Administración De Proyectos

GANTT CPM Y PERT

Proyecto Proyecto:Proyecto: puede definirse como una serie de

actividades relacionadas entre sí, que por lo común están dirigidas hacia un resultado común y cuyo desempeño requiere de un período significativo.

Administración de Proyectos:Administración de Proyectos: puede definirse como planeación, dirección y control de recursos (personas, equipo, material) para cumplir con las restricciones técnicas, de costos y de tiempo de un proyecto.

Planeación de proyectosIncluye las actividades de tipo administrativo que conducen el curso de acción, su cobertura abarca también el área operacional.

Esta función permite establecer Los objetivos del proyectoLos pronósticos de tiempoRecursos que se requierenPresupuestoTipo de organizaciónLas personas que lo van administrar y las que lo van a ejecutar.

El director del proyecto debe establecer las políticas que determinen las actividades que son críticas para su ejecución y finalización.

Programación de proyectos

Tiene cobertura específica, ya que determina el tiempo y las fases con metas; por lo tanto es parte de la fase de establecimiento de objetivos.

*Especifica el plan del proyecto con mayor detalle, comienza con:

la construcción de una lista detallada de actividades (estructura de la división del trabajo)

Un programa detallado de los tiempos para cada actividad, y

La asignación de personal para el proyecto en las actividades individuales

TÉCNICAS DE PLANEACIÓN Y PROGRAMACIÓN DE PROYECTOS

Estas pueden clasificarse como:

1.Gráfica de Gantt

2.Métodos de Redes

GRAFICA DE GANTTHistoria y EvoluciónEs la primera herramienta de planeamiento, programación y control de proyectos, apareció alrededor del año 1910, desarrollada por Henry L. Gantt, durante la primera guerra mundial La evolución del diagrama de Gantt hacia una red probablemente surge a finales de la década de 1940, cuando aparece el método de pilares de la marina de Estados Unidos

DefiniciónGráfica que muestra tanto la cantidad de tiempo, como la secuencia en la cual pueden desempeñarse las actividades. También conocida como gráfica de barras.

CARACTERÍSTICAS de La Gráfica de Gantt

Representa no sólo Cuánto tiempo se necesita para cada actividad, sino también Cuándo se realizará cada UNA.

También puede mostrar los OBJETIVOS- EVENTOS O FASES.....

Un objetivo es un instante en el tiempo, en tanto que una actividad es una tarea con cierta duración de tiempo

Símbología utilizada en la Gráfica de Gantt

Los símbolos que se emplean en la elaboración y presentación de la gráfica son:

[ = Inicio de una actividad ] = Fin de una actividad [-------] = Progreso actual de la

actividad V = ( Vértice) = Indicador que

marca el tiempo en el cual se encuentra el proyecto en el momento.

VENTAJAS Fácil de elaborar, De uso muy común en la

programación de proyectos, debido a que son fáciles de usar y hay mucha gente que las comprende.

Resulta más económica con relación a los métodos de redes.

Se podrá comprobar el progreso general del sistema de tareas en cualquier punto en el tiempo.

La gráfica de Gantt es una herramienta que puede tener amplia divulgación.

DESVENTAJAS No indica las causas y como repercute en la fecha final de

un proyecto, cuando hay problemas de retraso en una o más actividades.

Difícil de actualizar

Este método es inadecuado cuando se trate de programar proyectos complejos, debido a que no muestran interdependencia y relaciones entre actividades y especialmente cuando ocurren cambios. El método de programación de proyectos con red resuelve estas dificultades.

Gráfica Gantt (del Libro)

Actividad 1Actividad 2Actividad 3Actividad 4Actividad 5Actividad 6

Tiempo

Eje Vertical: Siempre Actividades o Trabajos

Eje Vertical: Siempre Actividades o Trabajos

Eje Horizontal: Siempre TiempoEje Horizontal: Siempre Tiempo

Las barras / Corchetes horizontales se utilizan para indicar el período de tiempo para cada actividad o trabajo.

