4C PASO A PASOEl camino hacia la integración en el sistema 4C

PASO 1: Hágase Miembro de 4C 4Encuentre su categoría de miembro 4

PASO 2: Únase a una Unidad 4C o cree una nueva 5¿Cómo funciona una Unidad 4C? 6

PASO 3: Cumplimiento del Código de Conducta 4C 7¡La clave es alcanzar el nivel “Promedio Amarillo”! 8Realice una Autoevaluación 9Implíquese en una red de apoyo 9Obtenga acceso gratuito a herramientas y material de información 10

PASO 4: Solicite una Verificación 11La visita de Verificación 12Post-verificación 13

PASO 5: ¡Venda café que cumple con los parámetros de 4C! 14

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4C PASO A PASO:El camino hacia la integración en el sistema 4C

¿Le interesa formar parte de la Asociación 4C? Paso a paso le guía a través del proceso de integración en el sistema 4C.

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PASO 2

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PASO 1

entre 2.500 y 5.000 sacos, pagan 150 euros. Las cuotas de miembro puedenvariar hacia arriba o hacia abajo con respecto a estas cantidades en funciónde que la producción media suba o baje.

En el documento 26 encontrará información detallada acerca de las categoríasde miembro y sus cuotas correspondientes. Está disponible para su consulta enel sitio web de 4C: http://www.4c-coffeeassociation.org/en/registration.php.

Ha de tener en cuenta que convertirse en miembro de la Asociación 4C y ven-der Café 4C son dos cosas diferentes. Como miembro de la Asociación 4C, tendrá libre acceso a una gran cantidad de información sobre buenas prácticasagrícolas. Al participar en la plataforma 4C, tendrá la oportunidad de estar encontacto con otros miembros y socios para encontrar soluciones comunes a losretos que plantea la sostenibilidad y compartir sus mejores prácticas. ¡Pasará aformar parte de una comunidad activa, comprometida con la promoción de lasostenibilidad al más alto nivel en el dominante sector cafetalero!

Sin embargo, para poder vender el café verde que usted o sus proveedoresproducen como Café que cumple con los parámetros de 4C, necesitaráseguir unos pasos adicionales tras haber firmado su incorporación comomiembro 4C. Estos pasos aparecen descritos en las siguientes páginas.

PASO 2: Únase a una Unidad 4C o cree una nueva

La creación de una Unidad 4C es flexible. Una Unidad 4C puede ser un grupode agricultores a pequeña escala que se ponen de acuerdo para registrarseconjuntamente, un grupo ya organizado como una cooperativa o una asocia-ción de productores, un almacén, una fábrica, un comercializador local, unaempresa de exportación, o incluso una empresa tostadora(siempre que seencuentre en un país productor de café).

Sólo hay tres requisitos para crear una Unidad 4C:

• Hacerse miembro de la Asociación 4C o formar parte de un Miembro 4Cya existente (tal y como se explica en el Paso 1);

PASO 1: Hágase Miembro de 4C

La Asociación 4C es una organización integrada por múltiples miembros. Elprimer paso para integrarse en el sistema 4C es hacerse miembro y compro-meterse a trabajar con los otros miembros en la construcción de un mundocafetalero más sostenible.

El proceso para registrarse como miembro es sencillo. Sólo tiene que rellenarel formulario de registro online, que se encuentra disponible en el sitio webde 4C: http://www.4c-coffeeassociation.org/en/registration.php.

Una vez que haya enviado el formulario de registro y haya pagado su cuota,recibirá su Certificado de Miembro. La incorporación como miembro en el sis-tema 4C no está restringida únicamente a los productores individuales, sinoque las asociaciones deproductores, las cooperativas, los exportadores, losrecolectores, los comercializadores, entre otros, también pueden solicitar suincorporación.

Si tiene algún problema con el formulario de registro online o si desea másinformación acerca de la incorporación como miembro a 4C, puede ponerseen contacto con la Oficina Regional de 4C en su zona o con el Secretariado de4C en Alemania en la siguiente dirección: info@4c-coffeeassociation.org

Encuentre su categoría de miembroLa incorporación como miembro a la Asociación 4C está abierta a producto-res, asociaciones cafetaleras, grupos pertenecientes a la sociedad civil, comer-cio e industria del café, instituciones públicas, institutos de investigación o acualquier persona a título individual. La posición de cada miembro en la cade-na de producción y distribución del café junto con el volumen total de caféverde que produzca, comercialice o tueste determina la cuota que ha depagar como miembro. Las organizaciones no gubernamentales, otros miem-bros y los miembros asociados también contribuyen con una cuota.

