1. tema de la administracion (laura catalina molina monroy)

TECNOLOGO EN GESTION DE UNIDADES ADMINISTRATIVAS

Laura Catalina Molina Monroy – [email protected]

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

TECNOLOGO EN GESTION DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA

FICHA No. TGUA 456141

CENTRO DE GESTION ADMINISTRATIVA

TECNOLOGIA DE INFORMACION Y LA COMUNICACIONES

INSTRUCTORA PATRICIA MORA

LAURA CATALINA MOLINA MONROY



TABLA DE CONTENIDO

Contenido ORGANIZACIÓN DE EVENTOS ................................................................................................... 6

1. Pasos para planificación de un evento ............................................................................. 6

1.1. Diseño y cotización ....................................................................................................... 6

1.2. Producción .................................................................................................................... 7

1.3. Montaje ......................................................................................................................... 7

1.4. Ejecución ....................................................................................................................... 7

1.5. Desmontaje ................................................................................................................... 7

1.6. Evaluación de resultados .............................................................................................. 8

1.7. Post-evento ................................................................................................................... 8

2. ORGANIZACIÓN DE EVENTOS EMPRESARIALES ................................................................ 8

Tipos de eventos empresariales ............................................................................................... 9

2.1. Desayunos de trabajo ................................................................................................... 9

2.2. Jornadas de capacitación / seminarios ......................................................................... 9

2.3. Convenciones ................................................................................................................ 9

2.4. Congresos .................................................................................................................... 10

2.5. Simposios .................................................................................................................... 10

2.6. Workshops .................................................................................................................. 10

2.7. Jornadas recreativas ................................................................................................... 10

2.8. Fiestas de fin de año ................................................................................................... 10

2.9. Días de campo ............................................................................................................. 10

2.10. Cocktails .................................................................................................................. 11

2.11. Almuerzos / cenas ejecutivas .................................................................................. 11

2.12. Reuniones ............................................................................................................... 11

2.13. Family day ............................................................................................................... 11



TABLA DE ILUSTRACIONES

Ilustración 1-ORGANIZACION DE EVENTOS ________________________________________________6

Ilustración 2-DISEÑO Y COTIZACION _____________________________________________________6

Ilustración 3-PRODUCCION ____________________________________________________________7

Ilustración 4-MONTAJE ________________________________________________________________7

Ilustración 5-EJECUCION ______________________________________________________________7

Ilustración 6-EVALUACION DE RESULTADOS _______________________________________________8

Ilustración 7-ORGANIZACION ___________________________________________________________8

Ilustración 8-EVENTO _________________________________________________________________8

Ilustración 9-DESAYUNO ______________________________________________________________9

Ilustración 10-CONVENCIONES _________________________________________________________9

Ilustración 11-SIMPOSIOS ___________________________________________________________ 10

Ilustración 12-ALMUERZOS __________________________________________________________ 11

Ilustración 13-REUNIONES ___________________________________________________________ 11



TABLA DE HIPERVINCULO

1. Ilustración 1-ORGANIZACION DE EVENTOS

2. Ilustración 2-DISEÑO Y COTIZACION

3. Ilustración 3-PRODUCCION

4. Ilustración 4-MONTAJE

5. Ilustración 5-EJECUCION

6. Ilustración 6-EVALUACION DE RESULTADOS

7. Ilustración 7-ORGANIZACION

8. Ilustración 8-EVENTO

9. Ilustración 9-DESAYUNO

10. Ilustración 10-CONVENCIONES

11. Ilustración 11-SIMPOSIOS

12. Ilustración 12-ALMUERZOS

13. Ilustración 13-REUNIONES

14. Ilustración 14-FAMILY DAY



INDICE

A

abiertos .................................................................. 9

actividades ............................................................ 8

azafatas ................................................................. 7

C

ciudades ................................................................ 9

comparten ............................................................. 5

completo ................................................................ 9

conjunto ................................................................. 5

Contar .................................................................... 6

D

diferentes .............................................................. 8

disertantes ............................................................ 8

Disposición ............................................................ 5

E

empresa ................................................................ 6

equipo .................................................................... 5

establecen ............................................................. 4

Evaluación ............................................................ 6

evento .................................................................... 9

eventos .................................................................. 4

H

hoteles ................................................................... 7

M

materiales ............................................................. 5

mensaje ................................................................ 4

O

organizar ............................................................... 7

P

periódica ............................................................... 8

planificación ......................................................... 7

postevento ............................................................ 6

preliminares .......................................................... 8

preparativos ......................................................... 4

presentar............................................................... 7

principal................................................................. 5

privilegios .............................................................. 4

R

Recopilación ......................................................... 6

Restaurantes ........................................................ 9

S

salón ...................................................................... 7

T

tecnológicas ......................................................... 6



ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

La organización1 de eventos es el proceso mediante el cual se planifica, se diseña, se coordinan y se ejecutan eventos. Uno de sus privilegios es que se encarga de proponer y realizar el trabajo delegado por el cliente, lo salva de las eternas búsquedas y las negociaciones con los proveedores. Lo ayuda en todos los preparativos, dejando que participe tanto como quiera o pueda. El día del evento procurará que todo funcione como un relojito, que cada detalle esté en su

sitio. Dará tranquilidad al cliente en los meses previos a ese día y hará que disfrute o transite ese día sin tener que pensar en nada más. Existen diferentes clases de eventos como:

Ceremonias

Festivales.

