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CAPITULO I:

ASPECTOS GENERALES

“HOTEL & CASINO AURORA DEL SOL”

1.1 SECTOR TURISTICO O LA INDUSTRIA SIN CHIMENEA EN

REPUBLICA DOMINICANA

El turismo se conoce como la industrial sin chimenea, debido a la rentabilidad

que ofrece, sus aportes a la economía local y su carácter alternativo al

desarrollo industrial. La República Dominicana ha sabido capitalizar el turismo

como tal, pero por otra parte, presenta ciertos problemas en el ajuste de sus

efectos negativos sobre el medio ambiente y la depredación e irrespeto a los

recursos naturales, de los cuales se acusa a los empresarios turísticos.

El turismo en la República Dominicana representó el 6.39% del producto

Interno Bruto en años anteriores, con divisas generadas por US$ 2.524.2

millones, siendo la Segunda fuente de divisas, superado por el sector de

zonas francas.

El turismo que visita nuestro país es fundamentalmente por el sol y playa,

término que se utiliza para denominar el tipo de turismo ofertado en el

exterior por el país.

Las principales regiones turísticas del país son:

� Puerto Plata,

� Punta Cana,

� Bávaro,

� Higüey,

� Santo Domingo,

2

� Boca Chica,

� Juan Dolio.

� Europa es el principal mercadeo para el turismo dominicano.

El turismo ha crecido con tasas significativas en los últimos diez años y se ha

convertido en la mayor fuente de ingresos de divisas en la República

Dominicana. Las actividades turísticas están generando más beneficios

económicos que otros sectores importantes como habíamos mencionado

acerca de las zonas francas y la exportación de productos agropecuarios. Se

estima que alrededor de 150,000 dominicanos están empleados directa o

indirectamente en el sector turístico.

Actualmente para fomentar esta parte de la economía para este año 2009

como para años anteriores, se celebrará la Décimo Segunda Feria Expo

turismo en Santiago, que se instalará los días 5 y 6 de junio venidero en el

centro de convenciones del hotel El Gran Almirante de esta ciudad, dedicada

al Día Mundial del Medio Ambiente, contribuirá a dinamizar la industria sin

chimenea, a causa de las grandes ofertas del sector turístico en el país y el

extranjero.

Como parte la importancia de este evento es el encuentro entre personajes e

compañías muy destacadas en la zona turística como el presidente y la

directora ejecutiva del montaje del evento, este año Ramón Paulino y Yomaris

Gómez, respectivamente, quienes hasta el momento han mostrado su

satisfacción por el respaldo que este año también ha tenido la muestra de la

industria turística del Cibao.

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Esta feria turística, ha sido celebrada con extraordinario éxito gracias al apoyo

y al soporte de las más importantes instituciones y asociaciones de la

República Dominicana, así como de los más prestigiosos hoteles, líneas

aéreas y de cruceros, entre otros sectores del turismo nacional e

internacional.

Se recuerda que Expoturismo, es el único evento turístico de comercialización

que se realiza en el Cibao, una de las zonas que mayor cantidad de turistas

internos emite para todas las áreas del país, programado con citas pre-

establecidas entre suplidores y distribuidores y organizado de manera tal que

participa el público consumidor, lo que propicia el contacto directo para

vender y motivar el interés en sus productos.

En esta se pone de manifiesto que los principales sectores de este importante

segmento de la economía nacional, han comprendido la trascendencia de la

realización de este evento e particular, logrando propiciar un excelente

escenario para la comercialización del turismo nacional con el importante

mercado del Cibao. De acuerdo a los organizadores del evento, por su

ubicación estratégica, colocada en el mismo centro de la isla y de la región

del Cibao, Santiago es una ciudad ideal para la comercialización y el

intercambio, así como un excelente mercado y uno de los principales del

turismo nacional. Esto llama o convoca a la asistencia de la rueda de prensa,

la encargada local de turismo, Rafaela Joaquín, Juan Miguel de La Hoz, Paola

D’ Mesa, del Hodelpa El Gran Almirante y representantes de ADAVIT, entre

otros.

En esta los ejecutivos de Expoturismo Santiago, anuncian que

todos los años habrá reconocimientos a instituciones y personalidades

que han hecho aportes importantes al sector turístico. Lo que motiva a las

4

empresas envueltas en el sector a destacarse por los productos y/o servicios

que ofrecen, lo que conlleva a la popularidad e atractivos ingresos.

1.2 RESEÑA HISTÓRICA DE LA EMPRESA

Como todo proyecto inicia con una idea, de igual forma inicio el Hotel &

Casino Aurora del Sol. Hace unos años atrás el Sr. Ernesto González se

dedicaba a invitar y hacer negocios con los turistas que deseaban invertir

dinero en el país. Es en ese momento fue cuando conoció al Sr. Anthony

Davidson quien visualizó, como buen negocio, crear una compañía de basura

al igual como la que él mismo posee en los Estados Unidos. El Sr. Ernesto

González decidió apoyar el proyecto buscando y localizando todas las fuentes

claves posibles para comenzar a crear esta empresa. Cuando toda la

documentación estaba lista y el espacio físico estaba disponible, decidieron no

continuar con el proyecto e analizaron otros proyectos. Analizaron el hecho de

que todavía en aquella época Santo Domingo Oriental, o Santo Domingo Este

no había explotado los negocios de entretenimiento, y allí fue donde surgió la

idea de construir un CASINO en la zona oriental.

El Sr. González conjuntamente con el Sr. Davidson e personas que conocían

en el país procedieron a realizar estudios de factibilidad, entre otras para

verificar si iba a ser aceptable o mejor dicho factible el proyecto o no en la

zona. Mediante éste descubrieron que más del 70% de los jugadores que

visitaban los casinos del otro lado del puente Duarte o de la Diecisiete, eran

habitantes de Santo Domingo Este. El Sr. González inmediatamente indagó

con las personas claves para la creación del proyecto cuáles eran los

requisitos para poder construir un negocio de este tipo. Dentro de estos le

habían informado que obligatoriamente para la creación de un casino tenía

que ser anexado o construir también un hotel con un mínimo de 50

5

habitaciones, entre demás cosas como por ejemplo los permisos de lugar de

las secretarias del estado relacionadas con la misma.

En cuanto se visualizó el presupuesto para la construcción el cual fue

alrededor de 20 millones de dólares, el Sr. Davidson regresó a los Estados

Unidos con los planos e la idea fundamental de crear un centro de

entretenimiento, en búsqueda de demás socios para iniciar el proyecto.

La construcción inicio en el año 2006 y ya para el 28 de diciembre del 2007

habían inaugurado el PRIMER Hotel & Casino en Santo Domingo Este.

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1.3 MISIÓN

Proporcionarles a sus clientes “un servicio personalizado” satisfaciendo sus

necesidades y superando las expectativas del mismo, manteniendo siempre

alta calidad en el servicio.

1.4 VISIÓN

Convertirse en una empresa líder en el mercado hotelero, ganando clientes y

superando la competencia, por medio de la excelencia en el servicio e

innovación constante de los productos ofrecidos.

1.5 VALORES

� Responsabilidad

� Compromiso

� Trabajo en Equipo

� Búsqueda de Excelencia

� Igual De Oportunidades

� Pasión por los Clientes

� Honestidad

� Confiabilidad

� Fortaleza

� Fidelidad

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1.6 ORGANIGRAMA

Gte. FinanzasSocrates

Asist. Adm.Jeniffer

Gte. RRHHMilagros

Gte. HotelKarina

Gte. A & BGerson

Gte. Inf. Tecn.Cristian

OficinasCorporativas

Dic. OperacionesRaul

Gte. GeneralF. Luzon

Gte. SeguridadJulio

Almacen

Asist.ContableMartha

Asist.ComprasCesar

Asist.FinanzasMargarita

C x PElizabeth

AuditorIngresosJenny

Asist.Inf. Tecn.Victor

Asist.RRHH HotelElvira

Asist. RRHHCasinoMaria

Superv.RecepcionEddy

Superv.Mantenim.

Gte. Amade LlavesMary

Disco Bar Restaurant Cheff

Supervisor

Cocineros

Steward

CamarenoDJ Promo

Sup.Ama deLlaves

Camarist Houseman Lavanderia

TecnicosRecepcionis.

Bell BoySpa

Bartender

Superv.Segurid.

Superv.CCTVMarcial

Operad.CCTV

Oficials

Jefe de Sala

Pit Boss

Asist.Pit Boss

Supervisor

DealerB

DealerA

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1.7 UBICACIÓN

Desde el aeropuerto Las América:

Para llegar al complejo turístico simplemente se toma la autopista Las

América, tornar a la derecha en la Avenida Charles de Gaulle y luego doblar

hacia la izquierda en la carretera Mella, el hotel está ubicado

aproximadamente a un kilómetro, tan solo a 20 minutos.

También puede enfocarse en el establecimiento MEGA CENTRO de la San

Vicente de Paúl, en ese punto solo tendrán que atravesar la carretera Mella

derecho hasta llegar al Kilómetro 8 1/2 , próximamente al CINE HOLLYWOOD,

antes de la Charles de Gaulle.

1.8 MERCADO

El centro de entretenimientos está dirigido a personas de clase media alta en

adelante. De igual forma están orientados en satisfacer a aquellas personas

que quieran votar el estrés laboral y/o compartir un momento familiar

agradable, ya sea descansando en las cómodas y lujosas habitaciones, en el

área de piscina, en nuestra discoteca Venus, Bar Lounge, área de Bingo,

Restaurant a la carta, Sport Bar, o simplemente en el Casino.

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CAPITULO II:

“COMPRAS & ABASTECIMIENTOS EN UNA EMPRESA DE SERVICIO.”

2.1 GENERALIDADES

La actividad de compras es tan antigua como las ventas. De hecho, estas dos

actividades son complementarias; no puede existir una sin la otra, sean

nacionales o internacionales, de carácter industrial, comercial o de servicios.

Las compras son básicas para el progreso de toda empresa pequeña,

mediana o grande; comprador y vendedor ponen interés especial en las

negociaciones que realizan.

En la actualidad, el fundamento de las compras no debe ser únicamente la

buena fe. Hoy las compras están integradas al comercio, a la organización

funcional especializada y a las técnicas que impone el comercio; han

alcanzado tal importancia, y aun sigue careciendo, que la productividad y

comercialización dependen de ellas.

Los principios y técnicas de una función compradora eficaz son

determinantes. Los compradores modernos buscan los medios para realizar

su actividad de un modo cada vez más perfectos y con un mayor nivel de

eficiencia en sus acciones de compra. Hoy más que nunca es necesario

comprender con claridad los objetivos y principios de la función compradora

de compras y a adoptar las decisiones pertinentes.

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2.1.1 DEFINICION DE COMPRAS Y ABASTECIMIENTOS

El abastecimiento es una de las etapas de lo que suele llamarse Cadena de

Suministro. En términos generales este concepto engloba los procesos de

negocio, las personas, la organización, la tecnología y la infraestructura física

que permite la transformación de materias primas en productos y servicios

que son ofrecidos y distribuidos a los usuarios para satisfacer su demanda.

En particular, el abastecimiento puede ser entendido como el proceso

realizado por una organización para conseguir aquellos bienes y servicios que

requiere para su operación y que son producidos o prestados por terceros.

Este concepto implica incorporar en la definición de proceso todas aquellas

actividades que se relacionan con la compra o contratación, desde la

detección de necesidades hasta la extinción de la vida útil del bien o servicio.

Por otro lado tenemos que podemos definir compras como una profesión

dentro de la vida industrial y comercial de un conglomerado empresarial es la

siguiente: “comerciar es el acto de obtener el producto o servicio de la calidad

correcta, al precio correcto, en el tiempo correcto y en el lugar

correcto; siendo

hasta aquí la definición usada por los libros especializados” [1].

