Proyecto de comunicación externa.

1. Introducción

Antes de comenzar mi reflexión sobre un plan de comunicación externo partiría de una pregunta inicial: ¿Por qué es preciso que un centro educativo esté en contacto con su entorno? La respuesta es simple pero su desarrollo implica más complejidad. Un centro educativo necesita relacionarse con su entorno (alumnos, familia, entorno social…) y dar respuesta a las necesidades de comunicación que puedan tener los miembros de dicha comunidad. Las redes sociales, por otra parte, han cambiado nuestra manera de relacionarnos y han supuesto una revolución en la forma en que nos comunicamos tanto en la transmisión como en la recepción de información.

Por otra parte las familias, en mi entorno laboral (trabajo en un Centro de Atención Prioritaria) han cambiado su estructura y su forma de organizarse; por razones laborales y económicas no pueden acudir al centro cada vez que necesitan información sobre circulares, funcionamiento del centro, proyectos… Hay infinidad de familias desestructuradas o con formas peculiares de organización familiar donde los padres no tienen acceso a la información del instituto… en fin múltiples circunstancias que llevan a un centro a buscar otros sistemas alternativos de comunicación diferentes a los tradicionalmente utilizados.

A pesar de todo conviene no olvidar que cualquier plan de comunicación a través de Internet y las redes sociales solamente sirve para apoyar y complementar al verdadero plan de comunicación, siempre presencial y donde el intercambio de información no se limita a intercambiar palabras y/o datos.

2. Objetivos.

Para crear cualquier Plan es importante definir previamente los objetivos que se pretenden alcanzar. En el caso del Plan de Comunicación Externa de un centro educativo, el objetivo principal será el de mantener una comunicación

multidireccional y permanente entre toda la comunidad educativa del centro (padres, profesores, alumnos, antiguos alumnos, etc.), con la finalidad de mejorar su valoración y el trabajo realizado en él. Por otro lado, existirán unos objetivos específicos atendiendo a los diferentes sectores de la comunidad:

Objetivo general:Establecer canales de comunicación fluidos y seguros entre todos los integrantes de la comunidad educativa (docentes, familias y alumnos) a través de las TIC

Objetivos específicos:1. Dar una información precisa, útil y actual del Centro, a través de un medio rápido y de gran alcance, dando difusión a valores educativos, proyectos, metodologías, actividades, noticias, calendarios, instalaciones, etc.

2. Ser capaz de englobar a las familias, los alumnos (actuales y antiguos), a todo el Claustro y al personal de administración y servicios.

3. Generar un clima positivo de “convivencia escolar” mejorando la comunicación entre los miembros de la comunidad educativa.

4. Fortalecer el vínculo de las familias y los alumnos con el centro educativo.

5. Para las familias es importante tener información actualizada de todo lo que se realiza en el centro educativo y contribuye a la educación de sus hijos.

6. Conseguir una mayor implicación de los docentes en el funcionamiento general del centro (actividades, jornadas, biblioteca, …)

7. Facilitar la práctica docente gracias al uso generalizado de las TIC en el Centro.

8. Implicar al alumno y fomentar su participación en la vida del Centro.

9. Aprender a hacer un buen uso de todo lo que la tecnología y las redes

sociales ponen a nuestra disposición.

10. Mejorar la imagen del centro escolar.

3. Público.

Partamos del principio de que el público al que va dirigido la web de un centro educativo es muy dispar: familias, alumnos, administración educativa, AMPA, profesorado, entorno social al que pertenece el Centro...Y, por ello, los canales que van a definir dicha página web deben permitir acceder a un información muy general; becas, plazos, funcionamiento interno, ayudas y demás contenidos de interés para ese público.

Por ello este plan de comunicación debería atender los siguientes públicos:

1. Alumnos de ESO y Bachillerato: el objetivo es estimular su trabajo diario y guiarlos en su proceso de enseñanza. Las redes sociales se utilizarían en abiero para la información que afectase a toda la clase y en privado para tratar temas particulares.

