Etapas de la dirección *Es difícil establecer la secuencia de las etapas de

dirección ya que se dan indistintamente. Con fines metodológicos, se estudiaran como muestra la figura.

*La dirección de una empresa supone:

*Que se delegue autoridad, ya que administrar es “hacer a través de otros”

*Que se ejerza esa autoridad, para lo cual deben precisarse sus tipos, elementos, claves, auxiliares, etc.

*Que se establezcan canales de comunicación a través de los cuales se ejerza y se controlen sus resultados.

*Que se supervise el ejercicio de la autoridad en forma simultánea a la ejecución de las órdenes.

*El estudio de la dirección administrativa se dividirá en cuatro componentes básicos que son: la comunicación, la motivación, el liderazgo y la supervisión.

LA COMUNICACION

*Proviene del latín communicare (comunicarse) y significa «poner en común». Es la transmisión de ideas, pensamientos, conocimientos, experiencias, sentimientos y emociones entre dos o mas personas.

*Es compartir experiencias, relacionarse, entender y ser entendido, dar y recibir conocimientos, provocar cambios, modificar conductas en los demás y en uno mismo.

*Comunicación no es solo emitir mensajes sino, sobre todo el acto de provocar respuestas.

*La comunicación es una herramienta vital para la humanidad, ya que solamente a través de ella logramos conocer la historia de nuestros antepasados, los acontecimientos actuales y las proyecciones para el futuro.

*La comunicación tiene por objeto suscitar una respuesta o conducta especifica en otros por parte de una persona o grupo determinado.

* CONCEPTOS

Proceso de transmisión de un mensaje que se realiza gracias a un código formado por gestos, palabras, símbolos, expresiones.

Comunicación es un proceso mediante el cual los acontecimientos, tendencias y sentimientos son conocidos y aceptados por otros.

la comunicación es la transferencia de información de un emisor a receptor, asegurándose de que este ultimo comprenda.

la comunicación es el proceso mediante el cual las personas tratan de compartir un significado por medio de la transmisión de mensajes simbólicos.

*IMPORTANCIA

*El vínculo que hace unirse de forma muy estrecha al hombre con los conceptos de sociedad, civilización, cultura, adelantos tecnológicos es la comunicación. En el campo administrativo, para comprender la importancia de la comunicación, recordemos que administrar es hacer que otros ejecuten lo planeado y organizado por la más alta dirección, y por el otro el subordinado hace sugerencias, emite opiniones. Por ende la eficacia de todo ejecutivo dependerá de la facilidad que posea para comunicarse con los demás, así como también de su habilidad para comprender la información que fluye hacia él.

* PRINCIPIOS BASICOS

1. Principio de la responsabilidad. “Es responsable del éxito de la comunicación aquel a quien se origina la misma”

Si la comunicación falla siempre será responsabilidad de la fuente o del emisor, porque es quien administra todos los demás elementos de la misma comunicación, los elementos deben de ser escogidos, organizados y controlados por la persona que da origen a la comunicación.

2. Principio de Adaptación. “La comunicación debe adaptarse no a la persona que la da (la fuente), si no al que la recibe”

Este principio es aplicable en caso contrario o diverso de que el receptor tenga un nivel distinto o intereses distintos a los de la persona que comunica, pues por lo menos carecería de interés para recibirla. Este principio tiene especial aplicación cuando se trata de una comunicación global, ósea de un grupo de personas, porque en estos hay diferentes niveles culturales, de intereses, de sentimientos, etc.

3. Principio de la Efectividad. “la comunicación debe usar aquel canal que sea más efectivo para realizarla”

* Es decir debe escogerse de entre los medio de comunicación aquel que en cada caso concreto resulte más eficaz. Es por eso que se dice que la mejor es el medio oral, puesto que permite preguntas y no exige mucho tiempo para realizarlas, en cambio cuando se trata de instrucciones es mejor la comunicación escrita.

4. Principio de la Bilateralidad. “la comunicación es un tanto más perfecta cuanto más sea posible tener una respuesta completa por parte del receptor”.

La bilateralidad sirve para:

a)Para saber que el receptor lo capto adecuadamente.

b)Para que el receptor la reciba con mucha mayor aceptación.

