33_Procedimiento

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Cdigo: DAF Direccin de Administracin y Finanzas.

33. Procedimiento para el Funcionamiento del Comit de Control y Desempeo Institucional.

Rev. O

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33 PROCEDIMIENTO PARA EL FUNCIONAMIENTO COMIT DE CONTROL Y DESEMPEO INSTITUCIONAL.



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1.0 Propsito 1.1 Establecer los criterios de elaboracin de informacin presentada para las Sesiones del Comit de Control

y Desempeo Institucional (COCODI), con el propsito de cumplir los objetivos establecidos en el Acuerdo por el que se emiten las Disposiciones en Materia de control Interno y se expide el Manual Administrativo de Aplicacin General en Materia de Control Interno, a fin de presentar informacin veraz y oportuna de las actividades realizadas por el rgano Desconcentrado.

2.0 Alcance 2.1 A nivel interno, el procedimiento es aplicable a la Direccin General, Direccin de Administracin y

Finanzas; la Direccin de Vinculacin Social, Filantropa y Evaluacin del Impacto; y la Direccin Jurdica y Patrimonio Inmobiliario, para un adecuado control y organizacin de sus operaciones.

2.2 A nivel externo, el procedimiento es aplicable a la Secretara de la Funcin Pblica y rgano Interno

de Control de la Secretara de Salud, responsables de las reas participantes y otras instancias de fiscalizacin.

3.0 Polticas de Operacin, Normas y Lineamientos

3.1 La informacin que proporcionen las diferentes reas de la Administracin del Patrimonio de la Beneficencia Pblica, deber sujetarse a los lineamientos establecidos por el Acuerdo por el que se emiten las Disposiciones en Materia de Control Interno y se expide el Manual Administrativo de Aplicacin General en Materia de Control Interno.

3.2 El Titular del rgano Desconcentrado es responsable de la aplicacin de las presentes disposiciones en

coordinacin con el Coordinador de Control Interno y el Enlace.

3.3 Los lineamientos para este procedimiento del Comit de Control y Desempeo Institucional (COCODI), debern ser plenamente identificados por las reas que proporcionan informacin a fin de que se d el debido cumplimiento. En caso de no reportar informacin de manera oportuna se corre el riesgo que no se incluya en la carpeta de presentacin al Comit, siendo responsabilidad del rea que la reporta.

3.4 Las sesiones de Comit de Control y Desempeo Institucional (COCODI), que se celebran durante el

ejercicio correspondiente, son fechas predeterminadas que se someten a consideracin del Comit para su aprobacin en la ltima sesin del Comit. Antes de llevar a cabo cada sesin, el Vocal Ejecutivo (rgano Interno de Control) solicitar preferentemente se confirme la fecha de celebracin de la reunin.



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4.0 Descripcin del Procedimiento Secuencia de Etapas Actividad Responsable

1.0 Determinacin de Informacin a tratar en sesin de COCODI

1.1. Determina la informacin institucional de los asuntos a tratar en la sesin.

1.2. Instruye para que confirme la fecha para llevar a

cabo la sesin en coordinacin con el vocal ejecutivo.

Oficio o correo de instruccin.

Presidente del Comit (Director General)

2.0 Recepcin de instruccin para asuntos a tratar en la sesin de COCODI

2.1 Recibe instruccin y acuerda los puntos a tratar en la sesin del Comit de Control y Desempeo Institucional, (COCODI).

Informacin acordada.

