332-43630-PO-002 REV 10

SUBDIRECCION DE PRODUCCION DE PETROLIFEROS REF. “ING. ANTONIO DOVALI JAIME”

Despacho de Bienes por Vale al Almacén o

Reservas

No. DOCUMENTO: 332-43630-P0-002 EMISIÓN: 09-02-2016 REVISIÓN: 10 ÁREA EMISORA: CTR y A HOJA 1 de 8 Página 1 18/02/20161126 DE 8

ÍNDICE Nivel de Riesgo 1. OBJETIVO

2. ALCANCE

3. DEFINICIONES

4. RESPONSABILIDADES Y AUTORIDAD

5. DESARROLLO

6. REFERENCIAS

7. ANEXOS

2

2

2

3

4

8

8

¡LA SEGURIDAD ES RESPONSABILIDAD DE TODOS¡

Tipo de peligrosidad

Maniobras y actividades de alto riesgo, etc. Variables con valores de alto riesgo y daño físico. Sustancias y productos tóxicos, venenosos a altas temperaturas, etc. Sin riesgos.

Alto

Medio

Bajo



Reservas


1.0 OBJETIVO: Establecer actividades que aseguren el ágil trámite y registro de la entrega de bienes almacenados a los usuarios. Así como, garantizar que en el despacho de bienes a los usuarios, se cumpla con los trabajos de mantenimiento al inventario perpetuo.

2.0 ALCANCE:

Este procedimiento es de aplicación para el Almacenista “A”, así como los Despachadores del Almacén de la Refinería y Usuarios.

3.0 DEFINICIONES: 3.1 Almacenamiento.- Conjunto de operaciones que tienen por objeto la recepción,

el resguardo, control y entrega de bienes bajo sistemas normativos establecidos.

3.2 Área de Despacho. Unidad de Almacén, encargada de surtir los materiales solicitados por los Usuarios, mediante un documento debidamente aprobado (Vale al Almacén ó Reserva).

3.3 Bienes.- Productos tangibles apreciados que prestan utilidad al hombre; que son objeto de comercio y almacenamiento. Puede ser mueble o inmueble. Se utilizan para la operación de los diferentes departamentos y se despachan siempre contra la entrega del Vale al Almacén.

3.4 Bien que se Aplica.- Son los bienes de reemplazo o recambio utilizados en la conversación y mantenimiento de la planta productiva, equipos e instalaciones y que únicamente serán despachados contra la entrega de una Salida de Reserva de Materiales.

3.5 Cuenta.- Registro contable donde e reflejan en forma ordenada los movimientos clasificados por concepto, indicando los aumentos y disminuciones que por el mismo ocurran.

3.6 Localización.- Forma de representar mediante una clave alfa-numérica, la ubicación de espacios de los almacenes, para la guarda de bienes: nave, cobertizo o patio, nivel, fila, casillero, etc.

3.7 Número de Material (Codificación): Identificador con representación numérica de 13 dígitos, descriptivo de los bienes de la institución.



Reservas


3.8 Sistema.- El Sistema Institucional R/3 de SAP. 3.9 Usuario.- Persona a quien van dirigidos los servicios que proporciona el

Almacén. Es el funcionario de la empresa que solicita y ocupa los bienes y servicios contratados.

3.10

Vale al Almacén o Reserva .- Documento debidamente elaborado y requisitado por el Usuario, con el cual surte sus materiales en las bodegas

4.0 RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD

4.1 Coordinador Especialista de Almacenes.

Coordinar con los mandos medios del almacén, la correcta aplicación de este procedimiento operativo.

Ejercer la autoridad y delegarla a sus mandos subordinados, vigilando el cumplimiento de sus respectivas responsabilidades; resolviendo problemas y tramitando los asuntos que se presenten.

Durante el periodo de guarda y custodia la integridad física y funcional de los bienes muebles bajo su resguardo.

4.2 Coordinador de operación del almacén.

Tiene la responsabilidad de supervisar que las actividades operativas que se realizan en el departamento se apeguen a lo prescrito en este procedimiento.