*Una orden o una instrucción cuanto mientras más espontanea sea más agradable será de cumplir, y cuanto más impuesta sea es más pesada de cumplir

5 Principio de la integridad. “el mensaje debe de llegar integro y sin distorsiones de la fuente al receptor”.

*El mensaje o contenido del mismo debe de llegar al receptor exactamente como se encuentra en la mente de la fuente. Para este principio existen tres riesgos:

a. Que la fuente comunique el mensaje sin tenerlo completo: antes de comunicar algo debe de existir plena seguridad de que puede contestarse cualquier pregunta sobre el que, el quien, cuando, el cómo, el porqué, el cuándo, etc.

b. Existe también el riesgo de que, aunque transmitido el mensaje, este se distorsione. Cuando se usan canales demasiado largos para comunicar alguna cosa, en todo ese trayecto fácilmente se añaden o quitan elementos al mensaje.

c. Que el mensaje pierda fuerza o precisión: esto ocurre también cuando se usa en un canal demasiado largo para transmitirlo, o cuando se enfatiza la importancia del mensaje.

6. Principio de la Circunstancialidad. “es evidente que el ambiente en el que se transmite el mensaje condiciona que este llegue adecuadamente al receptor”

*Indiscutiblemente, una queja presentada en un ambiente de huelga, será mucho más grave que comunicada, en una plática amable en tiempo ordinario, por lo que deben cuidarse las actitudes, relaciones, etc.

*La comunicación debe de revisarse constantemente: la comunicación tiende constantemente a hacerse más difícil si no se tiene cuidado permanente para mejorarla. La comunicación siempre es un medio: la comunicación nunca debe de olvidarse que dependerá del fin buscado y usar medios más o menos costosos o difíciles.

*Tipos de Comunicación Tipos de comunicacion

No verbalcorporal

por señales

Verbaloral

escrita

Proceso de la Comunicación

La comunicaciones un proceso dinámico e indivisible, sin embargo, a fin de analizarlo se señalaran sus componentes en forma sencilla tomando como base el siguiente esquema .

* El Emisor o fuente del Mensaje. Es la persona o el grupo

que desea comunicar algo y que, por tanto inicia el proceso

de comunicación. La comunicación se inicia con el emisor,

quien tiene un pensamiento o una idea que después codifica

en una forma tal que pueda ser comprendida tanto por el

como por el receptor.

* Código, codificación o decodificación. Es el conjunto de signos con significado común para el emisor y el receptor por ejemplo el lenguaje hablado o escrito

* Canal para transmitir el mensaje. Es el conjunto o medio a través del cual se envían y reciben los mensajes, estos conductos esta formados por el o los sentidos mediante los cuales se emiten o se captan los mensajes. La información se transmite a través de un canal que vincula al emisor con el receptor.

*Mensaje es el propósito del emisor el cual se expresa en forma de mensaje que es el contenido de la comunicación, es decir es el resultado del propósito de comunicarse con el receptor, este puede ser verbal o escrito y se puede transmitir a través de un memorándum, una computadora, el teléfono, un telegrama o la televisión.

* Ruido La comunicación resulta afectada por el ruido, que es cualquier elemento, tanto del emisor, como del transmisor o del receptor que obstaculiza la comunicación. Por ejemplo:

El ruido o un ambiente cerrado pueden obstaculizar el desarrollo de una idea.

La codificación de un mensaje puede ser defectuosa debido al uso de símbolos ambiguos.

La transmisión se puede interrumpir debido a estática del canal.

La falta de atención puede producir una recepción inadecuada.

La decodificación puede ser defectuosa debido a que se puede asignar un significado erróneo a palabras y otros símbolos.

Puesto que el idioma es un factor especialmente importante en la comunicación entre diferentes culturas no tan solo la expresión verbal si no también los gestos y las posturas puedan dar como resultado un ruido que obstaculice la comunicación.

*El receptor es la persona o el grupo que recibe el mensaje del emisor, lo ideal de la comunicación es que el receptor haga suyo el mensaje en forma activa, analizándolo ,comprendiéndolo, y que no se limite a aceptar lo o rechazarlo, considerando que este es el ideal de la comunicación, el receptor también recibe el nombre de preceptor. Tiene que estar preparado para el mensaje de modo que este se pueda decodificar convirtiéndolo en un pensamiento. El siguiente paso en el proceso es la decodificación , en el cual el receptor convierte el mensaje en pensamientos.

