8/19/2019 1- Recibo y Despacho de Documentos Sena

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PROCEDIMIEN TOS  Y HERRAMIEN TPROCEDIMIEN TOS  Y HERRAMIEN TA

PARA EL RECIBO  Y DESPACHO PARA EL RECIBO  Y DESPACHO 

DOCUMEN TDOCUMEN T

EUNICE SO TELO GUE V

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CLASIFICACION DE LASCOMUNICACIONES

SE CLASIFICAN EN:

•COMUNICACIONES EXTERNAS: SON AQUELLAS QUE SE MANDAN ENTRE ENTIDINSTITUCIONES O PERSONAS NATURALES

•COMUNICACIONES INTERNAS: SON AQUELLAS QUE SE MANDAN ENTREDEPARTAMENTOS DE LAS MISMA ENTIDAD, ENTRE FUNCIONARIOS .

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RECIBO DE DOCUMENTOS

ESTE ES MUY IMPORTANTE PARA EL TRATAMIENTO DE LASCOMUNICACIONES, AQUÍ DE DEBE CREAR UN CONTROL QUE PERMCOMPROBAR EL RECIBO Y LA TRAMITACIÓN DE LOS DOCUMENTOSDEBE ESCOGER UNA PERSONA RESPONSABLE PARA ESTO.

PARA EL RECIBO DE DOCUMENTOS SE NECESITAN DE LOS SIGUIENPASOS:

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PASOS PARA EL RECIBO DEDOCUMENTOS

1. RECEPCIÓN: CONSISTE EN RECIBIR LOS DOCUMENTOS QUE VENGAN DISTINTAS FUEDIVERSOS CONDUCTOS. ESTOS PUEDEN SER DIRECTOS O INDIRECTOS, ESTA SE BASA REVISIÓN DE LOS DOCUMENTOS.

RECEPCIÓN DIRECTA:

•REVISAR SI LA COMUNICACIÓN ESTA DIRIGIDA A LA EMPRESA O ALGÚN FUNCIONARIO•REVISAR SI SE TRATA DE UNA COMUNICACIÓN OFICIAL

•REVISAR QUE EL SOBRE O EL EMPAQUE ESTÉN EN BUEN ESTADO.

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PASOS PARA EL RECIBO DEDOCUMENTOS

RECEPCIÓN INDIRECTA:

•SI EL ASUNTO DEL QUE SE TRATA LE COMPETE A LA DEPENDENCIA A LA QUE VA DIRIGI

•SI ESTÁN FIRMADAS

•SI ESTÁN A LA FECHA ACTUAL•SI EN LA COMUNICACIÓN SE CITA EL DOMICILIO DEL REMITENTE

•SI SE MENCIONA LA REMISIÓN DE ANEXOS, QUE ESTOS ESTÉN COMPLETOS .

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PASOS PARA EL RECIBO DEPASOS PARA EL RECIBO DE

DOCUMENTOSDOCUMENTOS . CLASIFICACION: CONSISTE EN SEPARA LOS DOCUMENTOS EN LOS SIGUIENTESGRUPOS:

•COMUNICACIONES OFICIALES: SON AQUELLAS RECIBIDAS Y PRODUCIDAS EN ELDESARROLLO DE LAS FUNCIONES ASIGNADAS LEGALMENTE POR LA ENTIDAD,

INDEPENDIENTEMENTE DEL MEDIO UTILIADO.

•COMUNICACIONES PERSONALES: ESTAS SON LAS QUE SE DENOMINANCORRESPONDENCIA Y SON TODAS LAS COMUNICACIONES DE CARÁCTER PRIVADOQUE LLEGAN A LA EMPRESA, A TITULO PERSONAL.

!A ESTOS DE LLAMAN DOCUMENTOS RADICALES.

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PASOS PARA EL RECIBO DEPASOS PARA EL RECIBO DE

DOCUMENTOSDOCUMENTOS". APERTURA: ES LA APERTURA DEL SOBRE O EL EMPAQUE DE LOS DOCUMENTO

OFICIALES, PARA LA EXTRACCIÓN DEL DOCUMENTO Y SUS ANEXOS.

#.REVISION: LAS COMUNICACIONES QUE INGRESEN A LA ENTIDAD DEBERÁN SE

REVISADAS PARA VERIFICAR LA COMPETENCIA, LOS ANEXOS, EL DESTINO, LOS ORIGEN , DIRECCIÓN DE DONDE SE DEBA RESPONDER Y ASUNTO AL QUE CORR

SI ES COMPETENCIA DE LA ENTIDAD SE REMITIRÁ A RADIACIÓN DE EL MISMO.