Realizar intervenciones intermitentes de manera aleatoria durante las diferentes fases de despacho de bienes.

4.3

Almacenista “A”.

Tiene la responsabilidad de que las actividades operativas del personal se apeguen a este procedimiento operativo.

Coordinar las acciones de entregas y surtimientos por solicitudes de consumo y traspasos de materiales entre centros de negocio.

4.4 Despachadores.

Tiene la responsabilidad de ejecutar con eficiencia las actividades de despacho de materiales y refacciones que se relacionen en los vales, reservas y solicitud de traspaso.

5.0 DESARROLLO:

5.1 FRECUENCIAS: EJECUCIÓN, REVISIÓN DE PROCEDIMIENTOS Y CICLOS DE

TRABAJO.



Reservas


5.1.1 De Ejecución: Este procedimiento debe ejecutarse diariamente, de acuerdo a las necesidades de materiales del centro de trabajo.

5.1.2 De Revisión de procedimientos: Este procedimiento debe ser revisado cada 3 años o antes si fuera necesario.

5.1.3

De Ciclos de trabajo: Se debe llevar a cabo una revisión de ciclo de trabajo al menos cada 02 años a todo el personal del DCTRA y de nuevo ingreso ó cuando dejen de aplicar el puesto por más de un año.

5.2 5.2.1 5.2.2

SEGURIDAD, SALUD Y PROTECCIÓN AMBIENTAL (SSPA). La aplicación de este procedimiento presenta un riesgo medio a la seguridad, salud y protección ambiental, al personal que ejecuta las actividades, para promover la seguridad y evitar accidentes se deben cumplir con los estándares mínimos de seguridad del Almacén de Materiales. Equipo de Protección Personal Estos están indicados en la siguiente tabla: Peligros y Medidas de Control

Peligro Riesgos que se evitan Medidas Preventivas

MANIOBRAS PARA EL MANEJO DE MATERIALES

GOLPES, TORCEDURAS, RASPONES, RESBALONES

UTILIZAR SU EQUIPO DE PROTECCIÓN PERSONAL; CASCO, GUANTES, ZAPATOS ANTIDERRAPANTES, LENTES DE SEGURIDAD Y REALIZAR LAS ACTIVIDADES CON ORDEN Y LIMPIEZA.

SOLVENTES, PINTURAS Y

SUBSTANCIAS PELIGROSAS

INCENDIOS EN LAS INSTALACIONES

MAREOS, INTOXICACIÓN Y QUEMADURAS EN LA PIEL

CONTAMINACIÓN AL AIRE Y SUELO POR DERRAMES DE SUSTANCIAS

- ELIMINAR FUENTES DE IGNICIÓN (NO FUMAR, NO USAR BENGALAS, CHISPAS O LLAMAS EN EL ÁREA DE PELIGRO). - CONTAR CON EXTINTORES EN EL AREA DE ALMACENAMIENTO. - CONSTRUIR DIQUES DE CAPTACIÓN EN EL AREA DE RESGUARDO.



Reservas


5.2.3 5.2.3.1

PRECAUCIONES DEL MANEJO DE LOS MATERIALES.

Durante el despacho de materiales se debe tomar en cuenta las recomendaciones de los fabricantes para estibarlos y/o manejarlos.

5.2.3.2 Para el despacho de materiales en las Áreas de las Bodegas, se debe trabajar con precaución, ya que a veces son áreas limitadas y no hay suficientes espacios para el libre movimiento del personal. En caso de que suceda un accidente, se le debe comunicar inmediatamente al encargado del área.

5.2.3.3 En el caso de necesitar equipo pesado el operador de equipos mecánicos (Montacargas o Hiab) debe efectuar sus maniobras con precaución, cumpliendo con los estándares de seguridad de cada una de las áreas del Almacén de materiales.

5.2.4 COMO ACTUAR EN CASO DE EMERGENCIAS.

5.2.4.1 En caso de derrames de líquidos se debe identificar los niveles de peligrosidad en cuanto a la salud, inflamabilidad, reactividad y de riesgos especiales, establecidos en la Norma NOM-018-STPS-2000, y también se debe dar parte al encargado del área para que se proceda a tomar una decisión para su pronta y correcta solución.

