Planificación y gestión de proyectos con MS Project

Microsoft Project 2003

• Planificación

• Programación

• Control

• Fijar objetivos generales y asignar recursos

• Especificar actividades,• estimar su duración,• asignar recursos a cada una, • determinar relaciones de

precedencia.

• Supervisión, seguimiento

PLANIFICACIÓN DE PROYECTOS

Administración de proyectos• Proceso de Planear, Organizar y Administrar

Tareas y Recursos para alcanzar un objetivo concreto, generalmente con delimitaciones de Tiempo, Recursos o Costo

• Triángulo del proyecto• TIEMPO: El tiempo para completar el proyecto, que se

refleja en la programación del mismo.• DINERO: El presupuesto del proyecto, que se basa en el

costo de los recursos; personas, equipamiento y materiales necesarios para realizar las tareas.

• ÁMBITO: Los objetivos y las tareas del proyecto, así como el trabajo necesario para realizarlo.

Administración proyectos

• Fases– Crear un PLAN realista del proyecto.

– Gestionar el proyecto y ajustarse a los cambios.

– Comunicación de los resultados y el progreso.

– Evaluar el rendimiento del proyecto una vez finalizado.

Crear un Plan Inicial Realista del Proyecto

Gestionar el Proyecto

Seguimiento del Proceso Ajustar el Proyecto Comunicar el Proceso

Comunicar los Cambios en la Programación

Historia de la administración de proyectos (I)

• Proyectos se han hecho desde el inicio de la humanidad, pero solo se creó una disciplina desde la segunda guerra mundial

• El proyecto Manhattan es el primero en ser reconocido por usar técnicas de administración modernas.

• Critical Path Method (CPM) desarrollado en 1950s por DuPont y Remington Rand para ayudar en mantenimiento

Historia de la administración de proyectos (II)

• 1958, gobierno U.S.A. adoptó CPM y lo mejoró para crear PERT (Program Evaluation and Review Technique) para el programa de submarinos Polaris.

• Desde 1950, administración de proyectos ha evolucionado en una disciplina en la cual uno puede obtener un titulo y certificacion.

• Al presente PERT y CPM están tan mezclados que no se aprecia mucho su diferencia y se conoce como PERT/CPM

Todos somos Administradores de Proyectos, pero no todos saben como planear y administrar un proyecto

• Proyectos varian en tamaño y alcance:– Lanzamiento transbordador NASA– Construir un bote– Construir un hospital– Remodelación de un edificio– Planear una fiesta o boda– Organizar olimpiadas– Desarrollar un nuevo software– Obtener un titulo en Acuicultura

¿Qué es un proyecto?

• Tiene un Objetivo bien identificado.• Serie tareas o actividades dependientes.• Cada actividad tiene periodo de duración.• Se puede identificar actividades que son prerrequisitos

para iniciar otras actividades.• Es único.• Utiliza varios recursos.• Tiene un inicio y un final.• Tiene un cliente.• Involucra cierto grado de incertidumbre (riesgo).

¿Qué NO es un proyecto?

• Operaciones en curso:– No tienen un fin.

– Producen productos similares o idénticos.

• Ejemplos:– Una compañía de seguros procesa miles de reclamos al

día.

– Un caJero atiende a 100 clientes por día.

– Planta de automóviles produce miles de vehículos, del mismo modelo y con opciones limitadas.

¿Qué es Microsoft Project?

• Es una herramienta que permite planear sistemáticamente las fases y tareas de un proyecto

• Microsoft Project le permitirá:– Organizar la lista de actividades en una estructura

jerárquica.– Asignar recursos y costos a las diferentes

actividades.– Obtener la gráfica de red del proyecto.– Imprimir una gran variedad de informes.

Versiones de MS Project

• Project Standard 2003, esta orientado a trabajar en un entorno monousuario. Con Project Standard, podemos planear, administrar y comunicar información de los proyectos.

• Project Professional 2003, es una versión que posee todas las características de la versión estandar y además puede ser utilizado con Project Server provee más funcionalidad de planeación y comunicación.

• Project Server 2003, esta orientado a trabajar en una intranet, permite colaboración, reportes de

• Project Web Access, esta orientado a trabajar desde internet explorer.

Versiones de Project

• Juntos Project Professional 2003, Project Server 2003 y Project Web Access forman la solución de Microsoft para la Administración de proyectos empresariales conocida por sus siglas en ingles EPM, Enterprise Project Management.En este curso utilizaremos la versión Project Professional 2003

Definir el proyecto.

• Herramienta de Planificación, gestión y seguimiento de proyectos

– Definición tareas, recursos

– Asignación de recursos a tareas

– Definición de costos

– Resolución de sobreasignaciones

– Seguimiento de proyectos

– Comunicación entre el equipo e informes

• No herramienta de valoración y estimación de proyectos

–

¿En que nos ayuda MS Project?