Las barras / Corchetes horizontales se utilizan para indicar el período de tiempo para cada actividad o trabajo.

El Señor Rafael Cofiño, es propietario de la Finca Monte Rico, cuya extensión de terreno es de 5 caballerías. Hasta hace dos años se producía en 2.5 caballería tomate, pero debido al surgimiento de plaga se ha decidido no continuar con la producción, ya que se solicitó al ICTA, realizar una evaluación de la tierra y verificar si es posible extinguir la plaga. Según análisis previos se cree que para llevar a cabo este proyecto y lograr erradicar la plaga, es necesario elaborar un contrato y determinar una serie de actividades, las cuales deben realizarse de manera ordenada contemplando el tiempo necesario para llevar a cabo cada una. Para el efecto le han contratado a Usted como asesor en programación de Proyectos y le solicitan elaborar la Gráfica de Gantt respectiva, ésta les servirá también, para el seguimiento y control del proyecto mencionado. A continuación se le detallan las actividades que deben realizarse con su tiempo respectivo.

 1.El proyecto inicia con las actividades A y B las cuales deben realizarse en 4 y 3

semanas respectivamente.2.Después de concluidas A y B se inicia la actividad C, la cual requiere 3 semanas

para su ejecución.3.Concluida la actividad C, se procede a iniciar D con 5 semanas y E con 4

semanas.4. Después de finalizada la actividad E debe iniciarse F con 2 semanas de duración.5. Finalizada la actividad D, se inicia G con 3 semanas.6.Finaliza el proyecto la actividad H, la cual debe realizarse en 4 semanas, debe

iniciarse una vez concluida la actividad F y G.

EJEMPLO DE CLASE DE GANTT

 ACTIVIDAD

TIEMPO DE LA ACTIVIDAD( Semanas )

 Predecesora Inmediata

 Sucesora

Inmediata

A 4 ---------- C

B 3 ----------- C

C 3 A,B D,E

D 5 C G

E 4 C F

F 2 E H

G 3 D H

H 4 F,G -------

Actividad 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19

A -----

B

C

D

E

F

G

H

TIEMPO EN SEMANA v

CPM y PERT, son métodos desarrollados para planificar, programar y controlar proyectos COMPLEJOS.

METODOS DE REDESMETODOS DE REDES

DIAGRAMA DE RED O DIAGRAMA DE FLECHASDIAGRAMA DE RED O DIAGRAMA DE FLECHAS

Gráfica integrada por las FLECHAS que representan las ACTIVIDADES y por círculos o NODOS que representa los eventos, ambos unidos de forma tal, que

permiten indicar gráficamente la relación de dependencia cronológica y

secuencial

A(2) B(1) C(1)

D(2)

E(5)

F(5) G(1)

Definiciones CLAVES para REDESActividad Es la unidad mas pequeña de esfuerzo de trabajo queconsume tiempo y recursos. deben ejecutarse de acuerdo a un orden establecido. Se representan por medio de una flecha. o        pueden ser:

- Reales: Son las que consumen recursos. Estan representadas por una flecha contínua:

•- Ficticias o Fantasmas: No consumen ningún recurso ya que solo se utilizan para indicar un imposición o dependencia entre ciertos eventos de la red. Se representa por medio de una flecha discontinua:

Evento o NODO Es el punto en el cual una o varias actividades deberán iniciarse y otra u otras actividades deben concluir.

1I / 0

CONDICIONES PARA ELABORAR EL DIAGRAMA CONDICIONES PARA ELABORAR EL DIAGRAMA DE RED O DIAGRAMA DE FLECHAS:DE RED O DIAGRAMA DE FLECHAS: 

1.Cada actividad va a estar representada por una sola y única flecha; es decir dos eventos no pueden estar unidos más que por una sola actividad

 

1

2

3

I 43

4. El diagrama no puede tener ningún circuito cerrado, es decir que cuando un actividad ya ha sido ejecutada, ya no puede volverse a ella.