5.2.4.2 En caso de dispersión de materiales que se manejan en sacos o cajas se debe proceder a la separación del resto de las cajas o sacos, para no mezclar los contenidos, al igual que con los líquidos se debe identificar los niveles de peligrosidad, establecidas también en la norma NOM-018-STPS-2000 y dar aviso inmediatamente al responsable del área.

5.3 DESARROLLO DE ACTIVIDADES Derivado de las necesidades de mantener en operación la planta productiva e

instalaciones del Organismo, el Almacén de materiales suministra bienes controlados en el inventario, generando actualización a registros de existencia y contables.

5.3.1 JEFE DE ALMACÉN.

Solicita y recibe anualmente de los Superintendentes de Rama y Jefes de Unidad, la relación avalada con nombres y firmas de los funcionarios, donde se



Reservas


detallan sus facultades para el retiro de materiales.

5.3.1.1

Recibe y entrega la relación al Almacenista General para su difusión con los receptores, despachadores y a los Coordinadores de Almacén para su conocimiento y aplicación.

5.3.2 USUARIO. Consulta electrónicamente en el sistema ó físicamente en el área de almacenamiento, la existencia y disponibilidad de los bienes requeridos. Nota: Para la entrega de ropa de trabajo y calzado el interesado deberá presentar su recibo de pago con la leyenda “Derecho a Ropa” o el Vale al Almacen debidamente foliado y su credencial del SIIU.

5.3.2.1 Elabora el formato de Vale al Almacén o Salida Reserva de Materiales en original y 4 copias, recaba las firmas de autorización y se presenta al área de almacenamiento para el retiro de los bienes. Nota: Para la entrega de ropa de trabajo y calzado, el despachador revisará en el sistema R/3 de SAP que las tallas estén correctas y el vale vigente, se firma por el trabajador entregándosele una copia.

5.3.3 DESPACHADOR

Recibe el Vale al Almacén o Salida Reserva de Materiales que ampara los bienes que requiere el usuario, y coteja que cumpla con los requisitos del formato, y la firma de autorización.

5.3.3.1 Solicita al usuario encargado de retirar los bienes la credencial de identificación de la Institución (SIIU o del centro de trabajo).

5.3.3.2 Confirma en su localización si la cantidad en existencia cubre con lo solicitado, de lo contrario surte la cantidad en existencia (surtimiento parcial) o asienta el valor de cero (0) y estampa el sello de “EXISTENCIA VERIFICADA” en la partida correspondiente, notificando al Almacenista General de la diferencia encontrada y se continúa con el procedimiento.

5.3.3.3 Cuenta la cantidad resultante al término del retiro de los materiales y registra el evento con la localización en despacho, en el formato de “Movimiento de Especies”, en el entendido de que las partidas trabajadas con valor cero (0), también deberán registrarse en este formato.



Reservas


5.3.3.4 Asienta en la tarjeta de despacho la salida respetando el folio asignado

al documento y registra en el sistema la salida de los bienes por cada partida surtida (Movimiento 201 Consumo de Almacén para centro de coste salida, 221 o 221Q Consumo de proyecto para proyecto, 921 Consumo de Almacén para proyecto de stock valorado o 261 Salida reserva de materiales).

5.3.3.5 Verifica que el vale o Reserva contenga la original y tres copias debidamente firmados por el que autoriza, el que recibe y coteja que concuerde con la identificación (SIU), para proceder con la entrega física.

5.3.3.6 Entrega al usuario solicitante los bienes con una copia del Vale al Almacén o Salida Reserva de Materiales. Si requiere maniobras para la entrega, solicita apoyo al Almacenista General.

