CONTROL EXTERNO Y CONTROL INTERNO: DESAFÍO DE UN TRABAJO COLABORATIVO

Francisco Javier LoisEspecialista en Gestión Financiera BID

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Decreto del 18/02/1997:Crea Consejo de Auditoria Interna General del Gobierno CCAIGG

Artículo primero: Créase el Consejo de Auditoría Interna General de Gobierno, como Órgano Asesor del Presidente de la República, que prestará su asesoría en la materia, efectuando proposiciones en torno a la formulación de políticas, planes, programas y medidas de control interno de la gestión gubernamental, en sus diversas instancias, conforme a las directrices definidas al efecto por el Gobierno y que tiendan a fortalecer la gestión de los organismos que conforman la Administración del Estado y el uso debido de los recursos públicos asignados para el cumplimiento de sus programas y responsabilidades institucionales.

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Decreto del 18/02/1997: Crea Consejo de Auditoria Interna General del Gobierno

Artículo segundo: En el ejercicio de la función descrita en el artículo precedente, al Consejo de Auditoría Interna General de Gobierno corresponderá:e) Proponer los instrumentos y normas técnicas necesarios, para el adecuado desarrollo y mantenimiento de un sistema de control interno gubernamental, los que deberán armonizarse con la normativa correspondiente de la Contraloría General de la República, para ……

i) Acoger con especial preocupación los criterios y recomendaciones que la Contraloría General de la República formule en torno a las materias que tocan al Consejo, propendiendo, en la medida que sus atribuciones y facultades se lo permitan, a la difusión, adopción y asimilación de las mismas por parte de los organismos integrantes de la Administración del Estado, sin perjuicio de las atribuciones que al respecto le corresponden a las autoridades de gobierno.

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Decreto del 18/02/1997: Crea Consejo de Auditoria Interna General del Gobierno

Artículo tercero: Las tareas que se asignan al Consejo no podrán afectar ni interferir en modo alguno las funciones que constitucional y legalmente corresponden a la Contraloría General de la República. Asimismo, deberá el Consejo contemplar los mecanismos necesarios para facilitar una adecuada coordinación con el Organo Contralor.

Artículo séptimo: Existirá un Comité de Asesoría Técnica, que servirá de apoyo al Consejo. Dicho Comité estará integrado, además del Secretario Ejecutivo, por quienes se desempeñen como Auditores Ministeriales en los organismos del Sector Público.

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El Auditor Ministerial es responsable de la conducción de la función de auditoría interna en cada Ministerio. Según las necesidades de cada Ministerio, hay un amplio rango de númerode Unidades de Auditoría Interna para llevar a cabo esta función. El Auditor Ministerial reporta al más alto nivel jerárquico del servicio (Ministro, Secretario, Sub Secretario).

Existen unas 23 entidades de nivel ministerial, que cuentan con un AuditorMinisterial, en las cuales funcionan tantas unidades de Auditoría Interna, así como la cantidad de servicios y otras entidades dependan de cada ministerio.Cada servicio cuenta con un jefe de auditoria interna y un equipo de auditores.

Asimismo, cada entidad tiene un encargado o una instancia responsable de riesgos, dependiendo de su tamaño y recursos, que utilizan laNorma NCh-ISO 31000 Gestión de Riesgo – Principios y Orientaciones, Para el proceso de gestión de riesgos.

Organización de la Auditoria Interna en los Ministerio

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Relaciones funcionales y administrativas del CAIGG

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Planificación de la Auditoria Anual (AI)

Las Auditorías anuales a ser realizadas por Auditores Ministeriales y porUnidades de Auditoría Interna son planificadas e informadas al CAIGG.

La planificación anual considera tres tipos de objetivos de auditoría:• Objetivos Gubernamentales -Instructivo Presidencial-.• Objetivos Ministeriales - necesidades y requerimiento ministeriales-.• Objetivos Institucionales, definidos a través de un análisis de riesgos de

la entidad por parte del auditor interno, considerando los requerimientos del Jefe de Servicio y las acciones de seguimiento de períodos anteriores.