Sin embargo, en la actualidad compras como tal, ha evolucionado

considerablemente y ha pasado en muchas empresas a ser parte de otros

conceptos, como adquisiciones, aprovisionamiento o materiales, actividades

que comprenden adquisiciones y otras tantas como control de inventarios y

almacenes. Por lo tanto, al dar una definición personalizada de compras en

términos de la administración de empresas, se puede afirmar que comprar

supone el proceso de localización y selección de proveedores,

____________________________

[1] José Luis Benaque – Página Web Microsoft Explorer:

http://www.gestiopolis.com/canales6/fin/compras-manejo-y-conceptos.htm

11

adquisición de productos (materias primas, componentes o artículos

terminados), luego de negociaciones sobre el precio y condiciones de pago,

así como el acompañamiento de dicho proceso para garantizar su

cumplimiento de las condiciones pactadas.

2.1.2 IMPORTANCIA

En la actualidad, las compras deben considerarse una función vital para el

éxito de cualquier empresa, sea industrial, comercial o de servicios. Para

alcanzar ese nivel las empresas modernas deben contar en su estructura

organizacional con un departamento de compras sobre el que recaigan,

precisamente, estas funciones. El objetivo de este departamento será adquirir

las materias primas y los artículos indispensables para la fabricación de bienes

a que se dedica, o productos terminados para realizarse su venta o brindar

los servicios adecuados; para lograrlo pondrá en juego todos los elementos

necesarios que le permitan conseguirlo (datos estadísticos para evaluar a los

proveedores, sistemas de información, concertación de acuerdos y

negociaciones con sus proveedores).

Desde el punto de vista económico, el departamento de compras tiene la

responsabilidad de utilizar con los mejores resultados los recursos monetarios

de la empresa; en esencia, es responsable de obtener la mejor calidad, el

mejor precio, las mejores condiciones de entrega y de pago, así como de los

servicios posventa, para lograr el objetivo mencionado.

Por otra parte, el departamento de compras debe de hacer una aportación

muy significativa e importante a la productividad, comercialización o servicios

–según sea el caso- por medio de las negociaciones que realice; adquiridas,

mejorara la posición competitiva de la empresa (por ejemplo, adquisiciones a

bajos precios, condiciones diferidas de pago, servicios adicionales en

mantenimiento o apoyo tecnológico, entre otros), y redundara,

indudablemente, en beneficios importantes para la misma.

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2.1.3 OBJETIVOS IMPORTANTES

Las compras tienen como objetivos, en primer término:

� Manejar y controlar el flujo de dinero de la mejor manera posible,

debido a que las compras representan una inversión.

� Servir eficazmente en el aprovisionamiento de materias primas y

artículos indispensables para la fabricación y comercialización de

productos y servicios, para mantener a la empresa en operación

competitiva; es decir, interpretar de manera eficiente las metas de la

empresa.

Pero además, y sin descuidarlos, tiene otros propósitos:

� Mantener continuo el abastecimiento de materias primas al

departamento de producción.

� Realizar con una inversión mínima las compras para la existencia de

materiales, y que además sea compatible con la seguridad y el

beneficio económico.

� Evitar desperdicios de las materias primas.

� Adquirir materias primas a los precios más bajos posibles, y con la

calidad requerida.

� Mantener en posición competitiva a la empresa en lo que se refiere a

costos de materiales.

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2.2 PRINCIPIOS BASICOS DE COMPRAS Y ABASTECIMIENTOS

El funcionario ejecutivo bien preparado, que tiene a su cargo la labor de

compras, buscara siempre utilizar los recursos monetarios disponibles con el

mayor provecho para la empresa; para ello deberá observar con toda

atención los siguientes principios:

� Las practicas en el mundo de las compras deberán sujetarse a las

necesidades particulares, sea esta comercial, industrial o de servicios;

como por ejemplo, las industrias hoteleras como es nuestro caso, tiene

necesidades muy propias de bebidas y alimentos, que son muy

distintas a las de las empresas que comercializan ropa, calzado y otros.

Sin embargo, estos principios aplican para cualquiera de ellas.

� Las compras deberán hacerse con base en un examen minucioso de las

características de las mercancías y los servicios ofrecidos por los

proveedores.

� La decisión sobre lo que se debe comprar y el momento de hacerlo la

toma el comprador con pleno conocimiento de los precios y las

tendencias del mercado, así como del estado de la oferta y demanda.

� Las compras deben efectuarse con el proveedor que ofrezca las

condiciones más ventajosas para una misma calidad, cantidad,

condiciones de entrega, condiciones de pago y servicios de posventa.

� El comprador debe ser capaz de pronosticar la evolución futura del

mercado.

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Todo lo anterior puede resumirse en tres elementos fundamentales:

� Establecer con claridad lo que la empresa necesita.

� Localizar a los proveedores que tienen los materiales necesarios,

dentro o fuera del país.

� Realizar las mejores negociaciones con los proveedores en cuanto a

precio, calidad, cantidad, condiciones de entrega y de pago, así como

servicios de posventa.

2.2.1 Elementos Esenciales de una Buena Compra

Los elementos mínimos e indispensables que deben tomarse en cuenta en las

compras que realice una empresa, sea ésta industrial, comercial o de

servicios, deben ser invariablemente los que a continuación se detallan: no

poner adecuada atención en ellos puede considerarse falta de ética y pérdida

de competitividad.

� Calidad

� Cantidad o volumen

� Precio exacto

� Condiciones de entrega

� Condiciones de pago

� Garantía y servicios posventa

El seguirlos coloca a la empresa en posición más competitiva con respecto

a sus similares.

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2.2.2 Calidad

El Diccionario de la Real Academia de la Lengua Española define la calidad

así: calidad, del latín qualitas = propiedad o conjunto de propiedades

inherentes a una cosa, que permiten apreciarla como igual, mejor o peor de

las restantes de su especie.

Wilbur B. England la define como: “la que mejor responde a una determinada

necesidad” [2].

Para Deming, experto en este tema, calidad es “satisfacer las necesidades del

cliente”.

Para las empresas fabriles, la calidad en materias primas la determina el

departamento de producción e ingeniería. Las empresas que comercializan u

ofrecen algún servicio también deben considerarla para colocarse en

condiciones altamente competitivas en el mercado (la marca o el nombre

comercial pueden significar buena o mala calidad).

Es obvio que al tratar de adquirir determinados materiales, el responsable del

departamento de compras debe lograr los precios más bajos posibles, sin

discutir la calidad, disponibilidad, condiciones de entrega y pago, para la

adquisición de ellos.

Es por esto que al solicitar cotizaciones a los proveedores se deben describir

en forma completa todas las cualidades de los materiales (marcas, modelo,

características físicas o químicas, resistencia, composición y pero, entre

otras).

_______________

[2] Wilbur B. England, Sistemas de compras, 2ª. Ed., 1975, Librería “El Ateneo”,

Buenos Aires, Argentina, p.21.

16

2.2.3 Cantidad

Es necesaria la correcta comprensión de este concepto para poder cubrir las

necesidades que dan continuidad a la producción o comercialización de los

productos y, por lo tanto, para cumplir con lo estipulado en la orden de

compra.

Es importante conocer el tiempo en que serán utilizados los materiales por

producción, o comercializados por ventas: así mismo, se debe abreviar el

periodo que transcurre entre la expedición de la orden de compra y su

entrega. Por último, se debe vitar comprar cantidades innecesarias, por el

costo que esto implica. Pero en el caso de compras voluminosas es obligado

un calendario de entregas parciales, así se requiere, hasta lograr el total

(cantidad) pactado en la orden de compra o pedido.

2.2.4 Precio Exacto

El Diccionario de la Real Academia de la Lengua Española dice: precio, del

latín pretium = valor pecuniario en que estima una cosa.

El precio es, sin lugar a dudas, uno de los elementos más importantes en la

adquisición de materias primas, productos semielaborados, terminados o

servicios; y para que el jefe de compras, es la prueba de la compra, por lo

que siempre deberá tratar de logar los mejores precios para su empresa, sin

descuidas los otros elementos.

Es oportuno mencionar que, en ocasiones, estará restringido por las políticas

de precios que tengan los proveedores, por ejemplo:

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� Precios por volumen de compras (descuentos, bonificaciones por

pronto pago, entre otras.)

� Precios por la introducción de nuevos productos (promociones,

descuentos, entre otras)

� Precios especiales o únicos (ventas al gobierno).

Sin embargo, tratándose de compras, el precio es sólo uno de los elementos

que debe observar el departamento de compras. Es cierto que el precio

influye en los costos de los materiales o productos, pero si no se atienden los

demás elementos, éstos afectarán los costos, la calidad e imagen de las

mercancías.

Por ejemplo:

� Si se compra un insumo a un precio muy bajo pero no es la calidad

requerida, afectará la imagen de los productos.

� Si se compra a buen precio, pero las condiciones de entrega no son

adecuadas (fechas de entrega distanciadas, poca disponibilidad del

producto, entre otras), se pierden las ventajas obtenidas con ese

precio.

� Si puede comprar a buen precio, pero si las condiciones de pago

generan altos intereses, esto no reditúa ningún beneficio a la empresa.

� Si puede comprar a buen precio, pero si el proveedor no tiene la

capacidad de producción requerida, la empresa se verá afectada.

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2.2.5 Condiciones de Entrega

Según el Diccionario de la Real Academia de la Lengua Española, las palabras

condición y entregar significan: condición, del latín conditio = índole,

naturaleza o propiedad de las cosas.

Entregar, del latín integrare = restituir a su primer estado, y agrega que es

poner en manos o en poder de otro alguna cosa. Entrega = acción y efecto

de entregar.

Para compras, la condición de entrega involucra una serie de elementos que

deben considerarse al negociar la adquisición de materiales o mercancías, por

ejemplo:

� Tiempo en que el proveedor entregará los materiales.

� Lugar en que los entregara, por ejemplo:

EXW (en fabrica) indica que el vendedor pone las mercancías a

disposición del comprador en los locales del vendedor, al precio

pactado y libre de cualquier otro gasto (fletes, seguros, maniobras de

carga y descarga, entre otros).

� Disponibilidad para hacer entregas.

� Garantía parcial o total de los materiales que ofrece.

� Los porcentajes máximos considerados como tolerancias y mermas que

sufrieran los materiales, previamente estipuladas y negociadas en la

orden de compra, y otros.

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2.2.6 Condiciones de Pago

Condición de pago también es una clausula de la orden de compra, y de su

cumplimiento depende la ejecución de un correcto. Cabe señalar que en el

momento en que el comprador y el proveedor firman una orden de compra,

ésta se convierte automáticamente en un contrato de compra-venta formal

para las partes que en él intervienen. En consecuencia, la condición de pago

deberá cumplirse en los términos establecidos en la orden de compra.

Las condiciones de pago pueden ser:

� De contado riguroso:

Contra entrega de la mercancía=C.E.

Cobrar o devolver= C.O.D.

Cobrar al entregar= C.A.E.

� Contado comercial: Pago a 30, 60, o 90 días, después de haber

entregado la mercancía y previa presentación de la factura y demás

documentos inherentes a la compra.

� Con anticipo: Es el porcentaje o cantidad parcial que debe entregar el

comprador al proveedor en el momento de recibir la orden de compra;

deberá estar previamente señalado en la misma.

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2.2.7 Garantía y Servicio Posventa

El Diccionario de la Real Academia de la Lengua Española define la garantía

así: garante= efecto de afianzar lo estipulado, y agrega que es fianza,

prenda, cosa que asegura y protege contra algún riesgo o necesidad;

compromiso temporal del fabricante o vendedor; por el que se obliga a

reparar gratuitamente la cosa vendida en caso de avería.