5.3.3.7 Al final de la jornada entrega al Almacenista General los documentos originales por los movimientos efectuados en el día operativo, acompañados de los anexos correspondientes, para continuar con el Procedimiento para el Control y Distribución de Documentos de Movimiento Diario. Nota: Para el caso de emergencias o por necesidades de alta prioridad, el Despachador o el responsable de la guardia del Área de Materiales, podrá realizar el despacho de los bienes sin presentación del Vale al Almacén correspondiente, siendo responsabilidad del Jefe del Almacén, el promover la elaboración del “Acta de Constancias de Hechos” por el Comité de Emergencias Local, así como la obtención posterior de los documentos originales que amparen los bienes entregados. Una vez recabada la documentación continuara en el punto 5.3.3.3 de este procedimiento. Nota: En caso de pérdida temporal del sistema R/3 de SAP, el control documental deberá mantener el orden de fecha y folio, respetarse en la captura al recuperar el sistema.



Reservas


6.0 REFERENCIA

6.1 Elaboración y Control de Documentos 332-40000-PSIA-001

6.2 Disciplina Operativa DCO 800/16000/DCO/GT/024/10

6.3 El Manual de Operación de Almacenes Mayo del 2011, de la

Superintendencia de Normatividad de Almacenes.

6.4 Procedimiento para la Aplicación de la Metodología del Análisis de Criticidad en

Instalaciones de Pemex, DCO-CCM-P-01.

6.5 Procedimiento para la Identificación de Equipos y Tareas Críticas, DG-SASIPA-

SI-08903.

6.6 Manuales de los seminarios SSPA y de IMAC.

6.7

Sistema de Administración de Seguridad de los Procesos- Libro azul.

7.0 ANEXOS 1. Lista de notificación de documentos 2. Control de Cambios

3. “Vale al Almacén”. No. 332-43630-RPO-002-1.10

4. “Reserva de Materiales” No. 332-43630-RPO-002-2.10

5. Salida SM para centro – coste. Movimiento 201

6. Salida DM para centro – coste. Movimiento 202

7. Salida SM para Proyecto. Movimiento 221

8. Salida DM para Proyecto. Movimiento 222

9. Salida SM Proyecto para Proyecto. Movimiento 221Q

10. Salida DM Proyecto para Proyecto. Movimiento 222Q

11. Salida SM para Orden. Movimiento 261

12. Salida DM para Orden. Movimiento 262

13. “Traspaso de Salida” No. 332-43630-RPO-002-410

14. “Movimiento de Especie” No. 332-43630-RPO-002-5.10

15. Cuestionario para la Evaluación del Conocimiento del Procedimiento. 332-40000-

RSIA-001-03

16. Lista de verificación de requisitos para el

Despacho de Materiales. No. 332-43630-LV-002-1.10

17. Diagrama de flujo.


Lista de notificación de documentos

(ANEXO No. 1)

No. DOCUMENTO: 332-43630-P0-002 EMISIÓN: 09-02-2016 REVISIÓN: 10 ÁREA EMISORA: CTR y A HOJA 1 DE 1

COPIA CONTROLADA

No. ÁREA ASIGNADA NOMBRE

FECHA DE RECIBIDO

12.2.2.2

JEFE DEPTO. CONT. TEC. REAB. Y ALM.

ING. JOSÉ LUIS CASTILLO MATUS

VER REMISIÓN

12.2.2.2.1 COORD. ESP. ALMACENES

ING. JOSÉ ULISES PECINA MANDUJANO.

VER REMISIÓN

12.2.2.2.2 COORDINADOR OPER. DE ALMACÉN

ING. JOSÉ ANGEL ZÁRATE LÓPEZ

VER REMISIÓN

12.2.2.2.3 ALMACENISTA “A” SRA. ALFONSA VARGAS GONZALEZ

VER REMISIÓN


Control de Cambios

(ANEXO Nº 2)


No. DE REVISIÓN

FECHA DE REVISIÓN

SECCIÓN MODIFICADA

CAUSA DE LA MODIFICACION DESCRIPCIÓN DE LA MODIFICACIÓN

5 01-03-02 TOTAL ACTUALIZACIÓN VENCIMIENTO DE VIGENCIA

6 19-09-02 TOTAL ACTUALIZACIÓN APLICACIÓN DEL FORMATO DEL SIA

7 15-01-05 TOTAL SEMAFORIZACION REVISION GENERAL.