Para la Planificación existe El Documento Técnico N° 63, denominado “Formulación del Plan Anual de Auditoría Basado en Riesgos”. http://auditoriainternadegobierno.cl/

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LEY 10.336Decreto 2421 de Julio de 1964, versión de Agosto de 2008Fija el texto refundido de la ley de Organización y Atribuciones de la Contraloría General de la Republica

Artículo 21º A. La Contraloría General efectuará auditorías con el objeto de velar por el cumplimiento de las normas jurídicas, el resguardo del patrimonio público y la probidad administrativa. Conforme a lo anterior, a través de estas auditorías la Contraloría General evaluará los sistemas de control interno de los servicios y entidades.

Artículo 21º B. La Contraloría General, con motivo del control de legalidad o de las auditorías, no podrá evaluar los aspectos de mérito o de conveniencia de las decisiones políticas o administrativas.

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DESAFÍO PARA UN TRABAJO COLABORATIVOCONTROL EXTERNO Y CONTROL INTERNO EN LA AUDITORIA

La CGR se rige por su ley constitutiva y demás leyes que la mandatan y se adscribe a las Normas Internacionales de Entidades Fiscalizadoras Superiores (ISSAI) y las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas (NAGAS).

La Auditoria Interna de Gobierno, compuesta por las Unidades de Auditoría Interna de los Servicios; Auditores Ministeriales, y el Consejo de Auditoría Interna General de Gobierno CAIGG como Órgano Asesor del Presidente de la República, se rigen por las leyes y disposiciones que las afectas y se adscriben a las Normas Internacionales de Auditoría interna (del IIA) y por Normas Generales de Auditoría interna y de Gestión del Colegio de Contadores de Chile (emitidas el 2013).

En las mismas normas, están los espacios de trabaja colaborativo.

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Aunque las EFS y los auditores internos desempeñan papeles Diferentes y claramente definidos, su propósito colectivo es promover la gobernanza a través de las contribuciones con la transparencia y la rendición de cuentas para el uso de los recursos públicos, así como promover la administración pública eficiente, efectiva y económica.

Las áreas comunes del trabajo realizado por las EFS y los auditores internos ofrecen oportunidades para la coordinación y la cooperación. A través de la coordinación y la cooperación de la EFS y los auditores internos, la eficiencia y la eficacia del trabajo de ambas partes puede mejorar.

Si la auditoría interna se considera efectiva, será necesario esforzarse, sin impedir que las EFS lleven a cabo una auditoría general, con el fin de lograr la división o la asignación de las tareas más apropiadas y la cooperación entre las EFS y la auditoría interna (ISSAI 1/3/parte 3). Probablemente, esto beneficiará a ambas partes en su continuo esfuerzo de eficiencia y eficacia en los servicios públicos.

Coordinación y Cooperación entre las EFS y los Auditores Internos en el Sector Público: INTOSAI GOV 9150

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4. Beneficios de la Coordinación y Cooperación según la INTOSAI

4.1 Se puede obtener una amplia gama de beneficios de la coordinación y la cooperación entre las EFS y los auditores internos, éstas incluyen:

•Un intercambio de ideas y de conocimiento;

•Un fortalecimiento de su capacidad mutua de promover la gobernanza y las prácticas de rendición de cuentas y así mejorar la comprensión, por parte de la gestión, de la importancia del control interno;

•Auditorías más efectivas que se basen en: ○ La promoción de una clara comprensión de los respectivos roles en la auditoría y sus requerimientos, ○ Un diálogo mejor informado acerca de los riesgos que enfrenta la organización para así dirigirse hacia una auditoría más enfocada y, por lo tanto, con recomendaciones más útiles, ○ Una mejor comprensión por parte de ambos de los resultados que surjan del trabajo del otro, el cual podría tener un impacto en sus respectivos programas y planes de trabajo futuros;

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4. Beneficios de la Coordinación y Cooperación según la INTOSAI (cont.)

