07 - Metodología Gestión Proyectos Estratégicos

Gerencia de Estrategia y ProyectosSubgerencia de Proyectos Estratégicos

Metodología de GestiónProyectos Estratégicos 2011

Abril 2011

Subgerencia de Proyectos EstratégicosGerencia de Estrategia y Proyectos

Índice

Introducción

Metodología de Gestión Proyectos Estratégicos

• Fundamentos de Gestión

• Principales roles y funciones

• Ciclo de vida del proyecto

• Metodología de gestión

• Esquema de Seguimiento

Anexos

• Plantillas?

0102

03


3

Introducción¿Qué es un Proyecto?

Existen muchas definiciones de “proyecto”... una simple es: “Un proyecto es un conjunto de actividades orientadas al logro de un objetivo final, con un mínimo de riesgo”

Son únicos

Tienen un ciclo de vida

Tienen duración definida

Producen un cambio

Generan conflictos

Tienen restricciones de costo

Son multidisciplinarios

Características de un proyecto

http://mt.educarchile.cl/mt/jjbrunner/archives/community.jpg


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Introducción¿Por qué definimos Proyectos Estratégicos?

Objetivos concretos

Sponsor, Líder y un equipo de trabajo definido

Roles y responsabilidades de cada involucrado

Cronograma de implementación con hitos establecidos

Plan de seguimiento del avance

Visibilidad a nivel Comité País

Un Proyecto Estratégico implica definir …

El logro de los objetivos de estos proyectos son fundamentales para concretar los desafíos del Programa Estratégico bravo!

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1 Son iniciativas transversales que requieren del esfuerzo de muchas áreas de la compañía.


Índice

Introducción

Metodología de Gestión Proyectos Estratégicos

• La Estrategia y los Proyectos

• Principales roles y funciones

• Ciclo de vida del proyecto

• Metodología de gestión

• Esquema de Seguimiento

Anexos

• Plantillas?

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La Estrategia y los Proyectos

cliente oferta

plataformas cultura

(2010) Programa Estratégico bravo!

(2011) El camino…

(2012) Metas Plan bravo!

Proyectos Estratégico

s

Los Proyectos Estratégicos requieren el esfuerzo de toda la organización y son fundamentales para el logro de las desafíos de

largo plazo (desafíos del plan bravo!)


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Principales roles y funciones

Define los objetivos estratégicos a alcanzar (metas)

Valida el alcance, plan de trabajo y caso de negocio.

Facilita la obtención de los recursos. Cautela el avance en plazo, calidad y costo.

Sp

on

sor

Es responsable por el cumplimiento de los objetivos

Provee el vínculo con la alta direcciónApoya en la coordinación con otras áreas

Define plan de trabajo y el caso de negocio. Conforma y gestiona el equipo de trabajo. Asigna tareas al equipo de trabajo. Gestiona y comunica los riesgos y alertas a los

interesados.

Líd

er

Es responsable por el cumplimiento de los objetivos

Administra los recursos del proyecto y asigna prioridades

Informa los avances al Sponsor y equipo directivo

Liderazgo Facilitador


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Principales roles y funciones

Apoya al Líder en la gestión del proyecto.

Cautela permanentemente que el desarrollo del proyecto esté alineado con los objetivos del plan estratégico.

Asegura la participación de todas las áreas involucradas en los temas abordados por el proyecto.

Asegura que existan planes de acción para cualquier desviación respecto de los objetivos del plan estratégico.

Asegura la aplicación permanente de la metodología de gestión del proyecto.

Sponsor

Líder

Equipo del proyecto

Consultor


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Ciclo de vida del proyecto

CIERRECIERRE

INICIOINICIO

EJECUCIÓN

PLANIFICACIÓN

CICLO DE VIDADEL

PROYECTO

Monitoreo y control

Planificacióndetallada

Revisión post implementación

DefiniciónProyecto


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Metodología de gestión

INICIO

INICIO

PLANIFICACIÓN

PLANIFICACIÓN EJECUCIÓNEJECUCIÓN

SEGUIMIENTO Y CONTROLSEGUIMIENTO Y CONTROL

CIERRE

CIERRE

DIAGNOSTICO MODELOOBJETIVO

PLANIFICACIÓNIMPLEMETACIÓN


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Metodología de gestiónInicio

Definir preliminarmente los objetivos y alcance, y dar inicio formal al proyecto.

Definir preliminarmente los objetivos y alcance, y dar inicio formal al proyecto.

• Definir objetivos, alcances y plazos del proyecto (situación esperada)

Sponsor Líder Equipo

• Conformación del equipo.

• Reunión de Kick off

DEFINE DEFINE

• Definir indicadores y metas. DEFINE DEFINE

DEFINEVALIDA

LIDERA PARTICIPAPARTICIPA

Entregables:

Ficha de DefiniciónFicha de Definición

Presentación de Kick off

Presentación de Kick off

¿Qué hacer?


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Metodología de gestiónPlanificación

Planificar el curso de acción requerido para cumplir con los objetivos del proyecto.

Planificar el curso de acción requerido para cumplir con los objetivos del proyecto.

• Identificar riesgos e impacto en plazo y alcance

• Generar planificación, indicando principales actividades

• Asignar roles y responsabilidades a cada miembro del equipo

• Establecer el Plan de Comunicaciones

VALIDA

DEFINE

DEFINE

DEFINE

DEFINE

PARTICIPA

PARTICIPA

PARTICIPA

PARTICIPA

• Generar Bussiness case de alto nivel

DEFINE PARTICIPAVALIDA

Sponsor Líder Equipo¿Qué hacer?