La cuota anual para un productor depende del volumen total de café verdeproducido al año. Este volumen se basa en la producción media de los últimostres años. Por ejemplo, la cuota anual para un grupo que produce entre500.000 y 750.000 sacos asciende a 12.000 euros. Los grupos que producen

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PASO 3PASO 2

En el Mapeo de Socios de Negocio, la Entidad Administradora debe hacer unlistado individualizado con los productores y otros proveedores, como lascompañías de fumigación con pesticidas, que sean Socios de Negocio de laUnidad 4C.

El Mapeo de Socios de Negocio proporciona información de utilidad como el tamaño de las explotaciones cafetaleras, la cantidad de café producido y el número de empleados en la Unidad 4C. Además, el documento refleja laactuación de los Socios de Negocio de la Unidad en lo que respecta a losámbitos sociales, medioambientales y económicos del Código de Conducta 4C.Esta información ayuda a la Entidad Administradora a identificar las áreasque necesitan una mejora prioritaria en la aplicación del Código 4C.

Una vez que usted haya creado una Unidad 4C o se haya unido a una ya existente, ya tiene a su disposición la estructura organizativa necesaria paraentrar en la cadena de producción y distribución de 4C.

PASO 3: Cumplimiento del Código de Conducta 4C

El principal instrumento que utiliza la Asociación 4C para promover la sosteni-bilidad en el sector cafetalero es el Código de Conducta 4C. El Código 4C reco-ge una lista de 10 Prácticas Inaceptables que todos los Socios de Negocio de laUnidad 4C deben erradicar. Las Prácticas Inaceptables se basan en acuerdos yregulaciones internacionales tales como las Convenciones de Naciones Unidas yde la OIT, y también en las leyes nacionales. Acatar el Código de Conducta 4C,conlleva erradicar las peores prácticas del sector, tanto a nivel medioambientalcomo en lo que se refiere a la mano de obra. Algunos ejemplos de prácticas a erradicar serían los trabajos forzados, la utilización de pesticidas prohibidos,o la destrucción de hábitats naturales protegidos. La completa eliminación deesas Prácticas Inaceptables entre los Miembros 4C y todos sus Socios de Nego-cio es una condición previa para unirse al sistema 4C y trabajar dentro de él.

Además de las 10 Prácticas Inaceptables, el Código 4C también establece 28 Principios en los ámbitos social, medioambiental y económico, para unaproducción, procesado y comercio sostenibles del café verde.

• Ser capaz de proporcionar, como mínimo, un contenedor de café verde(20 toneladas);

• Disponer de una persona o un grupo de personas que pueda garantizar laaplicación del Código de Conducta 4C. Este grupo, recibe el nombre deEntidad Administradora dentro del sistema 4C.

Por ejemplo, si usted es un productor con una capacidad de producción de almenos un contenedor de café verde, puede registrarse a sí mismo como unaUnidad 4C. Si produce menos de esa cantidad, puede unirse a una Unidad 4Cya creada o crear una nueva Unidad 4C con otros pequeños productores. Otrasituación posible es que usted sea un exportador que decida crear una Uni-dad 4C con sus proveedores. Tenga en cuenta que, en algunos casos, loscomercializadores, exportadores o compradores finales no necesitan formarparte de una Unidad 4C, pero sí pueden ofrecer Café que cumple con losparámetros de 4C procedente deotras Unidades que ya están creadas.

Dentro de una Unidad 4C, cualquier persona que tenga relación directa conel café recibirá el nombre de Socio de Negocio. Esto significa que todos losproductores, recolectores o fabricantes de café son Socios de Negocio en unaUnidad 4C. Del mismo modo, cualquier persona o compañía que proporcioneotros servicios relacionados con la producción del café o que tenga contactodirecto con las cerezas de café o el café verde (por ejemplo, una compañía defumigación con pesticidas) se considera un Socio de Negocio.