•Auditorías más eficientes que se basen en: ○ Una actividad de auditoría interna y externa mejor coordinada que sea el resultado de la correcta coordinación entre la comunicación y la planificación, ○ Un alcance de auditoría perfeccionado para las EFS y los auditores internos;

• La reducción de la probable e innecesaria duplicación del trabajo de

auditoría (economía);

•Minimizar la interrupción de la entidad auditada;

•Mejorar y maximizar la cobertura de la auditoría basada en evaluaciones de riesgos identificación de riesgos significativos; y

• El apoyo mutuo en las recomendaciones de auditoría que puedan mejorar la efectividad de los servicios de auditoría

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6. Campos para la Coordinación y Cooperación según la INTOSAI

6.1 La coordinación y la cooperación se basan en el compromiso, la comunicación, el común entendimiento y la confianza. 6.1.1 Compromiso • La cooperación efectiva entre los auditores internos y las EFS puede

lograrse sólo si ambas partes están dispuestas y comprometidas a desarrollar servicios de auditoría coordinados y efectivos.

• El fomento del compromiso de auditoría puede mejorar la probabilidad de éxito en la coordinación y en la cooperación entre los auditores internos y las EFS.

6.1.2 Comunicación • La comunicación es un proceso bilateral. • La comunicación regular y abierta entre las EFS y los auditores internos es

primordial para el éxito de la coordinación y la cooperación. Los auditores deberían establecer un común acuerdo acerca de la naturaleza y lo oportuno de dicha comunicación.

• La comunicación podría incluir: ○ El intercambio de los informes de auditoría y cartas a la gerencia, ○ En algunas circunstancias, garantizar el acceso a los programas y documentación de auditoría del otro pero también deben establecerse previsiones para que exista la discreción y confidencialidad suficientes.

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6. Campos para la Coordinación y Cooperación según la INTOSAI (cont.)

6.1.3 Entendimiento común • Los auditores deberían entender los objetivos, el alcance, las técnicas,

los métodos y la terminología de los otros para facilitar la confianza en el trabajo de los demás.

• Podría ser útil para las EFS y los auditores internos usar técnicas, métodos y terminología similares para facilitar la cooperación y la coordinación efectivas.

6.1.4 Confianza • Debe haber confianza mutua basada en el reconocimiento de que las

auditorías internas y externas se guían por normas profesionales relevantes.

• Debe haber confianza en cuanto a que toda la información intercambiada se trata profesionalmente, con integridad y de acuerdo con los lineamientos éticos profesionales. Este intercambio de información debería incorporarse con suficientes provisiones discrecionales y confidenciales.

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7. Tipos de Coordinación según la INTOSAI

7.1 Es posible encontrar una amplia variedad de formas para lograr la coordinación y la cooperación entre las EFS y los auditores internos. El grado de coordinación y cooperación puede variar dependiendo de las circunstancias, incluyendo las consideraciones de independencia y las restricciones legislativas. Los modos de coordinación y cooperación pueden incluir:

• La comunicación de la planificación de la auditoría/estrategia de auditoría (por ejemplo, sesiones de planeación conjuntas);

• Reuniones regulares entre las EFS y los auditores internos; • Disposiciones para compartir la información (incluyendo los procesos de

consultoría);

• La comunicación de los informes de auditoría entre ellos;

• La organización de los cursos y programas de formación común y compartir materiales de formación;

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7. Tipos de Coordinación según la INTOSAI. Cont.

• Desarrollo de metodologías;

• Compartir materiales, metodologías de formación y programas de trabajo de auditoría;

• Garantía de acceso a la documentación de auditoría8;

• Traslados temporales o intercambios del personal (por ejemplo, formación en el trabajo);

• El uso de ciertos aspectos del trabajo de los otros para determinar la naturaleza, lo oportuno que puede ser y el alcance de los procedimientos de auditoría que se llevarán a cabo; y

• La colaboración en ciertos procedimientos de auditoría, tales como recolectar evidencia de auditoría o evaluación de datos.

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NORMA Nº 4 DEL COLEGIO DE CONTADORES DE CHLE (Enero de 2013)SOBRE NORMAS GENERALES DE AUDITORÍA INTERNA Y DE GESTIÓN

Son una adaptación al carácter chileno de las Normas Internacionales para el Ejercicio Profesional de la Auditoría Interna aprobadas porThe Institute of Internal Auditors (IIA).