*Solo puede darse una comunicación precisa cuando el emisor como el receptor le atribuye significados iguales o por lo menos similares, a los símbolos que componen el mensaje. Por lo tanto la comunicación no se completa a menos de que se comprenda. La comprensión se encuentra tanto en la mente del emisor como del receptor

*Retroalimentación. Es la respuesta del receptor al mensaje enviado por el emisor, lo que le permite comprender si su mensaje fue interpretado en la forma en que quiso transmitirlo, por lo tanto, la retroalimentación es el proceso de comunicación de retorno en el cual se intercambian los papeles del emisor y del preceptor. Para verificar la eficacia de la comunicación, es necesaria una retroalimentación adecuada, puesta que esta señala si se ha llevado a cabo el cambio individual u organizacional como resultado de la comunicación.

* FACTORES SITUACIONALES Y ORGANIZACIONALES EN LA

COMUNCACION*Muchos factores situacionales y organizacionales afectan el

proceso de la comunicación. Un factor situacional es el ambiente político y la distancia geográfica. Una comunicación directa, cara a cara es diferente a una conversación telefónica con una persona al otro lado del mundo y diferente a un intercambio de cablegramas o cartas. En la comunicación es necesario tomar en cuenta el tiempo. Otros factores situacionales que afectan la comunicación dentro de una empresa son la estructura, los procesos administrativos y no administrativos y la tecnología.

*El modelo de comunicación proporciona una visión general de este proceso, identifica las variables críticas y muestra sus relaciones. Esta ayuda a los administradores a determinar con precisión los problemas de comunicación y a tomar las medidas para solucionarlos o incluso evitar que las dificultades ocurran.

* ¿ES NECESARIA LA COMUNICACIÓN EN LA EMPRESA?

*La información organizacional debe de fluir con mucha rapidez. Puesto que un transcurso determinado de tiempo la cantidad de información crece con los anos, lo que con frecuencia ocasiona una sobrecarga de información. Es necesario determinar qué clase de información necesita el administrador para tomar decisiones eficaces. Para obtener esta información con frecuencia debe recabar datos de superiores y subordinados y también de otros departamentos y miembros de la organización.

* Necesidad del administrador de saber.

*Para ser eficaz el administrador requiere la información necesaria para llevar a cabo sus funciones y actividades, los administradores deben de ser selectivos en cuanto a la información, en realidad lo que el administrador necesita no es el máximo de información sino la información pertinente. Es evidente que no existe un sistema de comunicación de aplicación universal; mas bien debe de estructurarse de acuerdo con las necesidades del administrador.

*Tipos de la comunicación

*Comunicación Positiva *Aspectos que hacen que la comunicación sea positiva

* Todos conocemos elementos básicos de la cortesía que regularmente debemos exhibir

* La comunicación positiva consistente es la clave para el servicio de calidad

*Recordar y usar el nombre de una persona y envía un potente mensaje positivo de reconocimiento

*A la gente no le gusta esperar y a nosotros tampoco

*Reconocer el rostro de una persona refuerza la relación

* Los cumplidos crean confianza.

* Las palabras que pronunciamos solo son una parte mínima de la comunicación. Los actos también dejan impresiones duraderas.

* El tono de voz es una parte importante de la comunicación, hace que la gente se acerque o se aleje de nosotros.

* El lenguaje corporal, una sonrisa o una mirada directa es la parte mas importante de la comunicación frente a frente.

* Todos somos responsables de crear una ambiente cálido de trabajo.

* Ejemplos de comunicación positiva

* “Gracias, Rafael, por preparar el paquete tan rápido”.

* “tus ideas son magnificas”

* Gracias por volver a venir”

* “José, ” eres verdaderamente creativo. El diseño funcionara a la perfección”.

*Características de comunicación positiva

*Verdadera (Reales)

*Especifica (Definida, concreta)

* Sincera (sin mentir o falsedad)

*Oportuna (decir las cosas en el momento)

*Obstáculos de la comunicación positiva

*Temor

*Vergüenza

*Falta de confianza

*Molestia provocada por clientes o usuarios

*Molestia provocada por la gerencia

* Irritación con nosotros mismos

* Irritación con el trabajo

*Tener prisa

*No saber que decir

*Falta de paciencia

*La comunicación negativa *Los aspectos que denotan la comunicación negativa

son los siguientes

*Nula (falta de cualquier técnica de comunicación).

*Mal dirigida (comunicación seguida por un comentario negativo).

*Plástica (comentarios con gestos desagradables o poco interés

*Hostil (agresiva y amenazante)

* Ejemplos de comunicación negativa

* “Que idea tan ridícula”

* No hacerle caso al usuario

* Un gesto desagradable

* Gruñir o quejarse

* ¿Por qué me hace esperar siempre?