¿Cómo funciona una Unidad 4C?La Unidad 4C debe designar una Entidad Administradora. Las principalesresponsabilidades de la Entidad Administradora son:

• Mantener el contacto con el Secretariado de 4C;• Apoyar activamente la creación y el mantenimiento de la supervisión

interna; • Poner en marcha los mecanismos necesarios para garantizar que todos los

Socios de Negocio de la Unidad 4C trabajan según lo establecido en elCódigo de Conducta 4C; y

• Solicitar la Verificación 4C completando, para ello, los formularios necesarios.

Para fomentar la puesta en marcha de un sistema de supervisión interno, laAsociación 4C ha desarrollado una herramienta llamada Mapeo de Socios deNegocio.

Implementación de losderechos de los niños ala infancia y educación.

Esfuerzos evidentespara erradicar el traba-jo infantil e intentarfomentar su educación.

No se han tomadomedidas para fomentarla educación infantil.

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PASO 3PASO 3

EJEMPLO:Su Unidad 4C todavía tiene una calificación roja para el principio acerca de laconservación del suelo (ámbito medioambiental). Su actuación en lo que respecta al resto de los principios del Código es amarilla. Para poder alcanzar el nivel Promedio Amarillo, su Unidad 4C necesita tener, al menos, un principioverde en el ámbito medioambiental.

Teniendo en cuenta el enfoque de mejora continua de la Asociación 4C, seespera que todas las prácticas progresen, finalmente, hacia el verde.

Realice una AutoevaluaciónLa Asociación 4C proporciona a la Entidad Administradora de la Unidad undocumento llamado Autoevaluación para analizar la situación de la Unidad4C y determinar si los Socios de Negocio han alcanzado el nivel de actuaciónPromedio Amarillo.

Este documento recoge los principios del Código de Conducta 4C e incluyeindicaciones para ayudar a la Entidad Administradora a evaluar el nivel en elque se encuentra actualmente la Unidad 4C.

La Autoevaluación se basa en el Código de Conducta 4C, pero se presenta enun formato diferente. Para completar la Autoevaluación, la Entidad Adminis-tradora debe comprobar las casillas con los colores rojo, amarillo y verde paracada uno de los principios. Al comprobar estos colores, se obtiene una califica-ción global. ¡Enhorabuena si la calificación total de su Unidad 4C está en elnivel Promedio Amarillo! Está muy cerca de obtener la Verificación 4C y recibirsu licencia para poder vender café que cumple con los parámetros de 4C.

Si la Autoevaluación muestra que su unidad no ha alcanzado todavía el nivelPromedio Amarillo, tendrá que desarrollar un plan de mejora. Los resultadosde la Autoevaluación le ayudarán a identificar cuáles son las áreas que necesi-tan una mejora urgentemente para poder alcanzar el nivel “Amarillo”.

Implíquese en una red de apoyoLas Oficinas Regionales de 4C son el primer punto de contacto para las Unidades 4C. Los Coordinadores Regionales de 4C pueden resolverle susdudas y asesorarle acerca de la aplicación del Código de Conducta 4C. Encon-trará los datos de contacto al final de esta guía.

EJEMPLOS: Un ejemplo de Práctica Inaceptable es el uso de pesticidas prohibidos a nivelinternacional. Estos pesticidas son productos químicos con un alto grado detoxicidad y su uso afecta gravemente tanto a la salud como al medioambiente.

Un ejemplo de los principios sociales del Código 4C es que todos los trabajado-res que pertenezcan a una Unidad 4C tienen derecho a negociar colectivamentey a recibir un salario conforme las leyes nacionales o los acuerdos del sector.

¡La clave es alcanzar el nivel “Promedio Amarillo”!Tras asegurarse de que las Prácticas Inaceptables han sido erradicadas, losSocios de Negocio de la Unidad 4C evalúan su actuación y progreso con res-pecto a los 28 Principios del Código de Conducta 4C. Los principios del Códigose organizan como si se tratara de un semáforo. Los colores rojo, amarillo y verde, indican tres niveles diferentes de actuación. El rojo significa que esetipo de prácticas deben extinguirse, el amarillo, que esas prácticas debenmejorarse y el verde indica que se trata de una práctica deseable.

