedures

Generación de las POs

Sostenibilidad

7. Governance

5. Monitoreo & Acción

3. Formato &Disponibilidad

4. Training

Diferentes tareas de training aunque la central fue la capacitación de los operarios con las POs

Training

Training Resultados: Tres diferentes módulos de training

Audience: Shift Leaders, Production Coordinators and Support Functions

Roll O

ut Enablers

PCM Awareness

Training

PCM ExecutionTraining

Audience: Senior & Middle management Objective : explain what procedures management is, what isdifferent from today and the key role of management in this change of culture – supported with exercises

I

15 11/14/2011

Culture C

hangeD

aily Work

Training para operarios

Audiencia: OperariosObjetivo : Desarrollar todo el training en las tareas utilizando las POs

II

Audience: 1st and 2nd Level Managers Objective : Instill PCM framework into management thinking

TUIC-Induction CampAudience: GTs and AnalystsObjective : Introduce PCM concept and explain important ace for TSAudience: BC OperatorsObjective : Explain PCM by examples and instruct on responsibilities and consequences

Exec. Leadership Program

BC Orientation Training

III

La clave de la sostenibilidad es el monitoreo de la s tareas…

Monitoreo & Acción

Entregables

Monitoreo & Acción Resultados: Proceso de Monitoreo

Actividades de Monitoreo

16 11/14/2011

• Rutinas de monitoreo por función y respuestas a hallazgos

• Cross- funcional monitoring procesos

• KPIs

•Seguimiento de desvíos y acciones correctivas

Supervisores usan una “check card” simple

VERI suplementa este nivel de monitoreo

Coordinadores de línea realizan monitoreo detallado de una PO

Diario Semanal Mensual

Gerentes de planta realizan monitoreo detallado de una PO

Bi- semanal

AM/DIFA realizan monitoreo detallado de una PO

Tiempo requerido para tareas de GPO en nuestra organización hoy

Foco de la tarea HOY

16%18%26%41%Supervisor

8% 23%

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Administrativas Tareas de monitoreo

OperacionesPlanning

6%89%

Operador líder

100%Operador

100%

89%

3%

… y las Operaciones tienen allí un rol central…

Overview de las actividades de monitoreoMonitoreo & Acción

HSE

HSE: actividades de monitoreo

• HSE conduce y controla las inspecciones de Seguridad (actividad actual)

18 11/14/2011

• Quality conducts weekly monitoringas of today

• No change of routine

Gerente Planta

Jefe De línea

CoordinadorDe línea

Supervisor

• Realizan monitoreo de POs y 5S

• Cada nivel realiza seguimineto de actividades en su área (“Checks the checker”)

• Objetivos de monitoreo incluidos en sus objetivos anuales

Actividades de monitoreo en la línea

CalidadOperación • Auditoria de VERI se extienden a POs

Calidad: actividades de monitoreo

… involucrando todos los niveles en monitoreos de ru tina.

Dirección de Fabricación

Monitoreo & Acción Día Semana Dos veces Mes

Mes Total # tareas por mes

GPO o 5S o Inspección de Seguridad 1

GPO o 5S o Inspección de Seguridad

1

• Inspección • GPO 4

Área Manager

19 11/14/2011

Gerente de Planta

Jefe de Línea 1 Jefe de Línea 2

Coordinador

Jefe de turno

de Seguridad

• GPO• 5S 4

• GPO• 5S 4

• GPO• Inspección

de Seguridad

• 5S 10

• Check Card

• Inspección de Seguridad

24Nota: Monitoreo corto basado en

check cards (15´)

Governance: diferentes roles

Governance

Entregables

Governance Resultados: modelo de governance para el GPO

CEO

AM

OPER Quality DINC DIQT

Key role está

Cuales con los roles del CEO y AM en el proyecto?

HR

20 11/14/2011

Key role está en la generación de Pos, monitoreo y uso en training

responsabilidades en el Definición de roles y responsabilidades en el proyecto GPO

Establecer controles al desarrollo del proyecto

Line Manager 1

LineCoord.

Operators Operators Operators

Shift Leader

Health and Safety

Environ-ment

HSE

GPO Ejecución y MonitoreoGPO control externo

GPO Compromiso y comunicación

Key role está en el monitoreo sostenido y seguimiento de eventos

Key role de funciones globales y locales está asegurar efectividad del monitoreo y seguimiento de KPIs

El soporte de otras áreas es relevante

HSELocal

Calidad Local

• Participación en el proceso de generación de contenido como expertos • Revisión de las POs en sus aspectos de Seguridad• Participación en el proceso de monitoreo

• Participación en el proceso de generación de contenido como expertos • Revisión de las POs en sus aspectos de calidad• Auditoria a través de VERI

Roles y Responsabilidades

21 11/14/2011

00100 / PRIN / DIQT /

SC

HR y TULocal

• Auditoria a través de VERI

• Registro y revisión de training • Seguimientos de sanciones por hallazgos

• Desarrollo de PO de referencia (ranking de criticidad)• Monitoreo del roll-out a través de las diferentes plantas• Asegurar estandarización de contenidos y uso de best practices

Finalmente la actualización de las POs quedó estable cida

Actualizaciónde contenido

Entregables

Actualización de contenido Resultados: Guía para actualizar contenidos de POs

Cambios Mayores Cambios Menores

Eventos disparadores de actualización

• Accidentes/Incidentes (TSE reporte) Claims Clientes, NCRs (eventos IAM)

• Cambios en los procesos (Equipos / Automacion / Layouts)

• Cambios en la organización con impacto en las tareas

• Cambios relevantes en regulaciones o requerimientos de

• Impactos menores

22 11/14/2011

Reglas de actualización Reglas de actualización tales como

• Ciclo de revisión

• Eventos que disparan revisiones, etc.

regulaciones o requerimientos de clientes

• Mandatorio cada dos años si no ocurrió actualización por otra vía

Proceso de actualización

Workshop con operarios Fast Track

Training Formal, queda registro Sobre la tarea misma

Best practice Coordinación de PRIN

KPIs • Tiempo medio entre actualizaciones

Se implementó el GPO a través de todo el sistema in dustrial

FebJanNovOctSep DecAugJul

20092008

Mar Apr May Jun Jul

Silcotub

Dalmine (FAPI, FTM, ACC… )

Arcore

Inicios de la implementación de GPO Budget 2009

WIWIWI

Piloto

Target

PO

8

46

1Pilot tbd

23 11/14/2011

Tamsa

Algoma

Siderca

Hickman (HT)

Tubocaribe (HT)

(1) WI = work instruction (2) Number of work instruction developed

BR

EA

K

BR

EA

K

∑=

5

5

4

3

2

74

Resumen del proyecto GPO

• En el marco del proyecto 00100 se desarrolla el proyecto de Gestión de Practicas Operativas (GPO)

• El proyecto GPO tiene como principal objetivo reforzar la adherencia a los procedimientos

• También es central en Tenaris homogenizar nuestras practicas operativas generando estándares (best practice) que faciliten luego el proceso de mejora continua

24 11/14/2011

mejora continua

• El proyecto GPO estableció siete pilares básicos: inventario, generación, formato y disponibilidad, training, monitoreo y acción, actualización y governance

• La implementación de esta iniciativa se ha llevado adelante a lo largo de casi tres años con un apreciable grado de avance

• Los resultados con significativos en cuanto al proceso de monitoreo y governance. La calidad de las POs y el número de hallazgos por monitoreo evolucionan satisfactoriamente