Entregables: Plan de

ComunicacionesPlan de

Comunicaciones

Carta GanttCarta GanttBusiness CaseBusiness Case


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Metodología de gestiónEjecución

La Fase de Ejecución del Proyecto depende de la naturaleza del mismo.

Se definen 2 tipologías generales de proyectos estratégicos, las cuales podrán ser ajustadas de acuerdo a las características propias de cada uno de ellos:

Proyectos de Mejora ContinuaProyectos de Mejora Continua

Proyectos de Nuevos NegociosProyectos de Nuevos Negocios


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Metodología de gestiónEjecución: Diagnóstico



• Identificar procesos, sistemas y recursos involucrados

DEFINEPARTICIPA

• Identificar y medir indicadores internos y externos asociados

DEFINEPARTICIPA

•Establecer diagnóstico inicial de la Situación Actual DEFINE

PARTICIPA


• Determinar las directrices de negocio (objetivos y lineamientos)

DEFINEPARTICIPA

• Realizar research de casos similares y/o mejores prácticas

DEFINEPARTICIPA

•Realizar investigación de Mercado y entorno económico

DEFINEPARTICIPA

Entregables:Presentación de

DiagnósticoPresentación de

Diagnóstico

Proyectos de Nuevos Negocios/Servicios


Presentación de Diagnóstico

Presentación de Diagnóstico

VALIDA

VALIDA


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Metodología de gestiónEjecución: Modelo Objetivo



• Análisis GAP de Situación Actual v/s Modelo Objetivo DEFINE

PARTICIPA

• Definición de iniciativas para lograr el Modelo Objetivo

DEFINEPARTICIPA

•Evaluación económica de las iniciativas DEFINE

PARTICIPA




Entregables:

Business case detalladoBusiness case detallado

Ficha Producto/ServicioFicha Producto/Servicio

•Definir el Modelo de Negocio y la estrategia de marketing

VALIDA DEFINEPARTICIPA

•Generar el business case detallado VALIDA DEFINE

PARTICIPA

Presentación Modelo Objetivo

Presentación Modelo Objetivo

Business case detalladoBusiness case detallado

•Definir Modelo ObjetivoVALIDA DEFINE

PARTICIPA


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Metodología de gestiónEjecución: Planificación



•Definición del Plan de Implementación VALIDA DEFINE

PARTICIPA




Entregables:

Gantt de implementaciónGantt de implementación Gantt de implementaciónGantt de implementación

• Definir el mix comercial (oferta comercial, precio, canales, plan de promoción)

DEFINEPARTICIPA

• Definir iniciativas internas para la implantación del modelo en la organización (procesos, personas y sistemas)

DEFINEPARTICIPA

VALIDA


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Metodología de gestiónEjecución: Implementación



• Implementar las acciones definidas según planificación DEFINE

PARTICIPA

• Realizar reuniones de seguimiento

DEFINEPARTICIPA

•Identificar riesgos y plantear planes de mitigación

DEFINEPARTICIPA


• Implementar el nuevo modelo de negocio/servicio DEFINE

PARTICIPA

• Lanzar el producto/servicio DEFINEPARTICIPA

•Diseñar plan de comunicación

DEFINEPARTICIPA

•Monitorear y evaluar resultados

VALIDA

DEFINEPARTICIPA

Entregables:

Ficha de avanceFicha de avance




Cuadro de mandoCuadro de mando

VALIDA

Minutas de reunionesMinutas de reuniones

Planes de mitigaciónPlanes de mitigación


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Metodología de gestiónSeguimiento y Control

Revisar el avance del proyecto en base a la planificación inicial y establecer planes de acción ante riesgos.

Revisar el avance del proyecto en base a la planificación inicial y establecer planes de acción ante riesgos.

• Analizar las brechas

• Proponer y diseñar las soluciones/mejoras

DEFINE

DEFINE

PARTICIPA

PARTICIPA


• Reuniones de seguimiento

• Informes de avance al Sponsor y equipo Directivo

LIDERA PARTICIPA


• Identificar riesgos y plantear planes de mitigación DEFINE PARTICIPA

VALIDA

Entregables:

Análisis y propuestasAnálisis y propuestas

Presentación de seguimiento

Presentación de seguimiento Planes de mitigaciónPlanes de mitigación



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Metodología de gestiónCierre


Entregables:

• Validación del cumplimiento de hitos, indicadores, requerimientos

• Encuesta evaluación final por parte del equipo PARTICIPA


Documentación del proyecto

Documentación del proyecto

Presentación de cierrePresentación de cierre

• Presentación de cierre del proyecto con Sponsor LIDERA PARTICIPA

Evaluación final del equipo

Evaluación final del equipo

PARTICIPAPARTICIPA

PARTICIPA

Validar la conformidad de todos los entregables del proyectos y formalizar el cierre.

Validar la conformidad de todos los entregables del proyectos y formalizar el cierre.


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Esquema de seguimiento

Reuniones

Semanal

Reunión del Líder con el equipo de proyecto para:1. Monitorear indicadores , compromisos y avances 2. Revisar status de los focos de acción definidos.3. Establecer compromisos para la próxima reunión.

MensualPresentación del Líder al Sponsor que incluya:Hitos cumplidos, status indicadores, próximos pasos, riesgos y temas complejos.

Bimensual Presentación de avance a Comité País o Direcciónde Estrategia

Además según nivel de riesgo:Reunión adicional con Sponsor o en Comitéde Proyectos

Publicación del status de avance en Portal de Proyectos Estratégicos http://proyectos

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