2. Docentes y otros profesionales que trabajen el centro.

3. Familias: el objetivo es que entiendan la impotancia de involucrarse en la educación de sus hijos y ayudarles en el seguimiento de la evaluación. Además de los canales existentes (tutorías, entrevistas…) podrían utilizarse las redes sociales de forma privada.

4.Entorno social: el objetivo es aumentar la visibilidad del Centro y crear toda una comunidad educativa conectada, lo que mejoraría la valoración que el

entorno hace del Centro gracias a un permanente contacto con familias y alumnos, tanto de manera pública como privada.

Mi Instituto está abierto al barrio mediante la cesión de sus instalaciones a grupos de teatro y para la realización de diversas actividades deportivas. Asimismo el Centro, de forma institucional, se dirige a los establecimientos del barrio para cubrir sus necesidades (bancos, cafeterías, servicios de reparación…).

La Mesa de Salud, donde está integrado el Centro de salud del barrio, y otras organizaciones que promocionan la salud juvenil, participan también activamente en el instituto realizando actividades preventivas y divulgativas para instaurar hábitos saludables en los jóvenes.

El instituto, a través de las Asociaciones de apoyo educativo, realiza funciones de coordinación, derivación y colaboración en relación con los alumnos que asisten a ellas en horario extraescolar.

El Plan Integral de Convivencia de la Sección de Educación de la Junta Municipal del Distrito realiza actuaciones sistemáticas en el IES, con la presencia de los educadores de calle.

Decía al principio que las redes sociales han supuesto una revolución en la forma en que nos comunicamos tanto en la transmisión como en la recepción de información y han aportado, también, múltiples beneficios:Para el profesor las redes sociales son un mecanismo que le permite aumentar la comunicación con sus alumnos; puede enviar y corregir tareas, resolver dudas y ayudarles en su proceso de enseñanza o resolver cuestiones relativas a su futuro.

Para el Centro el contacto permanente con familias y alumnos (e incluso exalumnos) le permitirá aumentar su visibilidad en el entorno y poder mejorar la valoración que de él se hace.

Para el alumno las redes sociales suponen la posibilidad de aumentar su información en todos los temas que le interesan, de forma pública y privada, gracias a la comunicación con sus profesores.

Desde el punto de vista de las familias, al aumentar su contacto con los profesores y con el Centro educativo, su tarea de educadores se beneficiará gracias a la retroalimentación y a la ayuda recíproca.

4. Canales de comunicación.

Pueden ser muchos los canales utilizados para lograr esa " educación conectada": Redes sociales, web, blogs, correo electrónico... un gran número de canales no hace mejor el plan de comunicación  de un centro pero obviamente el alcance será mayor. Cualquier actividad realizada puede difundirse a través de una página web bien diseñada o un blog que promueva además de la divulgación, la participación, sin perder efectividad, tiempo e información directa.

Dentro de este punto distinguiremos entre:

Canales de comunicación abiertos Canales de comunicación privados

Canales de comunicación abiertos

1.La página web del Centro será el centro de todas las actividades de comunicación, complementada con Twitter, facebook, e incluso otras redes sociales, pero dirigidas hacia la página web. Dicha página ha de ser concebida como una herramienta que permita la comunicación multidireccional y deberá incluir información relevante del Centro (horario, oferta educativa, actividades extraescolares, noticias relevantes de actividades que tengan lugar en el centro…). Esta página tendrá enlaces a las páginas de Educación, del Ministerio o de la Comunidad Autónoma correspondiente.

Por otra parte las Asociaciones de padres y Madres de alumnos vinculados al Centro deberían tener su propio espacio, un apartado, dentro de la página web donde tendrán sus noticias, fotos y cualquier información relevante de las Asociaciones.

2. Nada más fácil para comunicarse entre profesores y alumnos que un aula virtual ya que permite al profesor ofrecer todo tipo de recursos. Por su parte el alumno puede entregar trabajos, consultar dudas, calificaciones, e incluso mantener una comunicación privada con el profesor, y también cuenta con un foro donde consultar, compartir, debatir, etc. Por otra parte el aula virtual ofrece un espacio protegido y servicios parecidos a los que nos ofrecen las redes sociales. Por esta razón el alumno puede aquí aprender y practicar un buen uso de las redes sociales, de forma guiada y evitando la mayor parte de los peligros que éstas entrañan.