* “Esta bien, lo volveré a revisar otra vez”

* Tener aspecto de aburrimiento y actuar de esa manera

* “A mi no me venga con sus quejas”

Es el proceso en doble sentido por el cual las personas que trabajan en una institución o que tienen contacto con ella.

Para exigir la máxima eficiencia de los trabajadores, se les debe informar de todo lo que se piense que es útil para el desempeño de su trabajo.

En la administración ,la información es el cumulo de datos llenos de significados que comunican conocimientos útiles.

* Comunicación Administrativa

*Objeto de la comunicación

*El objetivo de la comunicación es hacer que otra persona sepa y entienda lo que se esta informando.

*A) Que ejecute su trabajo eficazmente, es decir la habilidad para realizar el trabajo.

*B) Que coopere con los demás compañeros para cumplir con deber, ósea que tenga voluntad de efectuar su trabajo

*El fin dela comunicación es la buena administración, la mejor ejecución y desempeñar perfectamente la planeación, la organización y el control.

* FLUJO DE LA COMUNICACIÓN EN LA ORGANIZACIÓN

En una organización eficaz la comunicación fluye en varias direcciones, las cuales son:

* Comunicación Descendente.

* Esta comunicación fluye desde personas ubicadas en niveles altos hacia otros que ocupan niveles inferiores en la jerarquía organizacional. Esta clase de comunicación existe en organizaciones con ambiente autoritario. Los tipos de medio usados para la comunicación oral descendente influyen órdenes, discursos, reuniones, el teléfono, los autos parlantes e incluso rumores. Lamentablemente la comunicación se pierde o distorsiona al descender por la cadena de mando. El flujo de información descendente a través de los diferentes niveles de la organización requiere de tiempo.

* Comunicación ascendente.

* Esta viaja desde los subordinados hacia los superiores y continúa ascendiendo por la jerarquía organizacional. Con frecuencia este flujo es obstaculizado en la cadena de comunicación por administradores que filtran los mensajes y no transmiten toda la información a sus jefes en especial las noticias desfavorables. La transmisión objetiva de información es esencial para fines de control. La comunicación ascendente no se basa en órdenes y por lo general se encuentra en ambientes organizacionales participativos y democráticos. Los medios típicos para la comunicación ascendente además de la cadena de mando, son los sistemas de sugerencias, los procedimientos de apelación y quejas, los sistemas de denuncias, las sesiones de consultoría, la fijación conjunta de objetivos y otros. La comunicación ascendente eficaz requiere de un ambiente en el que los subordinados se sientan libres para comunicarse.

* Comunicación cruzada.

* Esta incluye el flujo horizontal de información entre personas de niveles jerárquicos iguales o similares y el flujo diagonal y entre personas de niveles diferentes que no tienen una relación de dependencia directa entre si. Se usa para acelerar el flujo de información, mejorar la comprensión y coordinar los esfuerzos para el logro de los objetivos organizacionales. Una gran parte de la comunicación no sigue la jerarquía organizacional sino que atraviesa la cadena de mando.

* La comunicación cruzada debe de basarse en:

a) Las relaciones cruzadas se fomentaran siempre que resulte apropiado.

b) Los subordinados deben de evitar la formalización de compromisos que estén mas allá de su autoridad.

c) Los subordinados deben mantener informados a sus superiores sobre las actividades interdependientes importantes.

* La comunicación cruzada puede crear dificultades, pero es un requerimiento en muchas empresas a fin de re4sponder a las necesidades del complejo y dinámico ambiente organizacional.

* COMUNICACIÓN ESCRITA Y ORAL.

*Ambas se usan con frecuencia de manera conjunta para que las cualidades favorables de cada uno puedan suplir las diferencias de otros. Además se pueden utilizar ayudas visuales para complementar las comunicaciones tanto verbales como escritas. Al seleccionar los medios debe de tomar en cuneta el comunicador, el publico y la situación que se abordara.

* Comunicación escrita.

* Esta tiene la ventaja de proporcionar registros, referencias y defensas legales, también puede fomentar la uniformidad de políticas y procedimientos y en algunos casos reducir los costos.

* Las desventajas son que los mensajes escritos pueden crear montanas de papeles y estar expresados en forma deficiente por redactores eficaces y suelen no proporcionar una retroalimentación inmediata, es posible que se necesite mucho tiempo para saber si un mensaje se ha recibido y si se le ha comprendido apropiadamente.

* Comunicación oral.

* Puede ocurrir en una reunión caca a cara entre dos personas o en la presentación de un administrador ante un gran auditorio, puede ser formal o informal y planeada o accidental.