• Es la forma de simplificar las dificultades durante la planificación, diseño, administración y evaluación de proyectos es el MS Project.

Microsoft Project

• La primera actividad consiste en determinar las fechas de inicio y fin del proyecto así como especificar opciones del calendario, como días y horas laborales, etc.

• La parte más importante de determinar son las tareas, las cuales se obtienen a través de un diagrama de planeación y un WBS (EDT en español), también se deben considerar los hitos y los recursos.

Microsoft Project

• Los hitos son puntos clave en la línea del tiempo del proyecto que sirven de puntos de control. Un hito es una actividad sin tiempo.

• Lo más difícil de manejar en esta herramienta son las estimaciones de tareas, hitos y recursos ya que estas dependen de la problemática del proyecto así como de la experiencia del administrador del proyecto

Microsoft Project

• Los recursos pueden ser distintas índoles:– Grupos de Personas– Equipamiento– Instalaciones– Costos

• De las tareas la parte más importante es la vinculación de las tareas.

• La fórmula mágica de la gestión de proyectos es: – Trabajo = Duración * Unidades.

Ventana MS Project

Con Microsoft Project

• Deben ingresarse las actividades, sus duraciones y vinculaciones

• La duración de una actividad se puede establecer en minutos, horas, días o semanas

• Posee un calendario en el cual pueden definirse los días y horas laborales de todo el proyecto

• La vinculación entre tareas puede hacerse mediante el ingreso de sus precedencias inmediatas, o a través de la tabla de Gantt que construye Microsoft Project

• Permite distintos tipos de vinculación entre actividades (fin a comienzo, comienzo a comienzo, fin a fin y comienzo a fin)

Ver los datos

• VISTAS: Sirven para presentar un subconjunto de información del proyecto en un formato fácil de interpretar. Ej. Diagrama de Gantt, gráfico de barras.

• TABLAS: Sirven para definir las columnas mostradas.

• FILTROS: Permiten centrase en tareas o recursos específicos.

Distintas visualizaciones del proyecto

Haga un click en View>>View BarHaga un click en

View>>View Bar

11

Aparece la barra de Herramientas en la

parte izquierda de la pantalla

Aparece la barra de Herramientas en la

parte izquierda de la pantalla

22

Opciones de visualización

Una vista es un formato en donde se puede introducir y visualizar información de un proyecto. La vista por defecto es el diagrama de Gantt

Barra de vistasBarra de vistas

VER LOS DATOS – VISTASPermiten especificar, organizar y examinar la información en

diversos formatos. Existen tres tipos de vistas.

• Los diagramas o los gráficos: Representan la información gráficamente. – Diagrama de Gantt, Diagrama de Red o de Pert, Gráfico de

Recursos y Calendario.

• Hojas: Representan la información en Filas y Columnas. Cada Fila contiene información acerca de las tareas o recursos específicos. Cada Columna contiene un campo en el que se especifica información concreta sobre las tareas o recursos.

• Formularios: Representan la información en un formato similar al de un formulario de papel. Los formularios muestran la información de una Tarea o de un Recurso individual.

Diagrama de Gantt

Diagrama de Gantt

• Creador Henry L. Gantt

• Es una ayuda gráfica creada para poder organizar las actividades de un proyecto en un horizonte de tiempo – representa el tiempo, el eje vertical las tareas, y

cada tarea se representa mediante un bloque rectangular cuya longitud indica su duración. La posición del bloque en el diagrama indica el comienzo y fin de la tarea.

LOS GRÁFICOS GANTT

• En unos ejes de coordenadas se representan las actividades de un proyecto en forma de barras con la extensión de su duración.

• En las ordenadas se representan las actividades. Teniendo en cuenta precedencias.

• En las abcisas el tiempo.• Sirve para calcular la duración del proyecto y

para el control del mismo.

Los gráficos Gantt

A

BCD

E

F

G

H

I

Tiempo1 2 3 4 5 6 7 8

Actividades

¿Qué es una actividad?• Las actividades de un proyecto son aquellos trabajos en

que se puede dividir el proyecto.• Las actividades deben ser:

– Específicas y no generales, es decir buscar el detalle suficiente sin irnos al demasiado detalle

• Desglose de tareas:– Cualquier proyecto ha de analizarse y dividirse en tareas

manejables antes de proceder a su planificación y puesta en marcha.

– Una representación de estas tareas consiste en un diagrama de estructura de descomposición del trabajo (EDT)

Actividades

• Duración de las tareas:– se puede fijar en meses, semanas, días, horas o

minutos (las siglas respectivas son: ms, s, d, h, m).

