Post on 18-Feb-2020
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Guía para la revisión de la planeación – Elementos básicos de planeación estratégica
Para la elaboración de esta guía se ha tomado de cerca la propuesta de las Naciones Unidas para la administración de su proceso de planeación estratégica con adaptaciones propias al contexto de nuestra
universidad. United Nations STRATEGIC PLANNING. Guide for Managers.
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R Una Mirada común. En el cumplimientode la mision y la visión
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R El ejercicio de planeación anual más alláde lo operativo.
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R Aquelloselementosemergentes enel procesodesde la últimaplaneación.
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AR Algunos temas
e ideas que son importantes enel presente de cara a loscambios del entorno.
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AR Los
diagnósticos, preocupacionese intereses para toda la Universidad y tenerlospresentes.
SOBRE ESTA GUÍA - PLANEALa Universidad se encuentra inmersa en la mitad de un ciclo de planeación que comenzó en 2012 y va
hasta el año 2021. Normalmente un ciclo cubre cinco o seis años a lo sumo. Esta apuesta por una
mirada de muy largo plazo debe ser “revisada” para que los directivos de la universidad, el alma de la
toma de decisiones más importantes en términos de planeación cuenten con una herramienta
actualizada y efectiva para su gestión y puedan:
Podría no haber planeación estratégica en ningún nivel u oficina y la universidad continuaría funcionando
mediante la acción planeada “mínima” que es de carácter anual y está regulada al menos por dos procesosclave que toman en cuenta todas las unidades y dependencias de la U:
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Idealmente, los planes estratégicos deben estar integrados con otros procesos clave: la elaboración y
ejecución del presupuesto, y la “operación” normal de la universidad, que está regulada a partir de un
proceso de planeación anual explícito o implícito que mueve la actividad universitaria. La planeación
estratégica es una acción adicional a lo que se hace normalmente, e implica una mirada de mediano y largo
plazo que reencauza la gestión.
Informe de gestión anual
Presupuestación
¿De que PLANEACIÓN hablamos?
Una planeación de corto plazo
DESAFÍAR
hacer una planeación que
supere lo relacionado con el
corto plazo, con un año, con
lo que se planea de manera
inercial para que la
universidad pueda funcionar
en lo cotidiano (horarios de
clase, planes de trabajo de
los profesores etc.).
Mantener una coherencia
que permita coexistir de
buena manera los
objetivos y planes de un
cúmulo de unidades en un
marco común que apunta
en una dirección
determinada.
Trabajar juntos en la diversidad,
encontrando lo comúny lo complementario.
ARTICULAR
¿Dos grandes desafíos al PLANEAR este año?
No debería haber una planeación estratégica de alguna instancia aislada en la universidad; la planeación universitaria
debería hacerse conforme la naturaleza intrínsecamente interrelacionada de las unidades y dependencias que
caracterizan la estructura de la universidad.
Si bien en el nivel individual es posible pensar en la generación de un plan estratégico (por ejemplo, los planes anuales que
surgen de los objetivos de desempeño que orientan la acción de los directivos año a año) los planes que aquí se propone
que sean revisados o construidos deberían ser elaborados por equipos de trabajo que reúnen a las personas que participan
de la unidad que está siendo planeado.
P L A N E A
1. Entender los
desafíos,
tendencias y
problemáticas del
futuro más
importantes y que
conciernen a la
universidad
2.Entender
quiénes son los
actores claves de
la acción de la
universidad y sus
necesidades
3. Determinar las
manera más
efectiva y eficiente
de lograr los
objetivos que
guían la acción
4. Establecer un
tiempo adecuado
para la planeación
teniendo en
cuenta 1 y 2
5. Diseñar una
buena estrategia
focalizada, que se
autoevalúe en
forma permanente
y produzca
resultados
6. Tener en cuenta
quiénes somos
(misión), cómo
operamos (valores),
cómo nos veremos
(Visión), cómo
haremos para lograr lo
anterior (plan
estratégico)
¿Qué es PLANEAR?
Actores clave.
Actividadessustantivas.
Procesos, recursos y personas.
01
02
03
Responderle a los actores clave para los la universidad existe (misión).
UNO
Realizar las actividades sustantivas y de soporte que son propias de la universidad.
DOS
Tener en cuenta los procesos, los recursos de diversa índole y el talento humano que conforman la universidad.