Es el departamento de compras el que debe negociar esta condición y con

posterioridad vigilar que se cumplan los términos de la misma, así es total,

parcial o por cierto tiempo.

El servicio postventa por otro lado, se refiere a ciertos convenios que se

celebran con los proveedores para proporcionar a los compradores garantía,

refacciones suficientes y servicio de mantenimiento (preventivo o correctivo)

o capacitación del personal de la empresa, cuando las compras así lo

requieren.

Normalmente se proporciona este tipo de servicios en adquisiciones de

maquinarias y equipo.

2.3 El Almacén y sus Funciones

El almacén es una unidad de servicio en la estructura orgánica y funcional de

una empresa comercial o industrial, con objetivos bien definidos de

resguardo, custodia, control y abastecimiento de materiales (materias primas)

o productos terminados. [3]

______________________

[3] Alfonso García Cantú, Almacenes, planeación, organización y control, Trillas,

México, 1993.

21

Por lo tanto, el almacenamiento o resguardo de los materiales ha de ser

ordenado y con las condiciones más favorables que ayuden a la consecución

de los objetivos de la empresa.

Así, al comprar y guardar materiales en almacén se bene estar consciente de

que esto es exactamente lo mismo que depositar dinero en su banco, dado

que su finalidad es:

� Protegerlos

� Generar utilidades

� Administrarlos correctamente

Las inversiones en materiales se aprovechan mejor si la empresa puede

convertirlas, otra vez, en dinero en el plazo más corto posible. La formula de

oro de una empresa que se dedica a la comercialización de productos

terminados consiste en comprar y exhibir el mayor numero de productos y

desplazarlos antes de la fecha límite de pago convenida.

2.3.1 Organización y Administración

La forma de organizar y administrar un almacén depende, entre otros

factores, de:

� Tamaño de la empresa

� Organización de la empresa (sistema centralizado, descentralizado o

mixto)

� Características de los materiales (dimensión, peso, fragilidad,

peligrosidad, entre otras.)

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� Diversidad en la producción o comercialización

� Programación de la producción.

2.3.2 Funciones que debe Coordinar

� Recepción de materiales (maniobras de cargas y descarga).

� Registro de entradas y salidas (recepción y embarques).

� Almacenamiento de materiales (resguardo y custodia).

� Control de los materiales (control de inventarios).

� Información constante a los departamentos de compras, ventas y

producción, sobre las existencias reales de materias primas o

productos terminados.

� Interacción con los departamentos de compras, producción, tráfico y

contabilidad, fundamentalmente.

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2.3.3 Planeación y Manejo

Para la planeación y el manejo del almacén es preciso:

� Conocer los artículos que se van a almacén.

� Disponer de áreas suficientes para recepción, almacenamiento y

entrega, así como para maniobras de carga y descarga.

� Conocer las dimensiones, peso, medida y características por unidad de

los materiales o productos.

� Conocer la frecuencia de consumo (control de inventarios).

2.3.3.1 Aspectos a Considerar en el Manejo de Materiales

Es indiscutible que el conocimiento de las características principales de los

materiales permitirá un buen manejo y una mejor clasificación de los mismos.

Por ejemplo, si las características de los materiales son:

� Liquido

� Gaseoso

� Frágil

� Inflamable

� Explosivo

� Perecedero

� Polvo

24

Entonces las condiciones del almacén deberán ser las más apropiadas para

cada material, como:

� Ambiente seo

� Ambiente húmedo

� Ambiente cálido

� Ambiente frio

� Iluminado

� Oscuro

Es importante hacer énfasis en que, sin importar las condiciones ambientales

del almacén, en todo momento deberán observarse estrictas normas de

seguridad e higiene.

Se ha mencionado que el almacén es una unidad de servicio que tiene como

propósito la recepción y resguardo de los materiales que adquiere el

departamento de compras, y que en una empresa industrial el almacén

abastece de materiales al departamento de producción; por lo tanto,

corresponde al área de almacén administrar correctamente las existencias de

los materiales; es decir, ejercer un buen control de sus inventarios, ya que

esto constituye una de sus funciones más importantes, cuyo propósito es

asegurar el mantenimiento de las reservas a un nivel adecuado que permita

satisfacer los planes de producción.

En otras palabras, el departamento de almacén o la unidad de almacén debe

encontrar el equilibrio adecuado entre cuánto pedir y cuándo hacerlo; es

decir, siempre debe tener materiales a disposición para cuando éstos se

requieran. Esto implica la existencia de una reserva en inventario como parte

de la relación almacén-compras-y en ciertos casos producción.

25

2.3.4 El Control de Inventario

Para poder hablar un poco de lo que es el control de inventario, tendremos

que definir primero ¿qué es un inventario? En el mundo de los negocios se

dice que es la verificación física que realiza el departamento de almacén para

cuantificar las existencias de todos los materiales, llamándose materias

primas, productos semiterminados o terminados.

Las administración de inventarios es “la ciencia basada en el are de controlar

la cantidad de existencias poseídas bajo diferentes formas dentro de un

negocio para satisfacer de la manera más apropiada los requerimientos

impuestos sobre dicho negocio.” [4]

¿Para qué sirve el control de inventarios?

Para evitar la acumulación excesiva de materiales, así como su deterioro,

mermas, obsolescencia, robo, entre otros.

Desde el punto de vista financiero, el modelo ideal sería no tener inventarios,

lo que podría ocurrir solamente en productos terminados si su desplazamiento

(venta) ocurriera antes del vencimiento del pago de facturas, o bien de la

instrumentación de la teoría Justo A Tiempo implicaría un cambio total en la

filosofía y cultura de todo el personal de la empresa.

______________________

[4] P.J.H. Baily, Administración de compras y abastecimientos,

26

Un ejemplo con estas características seria que los compradores negociaran

como mínimo un plazo de 30 días y que los productos, a su vez, se

desplazaran en el mismo periodo para evitar inventarios. Por lo que, para

controlar mejor los inventarios es conveniente conocer la rotación o

desplazamiento de ciertos productos, lo que puede lograrse mediante el

siguiente procedimiento:

� Determinar el promedio diario de las ventas de un producto, dividiendo

las ventas de un periodo entre el número de días establecido para la

integración del importe total de los mismos (por ejemplo, 30 días).

� Acto seguido, se valúan las existencias a precio de venta y se dividen

entre el promedio diario de las ventas, lo que dará como resultado el

número de días en que el inventario se podrá terminar.

Debe quedar claro que la existencia de inventarios obliga tener materiales en

existencia disponibles para satisfacer las necesidades de la empresa y así no

perder la continuidad en la producción y/o comercialización de los mismos,

por lo cual debe instrumentarse un sistema de control de inventarios que

resuelva dos problemas fundamentales:

� Cuánto pedir, y

� Cuándo pedirlo.

La decisión de cuánto pedir y cuándo hacerlo es el problema que realmente

debe resolver almacén, haciendo estimaciones o pronósticos que le permitan

encontrar el equilibrio adecuado entre estos dos elementos. Estos

cuestionamientos son de suma importancia para la función de almacén.

Hasta cierto punto, al jefe de almacén de una empresa fabril le interesa

primordialmente un solo aspecto del control de inventarios: “cuánto y cuándo

pedir las materias primas o los materiales de producción”.

27

Sin embargo, debe señalarse que el control de materiales abarca tres etapas

diferentes:

� El desplazamiento de materiales hasta el punto en donde entran en el

proceso de producción.

� El desplazamiento de materiales desde que entran en producción hasta

su salida como producto terminado.

� La de los productos acabados.

De lo contrario, puede señalarse que el departamento de almacén le interesa

que el inventario de las materias primas o materiales de producción sea lo

más preciso posible; es decir, la mercancía que será consumida directa o

indirectamente por los procesos de fabricación (materias primas o semi-

elaboradas, piezas componentes, repuestos y suministros).

2.3.4.1 Objetivos

Los principales objetivos del departamento de almacén son encontrar el

equilibrio adecuado entre cuánto pedir y cuándo hacerlo, y contar con la

seguridad de tener los artículos disponibles cuando sean necesarios,

obligándose a la protección adicional de las existencias de reservas (intocable,

teóricamente), pero que en la práctica sirven para satisfacer necesidades

cuando se desarrollan una demanda extraordinaria o cuando falla el sistema

normal de adquisiciones.

Un buen empleado de almacén nunca permite que sus existencias se agoten

por completo antes de solicitar nuevos materiales.

28

Por otro lado, no debe enviar una requisición con demasiada antelación, ya

que los materiales se pueden deteriorar antes de ser utilizados o sufrir

mermas importantes por ser productos perecederos, a demás que ocuparán

un espacio innecesario por el que la empresa paga un alquiler.

Los requisitos ideales de un sistema de control de inventarios que aseguran

su perfecto funcionamiento son:

� Sencillez

� Flexibilidad

� Exactitud

� Oportunidad

� Confiabilidad

Un sistema con esas características deberá ser capaz de hacer frente a

cualquier exigencia razonable que se presente.

Algunos puntos que deben tomar en cuenta para contar con un buen control

de inventarios son:

� Establecer sistemas de información (manual o computarizado);

� El manejo de datos (procesados a través de computadoras) rápido.

Sencillo, exacto, confiable y

� Contar con información oportuna y confiable que permita realizar

acertados pronósticos para compras futuras.

29

2.3.4.2 Máximo y Mínimo

Conviene aplicar el método de máximos y mínimos, en especial a materiales

relativamente normalizados cuyos precios no fluctúan mucho y que se utilizan

en cantidades bastante regulares. Es decir, una empresa puede recurrir a ese

método para ciertas clases de materiales, pero no para otras.

El establecimiento de máximos y mínimos definidos y puntos de recompra

fijos (plazo de reaprovisionamiento) implica varios aspectos, por ejemplo:

� El mínimo real del teórico; las existencias viejas debería estar agotadas

cuando llega una nueva partida; por ello, el mínimo teórico debería ser

igual a cero. Sin embargo, no se puede planificar con tal precisión, si

no establecer un mínimo real con previsión de reserva (mínimo de

seguridad), al cual se podrá recurrir en caso de que las nuevas

entregas se retrasen.

� Esto depende de la velocidad de consumo, la importancia que el

producto tiene del programa, la disponibilidad de los sustitutos y el

tiempo requerido para pedir y recibir los materiales. Por lo tanto, ese

mínimo real ha de mantenerse tan reducido como sea posible, pero

con un nivel razonable de seguridad.

� El sistema de máximos y mínimos supone el empleo de una requisición

que representa la cantidad supuestamente más conveniente por

comprar. Una vez fijada esa cantidad, servirá en pauta de forma más o

menos automática para emitir la requisición más apropiada.

� La requisición es emitida por almacén en el momento en que el Stock

aun sobre pasa la cantidad mínima como para cubrir el consumo

probable de material hasta la entrega de los solicitado, conocido como

punto de reaprovisionamiento.

30

� El punto máximo del inventario se fijara como la suma del mínimo real

más la cantidad de la requisición solicitada.

� El mínimo real significa establecer in mínimo por debajo del cual no se

permitirá que disminuyan las materias primas, antes de que se efectué

un nuevo pedido. El mínimo real señala la cantidad que puede ser

necesaria mientas se consiga una nueva compra.