* La ventaja principal de la comunicación oral es que permite un rápido intercambio con la retroalimentación inmediata. Las personas pueden hacer preguntas y aclarar cualquier aspecto. Es evidente que las reuniones, informales o planeadas pueden contribuir mucho a la comprensión de los temas tratados. la desventaja que presenta la comunicación oral son la de no ahorrar tiempo.

*Comunicación no verbal.

*Lo que dice una persona es reforzado por la comunicación no verbal, como lo son las expresiones faciales y gestos corporales. Se espera que la comunicación no verbal o corporal respalde a la oral pero a la misma vez puede contradecir la comunicación oral, puesto que se dice que las acciones dicen mas que palabras.

* BARRERAS Y FALLAS DE LA COMUNICACIÓN

* Falta de planeación. Pocas veces la buena comunicación es resultado de la casualidad. Con demasiada frecuencia las personas comienzan a hablar y escribir sin pensar, planear y definir en primer lugar el propósito del mensaje

* Suposiciones no aclaradas. Existen suposiciones no comunicadas que fundamentan los mensajes pero que con frecuencia se pasan por alto a pesar de su importancia. El no aclarar suposiciones pueden provocar confusión y deterioro de las buenas relaciones.

* Distorsión semántica. Esta puede ser deliberada o accidental. Una palabra que diga “vendemos por menos” es deliberadamente ambiguo, da lugar a esta pregunta ¿menos de que?, es decir que Las palabras pueden producir diferentes respuestas.

*Mensajes mal expresados. A pesar de lo clara que puede estar la idea en la mente del emisor de la comunicación, el mensaje puede perder claridad si se escogen mal las palabras, si hay omisiones, incoherencia, estructura inadecuada de frases, jerga innecesaria, la falta de claridad y precisión puede ser costosa se puede evitar poniendo mas cuidado al codificar el mensaje.

* BARRERAS A LA COMUNICACIÓN EN EL AMBIENTE INTERNACIONAL.

* Perdida por transmisión y retención deficiente: es una serie de transmisiones de una persona a otra, el mensaje, paulatinamente pierde exactitud. La retención deficiente de la información puede ocasionar problemas graves y resulta obvia la necesidad de repetir el mensaje y utilizar varios canales.

* Falta de atención y evaluación prematura. Son muchos los buenos conversadores pero pocos los que saben escuchar. El escuchar exige una atención total y auto disciplinaria, también requiere de evitar evaluaciones prematuras de lo que tiene que decir la otra persona. Escuchar con empatía puede reducir algunas de las frustraciones diarias en la vida organizada y dar como resultado una mejor comunicación.

* Comunicación impersonal. La comunicación eficaz es algo mas que simplemente transmitir la información a los empleados. Requiere del contacto cara a cara en un ambiente de franqueza y confianza. La mejora real de la comunicación no requiere medios de comunicación caros y complejos sino la disposición de los superiores realizar una comunicación cara a cara.

* Desconfianza, amenaza y temor. Los tres factores debilitan la comunicación. La desconfianza puede ser el resultado de una conducta incoherente por parte del superior o puede deberse a experiencias anteriores. Ante la existencia de amenazas las personas tienden a sentirse tensas, y a ponerse ala defensiva y a distorsionar la información. Lo que se necesita es un clima de confianza que facilite la comunicación franca y sincera.

* BARRERAS A LA COMUNICACIÓN EN EL AMBIENTE INTERNACIONAL.

* Periodo insuficiente para adecuarse al cambio. El propósito de la comunicación es efectuar cambios que pueden preocupar seriamente a los empleados. Los cambios afectan a las personas de formas diferentes y quizás se necesite tiempo para captar el significado total de un mensaje. Por consiguiente para obtener una eficiencia máxima es importante no formar el cambio antes de que las personas puedan adecuarse a sus implicaciones.

* Sobrecarga de información. Un flujo de información sin restricciones podría producir demasiada información. La gente responde al exceso de información de varias maneras:

* Es posible que hagan caso omiso a cierta información

* Si las personas se sienten abrumadas con demasiada información, esta cometen errores al procesarla.

* Las personas pueden postergar el procesamiento de la información bien sea permanentemente o con intención de hacerlo en el futuro

* Las personas quizás filtren información

* Las personas responden a la sobrecarga de información simplemente evadiendo la tarea de la comunicación.

