30350157 Primavera P6 Curso Basico Espanol

8/10/2019 30350157 Primavera P6 Curso Basico Espanol

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Planeando y Controlando conPrimavera Enterprise

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Curso Bsico P6

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Pgina 2 de 270 Planeando y Controlando con Primavera Enterprise


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Planeando y Controlando con Primavera Enterprise 3 de 270

INDICECurso Bsico P6.........................................................................................1

LECCIN 1 - Introduccin a Primavera Enterprise P6..............................9

1.1. Qu es Primavera Enterprise P6.........................................91.2. Productos Primavera enterprise.......................................10

1.2.1. Primavera Project Manager....................................................................... 101.2.2. Methodology Manager ............................................................................. 111.2.3. My Primavera........................................................................................ 11

1.3. Iniciando P6.....................................................................121.4. Pantalla de apertura.........................................................13

1.4.1. Abriendo Datos Globales........................................................................ 141.4.2. Abriendo un proyecto existente............................................................... 15

1.5. Visualizando Proyectos (Projects)....................................161.5.1. Barra de Directorios Comn a todas las pantallas................................... 171.5.2. Barra de Herramientas del Directorio Projects........................................ 171.5.3. Barra de Comandos del Directorio Projects............................................ 18

1.6. Visualizando Actividades (Activities)................................181.6.1. Barra de Herramientasdel Directorio Actividades...................................... 191.6.2. Barra de Comandos del Directorio Actividades.......................................... 20

LECCIN 2 - Tipos de Ayuda.................................................................21

2.1.

Utilizando el recurso de Sugerencias (Hint help)..............21

2.2. Utilizando la Ayuda (Help) .............................................222.3. Utilizando el Asistente (Wizard) de Ejecucin...................23

LECCIN 3 - Estructurando Proyectos Corporativamente (OBS x EPS)..24

3.1. OBS - Caractersticas Principales......................................243.1.1. Visualizando la OBS en forma de Organigrama......................................... 263.1.2. Explorando elMen de la Barra de Opciones de la OBS..................................... 27

3.2. EPS Caratersticas Principales........................................293.2.1. Visualizando una EPS............................................................................. 303.2.2. Visualizando una EPS en Forma de Organigrama....................................... 333.2.3. Explorando el Men de la Barra de Opciones de la EPS.............................. 34

LECCIN 4 - Creando Proyectos............................................................36

4.1. Visualizacin de Proyectos Caractersticas Principales...36

LECCIN 5 - Propiedades de las Guas de Proyecto...............................40

5.1. Gua General.....................................................................405.2. Gua Dates........................................................................425.3. Gua Notebook..................................................................435.4. Gua Codes.......................................................................455.5. GuaDefaults....................................................................48


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5.6. GuaCalculations..............................................................49

5.7. Gua Resources.................................................................505.8. GuaSettings....................................................................515.9. Explorando el Men de la Barra de Opciones en Proyectos535.10. Explorando el Men de la Barra de Opciones en Proyectos54

LECCIN 6 - Creando la Estructura Analtica del Proyecto.....................56

6.1. EAP Estructura Analtica del Proyecto (WBS WorkBreakdown Structurre).....................................................56

6.2. Visualizar el diagrama de WBS.........................................58

LECCIN 7 - Agregando Actividades.....................................................59

7.1. Qu es una Actividad........................................................597.2. Tipos de Actividades.........................................................59

7.2.1. Tarea Dependiente (Task Dependent) ...................................................... 597.2.2. Dependencia de Recurso (Resource Dependent)........................................ 607.2.3. Hitos de Inicio y Fin (Start e Finish Milestones) ......................................... 607.2.4. Sumario (Level Of Effort - LOE) .............................................................. 607.2.5. Resumen EAP (WBS Sumary)................................................................ .60

7.3. Asistente de Creacin de Actividades................................617.4. Agregando Actividades con el Asistente............................61

LECCIN 8 - Definiendo Cdigos de Actividades....................................64

8.1. Cdigos de Actividades.....................................................64

LECCIN 9 - Creando y modificando Calendarios..................................66

9.1. Creando Calendarios.........................................................669.1.1. Adicionando un nuevo calendario............................................................ 66

9.2. Modificando un Calendario Existente................................699.3. Calendarios Globales........................................................69

LECCIN 10 - Tipos de Duracin.............................................................72

10.1. Tipos de Duracin.............................................................72

10.1.1.

Fixed Units/Time................................................................................... 73

10.1.2. Fixed Duration and Units/Time................................................................ 7310.1.3. Fixed Units........................................................................................... 7310.1.4. Fixed Duration & Units........................................................................... 74

LECCIN 11 - Restricciones....................................................................75

11.1. Deber terminar en (Must Finish by)................................7511.2. Iniciar antes de (Start On or Before):...............................7611.3. Iniciar En (una fecha) o despus de (Start On or After):...7611.4. Iniciar en la fecha (Start On):...........................................7611.5. Inicio impuesto en (Mandatory Start):..............................7711.6. Terminar En (una fecha) o antes de (Finish On or Before):77


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11.7. Terminar En (una fecha) o despus de (Finish On or After):77

11.8. Terminar En (Finish On):..................................................7711.9. Fin impuesto en (Mandatory Finish):................................7711.10. Lo ms tarde posible (As Late as Possible):......................77

LECCIN 12 - Pasos (Steps) de Actividades............................................78

12.1. Incluyendo Pasos para Actividades...................................7912.2. Actualizando los Stepscon factores porcentuales.............8012.3. Crear Plantillas de Pasos (Steps)......................................81

12.3.1. Insertando plantillas o modelos (Template) de Pasos................................ .82

LECCIN 13 - Creando Relaciones..........................................................84

13.1. Tipos de Relaciones..........................................................8413.1.1. Relacin Fin Inicio (FS) con lag -1 ........................................................ 8513.1.2. Conexin Inicio Inicio (SS) con lag -1 ................................................... 8513.1.3. Conexin Fin Fin (FF) con lag -1........................................................... 8613.1.4. Conexin Inicio Fin (SF) con lag +1...................................................... 86

13.2. Estableciendo Conexiones Lgicas / Relacionamientos.....8613.3. Creando Relaciones en Detalles de la Actividad................87

13.3.1. Seleccionando Varias Relaciones y Conectando Actividades........................8813.4. Creando Relaciones en el DIAGRAMA DE ACTIVIDADES....9013.5. Seguimiento de Relaciones Usando Diagrama de Actividades91

LECCIN 14 - Calculando la Programacin..............................................93

14.1. Clculo Progresivo............................................................9314.2. Clculo Retroactivo...........................................................9414.3. Holgura Total...................................................................9414.4. Holgura Libre...................................................................9514.5. Relacionamientos Circulares Loops.................................9614.6. Calculando un Proyecto con Primavera Enterprise P6......97

14.6.1. Calculando el Proyecto y Emitiendo el Informe Schedule Log....................9814.7. Conexin Dirigente (Driving) y No Dirigente (No Driving).9914.8. Secuencia Lgica (Trace Logic).........................................99

LECCIN 15 - Recursos.........................................................................102

15.1. Recursos........................................................................10215.1.1. Activando el Asistente de Recursos........................................................ 10315.1.2. Creando recursos a travs del Asistente................................................. 10415.1.3. Creando Recursos sin el Wizard (Asistente)............................................ 10915.1.4. Creando un recurso material................................................................ 11115.1.5. Vista de Recursos................................................................................ 11215.1.6. Cdigo de Recursos............................................................................. 11315.1.7. Creando y Definiendo Cdigo de Recursos.............................................. 11415.1.8. Asociando Cdigos de Recursos............................................................ 11415.1.9. Agrupando por Cdigo de Recurso......................................................... 115

15.2. Funciones de Cargos (Roles)..........................................116

LECCIN 16 - Plan de Cuentas y Gastos................................................119


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16.1. Creando un Plan de Cuentas...........................................119

16.2. Gastos............................................................................12016.3. Asociando Gastos...........................................................120

LECCIN 17 - Creando un Plan Meta (Baseline)....................................122

17.1. Anlisis del Clculo para creacin de la Lnea de Base....12217.2. Plan Meta - Baseline....................................................123

17.2.1. Creando una Baseline.......................................................................... 124

LECCIN 18 - Sumarizando Datos del Proyecto.....................................128

18.1. Sumarizacin Va Job Service.........................................129

LECCIN 19 - Organizar y Filtrar Actividades........................................130

19.1. Abriendo un Layout Existente.........................................13019.2. Entendiendo Los Elementos de un Layout.......................13019.3. Modificando un Layout Seleccionando Columnas..........13219.4. Salvando Layouts...........................................................13319.5. Seleccionando Las Guas de Detalles de Actividades.......13319.6. Agrupando Actividades...................................................134

19.6.1. Agrupando por WBS............................................................................ 13619.6.2. Agrupando por WBS - Resumen............................................................ 13719.6.3. Ordenando......................................................................................... 13719.6.4. Agrupando por la WBS y Agrupando por Inicio Temprano.........................138

19.6.5. Agrupar por Fecha............................................................................... 13819.7. Filtros.............................................................................14019.7.1. Aplicando Los Filtros Estndar.............................................................. 14019.7.2. Actividades Crticas............................................................................. 14119.7.3. Creando un Filtro................................................................................ 14119.7.4. Ccombinacin de Filtros....................................................................... 143

LECCIN 20 - Preferencias de Usuario..................................................144

20.1. GuaTime Units..............................................................14420.2. GuaDates......................................................................14520.3. GuaCurrency.................................................................14620.4. Gua E-mail.....................................................................147

20.5.