Coordinador de Control Interno (Director de Administracin y Finanzas)

3.0 Solicitud de informacin de los asuntos a Tratar en la sesin de COCODI

3.1 Solicita integracin de informacin acordada mediante correo electrnico sobre los puntos a tratar en la sesin a celebrar:

o Seguimiento de Acuerdos o Situaciones Crticas de Riesgos de Atencin

Inmediata.

o Presentar el reporte de atencin a las recomendaciones del informe anual del anlisis del desempeo que labora el Delegado

o Seguimiento al establecimiento y actualizacin del sistema de Control Interno Institucional:

Informe Anual PTCI Informe de Resultados del Titular del OIC

derivado del Informe Anual Alternativas de Solucin del Titular de la

institucin a recomendaciones del OIC. Reporte de Avances Trimestrales del PTCI Seguimiento a las recomendaciones del OIC

o Seguimiento al proceso de administracin de

riesgos institucional Matriz de Riesgos Mapa de Riesgos PTAR Institucional (actualizado)

Vocal Ejecutivo (rgano Interno de Control) y Coordinador de Control Interno(Director de Administracin y Finanzas)



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Secuencia de Etapas Actividad Responsable Reporte de avances en el PTAR Propuesta de riesgos de atencin inmediata

o Pasivos Laborales Contingentes

o Seguimiento al Desempeo Institucional Comportamiento presupuestario y financiero Cumplimiento de Objetivos, metas e indicadores Cumplimiento de los programas de la Institucin

y temas transversales de la Secretara. Otros asuntos a tratar que se consideren

relevantes.

Correo de solicitud de informacin

Vocal Ejecutivo (rgano Interno de Control) y Coordinador de Control Interno(Director de Administracin y Finanzas)

4.0 Envo de solicitud de informacin a las reas responsables para su integracin

4.1 Recibe copia del correo de solicitud de Informacin. 4.2 Solicita a travs de correo a las reas responsables

la informacin de los asuntos a tratar en la sesin.

o Seguimiento de Acuerdos. o Situaciones Crticas de Riesgos de Atencin

Inmediata.

o Presentar el reporte de atencin a las recomendaciones del informe anual del anlisis del desempeo que labora el Delegado.


Informe Anual. PTCI. Informe de Resultados del Titular del OIC

derivado del Informe Anual. Alternativas de Solucin del Titular de la

institucin a recomendaciones del OIC. Reporte de Avances Trimestrales del PTCI. Seguimiento a las recomendaciones del OIC.


riesgos institucional. Matriz de Riesgos. Mapa de Riesgos. PTAR Institucional (actualizado). Reporte de avances en el PTAR. Propuesta de riesgos de atencin inmediata.

Enlace del Comit (Subdireccin de Presupuesto Tesorera y Contabilidad)



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Secuencia de Etapas Actividad Responsable

o Pasivos Laborales Contingentes.

o Seguimiento al Desempeo Institucional. Comportamiento presupuestario y financiero. Cumplimiento de Objetivos, metas e indicadores. Cumplimiento de los programas de la Institucin

y temas transversales de la Secretara. o Otros asuntos a tratar que se consideren

relevantes.

Correo electrnico.


5.0 Recepcin de correo de solicitud de informacin para su envo e integracin

5.1 Recibe correo de solicitud de informacin. 5.2 Envan Informacin, de acuerdo a los

requerimientos correspondientes a su rea de competencia a fin de que se integren los puntos a tratar en la reunin.

o Seguimiento de Acuerdos. o Situaciones Crticas de Riesgos de Atencin

Inmediata.

o Presentar el reporte de atencin a las recomendaciones del informe anual del anlisis del desempeo que labora el Delegado.


Informe Anual. PTCI. Informe de Resultados del Titular del OIC

derivado del Informe Anual. Alternativas de Solucin del Titular de la

institucin a recomendaciones del OIC. Reporte de Avances Trimestrales del PTCI. Seguimiento a las recomendaciones del OIC.


riesgos institucional. Matriz de Riesgos. Mapa de Riesgos. PTAR Institucional (actualizado). Reporte de avances en el PTAR. Propuesta de riesgos de atencin inmediata.

reas Responsables de Generar la Informacin. (Direcciones de rea)



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Secuencia de Etapas Actividad Responsable

o Pasivos Laborales Contingentes.

o Seguimiento al Desempeo Institucional. Comportamiento presupuestario y financiero. Cumplimiento de Objetivos, metas e indicadores. Cumplimiento de los programas de la Institucin

y temas transversales de la Secretara. o Otros asuntos a tratar que se consideren

relevantes.