EJEMPLO:Principio 4, Dimensión social y Criterios respectivos:“Los niños tienen derecho a la infancia y a la educación”.

VERDE AMARILLO ROJO

Es importante destacar que, antes de poder comercializar Café 4C, las Unida-des 4C necesitan una calificación media en su actuación de color amarillo encada uno de los ámbitos (social, medioambiental y económico) del Código deConducta 4C y que, además, ésta esté confirmada por la verificación de unatercera persona independiente. Esto significa que puede haber algún principiorojo en un ámbito, siempre que haya un número igual de principios verdes enel mismo ámbito. No es aceptable tener más principios rojos que verdes enninguno de los tres ámbitos.

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PASO 4PASO 3

PASO 4: Solicite la Verificación

Si confía en el resultado de su Autoevaluación, puede que quiera solicitar laverificación para vender café que cumple con los parámetros de 4C. Para ellonecesitará los siguientes documentos:

• Calificación final de la Autoevaluación de la Unidad 4C;• Mapeo de Socios de Negocio y;• Tabla organizativa

En primer lugar, la Entidad Administradora tendrá que completar la califica-ción final de la Autoevaluación e introducir los datos básicos de los Socios deNegocio en el Mapeo de Socios de Negocio, tal y como se indica en el paso 2.

A continuación, la Entidad Administradora deberá introducir el nivel deactuación de cada Socio de Negocio en cada uno de los ámbitos (social,medioambiental y económico) en las respectivas columnas y filas del Mapeode Socios de Negocio. Asimismo, basándose en los resultados de la Auto-evaluación de los diferentes Socios de Negocio, identificará en qué aspectostienen que mejorar. Esta información debería indicarse en las últimas colum-nas del Mapeo de Socios de Negocio.

Y, finalmente, tendrá que preparar una tabla organizativa de la Unidad 4C(NO de la Entidad Administradora). Esto le dará a la Entidad Administradorade la Unidad 4C una buena perspectiva de los esfuerzos que se están llevandoa cabo y, más tarde, ayudará a los verificadores a entender quién se encargade cada cosa en su Unidad 4C.

Una vez que los tres documentos estén preparados, tendrá que ponerse encontacto con los verificadores aprobados por 4C (la lista actualizada se encuen-tra disponible en el sitio web de 4C en http://www.4c-coffeeassociation.org) y solicitar, al menos, dos propuestas para su verificación. Seleccionará la quecumpla la mayoría de los criterios de selección.

Estos tres documentos se compartirán con el verificador seleccionado porusted para una revisión documental. Si están incompletos, el verificador lepedirá que realice los cambios necesarios hasta que estén listos para su verifi-

Además, puede ponerse en contacto con el personal de 4C para que propor-cione apoyo individualizado y servicios adicionales a los miembros y a las Uni-dades 4C. El personal de 4C puede organizar actividades de formación perso-nalizada sobre el Código de Conducta 4C o visitar a los productores en sulugar de trabajo para prepararlos de cara a la Verificación 4C. Estos serviciosde apoyo adicionales no están cubiertos por las cuotas regulares de miembroy tienen un cargo adicional. Si usted está interesado en contratar un serviciode apoyo personalizado, hecho a medida, por favor, póngase en contacto conel Secretariado de 4C en: info@4c-coffeeassociation.org. El Secretariado le pro-porcionará un presupuesto que tenga en cuenta sus necesidades específicas.

Si la Asociación 4C no pudiese prestarle determinados servicios de apoyo, se le dirigirá a los proveedores externos adecuados. El Secretariado de 4C lefacilitará los datos de contacto. Cada Unidad 4C tendrá que pagar por esosservicios de apoyo o encontrar un socio o un comprador dispuestos a cubrirlos costes.

Obtenga acceso gratuito a herramientas y material de informaciónComo miembro de la Asociación 4C, tendrá acceso gratuito a un gran númerode herramientas y fuentes de información que le ayudarán en el cumplimien-to del Código de Conducta 4C. La Asociación ha creado una biblioteca deherramientas online que actualmente incluye una colección de más de 260documentos relacionados con las 10 Prácticas Inaceptables y los 28 Principiosdel Código de Conducta 4C.