Gua Assistence..............................................................148

20.6. Gua Application.............................................................14820.7. GuaPassword................................................................15020.8. GuaResource Analysis...................................................15020.9. GuaCalculations............................................................15320.10. GuaStartup Filters........................................................154

LECCIN 21 - Ejecucin y Control del Proyecto.....................................155

21.1. Proceso de Ejecucin......................................................15521.2. Qu es la Data Date? ......................................................156

21.2.1. La Data Dateen la actualizacin........................................................... 157


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21.3. Proceso de actualizacin................................................15921.3.1. Tips para la actualizacin..................................................................... 15921.3.2. Utilizando el Progress Spotlight............................................................. 160

21.4. Registrando lo Realizado................................................16121.4.1. Para Actividades Completadas.............................................................. 16121.4.2. Para Actividades en Progreso................................................................ 16121.4.3. Actualice una Actividad Terminada en un Periodo.................................... 16221.4.4. Actualice una Actividad Terminada en un Periodo.................................... 16521.4.5. Actualice una Actividad en Progreso...................................................... 16721.4.6. Actualice una Actividad Utilizando la Remaining Duration.........................16821.4.7. Actualice una Actividad Utilizando el Porcentaje de Progreso de la Duracin16921.4.8. Actualice una Actividad Utilizando la Fecha de Terminacin Esperada.........171

21.5. Calculando el Proyecto...................................................17321.6. Anlisis del Impacto de las Actualizaciones y Reprogramaciones

......................................................................................17421.6.1. Anlisis del Impacto en el Plazo del Proyecto.......................................... 17621.6.2. Anlisis del Impacto en el Esfuerzo del Proyecto..................................... 17721.6.3. Anlisis del Impacto en los Recursos del Proyecto................................... 179

LECCIN 22 - Trabajando con Tipos de Progreso %..............................183

22.1. Duration.........................................................................18322.2. Units..............................................................................18622.3. Physical..........................................................................18722.4. % de Desempeo del Proyecto (Performance % Complete)18922.5. Revisin de la Leccin....................................................190

LECCIN 23 - Imprimiendo Informaciones...........................................192

23.1. Proceso de Control.........................................................19223.2. Imprimiendo Layouts y Configuracin de Pgina............194

23.2.1. Gua Page.......................................................................................... 19423.2.2. Gua Margins...................................................................................... 19623.2.3. Gua Header....................................................................................... 19623.2.4. Gua Footer........................................................................................ 20023.2.5. Gua Options...................................................................................... 202

LECCIN 24 - Reportes.........................................................................205

24.1. Reportes Estndar..........................................................20524.2. Asistente de Informes....................................................207

24.3. Run Batch - Ejecutar Lote...............................................207

LECCIN25 - Publicacin en la Web.....................................................209

25.1. Proyecto en la Web.........................................................20925.2. Configuracin del Personal Web Server..........................20925.3. Configuracin del Site del Proyecto................................210

LECCIN 26 - Importando y exportando informaciones........................217

26.1. Proceso de Gerenciamiento de Proyectos........................21726.2. Importando y Exportando informaciones........................217


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26.3. Transfiriendo Informaciones del Proyecto a otros usuarios217

26.4. Formato de Exportacin..................................................21726.4.1. Formato de propiedad de Primavera (XER)........................................... 21826.4.2. Microsoft Project ( MPX, MPP si el MS Project estuviere instalado).............21826.4.3. Primavera Project Planner (P3 3.0)........................................................ 21826.4.4. Hojas de Clculo (Spreadsheet)............................................................ 21826.4.5. - Primavera Contractor 5.1 (XER).......................................................... 218

26.5. Tipo de Exportacin........................................................21926.6. Proyecto(s) a exportar...................................................22026.7. Nombre de Archivo.........................................................22126.8. Wizard de importacin....................................................222

26.8.1. Formato de Importacin....................................................................... 22226.9. Tipos de importacin......................................................22326.10. Nombre del Archivo........................................................22326.11. Opciones de importacin de proyectos............................22426.12. Opciones de cambios de proyectos.................................22526.13. Modificando Configuraciones de Importacin..................226

LECCIN 27 - ADENDO 1 (Tipo de Duracin de Actividad):....................229


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LECCI N 1 - I nt roduccin a Prim ave ra Ent er prise P6

1.1. Qu esPrimavera Enterprise P6

A partir de 1999, la empresa Primavera Systems Inc., lanza el sistemaPrimavera Enterprise (conocido tambin como P6). En esta versin deSistema de Gerencia de proyectos, Primavera Systems Inc. pas a cubrirlos conceptos de Software corporativo por proyectos.

Primavera Systems Inc. mantiene una estricta relacin con el Instituto deGerencia de Proyectos (Project Management Institute PMI). Esareferencia es importante para destacar una de las principalescaractersticas de los Sistemas Primavera:

Su adherencia, en trminos de sistema computacional, las metodologas y el Estadode Arte en Gerencia de proyectos difundidos por PMI y explicadas en la GuaProject Management Body of Knowledge (Gua PMBOK 3 edicin).

Primavera proporciona la gerencia de mltiples proyectos y mltiples usuarios paragerencia de proyectos corporativos, observando un nivel de detalle gerencial a undetalle operacional, con las atribuciones de cada miembro del equipo.

Primavera es una solucin corporativa:

- Forma idntica de trabajo, tanto en mono proyectos, cuanto en multi-proyectos.

- Arquitectura cliente servidor.- Base de datos corporativa (Oracle, SQL Server y MSDE).- Presentacin visual (Interface) simple e intuitiva.- Varios asistentes de creacin (Wizard).- Gran capacidad de personalizacin, para cada tipo de organizacin.- Banco nico de recursos (corporativo).- Patronamientoo estandarizacin de sistemas.- Controles de acceso y niveles de acceso.- Visiones gerenciales consolidadas.

- Fuerte adherencia a la metodologa para garantizar informaciones msprecisas.

Acceso a la informacin va web,proporcionando un ambiente de colaboracin.


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Pgina 10de 270 Planeando y Controlando con Primavera Enterprise

1.2. Productos Primavera enterpriseA continuacin, las herramientas que integran el portafolio de productosPrimavera:

1.2.1. Primavera Project Manager

Primavera Enterprise, tambin llamado P6, viabiliza:

Uso paraplaneamiento, acompaamiento y control.Archivar y gerenciar proyectos de manera centralizada.

Caractersticas generales:

Gerencia de proyectos nicos y mltiples.Acceso multi-usuario con bloqueo individual de registros.Banco de datos relacional Oracle.Gerencia centralizada de recursos.


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Planeando y Controlando con Primavera Enterprise 11de 270

Mejor comunicacin entre el Gerente del proyecto con el equipo. Acceso a tabla de actividades, grfico de Gantt, diagrama de red ehistograma de recursos.Creacin de dependencias, clculos y nivelaciones.Anlisis de costos, programacin y valor ganado (earned value).Control de ocurrencias (issues).

Usuarios:

Gerentes de proyecto.Equipo de planeamiento.Escritorio de Gerencia de Proyectos EGP (Project Management Office

PMO).

1.2.2. MethodologyManager

- Proceso integrado de mejora de plataforma de entrega, con mejoresprcticas, lecciones aprendidas, patrones organizacionales en forma detemplates/modelos de proyectos y estimados.

- Crear, capturar, organizar y mejorar componentes reutilizables para construirfuturos planos de proyectos.


Creacin de los modelos de proyectos, envolviendo:

1. Asociacin de documentos padrn.2. Designacin de funciones para ejecucin de actividades.3. Parametrizacin de la complejidad de proyectos.

Usuarios:

- Escritorio de Gerencia de Proyectos EGP (Project Management Office PMO).

1.2.3. My Primavera


1. Visualizacin de los proyectos va web.2. Visualizaciones personalizadas de controles (cartera de proyectos

programas y portafolio).3. Navegacin dinmica por jerarqua.

Usuarios:

- Directores y coordinadores de reas.


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- Gerentes de proyectos.- Escritorio de Gerencia de Proyectos EGP (Project Management Office

PMO).

1.3. Iniciando P6

Caja de conexin (Login)

1

- Para iniciar el P6 seleccione: Iniciar, Programas, Primavera Enterprise,Project Manager (o haga doble clic sobre el cono de P6).

- Entre con Login Name: adminy el password: admin.- Seleccione el banco de datos que contiene la informacin de su proyecto.

- Haga clic en el botn OK.