3. El Blog permite compartir con la comunidad educativa contenidos, recursos y actividades de un modo más dinámico y abierto de forma rápida y eficaz. Lo ideal es que el Centro tenga su propio blog o que los profesores de las distintas asignaturas creen el suyo propio para mejorar la comunicación con los alumnos.

4. Twitter: se usará en clase para establecer una comunicación entre el profesor y los alumnos (entablar debates a través de etiquetas, emitir opiniones críticas sobre diferentes temas tratados…)

5. Otros canales adicionales: Pinterest permite compartir o enviar material gráfico, Diigo, Google Drive, etc., ayudarían a mejorar y lograr la comunicación integral del centro educativo con su entorno.

Canales de comunicación privados.

1. El correo electrónico permite establecer comunicación de forma fluida, y a través de un canal privado, con las familias para tratar temas de carácter privado.

2. Dropbox: Utilización de esta herramienta para compartir carpetas entre los diferentes alumnos y poder trabajar en la nube desde distintos lugares. 

3. Facebook: Se utilizará para informar de las diferentes actividades que se realizan en el centro, utilizando imágenes, textos y enlaces.

4. WAFD es un sistema que permite enviar a las familias datos académicos, faltas de asistencia, comentarios del profesor acerca del comportamiento, entrega de tareas de los alumno, etc.

El problema es que este sistema no permite la comunicación de doble dirección. Sería por ello ideal mejorar el sistema WAFD y que permitiera enviar mensajes al profesorado, al equipo directivo, al equipo de orientación, a secretaría, al AMPA y a padres y alumnos; además de ser una herramienta

perfecta para gestionar la agenda, e informar a todos estos grupos de fechas de exámenes, trabajos, convocatorias... ya que permitiría invitar a cualquier miembro de la comunidad educativa.

Para las familias se debería crear una plataforma de acceso con un usuario personal que les permitirá tener acceso a las notas, comentarios sobre la evolución y comportamiento de sus hijos.

5. Contenidos, tono, línea editorial.

Los distintos contenidos  deben recogerse de forma clara y fácilmente entendible en un espacio visible de la web. Los bloques indispensables serían:

1.El apartado donde estén definidas las normas del instituto, los documentos del centro( PGA, PEC, Plan de Convivenvia, RRI) su organización y un organigrama de los diferentes responsables del mismo así como horarios de secretaría, tutorías y calendario escolar. Esta información aparecerá muy visible y en tono formal.

2. Un apartado de Departamentos didácticos, donde cada departamento publique los miembros que lo componen, las programaciones y secuenciación de contenidos y datos correspondientes a cada asignatura así como las tareas y actividades de refuerzo. El tono sería formal.

3. Un apartado diferente para el departamento de Actividades Extraescolares que dé cuenta de las salidas y visitas que se hacen en el Centro, las actividades complementarias: semana del libro, Navidad, conciertos, etc., las actividades de aula y las ceremonias de graduación de 4ºESO y 2º Bachillerato. Se incluirían fotos y el tono sería más informal.

4. Otro apartado para profesores con acceso al sistema WAFD que les permita introducir datos de los alumnos; faltas de asistencia, datos académicos, calificaciones y comentarios sobre el comportamiento del alumno, realización de tareas, etc y donde pueda existir también un sistema de comunicación tipo foro para coordinarse con otros profesores. El tono sería formal.

5. El apartado de alumnos, donde ellos puedan acceder a las asignaturas en las que estén matriculados, a las fechas de exámenes, fechas y modelos de pruebas externas, calendario de controles, entregas de trabajos, actividades de la biblioteca, actividades extraescolares.... El tono de la web sería informal.

6. El apartado familias, desde donde el centro informará de la evolución de cada alumno, faltas de asistencia, citas para entrevistas con los padres, fechas de reuniones generales con familias,etc. El tono sería igualmente formal.