TRES
¿Qué tener en cuenta al PLANEAR?
Paso 1. Reunir los insumos sobre lo
que acontece en el entorno de la
“organización”.
Paso 2. Reunir los insumos sobre lo
que acontece en el interior de la
“organización”.
Paso 3. Visualizar el futuro al que se
quiere llegar en el año 2021.
Paso 4. Crear objetivos y usar un
Mapa Estratégico.
Paso 5. Establecer indicadores
claves de desempeño.
Paso 6. Establecer proyectos o
iniciativas estratégicas.
Paso 7. Administrar la estrategia.
PASO 7: Estrategia
PASO 6: Proyectos
PASO 5: Indicadores
PASO 4: Objetivos
PASO 3: VisualizarFuturo
PASO2: Insumos internos
PASO1: Insumos externos
¿QUÉ SE SUGIERE PARA PLANEAR?
En esta guía, el término “organización” se refiere al ente (Universidad, unidad académica, dependencia
administrativa, vicerrectoría, ciclo del modelo de gestión por procesos etc.) que está haciendo el ejercicio de
planeación estratégica. Se debe considerar siempre la alineación con el ente mayor en el que está contenida la
unidad o con otras unidades o dependencias pares de manera que se cumpla el principio de articulación.
PRIMER PASO PLANEAR
Recoger insumos externos
1PASO: Recoger insumos externos
1. Identificar factores clave que tendrán impacto en la Universidad o en la unidad que planea.• Desafíos.• Tendencias.
2. Al buscar información se sugiere acudir a:• La experiencia de quienes planean.• Al conocimiento de los aspectos que
podrían afectar o han afectado en el pasado.
3. Al identificar los factores clave se sugiere que sean pocos e importantes. Por ejemplo:• Lo demográfico.• Lo económico.• Lo tecnológico.• Lo legal.
4. Se sugiere establecer comparaciones con organizaciones de referencia (benchmark) para identificar ideas importantes que hacen parte del momento actual de la actividad de las universidades y en la educación superior en el entorno.
1PASO: Recoger insumos externos
1. Al pensar en las personas que son destinatarias de la actividad de la Universidad.• Indagar sobre los stakeholders o grupos de
interés relacionados con la Universidad Estudiantes Organizaciones Comunidades
2. Para conocer a los grupos de interés se sugieren:• Entrevistas• Grupos focales• Encuestas
3. Cuando no sea posible conocerlos directamente• Acceder a algunos estudios• Apoyarse en valores y principios de la
Universidad para enfocar la acción.• En ningún caso ignorar sus necesidades y
expectativas.
SEGUNDO PASO PLANEAR
Recoger insumos internos
¿Cómo está constituido el
talento humano en términos
de roles, habilidades y
conocimiento?
¿Cómo es el presupuesto
de la organización?
¿Cuáles son las competencias más importantes que tiene la organización? ¿Qué es lo que se está haciendo mejor?
¿Cuáles son los principales
procesos o actividades que
se realizan?
¿Cuáles son las capacidades existentes para satisfacer las necesidades y expectativas de los actores, participantes o stakeholders de la organización?
¿Cuáles son los principales
medios (laboratorios,
oficinas, equipos,
tecnología) de que se
dispone?
2 PASO: Recoger insumos internosRealizar autoevaluación para conocer la situación actual. No como inventario exhaustivo, Se
sugieren algunas preguntas. No es necesario responderlas todas. La primera es la más
importante.
Además de otras evaluaciones o autoevaluaciones que la organización ya haya hecho, para realizar una
autoevaluación de actualización rápida, puede ser útil usar una matriz DOFA.
F D
O A
FORTALEZAS
¿Qué tenemos, hacemos bien y queremosproteger?(INTERNO)
AMENAZAS¿De qué queremos defendernos para evitar el debilitamiento de la organización? (EXTERNO)
DEBILIDADES¿ Qué queremos mejorar porque no lo tenemos o no lo hacemos bien?. (INTERNO)
OPORTUNIDADES
¿En qué queremos sacar ventaja para
fortalecer aún más a la organización? (EXTERNO)
2 PASO: Recoger insumos internos
Esta matriz se puede construir a partir de sesiones de grupo con algún trabajo previo o mediante encuestas a
actores, participantes o stakeholders de la organización. Nótese la diferencia con la etapa de los insumos
externos en los que los actores informaban sobre necesidades y expectativas de ellos mismos. Aquí es sobre
aspectos de la organización. El resultado de la matriz DOFA debidamente sintetizado y priorizado debe ser las
cuestiones estratégicas más importantes de la organización.