2. El diagrama no puede tener ningún circuito cerrado, es decir que cuando un actividad ya ha sido ejecutada, ya no puede volverse a ella.

3. Una actividad no puede realizarse has que aquella o aquellas que la preceden de forma inmediata no sean concluidas. Relaciones de Precedencia: Significa que una actividad no podrá iniciarse, mientras otra actividad precedente no haya sido concluida. Respetar la relación de las actividades, antes, después y simultanea

PALABRAS QUE INDICAN EL ORDEN DE LAS ACTIVIDADES

ANTES

Predecesora

Precedente

Predece

Antecede

Antecesora

Anterior

Primeramente

DESPUES

Sucesivo

Subsecuente

Subsiguiente

Seguidamente

Consecuente

Posteriormente

Sucesora

1

2

3

I 43

4. El diagrama no puede tener ningún circuito cerrado. Cuando un actividad ya ha sido ejecutada, ya no puede volverse a ella.

5. La numeración de los eventos, deben realizarse de forma secuencial y lógica ( de izquierda a derecha y de arriba hacia abajo) de manera ininterrumpida de I o cero...hasta x Número.

6. Partiendo que se tiene el tiempo de duración o ejecución de cada una de las actividades. Este se debe colocar sobre la respectiva flecha. Puede utilizar cualquier unidad de tiempo, acorde al tipo de proyecto.o  En función de registros anteriores ( estudios de tiempos)o   Estimaciones de expertosPara fines del curso, se parte del supuesto que se conoce la

duración de las actividades

Deben establecerse dos tiempos:  Tiempo de terminación más Temprana (TE) ocurrirá si las actividades precedentes se inician tan pronto como sea posible, o más temprano en que se pueda iniciar.Éste tiempo se determina sumando (+) hacia delante; se inicia en el nodo origen y se desplaza hacia el nodo final de cada actividad, se calcula en cada nodo. Al converger en un mismo NODO, varias actividades, se toma el tiempo de mayor duración.  

      Tiempo de terminación más Tardía (TL) Es la fecha máxima a la última fecha aceptable, en que un evento puede ser realizado, sin retrasar el proyecto. Se obtiene restando (-) desde el último NODO, retrocediendo hasta llegar al inicial.  Al converger en un mismo nodo diferentes actividades, se toma el tiempo de menor duración

CPM:CPM: Critical Path Method Critical Path Method (Método de la ruta Crítica).(Método de la ruta Crítica).

Fue desarrollado en 1957 por J. E. Kelly de RemingtonRand y M. R. Walker de Du Pont.

Camino o ruta críticaCamino o ruta crítica Es la ruta más larga del diagrama en términos de

tiempo, o cadena de actividades cuya realización consumo más tiempo.

A las actividades de este camino se les llaman Actividades Críticas.

El retraso de cualquiera de estas actividades equivale a que se retrase todo el proyecto.

Un diagrama puede tener uno o más caminos / rutas criticas.

Se debe señalizar con otro color, para identificarse de las otras cadenas o caminos en el diagrama.

ESTABLECIMIENTO DE HOLGURAS:ESTABLECIMIENTO DE HOLGURAS:

Generalmente la Holgura es utilizada como:

      Un margen de seguridad      Para equilibrar las necesidades de Mano de Obra      Por retraso en la aplicación de recursos

HOLGURA TOTAL (HT): Es el tiempo adicional disponible para terminar una actividad, si todas las actividades precedentes se inician lo más temprano posible y las siguientes lo mas tarde. SU FORMULA: HT = TLj - Tei - d En donde: HT = Holgura Total

TLj = Tiempo Tardío del Nodo DestinoTei = Tiempo Temprano del Nodo OrigenD = duración de la actividad

HOLGURA LIBRE (HL) Es el tiempo adicional que puede extenderse una actividad, sin afectar el inicio más próximo de cualquier actividad subsiguiente.