1 Obs 1:Nombres de usuarios y seas son sensibles a la caja alta y bajaObs 2: El registro de usuarios y seas es definido dentro de P6


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1.4. Pantalla de apertura

Crear Nuevo Proyecto(Create New)

En este comando usted va directamente a un asistente de creacin. El nombre y elcdigo de identificacin son las informaciones mnimas necesarias para la creacinde un nuevo proyecto.

Abrir un proyecto existente(OpenExisting)

Esta opcin abrir una lista de proyectos existentes, para que usted escoja.

Abrir el ltimo Proyecto(Open Last)

P6 guarda en la memoria el ltimo proyecto abiertoAbrir Datos Globales(Open Global Data)

Se abre slo EPS, proyectos, funciones, recursos, calendarios, etc.Escoja la opcin Open Global Data.


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1.4.1. Abriendo Datos GlobalesElementos visuales de la pgina inicial:

Barra de fcil acceso

Barra de TtuloBarra de Men Barra de Navegacin

Barra de Status

Men Datos de laEmpresa

MenDatos delProyecto

Barra deDirectorio


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1.4.2. Abriendo un proyecto existente

Slo Lectura(Read Only)

- En este modo usted tiene acceso slo a la lectura, estando impedido dehacer cualquier alteracin de datos.

Modo compartido(Shared)

- En esta opcin, usted puede alterar todos los datos de su proyecto, los quesern compartidos con los dems usuarios de P6.

Modo exclusivo(Exclusive)

- En el modo exclusivo, slo usted tendr acceso total a su proyecto, los

dems usuarios tendrn acceso al modo Slo Lectura.


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1.5. Visualizando Proyectos ( Projects)Elementos visuales de la pantalla de proyectos:

VentanaDetalles deProyectos

Barra de Opciones

Barra derompimientode pantalla Barra de

Comandos


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1.5.1. Barra de Directorios Comn a todas las pantallasBarra de Directorio (Presente en tosas las visualizaciones)

1.5.2. Barra de Herramientas del DirectorioProjects

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Barra de herramientas del proyecto

1 Project table Tabla (Lista) de actividades

2 Gantt chart Grfico de Gantt

3 Chart view Visin grfica

4 Show/Hide Bottom Layout Mostrar/Ocultar Layout inferior

5 Bars Barras

6 Columns Columnas

7 Timescale Escala de tiempo

8 Filters Filtros

9 Group and Sort Agrupar y ordenar

10 Zoom in Aumentar

11 Zoom out Disminuir

12 Zoom to best fit Adecuar a la mejor visualizacin

DATOS

DE LA

EMPRESA

Projects Proyectos

Resources Recursos

Reports Reportes

Tracking Gerenciador

DATOS

DEL

PROYECTO

WBS EAP

Activities Actividades

Assignments Atribucin de los recursos

WPs & Docs Documentos

Expenses Gastos

Thresholds Desencadenantes

Issues Issues

Risks - Riesgos


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1.5.3. Barra de Comandosdel DirectorioProjectsBarra de comandos de visinProjects

Add Agregar

Delete Excluir/Apagar

Cut Recortar

Copy Copiar

Paste Pegar

1.6. Visualizando Actividades (Activities)

Elementos visuales de la pantalla de actividades:

VentanaDetalles deActividades

Barra de Opciones

Ventana Tabla deActividades

Barra derompimiento de

pantalla

Barra deComandos


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Para liberar espacio en la pantalla, deshabilite los textos sobre los conos de labarra de Directorios y barra de Navegacin. Seleccione View, Toolbars ydeshabilite Navigation Bar Button Texty Directory Button Text.2

1.6.1. Barra de Herramientas del Directorio Actividades

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21

Barra de Herramientas de Visualizacin Actividades

1 Activity Table Pantalla (Lista) de Actividades

2 Gantt Chart Grfico de Gantt

3 Relationship Lines Lneas de Relaciones

4 Activity Network Red de Actividades

5 Activity Details Detalle de las Actividades

6 Activity Usage Spreadsheet Planilla de Esfuerzo

7 Activity Usage Profile Grfico de Esfuerzo

8 Resource Usage Spreadsheet Planilla de Recursos9 Resource Usage Profile Grfico de Recursos

10 Trace Logic Camino lgico

11 Show/Hide Bottom Layout Mostrar/Ocultar Layout inferior

12 Bars Barras

13 Columns Columnas

14 Timescale Escala de Tiempo

15 Filters Filtros

16 Group and Sort Agrupar y Ordenar

17 Schedule Calcular

18 Level Resources Nivelar Recursos

19 Progress Spotlight Farol de Progreso

20 Zoom in Aumentar

21 Zoom out Disminuir

2 Las Barras del Directorio, Navegacin y Comandos poseen recursos semejantes, porello slo muestran el ttulo del icono (est siempre activa)


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1.6.2. Barra deComandos del Directorio Actividades

Barra de Comandos de visualizacin Actividades

Add Agregar

Delete Excluir/Apagar

Cut Recortar

Copy Copiar

Paste Pegar

Assign Resources Asignar Recursos

Assign Resources by Roles - Asignar Recursos por Funcin

Assign Roles Asignar Funcin

Assign Activity Codes - Asignar Cdigos de Actividades

Assign Predecessors Asignar Predecesoras

Assign Successors Asignar Sucesoras

Assign Steps Asignar Pasos


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LECCI N 2 - Tip os de Ayu da

2.1. Utilizando el recurso de Sugerencias(Hint help)

El recurso de ayuda de Consejos es una ventana explicativa, que se abre cuandoel Mouse se ha posicionado sobre una columna de Primavera. Funciona como undiccionario que explica el concepto del campo.

Para una mejor visualizacin, mantener activa slo la tabla de Actividades.En la barra de men, presione View,Show on Top, Activity Table y View,Show on Bottom, No Bottom Layout.

Para activar el recurso Hint Help, en la barra de men, presione View, Hint Help.

Para visualizar la pista superior, posicione el cursor sobre la columnaSchedule % Complete.

Presione el smbolo bloquear, cuando la ventana explicativa est abierta paradesactivar el recurso o seleccione nuevamente Hint Helpen el men View.


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2.2. Utilizando la Ayuda( Help)La Ayuda (Help) es el manual on-line de P6.

Para consultar el manual on-line, en la Barra de men presione Help,Contents.

Se abrir una ventana con los tpicos de ayuda de P6, que puede ser consultadade tres formas: por el Contenido, por el ndice o Localizar a partir de palabras clavesdigitadas por el usuario, similar a Ayuda de Windows.

Adems de los recursos mencionados, se puede obtener ayuda presionando latecla F1o a travs del botn Helpque aparece en diversas cajas de dilogo.


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2.3. Utilizandoel Asistente (Wizard) de EjecucinEl Asistente de Ejecucin gua sus pasos durante la creacin de nuevas actividadeso nuevos recursos.

Para activar o desactivar el Asistente de Ejecucin, presione Edit, UserPreferencesy seleccione la carpeta Assistance.En la seccin Wizardmantenga marcados los tems Use New ResourceWizardyUse New Activity Wizard.


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LECCI N 3 - Estru ctur and o Proyect os Corporat ivam ent e(OBS x EPS)

Esta leccin describe cmo definir una EOE Estructura Organizacional deEmprendimiento (OBS Organizacional Breakdown Structure) y una EAE Estructura Analtica de Emprendimiento (EPS Enterprise Project Structure). Alcompletar esta leccin, el alumno ser capaz de:

Definir una EOE (OBS)Visualizar y modificar una EAE (EPS)

3.1. OBS - Caractersticas Principales

La Estructura Organizacional de Emprendimiento EOE (OBS OrganizacionalBreakdown Structure) es el arreglo jerrquico de la estructura gerencial de laempresa. Puede ser representada por los individuos o por las funciones quecomponen sus niveles gerenciales.

Cada nivel de OBS est asociado a uno o ms nodos de la EPS.Cada nivel de la OBS est tambin asociado a uno o ms niveles de laEAP (WBS), siendo responsable por todo el trabajo incluido en el item dela WBS correspondiente.Es por medio de la OBS que se realiza o controla el acceso a las

informaciones del proyecto y/o WBS. Para que un usuario de P6 tengaacceso a un proyecto y/o WBS, debe tener permiso de acceso al nivel dela OBS al cual pertenece el proyecto y/o WBS.Adems de los controles de acceso del usuario a los proyectos y/o WBSpertenecientes a un determinado nivel de la OBS, tambin es posiblelimitar el tipo de accin del usuario dentro del alcance de susresponsabilidades.Permite una utilizacin en grandes proyectos, envolviendo a muchosgerentes de proyectos con diferentes reas de responsabilidades.Puede ser creado y/o editado en cualquier momento.

EEjjeerrcccciioo11::CCrreeaannddoouunnaaOOBBSS

Vamos a crear una OBS3 para una empresa ficticia Hidra Participaciones, que nosayudar en lo aprendido de P6, durante lo transcurrido del curso:

- Seleccione el nivel existente en la OBS Hidra.- Haga clic en la palabra Hidra para entrar en el modo de edicin y altrelo

como: Hidra Participaciones.- En la barra de comandos, presione Add y digite el ID de la nueva OBS

Divisin: Inversiones Ivn Teixeira.