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PASOS PARA EL RECIBO DEPASOS PARA EL RECIBO DE

DOCUMENTOSDOCUMENTOS

$. RADICACION: POR MEDIO DE ESTE PASO, LAS ENTIDADES ASIGNAN UN

NUMERO CONSECUTIVO A LAS COMUNICACIONES RECIBIDAS Y PRODUC

BUSCANDO QUE QUEDE CONSTANCIA DE LA FECHA Y HORA DEL RECIBO ESTE CON EL PROPÓSITO DE OFICIALIAR SU TRAMITE Y CUMPLIR CON L

TÉRMINOS DE VENCIMIENTO QUE INDIQUE LA LEY.

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PROCEDIMIENTOS PARA LA RADICACIO

LAS COMUNICACIONES OFICIALES

• LA RADICACIÓN EMPIEA CON LA IMPRESIÓN DE UN SELLO QUE INDICA QUE LA COMUES DE LA EMPRESA, A ESTE SELLO SE LE LLAMA SELLO RADICADOR Y PUEDE APLICAFORMA MANUAL O MECÁNICA. ES MUY IMPORTANTE POR QUE CON ESTA SE UBICA O MEL DOCUMENTO.

%. REGISTRO: YA REALIADA LA RADICACIÓN SE PROCEDE AL REGISTRO QUE CONSISTEANOTAR LOS DATOS MAS SIGNIFICATIVOS DE LA COMUNICACIÓN EN UN FORMATO DEPARA EL CONTROL DE LA ENTIDAD.

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PROCEDIMIENTOS PARA LA RADICACIO

LAS COMUNICACIONES OFICIALES

&. DISTRIBUCION O REPARTO: YA REGISTRADAS LAS COMUNICACIONES SIGUEREPARTO O DISTRIBUCIÓN DE ESTAS, A LAS OFICINAS QUE DEBEN ATENDÉRSTRAMITARLAS. EN UNA EMPRESA PEQUE'A LA SECRETARIA ES LA ENCARGADREPARTIR A LAS OFICINAS LAS COMUNICACIONES YA QUE ES UN ESPACIO LIM

• LAS ENTIDADES QUE CUENTAN CON UNA OFICINA DE ARCHIVO NORMALIANENTREGA DE LA DOCUMENTACIÓN ENTRE OFICINAS, POR MEDIO DE UN MENSINTERNO EL CUAL HACE RECORRIDOS EN HORAS FI(AS. PARA MAS SEGURIDAMANDAN EN UN SOBRE DE MANILA O E CARPETAS PLÁSTICAS, MARCADOS Y CFORMATO DE CONTROL DE ENTREGA.

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DOCUMENTOS NO RADICABLES

• A ESTOS DOCUMENTOS SOLO SE LES SIGUE UN CONTROL PARA SUSTENTAR LAA LAS DEPENDENCIAS QUE DEBEN ATENDERSE EN ESTE GRUPO SE ENCUENT

• COMUNICACIONES PERSONALES: ESTAS NO SE DEBEN ABRIR SIMPLEMENTE S

LA FECHA EN EL SOBRE Y SE LES PONE UN SELLO CON LA SIGUIENTE INFORMANO ES PERSONAL POR FAVOR DEVOLVER AL DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACDOCUMENTOS PARA SU TRAMITACIÓN.

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DOCUMENTOS NO RADICABLES

• DOCUMENTOS CONTABLES: SE VERIFICA QUE CUMPLA CON TODOS LOS REQUERIMIENTESTABLECIDOS POR EL DEPARTAMENTO ENCARGADO Y SE CONTROLAN MEDIANTE UN QUE PERMITE HACER SEGUIMIENTO ESPECIAL EN SU RECORRIDO

•  FOLLETOS, REVISTAS Y PUBLICACIONES: ESTE ES OTRO TIPO DE ARCHIVO PERO LA DE

ENCARGADA DEL RECIBO Y DESPACHO DE DOCUMENTOS ES ENCARGADA DE SU CONTCONTROLA SU ROTACIÓN MEDIANTE UN FORMATO QUE SE LE ADHIERE A LA PORTADA.

• SI LAS PUBLICACIONES ESTÁN DIRIGIDAS A TITULO PERSONAL SE LES IMPRIME LA FECHY SE ENTREGAN DIRECTAMENTE A LA PERSONA.

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GRACIAS!