1.La Administración Guía 1 Admon y Mercadeo Noveno Grado 2012

5/14/2018 1.La Administración Guía 1 Admon y Mercadeo Noveno Grado 2012 - slidepdf.com

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Profesor: Wilson Yesid Contreras Duarte http://gestionempresarialvideos.blogspot.com

COLEGIO COOPERATIVO COMFENALCOÁREA DE GESTIÓN EMPRESARIAL – ADMINISTRACIÓN Y MERCADEO GRADO

9° Fecha de elaboración : Enero 31Fecha de ejecución :

GUIAN° 1

NOMBRE:

Material teórico requerido para clase – Su impresión es opcional -- Semanas de Febrero 6 al 10

TEMA: LA ADMINISTRACIÓN, CONCEPTOS, CARACTERÍSTICAS Y PRINCIPIOS

INDICADORES: Interpreta los conceptos generales sobre administración, sus características y principios.

LA ADMINISTRACIÓN, LA TÉCNICA Y EL ARTE

La técnica, según el diccionario, es: El conjunto de procedimientos en los que se basa un arte o unaciencia.

De esta definición se deduce que la ciencia y la técnica no son excluyentes, sino complementarias. Elconocimiento de las causas de los fenómenos no implica su manipulación, por lo que debe desarrollarseun procedimiento práctico para lograrlo (tara de la técnica)

Arte es: Hacer bien las cosas con creatividad y sensibilidad.

El trabajo administrativo, sobre todo el directivo, requiere de la capacidad para solucionar problemas enforma diferente, es decir de manera creativa, estableciendo nuevas formas. La administración es más queuna técnica mecánica; el administrador requiere mucha imaginación, obviamente nutrida por unfundamento teórico-práctico.

Teoría es: Síntesis comprensiva de una ciencia o en arte, expresada en principios generales. Es la basedel conocimiento profundo de una disciplina.

LA UNIVERSALIDAD DE LA TEORÍA E IDIOSINCRACIA REGIONAL

La administración se rige por el principio de la universalidad y sus técnicas tienen aplicación en cualquier

organismo social del mundo. Sin embargo, muchas teorías administrativas se crearon en paísesdesarrollados, con recursos, legislación y capacidad económica diferente; no es aconsejable aplicarlasindiscriminadamente, sino hacer las adecuaciones necesarias, lo que implica una buena preparaciónprofesional.

La idiosincrasia regional es definitiva en la forma del comportamiento de los individuos y grupos sociales,por ejemplo, el comportamiento de un directivo japonés es diferente al de un estadounidense o al de uncolombiano.

JAPÓN ESTADOS UNIDOS COLOMBIA

La cultura, idioma y fuerza de

trabajo son homogéneos.

Hay lealtad a la institución.

Reciben entrenamiento para lacooperación desde niños.

La toma de decisiones involucraa todos los niveles.

Se enfatiza la selección con baseen la calificación técnica.

La fuerza de trabajo es

heterogénea.

La lealtad es relativa.

Reciben entrenamiento parala competencia desde niños.

La toma de decisiones sehace en el primer y segundoniveles.

Poca importancia en laselección, pues siempre es

posible prescindir de las

personas.

Las clases sociales y las

religiones marcan lashomogeneidades.

Lealtad al jefe o a lapersona (no a la institución).

Reciben entrenamiento parala dependencia desde niños.

El presidente o directorgeneral toma las decisiones.

Selección por amistadprevia.



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ESPECIALIDADES DE LA ADMINISTRACIÓN

La división del trabajo organizacional determina en alto grado los campos de trabajo de las profesiones,tanto del contador público como del profesional en administración y del profesional de sistemas. Sinembargo, dado que estas carreras están íntimamente relacionadas, estos profesionales se mueven en lasdiferentes áreas funcionales: producción, finanzas, recursos humanos o personal, comercialización e informática.

Los profesionales de la administración también trabajan en el área de consultoría y asesoría, cuando enforma independiente analizan, por cuenta de sus clientes, problemas específicos y proponen soluciones.Los consultores y asesores ofrecen servicios externos a las empresas, analizan y proponen soluciones.

Procesador externo de información (despacho independiente). Se realizan trabajos fuera de laempresa, maquila información o promueve algún producto desde su casa con la ayuda de unacomputadora, recluta y selecciona personal, auditorías de calidad administrativa (mistery shopers : auditorde calidad disfrazado de cliente).