3 La OBS deber poseer como mnimo un nivel.


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- Cuando la EOE no est en el nivel correcto, clique las flechas , , paramover la OBS hacia el nivel correcto.- En la gua General es posible hacer una descripcin de ese nivel de la

estructura.- La gua Userslista los usuarios que tienen acceso a estenivel. No llenar.- La gua Responsability lista los proyectos y/o WBS que estn designados

para este nivel.

Aumentar los dems niveles de la estructura Hidra, tal como se describe acontinuacin:

Nivel Nombre de la OBS

1 Hidra Participaciones1.1 Divisin: Inversiones Ivn Texeira1.1.1 Gerente de Montajes Toms Moreira1.1.1.1 Coord. Sist. Automatizados Anderson Meneses1.1.1.2 Coord. Transportadores Margarita Fras1.1.2 Gerente de Construcciones Linda Honorato1.1.2.1 Coord. Construcciones Joel Nogueira1.2 Divisin: Productos Manufacturados Tadeo Costa1.2.1 Samuel Travesso1.2.1.1 Jaime Camargo

1.2.1.2 Paulo Souza1.2.2 Oscar Freire1.3 Divisin: Energa1.3.1 Director1.3.1.1 Gerente de Sistemas de Tratamiento de Agua1.3.1.1.1 Ingeniero Sanitario1.3.1.2 Gerente de Telefona y Aire Acondicionado1.3.1.2.1 Ingeniero de Utilidades1.4 Divisin: Administrativa


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Visualizando el resultado de la inclusin de la OBS

3.1.1. Visualizando la OBS en forma de Organigrama

Para visualizar la OBS creada en forma de organigrama:

Presione la barra de opciones de la ventana de la OBS y seleccione laopcin Chart View.


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Presione los botones (+)o (),para expandir o cerrar los diferentes niveles

de la OBS.De un doble clicsobrecualquier caja para obtener un zoom mayor. De undoble clicafuera de las cajas para obtener un zoom menor.Presione Closepara cerrar la ventana.

Nota: Para alterar el nmero mximo de niveles de la OBS, en la barra de menseleccione Admin, Admin Preferentes, Data Limits(Default = 20 / mximo = 25).Mantener el valor 20.

3.1.2. Explorando el Men de la Barra de Opciones de la OBS

Para visualizar las opciones, presione la barra de opciones de la ventana de laOBS:


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Modo: Chart View

Muestra / Oculta lascarpetas de detalles

(General/Users/Resp)

Alternavisualizacin amodo tabla

Localiza un nivel de la

OBS por la descripcin

Imprime la OBS

Permite que los nivelesinferiores del OBSseleccionada seanalineados en formahorizontal o vertical

Permite que los nivelesinferiores del OBS

seleccionados sean

alineados a la izquierda,derecha o centro (solopara arreglos en forma

horizontal)

Permite configurar la cajadel organigrama (Ancho,

alto y 4 camposdisponibles) o padrn

Control de zoom(mas, menos, mejorposicionamiento

Expandir o hacer un colapso en

la red


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Modo: Table View

3.2. EPS Caratersticas Principales

El objetivo de la EPS es permitir la gerencia de mltiples proyectos. Se caracterizapor ser una estructura jerrquica que relaciona los diversos proyectos en unaposicin relativa de cada uno en la empresa. Al crear esta estructura analtica sedetermina el nivel de sumarizacin en el cual el proyecto est insertado.

Beneficios:

La gerencia de cada proyecto se realiza separadamente, permitiendo as lasuma de datos y su transporte y/o la visualizacin en niveles estructuralesms altos.Cambiar la posicin relativa de los proyectos, por medio del movimiento delos nodos de la EPS a niveles ms bajos o ms altos, dependiendo delenfoque del anlisis y la jerarqua, facilitando el anlisis por los Gerentes.Los recursos pertenecen a la EPS, ms son colocados dentro de losproyectos. De esta forma es posible obtener relaciones de todos losrecursos colocados en un proyecto especfico o todos los proyectos en losque un determinado recurso est asignado. Permite tambin sumarizacionespara fines gerenciales.

Permite visualizacin padrn(nombre OBS) y columna Users

(usuarios)

Permite configurar la lnea del OBS(tipo de letra, color del fondo de lapantalla, altura de lnea y mostrar

conos)


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3.2.1. Visualizando una EPSUna EPS representa una estructura jerrquica de los proyectos y permite colocarsubdivisiones de informaciones en la empresa.

Visualizando una EPS:

En la barra de men, seleccione Enterprise, Enterprise Project Structure.

Nota:Para alterar el nmero mximo de niveles de la EPS, en la barra de menseleccione Admin, Admin Preferences, Data Limits(Default = 20 / mximo = 50).Mantener el valor 20.

EEjjeerrcccciioo22::MMooddiiffiiccaannddoouunnaaEEPPSS

Agregandonuevos niveles en una EPS. Vamos a crear una EPS para la empresaHidra de nuestro programa:

Seleccione un nivel (nodo) existente en la (EPS)

o Nota: El nodo Modelos ya existe en la (EPS), porque contienemodelos de proyectos que sern utilizados ms adelante en el curso

En la barra de comandos, presione Ingreseel ID de la nueva EPSIngreseel nombre de la nueva EPS


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Clique en la flecha y en seguida en la flecha para mover la EPS Hidrahacia eltope de la estructuraSeleccione el Gerente Responsable (Responsible Manager)

o Nota: Es necesario asignar siempre un responsable para cada nivelde la EPS. Si no fuese seleccionado ninguno, el programa adoptarcomo estndar a quien esten la raz de la OBS.

Agregar los dems niveles de estructura de Hidra, conforme sigue:

Nivel EPS ID EPS Name Responsable Manager

1 Hidra Hidra Participaciones Hidra Participaciones1.1 Inversiones Nuevos Emprendimientos &

ExpansionesHidra Participaciones

1.1.1 Montajes Lneas de Montaje Hidra Participaciones

1.1.2 Construcciones Construccin civil & Utilidades Hidra Participaciones

1.2 Produccin Divisin de Manufacturas Divisin: ProductosManufacturados TadeoCosta

1.2.1 Electrnicos Productos Electrnicos Samuel Travesso

1.2.2 Hidrulicos Sistemas Hidrulicos Oscar Freire

1.3 Energa Divisin de Gerencia de Energa Divisin: Energa

1.3.1 Ro Verde Termoelctrica de Ro Verde Director

2 Modelos Modelos de Proyectos Hidra Participaciones

2.1 Montaje Modelos de Construccin Civil &Utilidades

Hidra Participaciones

2.2 Construccin Modelos de Lneas de Montaje Hidra Participaciones


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Visualizando el resultado de la inclusin de la EPS:

Notas: La EPS Modelos, presenta inicialmente una estructura, sta debe sermantenida en la estructura final.

El campo Responsible Managerdebe ser alterado por la gua Details, no esposible alterarlo utilizando una tabla.


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3.2.2. Visualizando una EPS en Forma de OrganigramaPara visualizar una EPS creada en forma de organigrama:

Presione la barra de opciones de la ventana de la EPS y seleccione la opcionChart View.

Presione los botones (+) o (-) para expandir o contraer los diferentes nivelesde la EPS.

Haga doble clic sobre cualquier caja para obtener un zoom mayor. Hagadoble clic afuera de las cajas para obtener un zoommenor.

Presione Closepara cerrar la ventana.


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3.2.3. Explorando el Men de la Barra de Opciones de la EPSPara visualizar el men, presione la barra de opciones de la ventana de la EPS:

Modo: Chart View

Details:Muestra/Oculta las carpetas de detalles (ID/Name/Responsible).Table View:Alterna la visualizacin al modo de tabla.FindCtrl+F:Localiza un nivel de la EPS por la descripcin.Print Preview:Imprime la EPS.


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Arrange Children:Permite que los niveles inferiores de la EPS seleccionadasean ordenados de manera horizontal o vertical.

Align Children:Permite que los nodos inferiores de la EPS seleccionada seanordenados hacia la izquierda, derecha o centro (slo para arreglos en formahorizontal).

Chart Box Template: Permite configurar la caja del nodo de la EPS (largo,alto y 213 campos disponibles) o de la OBS (Padrn).

Chart Font and Colors: Permite configurar la EPS (letra, color de fondo dela pantalla, color dela caja).

Control de zoom:ms, menos, mejor arreglo.

Modo: Table View

Chart View:Alterna la visualizacin hacia el modo de organigrama.Columns: Permite visualizar la columna Nombre de la EPS y la columna

Responsible Manager.Table Font and Row:Permite configurar una lnea de la EPS (letra, color de

fondo de la pantalla, altura de la lnea y mostrar conos).


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LECCI N 4 - Crea nd o Proy ect os

Esta leccin describe cmo crear y agregar proyectos en la estructura delemprendimiento y cmo establecer un presupuesto preliminar, programar eimplementar cambiosen el mismo y acompaar mensualmente gastos y variacionesen diversos niveles del emprendimiento. Al completar este curso el estudiante sercapaz de:

Crear proyectosCopiar proyectosDefinir propiedades;

Agrupar y ordenar Proyectos.Establecer presupuestos en el proyectoIncluir cambiosal presupuestoDefinir un flujo de caja mensualAnalizar el resumen del presupuestoDefinir fuentes de recursos financieros.