8

21-05-07

TOTAL

REVISIÓN Y ACTUALIZACIÓN GENERAL

INTEGRACIÓN DE SSPA. Y DISCIPLINA OPERATIVA.

9

15-01-11

TOTAL


REVISIÓN GENERAL

10

09-02-2016

TOTAL


REVISIÓN GENERAL

POR LOS ARTICULOS DETALLADOS A CONTINUACIÓN:

ALMACEN REFINERIA “ING. ANTONIO DOVALI JAIME” CLAVE 0332 FECHA _________________NUMERO________________

CODIFICACION

CONDICION ART.

(x)

C A N T I D A D

UNIDAD MEDIDA

A P L I C A C I O N C O N T A B L E

CUENTA

No. POZO U

CUENTA DE

PRECIO

SOLICITADA DESPACHADA MAYOR ORDEN TALLER OPERACION UNITARIO IMPORTE

AUTORIZADO POR: RECIBIDO POR: REVISO Y ANOTO

(Nombre, puesto) (nombre, ficha) (nombre, ficha) (x) 0: NUEVO 1 : USADO

ORIGINAL


Vale al Almacén 332-43630-RPO-002-1.10

(ANEXO Nº 3)

No. DOCUMENTO: 332-43630-P0-002. EMISIÓN: 09-02-2016 REVISIÓN: 10 ÁREA EMISORA: CTR y A HOJA 1 DE 1

Pág. 1 / 1

REFINACION 30.03.2006 Doc. Salida Reserva Materiales OFCAROBLES

Orden 30000000228 prueba de impresión de reserva Folio: ___________________

Ubicación Técnica PMXR-PRD-CAD-OPER-PROCE-ENE-CYHGA HIDRODESULF. DE GASOLINA U. 400-1

Equipo 100000035342 Transmisor indicador presión PI-4031 Fecha Fol:__________________

No. RESEVA 6114 Centro/Almacén 0312 /

Operación 0010 prueba de impresión de reserva LO QUE QUIERAS

Material Cant. Sol. Cant. Conf. Cant. Desp. Aut. Cant. Desp. Saldo Mov. Esp.

0006060803600 1.00 0.000 0.000 __________CIL ____________ CIL

OXIGENO

0002020966400 777777.000 0.000 0.000 __________PZ A ____________PZA

Autorizado por: Recibido por: Revisado por:

Nombre___________________ Nombre _______________________ Nombre______________________

Ficha___________ Ficha __________________ Ficha_______________

Firma____________________ Firma_________________________ Firma_______________________


Reserva de Materiales 332-43630-RPO-002-2.10

(ANEXO Nº 4)

No. DOCUMENTO:332-43630-P0-002 EMISIÓN: 09-02-2016 REVISIÓN: 10 ÁREA EMISORA: CTR y A HOJA 1 DE 1

Subtotal:

RECIBIDO POR REVISADO POR AUTORIZADO POR

Nombre: Nombre: Nombre:

Ficha: Ficha: Ficha:

Firma: Firma: Firma:


Salida SM para centro – coste Movimiento 201

(ANEXO N°. 5)


REFINACION

Centro de Trabajo:___________________ Clase de Movimiento: 201 Número de Movimiento:

Página________________ de

Salida SM para centro-coste Divisón: Clave de Centro de Trabajo: Número de Proyecto: Clave de Centro de Trabajo: No. de Almacén: Número de reserva: Fecha del Documento: Fecha de Contabilización: Pos Codificación

G/L Clase de Valoración

Cantidad U.M. Importe

Descripción


Salida DM para centro – coste Movimiento 202

(ANEXO N°. 6)


Subtotal:







Página________________ de

Salida DM para centro-coste Divisón: Clave de Centro de Trabajo: Número de Proyecto: Clave de Centro de Trabajo: No. de Almacén: Número de reserva: Fecha del Documento: Fecha de Contabilización: Pos Codificación



Descripción


Salida SM para proyecto. Movimiento 221

(ANEXO N°. 7)