El material de formación consiste, en su mayor parte, en manuales, libros,folletos, posters y octavillas, así como en recursos clave de Internet. Las Unida-des 4C tienen acceso rápido y fácil a la biblioteca de herramientas a través de un sistema de acceso personal. Usted recibirá su clave de acceso tras con-vertirse en un miembro 4C o a través de su principal persona de contacto enuna organización que ya sea miembro registrado.

Además, la Asociación ha desarrollado algunos materiales didácticos paraayudar a las Unidades 4C a cumplir con el Código de Conducta 4C. Reciente-mente se ha publicado una Guía Ilustrada que incluye ilustraciones a todocolor que representan cada una de las 10 Prácticas Inaceptables y los 28 Prin-cipios del Código. Actualmente, la Guía está disponible en inglés, portugués,español y vietnamita. Usted puede descargarse la Guía Ilustrada desde el sitioweb de 4C. Si quiere recibir copias impresas, por favor, póngase en contactocon el Secretariado de 4C en: communication@4c-coffeeassociation.org

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PASO 4PASO 4

4C, el tamaño de la explotación, la producción potencial, el número de traba-jadores, la localización geográfica y el nivel alcanzado en su actuación.

Al final de la verificación, se mantendrá una breve reunión con la EntidadAdministradora. El verificador informará a la Entidad Administradora de losresultados preliminares de la verificación.

Post-verificaciónTras la verificación, el verificador consolidará la información recopilada en lasvisitas y revisará las entrevistas individuales con los Socios de Negocio y suEntidad Administradora. Se preparará un informe de verificación que se com-partirá con usted y con el Secretariado de 4C. En la conclusión de la verifica-ción, el verificador recomendará al Secretariado de 4C si concederle la licenciaa su Unidad 4C o no.

Si todo está claro y el nivel “Promedio Amarillo” de actuación se confirma, la licencia será concedida. Si el resultado “Promedio Amarillo” no se confirma(lo que significa que su Unidad 4C no ha alcanzado el nivel necesario) la licencia no será concedida. Su Unidad 4C tendrá que mejorar y programaruna visita de seguimiento.

Una vez que obtenga la licencia, su Unidad 4C puede empezar a vender caféa través de sus Socios de Negocio como café que cumple con los parámetrosde 4C.

Seis semanas después de haber recibido la licencia, tendrá que enviar un plande mejora tanto al verificador como al Secretariado en el que se recojan pla-nes para seguir mejorando su nivel de actuación. Lo normal es que el plan demejora se prepare basándose en las conclusiones o en los riesgos indicados enel informe de verificación.

Anualmente, tendrá que completar la Autoevaluación, actualizar toda ladocumentación, incluyendo el progreso en su plan de mejora y enviarlo todoal Secretariado.

La reverificación tendrá lugar pasados tres años. Además, los verificadores 4C llevan a cabo visitas aleatorias, sin anunciar, en diferentes regiones paraconfirmar la credibilidad de todo el sistema.

cación. Normalmente, se le cobra a usted por el tiempo de trabajo de los veri-ficadores, por lo que es importante asegurarse de que la documentación sealo más completa posible.

Mientras el verificador revisa sus documentos, usted tiene tiempo para prepa-rar a su Unidad 4C para la visita personal. Los documentos requeridos por elCódigo de Conducta 4C deberán estar preparados con antelación para aho-rrarle tiempo al verificador (¡recuerde: tiempo = dinero!). Informe también asus Socios de Negocio de que podrían recibir la visita del verificador.

La visita de VerificaciónEl verificador le enviará un plan de verificación por adelantado para queusted sepa qué actividades se llevarán a cabo durante la verificación. Tengaen cuenta que no recibirá por adelantado una lista de los Socios de Negocioque visitará, de modo que, por favor, no solicite esta información al verifica-dor. La fórmula general de muestreo que 4C utiliza para las visitas a los Sociosde Negocio es el 50% de la raíz cuadrada del número total de Socios deNegocio de la Unidad 4C.

EJEMPLO:La Unidad 4C “Café Bueno” tiene 400 Socios de Negocio: 397 caficultores, doscentros de almacenamiento y una compañía de fumigación con pesticidas.