* OTRAS BARRERAS A LA COMUNICACIÓN

* Percepción selectiva. Las personas tienden a percibir lo que esperan percibir, esto quiere decir que escuchan lo que quieren escuchar y desechan otra información importante.

* Influencia de la actitud. Es la predisposición a actuar o a dejar de hacerlo, se trata de una actitud mental relacionada con un hecho o un estado de animo.

* Diferencias de posición social y de poder entre el emisor y el receptor de la información. La información tiende a distorsionarse cuando tiene que pasar a través de varios niveles jerarquicos.

*HACIA UNA COMUNICACIÓN EFICAZ.

*Son varios los enfoques que se pueden utilizar para mejorar la comunicación, uno de ellos consiste en una auditoria de comunicación. Los hallazgos resultantes se convierten en la base de los cambios organizacionales del sistema. Otro enfoque es aplicar las técnicas de comunicación, centradas en las relaciones interpersonales y en la capacidad para escuhar.

*Auditoria de comunicación.

* Es una herramienta para examinar las políticas, las redes y las actividades de comunicación. Lo interesante de este modelo es que no se considera la comunicación en si misma, si no mas bien un medio para logar las metas organizacionales, un hecho en que en ocasiones se olvidan aquellos que solo están interesados en las relaciones interpersonales. Este modelo es congruente con el modelo del enfoque operacional de la administración, en este ultimo el sistema de comunicación integra las funciones gerenciales de la planeación, organización, integración del personal, dirección y control.

* Las cuatro redes de comunicación que es necesario auditar son las siguientes:

1)La red reguladora o relacionada con la tarea que se relaciona con políticas, procedimientos, reglas y relaciones entre si

2)La red innovadora, que incluye la solución de problemas, reuniones, sugerencias para el cambio.

3)La red integradora, que consiste en los elogios, los ascensos y aquellos aspectos que vinculan las metas de la empresa con las necesidades personales.

4)La red informativa-instructiva, que incluye las publicaciones de la compañía, las pizarras de anuncios y rumores.

* Pautas para mejorar la comunicación.

La comunicación eficaz es responsable de todos los integrantes de la organización. Los lineamientos que se presentan a continuación pueden ayudar a superar a las barreras de la comunicación:

*Los emisores de los mensajes deben de tener claro que es lo que desean comunicar, aclarando el propósito del mensaje y preparar un plan para lograr el fin deseado.

*La comunicación eficaz requiere que la codificación y decodificación se realicen con símbolos que sean familiares tanto para el emisor como para el receptor del mensaje.

*La planeación de la comunicación no se debe de hacer en el vacío. Se debe de consultar a otras personas e impulsar a participar en la recopilación de los hechos, el análisis del mensaje y la selección de los medios apropiados.

*Pautas para mejorar la comunicación.

* Es importante tomar en cuenta las necesidades de los receptores de la información. Siempre que sea posible se debe de comunicar algo que tenga valor para ello.

* Se dice que el tono hace la melodía, en la comunicación el tono de voz, la elección del lenguaje y la incongruencia entre lo que se dice y como se dice influye sobre las reacciones del receptor del mensaje.

* Con demasiada frecuencia se transmite información sin comunicarla, puesto que la comunicación solo se completa cuando el receptor comprende el mensaje.

* La función de la comunicación es algo mas que transmitir información, la comunicación es vital para crear un ambiente en el que el personal se sienta motivado a trabajar hacia las metas de la empresa, al mismo tiempo que logra sus propósitos individuales. Otra función de la comunicación es el control

* La comunicación eficaz es responsabilidad no solo del emisor si no también del receptor de la información.

* Diez normas para mejorar la aptitud de escuchar:

Escuchar: la clave para la comprensión, Keith Davis y John W. Newstrom propusieron diez normas para mejorar la aptitud de escuchar:

1)Dejar de hablar.

2)Hacer que la persona que habla se sienta relajada.

3)Demostrarle al que habla que se le quiere escuchar.

4)Eliminar distracciones.

5)Sentir empatía con la persona que habla.

6)Ser paciente.

7)Contener el temperamento.

8)Ser cuidadoso en las discusiones y críticos.

9)Hacer preguntas y

10)Dejar de hablar. La primera y la ultima son las mas importantes para poder escuchar es necesario dejar de hablar.

* Algunas sugerencias para mejorar la comunicación por escrito.

- Usar palabras y frases sencillas.

- Usar palabras cortas y familiares.

- Usar pronombres personales siempre que resulte apropiado.

- Proporcionar ilustraciones y ejemplos; usar graficas.