TERCER PASO PLANEAR
Visualizar el futuro
Las unidades deben trabajar la visión de la universidad como su propia visión.En principio, no se modificará la visión de la universidad pero,• Pueden surgir visiones
nuevas de las unidades que se espera que estén alineadas a la general.
Para planear el futuro se deben tener en cuenta las 6 MEGAS de la Universidad• La mega más
importante es la Excelencia Humana y Académica.
• Cualquier otra visión, que se pueda pensar debe alinearse a esta.
3 PASO: Visualizar el futuro al 2021
Plantearse una visión
puede ser importante
para las unidades
porque se constituye en
el norte principal que se
quiere alcanzar.
La Visión de la universidad formulada en 2011 se logra con el cumplimiento de las MEGAS en el 2021• Son MEGAS: La excelencia humana
y académica, la innovación y el emprendimiento, la internacionalización y la responsabilidad social. También
• la investigación y la sostenibilidad, que se consideran incluidas en la Visión. La Investigación se separó de la excelencia humana y académica para darle relieve y la de sostenibilidad se formulò en 2014.
TIEMPO CÓMO
META
Establecer una gran meta o un conjunto reducido de estas.
Establecer un horizonte de tiempo, que en nuestro caso será reafirmar el año 2021 como punto de llegada y este año 2017 como año de la revisión o punto de partida. Se tiene entonces un periodo de ejecución de la estrategia que iría de 2018 a 2021.
Terminar especificando de manera sintética y única el cómo lo hará.
3 PASO: Visualizar el futuro al 2021
Para construir la Visión de la
organización se propone:
Establecer una visión suele no ser fácil, pues en ella se trata de hacer coincidir a toda la
organización y se hace una apuesta fuerte de futuro. Algunas veces la formulación de la visión
se hace al final de la planeación estratégica.
Aquí se propone trabajar sobre alguna variante de alguna o algunas de las MEGAS existentes
como una forma de alinear la organización determinada con la Visión de la Universidad.
CUARTO PASO PLANEAR
Crear objetivos y hacer el mapaestratégico
Los actores más
importantes a los que la
Universidad presta sus
servicios (estudiantes,
profesores empresas,
comunidades, Organismos
gubernamentales)
Las actividades y servicios
que se desarrollan (docencia,
investigación, extensión).
Las personas que realizan las
actividades y servicios
(profesores, personal
administrativo).
Los recursos financieros
necesarios.
Los procesos internos de
apoyo. (Contratación de
profesores, evaluación, plan
de trabajo, actividad de los
grupos de investigación).
Las MEGAS se alcanzan através de “objetivosintermedios” querepresentan aspectos sobrelos cuales es posibleestablecer iniciativas oproyectos concretos.
4 PASO: Crear objetivos y mapas estratègicos
Para formularlos se recomienda Considerar las siguientes categorías:
Actores Relevantes
Procesos Internos
Recursos Financieros
Actividades Universitarias
Personas y conocimiento
¿Cómo deberíamos desempeñarnos a los ojos de los estudiantes y padres de familia que los apoyan, o de las empresas y organizaciones que nos contratan?
¿Para apoyar las actividades, en qué podemos mejorar nuestros procesos internos?
¿Cómo podemos mejorar nuestro presupuesto disponible y la asignación del mismo para soportar de mejor manera los objetivos propuestos en los puntos 1 a 4?
¿Sobre qué aspectos de nuestras actividades o del servicio que prestamos se priorizará para dar el mayor valor posible a los actores relevantes?
¿En qué forma podemos desarrollar el talento humano para apoyar mejor la realización de los procesos internos o la realización de las actividades?
Las preguntas a realizar para lograr establecer los objetivos intermedios son:
4 PASO: Crear objetivos y mapas estratègicos
Revisar portafolio de servicios y actividades más importantes y priorizar los aspectos que serán trabajados.
1. Identificar procesos2. Escoger los que van a ser mejorados3. Formular un objetivo que mejore sus
resultados.