2.4 La Ética en la Función de Compras y Abastecimientos

El personal que realiza funciones de compras es muy vulnerable cuando se

trata de cuestiones de ética. Lo anterior obedece a las cantidades de dinero

que maneja o a las partidas presupuestales de su área cuando son compras

que efectúa el Estado, por razón de las adquisiciones que realiza y por el trato

continuo con fuentes externas a la compañía. El personal de compras debe

actuar con una conducta libre de toda sospecha al realizar las adquisiciones,

lo cual significa que está obligado a cumplir ciertas normas éticas como las

siguientes:

� Honradez

� Integridad

� Equidad

� Probidad

� Responsabilidad

También en materia de compras, el personal de dicho departamento debe

actuar con cortesía y lealtad hacia los proveedores, sin olvidarse de manejar

los valores éticos mencionados; además, el comprador no debe someterse a

obligaciones especiales con los proveedores por razón de las excesivas

atenciones que tuvieran con él, cuando pudieran considerarse dentro de las

llamadas “cortesías comerciales”.

31

Sin embargo, los artículos nombrados como de propaganda pudieran

constituir una excepción a los obsequios que hacen las compañías

proveedoras, en una expresión genuina y de buena voluntad hacia los

compradores por la relación y los tratos continuos con ellos; pero no se debe

olvidar que éstos en exceso pueden interpretarse como actos inmorales.

2.4.1 La Ética en las Obligaciones

Los compromisos que tiene el Gerente de Compras con respeto a su

compañía, referente a la responsabilidad de realizar su trabajo completo y de

manera consciente: algunos puntos de ética importantes son:

a.) No debe darse información confidencial, a un proveedor competitivo.

b.) Cuando se soliciten muestras y éstas se entreguen, deben estar sujetas

a una prueba, así como notificar al Proveedor los resultados de la

misma.

c.) El factor “personalidad” quedará eliminado, cuando se evalúa a un

proveedor. Un buen Gerente de compras verá el asunto objetivamente

y comparará de acuerdo a lo que decida, a un proveedor, aunque éste

le desagrade al Agente de Ventas, siempre y cuando, ofrezca el mejor

producto al precio más bajo, y el superior servicio.

d.) El Gerente de Compras eficiente, se mantendrá mentalmente dispuesto

y receptivo a las nuevas ideas, no debiendo prejuzgar un artículo.

32

2.4.2 Obsequios y Regalos

Resulta difícil para el Gerente de Compras, convencer a sus compradores de

que no deben aceptar comidas u obsequios, cuando su propio Departamento

de Ventas tiene la costumbre de hacer regalos y cuenta con un presupuesto

autorizado para cubrir el gasto del programa, lo anterior es un indicio de que

la Entidad, considerará un buen negocio fomentar sus propias relaciones con

la gente de compras de sus clientes, con la suya, que debe adquirir con ética.

Probablemente los factores más importantes, que determinan las prácticas

rectas dentro de una empresa, son las tradicionales de la industria, el

comercio, y el servicio, con las convicciones personales de uno, el

comportamiento de sus superiores y el de los iguales. Los compradores

tienden a guiarse por la ética del grupo: si la mayoría de los compradores no

acepta obsequios, probablemente los empleados nuevos, seguirán la misma

norma.

Las oportunidades existirían siempre para recibir gratificaciones, divisiones y

regalos excesivos, hacer compras personales a precios reducidos, etc. Sólo

depende del Comprador, el que aproveche o no, estas oportunidades, porque

la mayoría de ellas, no pueden ser fiscalizadas mediante reglas de

procedimientos o auditorías protectoras. Si un Comprador aprovecha o no su

situación, dependerá en último término de su propia integridad personal. Será

honesto o no lo será.

Una cuentas compañías han adoptado una política rígida, en que la

aceptación de obsequios, de cualquier clase, es motivo suficiente de despido

inmediato de quien los recibe.

En la mayoría de las empresas, se sigue una política tratando de desalentar a

que se acepten los obsequios o los favores especiales de los proveedores,

cosa que podría crear un sentido de obligación.

33

Es una práctica bastante común, que el Proveedor distribuya obsequios a sus

clientes durante la temporada navideña, y casi siempre, quien recibe el regalo

es algún miembro de asesoría de compras, debido a su contacto natural con

las ventas.

Algunas entidades prohíben absolutamente, que sus empleados acepten

obsequios.

A la larga, su código de ética escrito de conducta, proporcionará al

Comprador una serena sensación de satisfacción personal, también le

ayudará a llevar a cabo, el mejor trabajo en la posición para la cual ha sido

empleado.

Por último, si no están bien remunerados quienes tienen relaciones con los

proveedores, ello, aunque no lo justifica, puede dar lugar regalos, quizá con

acciones de preferencia.

34

CAPITULO III:

ANALISIS DE LA SITUACION ACTUAL DEL COMPLEJO TURISTICO

HOTELERO

3.1 Departamento de Compras del Hotel & Casino Aurora del Sol

3.1.1 Descripción de Puestos de Compras

POSICION: OBJETIVOS: RESPONSABILIDADES:

GERENTE DE Suplir todas las necesidades de

* Cotizar y comprar los artículos o

mercancías que el hotel requiere

COMPRAS compras tanto del Hotel como del Casino, para sus funciones.

manteniendo siempre los estándares * Debe elaborar una orden de compras

de calidad y bajo costos de las copia a finanzas y gerencia.

mercancías compradas. * Las órdenes de compras deben llegar al

almacén o recibidor 1 o 2 días antes de

llegar la mercancía.

* Responsable de los inventarios

ENCARGADO

DE Controla y mantiene en óptimas * Vigilar que todas las botellas que surten

ALMACEN condiciones las mercancías que

sean mediante el sistema de vacía por

llena.

se tienen dentro de los almacenes,

* Botellas que salgan de almacén con

tengan del centro de consumo.

así como el resguardo de todos los * Recibir todas las mercancías que fueron

equipos que almacenamiento.

solicitadas de acuerdo a la orden de

compra.

Encargado de Compas

Encargado de Almacen

Ayudante de Almacen

Chofer

35

* Surte las requisiciones solicitadas por los

AYUDANTE DE Asistir al jefe de almacén en todas diferentes departamentos

ALMACEN las labores que requieren el área * Surte las requisiciones de los centros de

de almacén y las responsabilidades consumo.

del encargado o jefe de almacén.

* Realiza el seguimiento correspondiente

al surtido de mercancías de acuerdo

a los máximos y mínimos del almacén.

* Recoger mercancías compradas por el

hotel a diferentes suplidores.

CHOFER

* Reportar cualquier desperfecto

observado en el funcionamiento del

camión, para fines de reparación.

* Ir al vertedero a tirar la basura generada

por el hotel.

3.2 Análisis Estratégico con un DAFO

3.2.1 ¿Qué es un análisis FODA?

“El Análisis FODA o Análisis DAFO (SWOT - Strengths, Weaknesses,

Opportunities, Threats, en inglés) es una metodología de estudio de la

situación competitiva de una empresa en su mercado y de las características

internas de la misma, a efectos de determinar sus Fortalezas, Oportunidades,

Debilidades y Amenazas.

La situación interna se compone de 2 factores controlables: fortalezas y

debilidades, mientras que la situación externa se compone de 2 factores no

controlables: oportunidades y amenazas.

Durante la etapa de planificación estratégica y a partir del análisis FODA se

debe poder contestar cada una de las siguientes preguntas:

� ¿Cómo se puede explotar cada fortaleza?

36

� ¿Cómo se puede aprovechar cada oportunidad?

� ¿Cómo se puede detener cada debilidad?

� ¿Cómo se puede defender de cada amenaza?

3.2.2 Reencuentro de su Historia

Este recurso fue creado a principios de la década de los setenta y produjo una

revolución en el campo de la estrategia empresarial. El objetivo del análisis

FODA es determinar las ventajas competitivas de la empresa bajo análisis y la

estrategia genérica a emplear por la misma que más le convenga en función

de sus características propias y de las del mercado en que se mueve.

3.2.3 Matriz DAFO

De la combinación de fortalezas con oportunidades surgen las

potencialidades, las cuales señalan las líneas de acción más prometedoras

para la organización.

Las limitaciones, determinadas por una combinación de debilidades y

amenazas, colocan una seria advertencia

Mientras que los riesgos (combinación de fortalezas y amenazas) y los

desafíos (combinación de debilidades y oportunidades), determinados por su

correspondiente combinación de factores, exigirán una cuidadosa

consideración a la hora de marcar el rumbo que la organización deberá

asumir hacia el futuro deseable.” [5]

___________________

[5] Portal Navegador Microsoft Explorer, Enciclopedia Libre Wikipedia, Analisis DAFO

página: http://es.wikipedia.org/wiki/An%C3%A1lisis_DAFO

37

ANALISIS DAFO FORTALEZAS DEBILIDADES

ANALISIS * Capacidades Distintas * Recursos y Capacidades Escasas

INTERNO * Ventajas Naturales * Resistencia al Cambio

* Recursos Superiores * Problemas de Motivación del Personal

OPORTUNIDADES AMENAZAS

ANALISIS * Nuevas Tecnologías * Altos Riesgos - Cambios en el Entorno

EXTERNO * Debilitamiento de Competidores

* Posicionamiento Estratégico

3.2.4 DAFO aplicado al Departamento de Compras y

Abastecimientos

Tomando las informaciones requeridas y con los análisis necesarios realizados

para identificar y aplicarle la matriz y/o análisis DAFO actualmente al

departamento de compras del complejo turístico se pudo determinar que

dentro de las:

DEBILIDADES la institución presenta:

� Comunicación entre sus integrantes

� Coordinación de sus tareas e actividades

� Comunicación entre el departamento y los suplidores

� Falta de misión, visión y objetivos del departamento.

AMENAZA:

� Precios competitivos de la competencia

� Especiales en los productos y servicios ofrecidos por áreas a fines

� No existencia de procedimientos de inventario

38

FORTALEZA:

� Servicio al cliente personalizado

� Único hotel de cinco estrellas ubicado en santo domingo este

� Único casino en santo domingo este

� Discotecas a la vanguardia del gusto y moda de los clientes

� Rifas todos los días en el casino

OPORTUNIDADES:

� Diversificación en los productos y servicios

� Establecer relaciones entre aeropuertos locales e internacionales

� Relaciones entre las empresas grandes de la zona oriental y el

complejo

3.3 Estrategias Generales Corporativas del Complejo Turístico

3.3.1 Término y Origen

Como término Estrategia, es conocida por su origen griego:

ΣΤΡΑΤΗΓΙΚΗΣ que significa; Stratos estructura militar y Agein, guía o

dirección. Pero en realidad fue y es un método, un arte y una ciencia que

tiene mayor antigüedad que la sociedad griega; es originaria de Oriente,

especialmente: China, Tíbet y Japón.

Durante la existencia de la cultura griega, estrategia, estaba relacionada con

el arte de la guerra en cuanto a conseguir propósitos y objetivos definidos

con anterioridad y por ello, era un proceso que implicaba la existencia de:

� Planes.

� Organización.

� Recursos.

39

� Inteligencia.

� Grados de independencia.

� Grados de decisión.

� Objetivos.

Estrategia no necesariamente puede definirse como una forma efectiva de

alcanzar objetivos planteados al inicio de una situación conflictiva. Una

situación no conflictiva es igual de interesante para una estrategia de

propósitos, que busca originar un conflicto o una otra para dar lugar a la

anulación de un conflicto.

La definición de conflicto no implica necesariamente el uso de violencia,

directa, indirecta o estructural sino, puede ser la condición específica que

enfrenta dos o más situaciones probables que no podrían darse

simultáneamente.

Desde luego, con el punto de vista del "arte militar" tradicional, estrategia es

todo lo que se hace antes de ingresar al plano de acción del mismo conflicto.

Y en el plano operativo de la misma, se da lugar, luego, a los planes y las

operaciones de la táctica de acción militar.

Establecer una estrategia o varias, implica conocer de antemano, mediante

un grado de información estratégica necesaria las distintas formas o modelos

en las que se da lugar a un conflicto o problema y a las formas de

enfrentarlo, eligiendo o proponiendo las mejores metas que se desean

alcanzar.