- Usar frases y párrafos cortos.

- Usar verbos activos, como por ejemplo “ el gerente planea”

- Evitar palabras innecesarias.

*John fielder sugiere que el estilo de escribir debe de adaptarse a la situación y al efecto que desea obtener el que escribe. Recomienda un estilo energético como cuando quiene Scribe tiene poder, el tono debe de ser cortes pero firme. El estilo pasivo es apropiado cuando el que escribe se encuentra en una posición inferior a la del receptor del mensaje.

* Algunas sugerencias para mejorar la comunicación verbal

* Jay A. Conger sugiere las siguientes pautas para la comunicación oral:

- exprese la misión en una forma que sea congruente con los valores y creencias positivos.

- Incluya los valores de la organización y de la sociedad en la declaración de metas de la empresa.

- Muestre la importancia de la misión, la razón para establecerla y la suposición en la que se fundamenta para considerar que la compañía tendrá éxito.

- Haga llegar el mensaje en un lenguaje fácil de comprender.

- Practique la comunicación oral y pida retroalimentación sobre su discurso.

- Muestre entusiasmo y emociones al presentar su visión de la compañía.

*MEDIOS ELECTRONICOS DE COMUNICACIÓN.

* Los administradores han estudiado y se están adaptando gradualmente a varios dispositivos electrónicos que mejoran la comunicación, entre ellos están:

* Telecomunicaciones

* Están apenas en sus primeras etapas, varias compañías ya han utilizado con eficiencia la nueva tecnología en diversas formas. Son muchas las aplicaciones de las telecomunicaciones, sin embargo para que los sistemas de telecomunicaciones sean eficaces, los expertos tienen que hacer todos los esfuerzos posibles para detectar las necesidades reales de los administradores y clientes y diseñar sistemas que le sean útiles.

* Teleconferencia.

* Debido a la amplia variedad de sistemas que incluyen sistemas de audio, sistemas de audio con fotografías que se muestran en un monitor de video y sistemas de video en vivo, resulta difícil determinar el termino teleconferencia.

* Ventaja: incluye ahorros en gastos y tiempo de viajes.

* Desventajas: debido a la facilidad de preparar reuniones en esta forma, quizás se realicen mas de las necesarias.

* El uso de las computadoras para el manejo de información.

* En la actualidad el procesamiento electrónico de datos permite manejar grandes cantidades de datos y poner la información a disposición de un numero mayor de personas

*Clasificación de la comunicación

*A) comunicación interna: es la que se produce entre los miembros de un mismo organismo o empresa, por ejemplo: una reunión del comité directivo, una orden de trabajo, etc.

*B) comunicación externa: es la información que se origina entre uno o varios miembros de una empresa y personas que no pertenecen a ella. Por ejemplo, una carta al proveedor, una entrevista con un cliente, una solicitud a una oficina de gobierno

*Comunicación interna*La comunicación interna: se clasifica como

comunicación formal e informal

*Comunicación formal:

es el intercambio d e información que se establece entre las personas en razón de sus puestos y de las actividades que se les fueron asignadas. Este tipo de comunicación se presenta entre el personal de acuerdo con las líneas de comunicación señaladas y los procedimientos establecidos en la organización.

*Sistema de la comunicación formal

*Estructura formal: es el agrupamiento de los individuos que trabajan en una institución de acuerdo con las labores que tienen asignadas y el grupo de autoridad del que gozan según su nivel jerárquico.

*Órgano: Unidad administrativa impersonal que tiene a su cargo el ejercicio de una o varias funciones o partes de ellas.

* Puesto, plaza y comunicación informal

*Puesto: es una unidad de trabajado especifica e impersonal constituida por un conjunto de operaciones que debe realizar, aptitudes que debe realizar, aptitudes que debe poseer y responsabilidades que debe asumir su titulo en determinadas condiciones de trabajo.

*Plaza: numero de personas que desempeña un mismo puesto.

*Comunicación informal

*Es el intercambio de información que se establece entre las personas por relación independientemente de los puestos que ocupan.

*Organización informal: agrupamiento de los individuos que trabajan en una institución, por motivos diferentes de las actividades de trabajo

* Tipos de Barreras de la comunicación

*Semánticas

*Físicas

*Fisiológicas

*Psicológicas

*Administrativas

*Barreras administrativas

* En la comunicación horizontal: la competencia desleal. Es una competencia mal entendida para ganar prestigio ante los supervisores. Es frecuente que algunos funcionarios oculten información a compañeros del mismo nivel. Para que la actuación de estos desmerezca.