Identificar y segmentar. Los principales grupos de actores. Formular sus necesidades y expectativas
4 PASO: Crear objetivos y mapas estratègicos
Resultados de la
Acción de la
Organización
Actores Relevantes
Objetivo
Objetivo Objetivo
Actividades Universitarias Objetivo Objetivo Objetivo
Objetivo Objetivo
Facilitadores
Procesos Internos Objetivo Objetivo Objetivo
Objetivo Objetivo Objetivo
Talento Humano Objetivo Objetivo Objetivo
Recursos Financieros Objetivo Objetivo
MAPA DE PROCESOS
Un valor agregado adicional al paso 4 sería construir finalmente un “mapa de la
estrategia” (Strategy Map) que permite encadenar y relacionar los diferentes tipos de
objetivos en una perspectiva gráfica y sintética que además tiene en cuenta los pasos
anteriores. El único requerimiento adicional para que tenga sentido el mapa es
establecer relaciones de causa efecto entre los objetivos de manera que cada objetivo
tenga sentido en el conjunto articulado.
QUINTO PASO PLANEAR
Establecer indicadores clave de desempeño
Indicadores de desempeño
Para cada objetivo intermedio propuesto, puede
agregarse un indicador nuevo sobre el logro del
objetivo intermedio, o vincularlo a uno de los
indicadores clave de la planeación ya existentes.
Objetivos sin indicadores de desempeño no podrán ser
evaluados en el ciclo de la planeación.
5 PASO: Indicadores de desempeño de los objectivos intermedios
SEXTO PASO PLANEAR
Establecer planes o proyectosestratégicos
5 PASO: Establecer planes o proyectos estratégicos
IMPACTO¿La iniciativa tendrá un impacto realmente significativo en el logro de un objetivo?
EFECTIVIDAD¿La iniciativa elegida es la opción más efectiva y eficiente?
CAPACIDADES¿Existen las capacidades humanas, de conocimiento, de experiencias y de recursos para llevar a cabo la iniciativa?
COSTO¿Es razonable y justificado el costo de implementar esta iniciativa?
Son las actividades que contribuyen a alcanzar los objetivos
intermedios y por vía de estos las MEGAS y la Visión de la Universidad.
Las iniciativas deben estar dirigidas a producir un impacto que pueda
ser observado en los objetivos con los que están alineadas El indicador
identifica el éxito de la iniciativa y orienta el objetivo.
5 PASO: Establecer planes o proyectos estratégicos
El equipo directivo revisa las iniciativas propuestas durante una reunión o taller. Cada
una puede ser discutido individual y en conjunto para entender su conveniencia y se
pueden plantear algunos criterios para priorizar y tomar la decisión sobre las
iniciativas que se dejarán. Un ejemplo de cómo hacerlo puede ser el siguiente:
Puntuación de criterios
Iniciativas Grado de
alineación con los
objetivos
Impacto en
la medición
Tiempo
requerido
Riesgo Capacidad
Del equipo
Costo Puntaje
Iniciativa 1
Iniciativa 2
Iniciativa 3
SEPTIMO PASO PLANEAR
Administrar la estrategia
7 PASO: Administrar la estrategia
El éxito de la revisión de la planeación y su posterior ejecución dependeráde que el equipo planeador y sus líderes se aseguren de que seimplemente. Para hacerlo se sugieren reuniones de revisión de laestrategia que pueden ayudar a impulsar las acciones, a revisar y orientarlas responsabilidades y el logro de los objetivos.
Estas reuniones de revisión de la planeación implican:
AgendaSeleccionar y acordar con el equipo una agenda periódica de reuniones (trimestral o mensual para seguimiento.
CronogramaIdentificar una fecha en el medio y al final del año para que se revise la planeación en un nivel superior y replantear cómo continuar el año siguiente.
ObjetivosDefinir bien el objetivo o los objetivos a trabajar en la sesión y establecer la duración de la reunión.
Priorización:De objetivos que no tienen mucho avance, o con bajo rendimiento; que alcanzaron hitos significativos recientemente, desplazados por plazos internos o relacionados con otras unidades.
InformesCada encargado de un objetivoredacta un informe parcial de su avance.
MantenimientoInformar sobre objetivo, actualizar datos, evaluar estado de las iniciativas.Hacerrecomendaciones sobre el plan, los objetivos o metas.