La estrategia tradicional es uno o varios planes que permiten la mejor

distribución de los recursos, organización e inteligencia disponibles, a efectos

de poder conseguir los objetivos deseados.

La Estrategia es usada en la actualidad, bajo la influencia de la especialización

y la fragmentación de la ciencia, como la facultad de decisión hacia; objetivos

40

propuestos en áreas especificas de la actividad humana organizada. En tal

caso se podría hablar de estrategias de organización, estrategia de empresa,

estrategias de producción, estrategias de seguridad, estrategias políticas,

estrategias militares, técnicas o económicas. Y con ciertas intensiones de

integración determinista; las estrategias de comunicación, de información y

de sistemas sociales.

3.3.2 Estrategias Generales

Una vez expuesto lo anterior podemos llegar a determinar o identificar

estrategias que mejoraran el desenvolvimiento y resultado final del

departamento de compras como tal ante los demás departamentos y el

complejo en si ya que no existen estrategias en la actualidad, como son:

� Arqueo o auditoria sorpresa al departamento

� Determinar y manejar el movimiento de la cadena se suministros, en

base a las salidas por venta como a las entradas por compras.

� Establecer plazos para la entrega de tareas.

� Constante seguimiento a las actividades del departamento

41

3.4 Áreas sensibles

3.4.1 Recursos Humanos

Cuando hablamos de los recursos humanos, nos referimos al capital humano

con el que opera cada unidad o área de una institución. Para el buen

funcionamiento o para un funcionamiento efectivo del capital humano se

toman varios factores a consideración como por ejemplo en situaciones como

ésta se debe analizar el clima laboral en donde se determina si existe o no

armonía en el área de trabajo.

Si el empleado que labora, en este caso del departamento de compras,

disgustado porque el clima que existe en la organización es pobre pues ese

mismo resultado tendremos del empleado. Esto lo llevara a hacer hasta

inconscientemente sus tareas de forma inadecuada. Lo que conlleva al

funcionamiento inadecuado de ciertas áreas y donde se reflejará será en los

resultados finales.

Enfocándonos en el tema de investigación, actualmente el clima laboral es el

más favorable que digamos. Debido a la alta tasa de rotación de empleados

que existe, los empleados actuales temen por sus empleos. Se escucha en los

pasillos cuando dicen “hoy estamos aquí, pero mañana no sabemos…”.

Considero que este tipo de incertidumbre al igual que muchas otras más,

causa a nuestro capital humano a no rendir lo mejor de sí por el simple

temor.

42

3.4.2 Recursos Financieros

Según muchos expertos de la materia, opinan todos lo mismo cuando dicen

que de todos los departamentos que compone una organización, dentro de

las más delicadas en cuanto a los recursos financieros se refiere es al

departamento de compras. Para tratar el tema de los recursos financieros

dentro del complejo hotelero, tenemos que por el mismo hecho del disgusto

y/o falta de controles internos, la empresa se enfrente a grandes filtraciones

de mercancías. En este departamento puede realizar las negociaciones con

los precios de los artículos, dándole los suplidores actuales o suplidores

potenciales un porcentaje de “comisión”, en la mayoría de los casos, al

encargado de compras por preferirlos.

Esto se ve mucho en República Dominicana como al igual que en muchos

otros países.

También tenemos que los vendedores realizan especie de regalos o agrados a

los integrantes o encargado del departamento para que le compren a ellos. Es

donde más se visualiza debido a que es el departamento que está obligado a

suministrar a la institución de bienes o servicios que se requieren.

Cabe destacar que en otros casos vemos que el encargado de compras o

cualquier otro miembro de la misma terminan seleccionando a un suplidor de

determinado producto o servicio por el hecho de que pueda tener algún

enlace o vinculo familiar.

Por estas razones es que normalmente se recomienda que la persona

encargada del departamento de compras al igual que sus demás integrantes

deban ser personas de confianza y un nivel de ética requerido. Como

presentaremos más adelante por las razones mencionadas es que la selección

de los nuevos suplidores deberá ser aprobada primero por la administración

al igual que las órdenes de compras.

43

3.5 Debilidades Actuales de las Compras y Suministros

Según las investigaciones e observaciones realizadas al departamento de

compras y por igual al complejo turístico hotelero completo, el problema

actual que existe se debe mayormente a la falta de seguimiento de los

procedimientos establecidos en del departamento. Al no existir una guía o

manual de procedimientos del departamento, hemos notado que los

procedimientos que existen, existen porque si, no porque nadie lo haya

establecido por escrito.

Lo que conlleva a que el departamento no cuenta con ni siquiera políticas

propias como son la misión, visión, el objetivo general como los específicos.

Esto conlleva a que el departamento trabaje a siegas, sin rumbo. No saben a

dónde quieren llegar o qué quieren hacer.

Seguimos con el hecho de que todo departamento que solicite de los servicios

de compras van directamente al departamento y no lo transmiten atreves de

la vía correspondiente el cual es el almacén. Causando esto en ocasiones

hasta la duplicación en el trabajo de las elaboraciones de cotizaciones e

preparación de las órdenes de compra.

Siguiendo en el departamento en sí, no existe una programación con las

compras y abastecimiento del complejo turístico. No tienen fechas o días en la

semana establecidos para trabajar en las elaboraciones de las

documentaciones y gestiones correspondientes al abastecimiento de los

puntos de ventas del complejo, creando como consecuencia incluso el

agotamiento de ciertos productos en las áreas. Para esto debe existir una

programación de las compras, abarcando todo lo necesario o requerido para

que no surjan las compras de emergencias, las cuales son bastantes

frecuentes.

44

Por otro lado tenemos que el departamento no le da el seguimiento debido a

las compras después de someter o enviar las órdenes de compras aprobadas

a los suplidores. Cuando al encargado de almacén le llega una orden de

compra emitida por el departamento, según el procedimiento establecido, el

almacén deben de darle seguimiento hasta que llegue la mercancía y sea

recibida. Al fallar este proceso, las consecuencias de éste se vienen notando

en el momento que las operaciones reales y fuertes inician, como son las del

casino y las de las discotecas al igual que en las demás áreas como es en el

agotamiento de ciertos productos. Esto nos trae como consecuencia tener

que decirle al cliente las palabras que nunca se deberían decir: NO TENEMOS

o SE NOS TERMINO, o simplemente ¡NO HAY! Esto provoca un disgusto

enorme en el cliente, provocando hasta el retiro de esta hacia otro

establecimiento.

Lo anterior básicamente significa un ingreso por consumo que la empresa

deja de percibir por negligencia de la administración del departamento de

compras. Siendo esta la causa de la destrucción de la imagen de complejo.

Esta problemática por lo que está pasando el Hotel & Casino Aurora del Sol, a

raíz de su departamento ha estado mostrando grados de deficiencias lo cual

ha provocado además del incumplimiento en la adquisición de los volúmenes

requeridos correspondientes a los alimentos y bebidas necesarios para operar

en el día a día el disgusto y la pérdida de nuestra clientela.

Lo que nos ha llevado a realizar un análisis profundo detectando los

problemas e inmediatamente presentando soluciones. A raíz de lo detectado

decidimos elaborar la siguiente propuesta que veremos a continuación donde

consideramos que presentado los puntos siguientes, darlos a conocer al

departamento y dándole seguimiento de forma continua lograremos una

mejora en los procedimientos y un seguimiento estricto hasta asegurarnos

que el complejo turístico y hotelero tenga todo producto y/o servicio que

requiera para su operación día tras día.

45

CAPITULO IV:

PROPUESTA DE MEJORAMIENTO DEL PROCESO DE COMPRAS Y

ABASTECIMIENTO

4.1 Identificar la Misión, Visión y Objetivos

Ya que la empresa no cuenta con una visión, misión ni mucho menos con

objetivos propios, en este capítulo nosotros se la crearemos.

Esto nos llevará un paso más hacia la organización del departamento.

Misión:

Nuestra empresa Hotel & Casino Aurora del Sol tiene como misión garantizar

la máxima calidad en todos sus productos, así como excelentes precios del

mercado, a fin de beneficiar al mayor número de consumidores.

Visión:

Nos visualizamos como la mejor empresa en su ramo. Sin embargo, en un

plazo breve de 3 años mediante la innovación y mejora continúa de todos los

que integramos en este complejo turístico.

Objetivo General:

Informar , instruir, orientar de forma sencilla al personal del departamento de

compras respecto de las funciones, políticas y procedimientos que deberán

aplicarse en todas las adquisiciones que realice nuestra empresa Hotel &

Casino Aurora del Sol, y así alcanzar los objetivos generales de la misma.

46

Objetivos Específicos del Área de Compras:

� Todas las áreas de la empresa se sujetaran a las políticas y

procedimientos.

� Todas las adquisiciones se harán con apego a los principios éticos.

� No se dará tramita a ninguna requisición si no ha sido autorizada,

primero por el responsable de área y después por la administración.

� Es competencia del área de compras buscar nuevos proveedores, a fin

de lograr mejores condiciones de precio, entrega, pago y garantía para

la empresa.

� Es responsabilidad de la rea de compras capacitar al personal que

ingrese a su área.

� Fomentar relaciones de cordialidad u cooperación con los proveedores,

considerando siempre un beneficio mutuo.

4.2 Organización del Departamento de Compras

4.2.1 Concepto de organización

Toda empresa, sea pequeña, mediana o grande, debe aplicar el proceso

administrativo (previsión, planeación, organización, integración, dirección y

control) para que su función sea eficiente; ello le permitirá crear una

estructura interna eficaz en la que se enmarquen, deleguen, coordinen y

controlen todas las actividades de la empresa.

47

Tal es el caso del departamento de compras, cuya importancia en las

empresas, sean productoras de bienes u ofrecedoras de servicios, demanda

de estas especial atención en su organización.

En sentido general, debe entenderse por organización aquella entidad social

en la que varias personas interactúan con el propósito de alcanzar objetivos

específicos.

También debe entenderse que al organizar una empresa, se armonizan todos

los recursos con que cuenta (humanos, materiales e intangibles) para la

consecución de sus objetivos, hasta convertirla en un sistema en el cual se

proyecten y controlen todas las funciones de la empresa, asegurando el mejor

rendimiento de todos los recursos disponibles.

De lo anterior se puede concluir que la organización de una empresa permite

establecer un sistema con características de funcionalidad y orden, además

de coordinar y controlar sus funciones con eficiencia, asegurando el

rendimiento adecuado de todos los recursos disponibles –materiales,

humanos o intangibles–, todo ello con el propósito de alcanzar sus metas

mediante una estructura organizacional precisa que clarifique una división de

actividades y muestre cómo se relacionan éstas, el grado de especialización

que alcanzan y su jerarquía o autoridad.

4.2.2 Estructura del departamento

La estructura organizacional es la interrelación de las partes que componen

una empresa; especifica la división de actividades y muestras la relación entre

funciones o actividades, y tiene como elementos fundamentales:

48

� La especialización de actividades, que es la agrupación en unidades de

trabajo, también llamada departamentalización.

� La estandarización, que uniforma de manera congruente las

instrucciones y normas a partir de políticas y procedimientos hacia los

subordinados.

� La coordinación, que posibilita la armonía y coincidencia de todas las

actividades de la empresa para alcanzar sus objetivos.

� El tamaño, con el cual se determina si una empresa es pequeña,

mediana o grande, y bajo qué sistema trabajará: centralizando,

descentralizado o mixto.