 

SU FORMULA: HL = TEj - TEi - d

 

En donde: HL = Holgura Libre

TEj = Tiempo Temprano del nodo destino

TEi = Tiempo Temprano del Nodo origen

D = Duración

EJERCICIO DE CLASE ( Caso CPM )Una constructora del país, tiene planificado urbanizar y construir casas en un selecto sector del área metropolitana de la ciudad de Guatemala. Para ello ha realizado varios estudios, especialmente con el propósito de estimar el tiempo y las fases que dicho proyecto conlleva.

El Gerente ha acudido a Ud. Estudioso y experto de la planificación y control proyectos para que le indiqué ¿Cuánto tiempo se lleva el proyecto? También para que le plantee sus recomendaciones a efecto de tener precaución para evitar caer en retraso. Para el efecto le presentan la siguiente información.

1. El proyecto inicia con las actividades A y B, las cuales tienen una duración de 7 y 6 semanas respectivamente.

2. Las actividades C y D están precedidas por A, con una duración de 9 y 6 semanas en su orden

3. La conclusión de la actividad B, permite que se inicien las actividades E y F con 8 y 4 semanas.

4. La actividad G dura 6 semanas y está precedida por C5. Para iniciar la actividad H con 5 semanas, es necesario que concluya D6. La actividad I con 6 semanas es consecuente de la actividad E7. La actividad J dura 6 semanas, y está precedida por F8. Las actividades G y H son predecesoras de la actividad K que tiene una duración de 7

semanas9. Con la finalización de I y J se procede a dar inicio a L con 8 semanas10.La última actividad del proyecto es la actividad M con 4 semanas, y es sucesora de las

actividades K y L.

a. Lista de Actividades

Actividad Tiempoen /Sem.

A 7

B 6

C 9

D 6

E 8

F 4

G 6

H 5

I 6

J 6

K 7

L 8

M 4

b. Tabla de P recedencia

Antes DuranteDespues

- A C,D

B E,F

A C G

A D H

B E I

B F J

C G K

D H K

E I L

F J L

G,H K M

I,J L MK,L M

O

1

2

3

4

6

5

7

8

910

A, 7

C,9

B,6

D,6

F,4

E,8

H,5

G,6

I,6

J,6

L,8

K, 7

M,4

0 0

7 7

6 7

16 16

13 17

14 15

10 15

22 22

21 22

29 2933 33

e) Cadenas de ActividadesRuta # 1

Evento

Semanas

0,1 A 7

1,3 C 9

3,7 G 6

7,9 K 79,1 M 4 33

Tiempo Ac.Actividad

7

16

22

29

Ruta # 2

A 7 7

D 6 13

H 5 18

K 7 25M 4 29

Tiempo Ac.Evento Actividad

Semanas

0,1

1,4

4,7

7,99,1

Ruta # 3

EventoSemanas

0,2 6

2,5 8

5,8 6

8,9 8

9,1 4

B 6

ActividadTiempo

Ac.

28

32

E

I

L

M

20

14

Ruta # 4

B 6 6

F 4 10

J 6 16

L 8 24

M 4 28

Evento ActividadSemanas

Tiempo Ac.

0,2

2,6

6,8

8,9

9,1

f. Holgura Libre HL = TLj - TEi- d

0,1 0 7 0

0,2 0 6 1

1,3 16 7 9 0

1,4 17 7 6 4

2,5 15 6 8 1

2,6 15 6 4 5

3,7 22 16 6 0

4,7 22 13 5 4

5,8 21 14 6 1

6,8 21 10 6 5

7,9 29 22 7 0

8,9 29 20 8 1

9,1 33 29 4 0

d

7

7

I

HTEvento Actividad TLj Tei

E

F

G

H

A

B

C

D

J

K

L

M

g. Holgura Libre HL = Tej - Tei- d

Actividad Tei0,1 7 0 7 00,2 6 0 6 01,3 16 7 9 01,4 13 7 6 02,5 14 6 8 02,6 10 6 4 03,7 22 16 6 04,7 22 13 5 45,8 20 14 6 06,8 20 10 6 47,9 29 22 7 08,9 29 20 8 19,1 33 29 4 0

dEvento Tej HTABCDEFGH IJKLM

REPLANTEMIENTO USO DE RECURSO ADICIONALES:

Puede contratarse nuevo personal o comprarse nuevo equipo, o las dos cosas. Aunque PERT no considera el costo, el gerente del proyecto si debe considerarlo.