Eventos sociales

Foro.

Convenciones, entre otras.

1. Pasos para planificación de un evento Para la planificación2 de un evento es necesario tener en cuenta algunos pasos adecuados para seguir:

1.1. Diseño y cotización Es la etapa en donde se establecen los objetivos del evento que comprenderá así mismo el mensaje que se quiere transmitir a los asistentes del este, idealizando los costos del mismo además Hay mucho a tener en cuenta, como por ejemplo los proveedores que ofrecen un mismo servicio3

con diferentes calidades y precios., también teniendo en cuenta el nombre que se le asignara.

1 ORGANIZACIÓN: es un sistema diseñado para alcanzar ciertas metas y objetivos.

2 PLANIFICACIÓN: es el proceso metódico diseñado para obtener un objetivo determinado.

3 SERVICIO: conjunto de actividades que buscan responder a las necesidades de un cliente o de

alguna persona común.

Ilustración 15-ORGANIZACION DE EVENTOS

Ilustración 16-DISEÑO Y COTIZACION

http://definicion.de/sistema/



1.2. Producción El conjunto de gestiones previas al inicio de la reunión y que tienen como objetivo principal la preparación 4 de los recursos y equipos que componen el evento.

1.3. Montaje Disposición del equipo y los recursos 5 técnicos y humanos que se utilizaran en el lugar donde se realizará el evento.

1.4. Ejecución

Fase6 en la que, estando los participantes del evento reunidos en el mismo lugar y al mismo tiempo, comparten las actividades planificadas

1.5. Desmontaje Orden del equipo para retiro de los materiales y elementos que fueron utilizados en el evento.

4 PREPARACIÓN: Disposición para un fin determinado

5 RECURSOS: son aquellos elementos que pueden ser utilizados por el hombre para realizar una

actividad o como medio para lograr un objetivo. 6 FASE: Para dar cuenta de cada uno de los estados consecutivos que presenta una cosa que se

modifica y cambia, o en su defecto se desarrolla, solemos usar la palabra fase para referirlo.

Ilustración 17-PRODUCCION

Ilustración 18-MONTAJE

Ilustración 19-EJECUCION



1.6. Evaluación de resultados La Evaluación de resultados es una de las partes más importante del postevento. Se establece el grado de cumplimiento de los objetivos establecidos y la eficiencia7 de las prestaciones.

1.7. Post-evento Recopilación 8 de todas las acciones realizadas en el evento. Seguimiento que ayudan a la evaluacion del mismo. En esta fase se incluirá la documentación gráfica del mismo por medio de herramientas tecnológicas.

Finalmente podemos concluir que Contar con una empresa organizadora de eventos facilita las cosas y permite relajarse y disfrutar el proceso.

2. ORGANIZACIÓN DE EVENTOS EMPRESARIALES

Los eventos de empresa son una herramienta 9 de comunicación, de venta, o de motivación esencial y de alto impacto. Un evento es un momento privilegiado de comunicación con un público objetivo durante el cual se puede conseguir mucho de este público. Sin embargo, organizar un evento es un tema complejo, que implica la gestión de muchas actividades en paralelo. Hay que definir objetivos concretos, generar ideas,

7 EFICIENCIA: es la habilidad de contar con algo o alguien para obtener un resultado.

8 RECOPILACIÓN: Reunión de cosas dispersas, especialmente escritos, bajo un criterio que da unidad

al conjunto. 9 HERRAMIENTA: es un objeto elaborado a fin de facilitar la realización de una tarea mecánica que

requiere de una aplicación correcta de energía (siempre y cuando hablemos de herramienta material).

Ilustración 20-EVALUACION DE RESULTADOS

Ilustración 21-ORGANIZACION

Ilustración 22-EVENTO

http://es.wikipedia.org/wiki/Trabajo_mec%C3%A1nico

http://es.wikipedia.org/wiki/Energ%C3%ADa



seleccionar y gestionar proveedores (sala, catering, azafatas, audiovisuales, etc.), planificar en detalle, gestionar invitaciones, seguir un presupuesto10, etc. A todo ello hay que añadir un último requerimiento fundamental: mucha creatividad y perfeccionismo en la planificación. Todo ello hace que organizar eventos no sea una tarea sencilla y que además de la necesaria experiencia, una buena base teórica sea altamente recomendable.

Tipos de eventos empresariales

2.1. Desayunos de trabajo: Los desayunos de trabajo pueden ser in company u out door. Habitualmente se realizan este tipo de eventos para presentar un producto 11 o servicio, mostrar objetivos mensuales / anuales, conversar sobre un determinado tema o presentar un nuevo proyecto.

La duración aproximada varía de 2 a 4 horas. Ofrecemos tres opciones de catering (menú estándar, completo o continental), junto con todos los elementos que se necesiten para la presentación (pantalla, laptop, cañón, DVD, etc.).