En otras palabras, mediante la estructura organizacional podemos visualizar

fácilmente la empresa se maneja bajo un sistema centralizado,

descentralizado o mixto para la toma de decisiones; además, permite que sus

actividades se hagan a los costos más bajos y con excelente calidad, en el

momento más oportuno y procurando que se realicen en forma constante

para estar en posibilidades de competir con otras instituciones similares.

Cabe mencionar que, en principio, para lograr una adecuada organización del

departamento de compras, se deben considerar los siguientes aspectos los

cuales ya pudimos mencionar anteriormente:

� Objetivos,

� Funcionalidad,

� Organización.

49

4.3 Políticas Departamental

De acuerdo con el Diccionario de la Real Academia Española, la palabra

política se deriva del latín, politice y ésta del griego politiqé. Por extensión

significa arte o traza con que se conduce un asunto o se empleen los medios

para alcanzar un fin determinado.

También podemos decir que es el conjunto de lineamientos preestablecidos

por la administración de la compañía, en forma general, que tratan acerca de

la conducta o los enfoques que deben considerarse, al adquirir materiales,

artículos o servicios, que es conveniente realizarles en forma escrita,

explicadas correctamente, para quesean llevadas a cabo, de manera

congruente y efectiva.

Para lograr un buen funcionamiento, el departamento de compras debe

establecer sus políticas respecto al sistema de compras que empleará la

empresa, ya que en el mismo afectará a toda una serie de políticas internas,

relativas a las líneas de autoridad, procedimiento y relaciones

interdepartamentales y definirá el alcance y responsabilidad del departamento

de compras.

Cabe mencionar que también las relaciones con proveedores se hallan sujetas

a políticas establecidas por la empresa.

Estas políticas deben:

� Reflejar los objetivos y planes del departamento,

� Elaborarse por escrito,

� Ser flexibles, discretas, sencillas y claras.

50

Los objetivos deben:

� Establecer criterios para tomar decisiones,

� Ser una herramienta administrativa,

� Delimitar la responsabilidad de compras,

� Darse a conocer a todo el personal de compras

� Revisarse y actualizarse periódicamente.

Ahora, para establecer inmediatamente, los criterios antes mencionados,

algunas de las políticas a implementar para este complejo turístico hotelero

son las siguientes:

a.) Políticas de Relaciones Internas

1. Conjuntamente con la administración autorizar los máximos y mínimos

que de cada material se debe de comprar.

2. Establecer relaciones con los proveedores, utilizando medios de

comunicación.

3. Procedimientos para realizar las compras.

4. Técnicas para estudiar las cotizaciones

5. Métodos para efectuar una requisición o un pedido.

51

b.) Políticas de Relaciones con los Proveedores

1. Conjuntamente con el departamento administrativo como también con

el departamento financiero se deberá elegir a los proveedores, de

acuerdo a sus ofertas, prestaciones de servicios, productos, tiempo,

entre otras.

2. Entrevistas con los proveedores,

3. Confidencia de los informes que contengan cotizaciones

4. Hacer participes a futuros proveedores de sus cotizaciones, y elegir

cuál es la más competitiva para beneficio del complejo turístico.

c.) Otras Políticas

1. Queda prohibido a los empleados aceptar obsequios o gratificaciones.

2. Todas las adquisiciones de la empresa deberá realizarlas el

departamento de compras.

3. El departamento de compras se reserva el derecho exclusivo de objetar

la calidad y tipo de materiales a fin de proteger los intereses de la

empresa.

4. Las requisiciones deberán describir claramente las especificaciones y la

fecha en que se requieran los materiales.

5. Todas las compras deberán estar autorizadas por la administración.

52

6. Todas las importaciones de compras de maquinarias y equipos serán

revisadas y autorizadas por la administración, conjuntamente con el

departamento financiero.

4.4 El Proceso para la Compra y/o Abastecimiento

Considero que para la mejora drástica de la situación actual en que se

encuentra la desorganización del departamento de compras del Hotel &

Casino Aurora del Sol consiste en la orientación e implementación del proceso

de compra. Encuentro que la compra y abastecimiento en sí de la misma

tiene que ver alrededor de un 90% del proceso que se lleva actualmente.

Proceso en el cual por X o por Y se ignora un paso o dos, llevando esto a que

el resultado no sea el deseado de la adquisición. A la desorientación de los

demás departamento sobre el estado de la compra, entre otras.

4.4.1 Elementos de la Compra

Antes de detallar en lo que consiste y la secuencia de cada proceso que

influye dentro de la compra veremos un breve desglose paulatino y individual,

para así lograr un mejor entendimiento de cada elemento.

Su origen surge cuando se identifica la necesidad de abastecimiento dentro

de una institución.

53

4.4.1.1 Comprador

Es una persona perteneciente a un departamento de la compañía, o bien una

autoridad de la misma, la cual conoce de la existencia de necesidades,

cuando un departamento o una persona perteneciente a la organización,

realiza una requisición de compra y la envía a los encargados o al encargado

de las compras.

El comprador también nombrado Demandante, Departamento de Compras,

Sección de compras, Área de Compras, Encargado de las Compras, es el

responsable de satisfacer la necesidad de abastecimiento, según la

requisición. Para cumplir con su cometido, realiza investigaciones de los

proveedores, analiza cotizaciones, sigue las políticas y los principios

establecidos por la administración de la empresa, para llevar a cabo las

compras, además de efectuar otra serie de actividades para lograr el objetivo

de las compras.

4.4.1.2 Vendedor

Es la persona que ofrece, o bien, a quien se le piden sus productos o la

prestación de sus servicios.

El Vendedor, también conocido como Oferente o Proveedor, espera, por parte

del Comprador, una orden o pedido de compras para estudiarla y así decidir si

puede o no satisfacerla de manera conveniente, de acuerdo con las

condiciones que propone el Comprador.

54

4.4.1.3 Objetivo o Servicio

Es el elemento, también conocido como mercancía, producto, articulo,

material o insumo, susceptible de comprarse,, que provoca se establezca una

relación entre el comprador y el vendedor, ya que el Comprador requiere de

dicho objeto o servicio, para satisfacer sus necesidades y el Proveedor es

quien ofrece la entrega del objeto o servicio, a cambio de otro bien,

comúnmente dinero.

4.4.1.4 Acuerdo

Es un convenio que surge, por las relaciones que se establecen entre el

Comprador y el vendedor, donde se pactan estipulaciones o condiciones de

compra-venta, como son la entrega y la recepción, en el cual las dos partes

se obligan a cumplirlo.

4.4.2 La Requisición

También conocida como Solicitud de Compra, da origen al proceso de

compra; puede realizarse para reposición de algún material o servicio

especial, entre otras. El Departamento de Compras, debe estudiar la

Requisición, para comprobar que los bienes o servicios solicitados siguen los

lineamientos establecidos por la empresa, en este caso del Aurora del Sol por

la administración, procurando evitar las improvisaciones, salvo en caso

excepcional.

55

4.4.2.1 Concepto

Se dice que la Requisición es un documento, mediante el cual solicitan los

departamentos internos los bienes y servicios que necesiten.

4.4.2.2 Formas

Cuando se llega a una conclusión, y se toma una decisión sobre una compra,

se expresa en una requisición, revisada y aceptada para su autorización. Las

formas para hacer la requisición pueden ser:

a.) documento en el cual se describa el pedido de algún material o

producto, que se utiliza normal y constantemente.

b.) Memorando (recordatorio), en el cual se solicite un articulo o servicio

que rara vez se ocupe.

4.4.2.3 Elementos

Sea cual fuere la forma que adopte la Requisición, debe de contener los

siguientes elementos:

a.)Principales:

� Que la confirmación de la compra, se realice solamente por medio de

una persona autorizada. En nuestro caso se confirma por el

departamento de almacén y compras da seguimiento. (política)

56

� Descripción analítica de las características que deben tener los

artículos, los materiales y/o los servicios, especificación clara y

comprensible para evitar malos entendidos.

� Fecha para la cual se necesita el abastecimiento de artículos,

materiales y/o servicios.

b.) Accesorios:

� Número de folio, impreso de antemano en todas las requisiciones.

� Volumen o cantidad del artículo, material, o servicio requeridos.

� Fecha en que se efectúa la requisición

� Sección y persona que expide la solicitud.

� Aprobación y persona que lo hace

� Nombre y domicilio del proveedor

� Tipo de transporte, tura a seguir, lugar en el cual se recibirá

� Condiciones de recepción, entrega

� Cotización

� Otras especificaciones especiales, que describa del departamento que

solicite el abastecimiento.

4.4.2.4 Fines y tipos

Dentro de los fines podemos mencionar:

a.) Conocimientos pro el departamento de compras, de que existe la

necesidad de abastecimiento de un bien los servicio.

b.) Poder indagar, a tiempo, quien es el mejor proveedor y escogerlo

57

c.) Procurar, con oportunidad, encontrar el producto o servicio de calidad

adecuada, precio, entre otras.

d.) Llevar un control de requisiciones.

Dentro de los tipos podemos mencionar:

a.) Requisición de Materiales:

Normalmente surge cuando se está en el límite mínimo establecido.

b.)Requisición de Utilización Continua:

Es cuando se necesito un abastecimiento ininterrumpido, sin tomar en

cuenta máximos ni mínimos.

La Requisición podrá ser llenada y solicitada por la persona encargada o

gerente de área al Departamento o Área de Almacén, quienes se

encargaran como instrumento móvil de hacerlo llegar al departamento

correspondiente. Para que así el Departamento de Adquisiciones y

Abastecimientos, inicie el proceso administrativo de la Compra; pero la

autorización solo corresponde a ciertos ejecutivos de acuerdo con la

relación formulada por la Administración, misma que debe mencionar

entre otras situaciones, los mínimos y los máximos que puedes autorizar

los ejecutivos.

Se recomienda que la Requisiciones sea elaborada en triplicado, una para

el Departamento de Compras (original), la primera copia para el

departamento de Contabilidad y la segunda para la persona o el

departamento que solicitó el abastecimiento.

58

La requisición puede llegar a convertirse, en una Orden de compra. Se

puede observar que la Requisición se refiere a una solicitud de

abastecimiento y la orden de Compra a la adquisición que se lleva a cabo

con los proveedores.

4.4.3 La Cotización y su Análisis

4.4.3.1 Cotización y formato

En las industrias que producen un gran volumen de artículos, se practica el

análisis en forma amplia. Los encargados de la determinación anticipada de

costos, que pertenecen al Departamento de Compras, realizan informes de los

costos para tener bases y así poder negociar con los proveedores, quienes

deben hacer las cotizaciones en forma analítica, conteniendo diversos datos

de manera adecuada.

La solicitud debe contener:

a.) Número de artículos solicitados.

b.) Descripción analítica, exacta, y especificaciones de las características

que tienen los productos.

c.) Lugar de entrega y transporte.

d.) Tiempo de entrega.

e.) Fecha para recibir la cotización

f.) Anotación de precio, cantidad y plazo de entrega.

g.) Datos impresos en el formato estándar.

h.) Condiciones de pago y otras.

El formato debe realizarse duplicado, o las copias que sean necesarias, el

original es para el comprador.

59

4.4.3.2 Análisis

Una de las principales funciones del departamento de compras, es obedecer

la cotizaciones de los posibles proveedores, por esta razón, es necesario

elegir a un encargado con la capacidad de juzgar valores, calidades, tiempo,

financiamiento, entre otras., de las diversas cotizaciones y de esa manera,

llevar a efecto el Análisis de Cotizaciones.

El encargado del Análisis de la Cotización, utilizara medios específicos y

organizados, con el objetivo de encontrar la mejor fuente de recursos para la

Empresa, para lograrlo debe de reconocer y considerar planes, estudiar todas

las fuentes de recursos, así como seleccionar la más conveniente.

Además, al escoger al proveedor, debe de actuar en forma imparcial,

evitando favoritismo por alguno de ellos.