ROLES Y FUNCIONES DE LA DIRECCIÓN DE EMPRESAS

ROLES DEL ADMINISTRADOR

Concepto de rol: Rol significa el papel esperado socialmente. Esto es, la expectativa que tienen tercerossobre lo que debe ser y hacer una persona la cual ocupa una posición o desempeña una profesión.

En el caso del administrador, cualquiera que sea su profesión, se le asocia con una persona que sabehacer negocios, genera utilidades legales, aprovechar los recursos de las empresas, planearcorrectamente el futuro de las mismas, entre otras cosas.

Tradicionalmente, son tres los roles más comunes asociados con ellos:

1. Maximizador de utilidades. Implica que el administrador sabe cómo mejorar la eficienciafinanciera y económica de las empresas.

2. Equilibrador del capital económico y los trabajadores. Significa que no tiene compromisoparcial con ninguna de las partes enunciadas y que sabe negociar para que todas las partes sebeneficien por medio de las acciones y habilidades del administrador.

3. Organizador técnico de los procesos productivos. Por lo tanto, la sociedad espera que sea unexperto en crear sistemas de organización, políticas y normas de trabajo de alta calidad.

NIVELES GERENCIALES

Las empresas establecen niveles de autoridad y responsabilidad denominadas jerarquías. Laadministración se ejerce por medio de niveles gerenciales que varían de acuerdo a la capacidadotorgada o delgada al administrador en relación a su jerarquía organizacional . Tradicionalmente, eltrabajo administrativo en las organizaciones se ha clasificado en tres niveles: Alta dirección, Gerencia

media y Supervisor de operaciones.

ALTA DIRECCIÓN

Cuando el administrador profesional se encuentra en el nivel de alta dirección, con la capacidad delegadapara “gerenciar ” (Management) con autonomía, determinar las metas, políticas, los procesos, tomardecisiones con libertad, sólo con la condición de que la empresa cumpla con la misión, sus objetivos y losresultados estimados, convenios con los propietarios o los consejos administrativos (asamblea deaccionistas); será evaluado por los resultados que logre durante su gestión.

Algunos propietarios contratan un experto profesional en administración de negocios para que ellosgestionen-gerencien, conviniendo con éstos obtener buenos resultados. Por desgracia, en muchos casos

los dueños intervienen de tal forma que entorpecen la dirección del negocio, sin esperar a que durante elperiodo convenido se alcancen las metas. En la pequeña y mediana empresa, se da el caso en que elpropietario es su propio administrador lo cual limita el crecimiento de la empresa en razón de que granparte de su tiempo lo ocupa en asuntos que puede delegar a profesionales del ramo; no con estodescartamos que hay muchos casos extraordinarios de propietarios que logran el crecimiento sin ayudaexterna.La alta dirección se apoya en la gerencia media, coordina a los titulares de las áreas para que no generen“feudos” aislados que luchan por el poder contra los titulares de otras áreas; a su vez tiene co mo tarea



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fundamental hacer que la empresa se desempeñe de manera correcta en el ambiente empresarial,encontrando oportunidades que apoyen las fuerzas de la empresa, por lo tanto, tiene la tarea principal deconvenir y negociar con los principales clientes y proveedores.

GERENCIA MEDIA

La alta dirección se apoya en los gerentes de funciones claves de los negocios, como lo son finanzas,producción, comercialización o mercadotecnia, recursos humanos o personal; también conocidas como

áreas funcionales. Cada una de éstas tiene funciones especiales del trabajo del administrador, por lo quelas empresas delegan todo lo relacionado a ellas. Las áreas deben coordinarse entre sí, con una visióncomún, pero por diversos factores no sucede de esta manera y la alta dirección actúa coordinándolas,“liderando”, dándole seguimiento a los acuerdos tomados en común. Cuando los titulares de las áreas secoordinan entre sí, haciendo equipo, permiten que la alta dirección se concentre en la negociación y laestrategia.

La gerencia media debe lograr la efectividad, esto es, que se cumplan los resultados y se observen losmétodos, por ello este nivel tiene un grado de dificultad; primero debe seguir los lineamientos de la altadirección orientados a resultados y segundo, darle orden a las operaciones.

SUPERVISIÓN DE OPERACIONES

El nivel operativo gerencial es el encargado de realizar técnicamente los procesos de producción,comercialización, finanzas, recursos humanos o personal. En este nivel, la toma de decisiones es limitada,en realidad se aplican políticas y los procedimientos con rigidez, lo que en ocasiones genera problemasburocráticos, deteniendo el crecimiento de la organización y de las personas que ocupan los puestos. Estenivel busca más la eficiencia (uso correcto de los métodos, procedimientos de las operaciones), que laeficacia (resultados).