Correo de solicitud de informacin.


6.0 Recepcin de informacin e Integracin para anlisis

6.1 Recibe Informacin, Integra la informacin remitida por las reas de los puntos a tratar en la reunin.

6.2 Enva Informacin para su anlisis y revisin.

Correo con recepcin de informacin electrnica.

Carpeta de Informacin.

Enlace del Comit (Subdirector de Presupuesto Tesorera y Contabilidad)

7.0 Recepcin y anlisis de la informacin remitida por las reas para su envo

7.1 Recibe y analiza la informacin remitida por las reas. Procede: No, Regresa la informacin para correcciones al Enlace

de Control Interno (Continua en actividad Nmero. 7.1).

Si se trata de informacin incorrecta, el enlace de Control Interno verifica con las reas responsables de generar informacin a fin de que se modifique.

Si, Enva para su captura e integracin en el sistema

informtico para la sesin correspondiente

Correo con carpeta electrnica.

Coordinador de Control Interno (Director de Administracin y Finanzas)

8.0 Recepcin de informacin para su captura en el sistema informtico

8.1 Recibe informacin solicitada. 8.2 Captura e integra en el Sistema Informtico la

carpeta electrnica para la sesin correspondiente a

Vocal Ejecutivo (rgano Interno de Control)



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Secuencia de Etapas Actividad Responsable ms tardar en la fecha en que se emite la convocatoria.

8.3 Notifica dicha convocatoria a los miembros e

invitados del Comit.

Sistema Informtico Carpeta electrnica


9.0 Anlisis de la carpeta para emisin de comentarios.

9.1 Reciben notificacin de la carpeta electrnica para la sesin del Comit.

9.2 Analiza la Carpeta electrnica a ms tardar 24 horas

previo a la sesin, incorporan propuestas de acuerdos sobre las situaciones crticas a revisar en la sesin y, en su caso, emiten comentarios a los Asuntos Generales, emiten electrnicamente la carpeta.

Sistema Informtico Carpeta electrnica

Miembros del Comit e invitados.

10.0 Elaboracin carpetas de informacin

10.1 Verifica que la carpeta electrnica se encuentre concluida, imprime y elabora la carpeta de integracin de informacin electrnica, para entregar a los participantes de este rgano desconcentrado.

10.2 Enva carpeta integrada a los Miembros del Comit

del rgano Desconcentrado.

Carpeta de Informacin

Enlace del Comit (Subdirector de Presupuesto Tesorera y Contabilidad)

11.0 Recepcin de carpetas para su participacin y en la sesin del Comit

11.1 Reciben carpetas de Integracin de informacin para su participacin en la sesin del Comit.



12.0 Participacin en la sesin para desahogo de asuntos

12.1 Participan en la sesin para el desahogo de los asuntos y aprueban acuerdos.

12.2 Concluye la sesin del Comit con el desahogo de

asuntos y aprobacin de acuerdos.

Reunin de Comit.

Miembros del Comit e invitados. Miembros del Comit e



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Secuencia de Etapas Actividad Responsable invitados.

13.0 Elaboracin y envo de proyecto de acta de la sesin del Comit

13.1 Elabora y enva proyecto de acuerdos y de acta de la sesin a los miembros del Comit, y a los Invitados que acudieron a la sesin, para su revisin y/o comentarios a efecto de elaborar el acta definitiva.

Proyecto de acta.

Vocal Ejecutivo (rgano Interno de Control).