2.2. Jornadas de capacitación / seminarios:

Nos ocupamos de la contratación de todos los elementos necesarios para la organización de estos eventos: salón, catering, equipamiento técnico, material institucional, acreditaciones, traducción simultánea, locutor, servicios turísticos (búsqueda de pasajeros al aeropuerto, reservas12 de hoteles, guías bilingües y city tours por la ciudad).

2.3. Convenciones: Es una reunión periódica con un público de la misma profesión, para tratar asuntos de intereses comunes, lograr acuerdos y tomar decisiones. Se realizan en salones de hoteles y su duración puede llegar a ser de un día o más.

10

PRESUPUESTO: ES EL cálculo y negociación anticipada de los ingresos y gastos de una actividad económica. 11

PRODUCTO: se conoce como producto a aquello que ha sido fabricado. 12

RESERVAS: es la guarda o custodia que se hace de algo con la intención de que sirva a su tiempo.

Ilustración 23-DESAYUNO

Ilustración 24-CONVENCIONES

http://definicion.de/tiempo/



2.4. Congresos: Reunión periódica que nuclea los miembros de una asociación, organización o entidad para debatir 13 cuestiones previamente asignadas, prevé tres sesiones preliminares: la inaugural que informa sobre la finalidad y los temas a tratar, la media donde se consideran los trabajos preliminares y las condiciones, y la etapa final en donde se informan los resultados alcanzados.

2.5. Simposios: Reunión de especialistas en un plano de igualdad para tratar materias de su particular interés, cada uno expone sucesivamente diferentes aspectos del asunto o trabajo. Cada expositor dispone de unos 20 minutos aproximadamente, al cabo del tiempo, el público tiene una visión integrada del tema que los ocupa.

2.6. Workshops: Taller de trabajo para profesionales de un mismo rubro14, actividad o profesión, en un ámbito dialogado y de intercambio informativo entre colegas.

2.7. Jornadas recreativas: Son encuentros donde los asistentes participan activamente con los profesionales disertantes, por lo general una vez finalizada las exposiciones, se forman equipos de trabajo para experimentar sobre el tema tratado a través de talleres.

2.8. Fiestas de fin de año: Las compañías reúnen a sus empleados para despedir el año de trabajo. Se pueden realizar de día (por ejemplo en un día de campo) o de noche (en un Salón, Hotel, Restaurante, Disco o en la empresa). Tenemos amplias opciones que pueden incluir actividades en equipo, sorteos, torneos, shows, baile, etc.

2.9. Días de campo: La combinación15 perfecta de deportes, piscina, paisaje, cabalgatas, actividades recreativas y la mejor comida criolla. Puede ser un día completo o bien con la opción de quedarse a dormir.

13

DEBATIR: es una técnica, tradicionalmente de comunicación oral, que consiste en la discusión de opiniones antagónicas sobre un tema o problema. 14

RUBRO: Título que se utiliza para agrupar un conjunto de cuentas. 15

COMBINACIÓN: es una palabra que refiere al acto y consecuencia de combinar algo o de combinarse

Ilustración 25-SIMPOSIOS

http://es.wikipedia.org/wiki/T%C3%A9cnica

http://es.wikipedia.org/wiki/Comunicaci%C3%B3n_oral



2.10. Cocktails: Se puede realizar un cocktail como parte de otro evento más grande como un congreso, o bien realizarse para celebrar16 algo en especial.

2.11. Almuerzos / cenas ejecutivas: Habitualmente se realizan en días hábiles para tratar temas laborales. Los lugares elegidos pueden ser Restaurantes exclusivos, Hoteles o salas privadas. Trabajamos con distintos lugares temáticos y comidas exclusivas (mexicana, griega, turca, americana, asado argentino, italiano).

2.12. Reuniones: Es una forma de trabajo que privilegian las empresas para llevar adelante su gestión17. Las mismas se realizan en las salas de las empresas o salones de hoteles y muchas veces estas reuniones se hacen en otras ciudades. Pueden durar algunas horas, o todo el día, dependiendo de ellos coordinaremos pausas para coffee breaks y/o almuerzos.

2.13. Family day: Un día de entretenimiento 18 y reconocimiento a los empleados y a las familias de los mismos. Se compone de un día completo de juegos, deportes, comidas, espacios abiertos o cerrados. El objetivo es integrar a los empleados de distintas áreas.

16

CELEBRAR: Realizar un acto social con solemnidad o formalidad. 17

GESTION: Es la acción y a la consecuencia de administrar o gestionar algo. 18

ENTRETENIMIENTO: es una diversión con la intención de fijar la atención de una audiencia o sus participantes. La industria que proporciona entretenimiento es llamada industria del entretenimiento.

Ilustración 26-ALMUERZOS

Ilustración 27-REUNIONES

Ilustración 28-FAMILY DAY

http://es.wikipedia.org/wiki/Industria_del_entretenimiento

http://es.wikipedia.org/wiki/Industria_del_entretenimiento

1. tema de la administracion (laura catalina molina monroy)

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