EFICIENCIA, EFICACIA Y EFECTIVIDAD

La eficiencia es el uso ordenado y correcto de los métodos (procedimientos administrativos) establecidospara lograr los resultados programados: los medios. En el caso de la administración es el uso de los

procedimientos autorizados para administrar la empresa. El administrador es un experto en eficiencia, perono puede descuidar la eficacia y por ende la efectividad de los negocios.

La eficacia se mide por los resultados (fines), sin importar los métodos o medios con que se logran.

La efectividad es la habilidad administrativa para lograr los fines (resultados), respetando losprocedimientos con los medios.



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REFLEXIONES SOBRE LA EFICIENCIA, EFICACIA Y EFECTIVIDAD

La alta dirección en su afán por lograr resultados, continuamente decide con base en la eficacia, sin fijarseen la necesidad de la eficiencia, deja de observar las políticas y procedimientos, obligando así a lagerencia media a encausar dichas decisiones dentro del orden establecido. Esto genera conflictos entre laalta dirección y las áreas administrativas. Teóricamente, la dirección debe ser la primera en respetar laeficiencia para lograr la efectividad, sin embargo, la búsqueda y el logro de resultados implica negociar,ceder, crear, aprovechar las oportunidades que pocas veces se presentan.

Paradójicamente, el administrador de alta dirección requiere de recursos humanos expertos en eficiencia,que por desgracia carecen de visión de negocios, son buenos para organizar pero no para gerenciar, esdecir, para negociar y dirigir las empresas.

Los niveles operativos deben apegarse 100% a los procedimientos, ya que de otra forma cada individuoharía las cosas a su criterio, lo cual genera inconsistencias en la formulación e interpretación de lainformación y en el cumplimiento de los productos y servicios al cliente. En materia fiscal se debe sereficiente por que la ley no permite que se dejen de observar las obligaciones tributarias. La administracióntambién requiere fomentar la creatividad de los niveles operativos, por medio de permitirles hacersugerencias que sean tomadas en cuenta, previos análisis de las bondades o limitaciones de las mismas.

HABILIDADES TÉCNICAS DE LOS NIVELES GERENCIALES

Por habilidades se entiende las competencias laborales que debe poseer quien ejerce una profesión uocupa un puesto en una organización. En la actualidad los puestos de trabajo están diseñados con relacióna las competencias laborales1 que debe poseer quien los ocupa. Vemos a continuación un decálogo dehabilidades y competencias básicas del administrador profesional.

1. LIDERAZGO

El término líder significa guía, autoridad moral. Aunque no todos los seres humanos son líderes por nacimiento, eladministrador sin esa cualidad innata debe cultivar sus habilidades de liderazgo, inspirar a sus colaboradorespara que se cumplan los objetivos. El líder es inspiración y entusiasmo fundamentalmente, así que eladministrador funda su autoridad técnica en sus conocimientos, sin embargo, debe fomentar la participación y lainiciativa de sus colaboradores, mediante escucharlos y permitiéndoles que se responsabilicen de sus propiasáreas, de sus puestos; dejándolos que tomen sus propias decisiones. Obviamente, es un proceso de maduración.

2. NEGOCIACIÓN

El administrador debe saber convenir con otros puntos de vista, intereses de clientes y proveedores, tercero,

1Observo el video que aparece en el sitio www.gestionempresarial.co.cc en la sección de videos, el video que aparece

relacionado con el nombre de “Competencias Laborales”

Eficiencia, eficacia yEfectividad administrativa

APLICACIÓN DE LOSPROCEDIMIENTOS

LOGROS DE METAS

EFICIENCIA(ORDEN)

EFECTIVIDADADMINISTRATIVA

EFICACIA(RESULTADOS)

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entre otros, y buscar acuerdos que generen que todas las partes salgan beneficiadas al resolver situacionesconflictivas y en ocasiones, antagónicas. Lo cual requiere mucha creatividad, motivación, liderazgo, paciencia,templanza, entre otras.

3. LOGRO DE OBJETIVOS

Lo que más fortalece al administrador son los hechos, sus logros, su coherencia, no sólo sus promesas y susplanes, sino los resultados. Por lo tanto, debe centrar su acción para que las cosas se hagan como se planearon.

4. EJECUTIVIDAD

Capacidad de respuesta inmediata para desahogar tareas y cumplir a tiempo compromisos adquiridos en juntasde trabajo o en programas de acción, es por ello que en muchas empresas a los niveles medios se les denominaejecutivos.