La fórmula para el muestreo de verificación de 4C es: ½ (√ 400) +1 = 11

Según la fórmula de 4C, al menos 11 lugares serán revisados durante la visitade verificación, incluyendo la Entidad Administradora.

Durante el encuentro inicial entre la Entidad Administradora y el verificador,se anunciarán los nombres de los Socios de Negocio que se visitarán. Tras estebreve encuentro, se llevará a cabo la entrevista en la Entidad Administradora.

Además de visitar a una muestra aleatoria de los Socios de Negocio, el verifica-dor comprobará cuidadosamente los documentos que su Unidad 4C ha prepa-rado. También se entrevistará conproductores, trabajadores y sus empleadospara recopilar la información necesaria para confirmar su Autoevaluación.

Por favor, tenga en cuenta que el verificador escogerá los Socios de Negociobasándose en los riesgos. Los riesgos más comunes son aquellos relacionadoscon las actividades a las que se dedican los Socios de Negocio en su Unidad

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PASO 5

PASO 5: ¡Venda café que cumple con los parámetros de 4C!

¡Ahora ya está preparado para vender su café verde como “Café que cum-ple con los parámetros de 4C”! El sistema 4C funciona según los mecanismosregulares del mercado de la oferta y la demanda. No hay primas ni preciosfijos para el café ofertado por Unidades 4C verificadas.

Sin embargo, el café 4C no es “un café cualquiera”. Tiene un valor añadidoque se deriva del hecho de que ha sido producido, procesado y comercializa-do aplicando criterios de sostenibilidad. Los compradores reconocen estevalor añadido y los proveedores se encuentran en una mejor situación paranegociar el precio de su Café 4C.

La comercialización del café que cumple con los parámetros de 4C conlleva unseguimiento que es posible gracias al número de licencia de su Unidad 4C.Este número o una copia de su licencia de 4C debe añadirse a la documenta-ción de envío de su Café 4C. De este modo, la Unidad 4C y los compradoresfinales pueden llevar un registro de las cantidades de café que cumple con losparámetros de 4C vendidas y compradas. Esto se hace a través del proceso derevisión de los informes comerciales, que se hace al comienzo de octubre parael año cafetalero anterior.

Por favor, no dude en ponerse en contacto con su Oficina Regional de 4C ocon el Secretariado de 4C si sigue teniendo dudas o si quiere recibir informa-ción más detallada (encontrará los datos de contacto en la siguiente página).El personal del Secretariado estará encantado de ayudarle en lo que sea necesario.

¡Juntos podemos marcar la diferencia!¡Únase a nosotros hoy mismo!

Secretariado de 4C Adenauerallee 10853113 Bonn, AlemaniaTel. +49 (0) 228 850 50 0Fax +49 (0) 228 850 50 20Correo info@4c-coffeeassociation.org

Representación de 4C para América CentralCon sede actual en Bonn, Alemaniac/o Adenauerallee 10853113 Bonn, AlemaniaTel. +49 (0) 228 850 50 0Fax +49 (0) 228 850 50Correo ca@4c-coffeeassociation.org

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Representación de 4C para IndonesiaCorreo indonesia@4c-coffeeassociation.org

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CONTACTO

SOBRE LA ASOCIACIÓN 4C

La Asociación 4C es una organización integrada por múltiples miembros que reúne aparticipantes realmente comprometidos con la sostenibilidad en el sector cafetalero.Entre los miembros de la Asociación 4C se encuentran caficultores (grandes ypequeños), comercializadores (importadores y exportadores), industria (tostaderos decafé y minoristas) y sociedad civil (organizaciones no gubernamentales, iniciativas decreación de estándares y sindicatos). Entre sus miembros también se encuentran per-sonas individuales comprometidas con los fines de la Asociación. Esta comunidadglobal trabaja de manera conjunta en la mejora de las condiciones económicas,sociales y medioambientales de todos los que viven del café. Juntos, los miembros dela Asociación 4C, han desarrollado el Código de Conducta 4C, que fija los principiossociales, medioambientales y económicos básicos para una producción y comercio delcafé verde sostenibles.

Si desea más información visite: www.4c-coffeeassociation.org