USO DE TIEMPO EXTRA CON RECURSOS ACTUALES: En principio es esencialmente lo mismo que comprar nuevos recursos, que se hace en el caso de carencia de personal nuevo y calificado. El costo es un extremo importante en las decisiones que implican sobretiempo.

REASIGNACIN DE LOS RECURSO ACTUALES: Las actividades con holgura, presentan la posibilidad de contar con recursos adicionales que se puedan cambiar a las actividades críticas. Esta reasignación puede disminuir la duración de la ruta crítica, pero al hacer esta reasignación, pueden presentarse nuevas rutas criticas.

REEVALUACION DE LAS ESTIMACIONES DE TIEMPO: Especialmente para aquellas que están en la ruta crítica, un examen detallado puede lograr algunas veces a disminuir estos estimativos.

PARA EFECTOS DEL CURSO

Año de:– 365 días– 52 semanas– 30 días el mes– 4 semanas el mes

Con un 90% de probabilidad se asume que el proyecto es factible.

PROGRAM EVALUATION & PROGRAM EVALUATION & REVIEW TECHNIQUEREVIEW TECHNIQUE

PERTPERT

TECNICA DE EVALUACIÓN Y TECNICA DE EVALUACIÓN Y REVISIÓN DE PROYECTOSREVISIÓN DE PROYECTOS

HISTORIA

PERT se desarrolló en la Oficina de Proyectos Especiales de la Marina de Estados Unidos , y se aplicó por primera vez en el Proyecto del Sistema Polaris (submarino) de Armas en 1958 .

Esta técnica permitió programar a más de tres mil contratistas, proveedores y otras dependencias, permitiendo terminar el proyecto con 24 meses de anticipación.

LOGICA

1. Todas las actividades del proyecto deben estar claramente identificadas.

2. Debe de partirse que se conocen 3 estimados de tiempo para la realización de cada actividad, definidos por cualquier forma (3 criterios, o 3 experiencias similares, o 3 estudios, etc).

3. La red se evalúa calculando la ruta crítica y otras variables similares.

4. Requiere de un cálculo probabilístico, que permite indicar la FACTIBILIDAD ENTRE LO DE ACUERDO ESTIMADO DE CADA ACTIVIDAD según la Ruta Críticaentre de la Red y lo requerido por EL CLIENTE o SOLICITANTE.

COMO AYUDA?

A la gerencia del proyecto a obtener y proporcionar una fecha realista.

A determinar la falta o exceso de recursos para cumplir con la fecha programada y fijada por cualquiera de las partes.

Considera el tiempo, no el costo (algunos libros lo hacen, pero todavía se esta estudiando si conviene)

PROCESO DE SOLUCION1. Lista de actividades2. Establecer el tiempo esperado 3. Tabla de precedencia4. Matriz de secuencia5. Diagrama de red o flechas6. Cadena de actividades 7. Ruta crítica8. Tiempos tempranos y tardíos (cuando se

piden)9. Establecer la varianza10. Calcular el valor de Z

CONSIDERA 3 ESTIMACIONES DE TIEMPO

Tiempo Optimo (to): es el tiempo que se emplearía en realizar una actividad bajo el supuesto que se presenten las condiciones más favorables para ello.

Tiempo Normal (tn): es el tiempo que se tomaría en realizar una actividad cuando imperan condiciones normales de trabajo. La experiencia enseña que el tiempo normal es el más probable para ejecutar una actividad.

Tiempo Pesimista (tp): es el tiempo que se emplearía en ejecutar la tarea cuando se presentan las condiciones más desfavorables para ello.

