Control de Costos en Proyectos de Construccin

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8. Sistema de Control de Costos

Bases del Sistema de Control de Costos Todo Sistema de Control de Costos se basa en los supuestos establecidos en la pgina 30. El nivel de detalle de los conceptos o partidas a controlar con el sistema en cuestin viene dado por las categoras de insumos que los integran, es decir las categoras de costos que se definen en el citado Catlogo de Cuentas. Como se supone la existencia de un estimado detallado, en ste se deben haber determinado los costos de los insumos de cada concepto fsico de ejecucin hasta el nivel de detalle que se establece en el catlogo de cuentas, de manera que durante la ejecucin se recolectarn los datos de costos reales incurridos para comparar con aquellos Lo que debe es definirse cmo sern recolectados y clasificados los costos de ejecucin de la obra, desagregados por tipo de insumo dentro de cada una de las categoras de costo definidas en el catlogo de cuentas para el proyecto Otro supuesto importante del sistema es que las cantidades de obra que se han estimado son correctas. Esto es bsico porque el sistema de control se fundamenta en el clculo del porcentaje de terminacin de los conceptos fsicos de ejecucin, determinado sobre la base de la cantidad de obra ejecutada a una fecha y su relacin con las cantidades totales estimadas Quiere decir que tan importante como los costos reales debidamente calculados, es que las cantidades de obra hayan sido debidamente estimadas. Si no es as, deben corregirse y ajustarse dichas cantidades Costos a Controlar en el Proyecto Mano de Obra: de nmina, incluyendo el FCAS y reportando cantidades ejecutadas Equipos y Herramientas: de las actividades que realicen, reportando cantidades por igual Materiales: se reconocen cuando salen del almacn y deben controlarse desperdicios para evitar malos manejos o codificacin Equipos Permanentes y Subcontratos: mediciones de avances aprobados Transportes y Fletes: se reconocen una vez recibidos los servicios a satisfaccin Indirectos de Campo: como si fuera una especialidad aparte. Ojo con asignables

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Indirectos de Operacin: sobre la base del porcentaje establecido en el presupuesto Control de Costos De acuerdo a los procedimientos antes establecidos, se obtendr informacin suficiente para la determinacin de los costos reales, que se ir generando por perodos. Esto permite determinar los costos parciales de ejecucin, as como la acumulacin de los mismos Los costos reales acumulados se comparan con los estimados y en cada momento se pueden determinar las variaciones entre la ejecucin real y la prevista a cada fecha de control. Dicha comparacin se har para cada especialidad por separado, acumulando para el resultado global de la obra Toda la informacin obtenida se tabula para facilitar su anlisis, al menos al nivel de cada especialidad De dicha tabulacin se pueden obtener grficos que permiten visualizar como se comportan los costos y rendimientos Debe hacerse el adecuado seguimiento a la ejecucin fsica para evitar retrasos que conllevan aumentos en los costos Igualmente debe cuidarse la adecuada calidad de ejecucin de la obra, ya que trabajos de mala calidad slo resultan en prdidas de tiempo y de dinero Anlisis de Variaciones El anlisis del Valor Ganado es una tcnica excelente de monitoreo y control con herramientas para medir variaciones de la lnea de base. Las variaciones por si mismas no son tiles hasta que se identifican y entienden sus causas y el impacto que producen Hay numerosas razones por las que ocurren variaciones en los proyectos. Las siguientes son varias de las ms comunes:

Errores de estimacin, problemas tcnicos, problemas gerenciales, fluctuaciones en el mercado, imprevistos y fuerza mayor, as como subcontratistas y proveedores

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Luego de identificadas las causas de las variaciones, el siguiente paso en su proceso de anlisis es documentar los resultados y distribuirlos a los actores clave apropiados: su reporte Reporte de Satuts del proyecto En el ambiente de proyectos, hasta un buen grado las comunicaciones pueden determinar hasta cierto punto su xito o fracaso. Si no hay plan de comunicaciones, o las mismas estn vagamente establecidas, las probabilidades de xito se reducen El plan de comunicaciones es parte del plan global del proyecto. En l se fija quin recibe reportes, cunto y cun a menudo se reparte la informacin y cmo se transmite El plan debe documentarse formalmente y ser distribuido a todos los actores clave, de manera que no haya duda sobre cul es la informacin que recibirn y cundo. Una va excelente es un reporte de Valor Ganado