Subtotal:







Página________________ de

SALIDA SM para proyecto Divisón: Clave de Centro de Trabajo: Número de Proyecto: Clave de Centro de Trabajo: No. de Almacén: Número de reserva: Fecha del Documento: Fecha de Contabilización: Pos Codificación



Descripción


Salida DM para proyecto. Movimiento 222

(ANEXO N°. 8)


Subtotal:







Página________________ de

SALIDA DM para proyecto Divisón: Clave de Centro de Trabajo: Número de Proyecto: Clave de Centro de Trabajo: No. de Almacén: Número de reserva: Fecha del Documento: Fecha de Contabilización: Pos Codificación



Descripción


Salida SM proyecto para proyecto. Movimiento 221Q

(ANEXO N°. 9)


Subtotal:






Centro de Trabajo:___________________ Clase de Movimiento: 221 Q Número de Movimiento:

Página________________ de

SALIDA SM proy. para proy. Divisón: Clave de Centro de Trabajo: Número de Proyecto: Clave de Centro de Trabajo: No. de Almacén: Número de reserva: Fecha del Documento: Fecha de Contabilización: Pos Codificación



Descripción


Salida DM proyecto para proyecto. Movimiento 222Q

(ANEXO N°. 10)


Subtotal:






Centro de Trabajo:___________________ Clase de Movimiento: 222 Q Número de Movimiento:

Página________________ de

Salida DM proy. para proy. Divisón: Clave de Centro de Trabajo: Número de Proyecto: Clave de Centro de Trabajo: No. de Almacén: Número de reserva: Fecha del Documento: Fecha de Contabilización: Pos Codificación



Descripción

Subtotal:






Salida SM para Orden. Movimiento 261

(ANEXO N°. 11)




Página________________ de

Salida SM para Orden Divisón: Clave de Centro de Trabajo: Número de Proyecto: Clave de Centro de Trabajo: No. de Almacén: Número de reserva: Fecha del Documento: Fecha de Contabilización: Pos Codificación



Descripción


Salida DM para Orden. Movimiento 262

(ANEXO N°. 12)


Subtotal:





REFINACION


Página________________ de

Salida DM para Orden Divisón: Clave de Centro de Trabajo: Número de Proyecto: Clave de Centro de Trabajo: No. de Almacén: Número de reserva: Fecha del Documento: Fecha de Contabilización: Pos Codificación



Descripción


“Traspaso de Salida” 332-43630-RPO-004-4.10

(ANEXO N°. 13)


SUPERINTENDENCIA DE SUMINISTROS Y SERVICIOS

TRASPASO DE MATERIALES -ENTRE ALMACENES

ALMACÉN: REF."ING: ANTONIO DOVALÍ JAIME" CLAVE: 43630

NOTA DE (1): "TRASPASO DE SALIDA" NÚMERO: ______

LOS MOVIMIENTOS DE LOS.ARTÍCULOS QUE A CONTINUACIÓN

, SE INDICAN FUERON REALIZADOS DE

ACUERDO CON LA ORDEN DE TRASPASO QUE EN CADA CASO SE CITA

CODIFICACIÓ

N

COND.

ART.

(X)

CANTIDAD UNIDAD

MEDIDA

CLAVE

ALMACÉN

AFECTADO

PRECIO MEDIO

UNITARIO

I M P O R T E ORDEN DE TRASPASO

NÚMERO

\ -

CONFORME REVISO Y ANOTO

ENC. DEPTO. ALMACEN DESPACHADOR COORD. CONTABLE

SALINA CRUZ, OAX., ________________________ (1) indicar “Entrada” o “Salida” (x) 0: Nuevo, 1: Usado


“Movimento de Espécie” 332-43630-RPO-004-5.10

(ANEXO N°. 14)


PETROLEOS MEXICANOS MOVIMIENTO DE ESPECIE

PEMEX 10

FORMATO No.- 5

HOJA 1

ALMACEN: REF: “ING. ANTONIO DOVALI JAIME” CLAVE: 0332

NUMERO:

DESPACHADOR DE LA BODEGA FECHA: CON NUMERO DE CATEGORIA

DE

DOC. ULT. MOV EXISTENCIA

LOCALIZACION

MATERIAL VALORACION REF NUMERO FISICA

ELABORO

REVISO

DESPACHADOR DE PRIMERA ENC. SEC. DESPACHO

AREA/DEPARTAMENTO________________________________ FECHA :___________________

NOMBRE: ____________________________________________ FICHA:____________________

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Despacho de Materiales a las Áreas Usuarias.