El Análisis comienza cuando se determina la compra, su valor, su justificación,

qué otros productos se pueden utilizar sustituyendo unos por otros, y los

métodos convenientes para comprarlos.

Después de realizar el Análisis, se producen identificar con facilidad las

mejores, esto sucede cuando los productos son uniformes, en cuanto a

calidad y características, en estas situaciones se puede tomar una decisión

rápida, sin descuidar el estudio de todos los factores a considerar.

Para evitar posibles errores, se puede elaborar una relación de todos los

aspectos a considerar para analizar las cotizaciones, que deben de contener:

a.) factores de costo como: precio de artículos, costo del transporte,

instalaciones, contribuciones, condiciones de liquidación.

b.) Fecha en la que requiere la entrega del artículo.

60

c.) Factores característicos de los productos como: volumen, calidad,

detalle, entre otras.

d.) Consideraciones legales: garantías y en general, realizar la actividad

de compras de acuerdo con las leyes correspondientes.

Un punto diferente a los anteriores, es analizar cotizaciones que representen

un alto grado de dificultad y complejidad, ante tal situación, es recomendable

calificar a los competidores dentro de parámetros preestablecidos.

4.4.3.3 Factores a Considerar en el Análisis

a.) Número de proveedores suficientes, que deben además, ser

competitivos y confiables, ya que se pueden presentar diferentes tipos

de competencia: de calidad, de precio, de tecnología, de servicio

prestado, financiamiento, plazo, entre otras.

b.) Tamaño de las instalaciones de los proveedores.

c.) Ubicación de los proveedores, el que esté lo más cerca posible a las

instalaciones de la Entidad, para así abatir el costo del transporte.

d.) Comunicación entre los proveedores y los compradores.

4.4.3.4 Técnicas de Análisis

Existen diversas; pero la más común es la de observar la Cotización como un

todo y después, separar cada una de sus partes integrantes, relacionándolas

cada una con las demás.

61

Otra técnica que es muy usual y que tienen resultados eficientes, es la

denominada “Tormenta de Ideas o Tormenta de Cerebros”, la cual consiste

en tener las diversas cotizaciones y ponerlas a disposición de varios

funcionarios de diferentes departamentos, en una junta, incluyendo el de

Compras, donde todos ellos pueden opinar.

Esta técnica resulta interesante, al intercambiar los diversos criterios y

enfoques sobre la Cotización.

4.4.4 El Pedido u Origen de Compra

4.4.4.1 Conceptualización

Documento que sirve como herramienta para adquirir productos o servicios,

destinados a satisfacer necesidades de la Compañía, en el cual se expresan

en forma global, todos los aspectos para llegar a tomar la decisión de

adquisición. El siguiente punto a considerar, ya que se ha acordado la compra

con el proveedor, es formular un contrato, en el cual se incluya el mutuo

acuerdo de las partes.

Otro concepto es el siguiente: es un mandato al Proveedor, en el cual se le

pide que envié los artículos adquiridos y que emita el documento en el cual se

ampare la compra.

La Orden de Compra o Pedido, debe estar perfoliada, e forma consecutiva

para que no haya discusiones, exista seguimiento (follow up), así como para

el control y el pago.

Es un documento fundamental que se utiliza en la Sección de Compras,

porque toda la información que se estipule formará parte del contrato.

62

4.4.4.2 Fines de la Orden de Compra

a.) Comprobante de que el Proveedor aceptó la responsabilidad de

abastecer a la Institución, por medio de la compra.

b.) Proporcionar informes a la sección de Contabilidad.

c.) Preparativos de recepción

d.) Información para el departamento, que controla la calidad del

producto.

e.) Aviso al departamento que realiza la requisición.

f.) Para que el departamento de compras, esté al pendiente de que se

entreguen a tiempo los artículos os servicios adquiridos (follow up).

4.4.4.3 Requisitos de la orden de compra

El formato de Orden de Compra, debe de ser realizado de manera clara,

correcta y descriptiva, para que el Proveedor pueda interpretar fácilmente, los

datos asentados en ese documento.

Que son los siguientes:

a.) Identifica al solicitante, por medio del nombre de la empresa o la

persona que solicita, también reconocerlo por el número de folio de la

requisición, para poder confrontarlas con las órdenes.

63

b.) Se debe estipular qué departamento recibirá el pedido, anotando las

iníciales de la persona encargada.

c.) Nombre y domicilio del Proveedor.

d.) Lugar de recepción, de los artículos, así como descripción para llegar a

la dirección en la que se recibirá el Pedido.

e.) Otros requisitos como: efectivo, crédito, plazo, tipo de transporte para

embarcar los productos, a cargo de quién será el flete, entre otra.

f.) Fecha en la que se transportan los artículos para ser entregados.

g.) Dentro del cuerpo de la Orden de Compra, se deben poner las

estipulaciones sobre las cantidades, descripción de los artículos,

precios, regla de facturación, de embarque, de precio, y otras como

estipulación sobre cancelaciones.

h.) Firma de la Orden de Compra por parte del Comprador.

4.4.4.4 Factores a considerar en el Pedido

Dentro de los factores a considerar se citaran dos, los cuales son los factores

legales y administrativos. Dentro de los legales se establece un contrato entre

un comprador y un proveedor, surge una responsabilidad, y en caso de que

haya un problema, debe solucionarse ante una autoridad jurídica. Por esta

razón es recomendable que el contrato se realice por escrito y que cuente con

todos los requisitos mencionados. El representante legal de la empresa, o la

autoridad máxima de compras, debe de cerciorarse de todos los aspectos que

integran los fundamentos legales.

64

Y en cuanto a lo administrativo, el departamento de compas, debe de emitir

lineamientos para que las compras se realicen de la mejor manera posible,

revisando que la orden de compra esté aprobada, que contenga la

justificación del por qué se eligió al Proveedor, el origen de la compra,

recibimiento de los artículos, y que la revisión de la mercancía, se lleve a cabo

adecuadamente. Para lo cual, el Comprador debe estudiar los pedidos a

fondo, para tener las bases necesarias al juzgarlos, antes de dar la Orden a

los proveedores.

Por otra parte, la aceptación de la orden de compra la manda el proveedor, al

solicitante, con la orden de compra, o simplemente con la firma de persona

responsable del proveedor.

Las copias que se recomiendan de la orden de compra, deben ser las

necesarias, aunque no hay un número específico, ya que depende de cada

empresa, pero normalmente, son cinco, además del original en poder del

proveedor: una para el proveedor, otra para el departamento solicitante (si

son materiales, para el almacén de lo mismo), otra para el departamento de

compras, otra para el departamento de contabilidad, y una más para el

departamento de control de calidad.

4.4.5 El Convenio de la Compra o Abastecimiento

4.4.5.1 Conceptualización

Es el acuerdo entre dos individuos, uno de ellos llamado Vendedor y como

Comprador, referente a la compra-venta de un bien y/o servicio, así como de

todas las condiciones de compra y pago.

Dicho acuerdo, es recomendable establecerlo por escrito, en forma verbal, lo

cual no es recomendable, desde el punto de vista legal.

65

Para que un Contrato sea legal, debe de existir la voluntad de las dos partes

(de la ofertante y de la demandante).

Un convenio tiene validez cuando:

a.) Es aceptado y autorizado por un ejecutivo u gerente competente.

b.) Que en el convenio, se estipulen responsabilidades para el Ofertante y

para el Departamento, la responsabilidad es, fundamentalmente, que

el Proveedor por el bien o servicio, según lo pactado.

c.) Que se realice conforme, a la Ley.

4.4.5.2 Estipulaciones

Tienen el principal objeto de precisar las responsabilidades de las dos partes.

Una estipulación que se recomienda establecer en el Convenio, es que si el

Comprador no está de acuerdo al revisar el precio y la calidad, será cancelado

el Convenio, otra contraria a la anterior, es que el Proveedor puede cambiar

el precio sin previo aviso.

También es factible, estipular las sanciones a las que se harán acreedores

cada una de las partes, por incumplimiento.

Seguramente, se deben transcribir las instrucciones que fueron previstas en la

Orden de Compra.

Es recomendable estipular todas aquellas posibles anomalías, que pueden

surgir en el Convenio, por ejemplo: cuando no se esté de acuerdo con los

bienes y los servicios recibidos, pérdidas, roturas, entre otros.

66

4.4.5.3 Tipos de Convenio

a.) Precio Fijo: es el más conocido, utilizado para adquirir cualquier bien

y/o servicio.

b.) Costo Adicionable: el precio pactado, puede variar durante la

entrega del bien o, la presentación del servicio.

c.) Convenio Abierto: Se establece por cada bien o servicio a un año u

otro plazo, hasta quizá sin él.

d.) Convenio Condicional: En el cual se hace la estipulación, ya sea

para el Comprador o para el Vendedor, un ejemplo es el

aseguramiento de la mercancía a cargo del Vendedor, hasta recibirla

en las instalaciones del Comprador, u otra, el establecimiento de una

garantía para el Comprador, entre otra.

4.4.6 Seguimiento de las Órdenes de Compra

La labor del Departamento de Compras, no termina con la expedición de la

Orden de Compra, sino que se debe de seguir la misma para verificar con el

Proveedor que ha recibido el Pedido y que le han quedado entendidos los

aspectos referentes al precio, a la calidad, etc., pero fundamentalmente, se

debe vigilar la secuencia del Pedido hasta que el Proveedor entregue la

mercancía o preste el servicio. Aunque la obligación de realizar el

seguimiento, corresponde al Departamento o Sección de Compras, quien

expidió la Orden de Compras, sin embargo, en algunas empresas delegan tal

obligación a otros departamentos, lo cual es objetable.

Principalmente vigilar los pasos que lleva la Orden de Compra, se refiere a

conseguir información día a día, de lo que pasa con la Orden, el Pedido, y la

Entrega.

67

Supervisar el camino de una Orden de Compra, incluye desde las relaciones

que se establecen con el Ofertante, hasta que es aceptada y se fija una fecha

para entregar la mercancía o recibir la prestación del servicio, el

Departamento de Compras puede o no intervenir en que el Pedido sea

recibido, antes de la fecha pactada.

Para controlar la Orden de Compra, en su seguimiento, se puede hacer una

relación de los proveedores que no han surtido, en la fecha pactada, el

Pedido a las instalaciones de la empresa solicitante. Para lograr el control, el

Encargado de Compras, debe seguir las Órdenes de Compras y revisar

diariamente qué pasa con los pedidos.

Otros métodos para controlar las Órdenes de Compra, es utilizar unas tarjetas

llamadas “Tarjetas de Avance”, las cuales se ocupan para controlar un

numero grande de órdenes.

El seguimiento de la orden de Compra, depende también de la importancia o

de la emergencia que se requiera para el Pedido.

La razón por la cual, el Departamento de Compras es quien sebe hacer el

seguimiento de la Compra, es porque tiene la responsabilidad de satisfacer la

necesidad de bienes y servicios que requiera la Compañía.

La vigilancia de la compra, también implica investigar el avance de la Orden

de Compra, con el fin de tener segura la entrega por parte del Proveedor.

Las iniciaciones del seguimiento, se establece a la fecha de entrega del

Pedido, después continua con la firma de entrado, por parte del Proveedor, y

termina al ser surtido el Pedido, si es que no hay devoluciones.

El principal objetivo del seguimiento, es conseguir que la entrega se realice de

conformidad con el plazo fijado en la Orden de Compra y en las condiciones

acordadas.