14.0 Verificacin de acuerdos y se realiza el proyecto de acta de sesin del Comit

14.1 Reciben acta de sesin para su revisin y comentarios a efecto de elaborar el acta definitiva.

14.2 Se enva acta con modificaciones y/o comentarios

al Vocal ejecutivo para recabar firmas a fin de que sea integrada y aprobada en la prxima sesin del Comit.

Proyecto de Acta.

Miembros del Comit e invitados.

15.0 Formalizacin del Acta de la sesin del Comit

15.1 Formaliza el Acta de la sesin mediante su suscripcin por los miembros del Comit y, en su caso invitados.

Acta de Comit.

TERMINA PROCEDIMIENTO




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5.0 Diagrama de Flujo



Correo con recepcin de informacin electrnica




Coordinador de Control Interno (Director de Administracin y Finanzas

Correo electrnico.

Presidente del Comit (Director General) Miembros del Comit e invitados


Informacin acordada

Oficio o correo de instruccin

6

5

Recepcin de correo de solicitud de informacin

para su envo e integracin

Recepcin de informacin e Integracin para anlisis

2

Recepcin de instruccin para asuntos a tratar en la

sesin de COCODI

3

INICIA

1

4

Envo de solicitud de informacin a las reas responsables para su

integracin

Solicitud de informacin de los asuntos a Tratar en la

sesin de COCODI

Determinacin de Informacin a tratar en

sesin ordinaria de COCODI

A



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Correo con carpeta electrnica

Miembros del Comit e invitados

Carpeta electrnica

Sistema Informtico


Carpeta electrnica

Sistema Informtico


reas Responsables de Generar la Informacin. (Direcciones de rea)Presidente del Comit (Director General)


A

7

Recepcin y anlisis de la informacin remitida por las

reas para su envo

Elaboracin carpetas de informacin

11

10


Recepcin de carpetas para su participacin y en

la sesin del Comit

B

Procede SiNo

Enva para su captura e integracin en el sistema informtico para la sesin

correspondiente

Si se trata de informacin incorrecta, el enlace de Control Interno verifica con las reas

responsables de generar informacin a fin de que se

modifique

8

Recepcin de informacin para su captura en el sistema informtico

Anlisis de la carpeta para emisin de comentarios

9

Regresa la informacin para correcciones al Enlace

de Control Interno (Continua en actividad

Nmero. 7.1)



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Miembros del Comit e invitados

Proyecto de Acta


Proyecto de acta

Reunin de Comit

Enlace del Comit (Subdireccin de Presupuesto Tesorera y Contabilidad)Presidente del Comit (Director General)



B

Participacin en la sesin para desahogo de asuntos

12

Elaboracin y envo de proyecto de acta de la

sesin del Comit

13

14

Verificacin de acuerdos y se realiza el proyecto de

acta de sesin del Comit

15

Acta de Comit

Formalizacin del Acta de la sesin del Comit

Termino



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6.0 Documentos de referencia

Documentos Cdigo (cuando aplique)

Acuerdo por el que se emiten las Disposiciones en Materia de Control Interno y se expide el Manual Administrativo de Aplicacin General en Materia de Control Interno.

No aplica

Manual de Organizacin Especfico de la Administracin del Patrimonio de la Beneficencia Pblica

No aplica

Reglamento Interior de la Secretaria de Salud No aplica

Estructura Orgnica No aplica

7.0 Registros

Registros Tiempo de conservacin Responsable de conservarlo Cdigo de registro o identificacin nica

Integracin de Carpeta 6 aos Departamento de Presupuesto y Contabilidad DAF

Correos de Solicitud de informacin 6 aos

Departamento de Presupuesto y Contabilidad

DAF

Correo de envos de informacin 6 aos

Departamento de Presupuesto y Contabilidad

DAF

Sistema Informtico 6 aos Departamento de Presupuesto y Contabilidad DAF

Acta de sesin de COCODI 6 aos Departamento de Presupuesto y Contabilidad DAF

8.0 Glosario 8.1 reas Responsables de Generar Informacin: Direccin General, Direccin de Administracin y Finanzas,

Direccin de Vinculacin Social, Filantropa y Evaluacin del Impacto y Direccin Jurdica y de Patrimonio Inmobiliario, cada una proporciona informacin generada dentro de su rea de trabajo.