EDT

• Representación estructurada de las tareas

• Las actividades que no aparecen en el EDT están fuera del alcance del proyecto

• A cada una de las tareas del proyecto se le suele asignar un código único, que sirve para poder nombrar a esa tarea de una forma más cómoda

Los gráficos Gantt

A

BCD

E

F

G

H

I

Tiempo1 2 3 4 5 6 7 8

ActividadesEn la quinta semana controlamos cómo va el proyecto, vemos que hay actividades retrasadas y otras adelantadas sobre lo previsto

terminado

Id Nombre de tarea Duración

1 Planeamiento de proyecto 2 días

2 Análisis de requerimientos 2 días

3 Determinación del objetivo 3 días

4 Formación de grupo de trabajo 2 días

5 Análisis de requerimiento 2 días

6 Informe de avance 2 días

7 Determinación de Requerimientos 1 día

8 Revisión y elaboración del informe 2 días

9 Ajuste de proyecto 5 días

10 Informe de avance 3 días

11 Recopilación de información detallado9 días

12 Inf. de documentación de trabajo 2 días

13 Inf. Plan de Proyecto 2 días

14 Redacción del Informe Final 2 días

15 Revisión General y Final 1 día

16 Informe Final 1 día

TERESA ABARCA SILVA

TERESA ABARCA SILVA

TERESA ABARCA SILVA

TERESA ABARCA SILVA

TERESA ABARCA SILVA

TERESA ABARCA SILVA

TERESA ABARCA SILV

TERE

D L M M J V S D L M M J V S D L M M J V S D L M M J V30 ene '00 06 feb '00 13 feb '00 20 feb '00

¿Cómo programa Microsoft Project?• Programa el comienzo y el fin de una tarea teniendo

en cuenta muchos factores, incluidas las dependencias entre tareas, las delimitaciones y las interrupciones, como días festivos y vacaciones.

• Lo más importante cada TAREA se programa así: -->Duración = Trabajo / Esfuerzo del recurso

• Duración: Es la cantidad de tiempo que transcurre antes de que la tarea esté realizada.

• Trabajo: Es el refuerzo necesario durante un período de tiempo para realizar una tarea.

• Esfuerzo de Recurso: Es la cantidad de esfuerzo de los recursos asignados a la tarea y su asignación.

¿Cómo programa Microsoft Project?

• Lo más importante cada TAREA se programa así: Duración = Trabajo / Esfuerzo del recurso

• Ejemplo:– Si tres pintores trabajan dos días en una tarea, con un

esfuerzo de 8 horas diarias, se tiene:– El trabajo de cada recurso es de 16 horas (2 días * 8

horas).– El esfuerzo total de los recursos es de 24 horas al día ( 3

pintores * 8 horas)– La Duración es de 2 días: 48 horas / (3 pintores * 8 horas)

Dependencias entre tareas• Fin a Comienzo

• Fin a Fin

• Comienzo a Comienzo

• Comienzo a Fin

Tareas secuenciales

Tareas comienzan mismo tª

Tareas finalizan mismo tº

Finalizar tarea sucesora debe comenzar previamente la predecesora

CALENDARIO

domingo lunes martes miércoles jueves viernes sábado30 31 01 02 03 04 05

06 07 08 09 10 11 12

13 14 15 16 17 18 19

20 21 22 23 24 25 26

Planeamiento de proyecto, 2 días Análisis de requerimientos, 2 días

Determinación del objetivo, 3 días

Informe de avance, 2 días

Determinación del objetivo, 3 días

Análisis de requerimiento, 2 días

Informe de avance, 2 días Revisión y elaboración del informe, 2 días

Determinación de Requerimientos, 1 día

Ajuste de proyecto, 5 días

Informe de avance, 3 días

DIAGRAMA PERT

Determinacióndel objetivo

3 3 días

vi 04/02/00 ma 08/02/00

Formaciónde grupo detrabajo

Análisis derequerimientos

2 2 días

ju 03/02/00 vi 04/02/00

Planeamientode proyecto

1 2 días

ma 01/02/00 mi 02/02/00

• Visualización de la red del proyecto (DIAGRAMA DE RED)

Muestra las tareas y las dependencias entre tareas en formato de red o de flujo. Cada tarea se representa con un cuadro (también denominado nodo) y la línea que une dos cuadros representa la dependencia entre las dos tareas. De forma predeterminada, la vista Diagrama de red muestra una línea diagonal sobre las tareas en curso y líneas diagonales en cruz sobre las tareas completadas.

Puede aplicar cualquiera de los filtros de tareas al Diagrama de red para mostrar únicamente las tareas que desee ver.