DETERMINACIÓN DEL TIEMPO ESPERADO

Tiempo Esperado (Te): Es la reducción de los estimativos de los tres tiempos, en un solo estimado requerido para ejecutar la actividad.

Se cuenta con 3 tiempos para determinar el tiempo esperado (te), estos son el tiempo optimista (to), pesimista (tp) y normal (tn)

El procedimiento para calcular el (Te) se hace por medio de la siguiente fórmula probabilística que permite considerar para cualquier actividad una distribución de los tiempos en lugar de un tiempo único:

te = (to + 4 tn + tp) 6

Definiciones:

TIEMPO ESPERADO: es el tiempo en que se esperase concluya la actividad, esta basado en una distribuciónunimodal beta.

a bm

Tiempo Estipulado(Ti): Es la fecha objetivo, definida como una fecha meta para completar el proyecto. Esta puede ser:– Impuesta arbitrariamente por la gerencia – Convenio contractual independientemente

a petición del CLIENTE por sus propios cálculos y NECESIDADES.

PARTE PROBABILÍSTICA

DETERMINACIÓN DE LA VARIANZA: Es importante aclarar que no es necesario que el tiempo

optimista y pesimista tengan que estar a igual distancia del tiempo más probable.

La ecuación refleja la forma de distribución del tiempo de las actividades y, por lo tanto, da más información que el tiempo más probable que es solo la estimación de punto. Debe calcularse la Varianza en el tiempo de las actividades utilizándose la siguiente fórmula:

2

Ve = tp - to 6

2

Varianza = Ve

La Varianza expresa en cierta medida la situación de los valores extremos respecto al valor medio. Frecuentemente se necesita definir la probabilidad de cumplir un plazo dado para la entrega de un proyecto o para la ejecución de una fase del mismo. Es posible completar una actividad en el plazo programado, empleando la variación de tiempos esperados y la tabla de distribución normal de probabilidad.

Ti - TeZ =

Raiz Cuadrada de la Sumatoria de la Ve de la RC

Varianza: Raíz cuadrada de la sumatoria de las desviaciones estándar de las actividades de la ruta crítica.

La nueva tabla:ACTIVIDAD a m b Tiempo

esperado

(a+4m+b)6

b-a6

varianza2

A 1 3 5 3 2/3 4/9

B 3 4.5 9 5 1 1

C 2 3 4 3 1/3 1/9

D 2 4 6 4 2/3 4/9

E 4 7 16 8 2 4

F 1 1.5 5 2 2/3 4/9

G 2.5 3.5 7.5 4 5/3 25/36

H 1 2 3 2 1/3 1/9

I 4 5 6 5 1/3 1/9

J 1 3 4.5 3 ½ ¼

k 1.5 3 5 3 2/3 4/9

Probabilidad de terminar el proyecto a tiempo

El hecho de que los tiempos sean variables aleatorias,implica que el tiempo de terminación también lo es.Para el cálculo de la probabilidad se asume un tiempomedio de terminación igual al calculado en la rutacrítica.

Debido a que los tiempo de terminación responden a una distribución normal de probabilidad se debe derealizar la transformación a una distribución normal estándar.

Probabilidad de terminar el proyecto en 22 semanas

Lo primero es el cálculo de la varianza de la ruta críticaque es igual a la suma de las varianzas de las actividadesde esa ruta.

2 = var. de B + var. de C + var. de D + var. de E

2 = 1 + 1/9 + 4/9 + 4 = 50/9

= 50/9 = 2.3570

Encontrando el Z estándar

Z =(22 – 20)2.3570

= 0.8485

De acuerdo a la tabla de distribución normal:

80% de probabilidad

Z = (x - )

Certeza:A las cuantas semanas se termina el proyecto con un 90%de certeza

De la tabla se obtiene un z = 1.28, entonces

1.28 =X - 202.3570

X = (1.28)(2.3570) + 20 = 23 SEMANAS