7. El apartado AMPA, desde el que la Asociación pueda tener comunicación directa con las familias, los alumnos y demás miembros de la comunidad educativa así como con las asociaciones de barrio que trabajan en colaboración con el Centro.

8. Un espacio de enlaces a las páginas de Educación, del Ministerio, de la Comunidad Autónoma correspondiente o de la Universidades de la Comunidad.

6. Acciones

1.    Informar al claustro de los objetivos y del esquema o diseño de canales que el centro puede utilizar como plan de comunicación externa. Abierto y flexible a modificaciones.

2.   Formación del profesorado en distintas herramientas web 2.0, web.

3.   Establecer roles, funciones del profesor TIC, así como las horas de dedicación.

4.   Establecer roles y funciones del resto del profesorado y equipo directivo.

5.   Diseñar un protocolo de actuación ante determinadas acciones: por ejemplo: envío de circulares, envío de boletines de notas, faltas de aistencia..

6. Recogida de datos de las familias y correo electrónico, teléfono móvil, a través de los tutores y entregar en Secretaría para recopilar una base de datos.

7. Revisar el plan y los procesos de actuación a final de curso en la memoria proponiendo planes de mejora.

7. Cronograma

   Septiembre: Claustro donde se informa al claustro del plan abierto a sugerencias.

   Octubre: recogida de datos de la familias: teléfonos móviles, correo electrónico.

   Primer trimestre: formación del profesorado.

   Enero, inicio del segundo trimestre: establecer roles, horarios funciones y protocolo.

   Febrero: puesta en marcha del plan e informar a las familias en las reuniones generales del segundo trimestre, de los distintos canales que el centro utilizará para comunicarse con ellos.

  Junio: análisis y reflexión del plan de comunicación externa en la memoria; acciones, roles, tiempo, puesta en marcha, resultados, problemas, ventajas y desventajas y propuestas de mejora.

8. Responsables/ recursos

Cada miembro de la comunidad educativa tendrá una responsabilidad definida desde principio de curso de tal manera que cada parcela del plan esté perfectamente delimitada.

1. El Director deberá dar al TIC la información relevante para que la publique, aprobar las publicaciones de la web y revisar su contenido y actualizaciones. Asimismo deberá revisar y sellar la información enviada a los tutores mediante correo electrónico y atender incidencias y revisar el funcionamiento del sistema WAFD.

2. El Jefe de Estudios deberá revisar las faltas de asistencias de los grupos reflejadas en el WAFD y remitir incidencias y observaciones al tutor del grupo.

Asimismo deberá revisar las publicaciones y actualizaciones de los blog y remitir las incidencias al director,TIC o profesores implicados.

3. El profesor TIC deberá diseñar y actualizar la página web, recoger información y presentarla en dicha página e informar al claustro de cambios y novedades.

4. Los profesores tutores, a través del correo electrónico, recogerán datos de las familias, crearán cuentas, añadirán contactos y enviarán información a las familias de su tutoría. Del mismo modo, y a través del WAFD, el tutor recogerá las faltas de aistencia, volcará las calificaciones del trimestre, revisará el número de faltas de asistencia significativas de sus tutorandos y remitirá las incidencias al jefe de estudios. Asimismo añadirá comentarios de seguimiento de los alumnos cuando sea necesario (marcha escolar, comportamiento, actitud…)

5. Los Profesores darán al TIC la información relativa al aula o nivel para que sea publicada en la web, previa revisión del director. Posteriormente podrán pinchar y actualizar la información relevante en el tablón de anuncios del aula. También propondrán actividades de aula y nivel y las publicarán en sus blos correspondientes.

6. El Secretario enviará a las familias, mediante correo electrónico, toda la información relativa al Centro, previa revisión del director.

Esto es, en síntesis, el esquema de un posible plan de comunicación externa que involucraría a toda la comunidad educativa y cuyo objetivo común no sería otro que dar respuesta a las necesidades de comunicación que puedan tener los miembros de dicha comunidad.