4.1. Visualizacin de Proyectos Caractersticas Principales

Proyecto es un grupo de Actividadese informaciones asociadas que constituyen unplan para crear un producto o servicio.

La Visualizacinde Proyectos es utilizada para crear, atribuir propiedades, borrar,organizar, generar sumarios y consultas, en un contexto de gerenciamiento demltiples proyectos.

Cada proyecto es asociado a un nodode la EAE (EPS)

Los proyectos son agrupados en los diversos nodos de la EAE (EPS) permitiendoanlisis de costos y recursos a nivel gerencial.

A cada proyecto es designado un Responsable a travs de la EOE (OBS)

Son definidos en el nivel de proyecto: fechas de inicio y fin, presupuestos y valoresestndares que sern utilizados por recursos, Actividadesy clculos.

Permite abrir un nico proyecto o todos los proyectos pertenecientes a un nodo dela EAE (EPS)

Nota:Puede tambin asociar algunas propiedades generales en la jerarqua de laEAE (EPS).


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Para ir a Visualizacinde Proyectos:

En la barra de navegacin haga clic en el conoHome(en caso no est enla pantalla del Men Principal).Clic en el botnProjects.En la barra de opcionespresione Display: All, Expand All;En la parte inferior de la pantalla es mostrada la ventana Detalles delProyecto. En la barra de Herramientas presione el conoShow/HideBottom Windowpara visualizar la EPS en pantalla completa.

Son mostrados todos los nodos de la EPSy los proyectos actualmente existentes.


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EEjjeerrcccciioo33::CCrreeaannddoouunnPPrrooyyeeccttooNNuueevvoo

El P6 permite que se use un Asistente para la creacin de un nuevo proyecto. Laempresa Hidra planea ampliar una fbrica de componentes automotores. Por lotanto, vamos a crear el proyecto de Sistema Transportador, que es parte de laexpansin de esta unidad.

En la barra de Men seleccioneFile, New.Clic en el botn para mostrar la estructura de la EPS.Seleccione el nodo Montajesy haga clic en el cono Selectpara atribuir elproyecto a esta EPS. Presione Next.

Ingrese el ID del nuevo Proyecto Transp y el nombre SistemaTransportador. Presione Next.Clic en el botn y seleccione la fecha de inicio . Deje enblanco el campo Fecha Esperada de Fin. Presione Next.Clic en el botn para mostrar el organigrama de la OBS.Seleccione el nivel Coord. Transportadores Margarita Fras y de clic enel conoSelectpara asignarlo como Gerente Responsable. Presione Next.Presione Finishpara concluir la creacin delnuevo proyecto.


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EEjjeerrcccciioo44::CCrreeaannddoouunnPPrrooyyeeccttooaaPPaarrttiirrddeeUUnnooEExxiisstteennttee

Podemos mantener una serie de proyectos guardados como modelos para quesean utilizados posteriormente. En el nodo Modelos de la EPS tenemos dosproyectos grabados que utilizaremos a seguir:

Seleccione el proyecto , y en la barra de comandos presione elconoCopySeleccione el nodo de la EPS y en la barra decomandos presione el iconoPastePresione OKen las trescajas de opciones que se seguirn

Altere el nombre del proyecto creando para ;Seleccione ahora el proyecto y en la barra de comandospresione el iconoCopy.Seleccione el nodo de la EPS y en la barra de comandospresione el icono Paste.Presione OKen las trescajas de opciones que se seguirnAltere el nombre del proyecto creado para .


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LECCI N 5 - Prop ie da de s de las Gua s de Proyect o

Despus de la creacin de los proyectoses posible consultar y/o modificarlos datosregistrados y agregar nuevas informaciones. Estas informaciones quedanalmacenadas en guas de la ventana Detalles de Proyecto (Project Details).

Abra el proyecto Transp.Para visualizar la ventana Detalles de Proyectos, presione el iconoShow/Hide Bottom Layout.

5.1. Gua General

Contiene informaciones generales del proyecto seleccionado.

En la barra de Herramientas, seleccione la carpeta General.

Status: Identifica si el proyecto est activo (active), inactivo (inactive),planeado (planned)o en anlisis (what if). Solamente los proyectos activospueden ser ingresados por usuarios del Timesheet. El status tambindetermina si un proyecto ser o no incluido durante una sumarizacin;


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cualquier actividad perteneciente a un elemento de WBS y cuyo status seadiferente de lo planeado (planned)ser incluido durante la sumarizacin.

Mantener

Risk Level:Use el nivel de riesgo para graduar la importancia relativa de susproyectos (Very High, High, Medium, Low, Very Low). Utilice paraorganizar, filtrar y preparar reportes.

Seleccione

Leveling Priority:El P6 usa este nmero para determinar cules proyectostendrn los recursos nivelados. Por ejemplo: en la barra de men presioneTools, Level Resources; si fuese seleccionado un valor 5 para el item

Consider Assignments in Other Projects With Priority Equal/HigherThanentonces todos los recursos con prioridad de 1 a 5 sern nivelados.Acepta valores de 1 a 100 siendo que 1 representa la prioridadmxima.

Seleccione o digite

Check-out status: Informa si un proyecto est siendo utilizado fuera delambiente del P6. Permite el control sobre la ltima versin del proyecto,pues permite solamente la lectura de los proyectos con esta situacin.

Mantener .

Project Website URL:Es la direccin de lapgina de Internet montada paraeste proyecto, si aplica. En el caso que la direccin estcompletapresioneLaunchpara accedera ellaa travs del P6.

No completar


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5.2. Gua DatesContiene informaciones sobre las fechas principales del proyecto

Seleccione la gua Dates.

Planned start: fecha de inicio planeado para el proyecto. Es completadacuando se crea el Proyecto. Puede ser alterada.

Must Finish by: Fecha en que el proyecto debe ser terminado. Nocompletar.

Data Date: Fecha de clculo en la red / planeamiento.

Finish: Fecha ms temprana de finalizacin del proyecto, calculada por el P6despus del ltimo clculo.

Actual Start: Fecha de inicio real del proyecto. Slo existe si elproyecto yafue iniciado.

Actual Finish: Fecha de fin real del proyecto. Slo existe si el proyecto yafue concluido todas las Actividadestuvieron una fecha real de conclusin.

Anticipated Start: Fecha de inicio esperado del Proyecto, WBS o EPS. Esutilizado durante la fase de preparacin de planeamiento (no es utilizado enel clculo de la red). Es sustituido por la fecha real de inicio, cuando estaocurre.


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No completar.

Anticipated Finish: Fechade fin esperado del Proyecto, WBS o EPS.Es utilizado durante la fase de preparacin de planeamiento (no es utilizadoen el clculo de la red). Es substituido por la fecha real de fin, cuando estaacontese.

No completar.

5.3. Gua Notebook

Es utilizado para registrar los acontecimientos ocurridos durante el Proyecto. Lostipos de anotaciones son clasificadas en el men Admin, Admin Categories, enlaopcin Notebook Topics. Pueden ser asociados a una EPS, Proyecto, WBS y/oActividad.

Para definir nuevas categoras de Tpicos de Anotaciones:

En la barra de Men seleccione Admin, Admin Categoriesy seleccione lacarpeta Notebook Topics.

En la ventana que se abre es posible ver diversos tpicos ya registrados. Sepueden alterar los tpicos existentes o aumentar nuevos.

Presione Add e ingrese Objetivos del Proyecto. En los campos quesiguen deje marcada apenas la opcin referente al , lo que significaque solamentelosproyectosutilizarn este tipo de tpico.

Presione Close

Aumentando una anotacin:

Seleccione la guaNotebook


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Presione Add

Seleccione el tpico Objetivos del Proyecto y presione el icono Assigny enseguida Closepara cerrar la ventana de tpicos

En la descripcin de anotacin (a la derecha de la pantalla) digite:

La descripcin de la anotacinpermite que adems de textos, sean incluidas figurasas comohiperlinks.

Nota:Las Guas Budget Log, Spending Plan, Budget Summaryy Fundingson

utilizadas en conjunto para definir el Presupuesto de losProyectos.


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5.4. Gua CodesEl P6 permite el uso de cdigos para organizar los proyectos en la EPS dentro degrupos, de acuerdo con las categoras respectivas, tales como localizacin y fases.

Los cdigos de proyecto son muy tiles cuando proyectos con atributos similaresson mantenidos en diferentes niveles de emprendimiento (EPS). Facilitan lagerencia de los proyectos, permitiendo agrupaciones, clasificaciones y utilizacin defiltros.

Los cdigos de proyecto son globales para todo el emprendimiento ypueden tener

una estructura jerarquizada.EEjjeerrcccciioo55::CCrreeaannddooCCddiiggoossyyaattrriibbuuyynnddoolloossaalloossPPrrooyyeeccttooss

Para definir nuevos Cdigos de Proyectos:

En la barra de Menseleccione Enterprise, Project Codes.