8.2 Acta de Comit: Documento emitido por el Vocal Ejecutivo, el cual acredita los hechos y asuntos tratados en

las sesiones del Comit.



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8.3 Comit: Comit de Control y Desempeo Institucional, (COCODI) rgano colegiado que contribuye al

cumplimiento de los objetivos y metas institucionales; a impulsar al establecimiento y actualizacin del Sistema de Control Interno.

8.4 Control Interno: El proceso que tiene como fin proporcionar un grado de seguridad razonable en la

consecucin de los objetivos de la institucin. 8.5 Evaluacin del Sistema de Control Interno: El proceso mediante el cual se determina el grado de eficacia y

de eficiencia con que se cumplen los elementos de control del Sistema de Control Interno Institucional en sus tres niveles: Estratgico, Directivo y Operativo, para asegurar el cumplimiento de los objetivos de Control Interno Institucional.

8.6 Informe Anual: Informe Anual del estado que guarda el Sistema de Control Interno Institucional. 8.7 Mapa de riesgos: la representacin grfica de uno o ms riesgos que permite vincular la probabilidad de

ocurrencia y su impacto en forma clara y objetiva 8.8 Matriz de Riesgos : el tablero de control que refleja el diagnstico general de los riesgos para contar con un

panorama de los mismos e identificar reas de oportunidad en la Institucin; 8.9 Miembros del Comit: El presidente, el vocal ejecutivo y vocales. 8.10 Normas Generales de Control Interno: La implementacin y actualizacin de los elementos de Control

Interno que integran los cinco componentes del Control Interno, que realizan los servidores pblicos adscritos, de acuerdo mbito de su competencia y nivel jerrquico.

8.11 rgano Fiscalizador: La instancia facultada para realizar la revisin, supervisin, evaluacin, control y

seguimiento del ejercicio de los recursos pblicos de acuerdo a las disposiciones legales, reglamentarias y normas administrativas, as como del cumplimiento de los objetivos contenidos en planes y programas institucionales, con el propsito de detectar desviaciones, prevenir, corregir, mejorar y/o sancionar.

8.12 PTCI: El Programa de Trabajo de Control Interno. 8.13 PTAR: El Programa de Trabajo de Administracin de Riesgos. 8.14 SFP: Secretara de la Funcin Pblica 8.15 Sistema de aplicacin de evaluacin: herramienta informtica utilizada para conocer los avances del

establecimiento y actualizacin de los elementos del sistema de control interno en la institucin. 8.16 Sistema de Informacin: El conjunto de procedimientos ordenados que, al ser ejecutados, proporcionan

informacin para apoyar a la toma de decisiones de una institucin. 8.17 Sistema Informtico: Herramienta electrnica administrada por la Unidad de Control de la Gestin Pblica

para sistematizar el registro, seguimiento, control y reporte de informacin. 8.18 Unidad de Control: Unidad de Control de la Gestin Pblica de la SFP.



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9.0 Cambios de esta versin.

Nmero de Revisin Fecha de la actualizacin Descripcin del cambio

0 No aplica No aplica 10.0 Anexos 10.1 Correo de solicitud de informacin 10.2 Correo de envo de informacin 10.3 Correo notificacin de asuntos que integran la carpeta 10.4 Sistema Informtico 10.5 Acta de Comit

1.0 Propsito2.0 Alcance3.0 Polticas de Operacin, Normas y Lineamientos4.0 Descripcin del Procedimiento5.0 Diagrama de Flujo6.0 Documentos de referencia7.0 Registros8.0 Glosario9.0 Cambios de esta versin.10.0 Anexos

33_Procedimiento

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