Para adecuar una vista Diagrama de red a sus necesidades, puede personalizar su aspecto o crear nuevas versiones personalizadas. Cuando se guarda el proyecto, la vista personalizada también se guarda con el proyecto.

GANTT DE SEGUIMIENTO

Id Nombre de tarea Duración

1 Planeamiento de proyecto 2 días

2 Análisis de requerimientos 2 días

3 Determinación del objetivo 3 días

4 Formación de grupo de trabajo 2 días

5 Análisis de requerimiento 2 días

6 Informe de avance 2 días

7 Determinación de Requerimientos 1 día

8 Revisión y elaboración del informe 2 días

9 Ajuste de proyecto 5 días

10 Informe de avance 3 días

11 Recopilación de información detallado9 días

12 Inf. de documentación de trabajo 2 días

13 Inf. Plan de Proyecto 2 días

14 Redacción del Informe Final 2 días

15 Revisión General y Final 1 día

16 Informe Final 1 día

85%

100%

100%

85%

100%

80%

100%

95%

90%

M J V S D L M M J V S D L M M J V S D L M M J V S D L06 feb '00 13 feb '00 20 feb '00 27 fe

USO DE TAREAS

Id Nombre de tarea Trabajo1 Planeamiento de proyecto 16 horas

TERESA ABARCA SILVA16 horas2 Análisis de requerimientos 16 horas

TERESA ABARCA SILVA16 horas3 Determinación del objetivo 24 horas

TERESA ABARCA SILVA24 horas4 Formación de grupo de trabajo16 horas

TERESA ABARCA SILVA16 horas5 Análisis de requerimiento 16 horas

TERESA ABARCA SILVA16 horas6 Informe de avance 16 horas

TERESA ABARCA SILVA16 horas7 Determinación de Requerimientos8 horas

TERESA ABARCA SILVA 8 horas8 Revisión y elaboración del informe16 horas

TERESA ABARCA SILVA16 horas9 Ajuste de proyecto 40 horas

TERESA ABARCA SILVA40 horas10 Informe de avance 24 horas

TERESA ABARCA SILVA24 horas11 Recopilación de información detallado72 horas

Detalles

Trab.Trab.Trab.Trab.Trab.Trab.Trab.Trab.Trab.Trab.Trab.Trab.Trab.Trab.Trab.Trab.Trab.Trab.Trab.Trab.Trab.

J V S D L M M19 mar '00

8h 8h8h 8h

GRÁFICO DE

RECURSOS

20%

40%

60%

80%

100%

120%

140%

160%

180%

200%

Recursos asignados:

TERESA ABARCA SILVA Sobreasignado: Asignado:

J V S D L M M J V S D19 mar '00 26 mar '0

200% 100%

HOJA DE RECURSOS

Id Nombre del recurso Iniciales Grupo Capacidad máxima Tasa estándar Tasa horas extra Costo/Uso Acumular1 TERESA ABARCA SILVAT 100% $0.00/hora $0.00/hora $0.00 Prorrateo

Informes

Creación de informes

Todos los informes en Project tienen características en común. Usted puede imprimir un informe o puede visualizarlo en pantalla.

Generales

• Resumen del proyecto• Tareas de nivel superior• Tareas críticas• Hitos• Días laborables

Actividades actuales

• Tareas sin comenzar• Tareas que comienzan

pronto• Tareas en curso• Tareas completadas• Tareas que deberían haber

comenzado• Tareas propuestas

Costos

• Flujo de caja• Presupuesto• Presupuesto sobrepasado

– Tareas con presupuesto sobrepasado

– Recursos con presupuesto sobrepasado

• Valor acumulado

Asignaciones

• Tareas y recursos humanos• Tareas, recursos humanos y

fechas• Lista de tareas pdtes.• Recursos sobreasignados

Carga de trabajo

• Uso de tareas• Uso de recursos

Conclusiones

• MS Project– Nos permite organizar nuestros proyectos, introduciendo

en él lo que antes anotábamos, esquematizábamos y calculábamos a mano. Nos aporta una serie de tablas, gráficas y paneles desde los que podremos introducir todas esas informaciones recopiladas y tener una visión global de, por un lado las tareas, por otro lado los recursos y por otro los costos de los recursos.

– nos resultará fácil alterar cualquiera de los elementos que intervienen en el proyecto siendo recalculado de forma automática el proyecto completo

Conclusiones

• Ms Project– Las fechas se actualizan también de forma

automática solo con modificar una duración, establecer una delimitación o bien una demora. De los tiempos y plazos podemos hacer sencillos seguimientos.

– En suma, este programa, que además mantiene la filosofía de trabajo del resto de las aplicaciones Microsoft que quizás conozcamos (Word, Excel, Access, Internet Explorer, Front Page...)