68

4.4.6.1 Pasos para el Seguimiento de la Orden de Compra

a.) Implantar un control de las órdenes, que aun no han sido surtidas por

parte de los proveedores.

b.) Si la fecha de cumplimiento se realizara próximamente, se debe

confirmar con los ofertantes, para ver si la mercancía ya ha sido

enviada, o bien, si el servicio se presentara en fecha cercana, que es

la pactada.

c.) En caso de que se presente el problema de que el Proveedor no pueda

enviar la mercancía o prestar el servicio, la Sección de Comoras debe

de tomar la decisión, de esperar o elegir a otro proveedor para que

surta el bien o preste el servicio.

d.) El encargado del Almacén comunicara al Departamento de Compras,

que el Pedido se ha recibido. También el departamento que pidió el

abastecimiento, deberá informar que la mercancía fue entrada, o bien,

que el servicio se está prestando.

e.) La Selección de Compras, pedirá la colaboración de los demás

departamentos, cuando sea necesario, como es el caso de que surja

algún problema sobre mayor precio, cantidad, calidad de la mercancía

o servicio, entre otra.

69

4.4.6.2 Conclusión de Seguimiento

Como conclusión se puede decir que dándole seguimiento a este

procedimiento lograremos así lograr tener lo que un establecimiento necesita

en cuanto a compras y abastecimiento para lograr que se efectúe una exitosa

operación.

Lo que nos conlleva a la rentabilidad del negocio y por ende al aumento de

las ganancias del dueño, los dueños o accionistas.

4.4 Planeación Y Programación de las Compras

Los factores que deben tomarse en cuenta para la planeación del

departamento de compras de una empresa industrial difieren de los que se

consideran en una empresa que únicamente comercializa productos

terminados.

En el caso de una empresa que solamente se dedica a la comercialización de

productos y servicios como la del Aurora del Sol, las compras y el volumen de

las mismas se determinaran básicamente por las condiciones de pago y el

ritmo de las ventas; es decir, la fórmula ideal sería no tener inventarios de tal

suerte que los productos se desplacen en el mismo periodo pactado para su

pago.

Aplicando esta teoría al complejo turístico decimos que según las

investigaciones realizadas, se realizan las compras o reabastecimiento de todo

articulo requerido para la operación del día a día en base semanal.

Pero para que se organice la planificación de esta organización creamos el

cronograma debajo donde nos muestra los días a trabajar en la requisición, la

elaboración de las órdenes de compra, y conseguir la aprobación de la

administración para proceder con dichas solicitudes.

70

PROGRAMACION DE LAS COMPRAS

DOMINGO LUNES MARTES MIERCOLES JUEVES VIERNES SABADO

ALIMENTOS:

Vegetales X

Abarrotes X

Embutidos X

Pan X X X X X

Carne X

BEBIDAS:

Refrescos Nacionales X

Jugos Concentrados X

Agua en Botellas X

Bebidas Alcohólicas X

PRODUCTOS DE LIMPIEZA:

Suministros de Ama de Llaves X

Suministros de Cocina X

Productos de Piscina X

MANTENIMIENTO GENERAL X

Combustible para planta elect. X

Gas Propano X

SUMINISTROS DE OFICINA X

71

De esta manera se tienen los jueves para dar seguimiento a compras e

trabajar con las compras de emergencia para la operación exitosa del fin de

semana.

Los viernes se concluyen con los últimos detalles de verificación de las

compras, cada departamento u área verificar que tenga todo lo que necesite

para la misma.

Estos días son más tediosos para el departamento de contabilidad ya que la

mayoría de estas compras son al contado o hay que gestionarle algún pago a

los suplidores por la mercancía entregada.

El complejo turístico y hotelero se maneja con un inventario sumamente

mínimo. Se tiene exactamente lo que necesita para una semana en algunos

casos e quince (15) días y en otros casos máximo treinta (30) días.

72

CRONOGRAMA DE ADQUISICIONES

1-7 Días 7-15 Días 15-30 Días 30 +

ALIMENTOS:

Vegetales X

Abarrotes X

Embutidos X

Pan X

Carne X

BEBIDAS:

Refrescos Nacionales X

Jugos Concentrados X

Agua en Botellas X

Bebidas Alcohólicas X

PRODUCTOS DE LIMPIEZA:

Suministros de Ama de Llaves X

Suministros de Cocina X

Productos de Piscina X

MANTENIMIENTO GENERAL

Combustible para planta elect. X

Gas Propano X

SUMINISTROS DE OFICINA X

¿Qué logramos evitar con la implementación de este programa de

reabastecimientos?

� Se evita las compras de emergencia.

� Tener que conseguir dinero no presupuestado para lo presentado.

� Posponer o hasta detener las operaciones por falta de dicho producto.

� Causar molestias a los clientes

Puntos los cuales llevan a la empresa hacia un nivel de competitividad dentro

del mercado donde compite y por ende el incremento en las operaciones,

trayendo como fruto el incremento de las utilidades y riquezas.

73

4.5 Un Departamento más Profesional

¿Qué es un verdadero profesional de las compras?

Tradicionalmente el término profesional se ha utilizado para señalar a las

personas que han logrado terminar estudios superiores respaldados con la

obtención de un titulo.

El verdadero profesional, respaldado por un título universitario o por la

experiencia adquirida en su campo, debe aportar un enfoque estratégico a su

trabajo, entendiendo e identificándose con las estrategias y las políticas de su

empresa.

Igualmente, el profesional debe aprovechar la información que diariamente

recibe de los diferentes medios para mantenerse actualizado, y sacar de ella

el mayor provecho posible en beneficio de la organización.

Ampliando un poco el concepto de profesional, he encontrado una definición

en uno de los mejores libros sobre gerencia de las compras, y que considero

de gran validez: “Es una persona con una capacidad segura en un campo de

ocupación particular, con una mente abierta e inquisitiva, que realiza

continuos esfuerzos por mejorar sus conocimientos al servicio de la

organización.” [6]

_________________

[6] Messner, William A., La Gerencia de compras. Editorial Norma, 1986.

74

¿De dónde proviene la profesionalización?

La educación

La educación puede ser la tradicionalmente conocida como formal o

certificada y la informal o autodidactica. La educación formal es la que se

adquiere en la universidad mediante la obtención de un titulo en un área

determinada. La educación informal o autodidacta es la que se adquiere

gracias a la vocación y el interés en profundizar los conocimientos y los

términos propios de las compras.

Esta educación informal se logra mediante la lectura de libros y revistas

especializadas en el tema, asistencia a seminarios, cursos y convenciones,

películas, intercambio de conocimientos y experiencias con los colegas de la

misma empresa y de la competencia. La asistencia a lanzamientos de nuevos

productor y las reuniones con proveedores constituyen también una fuente

importante de educación que el comprador debe saber explorar como parte

del proceso de su formación.

El hombre de compras moderno debe saber que la gran mayoría de las

empresas serias y organizadas utilizan vendedores que son verdaderos

profesionales, con avanzada formación académica complementada con cursos

y seminarios especializados, preparados hábilmente para vencer la dura

resistencia de la actitud prevenida de los compradores y la agresividad de los

competidores. Por esta razón, se hace indispensable que el comprador actual

responda al perfil que el desempeño de esta importante función exige. Para

lograrlo, el comprador debe procurar elevar su nivel de educación practicando

continuamente las normas que he hemos descrito anteriormente.

75

La experiencia

Esta variable se considera completamente necesaria en el proceso de

profesionalización. La sola educación no es suficiente para convertirse en un

verdadero profesional de las compras.

El trato con los proveedores y los colegas, el resultado de las negociaciones

realizadas, los errores cometidos van formando una sólida base actuar con

seguridad y propiedad.

La experiencia es el resultado de las vivencias diarias y la participación activa

y repetitiva en diferentes situaciones que se presentan en los negocios. Ella

va dando al comprador una mayor seguridad y madurez para manejar con

propiedad los asuntos inherentes a su cargo.

Las experiencias se deben capitalizar para lograr mejores resultados en los

nuevos negocios, pero no se pueden constituir en argumentos únicos y

determinantes para aceptar o rechazar productos o negocios porque los

resultados pueden cambiar respecto a los obtenidos en oportunidades

anteriores.

La actitud

El autor del libro Conceptos Modernos de la Administración de Compras,

Alberto Montoya está totalmente de acurdo con William A. Messner cuando

afirma que la actitud es quizás “lo más importante, ya que ésta proviene del

interior de la persona”. [6] Se requiere que el individuo tenga vocación,

interés y una mente abierta y positiva para recibir toda la nueva información

que le permita mejorar sus conocimientos. La actitud supone una

predisposición para facilitar la comunicación.

_________________

[6] Messner, William A., La Gerencia de compras. Editorial Norma, 1986.

76

Cuando el comprador asume una actitud positiva para realizar sus funciones,

se convierte en un promotor de buenos negocios siempre y cuando sepa

tomar las medidas de precaución y aprovechar su experiencia en beneficio de

su empresa.

La actitud del comprador debe reflejar un gran sentido de pertenencia a su

organización y una posición debe desempeñarse con la misma responsabilidad

y cuidado con que el dueño administra su propio negocio.

Por tanto, si el comprador tiene una actitud positiva, logra mejorar su nivel de

conocimientos, desarrollar sus habilidades, capitalizar sus experiencias y

mostrar mejores resultados que redundan en beneficios adicionales para la

empresa y un mayor desarrollo profesional para él.

Deseo de contribuir

El verdadero profesional siempre debe estar dispuesto a contribuir con la

organización. La formación y orientación de nuevos empleados que requieren

información y capacitación por parte del empleado antiguo, la participación

activa en los programas y estrategias que la empresa defina, el compartir con

los directivos la información que pueda representar amenazas u

oportunidades para la empresa y el aporte de nuevas ideas o

recomendaciones que representen beneficios adicionales son apena algunos

ejemplos de la contribución que pueda brindar el verdadero profesional.

El deseo de contribuir debe ser una pasión y una obsesión del verdadero

comprador profesional, quien no debe tener celos ni egoísmos para enseñar y

compartir sus conocimientos con personas que desempeñan funciones de la

misma naturaleza. Un comprador con amplia experiencia y sólidos

conocimientos en la materia debe procurar formar a quienes llegan a

aprender y a trabajar en este campo que no tiene secretos ni cosas para

ocultar.

77

Vocación para asociarse

Es la necesidad que el profesional tiene de unirse a otras personas que

practican la misma actividad o profesión, con el fin de intercambiar ideas y

conocimientos y fijarse objetivos claros que le permitan elevar su nivel

profesional.

Normalmente las personas que tienen profesiones iguales o afines se agrupan

en asociaciones cuya finalidad es defender y elevar el nivel de su profesión

mediante prácticas comunes y sencillas, como las reuniones serias y

organizadas para intercambiar experiencias, recibir conferencias y participar

en programas de actualización que les permitan desempeñar sus funciones

con mayor eficiencia y seguridad.

4.5.1 Conveniencia de la profesionalización

Cambio de imagen

A lo largo del tiempo, la función de compras ha adquirido una mala

reputación, ya que individuos sin escrúpulos han visto en esta función una

manera fácil de enriquecerse en forma ilegítima. Por tal razón, las empresas

han ubicado en estos cargos clave a personas que cumplan con el requisito

principal de parecer hornadas, sin considerar otros factores que son

determinantes para el desempeño correcto de la función e inciden

directamente en las utilidades y en el funcionamiento de la empresa.

Lamentablemente, hay que reconocer que el concepto que predomina acerca

de quienes laboran en las áreas de compras no es el más positivo, por

múltiples razones.

78

Las empresas están reconociendo la importancia cada vez mayor de la

función de compras y la necesidad de tener verdaderos profesionales en esta

área con el fin de lograr un mejor entendimiento con los proveedores, tomar

decisiones rápidas e inteligentes, conocer integralmente el negocio y, desde

luego, proyectar una nueva imagen de la empresa.