5. TOMAR DECISIONES

Implica riesgos, no existe la solución perfecta a los problemas, por lo que tiene que evaluar muy bien los pros ycontras de cada decisión. No tomar decisiones paraliza la organización y a sus subordinados al no saber cómoactuar ante problemas. “Poder que no se ejerce, se ejerce”; esto quiere decir que si un ejecutivo es débil, laautoridad que él no ejerce, otro lo hará. Puede ser un colaborador quien poco a poco será reconocido como líder

informal del grupo de trabajo.

6. PLANEACIÓN, ORGANIZACIÓN, INTEGRACIÓN, DIRECCIÓN Y CONTROL

El proceso administrativo es la base para desarrollar habilidades de administración y dirección superior.

7. MANTENER LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN

Los procedimientos de trabajo administrativo tienen por objeto dar orden a la secuencia con que se transforma lacreación de un producto, un servicio, una contabilidad, una selección de personal, entre otros, cada procesodocumentado, ya sea en forma impresa o con datos sistematizados, genera la información acumulada que lepermitirá dar a conocer los resultados y los estados en que se encuentran cada una de las operaciones centralesde la empresa. También, permitirá analizar la información contable, financiera, comercial, de producción, entre

otras. La dirección toma las decisiones fundamentales o claves del negocio con base en la información recibida.Francis Bacon dijo: “La información es poder”.

8. SELECCIÓN DE PERSONAL

El administrador debe elegir a la persona adecuada para el puesto adecuado. Cada puesto de trabajo requiereciertas habilidades, destrezas, responsabilidades, motivaciones, entre otras; por lo que el administrador decualquier nivel debe cuidar que las personas que ocupan los puestos a su cargo sean las adecuadas, tanto enaptitudes como en actitudes.

9. CAPACITACIÓN

El administrador requiere estar capacitado y actualizado continuamente, y tener la habilidad de capacitar a supersonal. Es una tarea continua.

10. IDENTIFICAR LA NECESIDAD DEL CAMBIO

Heráclito de Éfeso, prominente filósofo griego presocrático, dijo “Nadie puede bañarse dos veces en el mismo río,por que las aguas nuevas continuamente fluyen”. También dijo: “El sol es nuevo cada día”. Con ello Heráclitoseñalo metafóricamente que en realidad no hay nada perenne. Directivo que no se renueva es como el aguaestancada que apesta y luego se pudre.

PRODUCTIVIDAD Y COMPETITIVIDAD DE LAS EMPRESAS

Una de las responsabilidades profesionales de los administradores radica en hacer más productivas ycompetitivas a las empresas.

La productividad es el resultado de la correcta utilización de los recursos, en relación proporcional a losproductos y servicios generados; las empresas para generarlos utilizan recursos económicos, materiales otécnicos, conforme a diversos sistemas de producción establecidos por las mismas. En la búsqueda de lacompetitividad, cada vez requieren utilizar mejor sus recursos (insumos), por lo que el administrador debeconocer y saber medir la productividad, ello le permitirá, junto con la medición de la rentabilidad financiera



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del negocio, lograr dicha competitividad, qué no es otra cosa que la capacidad de la empresa paracompetir en un mercado altamente concurrido, exigente de calidad y de servicio. La globalización de laeconomía permite que compitan productos de cualquier parte del mundo, haciendo cada vez más difícil laadministración y la competitividad de las empresas.

Productividad es: La relación entre el producto obtenido y los recursos en insumos utilizados.

Se calcula de la siguiente forma:

Con base en esta fórmula, la productividad se mide al comparar los recursos utilizados con el productologrado. Si se produce más al mismo costo o si se obtiene la misma cantidad de producción a un precioinferior, la sociedad en conjunto obtiene beneficios porque una mayor productividad, según la OIT(Organización Internacional del Trabajo), ofrece posibilidades de elevar el nivel general de vida mediante:

a) Mayores cantidades, tanto de bienes de consumo como de bienes de producción, a un costo menory a un precio menor;

b) Mayores ingresos reales;c) Mejores condiciones de vida y de trabajo, con inclusión de una menor duración de la jornada de

trabajo;

d) En general, un refuerzo de las bases económicas del bienestar humano.

La productividad se puede medir en relación con la totalidad de insumos empleados, o bien, con la dealguno en particular. Genéricamente, los insumos se dividen en materiales, máquinas y mano de obra.

Productividad =Producto

Insumos

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