PREGUNTAS: Marcar con una cruz la opción correcta:

1.- ¿Unidad del Almacén encargada de surtir los materiales solicitados por los usuarios, mediante un documento debidamente aprobado?

Despacho Auditoria Receptoría Contable 2.- ¿Documentos debidamente requisitado por el usuario, con el cual surte sus materiales en las Bodegas? Vale, Reserva Movimiento de Especie, Recepción de Materiales Aviso de Embarque Tarjeta de control de despacho 3.- ¿Responsable de la aplicación de este Procedimiento? Empacador Despachador Inventarista 4.- ¿Qué documento se elabora para el caso de emergencias y prescindir del vale de almacén?

Vale al almacén Tarjeta de Control Acta de Constancias de Hechos

N°. PREGUNTA CIERTO FALSO

1 2 3 4

El presente procedimiento cuenta con niveles medios de riesgos Seguridad, Salud en el Trabajo y Protección Ambiental. El despachador verificar los materiales y si no corresponde a la relacionado en la

documentación procede a rechazarlos. Al recibir los materiales el despachador una de sus obligaciones etiqueta el material con el no. de material y actualiza la tarjeta de control. Al recibir un vale al almacén con un dato alterado el despachador notifica al Jefe de Almacén

REALIZADO POR:

____________________________________

FIRMA

EVALUADO POR

____________________________________ NOMBRE, PUESTO Y FIRMA


Cuestionario para la evaluación

del conocimiento del procedimiento.

332-40000-RSIA-001-03 (ANEXO N°. 15)


Calificación: ________________


Lista de verificación de requisitos para el Despacho de Materiales.

332-43630-LV-004-01.10

(ANEXO N°. 16)

No. DOCUMENTO: 332-43630-PO-002. EMISIÓN: 09-02-2016 REVISION: 10 AREA EMISORA: CTRyA HOJA 1 DE 1

CONTROL TECNICO DE REABASTECIMIENTO Y ALMACEN

N° REGISTRO N° PEDIDO REMISION O

FACTURA

REQUISITOS CUMPLIMIENTO OBSERVA-

CIONES. SI NO

Verificación Documental:

Credencial de identificación de la Institución (SIIU) del que recibe el material amparado en el vale o reserva, en su defecto el de la persona encomendada.

El vale o reserva trae la firma de autorización.

La Tarjeta control de Despacho contiene los datos del Material(es), descripciones de los bienes (medidas, modelos, número de partes, etc). y unidad de medida asentados en el vale o reserva.

Verificación Física:

La Existencia física del material y su localización coincide con lo indicado en la Tarjeta Control de Despacho.

NOMBRE Y FIRMA DEL RECEPTOR VO. BO. ENC. DE RECEPTORIA ________________________________________ _______________________________


“Diagrama de flujo del Despacho de Materiales a las Áreas Usuarias”

(ANEXO No. 17)