En la ventana que se abre es posible ver diversos cdigos ya registrados. Sepuede alterar los cdigos existentes o aumentarnuevos.

Presione la tecla Modify.

En la caja Project Codes Definitions que se abrir presione Add. En elnuevo campo ingreseTipo de Industria.


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De vuelta hacia la ventana Project Codes, presione Addpara aumentar losvalores que el cdigo podr asumir.

Digitelos valores y su respectiva descripcin, conforme sigue a continuacin:

Code Value Code DescriptionEnerga Generacinde EnergaElectro Electro - ElectrnicaMec MecnicaCivil Construccin Civil

Ahora que ya definimos los cdigos necesarios, podemos atribuirlos a losrespectivos proyectos:

En la barra de Directorio presione el icono Projects, (en caso no estn en esavisualizacin).

Presione la barra de opciones y seleccione Expand All.

En la barra de menu, presione View, Show on Bottom, Project Details.

Seleccione el Proyecto Auto.

Seleccione la gua Codesy presione el botn Assign.

En la ventana Project Codes que se abrir, seleccione los valores de cdigovlidos para el proyecto Auto, dando un doble clic sobre los valoresdeseados, conforme figura a continuacin:


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Ahora seleccione el proyecto y repita el mismo procedimientoasignando los valores a seguir:

Por ltimo seleccione el proyecto y atribuya los valores:

5.5. Gua Defaults

En esta gua podemos seleccionar valores definidos previamente que sernutilizados para todos los proyectos y para las nuevas Actividades que seanaumentadas.

Defaults for New Activities:Los campos indican cules sern los valoresde los Tipos de Duracin, Tipo Porcentual de Progreso, Centro de Costo y el


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Calendario que sern utilizados cuando sea insertada una nueva actividad alproyecto. Estos valores pre-definidos podrn ser alterados despus de lacreacin de las actividades, en los detalles de la misma. Seleccionar:

Fixed Duration & Units,

Duration,

En Blanco,

Task Dependent y

Estndar 5 das por semana

El significado de cada campo ser detallado en la leccin sobre Actividades.

Auto-numbering Defaults: Estableceelpatrn de sufijo y prefijo del ID de laactividad, tambin el factor de incremento de los mismos.

5.6. Gua Calculations

En la gua Calculations, en el campo Price/Time for activities without

resourcesingreseel costo horario que ser utilizado para costear las actividadesque no tienen recursos atribuidos.

Mantener el valor $0.00/h

En caso desee que el progreso de las actividadessea basado en las etapas (Steps)de las Actividades,marque la caja Activity percent complete based on activitysteps.

Dejar desmarcado


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5.7. Gua Resources

En esta gua se especifica los criterios de clculo para Recursos y los datos a loscules los usuarios del mdulo Progress Report tendrn acceso. La carpetacontiene los siguientes elementos:

Resource Assignments:

Resources Can Be Assigned to the Same ActivityMore Than Once (LosRecursos pueden ser asignados a la misma actividad ms de una vez):Cuando es marcada esta opcin, permite que un recurso sea atribuido ms de

una vez a una misma actividad.

Dejeesta opcindesmarcada.

Timesheets

Primary Resources can mark activities as completed (Los recursosbsicos pueden marcar actividades como completas: Permite que el recursoprimario marque actividades como completas cuando ingresa el Timesheet.

Haga clic en la caja para marcar esta opcin.

Resources can assign themselves to activities (Los recursos puedenasignarse a s mismos a las actividades: Cuando sealizada permite que elrecurso se coloque a s mismo para ejecutar actividades del proyecto a travsdel Timesheet.

Haga clic en la caja para marcar esta opcin.

Resources can Edit Activity Assignment Percent Complete (Recursospueden editar los porcentajes completos de la asignacin de actividades):Seleccione para indicar que los recursos debern informar las cantidades de


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trabajo remanente como porcentajes completos de las actividades en elTimesheet.

Deje esta opcin desmarcada.

Resources can Edit Activity Assignment Remaining Units (Recursospueden editar las unidades faltantes de la asignacin de actividades):Seleccione para indicar que los recursos debern informar la cantidad detrabajo remanente para completar las actividades en el Timesheet.

Clique en la caja para marcar esta opcin.

Assignment Details

Specify the default Rate Type for new assignments(Definicin del tipo detasa para nuevas asignaciones): Definicin de cul tasa de recurso serutilizada para el clculo en las actividades.

Escoja el valor .

Drive Activity dates by default (Fechas de actividad mandatorias pordefecto): Cuando est marcada esta opcin, define que la fecha del recurso esobligatoriamente igual a las fechas de actividades.

Deje marcado.

5.8. Gua Settings

En esta gua se determina las configuraciones generales aplicables al proyectoseleccionado, en la visualizacinProyectos.

Certifique de que est seleccionado el proyecto en la visualizacinProjectsy haga clicen la carpeta Settings.


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En esta gua se define:

Summarized Data (Datos Sumarizados): En esta seccin se define loscriterios de clculo que el P6 utilizar en las sumarizaciones de los datos, en elnivel del Proyecto y de los nodos de laEPS. La sumarizacin puede ocurrirautomticamente en intervalos pre programados o cuando es ejecutadamanualmente encualquier momento.

Contain Summarized Data Only (Contiene solo datos sumarizados):Marque esta opcin si desea que el P6 mantenga apenas los datossumarizados (sin actividades individuales). Esto permite que la compaamantenga datos sumarizados para proyectos gerenciados externamente atravs del P6.

Last Summarized on (ltima sumarizacin): Campo no editable, quemuestra cundo los datos fueron sumarizados por ltima vez.

Summarize to WBS Level (Sumarice al nivel WBS): Determina el nmerode niveles de la WBS que guardarn informaciones sumarizadas y que estarndisponibles para consulta, a travs del Portafolio Analyst.

Mantener el valor del padrn:2

Project Settings (Configuraciones del proyecto): Define configuracionesgenerales aplicables al proyecto.

Character for Separating Code Fields for the WBS Tree (Caracteres deseparacin entre sub-niveles de la WBS): Define el character de separacinentre los elementos de una WBS, para indicar niveles jerrquicos. Es posibledigitar un nuevo carcter.

Fiscal Year begins on the 1st day of (Ao fiscal empieza el 1 de): El mesen que elao fiscal del proyecto tiene inicio.

Baseline for earned Value Calculations (Plano Base para clculos deValor Ganado): Seleccione cul ser el proyecto utilizado durante el clculo deValor Ganado.

Mantener el valor del padrn: .

Define Critical Activities(Define Actividades crticas): Determina cmo sernclasificadas las actividades crticas.


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Critical Activities Have Float Less Than or Equal To(Actividades crticastienen holgura menor que o igual a): Define cul ser el valor de la HolguraTotal Mxima de las actividades (es posible digitar un nuevo valor y una nuevaunidad de tiempo), determinando cules sern las marcadas como crticas.

Longest Path(El camino ms largo): Determina que las actividades crticasdel proyecto sean las actividades de camino mas largo en el proyecto.

5.9. Explorando el Men de la Barra de Opciones en Proyectos

La visualizacin Projects permite que las informaciones contenidas en ella sean

agrupadas y organizadas de diversas y diferentes formas. Para visualizar el men,presione la barra de opciones:


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Modo Project Table o Gantt Chart

Cuando es seleccionada la opcin Show on Top, Chart View, la EPS y losproyectos son mostrados en forma de organigrama. En este caso la barra deopciones es similar al men de la barra de opciones de la EPS (ver pag. xxxx).

5.10.Explorando el Men de la Barra deOpciones en Proyectos

Vamos ahora a utilizar los comandos Filter byy Group and sort bypara configurarlas informaciones que deseamos ver en la pantalla.

(En caso los proyectos de Hidra no estn abiertos) Seleccione File, Openyseleccione el nodo.

Permite configurar las columnasmostradas en la Tablade

Proyectos (Size/ Resp Mang /Customize)

Permite configurar tipo de letra,color de fondo, altura de lnea,

mostrar conos y color nveles delaEPS

Permite filtrar los proyectosque sern mostrados (Todos,Solo abiertos, por status o

Personalizado)

Posee diversas opciones deAgrupamiento (por EPS, por

Ger Proy, por Cdigo Proyectoo Personalizado

Cuando la ventana Grfico Ganttest accionada, permite

configurar tipo y color de las

barras y del texto

Permite escoger cules ventanasestarn activadas: Tabla Proyectos

y Grfico Gantt o Proyectos enforma de Organigrama

Permite mostrar o esconder la ventana deDetalles de Proyecto en la parte inferior de

la pantalla


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Seleccione la barra de opciones Display: Projects, Filter by, CurrentlyOpen.

Seleccione Display: Currently Open, Group and sort by, (uno de los cdigos del proyecto que creamos)

Podemos configurar tambin las columnas mostradas, color de las barras, expandiro comprimir la escala de tiempo, etc.