* En la comunicación ascendente: el deseo de agradar y el temor al castigo hacen que se oculten o se deformen al superior informes sobre fallas o hechos desagradables. Los problemas del rango se refieren a un esfuerzo del supervisor por mantener su posición superior y racionar su escaso tiempo

* Motivos por el cual surgen las barreras administrativas

* El deseo de quedar bien

* Restar importancia a las ordenes

*Barreras administrativas

* En la comunicación descendente: los secretos del puesto. El supervisor, debido a sus obligaciones a con otros puestos subordinados o con un superior. No esta libre de comunicar a algunos subordinados o con un superior no esta libre de comunicar a alguno de sus subordinados todo lo que se sabe acerca de un asunto en particular

* En cualquier dirección:

* Tiempo

* Lugar

*Divisiones de estructura

*Comunicación serial

*Este tipo de comunicación es formal se transmite mediante los diferentes niveles de autoridad en forma oficial, por ej. Por medio de memorandos. Es informal si se trasmite a través de varios mediadores.

*La comunicación serial se caracteriza por lo que trasmite el mediador, mas que por el mensaje mismo, mas que en su interpretación del mensaje, de modo que la información original se va deformando en cada etapa de la serie hasta que al ultimo receptor llega un mensaje distinto, distorsionado de la versión original

* Deformación de la información y sus causas

1. Motivos de los transmisores que pueden ser:

*A) el deseo de simplificar el mensaje

*B) el deseo de transmitir un deseo sensato

*C) el deseo de hacer que la transmisión del mensaje no resulte desagradable

2. suposiciones de los trasmisores

*A) la suposición de que las palabras se usan en un solo sentido

*B) la suposición de que las inferencias se distingan siempre de las observaciones

3. Tendencia de la transmisión serial

*Se omiten los detalles

*Se alteran los detalles

*Se agregan detalles

* Medios de la comunicación administrativa

*En la administración se presentan diversas situaciones, las cuales implican distintas formas de comunicación las cuales son .

*A) De persona a persona

*B) De persona a grupo o de grupo a persona

*C) de grupo a grupo

*Medios para trasmitir mensajes en las comunicaciones

*La palabra escrita

*La palabra de forma oral

*Los símbolos convencionales, las señales

*Tipos de comunicaciones

* Comunicación administrativa escrita: entre las mas comunes encontramos la carta, el telegrama, las circulares, los memorandos, los boletines, los manuales, los carteles, los periódicos y las revistas de información de la empresa, los tableros, etc.

Comunicaciones orales: se dividen en dos clases:

* A) las llamadas cara a cara, que suponen, la presencia simultanea de dos o mas personas en un lugar determinado, como las reuniones, charlas, entrevistas.

* B) las comunicaciones que se realizan a través de un aparato mecánico, electrónico o eléctrico como el teléfono, las computadoras, los magnavoces y las grabaciones.

*Comunicaciones por señales

* Las comunicaciones por señales pueden ser audibles, visuales o audiovisuales.

* A)audibles: las que se hacen con silbatos o campanas, por eje. Para indicar la entrada o salida de la fabrica.

* B) visuales: las echas con los brazos o por medio de imágenes como los empleados.

*

* C) las comunicaciones audiovisuales son las películas o el circuito cerrado de televisión, en que se pueden intercambiar palabras o imágenes.

*Tipos de comunicaciones formales

*A) comunicaciones verticales: son verticales aquellas que parten de algún miembro de un organismo administrativo de un nivel distinto al destinatario.

*Comunicación vertical descendente: son aquellas que influyen de arriba hacia abajo a través de una cadena de mando, y que utilizan los supervisores para ponerse en contacto con sus subordinados.

*Son comunicaciones descendentes las siguientes.

* Ordenes

* instrucciones

* Reglas

*Comunicación horizontal y disciplinarias:

*Comunicación horizontal: son los que se realizan entre dos o mas miembros que tienen un mismo nivel jerárquico dentro de la organización.

*Comunicaciones disciplinarias: son patrones de comunicación del centro, distintos de los enunciados y tipificados por su contenido que aparecen con frecuencia en el supervisor, se ha visto que toda buena labor merece reconocimiento y una de las formas de hacerlo es la alcanza.

*Tipos de comunicación vertical ascendente

*A) las quejas

*B) las sugerencias

*C) los reportes

*D)Las entrevistas

*E) Las encuestas de actitud

*F) Las recomendaciones