JEFE DE ALMACÉN USUARIO DESPACHADOR A C T I V I D A D E S

INICIA PROCEDIMIENTO

Derivado de las necesidades de mantener en operación la planta productiva e instalaciones del Organismo, el Almacén de materiales suministra bienes controlados en el inventario, generando actualización a registros de existencia y contables. 5.3.1 Solicita y recibe anualmente de los Superintendentes de Rama y Jefes de Unidad, la relación avalada con nombres y firmas de los funcionarios, donde se detallan sus facultades para el retiro de materiales. 5.3.1.1 Recibe y entrega la relación al Almacenista General para su difusión con los receptores y a los Coordinadores de Almacén para su conocimiento y aplicación. 5.3.2 Consulta electrónicamente en el sistema ó físicamente en el área de almacenamiento, la existencia y disponibilidad de los bienes requeridos. Nota: Para la entrega de ropa de trabajo y calzado el interesado deberá presentar su recibo de pago con la leyenda “Derecho a Ropa” o el número de reserva y su credencial del SIIU. 5.3.2.1 Elabora el formato de Vale al Almacén o Salida Reserva de Materiales en original y 4 copias, recaba las firmas de autorización y se presenta al área de almacenamiento para el retiro de los bienes. Nota: Para la entrega de ropa de trabajo y calzado, el despachador revisará en el sistema R/3 de SAP que las tallas estén correctas y la resera vigente, imprime la reserva, se firma por el trabajador. 5.3.3 Recibe el Vale al Almacén o Salida Reserva de Materiales que ampara los bienes que requiere

el usuario, y coteja que cumpla con los requisitos del formato, y la firma de autorización. 5.3.3.1 Solicita al usuario encargado de retirar los bienes la credencial de identificación de la Institución (SIIU o del centro de trabajo).

INICIO

5.3.1

5.3.1.1

5.3.2

5.3.2.1

5.3.3

x

5.3.3.1


“Diagrama de flujo del Despacho de Materiales a las Áreas Usuarias”

(ANEXO No. 17)


JEFE DE ALMACÉN

USUARIO DESPACHADOR A C T I V I D A D E S

5.3.3.2 Confirma en su localización si la cantidad en existencia cubre con lo solicitado, de lo contrario surte la cantidad en existencia (surtimiento parcial) o asienta el valor de cero (0) y estampa el sello de “EXISTENCIA VERIFICADA” en la partida correspondiente, notificando al Almacenista General de la diferencia encontrada y se continúa con el procedimiento. 5.3.3.3 Cuenta la cantidad resultante al término del retiro de los materiales y registra el evento con la localización en despacho, en el formato de “Movimiento de Especies”, en el entendido de que las partidas trabajadas con valor cero (0), también deberán registrarse en este formato. 5.3.3.4 Asienta en la tarjeta de despacho la salida respetando el folio asignado al documento y registra en el sistema la salida de los bienes por cada partida surtida (Movimiento 201 Consumo de Almacén para centro de coste salida, 221 o 221Q Consumo de proyecto para proyecto, 921 Consumo de Almacén para proyecto de stock valorado o 261 Salida reserva de materiales). 5.3.3.5 Imprime en cuatro (4) tantos el documento, recaba la firma de recibido del Usuario y verifica que concuerde con la identificación, para proceder con la entrega física. 5.3.3.6 Entrega al usuario solicitante los bienes con una copia del formato del sistema, así como del Vale al Almacén o Salida Reserva de Materiales. Si requiere maniobras para la entrega, solicita apoyo al Almacenista General.

5.3.3.7 Al final de la jornada entrega al Almacenista General los documentos originales por los movimientos efectuados en el día operativo, acompañados de los anexos correspondientes, para continuar con el Procedimiento para el Control y Distribución de Documentos de Movimiento Diario. Nota: Para el caso de emergencias o por necesidades de alta prioridad, el Despachador o el responsable de la guardia del Área de Materiales, podrá realizar el despacho de los bienes sin presentación del Vale al Almacén correspondiente, siendo responsabilidad del Jefe del Almacén, el promover la elaboración del “Acta de Constancias de Hechos” por el Comité de Emergencias Local, asi como la obtención posterior de los documentos originales que amparen los bienes entregados. Una vez recabada la documentación continuara en el punto 5.3.3.3 de este procedimiento. Nota: En caso de pérdida temporal del sistema R/3 de SAP, el control documental deberá mantener el orden de fecha y folio, respetarse en la captura al recuperar el sistema.

FIN DEL PROCEDIMIENTO

FIN

5.3.3.7

5.3.3.6

5.3.3.5

5.3.3.4

5.3.3.2

5.3.3.3

x

332-43630-PO-002 REV 10

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