Vamos a retornar el filtro para All purposey la agrupacin para EPS


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LECCI N 6 - Crea nd o la Est ru ctu ra Anal t ica del Proy ect o

Esta leccin describe como crear una EAP (WBS) en P6. Al final de esta leccin, elalumno sabr:

Definir una WBS

Crear una WBS

6.1. EAP Est ruct ura An al t ica del Proyect o (WBS WorkBreakdown Structurre)

Una EAP Estructura Analtica de Proyecto (WBS Work Breakdown Structure) esel orden jerrquico de los productos y/o servicios o fases del proyecto, producidasdurante la ejecucin del proyecto. Cada item de la EAP WBS pueden contenerms tems detallados, actividades o ambos.

La WBS puede ser adicionada al nivel del programa o proyecto despus de queste ha sido creado. Cuando usted abre el programa, usted ver la Estructura deEAP de todos los proyectos de su programa.

En la creacin deun proyecto, elGerente debe crear:

Desarrollar la EAPVincular los tems de la EAP WBS con los tems de EOP OBS.Vincular los documentos de referencia dentro de cada tem de la EAP WBSDefinir los criterios de anlisis de performance

OBS:Por estndar, el P6 agrupa actividades, Seguimientode costos y Monitoreode la Programacin a travs de la EAP WBS.

EEjjeerrcccciioo66::CCrreeaannddootteemmssddeellaaWWBBSSddeennttrrooddeellPPrrooyyeeccttoo

Una WBS es una estructura jerrquica que organiza las actividades dentro delproyecto. Vamos a crear la EAP del proyecto Transp

En la barra de men File presione Openy seleccione el proyecto

En la barra de directoriopresione el cono:

El primer nivel de la WBS es el propio proyecto Transp

En la Barra de Comando, presione Adde ingreselos cdigos WBS ydescripciones conforme a la tabla aseguir.


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El responsable por los niveles de la WBS por default ser el responsable delproyecto Transp(mantener eldefault)

Ingresar los datos de la WBS segn la tabla siguiente:

Nivel WBS Code WBS NameTansp Sistema Transportador

1 Proj&Eng Proyecto e Ingeniera2 Adquis Adquisiciones2.1 Transp Transportadores2.2 Entren Entrenamiento

3 Campo Servicios en Campo3.1 Instal Instalacin3.2 Test Pruebas de Campo

Visualizando el resultado de la inclusin de las WBS:

Las guas de la ventana de detalles de la WBS tienen funciones semejantes a lascarpetas de la ventana Detalles de Proyectos.


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6.2. Visualizar el diagrama de WBS

Seleccione el icono Chart View para tener una visualizacintipoorganigrama.

Seleccione el tem de WBS .

Con el botn de la derecha del mouse dentro del layout del diagrama,seleccione Zoom ToBest Fit para tener una visualizacinmejorelaborada.

Presione (+)o (),para ver los diferentes niveles de la WBS.


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LECCI N 7 - Agre ga nd o Activ ida de s

Esta leccin describe cmo agregar actividades a un proyecto y modificaratributos de una actividad. Tambin presentar atajos para facilitar la entrada dedatos. Al final de esta leccin, el alumno sabr:

Definir una actividadDefinir los tipos de actividadesIncluir actividadesModificar detalles de actividadesAtribuir cdigos de actividades a las actividades.

7.1. Qu es una Actividad

Las actividades son elementos fundamentales de trabajo de un proyecto. Son elnivel ms bajo de la Estructura Analtica del Proyecto EAP (WBS) y la menorsubdivisin de trabajo que interesa directamente al gerente del proyecto.

1. Unidad de trabajo ms detallada, que es acompaada en un proyecto.2. Contiene todos los detalles sobre el trabajo a ser ejecutado.3. Tambin conocida como tarea o item.

Componentes de una actividad:

OBS/WBSDuraciones Calendario - TipoIdentificador ID DescripcinPredecesoras SucesorasCostos Presupuestados Recursos PresupuestadosGastos Cdigos de ActividadesRestricciones FechasTipo de duracin Tipo de PorcentajeDefinidos por el usuario Observaciones

7.2. Tipos de Actividades

El tipo de actividad debe ser siempre definido. Estos tipos controlan el clculo de laduracin de una actividad y/o fechas.

7.2.1. Tarea Dependiente (Task Dependent)

Tarea Dependiente indica que los recursos de una actividad sonprogramados para trabajar en aquella actividad de acuerdo al calendario de


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la actividad, al revs de seguir los calendarios de los recursos atribuidos aella.Tpicamente, usted usar Actividades tipo Tarea Dependiente cuandodiversos recursos designados a una misma actividad precisan trabajar juntos.

7.2.2. Dependencia de Recurso (Resource Dependent)

Dependencia de Recurso indica que cada recurso de la actividad esprogramado siguiendo su calendario y no el de la actividad. Este tipo deactividad es ms usado cuando la duracin de la actividad depende de ladisponibilidad de los recursos atribuidos.

Tpicamente, usted usar Actividades de tipo Dependencia de Recursocuando los diversos recursos atribuidos a una actividad pueden trabajar deforma independiente.

7.2.3. Hitos de Inicio y Fin (Start e Finish Milestones)

Hito indica que la actividad marca el inicio y el fin de los estados principalesde un proyecto. Una actividad Hito puede tener gastos, mas nunca costosbasados en tiempo (por ejemplo, trabajo), o recursos atribuidos.

Una actividad Hito no tiene duracin.

Un Hito de Inicio no posee la fecha de fin y un Hito de Fin no posee lafecha de inicio.

7.2.4. Sumario (Level Of Effort - LOE)

Sumario indica que la duracin de la actividad depende de suspredecesoras y/o sucesoras. Actividades de este tipo no pueden tenerrestricciones.

Tpicamente, usted usar el tipo Sumario para Actividades que acontecerndependiendo de otras Actividades. Por ejemplo, trabajo administrativo, un

guarda de seguridad o algn aspecto de gerenciamiento de proyecto. Esgeneralmente caracterizado por un ritmo uniforme de desempeo de trabajodurante un periodo de tiempo determinado por las actividades soportadas.PMBOK 3.a ed.

7.2.5. Resumen EAP (WBS Sumary)

Este tipo es usado para resumir un nivel de WBS.Forma un tipo de actividad que comparte un nivel comn de WBS.


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Las fechas calculadas en una actividad de WBS Sumary se basan en lafecha de inicio ms pronta de las actividades del grupo y en la fecha mstarda de estas actividades.No podrn ser atribuidas restricciones en un WBS Sumary

7.3. Asistente de Creacin de Actividades

Las actividades pueden ser incluidas en su cronograma de diversas formas. P6posee un asistente de actividades que le permite a usted ejecutar este procesopaso a paso. Usted tambin tiene la opcin de desconectar el asistente y agregaractividades directamente en la tabla de actividades o en el diagrama de red.

7.4. Agregando Actividadescon el Asistente

Para definir la unidad de tiempo a ser mostrada, seleccione Edit, User Preferencesy en la carpeta Time Unitsaltere el campo Durations Format/ Unitscomo Days.

En el caso de que no sea informada, la duracin padrn para actividadesde tipo Task Dependent es de cinco (5) das. Este padrn puede seralterado seleccionando Admin, Admin Preferences, General.Usted puede configurar auto-enumeracin para el cdigo de la actividad(Activity ID), escogiendo la visualizacin Project,carpeta Defaults, Auto-numberingDefaults.


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1. En la barra de comandos, clique en Add.2. Digite el Activity Id:CS300.3. Digite el nombre dela actividad: Proyecto de Sistemay haga clic en Next.4. Seleccione la WBS: Transp.Proy&Ingy haga clic en Next.5. Escoja el tipo de actividad Task Dependenty haga clic en Next.6. Seleccione DoNot Show this Wizard Againy haga clic en Finish.

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1. Seleccione un nivel de WBS.2. En la Barra de Comandos, haga clic en Add.3. Clique en la celda de Activity IDy digite el valor.4. Clique en la celda de Activity Namey digite la descripcin.5. D doble clic en la celda de Tipo de Actividad (Activity Type)y escoja su tipo

Task Dependent. Ese campo puede ser accesado en la gua General.6. D doble clic en la celda de Duracin original (Original Duration) y digite la

duracin planeada. Ese campo puede ser accesado en la gua Status.

Ingrese los datos, conforme con la tabla a continuacin:

ID DESCRIPCIN TIPO DEACTIVIDAD

DURACIN

(DAS)SISTEMA TRANSPORTADOR

CS200 Inicio del Proyecto Start Milestone 0CS800 Fin del Proyecto Finish Milestone 0

PROYECTO E INGENIERIACS300 Proyecto de Sistema Task Dependent 30CS310 Revisin y Aprobacin del Proyecto Task Dependent 8


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LECCI N 8 - De fi nie ndo Cdigos de Act ivi da des

Esta leccin describe los diferentes mtodos de codificacin en el P6. Al final deesta leccin el alumno sabr:

Describir los cdigos de actividad (Activity Codes).Definir cdigos de actividadCrear y editar cdigos de actividadCrear calendarios.

8.1. Cdigos de Actividades

Los cdigos de actividad (Activity Codes)son formas de clasificar y categorizar lasactividades, de acuerdo con las necesidades de su organizacin y de su proyecto.Cada actividad contiene uno o ms cdigos, organizados de forma jerrquica. Ustedpuede tener hasta 500 cdigos de actividades diferentes por proyecto y un nmeroilimitado de valores por cdigo de actividad.