En todos aquellos temas no contemplados en las presentes normas se aplican las Normas Internacionales para el Ejercicio Profesional de la Auditoría Interna aprobadas por The Institute of Internal Auditors (IIA).

La auditoría Interna de Gobierno se rige por las Normas Internacionales deAuditoría interna (del IIA) y por las del Colegio de Contadores de Chile(emitidas el 2013), y han sido tomadas por el CAIGG en toda su documentacióntécnica desde el año 2007 hasta la fecha.

NORMAS GENERALES DE AUDITORÍA INTERNA Y DE GESTIÓN

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Desarrollo Profesional Continuo

1230 – Desarrollo Profesional Continuo Los Auditores Internos y de Gestión deben perfeccionar sus conocimientos, aptitudes y otras competencias mediante la capacitación profesional continua.Ejemplos:

1210.A2 – Los Auditores Internos y de Gestión deben tener conocimientos suficientes para evaluar el riesgo de fraude y la forma en que se gestiona por parte de la organización.

1210.A3 – Los Auditores Internos y de Gestión deben tener conocimientos suficientes de los riesgos y controles clave en tecnología de la información y de las técnicas de auditoría disponibles basadas en tecnología que le permitan desempeñar el trabajo asignado.

Sin embargo, no se espera que todos los Auditores Internos y de Gestión tengan la experiencia de aquel Auditor Interno y de Gestión cuya responsabilidad fundamental es la detección e investigación del fraude o la auditoría de tecnología de la información

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1300 – Programa de Aseguramiento y Mejora de la Calidad El Director de Auditoría Interna y de Gestión debe desarrollar y mantener un programa de aseguramiento y mejora de la calidad que cubra todoslos aspectos de la actividad de auditoría interna y de gestión.

1310 – Requisitos del Programa de Aseguramiento y Mejora de la Calidad El programa de aseguramiento y mejora de la calidad debe incluir tantoevaluaciones internas como externas.

1311 – Evaluaciones Internas Las evaluaciones internas deben incluir: - El seguimiento continuo del desempeño de la actividad de auditoría interna y de gestión; y - Autoevaluaciones o evaluaciones periódicas por parte de otras personas dentro de la organización con conocimientos suficientes de las prácticas de auditoría interna y de gestión.

Programa de Aseguramiento y Mejora de la Calidad

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1312 – Evaluaciones Externas

Deben realizarse evaluaciones externas al menos una vez cada cinco años por un equipo consultor o de evaluación cualificado e independiente, proveniente de fuera de la organización. El Director de Auditoría Interna y de Gestión debe tratar con el Directorio: - La forma de las evaluaciones externas; - Las cualificaciones e independencia del consultor o equipo de evaluación externo,- incluyendo cualquier conflicto de intereses potencial; y - La necesidad evaluaciones externas más frecuentes.

- Las evaluaciones externas pueden realizarse en la forma de una evaluación externa completa o una autoevaluación con validación independiente.

Un equipo consultor o de evaluación independiente es aquél que no tiene conflictos de intereses reales o aparentes, y no forma parte ni está bajo el control de la organización a la cual pertenece a actividad de auditoría interna y de gestión.

Programa de Aseguramiento y Mejora de la Calidad

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I. Capacitación;

II. aseguramiento de la calidad;

III. compartir experiencia para mejoras continuas, de los informes de auditoría;

IV. desarrollo de normas y de procedimientos administrativos y/o contables;

V. sociabilizar y compartir los sistemas y herramientas de auditorías;

VI. apoyar el desarrollo de los sistema contable y de información;

VII. identificar y promover controles eficientes, eficaces y no visibles;

VIII. capacitación y apoyo conjunto a la administración, para el control y salvaguarda;

IX. fortalecer y promover la academia en materias de auditoria y gestión de riesgo; y

X. Promover el desarrollo profesional y la carrera funcionaria en la administración.

Posibles áreas de trabajo colaborativo para el mediano plazo

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Ejemplo de trabajos colaborativos después de aplicada la GUS por el BID

Muchas Gracias por su ParticipaciónFrancisco Javier Lois