01 Finanzas Reporting
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Todo lo que se hace se puedemedir, sólo si se mide sepuede controlar, sólo si secontrola se puede dirigir ysólo si se dirige se puedemejorar.
Conceptos ya conocidos
Nuevos conceptos de estudio
• Principales cuestiones• Tipos de reporting
• Fases de elaboración
El Cuadro de Mando Integral
Externa Interna
Contabilidad financiera
Contabilidad directiva
Se trata de la contabilidad interna quemanejan los equipos económicos y directivosde la organización. Normalmente se trata deinformaciones resumidas por conceptos y/odepartamentos e integran otros elementos.No está regulada por el PGC dado que cadacompañía goza de libertad para determinarsus formatos adaptándolos a susnecesidades particulares.
Dentro del ámbito de la contabilidaddirectiva encontramos dos fundamentalesfacetas de ampliación de la práctica contableestablecidas como herramientas de gestión:La contabilidad de costes, dedicada a ladeterminación de los costes de producción. Yla contabilidad presupuestaria, dedicadaal establecimiento y seguimiento de lospresupuestos anuales.
Presupuesto
Seguimiento
Previsión
Budget
Reporting
Forecast
Seguimiento y análisis de datos
Económico
Cuenta de Resultados
Financiero
Balance
El seguimiento mensual o reporting es laherramienta de gestión económicacomplementaria al presupuesto de unaorganización y base del control de estedurante un periodo establecido. Por ello, sucontenido deberá recoger la totalidad de lasprovisiones operativas de la compañía, quiena su vez, deberá analizar el origen ypotencial corrección de sus desviaciones.
El reporting económico es el ejercicio deseguimiento de la cuenta de resultados realfrente a la prevista conforme a losparámetros de la organización. Esta cuenta– sobre el mismo formato definido en elpresupuesto - puede ser establecidaconforme a los intereses y/o necesidades,por conceptos, departamentos o una mezclade ambos y periodificada sobre los docemeses.
Ventas
Coste de productoLogísticaMargen / Gross ProfitMarketingGastos de ventasGastos administrativosAmortizaciones y provisionesBAII / EBITGastos excepcionalesGastos financierosBAI / PBTImpuesto de SociedadesBeneficio Neto / Net Income
Ventas
Coste de productoLogísticaComisiones de ventaMargen / Gross ProfitMarketingGastos de personalGastos administrativosBAII / EBITGastos excepcionalesGastos financierosBAI / PBTImpuesto de SociedadesBeneficio Neto / Net Income
El reporting financiero es el ejercicio dede seguimiento del balance real frente alprevisto conforme a los parámetros de laorganización. Este balance, al igual que en elcaso del presupuesto, suele ser establecidode forma muy resumida conforme a losintereses y/o necesidades de la misma ydebe venir acompañado por un análisis delos ratios más destacados.
Activo Pasivo
Exigible
Capital
Reservas
Resultados
Fijos
Stocks
Deudores
Tesorería
Principales cuestiones
Tipos de presupuestos
Fases presupuestarias
Budget vs Forecast
Se le llama reporting al cálculo contablereal y a posteriori de una actividadeconómica sometida a presupuesto previodurante un período, por lo general, mensual.Se trata del control de los planes de accióndirigidos a cumplir una meta prevista,expresado en valores y términos financieros.Este concepto se aplica a cada centro deresponsabilidad de la organización.
Elaborar un reporting permite conocer elcumplimiento de las premisas y prioridadesestablecidas en el presupuesto previo,así como evaluar la consecución de susobjetivos. El reporting establece lasdesviaciones y facilita el análisis de toma dedecisiones con relación a los diferentespuntos. Permite, igualmente, establecer losdatos para la previsión de cierre ajustada.
El reporting debe considerarse la terceraparte del clásico ciclo administrativo queconsiste en planear, actuar y controlar o,más específicamente, como una parte, de unsistema total de administración.
La más clásica expresión con respecto alpresupuesto es: Si no está en elpresupuesto, NO EXISTE, y el reportingse ocupa de averiguarlo y controlarlo.
Según su orientación:Económicos, financieros, no financieros.
Según su flexibilidad:Rígidos o flexibles o variables.
Según el periodo que cubran:A corto o a largo plazo.
Según el campo de aplicación:Maestros, intermedios, operativos …
Según su contenido:Principales o Auxiliares:
Según su técnica de evaluación:Estimados o estándar.
Según sus finalidades:De promoción, de aplicación, de fusión.
Según áreas y niveles de responsabilidad,según programas, etc, etc, etc.
Cierre contable
Cálculos y pre-análisis
Previsión de cierre
Presentación
Análisis por el CD
Acciones correctivas
Se deberá disponer de un proceso,fuertemente implantado, capaz de recogertoda la información contable – tanto internacomo externa - y procesarla en un plazo detiempo adecuado para la toma de medidasposteriores. Este proceso no tiene porquediferir de un proceso de cierre anual, salvoen casos excepcionales como el inventario ydepreciación de las existencias en stocks.
Durante esta fase la función financiera debecomprobar todo el tratamiento completo dela información como su validez.Seguidamente elaborará todo un sistema deinformación clara y abreviada para suanálisis y posterior presentación.Finalmente se establecerá el origen y lamagnitud de las desviaciones y se sugerirála adopción de acciones correctivas.
Durante esta fase y una vez concluido elreporting mensual, se establecerá laactualización del presupuesto anualmodificando los datos previstos por losreales a fin de conocer la tendencia yprevisión de cierre ajustada.
Esta fase se denomina Forecast en inglés.
A la vista de la información previamenteelaborada durante la fase de cálculo yanálisis, se informará a los distintosresponsables de los datos arrojados, de talmodo que estos puedan analizarlos ypreparar sus distintas intervencionesdurante el Comité de Dirección.El objetivo es facilitar la labor de todos ysimplificar los procesos de toma dedecisiones.
Los miembros del CD harán susaportaciones, informarán sobre el origen delas desviaciones y propondrán las medidas aadoptar.
Estos se abstendrán de poner en tela dejuicio los datos aportados y se centrarán enla necesaria eficacia en el tratamiento de lainformación para establecer los adecuadosplanes de acción.
Los planes de acción establecidos deberáncontemplar:
• Nuevos objetivos que alcanzar.• Acciones a emprender.• Responsable de las acciones.• Plazo para ejecución.
Estos serán reevaluados en los siguientesCD.
Ayer FinanzasIncremento
de la rentabilidad
Área financiera
Precios Costes
Hoy ClientesIncrementar
cuota de mercado
Marketing Ventas SAC
Imagen Canal
Hoy ProcesosIncrementar calidad de los
productos
Producción Logística
Proveedores
Calidad Tiempos Postventa
MañanaFormación crecimiento
Incrementar nivel de
desempeño
RR HH
IT
Formación Motivación
Características del CMI
Selección adecuada
de los indicadores
Claridad en la
presentación de los datos
Rapidez en su
elaboración
• Balance social
• Evaluación del desempeño
• Encuesta de satisfacción
Formación y crecimiento
• Volúmenes y calidades
• Captación / fidelización de clientes
• Innovación y entorno
Procesos
• Plazos de entrega
• Calidad de entregas
• Encuesta de satisfacciónClientes
• Cuenta de resultados
• Balance de situación
• Ratios de análisisFinanzas
© Documento elaborado por Manuel J. GarcíaSabadell, enero de 2012