Los cdigos de actividad pueden estar disponibles para todos los proyectos de suBanco de Datos o para un proyecto especfico.

La jerarqua entre los valores de los cdigos de actividad puede ser usada en lastablas de la pantalla, adems de ser utilizadas en los reportes.

Organiza los layoutsSelecciona y sumariza actividadesCrea reportesy grficos.

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Vamos a ver los cdigos ya completados previamente y entrar con un nuevo cdigode actividades.

En la barra de men, seleccione Enterprise, Activity Codes.Se abrir la pantalla de los Activity Codes. Presione el botn Modif.Presione Addy digite .

Presione Closepara volver a la pantalla de los Activity Codes.Presione Addy digite los cdigos y la descripcin, conforme sigue:


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Valor del

Cdigo

Descripcin

ASA Ambi Sistemas AmbientalesHCL Hermanos Campos Ltda.SS Sudoeste SegurosCT Columbia Tecnologas S.A.CG Consultores GlobalesDL Desarrollo Local S.C.OC Otima ConsultoraMT Metromedia Telecom S.A.

SA Santos AsociadosGL Grandes Lagos Ltda.

Vea el resultado de la inclusin de los cdigos de actividades:

Nota:Usted puede definir el nmero mximo de cdigos de actividades, utilice lossiguientes comandos Admin, Admin Preferences, Data Limits.

Para atribuir cdigos de actividades, primero usted debe crear los cdigos paradespus atribuirlos.

1. En la visualizacin Activities, habilite los detalles de la actividad.2. Seleccione una actividad.3. Seleccione la carpeta Codes.4. Haga clic en Assign.5. Seleccione los cdigos para la actividad.


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LECCI N 9 - Crea nd o y m odif ican do Cale nda rio s

Aprenda cmo utilizar calendarios en un proyecto.Veremos cmo definir en los calendarios la carga horaria de trabajo diario,feriados, puentes, etc.Definir los das y periodos de trabajo y feriados.Describir los tipos de calendarios.Crearun nuevo calendario.

9.1. Creando Calendarios

Los calendarios son vinculados a actividades y recursos para determinar paracundo se programar el trabajo.

Das y horas trabajadas.o Define cules das de la semana se trabajaro Define el nmero de horas trabajadas por da

Das y horas no trabajadas.o Se registra feriados, holguras, horarios de almuerzo y cena, etc

Excepciones.o Se registra como das/horas de trabajo, los das/horas originalmente

marcados como no trabajados.

Primavera Enterprisepermitetres tipos de calendario:

Calendario Global Global Calendar. Disponible para ser usado por todoslos recursos y actividades de todos los proyectos del banco de datos.Calendarios de Recursos Resource Calendar. Disponible para uso delos recursos.Calendarios de Proyectos Project Calendar. Disponible para unportafolio o para un nico proyecto.

9.1.1. Adicionando un nuevo calendario

1. En el men Enterprise, seleccione la opcin Calendars.2. Haga clic en Projectpara visualizar los calendarios del proyecto. Ahora clique

en Addpara crear un nuevo calendario y seleccione el calendario en la ventana que surge, para ser la base del nuevocalendario.

3. Digite el nombre del nuevo calendario .


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Definicin del nmero global de horas por da

Pueden ser informadas cules son las horas de los das de trabajo

1. Haga clic en Modify.

2. En el borde superior derecho de la pantalla, de clic en Total work hours/day.

3. De clic en el botn Workweek.


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4. Entre con el nmero de horas de trabajo por cada da y haga clic en OK.

Definicin detallada de nmero de horas por da

Tambin pueden ser informadas de forma detallada cules son las horas de losdas de trabajo

1. En el borde superior izquierdo de la pantalla, de clic en Detailed workhours/day.

2. Haga clic en el botn Workweek.


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3. En Day of the week seleccione los das a ser trabajados y en la caja Workhoursmarque las horas de trabajo en esos das. Para marcar ms de un da,utilice el Ctrl de su teclado.

4. Haga clic en el botn Workpara transformar esas horas en horas trabajadas.5. Clic en OK.

9.2. Modificando un Calendario Existente

Vamos a modificar un calendario global existente: Padrn 5 das por semana.

Agregar los siguientes feriados fijos:

01 de Enero 01 de Mayo 12 de Octubre 24 de Diciembre25 de Enero 09 de Julio 02 de Noviembre 25 de Diciembre21 de Abril 07 de Setiembre 15 de Noviembre 31 de Diciembre

9.3. Calendarios Globales

Un Calendario Global puede ser utilizado por programas, proyectos, actividades yrecursos. El calendario global ser el modelo para los nuevos calendarios.


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1. Verifique los das de trabajo y de no trabajo.

Gris claro Das de trabajo

Gris oscuro Das de no trabajo

Blanco Das de excepciones

2. Presione para volver un mes

3. Presione para avanzar un mes4. Presione los botones de das de no trabajado (Nonwork) y trabajado

(Work)5. Haga clic en Close.

Para cambiar la escala de tiempo del calendario de Mes/Da por Ao/Mes,basta darle clic a la celda donde est el nombre deMes y Ao.


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Para retornar a la escala de tiempo Mes/Da, basta hacer clic en la celda del mesdeseado.


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LECCI N 1 0 - Tip os de Du ra cin

Esta leccin refuerza conceptos como tipos de duracin y de cmo asociarrestricciones (Constraints) en un proyecto. Al trmino de esta leccin, el alumnoser capaz de:

Diferenciar entre diferentes tipos y duracionesAplicar una lnea de fin para proyectosDescribir los tipos de restricciones existentesAplicar restricciones a actividades individuales

10.1.Tipos de Duracin

El tipo de duracin es un ajuste que permite controlar cmo son sincronizadas laduracin, las unidades de tiempo y las unidades de recurso/tiempo, con lasactividades de modo que la siguiente ecuacin sea siempre verdadera:

Duracin x Recurso (Unidades/Tiempo) = Unidades

Donde:

Duracin (Dur): Plazo para ejecucin de la actividad

Unidades (Unid): Esfuerzo de trabajo en cantidad de UnidadesRecurso (Unidades/Tiempo) (UPT): Asignacin del esfuerzo del trabajo, oproductividad.

La tabla de abajo lista las variaciones de valor para balancear la ecuacin arribamostrada siempre que una de sus variables sea alterada

Tipo deduracin de

actividad

Cambiandounidades,

qu cambia?

Cambiandoa duracin,

qu cambia?

Cambiandounidades /

tiempo, qucambia?

Adicionandoun recurso,

qu cambia?

FixedUnits/Time Dur Unid Dur Dur

FixedDuration andUnits/Time

UPT Unid Unid Unid

Fixed Units Dur UPT Dur DurFixed

Duration &Units

UPT UPT Unid UPT


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10.1.1. Fixed Units/Time

Indica que para la actividad seleccionada se est adoptando un patrn deasignacin fijo.

Entonces, si disminuimos la duracin disminuye el esfuerzo de trabajo y siaumentamos el esfuerzo de trabajo la duracin aumenta, conforme el esquema dela ecuacin a seguir:

Duracin = Esfuerzo

RecursoA menor Duracin Menor EsfuerzoA mayor Duracin Mayor Esfuerzo

10.1.2. Fixed Duration and Units/Time

Indica que para la actividad seleccionada se est adoptando primero la duracin yen seguida el patrn de asignacincomo son las variables de la ecuacin que nopueden ser alteradas.

En este caso, la variable de esfuerzo de trabajo ser siempre recalculada.

Esfuerzo= Duracin x Recurso

10.1.3. Fixed Units

Indica que el esfuerzo de trabajo de la actividad seleccionada est fijo, exceptocuando el esfuerzo esta en cero4.

Entonces, si aumentamos el patrn de asignacin la duracin disminuye y sidisminuimos el patrn de asignacinla duracin aumenta, conforme el esquema dela ecuacin a continuacin:

Duracin = EsfuerzoRecurso

A menor Duracin Mayor RecursoA mayor Duracin Menor Recurso

4 En cuanto el valor de esfuerzo de trabajo fuera cero, su primer clculo ser la duracindela actividad multiplicada por el padrn de asignacin del recurso.


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10.1.4. Fixed Duration & Units

Indica que la duracin y el esfuerzo de trabajo de la actividad seleccionada sonfijos, y el clculo de patrn de asignacin del recurso en la actividad se deberajustar.

Entonces, el patrn de asignacin siempre se regir por la ecuacin siguiente:

Recurso = EsfuerzoDuracin


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LECCI N 1 1 - Rest ri ccione s

Restricciones son las imposiciones dadas al proyecto y/o Actividades para reflejarsituaciones en la cual la lgica de programacin no sea suficiente para definir larealidad del mismo.

Una buena prctica recomienda que la atribucin de restricciones a las Actividadessolamente sea dada cundo todas las posibilidades, de reflejar la realidad deprogramacin por la lgica entre las Actividades, estn agotadas.

11.1.Deber

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